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COMISSÃO CENTRAL DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

TABELA DE TEMPORALIDADES DE DOCUMENTOS – ATIVIDADES MEIO


Ato de aprovação: Decreto 14938/2011

PRAZOS DE GUARDA
DESTINAÇÃO
CÓDIGO ASSUNTO ESPÉCIE DOCUMENTAL LEGISLAÇÃO OBSERVAÇÃO
FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA FINAL

Série: 01.01 AÇÃO FISCAL


ANTES DA ELIMINAÇÃO
CONSULTAR A PGM OU SEMFA,
01.01.1 Auto Infração - Geral Processo 2 anos 10 anos Eliminação PARA VERIFICAR SE TRAMITA
AÇÃO JUDICIAL PERTINENTE
AO AUTO DE INFRAÇÃO.

ANTES DA ELIMINAÇÃO
Art. 150,§ 4º da CONSULTAR A PGM OU SEMFA,
Impugnação de Auto
01.01.2 Processo 2 anos 10 anos Eliminação Lei 5172 de PARA VERIFICAR SE TRAMITA
Infração - Geral
25/10/1966 AÇÃO JUDICIAL PERTINENTE
AO AUTO DE INFRAÇÃO.

Série: 01.02 ADMINISTRAÇÃO DE PESSOAL


02 anos após
aprovação das
01.02.1 Ajuda de custo Processo contas pela câmara 03 anos Eliminação
Municipal/tribunal
de Contas

Autorização para emissão


01.02.2 Formulário 01 ano Eliminação
de passagem aérea

01 ano após
Autorização para prestação
01.02.3 Formulário Efetuação do Eliminação
de Serviços Extraordinários
pagamento
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PRAZOS DE GUARDA
DESTINAÇÃO
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FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA FINAL

Autorização de desconto
Até efetuação do
01.02.4 em folha de pagamento de Formulário Eliminação
pagamento
ligações interurbanas

01.02.5 Auxílio estudo para fiscais Processo 05 anos Eliminação

01 ano após Constituição


01.02.6 Aviso de férias Formulário confirmação do Eliminação Federal Art.
benefício 7º§ XXIX
Constituição
Cartão de ponto/Lista de
01.02.7 Cartão de ponto 05 anos 47 anos Eliminação Federal Art.
frequência
7º§ XXIX

Comunicação de reinicio
01.02.8 Formulário 01 ano após reinicio Eliminação
de Atividades - 2ª via

02 anos após
aprovação das
01.02.9 Diárias Processo contas pela câmara 03 anos Eliminação
Municipal/tribunal
de Contas

Encaminhamento de 01 ano após o


01.02.10 Formulário Eliminação
Estagiário término do contrato
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FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA FINAL

02 anos após
01.02.11 Férias Formulário Eliminação
Definição e Registro

01 ano após o
Só proceder a Eliminação após a
recebimento pelo
Gerência de Preparação da Folha
01.02.12 Frequência Mensal Boletim Servidor do Eliminação
de Pagamento completar o seu
pagamento do
arquivo
respectivo mês

01 ano após
01.02.13 Licença (2ª via) – Adotante Formulário conclusão do Eliminação
período da Licença
01 ano após
Licença (2ª via) –
01.02.14 Formulário conclusão do Eliminação
Afastamento do cônjuge
período da Licença
01 ano após
Licença (2ª via) – Atividade
01.02.15 Processo conclusão do Eliminação
Política
período da Licença
01 ano após
Licença (2ª via) –
01.02.16 Formulário conclusão do Eliminação
Capacitação profissional
período da Licença
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Licença (2ª via) – 01 ano após


01.02.17 Desempenho de mandato Formulário conclusão do Eliminação
classista período da Licença

01 ano após
Licença (2ª via) –
01.02.18 Formulário conclusão do Eliminação
Maternidade
período da Licença
01 ano após
01.02.19 Licença (2ª via) – Médica Formulário conclusão do Eliminação
período da Licença
01 ano após
01.02.20 Licença (2ª via) – Nojo Formulário conclusão do Eliminação
período da Licença
01 ano após
Licença (2ª via) –
01.02.21 Formulário conclusão do Eliminação
Paternidade
período da Licença
01 ano após
Licença (2ª via) – Serviço
01.02.22 Formulário conclusão do Eliminação
Militar
período da Licença
Licença (2ª via) – 01 ano após
01.02.23 Tratamento de interesses Formulário conclusão do Eliminação
particulares período da Licença
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01 ano após
Licença (2ª via) –
01.02.24 Formulário conclusão do Eliminação
Tratamento de saúde
período da Licença

01.02.25 Lotação de Servidores Formulário 01 ano Eliminação

02 anos após
aprovação das
01.02.26 Passagens Processo contas pela câmara 03 anos Eliminação
Municipal/tribunal
de Contas

01 ano após
01.02.27 Prêmio incentivo (cópia) Formulário confirmação do Eliminação
benefício

01 ano após
Relação mensal de férias
01.02.28 Listagem confirmação do Eliminação
de servidores
benefício

Renovação de contrato de 01 ano após


01.02.29 Formulário Eliminação
estagiário (2ª via) término do contrato
01 ano após
Transferência de servidor recebimento do
01.02.30 Formulário Eliminação
de local de trabalho primeiro pagamento
no novo local
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01.02.31 Elogio Processo 01 ano Eliminação

Avaliação especial de
01.02.32 Formulário 06 meses Eliminação
desempenho

Pagamento de gratificação Pode aparecer como "Prata da


01.02.33 Processo 10 anos Eliminação
de facilitador Casa"

Guia de inspeção médica


01.02.34 Formulário 01 ano Eliminação
ocupação

01.02.35 Abandono de cargo Processo 05 anos 47 anos Eliminação

Alteração de horário de
01.02.36 trabalho para servidores Processo 10 anos Eliminação
estudantes

Licença maternidade à
01.02.37 Processo 05 anos 47 anos Eliminação
servidora mãe adotiva

Prorrogação de início de
A decisão deve ser inclusa na
01.02.38 atividades – servidor Processo 05 anos 47 anos Eliminação
pasta do servidor.
estatutário

Prorrogação de posse – A decisão deve ser inclusa na


01.02.39 Processo 05 anos 47 anos Eliminação
servidor estatutário pasta do servidor.
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Série: 01.03 ANÁLISE TÉCNICA

02 anos após
01.03.1 Geral Processo Eliminação
resposta

Série: 01.04 ASSUNTOS GERAIS

O prazo em questão é instituído


como mínimo. Os documentos
devem ser avaliados
cuidadosamente antes da
Eliminação, ficando a critério do
setor mantê-los além do prazo ora
01.04.1 Protocolado Geral Protocolado 02 anos Eliminação
estabelecido. É de inteira
responsabilidade dos gestores das
unidades Administrativas a
Eliminação de documentos que
devem ser mantidos por prazo
superior ao estabelecido na TTD.

02 anos após
01.04.2 Sindicância Geral Processo Eliminação
conclusão
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Aplica-se também aos


Requerimentos de Informações;
02 anos após
01.04.3 Informação Geral Processo Eliminação Requerimentos de Informações do
resposta do oficio
Tribunal de Contas; Tribunal de
Justiça e Ministério Público.

01.04.4 Denúncia/Reclamação Processo 05 anos Eliminação

Desarquivamento de Assuntos extinto no SIPAD.


01.04.5 Processo 01 ano Eliminação
processo Eliminar processos desapensados.

01.04.6 Abaixo Assinado Processo 01 ano Eliminação

Prestação de contas de
01.04.7 vales transportes de Formulário 01 ano Eliminação
serviço

Série: 01.05 COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL

01 ano após
Cartazes, boletins, folders,
publicação e Encaminhar 02 exemplares ao
01.05.1 cadernos, revistas, livros, Diversos 10 anos Permanente
realização do arquivo permanente
guias, jornais, manuais, etc
evento
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Depois de
identificadas/selecionadas pelo
01.05.2 Registros fotográficos Digital/ papel fotográfico Permanente setor de origem deverão ser
encaminhadas ao Arquivo Público
Municipal

Jornais ( A Gazeta, A Até extração dos


01.05.3 Periódicos Eliminação Eliminação a critério do setor
Tribuna) recortes

Série: 01.06 CONTROLE CONTÁBIL E FINANCEIRO

01.06.1 Caução Processo 02 anos 08 anos Eliminação

01.06.2 Devolução Processo 02 anos 08 anos Eliminação

01.06.3 Garantia Processo 02 anos 08 anos Eliminação

02 anos após
aprovação de
01.06.4 Empenho Processo contas pela Câmara 08 anos Eliminação
Municipal/Tribunal
de contas
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02 anos após
aprovação de
01.06.5 Repasse de verba Processo contas pela Câmara 05 anos Eliminação
Municipal/Tribunal
de contas

02 anos após
aprovação de
Ressarcimento de
01.06.6 Processo contas pela Câmara 05 anos Eliminação
importância
Municipal/Tribunal
de contas

Série: 01.07 CONTROLE DE MATERIAIS, EQUIPAMENTOS E SERVIÇOS

02 anos após
aprovação de Os documentos referentes ao
01.07.1 Adiantamento Processo contas pela Câmara 03 anos Eliminação material não adquirido deverão ser
Municipal/Tribunal eliminados após 01 ano
de contas
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1) Os documentos referentes ao
material não adquirido deverão ser
eliminados após 01 ano;
02 anos após 2) Equivalente para Registro de
aprovação de Preços;
Compra – aquisição de
01.07.2 Processo contas pela Câmara 08 anos Eliminação 3) Estão inclusos neste item:
material de consumo
Municipal/Tribunal ADITAMENTO DE REGISTRO DE
de contas PREÇO; REQUISIÇÕES;
SOLICITAÇÕES; PRP
(Planejamento de Registro de
Preços).

2) Os documentos referentes ao
material não adquirido deverão ser
eliminados após 01 ano;
02 anos após 2) Equivalente para Registro de
aprovação das Preços;
Compra – aquisição de
01.07.3 Processo contas pela câmara 08 anos Eliminação 3) Estão inclusos neste item:
material permanente
Municipal/tribunal ADITAMENTO DE REGISTRO DE
de Contas PREÇO;REQUISIÇÕES;
SOLICITAÇÕES; PRP
(Planejamento de Registro de
Preços).
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02 anos após
aprovação de
01.07.4 Assinatura de periódicos Processo contas pela Câmara 08 anos Eliminação
Municipal/Tribunal
de contas

01.07.5 Nota Fiscal Nota Fiscal 05 anos Eliminação

02 anos após
Pagamento de Prestação aprovação das
Não estão inseridos processos
01.07.6 de serviços - Pessoa Física Processo contas pela câmara 08 anos Eliminação
referentes a obras públicas
e Jurídica Municipal/tribunal
de Contas

02 anos após 1) Não estão inseridos processos


aprovação das referentes a obras públicas; 2)
01.07.7 Pagamento Geral Processo contas pela câmara 08 anos Eliminação Aplica-se ao assunto
Municipal/tribunal PAGAMENTO DE
de Contas FORNECEDORES
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02 anos após
aprovação das
Não estão inseridos processos
01.07.8 Medição Processo contas pela câmara 08 anos Eliminação
referentes a obras públicas
Municipal/tribunal
de Contas

02 anos após
aprovação das
Não estão inseridos processos
01.07.9 Reajustamento Processo contas pela câmara 08 anos Eliminação
referentes a obras públicas
Municipal/tribunal
de Contas

Prestação de contas de
01 ano após
01.07.10 adiantamento mensal Formulário Eliminação E cópias de notas fiscais
prestação de contas
(cópia)

Prestação de contas de
01 ano após
01.07.11 taxas de inscrição diária e Requisição Eliminação
prestação de contas
passagem (cópia)

Prospectos diversos
Até definição sobre
01.07.12 (materiais, equipamentos, Impresso Eliminação Substitui o PIA
aquisição
etc)
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Requisição de compra 01 ano após


01.07.13 Formulário Eliminação Substitui o PIA
(cópia) entrega do material

Requisição de cópias Até elaboração do


01.07.14 Requisição Eliminação Substitui o PIA
(cópia) relatório mensal

Requisição de serviço
01.07.15 Formulário 01 ano Eliminação Substitui o PIA
(cópia)

Requisição de taxa de
01.07.16 inscrição, diária e Formulário 01 ano Eliminação
passagem (cópia)

Solicitação de
01.07.17 adiantamento mensal Formulário 01 ano Eliminação
(cópia)

Termo de responsabilidade Até assinatura de


01.07.18 Termo Eliminação
de bens móveis (cópia) novo termo

Termo de transferência de Até assinatura de


01.07.19 Termo Eliminação
bens móveis (cópia) termo anual
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01.07.20 Requisição de Material Formulário 01 ano Eliminação

Série: 01.08 CONTROLE DE LOCAÇÃO DE BENS IMÓVEIS

02 anos após
aprovação das
Locação de imóveis de
01.08.1 Processo contas pela câmara 03 anos Eliminação
terceiros
Municipal/tribunal
de Contas

02 anos após
aprovação de
Pagamento locação de
01.08.2 Processo contas pela Câmara 03 anos Eliminação
bens imóveis de terceiros
Municipal/Tribunal
de contas

02 anos após
aprovação das
Renovação de locação de
01.08.3 Processo contas pela câmara 03 anos Eliminação
bens imóveis de terceiros
Municipal/tribunal
de Contas

Resumo de contratos 01 ano após o


01.08.4 Recortes Eliminação
publicados término do contrato
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Série: 01.09 CORRESPONDÊNCIA GERAL

Aviso de recebimento de
01.09.1 Formulário 01 ano Eliminação
correspondências - AR

Aplica-se também aos documentos


01 ano após
Boletim de Documentos do tipo: Livro de protocolo,
01.09.2 Formulário devolução do Eliminação
(BD) Controle de entrada e saída de
boletim assinado
documentos.

CI Expedida/Recebida
01.09.3 relacionada com assuntos Formulário 02 anos Eliminação
diversos

Controle de Aplica-se também aos assuntos:


01.09.4 Correspondências Formulário 06 meses Eliminação Guia de Postagem; Certificado de
Recebidas e Expedidas Postagem e Lista de Postagem.

01.09.5 Editais (cópias) Edital 01 ano Eliminação

01 ano após
01.09.6 Fax recebido Fax reprodução em Eliminação
xerox
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04 anos após
Ofícios Expedidos - Não se aplica as atividades fim do
01.09.7 Ofício conclusão do Eliminação
Assuntos Diversos setor
Assunto Tratado
Oficios Recebidos -
Não se aplica as atividades fim do
01.09.8 Assuntos diversos inclusive Ofício 04 anos Eliminação
setor
circulares

Série: 01.10 EVENTOS

02 anos após
01.10.1 Co Patrocínio Processo 08 anos Eliminação
conclusão

02 anos após
01.10.2 Patrocínio Processo 08 anos Eliminação
conclusão

Série: 01.11 EXECUTIVO/LEGISLATIVO

01.11.1 Autógrafo de Lei Processo 04 anos 05 anos Permanente

02 anos após
01.11.2 Indicação da Câmara Processo Eliminação
resposta do oficio
Série: 01.12 GESTÃO ADMINISTRATIVA

02 anos após
01.12.1 Acordos Acordo 08 anos Permanente
término do acordo
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Esse prazo de guarda NÃO se


aplica nos casos de contratações
Contratação de prestação Art. 24 & 2 da de obras públicas de médio/grande
01.12.2 Processo 04 anos 08 anos Eliminação
de serviços Lei 8.666/1993 porte. Nestes casos, o processo
ficará arquivado permanentemente
no setor.

Esse prazo de guarda NÃO se


aplica nos casos de contratações
Art. 24 & 2 da de obras públicas de médio/grande
01.12.3 Contratação Direta Processo 04 anos 08 anos Eliminação
Lei 8.666/1993 porte. Nestes casos, o processo
ficará arquivado permanentemente
no setor.

Esse prazo de guarda NÃO se


aplica nos casos de contratações
Contratação Licitatória e Art. 24 & 2 da de obras públicas de médio/grande
01.12.4 Processo 04 anos 08 anos Eliminação
Emergencial Lei 8.666/1993 porte. Nestes casos, o processo
ficará arquivado permanentemente
no setor.
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Esse prazo de guarda NÃO se


aplica nos casos de contratações
Art. 24 & 2 da de obras públicas de médio/grande
01.12.5 Aditamento Processo 04 anos 08 anos Eliminação
Lei 8.666/1993 porte. Nestes casos, o processo
ficará arquivado permanentemente
no setor.

02 anos após
01.12.6 Convênios Processo término de 08 anos Permanente
Convênio

Os originais dos atos publicados


01.12.7 Estatutos Estatuto Enquanto vigora 05 anos Permanente integrarão os arquivos do Gabinete
do Prefeito

Os originais dos atos publicados


01.12.8 Estrutura Estrutura Enquanto vigora 05 anos Permanente integrarão os arquivos dos
Gabinete do Prefeito

01.12.9 Instruções Normativas Instrução Até atualização Permanente

Os originais dos atos publicados


01.12.10 Organogramas Organograma Enquanto vigora 05 anos Permanente integrarão os arquivos do Gabinete
do Prefeito
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02 anos após
01.12.11 Parecer Jurídico Processo Eliminação
resposta

01.12.12 Planos 05 anos 09 anos Permanente

01.12.14 Atas de Reuniões Atas 10 anos Permanente

01.12.15 Lista de presença Listagem 02 anos Eliminação

01.12.16 Programas de Trabalho Diversos 05 anos 09 anos Permanente

01.12.17 Projetos de Trabalho Diversos 05 anos 09 anos Permanente

São passíveis de Eliminação os


relatórios cujas informações
01.12.18 Relatórios de Atividades Relatório 05 anos 09 anos Permanente
encontram-se recapituladas em
outros

Os originais dos atos publicados


01.12.19 Regimentos Regimentos Enquanto vigora 05 anos Permanente integrarão os arquivos do Gabinete
do Prefeito
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Os originais dos atos publicados


01.12.20 Regulamentos Regulamentos Enquanto vigora 05 anos Permanente integrarão os arquivos do Gabinete
do Prefeito

02 anos após
01.12.21 Acordo de cooperação Processo término de 08 anos Permanente
Convênio

02 anos após
01.12.22 Termo de colaboração Processo término de 08 anos Permanente
Convênio

02 anos após
01.12.23 Termo de fomento Processo término de 08 anos Permanente
Convênio

PAD (Processo
01.12.24 Processo 05 anos 47 anos Eliminação
Administrativo Disciplinar)

Revisão de ato
01.12.25 Processo 02 anos 08 anos Eliminação
administrativo

Notificação (Tribunal de
01.12.26 Contas; Tribunal de Justiça Processo 02 anos Eliminação
e Ministério Público)
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Prorrogação de prazo
deferido (Tribunal de
01.12.27 Processo 02 anos Eliminação
Contas; Tribunal de Justiça
e Ministério Público)

Série: 13.01 ATOS OFICIAIS

13.01.7 Portaria Portaria 04 anos 05 anos Permanente

13.01.8 Resolução Resolução 04 anos 05 anos Permanente