INFORME DE ACTIVADES SOBRE RECOMENDACIONES DE PROTECCIÓN DE DATOS Y PLAN DE

MEJORA AREA DE ARCHIVO

RECOMENDACIONES

Las fuentes de información deberán realizar las modificaciones, actualizaciones y

correcciones de datos personales.

Rta/ Por parte del Área de archivo se están haciendo paulatinamente cambios y actualizaciones
pertinentes sabiendo el volumen de trabajo y teniendo en cuenta que es una sola persona quien está
realizando el proceso a cargo de Nataly Rodriguez; y en consecuencia del plan de desarrollo que
también se establecen tiempos y metas a cumplir abarcando el 100%.

Revisar que las carpetas de estudiantes retirados contengan consentimiento para tratar
datos personales.

Rta/ Actualmente se está realizando un plan eliminación y reorganización, aprovechando este

movimiento se aprovechará para la validación de los consentimientos en los expedientes académicos.

Intervenir el archivo IPS - IRIS y revisar que contenga consentimiento informado.

Rta/El fondo documental mencionado se encuentra en proceso de organización, clasificación, y validación.

Revisar si existen imágenes de Expresar y conservarlas de forma adecuada.

Rta/ Actualmente el archivo central se encuentra en proceso de Eliminación documental según TRD y
aprobada por el Comité de esta manera que conseguirá tener un espacio adecuado para conservar todos los
archivos como (Fotos, filminas, etc.) buscando a futuro poder digitalizarlas.

Cambiar de formato las Filminas existentes.

Rta/ El cambio de formato de Filminas existentes se proyectó dentro del plan de desarrollo para la debida
digitalización y cambio de formato en objetivo de la conservación pertinente sin riesgo de pérdida de
información.

Diseñar el plan de transferencia y plan de eliminación.

Rta/ El diseño, parámetros y procesos alrededor del plan de Transferencias y eliminación ya se trabajó en el
mes de agosto de 2018 de la mano de la coordinación de aseguramiento de la calidad con los adicionales
Procedimientos de: Aplicación TRD, Archivo Central) y mapa de riesgos.

Cordialmente,

NATALI RODRIGUEZ
Archivista
ECR