Materi 3 PKK

Aspek Administrasi Dalam Pengelolaan Usaha

A. Surat Menyurat
Suatu usaha pasti memerlukan hubungan dengan pihak lain. Hubungan tersebut bisa
dilakukan secara langsung atau melalui surat. Dengan kata lain, surat dalam suatu usaha
merupakan alat komunikasi yang bersifat formal. Surat yang digunakan untuk kegiatan
usaha ini dinamakan surat niaga. Berikut ini jenis-jenis surat niaga yang biasa digunakan
dalam suatu usaha.

1. Surat Permintaan Penawaran

Surat permintaan penawaran merupakan surat niaga yang isinya meminta informasi lebih
rinci atau selengkap-lengkapnya mengenai suatu produk/jasa yang ditawarkan kepadanya
atau informasi yang diperolehnya dari sumber lain. Dalam hal ini meminta informasi
tentang produk dan spesifikasinya, harga, syarat, dan cara pembayaran, pengiriman,
potongan harga, jenis layanan purna jual, dan sebagainya.

2. Surat Penawaran/Surat Jual

Surat penawaran merupakan surat yang berisi penawaran produk kepada pihak lain.

3. Surat Pesanan
Surat pesanan adalah surat yang berisi respon positif atas surat penawaran yang telah
diterima.

4. Surat Pengiriman Barang

Surat pengiriman barang merupakan surat yang dikirimkan bersama barang yang dipesan.

5. Surat Pengaduan/Klaim
Surat pengaduan merupakan surat yang dibuat karena ada kerusakan barang yang
diterima, ketidakcocokan antara barang yang dipesan dengan barang yang dikirim atau
kekurangan jumlah barang.

B. Pencatatan Transaksi Barang dan Jasa

Pencatatan transaksi merupakan bukti tertulis dari segala transaksi yang dilakukan. Dengan
pencatatan transaksi yang dilakukan, maka wirausahawan akan terhindar dari kekeliruan
karena sifat alami manusia yaitu lupa. Sehingga, kesalahan dalam administrasi dapat
dihindari. Kalau pun terjadi kesalahan, tetap dapat dirunut asal terjadinya kesalahan
tersebut, dengan cara mencocokkan dengan bukti-bukti transaksi.

Bukti transaksi berisi keterangan secara rinci mengenai jenis barang/jasa, jumlah, ukuran
dalam satuan uang, pihak-pihak yang terkait dalam transaksi yang bersangkutan, serta sifat
transaksi (tunai atau kredit). Berdasarkan jenis transaksinya, bukti transaksi dikelompokkan
menjadi 2, yaitu:
Materi 3 PKK

1. Bukti Transaksi Intern

Bukti transaksi intern adalah segala bukti transaksi yang dibuat oleh dan untuk intern
perusahaan. Contoh:

a. Bukti Kas Masuk

adalah tanda bukti bahwa perusahaan telah menerima uang secara tunai.
b. Bukti Kas Keluar
adalah tanda bukti bahwa perusahaan telah mengeluarkan uang tunai.
c. Bukti Memo
berupa memo dari pejabat tertentu kepada bagian akuntansi untuk melakukan
pencatatan. Misalnya, bukti memo untuk mencatat terjadinya utang gaji dan penarikan
cek.

2. Bukti Transaksi Ekstern

Bukti transaksi ekstern adalah bukti transaksi yang berhubungan dengan pihak luar.
Contoh:

a. Kuitansi
adalah bukti penerimaan sejumlah uang yang ditandatangani oleh penerima uang dan
diserahkan kepada yang membayar sejumlah uang tersebut.
b. Faktur adalah bukti pembelian atau penjualan secara kredit.
c. Nota kontan adalah bukti atas pembelian barang secara tunai.
d. Nota debet
adalah bukti pengiriman kembali barang yang telah dibeli, yang berisi informasi
pengiriman kembali barang yang rusak atau tidak sesuai dengan pesanan, atau
permintaan pengurangan harga.
e. Nota kredit adalah bukti penerimaan kembali barang-barang yang telah dijual.
f. Cek
adalah surat perintah yang dibuat oleh pihak yang mempunyai rekening di bank, agar
bank membayar sejumlah uang kepada pihak yang namanya tercantum dalam cek
tersebut.
g. Bilyet giro
adalah surat perintah pemindahbukuan dari nasabah suatu bank kepada yang
bersangkutan untuk memindahkan sejumlah uang dari rekeningnya ke rekening
penerima yang namanya disebut dalam bilyet giro.

C. Pajak Penghasilan
Pajak adalah iuran dari rakyat untuk negara yang wajib dibayarkan, dapat dipaksakan karena
berdasarkan undang-undang dan pemerintah tidak memberikan balas jasa secara langsung.
Pajak digunakan untuk membiayai pengeluaran umum pemerintah. Menurut pasal 21, pajak
penghasilan merupakan jenis pajak subjektif yang kewajiban pajaknya tidak dapat
dilimpahkan kepada subjek pajak lainnya.