EVIDENCIA ACTIVIDAD NRO.

LEIDY CAROLINA CORREA FERRIN

SEWRVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
TUMACO
2019
 IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

El término archivo se usa comúnmente para designar a un conjunto ordenado de

documentos. También al local donde se conservan los documentos elaborados y
recibidos por una entidad como consecuencia de la realización de sus actividades.
No obstante, "archivo" es una palabra polisémica que se refiere a:
 El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos
por una persona física o jurídica en el ejercicio de sus actividades.
 El lugar donde se custodia dicho fondo o acervo documental.
 La institución o servicio responsable de la custodia y tratamiento archivístico
del fondo.
 La archivística es la ciencia que se ocupa de las técnicas aplicadas a los
archivos.

Los primeros archivos aparecen con los primeros Imperios. Eran una herramienta
de control de la población y de la riqueza. El estudio de los archivos y su
documentación es tan antiguo como la organización social de la humanidad. Sus
orígenes podrían remontarse a la aparición de la escritura.

Los sistemas archivísticos de cualquier país tienen su razón de ser en la existencia

de los archivos. El archivo como tal nace como una necesidad de la vida pública y
privada de las sociedades porque serán la memoria y la garantía de derechos,
obligaciones, y en definitiva, de las relaciones sociales.

Ya en la antigua Mesopotamia, a mediados del IV milenio a.C. y en el antiguo

Egipto, en unas civilizaciones que se basaban en la agricultura e irrigación, la
necesidad de contabilizar las cosechas, de garantizar la propiedad de las parcelas,
de saber cuándo le correspondía regar a cada uno sus parcelas, etc.; la necesidad
de regular la vida social requería la aparición de un instrumento tan importante
como es la escritura. Y la escritura requería también un soporte, que al principio
era la arcilla. Eran una especie de tablillas de arcilla donde unos escribas llevaban
el registro de todo, pero ha ido evolucionando tanto que en los siglos XIX y XX, se
empiezan a depositar en los archivos soportes distintos al papel, como la fotografía
o la microforma.
Nacen dos elementos de descripción: la analítica, que hace de los documentos
consideraciones de orden paleográfico, diplomático e histórico y la sintética, que
consiste en describir la mayor cantidad posible de documentación, otra cosa
importante es la creación de redes y sistemas de archivos ya que la ampliación del
mundo archivístico ha llevado a la participación de nuevas tecnologías como el
audiovisual y la informática.
Un archivo es la memoria colectiva de una empresa y por tanto es de suma
importancia para su supervivencia y su buen funcionamiento.

Para ello precisa que todos estén involucrados en la labor aunque la gestión y
ordenación sea realizada por un profesional especializado y que el archivo sea fácil
de manejar.

El desorden es el conjunto de decisiones aplazadas. Todo papel encima del

escritorio requiere decisiones y para cualquier tipo de información tenemos tres
tipos de decisiones: tirarla, archivarla, actuar sobre ella, por eso todo archivo tiene
que tener cualidades tales como ser:

1) FUNCIONALES: Permiten la operación de archivar y consultar los

documentos de manera eficiente.
2) EXACTOS: La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar
para evitar equivocaciones.
3) TÉCNICOS: Se deben registrar las situaciones en la toma de decisión del
responsable, para no delegar equivocadamente al personal técnico de
archivo

Los archivos se constituyen en una de las herramientas de mayor utilidad en una

empresa donde las mismas los emplean con la finalidad de mantener resguardados
todos aquellos documentos que representan un gran valor para la corporación, por
lo que los archivos se clasifican por la función y el modo de organizarlos por
ejemplo:
Archivo activo: Son aquellos que regularmente son vistos por las personas,
dadas la relevancia de la información que contienen y guardan.

Archivo semiactivo: Este comprende información que puede ser de relevancia

pero cuya consulta no se realiza de forma frecuente, es decir, son archivos que
contienen información importante pero que los mismos no resultan de observancia
cotidiana.

Archivo perenne o permanente: Se denotan como permanentes porque

guardan información muy importante para la empresa, pero estos no presentan
contenido que amerite ser revisado de forma continua, de aquí que sean perennes
porque en el tiempo permanecen ante eventuales consultas.

POR SU ORGANIZACIÓN

Centralizada: Son aquellos que pueden ser ubicados en una sola estructura, es
decir, sin mediar el departamento que haya emitido la documentación, todos estos
archivos son resguardados en un solo organizador con la finalidad de que los
mismos puedan ser ubicados con facilidad en un solo espacio.

Descentralizado: Este clasificación de archivos permite que cada departamento

maneje su propio archivo, es decir, acorde a este sistema cada uno de los
departamentos podrá organizar, crear y mantener en resguardo los documentos
que cree y modifique siendo responsable de la seguridad y comunicación de los
mismos.
 CONCLUSIONES

No existe el soporte electrónico que nos permita deshacernos del soporte

tradicional en forma definitiva. Las nuevas tecnologías nos brindan la posibilidad de
automatizar los procesos archivísticos, y la difusión de los archivos. Sirven como
soportes de conservación más no de sustitución de los documentos. Las nuevas
tecnologías de la información debemos verlas como aquella herramienta que
facilita nuestro quehacer laboral, profesional y académico. El proceso de
clasificación y ordenación para los documentos en soportes informáticos debe ser
el mismo que para los documentos en el soporte tradicional. La estructura
jerárquica y lógica del cuadro de clasificación, para clasificar un fondo, sus
secciones y sus series puede ser ejecutada de la misma manera en los soportes
electrónicos, gracias a que se puede crear carpetas y subcarpetas. Es necesario
normalizar la creación de los documentos en soporte electrónico, se hace necesaria
e importante su denominación y clasificación, para su posterior recuperación y
asegurar su rápida y oportuna localización con la facilidad por cualquier usuario.
Uno de los problemas más graves desde el punto de vista archivístico de los
documentos electrónicos es la dificultad en garantizar la autenticidad y fiabilidad
del contenido debido a que se pueden copiar y modificar con facilidad. Razón por
la cual no podemos deshacernos del soporte tradicional. La conservación
permanente de los documentos electrónicos es un problema, debido a la
durabilidad física de los soportes y otra, a la obsolescencia tecnológica del software
y el hardware. Por consiguiente el soporte tradicional sigue siendo el más
importante.