ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

EN DEPENDENCIAS DE LA UAE DIAN PR-FI-0163

Proceso: Recursos Físicos Versión 2 Página 1 de 35

1. OBJETIVO

Organizar los documentos en las dependencias de gestión responsables de los procesos y/o
procedimientos, en todos los niveles de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, con el fin
de preservarlos.

2. ALCANCE

Inicia con la recepción de comunicaciones oficiales de los usuarios, contribuyentes, Entidades

Autorizadas para Recaudar, otras entidades externas y dependencias responsables de los procesos
de la UAE DIAN, y finaliza con la eliminación de documentos de apoyo o duplicados o con la
transferencia al archivo central de las carpetas y/o expedientes, una vez se cumplan los tiempos de
conservación, establecidos en las tablas de retención documental.

3. CONDICIONES GENERALES

• La organización de documentos en archivo de gestión, corresponde a los responsables de los

procesos y/o procedimientos en todos los niveles de la UAE-DIAN, agrupa los documentos y los
dispone para su conservación, administración y consulta.

• La organización, preservación y control del archivo de gestión, se realiza teniendo en cuenta los
principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad
archivística.

• En las unidades documentales se dejará fiel copia del original de los actos administrativos con la
respectiva constancia, notificación y/o comunicación, de ejecutoria o interposición del recurso; en
todos los casos el original debe reposar en el consecutivo de actos administrativos que administra
la Coordinación de Notificaciones en el Nivel Central o en las Divisiones Administrativas y
Financieras o quien haga sus veces en el Nivel Seccional.

• Los duplicados y documentos de apoyo no hacen parte del expediente, carpeta o consecutivo y
por lo tanto no se archivan.

• Los documentos que ingresan de las Entidades Autorizadas para Recaudar EAR a las
dependencias responsables de su recepción, debe cumplir con las actividades del presente
procedimiento.

• Las unidades documentales siempre deben permanecer en las instalaciones de la UAE DIAN, con
el objeto de garantizar la seguridad de la información y la continuidad en la prestación del servicio
y el préstamo y/o consulta se debe realizar de acuerdo a lo establecido en el instructivo IN-FI-
0133 Préstamo y consulta de documentos.

4. MARCO LEGAL Y REGLAMENTARIO

Ver catálogo normativo del proceso.

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RESPONSABLES

Responsable apoyo o Responsable de

PHVA ACTIVIDAD secretaría, gestión cada proceso en DEPENDENCIA REGISTROS
documental en dependencia UAE-
dependencias UAE DIAN
DIAN

1. Recibir comunicación oficial

Inicio
Se recibe la comunicación física enviada por los usuarios contribuyentes, Entidades Dependencias
Autorizadas para Recaudar, otras entidades externas y/o de los procesos de la UAE responsables de los FT-FI-2346
procesos y/o Comunicaciones oficiales
H DIAN, por medio del formato FT-FI-2346 Comunicaciones oficiales - Hoja2: procedimientos en todos - Hoja2: Distribución
Distribución, el cual se firma y se devuelve al encargado de distribución. los niveles de la
UAE_DIAN

Ingresan a través del procedimiento PR-FI-0156 “Comunicaciones Oficiales de

Entrada” y/o de procesos de la UAE DIAN.

2. Clasificar las comunicaciones oficiales

Dependencias
responsables de los
Se clasifican las comunicaciones oficiales de acuerdo al asunto y a la serie y procesos y/o
H procedimientos en todos
No aplica
expediente con el cual se relacionan.
los niveles de la
UAE_DIAN

3. ¿El documento está registrado en la Tabla de Retención Documental TRD ó

en el Cuadro de Clasificación Documental?

Si con base en lo realizado en el procedimiento PR-FI-0155 Creación o actualización Dependencias

de tablas de retención documental, el servidor publico responsable de apoyo, responsables de los No aplica
Registrado A procesos y/o
V secretaría o gestión documental en las dependencias responsables de los procesos procedimientos en todos
y/o procedimientos de la UAE DIAN encuentra que el documento está registrado en los niveles de la
UAE_DIAN
la Tabla de Retención Documental ó en el Cuadro de Clasificación Documental,
continúa con la actividad N°6. No registrado

De lo contrario, continúa con la actividad N° 4.

4. Solicitar la actualización de las tablas de retención documental

Oficio o correo electrónico
Dependencias con Formatos FT-FI 1989
responsables de los Cuadro de Clasificación
Se solicita con oficio o correo electrónico la actualización de las tablas de retención procesos y/o Documental, FT-FI 1303
H procedimientos en todos Tabla de Retención
documental conforme a lo establecido en el procedimiento PR-FI-0155 Creación o
los niveles de la documental o FT-FI 2424
actualización de tablas de retención documental, diligenciando propuesta de los UAE_DIAN Tabla de Valoración
Formatos FT-FI-1989 Cuadro de Clasificación Documental, FT-FI-1303 Tabla de Documental.
Retención documental o FT-FI-2424 Tabla de Valoración Documental, según aplique.

5. Recibir tablas de retención documental actualizadas

Dependencias
Se recibe por medio del formato FT-FI-2346 Comunicaciones oficiales - Hoja2: responsables de los
procesos y/o FT-FI-2346
H Distribución, firmando y devolviendo dicho formato al responsable de distribución, del Comunicaciones oficiales
procedimientos en todos
procedimiento PR-FI-0155 Creación o actualización de tablas de retención los niveles de la - Hoja2: Distribución,
documental, las tablas de retención documental en el formato: FT-FI-1303 Tabla de UAE_DIAN

retención documental, con los cambios solicitados.

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RESPONSABLES

Responsable apoyo o
Responsable de
PHVA ACTIVIDAD secretaría, gestión
cada proceso en DEPENDENCIA REGISTROS
documental en
dependencia UAE-
dependencias UAE
DIAN
DIAN

6. ¿Está creada la unidad documental de acuerdo al asunto del documento? 1

Si una vez diligenciado o actualizado el formato FT-FI-1990 Formato Único de Dependencias

responsables de los
Inventario Documental, de acuerdo al instructivo IN-FI-0132 Organización de procesos y/o
V Carpeta No aplica
documentos en dependencias UAE DIAN, la carpeta ya existe, continúa con la A B procedimientos en todos
actividad N°7. no creada los niveles de la
UAE_DIAN

De lo contrario, continúa con la actividad N°14. Creada

7. ¿Se encuentra la unidad documental asignada a un servidor público para su

trámite?
Dependencias
Si una vez revisado el formato FT-FI-1990 Formato Único de Inventario Documental, responsables de los
La unidad documental identificada con NIT, N° de cédula, número de contrato, entre No está procesos y/o
V C No aplica
otros, esta asignado a un servidor público, para su trámite, Continúa con la actividad asignado procedimientos en todos
los niveles de la
N°8. UAE_DIAN
El expediente está
En el caso que no este asignada la unidad documental, informa al jefe de la asignado
dependencia responsable y continúa con la actividad N°15.

8. Buscar la unidad documental de acuerdo al asunto del documento.

Dependencias
responsables de los
Tomando como base la información registrada en el documento como el asunto y el procesos y/o
H procedimientos en todos
No aplica
identificador: NIT, cédula, número de contrato, número de proceso; el servidor público
los niveles de la
responsable de apoyo o secretaria, busca la unidad documental para ser entregada al UAE_DIAN
servidor público que se encuentra tramitando el asunto.

9. Entregar la unidad documental y/o los documentos recibidos al servidor

público responsable de su gestión.
Dependencias
responsables de los FT-FI-2346
Se establece el nombre del servidor público que tiene la carpeta o expediente procesos y/o
H Comunicaciones oficiales
asignado y se hace entrega de los documentos para su trámite, con el formato FT-FI- procedimientos en todos - Hoja2: Distribución,
los niveles de la
2346 Comunicaciones oficiales - Hoja2: Distribución o se registra en el sistema de UAE_DIAN
gestión de documentos, en caso de estar disponible.

10. Recibir unidades documentales y documentos relacionados en planilla

Dependencias
Se recibe la Unidad documental y los documentos relacionados firmando el formato responsables de los FT-FI-2346
procesos y/o
H FT-FI-2346 Comunicaciones oficiales - Hoja2: Distribución, o con el registro en el procedimientos en todos
Comunicaciones oficiales
- Hoja2: Distribución,
sistema disponible de la aceptación de la documentación, para que el servidor público los niveles de la
UAE_DIAN
responsable organice los documentos en el archivo de gestión y adelante los asuntos
de su competencia. 2
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RESPONSABLES

Responsable de
PHVA ACTIVIDAD Responsable apoyo o
cada proceso en DEPENDENCIA REGISTROS
secretaría, gestión
dependencia UAE-
documental
DIAN

11. ¿El documento es de apoyo y/o es un duplicado?

Dependencias
Si, continúa con la actividad N°12. responsables de los
Documento de D procesos y/o
V procedimientos en todos
No aplica
De lo contrario, en caso que corresponda a documentos de archivo registrados y archivo registrado
los niveles de la
codificados en el Formato FT-FI-1989 Cuadro de Clasificación Documental CCD y/o UAE_DIAN
Formato FT-FI-1303 Tabla de Retención Documental TRD, Publicados en Diannet, Documentos de apoyo y/o
continua con la actividad N° 16. duplicados

12. ¿El documento de apoyo perdió su vigencia?

Documento de apoyo Dependencias
D
Si a criterio del Jefe de la dependencia el documento ya no es necesario, continúa vigente responsables de los
procesos y/o
V con la actividad N°13. procedimientos en todos
No aplica
los niveles de la
UAE_DIAN
De lo contrario, si el documento de apoyo esta vigente, continúa con la actividad Documento de apoyo
N°16. pierde vigencia

13. Eliminar el documento de apoyo y/o duplicado

Se elimina el documento de apoyo y/o el duplicado, conforme al criterio del jefe de la

Dependencias
dependencia responsable de los procesos y/o procedimientos en todos los niveles de responsables de los
la UAE DIAN, registrando la información en el formato FT-FI-02425 Eliminación procesos y/o FT-FI-02425 Eliminación
A procedimientos en todos Documental
documental, siguiendo lo descrito en el instructivo IN-FI-0032 Organización de
los niveles de la
unidades documentales en dependencias UAE DIAN,. Con la eliminación del UAE_DIAN
documento de apoyo finaliza el procedimiento. Se debe aplicar lo establecido en la
Cartilla del programa para la gestión integral de residuos sólidos aprovechables CT-
FI-0032. E

14. Crear unidad documental.

Dependencias
Se crea la unidad documental de acuerdo a lo establecido en la Tabla de Retención responsables de los
procesos y/o FT-FI-1990 Formato único
H Documental TRD, para ello se debe diligenciar el formato FT-FI-1990 Formato único procedimientos en todos de inventario documental,
de inventario documental, manteniendo actualizado el inventario de documentos a los niveles de la
UAE_DIAN
cargo y realiza la actualización.

3
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RESPONSABLES

Responsable de
PHVA ACTIVIDAD cada proceso en
Jefe dependencia DEPENDENCIA REGISTROS
responsabl e de
dependencia UAE-
documentos
DIAN

3
15. Asignar la carpeta

Se asigna diligenciando y firmando el formato FT-FL-1806 Planilla de reparto o FT- Dependencias

GJ-1987 Reparto, Planilla de reparto de Gestión Jurídica, FT-GM-1866 Planilla de responsables de los
procesos y/o
H reparto y control de solicitudes especiales, FT-DI-1872 Reparto de quejas C procedimientos en todos
Correo electrónico u oficio
disciplinarias, FT-RE-2199 Planilla reparto de expedientes, FT-OA-2249 Control los niveles de la
UAE_DIAN
Diario reparto y actuaciones de los Inspectores en el Régimen de Importación , FT-ID-
2117 Reparto Expedientes Disciplinarios, FT-ID-2118 Reparto de Quejas, la carpeta
o expediente al servidor público que se encargará de adelantar su gestión.

16. Organizar la carpeta o expediente a su cargo.

Se realiza la rotulación, incorporación, perfilación o alineación, foliación, de la

documentación recibida, de acuerdo al instructivo IN-FI-0132 Organización de
unidades documentales en dependencias de gestión, procediendo diligenciar o
actualizar el formato FT-FI-2558 Hoja de control unidad documental, con los
documentos que le han sido entregados.
Dependencias
responsables de los
Se deben mantener las carpetas rotuladas, con los documentos que se encuentran en procesos y/o FT-FI-2558 Hoja de control
P D procedimientos en todos unidad documental.
etapa de gestión, previamente foliados por los servidores públicos responsables de
los niveles de la
cada proceso y/o procedimiento en las dependencias de la UAE DIAN, deben estar UAE_DIAN
relacionadas en el formato FT-FI-1990 Formato único de inventario documental y
archivadas en los estantes de cada dependencia, de acuerdo con lo establecido en el
Instructivo IN-FI-0132 Organización de unidades documentales en dependencias de la
UAE DIAN.

Los documentos de apoyo se organizan en una carpeta temporal hasta que estos
pierdan vigencia.

Coordinación de
Comunicaciones Oficiales
17. Realizar el préstamo o consulta de las unidades docum entales. y Control de Registros NC,
ó División de Gestión
Administrativa y
H En el momento que sea solicitada una unidad documental en préstamo o consulta, se Financier a, Grupo Inter no
No aplica
deben realizar las actividades descritas en el instructivo IN-FI-0133 Préstamo o de Tr abajo de
Documentación o quien
consulta de documentos en archivo. haga sus veces en el nivel
seccional

18. Verificar si las Unidades documentales cumplen con los tiempos de

retención establecidos en el formato aprobado FT-FI-1303 Tabla de retención
documental en el archivo de gestión. Dependencias
responsables de los
F procesos y/o
V Se verifica el tiempo de retención establecido en las Tablas de Retención –TRD, procedimientos en todos
No aplica
para las series, subseries, carpetas y/o expedientes en los archivos de gestión, el los niveles de la
cual se cuenta a partir de la culminación del trámite administrativo , tiempo durante UAE_DIAN

el cual permanecen en la dependencia encargada de su gestión y solo una vez

transcurrido ese tiempo, pueden ser transferidos al archivo central. 4
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RESPONSABLES
Responsable apoyo o
Responsable apoyo o secretaría, gestión
PHVA ACTIVIDAD secretaría, gestión documental en DEPENDENCIA REGISTROS
documental en dependencias UAE
dependencias UAE DIAN - Responsable
DIAN de archivo central

4
19. ¿La carpeta o expediente, cumple con los tiempos de retención
establecidos en el formato aprobado FT-FI-1303 Tabla de retención Dependencias
documental? Continua en responsables de los
F procesos y/o
V archivo procedimientos en todos
No aplica
Si, Continúa con la actividad N°20. los niveles de la
UAE_DIAN

De lo contrario, continúa con la actividad N°18. Cumple con los

Tiempos de Retención

20. Entregar al responsable de apoyo o secretaria

Dependencias
responsables de los
H Se entrega al servidor público responsable de apoyo de gestión documental, las procesos y/o FT-FI-1990 Formato único
carpetas o expedientes que cumplieron los tiempos de retención, debidamente procedimientos en todos de inventario documental.
los niveles de la
rotulados y foliados y registrados en el formato FT-FI-1990 Formato único de UAE_DIAN
inventario documental.

21. Recibir las carpetas o expedientes para transferencia

Dependencias
Se reciben las carpetas y/o expedientes, registrados en el formato FT-FI-1990 responsables de los
Formato único de inventario documental, firmado por el servidor público que entrega procesos y/o FT-FI-1990 Formato único
H procedimientos en todos de inventario documental
y el que recibe.
los niveles de la
UAE_DIAN
En caso que las unidades documentales sean devueltas del procedimiento PR-FI-
0168 Administración del archivo central, se reciben y para proceder a su revisión.

22. ¿Las carpetas y/o expedientes están bien organizados y relacionados?

El servidor público responsable de apoyo o secretaria de gestión documental,

Dependencias
verifica que las carpetas estén rotuladas, foliadas, alineadas y con el formato FT-FI- responsables de los
2558 Hoja de Control Unidad Documental, actualizado con los registros de fechas No conforme D procesos y/o
V procedimientos en todos
No aplica
extremas y número de folios.
los niveles de la
Si están organizados conforme al instructivo IN-FI-0132 Organización de unidades UAE_DIAN
documentales en las dependencias de la UAE DIAN, continúa con la actividad N°23. Conforme
En caso contrario, se devuelve para que se elaboren los ajustes del caso. Continua
con la actividad N°16.

23. Registrar carpetas y /o expediente para su transferencia al archivo central

Dependencias
responsables de los
Al tiempo que son empacadas las carpetas o expedientes en las cajas X 200, estas procesos y/o FT-FI-1990 Formato único
H
se registran en el formato FT-FI-1990 Formato único de inventario documental, para procedimientos en todos de inventario documental
los niveles de la
realizar su traslado del archivo de gestión al archivo central de cada Dirección UAE_DIAN
Seccional o del Nivel Central.
5
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RESPONSABLES
Responsable apoyo o
Responsable apoyo o
secretaría, gestión
PHVA ACTIVIDAD secretaría, gestión
documental en DEPENDENCIA REGISTROS
documental en
dependencias UAE
dependencias UAE
DIAN - Responsable
DIAN
de archivo central

5
24. Comunicarse con el encargado de archivo central
Dependencias
Teniendo en cuenta las fechas establecidas en el memorando de cronogramas de responsables de los
procesos y/o
P transferencia se envía correo electrónico al servidor público responsable del archivo procedimientos en todos
Correo electrónico
central de su jurisdicción, para realizar la revisión conjunta de las series y unidades los niveles de la
UAE_DIAN
documentales, relacionados en el formato FT-FI-1990 Formato único de inventario
documental .

Dependencias
responsables de los
procesos y/o
25. Realizar la revisión conjunta de series, y unidades documentales. procedimientos en todos
los niveles de la
UAE_DIAN, Coordinación
Se realiza la revisión conjunta de las series y unidades documentales registradas el de Comunicaciones
H formato FT-FI-1990 Formato único de inventario documental, verificando que la Oficiales y Control de No aplica
Registros NC, ó División
información registrada coincide con la documentación almacenada en las cajas y de Gestión Administrativa
cumpliendo con lo establecido en el instructivo IN-FI.0032 Organización de unidades y Financiera, Grupo
documentales en dependencias de la UAE DIAN. Interno de Trabajo de
Documentación o quien
haga sus veces en el nivel
seccional

Dependencias
responsables de los
procesos y/o
26. Las unidades documentales están relacionadas y organizadas de acuerdo al procedimientos en todos
instructivo IF-FI-0032 Organización de unidades documentales en dependencias Unidades no los niveles de la
D UAE_DIAN, Coordinación
de la UAE DIAN?. organizadas de Comunicaciones
V Oficiales y Control de No aplica
Registros NC, ó División
Si, continúa con la actividad No. 27. de Gestión Administrativa
y Financiera, Grupo
No. continúa con la actividad No. 16 Interno de Trabajo de
Unidades Documentación o quien
Organizadas haga sus veces en el nivel
seccional

27. Transferir las cajas que contienen las series, unidades documentales al
archivo central de su jurisdicción.
Dependencias
Una vez realizada la revisión y aprobación de la transferencia en forma conjunta con responsables de los
procesos y/o FT-FI-1990 Formato Único
H el servidor público responsable del archivo central, se lleva a cabo la entrega en el procedimientos en todos de Inventario Documental
archivo central de la Dirección Seccional o del Nivel Central, según corresponda, de los niveles de la
UAE_DIAN
las cajas que contiene las series, carpetas o expedientes, con el formato FT-FI-1990
Formato Único de Inventario Documental. Continúa con el procedimiento PR-FI-0168 E Fin
Administración del Archivo Central.