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ORGANIZAR DESPACHOS DE PRODUCTOS FARMACEUTICOS

Los beneficios de una oficina de farmacia están en relación directa con el tipo de
productos que oferta y el aprovechamiento óptimo del espacio de exposición de los
mismos.

La clave para la planificación y organización de la farmacia y encaminarnos al éxito.


Es conocer los puntos de atracción de la farmacia (puntos calientes y fríos) y los
conceptos de lineal, lineal desarrollados, facing y FIFO.

Objetivo de una buena organización del despacho


Conjuga todas las actividades cuyo objetivo es conservar, manipular y distribuir los
medicamentos.
Función de organizar despachos de farmacia.
Para una buena función se deberá realizar lo siguiente:
 Recepción
 Entrada
 Clasificación
 Ubicación
 Conservación
 Eventual manipulación
 Distribución y registro necesario para llevar a cabo el control de los medicamentos.
La importancia de una correcta organización o colocación de los productos
Optar por una farmacia en la que los productos presenten una correcta exposición es
esencial para conseguir aumentar tus ventas. De hecho, se sabe que el 40% de las
decisiones de compra se llevan a cabo dentro de la farmacia y, por tanto, tenemos que
orientar a nuestro cliente a que se decida.
Además, contar con lineales bien presentados y ordenados contribuye, también, a que
la imagen general de tu farmacia se vea reforzada. Transmitirás más profesionalidad,
pulcritud y limpieza.

 Puntos calientes: Son aquellos que tienen mayor


afluencia de clientes y, por tanto, los que tienen más
oportunidades de ventas.
 Puntos fríos: Son los menos visibles y más
Puntos inaccesibles de la farmacia. En estos puntos se
de producen niveles de venta muy inferiores a la media.
atracción  Imán: Zona de la farmacia que contiene productos
. temporales (productos en promoción, o en oferta, y
de temporada). En función de ello, los productos
Organización pueden ser de alta, baja o media rotación.
y colocación
de los
productos El lineal: Es toda la superficie de la farmacia destinada a la
exposición de productos que no necesitan receta médica.

El lineal Niveles de exposición: Paraguas, ojos, manos, pies.

Implantación de productos: Vertical, horizontal o mixtos.

Orden y limpieza: Para empezar, no hay nada más importante que tener todo limpio y
ordenado para que el cliente pueda sentir que está en un entorno sanitario y
profesional. La farmacia debe estar en óptimas condiciones de limpieza ya que la
presencia de polvo y suciedad atrae a los insectos, ratas y hormigas que pueden dañar
los medicamentos.
La suciedad y el polvo también impiden leer con facilidad las etiquetas de los
medicamentos. Por todo ello se aconseja una limpieza diaria de la farmacia.
A la hora de organizar una farmacia y hacer que ésta sea atractiva para los visitantes
hay que tener en cuenta una serie de consideraciones.

LA CLASIFICACIÓN DE MEDICAMENTOS Y TIPOLOGÍAS DE PRODUCTOS


Según los síntomas o enfermedades a tratar es muy importante, ya que la rapidez en
el momento en que un cliente pida algún analgésico o antihistamínico es
fundamental, el fármaco ha de poder ofrecérselo con rapidez y disponerle alguna
alternativa en caso de que falle el stock. Para conseguirlo es de vital importancia
contar con estantes para poder clasificar todo como es debido y a que, a simple vista,
puedas encontrar lo que necesitas rápidamente.
Organización de los medicamentos en los estantes
Se recomienda colocarlos por vía de administración y orden alfabético. Los
medicamentos se clasifican en 6 grupos y se clasifican por orden alfabético dentro de
cada grupo
 Medicamentos orales:
*Comprimidos * Jarabes *Suspensiones, etc.
 Medicamentos inyectables: *Ampollas *Viales
 Soluciones de perfusión:
 Vacunas, inmunoglobulinas y sueros:
 De uso externos y antisépticos:
*Loción capilar *Pomada *Solución tópica * Alcohol
 Desinfectantes:
Esta clasificación se debe encontrar siempre la misma en todos los niveles del sistema
de gestión (hojas de pedido, fichas de stock, listas de inventario, etc.) para facilitar
todo el conjunto de procedimientos.

FORMAS DE ALMACENAR MEDICAMENTOS

Los medicamentos en los estantes se pueden clasificar de la siguiente manera:


1. De acuerdo al uso terapéutico.
2. De acuerdo al laboratorio fabricante.
3· Por orden alfabético.
a. Según nombre comercial. b. Según nombre genérico.

1. CLASIFICACIÓN SEGÚN EL USO TERAPÉUTICO


Por este método los medicamentos se clasifican por grupos, según su principal acción
terapéutica.
Ejemplo:
*Analgésicos *Antibióticos *Antihipertensores, etc.
Requisitos:
a) La clasificación la debe hacer un experto.
b) El despachador (auxiliar de farmacia y droguería) necesita tener un buen
conocimiento de la indicación terapéutica de cada medicamento para poder
localizarlo.
c) Se debe consultar frecuentemente el vademécum para afianzar conocimientos e
identificar nuevos medicamentos.
Precaución:
Hay medicamentos con más de una indicación terapéutica por lo que su ubicación
puede llevar a confusiones.
Ejemplo:
Lidocaína: *Anestésico local *Anti arrítmico.
Se sugiere clasificarlos según su efecto terapéutico principal o más conocido.

2. CLASIFICACIÓN SEGÚN LABORATORIO FABRICANTE


Es un método tradicional utilizado generalmente en las droguerías combinado con el
orden alfabético, según nombre comercial.
Ventajas
a. Los laboratorios fabricantes utilizan regularmente los mismos colores o el mismo
diseño en la presentación de sus productos, por lo cual es fácil adquirir una
memoria visual de ellos.
b. Los nombres comerciales son más fáciles que los genéricos.
Ejemplo: - HYPAQUE - DIATROZOATO DE SODIO
- Comercial - Genérico
c. Permite la clasificación de aquellos productos cuya base son dos o más sustancias
activas.
Ejemplo: Dayamineral- Vitaminas y Minerales
Comercial - Genérico
d. El hecho de ubicar todos los medicamentos de un laboratorio en un solo sitio
permite darse cuenta en que momento será necesario realizar nuevo pedido a este
proveedor, facilitando los trámites de pago y compra.
Desventajas
a. Exige mayor entrenamiento del personal.
b. Se puede dificultar o negar el despacho de un genérico al desconocer su nombre
en la presentación comercial.
Ejemplo: En la dispensación de medicamentos del Plan Obligatorio de Salud (P.O.S.).
c. En instituciones donde la compra se hace por concurso o licitación, se pueden
presentar cambios de proveedor entre compra y compra causando desorientación
entre el personal que despacha los medicamentos.
Ejemplo:
1er Semestre: Se compra penicilina cristalina al laboratorio A, y se ubica en el estante
de laboratorio A.
2do. Semestre se compra penicilina cristalina al laboratorio B, y se ubica en el estante
de laboratorio B.
Esto exige que los despachadores estén constantemente actualizados respecto a estos
cambios.

3. CLASIFICACIÓN POR ORDEN ALFABÉTICO


a. Según nombre comercial:
Es el método más elemental para clasificar los medicamentos. Es el más utilizado en las
droguerías que inician empíricamente o en los voluntariados de servicio social.
Ventajas
• Lo elemental del método.
Desventajas
• Regularmente se presenta desorden.
• El principio activo que se necesite puede estar en múltiples estantes.
Ejemplo: Ampicilina (genérico, puede aparecer comercialmente: Ampicilina MK,
Binotal, Omnipen, Pembritin, etc.
• Su uso en farmacias hospitalarias presentaría todas las desventajas de la clasificación
según fabricante.
b. Según nombre genérico
Se realiza estrictamente según el nombre del principio activo suministrado por el
fabricante. Debe hacerlo un experto (químico farmacéutico, regente de farmacia o
auxiliar de farmacia y droguería).
Ventajas
• Facilita enormemente el entrenamiento de nuevo personal en el manejo de la
farmacia o droguería.
• Según la ley, sobre todo las instituciones oficiales y/o I.P.S. deben formular en
genérico ubicándolos en los estantes con mayor facilidad.
Desventajas
• Se requiere un buen conocimiento de nombres genéricos.

ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTOS

Condiciones adecuadas de almacenamiento


Para mantener las condiciones adecuadas de almacenamiento de los insumos de salud
es esencial asegurar su calidad, pues permite:
 Tener siempre medicamentos a disposición, sobre todo, los más importantes.
 Reconocer en todo momento el nombre, concentración, buen estado, vía de
administración y fecha de vencimiento de los medicamentos.
 Conservarlos en buen estado.
 Despachar de manera correcta.
 Evitar los pedidos de emergencia, cuestan dinero y tiempo.
 Ganar tiempo que podemos dedicar a otras actividades de atención.

Almacenaje de los medicamentos que no requieran cadena de frío


Cada producto debe tener un sitio bien delimitado e identificado con una etiqueta fija
indicando el nombre del producto en DCI, la forma farmacéutica y dosificación. La
designación de un lugar preciso para cada producto permite visualizar de inmediato la
cantidad disponible y llamar la atención sobre una eventual ruptura de stock.

Almacenaje de los medicamentos controlados


Los estupefacientes y otros medicamentos controlados deben estar guardados en un
armario cerrado con llave.
Almacenaje de los productos que requieran cadena de frío
Los productos que necesitan cadena de frío deben conservarse en frigorífico entre 2 °C
y 8 °C: vacunas, inmunoglobulinas, sueros, insulina, ergometrina, oxitocina,
dinoprostona, algunos test de laboratorio, etc.
Almacenamiento del material médico
Dada la gran diversidad en estos artículos, no utilizar el orden alfabético sino
reagruparlos en subgrupos: material de inyección, de cura, suturas, material y
reactivos de laboratorio, etc.
Almacenamiento de medicamentos con nombres similares
Para evitar confusiones se debe tener en cuenta:
Marcar o etiquetar de un color llamativo los medicamentos de nombres similares.

Ejemplo:
ANTIBIOTICOS ANTIALERGENICOS

Rotación de las existencias


Cuando se despachan productos, es importante aplicar los procedimientos FIFO Y
FEFO.
 Sistema FIFO: Sistema de rotación de productos almacenados que establece que
los productos que primero ingresan son los que primero salen (First Input-First
Output).
 Sistema FEFO: Sistema de rotación de productos almacenados que establece que
los productos que primero expiran son los que primero salen (First ExpireFirst
Output).La aplicación del procedimiento FEFO reduce al mínimo el desperdicio
originado por el vencimiento de los productos.
SEMAFORIZACIÓN DE LOS MEDICAMENTOS
La semaforización permite determinar el momento oportuno que medicamentos están
próximos a caducar y del mismo modo llevar un control en la rotación de los insumos
que existan en la farmacia y almacén.

El color indica que tiene más de 12 meses en adelante.

El color indica que tiene de 6 – 12 meses.

El color indica que tiene menos de 6 meses.

El color indica que tiene menos de 3 meses o esta caducado.

COMO RECONOCER LOS MEDICAMENTOS DAÑADOS POR EL MAL MANEJO


Se pueden reconocer fijándose en lo siguiente:

Olor Color Fraccionamiento Resecamiento Humedecimiento Transparencia

 Olor.-
Cuando los medicamentos están afectados por el calor o la
humedad tiene un olor diferente a lo habitual.
Ejemplo: Aspirina: Adquiere un olor muy acido o a vinagre.

 Color.-
Algunos cambian de color o se cubren de manchas.
Ejemplo: Las vitamina C

 Fraccionamiento.-
Cuando los comprimidos se humedecen se desecan se
fraccionan o se pegan unos a otros.
Ejemplo: Las Multivitaminas.

 Resecamiento.-
Su aspecto es como tierra seca.
Ejemplo: Los comprimidos de Hidróxido de aluminio.

 Humedecimiento.-
Se distingue porque pierde firmeza y tiende a desintegrarse
fácilmente.
Ejemplo: Las Sales de Rehidratación Oral cuando tienen color oscuro, están pegajosas
o no se disuelven, eso significa que están mal selladas y fueron afectadas por la luz,
humedad y calor.

 Transparencia.-
Medicamentos inyectables si observamos partículas, el
líquido es turbio o no tiene su color habitual, NO DEBEMOS
INYECTARLO.
PREGUNTAS DEL TEMA ORGANIZAR DESPACHO DE PRODUCTOS FARMACEUTICOS

1. La organización de los medicamentos en los estantes se puede hacer de acuerdo


a:
a. Al uso terapéutico.
b. Al laboratorio fabricante
c. Por orden alfabético.

2. Complete:

Para una correcta conservación de los medicamentos y que no pierdan su eficacia y


calidad es importante protegerlos de la humedad, del sol, y del agua al trasladarlos y
al ser almacenados.

3. Enumere una de las características que debe cumplir la infraestructura física de


un servicio de atención farmacéutica.

Respuesta: Debe permitir un fácil acceso entre la estantería.

4. Marque la respuesta correcta.

Los medicamentos se clasifican en...............y se clasifican por orden..............

6 grupos X 4 grupos alfabético X numérico

5. Señala si las siguientes afirmaciones son verdaderas o falsas.


a. Se puede colocar en el lineal hasta cuatro niveles del mismo producto.
(Falsa)

b. La implementación horizontal optimiza mejor el espacio disponible.


(Verdadera)