ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL

ENTORNO LABORAL
EVIDENCIA 3 INFORME

PRESENTADO POR:
APRENDIZ- JEYSON MUÑOZ TORRES

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA – 2018
ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL
ENTORNO LABORAL
EVIDENCIA 3 INFORME

PRESENTADO A:

INSTRUCTOR THOMAS ERICK PICHON

PEREZ

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA – 2018
 Introducción

Toda empresa, aparte de usar técnicas de comunicación, tiene personas o departamentos que se
encargan de recoger el correo y abrirlo. Según en tamaño e importancia de la empresa, esa
persona o departamento se dedicará exclusivamente a ello o, por el contrario, realizará además
otras funciones.

“El artículo 21 del título quinto de d e la Ley General de Archivos de Colombia

señala que las entidades deberán elaborar programad de gestión de documentos pudiendo
contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes en cuyas aplicaciones deberán observarse los
principios y los procesos archivísticos.”

Es por ello que se realiza este informe “Administración Documental” para mostrar paso a paso la
recepción o radicación, registro, registro, distribución o embalaje de documentos de diferente
contexto de las comunicaciones que entran y salen de la empresa, para las que es conveniente
establecer un registro, ya que; permite mayor rapidez en su localización; los escritos pueden
extraviarse en el envío de una sección a otra; constituye un control interno de las comunicaciones
recibidas y emitidas. Existen tres tipos de registros: Registro de entrada - Registro de salida -
Correspondencia interna (comunicación interna).

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Actividades de Transferencia de Conocimiento Informe “Administración Documental”.

Tras la realización de las actividades anteriores en este momento, se ha logrado reflexionar,

contextualizar y apropiar los conceptos más representativos que permiten reconocer y asimilar la
definición de administración, los pasos para la administración documental, principios y normas
archivísticas aplicados en los procesos técnicos de recepción y despacho de comunicaciones
oficiales, las disposiciones de la Norma Icontec 185, las comunicaciones internas y documentación
para recepción y despacho de documento y el embalaje de los mismos. Para cumplir con esta
evidencia, es importante haber revisado, leído y comprendido el material de estudio presentando
en esta guía.
 EVIDENCIA 3.

Informe Administración Documental. De acuerdo con los conocimientos adquiridos en la presente

actividad de aprendizaje Cada aprendiz entregará un informe del paso a paso para la recepción o
radicación, registro, distribución o embalaje de cinco documentos de diferente contexto.

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Desarrollo

El proceso de recepción de documentos es el conjunto de operaciones de verificación y control

que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una
persona natural o jurídica.

Al radicar se asigna un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando

constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.

Con el registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o destinatario,
Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del funcionario responsable del
trámite, anexos y tiempo de respuesta.

ACTIVIDADES DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS:

Definición de medios de recepción Recibo de documentos oficiales Verificación y confrontación de

folios, copias, anexos, firmas Constancia de recibo Asignación de datos (Acuerdo AGN 060/2001
Art. 2) Asignación consecutivo de envíos

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ACTIVIDADES DE LA RADICACIÓN DE DOCUMENTOS:

Asignación de consecutivo, fecha y hora Impresión de rótulo de radicación Relación entre los
documentos recibidos y enviados Registro impreso de planillas de radicación y control Elaboración
de estadísticas

1. Registro de entrada carta:

Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán aquellas que guarden relación con la actividad de la
empresa: suministradores, distribuidores, Organismos Públicos, entidades financieras... es decir,
aquellas que ofrecen información a la empresa.

A estas comunicaciones se las asigna un número, el cual servirá como referencia y será anotado en
el Libro Registro de Entrada de Correspondencia.

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Formato del libro Registro de Entrada de Correspondencia:

REGISTRO DE ENTRADA DE LA CORRESPONDENCIA ENTRADA Nº orden Fecha de entrada Día Mes

Clase

Remitente Destinatario

Asunto

Anexos

Además, la empresa estampa un sello similar al que viene a continuación:

2. Registro de salida carta:

Una vez escrita la carta o comunicación, hay que comprobar su corrección y prepararla para su
emisión.

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Operación: mínimo un original y una copia. Ambos deben de estar registrados y estampados con
el mismo sello.

En el sello debe aparecer:

* El número de registro
* La fecha
* El destinatario
-Original: se envía al correo -Copia: archivado como justificante interno del envío de la
correspondiente comunicación

Formato del registro de salida:

REGISTRO DE SALIDA DE LA CORRESPONDENCIA SALIDA Referencia Fecha

Nº orden Clase de salida

3. Correspondencia interna:

Anexos

Destinatario

Asunto

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En las grandes y medianas empresa además de los de entrada y salida, se lleva un registro para las
comunicaciones internas. Según el volumen de d e comunicaciones y el organigrama de la
empresa, éste puede ser:
* único
o existir tantos como departamentos haya

(Funcionamiento igual al de registros de entrada y salida)

Ejemplos de registro de correspondencia:

RECEPCIÓN, ENVÍO Y REGISTRO DE

CORRESPONDENCIA

Este procedimiento consiste en la recepción/envío de correspondencia (carta, hoja de ruta,

formulario, correspondencia interna) y el registro posterior en el Sistema de Administración de
Correspondencia en ambiente WEB desarrollado para el efecto.

Correspondencia Recibida

Recepción Cualquier tipo de correspondencia dirigida al personal del Centro de Sistemas de

información, será recibida siguiendo los siguientes pasos:

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1. Verificar que la correspondencia esté dirigida al Centro de Sistemas de Información. 2. Verificar

que el sello de recepción esté con la fecha del día. 3. Sellar el documento original y la copia y
firmar ambos ejemplares. 4. Firmar el cuaderno de correspondencia. (En caso que el
departamento de origen no

utilice el Sistema en la WEB y siga con el procedimiento manual). 5. Entregar al Coordinador del
Centro de Sistemas de Información para su

conocimiento, registro y asignación de la tarea.

Registro en el Sistema

El Coordinador del Centro de Sistemas de Información registrará la correspondencia recibida en el

Sistema de la WEB y al mismo tiempo asignará en el sistema el o los responsable(s) de la ejecución
del requerimiento. El número correlativo de correspondencia recibida será anotado en el
documento para su posterior seguimiento.

Correspondencia enviada

Elaboración

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Cada funcionario del Centro de Sistemas de Información elabora sus propias cartas, hojas de ruta y
correspondencia en general, debido a que el departamento no tiene una secretaria asignada.
Solamente aquellos documentos relacionados con adquisiciones, envío de facturas o solicitud de
permiso o vacación, deben llevar el visto bueno del Coordinador del Centro de Sistemas de
Información. Las cartas deben seguir una numeración correlativa, estar impresas en papel
membretado y emitirse en doble ejemplar.

Entrega

La entrega de la correspondencia es también función y responsabilidad de cada funcionario del

Centro de Sistemas en coordinación con el asistente a medio tiempo asignado al departamento,
quien entregará el documento original en el departamento de destino y hará sellar la copia del
mismo.

Registro en el sistema

Una vez que es entregada la correspondencia, el Coordinador del Centro de Sistemas de

información registrará en el Sistema de Administración de Correspondencia, el documento
enviado anotando el número correlativo que emite el sistema en la copia de la correspondencia
enviada.

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Archivo de la correspondencia

Una vez registrada la correspondencia enviada, el Coordinador del C.S.I. devolverá la copia al
asistente para que la guarde en el archivador correspondiente.

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 Conclusión
Recibir, registrar, radicar y controlar todas las comunicaciones oficiales internas, que se reciban o
envíen entre cualquiera de sus dependencias del nivel central y local, a través de los Centros de
recepción y distribución de Comunicaciones es el objetivo primordial de este informe
“Administración Documental”