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Introducción:
La ampliación de las ventas al crédito han sido un factor significativo con relación al
crecimiento económico de varios países. La compra de bienes y servicios con planes de
ventas a plazos, mediante el uso de cuentas a cargo de las negociaciones o con tarjetas
de crédito bancarias, es algo cotidiano para un número cada vez mayor de empresas y
consumidores.
Las empresas conceden crédito a fin de incrementar sus ventas. Sin embargo, es
frecuente que se concentren en estos objetivos y pierdan de vista los costos vinculados
con las decisiones de concesión de crédito.
Esto dio origen a la creación de un departamento de ventas para:
Lógicamente que toda entidad comercial que concede crédito espera a que el cliente
pague el saldo que adeuda; por muy minucioso que sea para otorgar crédito es muy
difícil lograr recuperar la cartera y cobro, aunque sean bien seleccionados los clientes.
Las Cuentas por Cobrar son, al igual que cualquier activo, recursos propiedad de una
organización, los cuales generaran un beneficio en el futuro. Forman parte de la
clasificación del activo corriente. Entre las principales cuentas incluidas en este rubro
figuran las siguientes:
Clientes: Son las cuentas pendientes de pago que se derivan de la actividad normal de
la empresa, ya sea la venta de mercancías o la prestación de servicios de crédito.
Documentos por Cobrar: Esta partida está integrada por los documentos pendientes de
pago que surgen por la venta de mercancías o la prestación de servicios de crédito.
Cuentas por Cobrar a Empleados y Funcionarios: Son las cuentas o documentos que se
originan por préstamos otorgados a los empleados, funcionarios o accionistas de la
empresa.
Deudores Diversos: Son los documentos o cuentas que se originan por transacciones
distintas de las que representan la actividad normal de la empresa.
Efectivo
Cobrar
Producción
ACTIVOS CORRIENTES
CAJA CHICA
BANCOS
INVERSIONES TEMPORALES
CUENTAS POR COBRAR
DOCUMENTOS POR COBRAR
DEUDORES DIVERSOS
IMPUESTOS PAGADOS POR ANTICIPADO
INVENTARIOS
MERCANCIAS EN TRANSITO
ANTICIPO A PROVEEDORES
PAGOS ANTICIPADOS
CICLO DE OPERACIÓN DE ENTIDAD ECONOMICA
INVENTARIO
Salida de Mercancía DE MERCANCIA
Entrada de Mercancía
al
PROVEEDORES
CLIENTES
GASTOS DE
OPERACIÓN
GASTOS Y
PRODUCTOS
FINANCIEROS
OTROS GASTOS
¿FALTANTE
¿EXCEDENTE
DE EFECTIVO?
DE EFECTIVO?
INVERSIONES PASIVO A
TEMPORALES CORTO PLAZO
CAPITAL PASIVO A
CONTABLE LARGO PLAZO
ADQUISICIONES DE
ACTIVO FIJO
Cuentas Incobrables
Es normal que un negocio que vende mercadería y servicios a crédito tenga algunos
clientes que no paguen sus cuentas. Estas cuentas se conocen como incobrables y se
clasifican bajo el nombre de: Estimación Acumulada para Cuentas Incobrables o
Estimación Acumulada para Cuentas de Cobro Dudoso. Se definen como los importes de
las partidas que habrán de considerarse irrecuperables o de difícil cobro, debe
efectuarse un estudio que sirva de base para determinar el valor de aquellas que serán
deducidas o canceladas y estar en posibilidad de establecer o incrementar las
estimaciones necesarias ,en prevención de los diferentes eventos futuros cuantificables
que pudieran afectar el importe de esas cuentas por cobrar, mostrando de esa manera,
el valor de recuperación de los derechos exigibles.
Según, C S Warrren, J, M Reeve, J E Duchac, (2016), Las empresas pueden transferir a
otras el riesgo de las cuentas por cobrar incobrables. Por ejemplo, algunos minoristas
no aceptan ventas a crédito, sino solo al contado o con tarjetas de crédito. Estas políticas
transfieren el riesgo a las empresas de tarjeta de crédito.
Las empresas también venden sus cuentas por cobrar a otras empresas. Esto ocurre a
menudo cuando emiten su propia tarjeta de crédito. Por ejemplo, Macy´s y JCPenney
emitieron tarjetas de crédito propias. La venta de las cuentas por cobrar se llama
factoraje. Al comprador de las cuentas por cobrar se le denomina factor. Una ventaja
del factoraje es que la empresa que vende su cuenta por cobrar recibe de inmediato
efectivo para operaciones y otras necesidades. Asimismo, dependiendo del acuerdo de
factoraje, una parte del riesgo de las cuentas incobrables se transfiere al factor.
Sin tomar en cuenta que tan cuidadosa es una empresa para otorgar crédito, algunas
ventas a crédito serán incobrables. El gasto de operación registrado a partir de las
cuentas por cobrar incobrables se llama gasto por cuentas y documentos incobrables o
gasto de cuentas por cobro dudoso.
No existe una regla general sobre cuando una cuenta se vuelve incobrable. Los
siguientes son algunos indicios:
La fecha de vencimiento de las cuentas por cobrar quedo atrás.
El cliente no responde a los intentos de cobro de la empresa.
El cliente se declara en quiebra.
El cliente cierra su negocio.
La empresa no puede localizar al cliente.
Si un cliente no paga, una empresa puede pasar la cuenta a una agencia de cobranza.
Luego de que la agencia intenta obtener el pago, cualquier saldo restante en la cuenta
se considera sin valor.
Los incrementos o reducciones que se tengan que hacer a las estimaciones, con base en
los estudios de valuación, deberán cargarse o acreditarse a los resultados del ejercicio
en que se efectúen.
El importe del balance se ajusta, utilizando la cuenta: Estimación Acumulada para
Cuentas Incobrables, de naturaleza acreedora, presentada después de la cuenta de
“Clientes “, o “Cuentas por Cobrar”.
Por lo general es difícil determinar cuáles serán los clientes que no pagarán sus cuentas.
Por lo tanto, sí se desea que el importe que aparece en el balance general sea correcto,
es necesario obtener una estimación de las cuentas que con el tiempo se volverán
incobrables.
Cuando se registra el asiento de ajuste para reconocer las perdidas por cuentas malas
del periodo, se usa una estimación de cuentas incobrables o de cobro dudoso. Este
asiento de ajuste se realiza de la forma siguiente:
Para cuantificar el importe de las partidas que habrán de considerarse irrecuperables o
de difícil cobro, debe efectuarse un estudio que sirva de base para determinar el valor
de aquellas que serán deducidas o canceladas:
EJEMPLO 3:
El 31 de Diciembre de 2007, la empresa Texnisa, S, A, recibió la noticia que el cliente
Alpac,S.A,habia quebrados según el Libro Mayor de las Cuentas por
Cobrar,Alpac,S,A,tenía un saldo deudor a la fecha de la quiebra por C$ 45,670.60.
VER RESOLUCION EXPLICADA POR EL DOCENTE.
Nota: En lo general no se cancela como incobrable la cuenta de un cliente, sino hasta
que todas las gestiones de cobro posible han resultado infructuosas.
Cancelación de la Cuenta de Clientes:
Cuando la cuenta de cliente se vuelve incobrable debe eliminarse de los registros
contables. El registro de cancelación se hace de la forma siguiente:
SE CARGA : Estimación Acumulada Cuentas Incobrables.
SE ABONA : Clientes, siempre y cuando la estimación este contabilizada.
EJEMPLO 4.
El 31 de mayo de 2009, la empresa CAAL, S.A, recibió la noticia de que la empresa
“Negocios Múltiples, S.A, se había declarado en quiebra, según el Libro Mayor de la
empresa CAAL, S, A, la empresa Negocios Múltiples, S, A, aparece con un saldo deudor
de C$ 24,560.80.
4. Método de Análisis de las cuentas por cobrar
Según, C S Warrren, J, M Reeve, J E Duchac, (2016), El método de análisis de las cuentas
por cobrar se basa en el supuesto de que entre más tiempo este pendiente una cuenta
por cobrar, menos probable que se cobre. El método de análisis de las cuentas por
cobrar se aplica así:
Paso 1: Se determina la fecha de vencimiento de cada cuenta por cobrar
Paso 2: Se determina el número de días posteriores al vencimiento de cada cuenta. Este
número representa la cantidad de días entre la fecha de vencimiento y la fecha del
análisis.
Paso 3: Se clasifica cada cuenta con base en los días transcurridos después del
vencimiento. Las categorías en las que se puede clasificar una cuenta normalmente son
las siguientes:
1 – 30 días
31 – 60 días
61 – 90 días
91 – 180 días
181 – 365 días
Más de 365 días
Nota: Este ejemplo del método de antigüedad de saldo fue recopilado de guía de estudio
elaborada por el docente MSc. Elvin Arauz Arancivia.
Según, C S Warrren, J, M Reeve, J E Duchac, (2016), los documentos por cobrar son
importes que adeudan los clientes y por los cuales se ha girado un instrumento de
crédito formal por escrito. Si se espera recibir el pago de los documentos por cobrar
dentro de un año. Se clasifican en el balance general como activos corrientes.
Con frecuencia se utilizan documentos para periodos de crédito de más de 60 días. Por
ejemplo, un distribuidor de automóviles puede exigir un pago inicial al momento de la
venta y aceptar un documento o una serie de documentos por el resto. Tales
documentos por lo general contemplan pagos mensuales.
También se utilizan documentos para liquidar la cuenta por cobrar de un cliente. Los
documentos y las cuentas por cobrar que son resultado de transacciones de ventas
también se conocen como cuentas comerciales por cobrar.
INVENTARIO
INTRODUCCION
El inventario constituye las partidas del activo corriente que están listas para la venta,
es decir, toda aquella mercancía que posee una empresa en el almacén valorada al costo
de adquisición, para la venta o actividades productivas.
CONCEPTO DE INVENTARIO:
Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del
negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior
comercialización. Los inventarios comprenden además de las materias primas,
productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los
materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes
fabricados para la venta o en la prestación de servicios, empaques y envases y los
inventarios en tránsito.
La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas
de contabilidad de mercancías, porque la venta del inventario es el corazón del negocio.
El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos
por inventarios, llamados costos de mercancías vendidas, son usualmente el gasto
mayor en el estado de resultados.
Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser esta su principal
función y la que dará origen a todas las restantes operaciones necesitaran de una
constante información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la
apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos
controles.
El capital de trabajo, es decir, la inversión que una empresa realiza en sus activos a
corto plazo, está formado por las partidas que pertenecen a esa sección en el Balance
General, cómo efectivo, cuentas por cobrar, inversiones temporales e inventarios.
Según, Warren Carls S, Reeve, Duchac (2016), los dos objetivos principales del control
de inventarios son:
Por último, los controles para la salvaguarda del inventario deben incluir medidas
para evitar daños y robos de clientes o empleados. Los siguientes son algunos ejemplos
de medidas de seguridad.
Efectivo
Producción
a) Inventario Perpetuo.
a) Costo Específico.
c) Promedio Ponderado.
Determinar el costo de
Métodos de Valuación ventas y el PEPS
Promedio Ponderado
Costos Específicos
Los costos determinados por el método de Promedio Ponderado son afectados por
las compras al principio del periodo, así como al final del mismo, por lo tanto, en un
mercado que tiende al alza, el costo unitario será menor que el costo unitario calculado
corriente, y en un mercado que tiende a la baja dicho costo unitario excederá el costo
corriente.
La presunción de que las existencias más antiguas son comúnmente las primeras en
venderse, está en concordancia con la buena política en materia de adquisición y venta
de mercancías, por supuesto, en la práctica se presentan casos en los que esta
presunción se aparta de los hechos.
Estos métodos nos dan la pauta a que analicemos que ellos deberán ser utilizados
según la situación económica que se tenga en el país ya que de esa forma se
presentarían informes financieros más ajustados a la realidad ya que ellos repercuten
en los costos de ventas y en los saldos de inventarios.
En cambio, utilizando el PEPS nos vemos en el problema de que la utilidad seria mayor
y por lo tanto nos arriesgamos de que por este método pagaríamos más tributo al fisco
con sus repercusiones de liquidez para la institución en hacerle frente a sus necesidades
prioritarias ya sea de compra de inventario o los pagos de gastos cotidiano que tiene
cualquier institución.
Por lo tanto, el Método anterior (PEPS) se deberá de usar en una economía que se
encuentre claramente con tendencia de ir hacia abajo conocido como deflacionaria.
Efectos Financieros:
Existen varias formas para calcular el costo promedio, como el promedio simple, el
promedio móvil, el promedio ponderado, pero en términos generales, mantienen en
común el hecho de dividir el saldo entre las existencias.
Según, Warren Carls S, Reeve, Duchac (2016),se supone que hay flujos de costos
diferentes cuando se utilizan los métodos o formulas de asignación de costos del
inventario PEPS,UEPS y de costo promedio. Como resultado,por lo general los tres
métodos producen cantidades diferentes en los siguientes casos:
El control interno sobre los inventarios es importante porque las mercancías son el
alma de las empresas comercializadoras. Las empresas de éxito cuidan mucho de
proteger sus inventarios.
Contar los inventarios físicamente por lo menos una vez cada año, cualquiera
que sea el sistema que se utilicé.
Mantener procedimientos eficientes de compra, recepción y embarque.
Almacenar los inventarios para protegerlos de robos, daños y deterioro.
Limitar la entrada a los inventarios a personal que tenga acceso a los registros
contables.
Mantener registro de inventarios perpetuos para mercancías con alto costo
unitario.
Comprar inventarios en cantidades económicas.
Mantener en existencia el inventario suficiente para evitar situaciones de falta
de productos, qué conducen a la perdida de venta.
No mantener almacenado un inventario demasiado grande, evitando de esta
forma el gasto de inmovilizar dinero en artículos que no se necesitan.
DEPRECIACIONES
Introducción
DEPRECIACION:
Según, Warren Carls S, Reeve, Duchac (2016), Los activos fijos (activos no corrientes),
con excepción del terreno, con el tiempo pierden su capacidad para proporcionar
servicios. Por lo tanto, los costos de activos fijos, como el equipo y los edificios, deben
registrarse como un gasto durante su vida útil. Este registro periódico del costo de los
activos no corrientes como un gasto se llama depreciación. Debido a que un terreno
tiene una vida ilimitada, no se deprecia.
CAUSAS DE LA DEPRECIACION:
Todos los activos, excepto los terrenos, se desgastan conforme se utilizan. Por
ejemplo, el camión de reparto de la empresa ENILAC, S, A, tan solo funcionara cierto
número de kilómetros antes de quedar inservible. A medida que conduce el camión,
este uso forma parte de lo que causa la depreciación. Además, los factores físicos, como
la edad y el clima, llegan a ocasionar la depreciación de los activos.
1. Costo.
El Costo es conocido, incluye todos los rubros que se hayan gastado para que ese
activo realice la función que se pretende. Los otros dos factores son estimaciones.
La Vida Útil Estimada es la longitud del periodo de servicio que se espera del activo.
La vida útil se puede expresar en años, unidades, producción o kilómetros. Para cada
activo, la meta es definir la vida útil estimada con la medida (años, unidades, etcétera)
que mejor represente el declive o el uso del activo. Por Ejemplo, la vida de un edificio se
expresa en años; la vida de un camión, en el número de kilómetros que recorre, y la vida
de una fotocopiadora Epson, en el número de copias que produce.
Existen numerosos métodos para calcular los cargos periódicos, entre los que
tenemos, Horas Hombres, Horas Maquinas, el de Línea Recta y el de la suma de los
Dígitos de los años.
1.-Método de Línea Recta (MLR): El método de línea recta se aplica a cada año o
periodo de uso del activo se le asigna un importe igual de depreciación. El costo
depreciable entre la vida útil en años es el gasto anual por depreciación
Formula:
Formula:
Bajo el supuesto que un activo fijo tiene una vida útil de 8 años, súmense los números
que representan los periodos de vida y tendremos la formula siguiente:
Formula:
Denominador = 1 + 2 + 3 +4 + 5 + 6 + 7 + 8 = 36
Formula:
4.- Método del Doble Saldo Decreciente: El doble saldo decreciente es uno de los
métodos de depreciación acelerada. Un método de depreciación acelerada cancela un
importe relativamente mayor del costo del activo cerca del inicio de su vida útil en
comparación con el método de línea recta. La depreciación del doble saldo decreciente
calcula la depreciación anual multiplicando el valor en libros del activo por un porcentaje
constante que es dos veces la tasa de depreciación en línea recta.
Durante el primer año, el valor del equipo en libros es su costo inicial de C$24,000.00. Después de
primer año, disminuye el valor en libros (el costo menos la depreciación acumulada) y, por lo tanto
también disminuye la depreciación. A continuación, se presenta la depreciación de doble sald
decreciente durante la vida completa de cinco años del equipo.
Cuando se utiliza el método del doble saldo decreciente, no se considera el valor residual estimado. Si
embargo, el activo no debe depreciarse por debajo de ese valor. En el ejemplo anterior, el valor residua
estimado fue de C$2,000.00. Por lo tanto, la depreciación durante el quinto año es de C$1,110.4
(C$3,110.40 – 2,000.00) en lugar de C$1,244.16 (40% X C$3,110.40).
Valor en
Depreciación Tasa de Valor en
libros al Depreciación
acumulada al doble saldo libros al final
inicio del por año
inicio del año decreciente del año
año
Año Costo
1 24,000.00 24,000.00 40% 9,600.00 14,400.00
2 24,000.00 9,600.00 14,400.00 40% 5,760.00 8,640.00
3 24,000.00 15,360.00 8,640.00 40% 3,456.00 5,184.00
4 24,000.00 18,816.00 5,184.00 40% 2,073.60 3,110.40
5 24,000.00 20,889.00 3,110.40 1,110.40 2,000.00
Igual que con la depreciación en línea recta, si un activo se usa solo una parte del año, se prorratea l
depreciación anual. Por ejemplo, suponga que el equipo anterior se compró y puso en servicio el 1 d
octubre. La depreciación durante el año que concluye el 31 de diciembre seria de C$2,400.00, calculad
como se muestra a continuación:
Con frecuencia los ingresos de un activo son mayores en los primeros años de su uso que en los último
En tales casos, el método de doble saldo decreciente ofrece una buena conciliación del gasto po
depreciación con los ingresos que genera el activo.
Para registrar la venta, debe hacerse un asiento cargando a caja el importe recibido,
cargo a la cuenta de Depreciación Acumulada por su saldo acreedor individual (el
correspondiente a la unidad vendida), crédito a la cuenta de Activo por el costo de la
unidad y débito o crédito a una cuenta de resultados para registrar la pérdida o ganancia
obtenida en la venta.
Para los siguientes ejercicios se pide que aplique los Métodos de Depreciación
conocidos por usted:
Según, Warren Carls S, Reeve, Duchac (2016), Los tres métodos de depreciación se
resumen en la siguiente figura. Todos asignan una parte del costo total de un activo a
un periodo contable, y al mismo tiempo nunca deprecian un activo por menos de su
valor residual.
Las patentes, los derechos de autor, las marcas registradas y el crédito mercantil (o
fondo de comercio) son activos de larga duración que se utilizan en las operaciones de
un negocio o empresa y no se venden. Se conocen como activos intangibles porque no
existen físicamente.
Patentes: Las empresas de manufactura pueden adquirir los derechos exclusivos para
producir y vender bienes con una o más características singulares. Tales derechos se
conceden por medio de patentes, que el gobierno expide en favor de los inventores.
Estos derechos se mantienen vigentes durante 20 o más años. Un negocio o empresa
puede comprar los derechos de patente a otros, o puede obtenerlos por medio de
investigación y desarrollo propios.
La amortización de una patente se calcula por lo general con el método de línea recta,
y se registra con cargo en una cuenta de gastos de amortización y un abono en la cuenta
de patentes. Normalmente no se utiliza una cuenta complementaria de activo para los
activos intangibles.
Derechos de Autor: Los derechos exclusivos para publicar y vender una composición
literaria, artística o musical se conceden mediante una reserva de derechos de autor.
Estos son emitidos por el gobierno y tienen bastante duración y se prolongan muchas
veces después del fallecimiento del autor. Sus costos incluyen los de creación de la obra,
más cualquier otro costo para obtener los derechos de autor. Los derechos adquiridos
se registran con el precio pagado por ellos y se amortizan durante sus vidas útiles
estimadas.