Vous êtes sur la page 1sur 14

CHAPTER 1

Project Management Concepts

LEARNING OBJECTIVES
This chapter presents an overview of project management concepts.  Based on this chapter, 
the students should understand:

•  the definition of a project and its attributes
•  the key constraints within which a project must be managed
•  how a project is “born”
•  the life of a project
•  the steps involved in the project management process
•  the benefits of project management

TEACHING STRATEGIES
1. Let the students know that this course isn’t only for project managers.  It is also 
for anyone involved in working on a project.
2. Stress to them that what makes projects successful are the people involved.  In 
order for this class to be successful they must actively be involved.
3. Encourage all students to participate by asking them to identify projects they 
have been involved in during their life.
4. For each project ask them what the objective was, what the constraints were, 
what the schedule was, and what resources were used.
5. Ask them if they can identify any project managers in the real world.  If they get 
stuck, give them some hints like to think about sports or music.
6.  Ask your students to discuss something they did during the past summer or 
winter break, such as take a vacation, go to a concert, or watch a play.  
7. Ask them how those activities relate to project management.

CHAPTER 1/Project Management Concepts 1
8.  The web exercises in this chapter are very important.  They involve the 
investigation of the Project Management Institute’s web site. Inform the class 
that since it was founded in 1969, the Project Management Institute (PMI) has 
grown to nearly 25,000 members worldwide, and it has a mission to reach 
100,000 members by the year 2002. Pennsylvania­based PMI is, by far, the 
leading nonprofit professional association in the area of project management. It 
establishes standards, sponsors seminars, develops educational programs, has a 
professional certification program, and publishes Project Management Journal 
and PM Network. It has an excellent Web site for project management.  They 
can have some fun with this site.

LECTURE OUTLINE
1.  Real­World Examples
A. Vignette: Project Management for Better Health

• Pat Ryan, CIO for the Interior Health Authority (IHA) in British
Columbia, uses project management to implement major IT projects.
• IHA formed five years ago to manage and deliver insured health
services to ten provinces and three Canadian territories.
• Ryan has two goals:
i. 1st goal—to integrate over 100 independent financial applications
into one system (Business Systems Implementation—BSI)
a. BSI project- estimated cost Can$3.2 million
b. Will save IHA Can$4.3 million annually
ii. 2nd goal—to consolidate and standardize electronic health records
(Clinical Systems Implementation—CSI)
• CSI project- estimated cost Can$20 million
• Ryan established executive support for both objectives.
• Created project teams for both projects
• BSI project took 14 months—completed on time and under budget
• CSI project is being implemented by phases geographically. So far,
about 70% of IHA’s physicians already use CSI system.
• Results of both projects: cost savings and higher user satisfaction

B. Vignette: Making Movies

• Masaffar Ali, well-known Indian filmmaker, was in the process of


making “Zooni” in January 1989.
• Ali was forced to stop work on his dream when violence broke out
where he was filming.
• 14 years later, the region has become more peaceful—Ali can finish his
movie.
• With project management in mind, how should Ali go about reaching
his goal?

2 CHAPTER 1/Project Management Concepts
• A large scale project needs: to stay on schedule, and stay within
budget.
• Advice from Debbie Brubaker, producer of Sundance film
“Dopamine,” —management team needs a “script breakdown”
• “Script breakdown:” tasks and factors that help determine schedule
and budget (examples: number of filming locations, stunts, special
effects etc.)
• Open communication between assistant director and production
manager is essential.
• Ali intends to finish his film within a year. Using effective project
management principles, he should be able to do so.

These are great short stories that can get the class discussion moving forward.  Each of 
these projects (successful or a failure) should have included serious planning, scheduling, 
organization, teamwork, communications, and leadership—all of which will be discussed in
detail in this course.

2.  Attributes of a Project
A project is an endeavor to accomplish a specific objective through a unique set of 
interrelated tasks and the effective utilization of resources. The following attributes help 
define a project: 

A. A project has a well­defined objective—an expected result or product. The 
objective of a project is usually defined in terms of scope, schedule, and cost. 
Furthermore, it is expected that the work scope will be accomplished in a quality
manner and to the customer’s satisfaction.
B. A project is carried out through a series of interdependent tasks in a certain 
sequence in order to achieve the project objective.
C. A project utilizes various resources to carry out the tasks. 

D. A project has a specific time frame ­ a start time and a date by which the 
objective must be accomplished. 
E. A project may be unique or one­time such as developing a new product.

F. A project has a customer that provides the funds necessary to accomplish the 
project.  In a business setting, the customer can be internal or external to your 
organization.
G. Finally, a project involves a degree of uncertainty based on certain assumptions
and estimates the project budget, schedule, and work scope. 

CHAPTER 1/Project Management Concepts 3
3.  Examples of Projects
Get your students to list as many examples of real projects as they can.  For each one listed 
discuss some of the attributes listed above.  Some examples are:

A.  Planning a wedding
B.  Designing and implementing a computer system
C.  Hosting a holiday party
D.  Designing and producing a brochure
E.  Executing an environmental clean­up of a contaminated site
F. Holding a high school reunion
G. Performing a series of surgeries on an accident victim

4.  Constraints
The successful accomplishment of the project objective is usually constrained by four 
factors: scope, cost, schedule, and customer satisfaction.

A. The scope of a project—also known as the project scope or the work scope—is
all the work that must be done in order to satisfy the customer that the 
deliverables (the tangible product or items to be provided) meet the requirements
or acceptance criteria agreed upon at the onset of the project. 
B. The cost of a project is the amount the customer has agreed to pay for acceptable
project deliverables. The project cost is based on a budget that includes an 
estimate of the costs associated with the various resources that will be used to 
accomplish the project.
C. The schedule for a project is the timetable that specifies when each activity 
should start and finish. The project objective usually states the time by which the
project scope must be completed in terms of a specific date agreed upon by the 
customer and the individual or organization performing the work.
D. The objective of any project is to complete the scope within budget by a certain 
time to the customer’s satisfaction. To help assure the achievement of this 
objective, it is important to develop a plan before the start of the project; this 
plan should include all the work tasks, associated costs, and estimates of the 
time necessary to complete them. 

4 CHAPTER 1/Project Management Concepts
5.  Unforeseen Circumstances
Once a project is started, unforeseen circumstances may occur that jeopardize the 
achievement of the project objective with respect to scope, cost, or schedule.

A. The challenge to the project manager is to prevent, anticipate, and/or overcome 
such circumstances in order to complete the project scope on schedule, within 
budget, and to the customer’s satisfaction. 
B. Good planning and communication are essential to prevent problems from 
occurring and to minimize their impact.
C.  Ultimately, the responsibility of the project manager is to make sure the 
customer is satisfied. This goes beyond just completing the project scope within 
budget and on schedule. It requires ongoing communication with the customer.

6.  The Project Life Cycle
Projects are “born” when a need is identified by the customer.  As the project moves 
through its life cycle, different organizations, individuals, and resources play dominant 
roles. Project life cycles vary in length from a few weeks to several years, depending on the 
content, complexity, and magnitude of the project.  Not all projects formally go through all 
four phases of the project life cycle.

A. The first phase of the project life cycle involves the identification of a need, 
problem, or opportunity and can result in the customer’s requesting to address 
the identified need or solve the problem. 
1. The need and requirements are usually written up by the customer in a 
document called a request for proposal (RFP). 
2.  Through the RFP, the customer asks individuals or internal or external 
contractors to submit proposals on how they might solve the problem, 
along with the associated cost and schedule.
B. The second phase of the project life cycle is the development of a proposed 
solution to the need or problem. 

1. This phase results in the submission of a proposal to the customer by 
one or more individuals or organizations (contractors). 

CHAPTER 1/Project Management Concepts 5
2. After the customer evaluates the submissions and selects the winning 
proposal, the customer and the winning contractor negotiate and sign a 
contract (agreement). 
3. In many situations, a request for proposal may not involve soliciting 
competitive proposals from external contractors. A company’s own 
internal project team may develop a proposal in response to a 
management­defined need or request.
C. The third phase, referred to as performing the project, involves doing the 
detailed planning for the project and then implementing that plan to accomplish 
the project objective. 
1. During the course of performing the project, different types of resources 
will be utilized.
2. This phase results in the accomplishment of the project objective.
D. The final phase of the project life cycle is terminating the project. 
1. When a project is completed, certain close­out activities need to be 
performed, such as confirming that all deliverables have been provided 
to and accepted by the customer, that all payments have been collected, 
and that all invoices have been paid. 
2. An important task during this phase is evaluating performance of the 
project in order to learn what could be improved if a similar project were 
to be carried out in the future. 
3. This phase should include obtaining feedback from the customer.

Discuss Figure 1.2 and the effort and time involved in each phase.

7.  The Project Management Process
The project management process means planning the work and then working the plan.  
A baseline plan must be established that provides a roadmap for how the project scope will 
be accomplished on time and within budget. This planning effort includes the following 
steps:

A. Clearly define the project objective. 

6 CHAPTER 1/Project Management Concepts
B. Divide and subdivide the project scope into major “pieces,” or work packages.
A work breakdown structure usually identifies the organization or individual 
responsible for each work package.  Display and briefly discuss Figure 1.3.
C. Define the specific activities that need to be performed for each work 
package in order to accomplish the project objective.
D. Graphically portray the activities in a network diagram.  Display and discuss
briefly Figure 1.4.
E. Make a time estimate for how long it will take to complete each activity. It is 
also necessary to determine which types of resources and how many of each 
resource are needed for each activity.

F. Make a cost estimate for each activity. The cost is based on the types and 
quantities of resources required for each activity.
G. Calculate a project schedule and budget to determine whether the project can 
be completed within the required time, with the allotted funds, and with the 
available resources. If not, adjustments must be made to the project scope, 
activity time estimates, or resource assignments.  Display and briefly discuss 
Figures 1.5 and 1.6.

Planning determines what needs to be done, who will do it, how long it will take, and how 
much it will cost.  Taking the time to develop a well­thought­out plan is critical to the 
successful accomplishment of any project.

8.  Controlling Projects
Once a baseline plan has been established, it must be implemented. This involves 
performing the work according to the plan and controlling the work so that the project 
scope is achieved within the budget and schedule, to the customer’s satisfaction.

A. Once the project starts, it is necessary to monitor progress to ensure that 
everything is going according to plan. At this stage, the project management 
process involves measuring actual progress and comparing it to planned 
progress. 
B. If, at any time during the project, comparison of actual progress to planned 
progress reveals that the project is behind schedule, overrunning the budget, or 
not meeting the technical specifications, corrective action must be taken to get 
the project back on track. 

CHAPTER 1/Project Management Concepts 7
C. Before a decision is made to implement corrective action, it may be necessary to
evaluate several alternatives.
D. The key to effective project control is measuring actual progress and comparing 
it to planned progress on a timely and regular basis and taking corrective action 
immediately, if necessary.

9.  Benefits of Project Management
A. The ultimate benefit of implementing project management techniques is having 
a satisfied customer.
B. Completing the full project scope in a quality manner, on time, and within 
budget provides a great feeling of satisfaction. 
C. It could lead to additional business.
D. Successful projects can expand your career opportunities. 
E. You feel the satisfaction of being on a winning team. 
F. Through the project you expand your knowledge, enhance your skills, and 
prepare for more complicated projects.
G.  When projects are successful, everybody wins!

QUESTIONS
1. Define project.
A project is an endeavor to accomplish a specific objective through a unique 
set of interrelated tasks and the effective utilization of resources. 

2. Define the term project objective and give some examples.
A project has a well­defined objective—an expected result or product. The 
objective of a project is usually defined in terms of scope, schedule, and cost.
Furthermore, it is expected that the work scope will be accomplished in a 
quality manner and to the customer’s satisfaction.

An example would be to produce 5000 two page, marketing brochures by 
July 1 for a cost of $15,000.

3. List some examples of resources that are used on a project.
People, equipment, money, materials, etc.

8 CHAPTER 1/Project Management Concepts
4. What role does a customer have during the project life cycle?
The customer is the entity that provides the funds necessary to accomplish 
the project.  They should be involved throughout the life cycle.

5. What aspects of a project might involve some degree of uncertainty? Why?
Many aspects can have some degree of uncertainty, such as the schedule or 
the budget.  An unexpected snowstorm may delay a highway construction 
project and increased lumber rates may increase the cost of building a new 
home.

6. Define scope, schedule, cost, and customer satisfaction. Why are these 
considered to be constraints?
The scope of a project is all the work that must be done in order to satisfy 
the customer that the deliverables meet the requirements or acceptance 
criteria agreed upon at the onset of the project. 

The cost of a project is the amount the customer has agreed to pay for 
acceptable project deliverables. The project cost is based on a budget that 
includes an estimate of the costs associated with the various resources that 
will be used to accomplish the project.

The schedule for a project is the timetable that specifies when each activity 
should start and finish. The project objective usually states the time by which
the project scope must be completed in terms of a specific date agreed upon 
by the customer and the individual or organization performing the work.

Customer Satisfaction is the level to which the customer is pleased with the
end result of the project.

The objective of any project is to complete the scope within budget by a 
certain time to the customer’s satisfaction.  Any of these four factors can put 
limitations on the final product.

7. Why is it important to satisfy the customer?
The customer is the one who is paying for the project.  Unsatisfied customers
have been known to withhold payments, never call you again for repeat 
business, and spread the word of their dissatisfaction.  On the other hand, a 
satisfied customer will do the opposite of those things.

CHAPTER 1/Project Management Concepts 9
8. List and describe the main phases of the project life cycle.
The first phase of the project life cycle involves the identification of a need, 
problem, or opportunity and can result in the customer’s requesting to 
address the identified need or solve the problem.

The second phase of the project life cycle is the development of a proposed 
solution to the need or problem. 

The third phase, referred to as performing the project, involves doing the 
detailed planning for the project and then implementing that plan to 
accomplish the project objective.

The final phase of the project life cycle is terminating the project.

9. List and describe the steps required to develop a baseline plan.
A.  Clearly define the project objective. 
B.  Divide and subdivide the project scope into major “pieces,” or work 
packages. 
C.  Define the specific activities that need to be performed for each work 
package in order to accomplish the project objective.
D.  Graphically portray the activities in a network diagram. 
E.  Make a time estimate for how long it will take to complete each activity. 
It is also necessary to determine which types of resources and how many 
of each resource are needed for each activity.
F.  Make a cost estimate for each activity. The cost is based on the types and 
quantities of resources required for each activity.
G.  Calculate a project schedule and budget to determine whether the project 
can be completed within the required time, with the allotted funds, and 
with the available resources. If not, adjustments must be made to the 
project scope, activity time estimates, or resource assignments.

10. Why must a manager monitor the progress of a project? What can be done if a 
project is not proceeding according to plan?
Once the project starts, it is necessary to monitor progress to ensure that 
everything is going according to plan. At this stage, the project management 
process involves measuring actual progress and comparing it to planned 
progress.  If, at any time during the project, comparison of actual progress to 

10 CHAPTER 1/Project Management Concepts
planned progress reveals that the project is behind schedule, overrunning the 
budget, or not meeting the technical specifications, corrective action must be
taken to get the project back on track.  Before a decision is made to 
implement corrective action, it may be necessary to evaluate several 
alternatives, such as adding more resources or extending the schedule.

11. List some benefits of using project management techniques.
A.  The ultimate benefit of implementing project management techniques is 
having a satisfied customer.
B.  Completing the full project scope in a quality manner, on time, and 
within budget provides a great feeling of satisfaction. 
C.  It could lead to additional business.
D.  Successful projects can expand your career opportunities. 
E.  You feel the satisfaction of being on a winning team. 
F.  Through the project you expand your knowledge, enhance your skills, 
and prepare for more complicated projects.
G.  When projects are successful, everybody wins!

12. Consider a project in which you are currently involved or in which you have 
recently been involved.  
  a. Describe the objectives, scope, schedule, cost, and any assumptions made.
b. Where are you in the project life cycle?
c. Does this project have a baseline plan? If yes, describe it. If not, create it.
d. Are you or is anyone else monitoring the progress of the project? If so, how?
If not, how could you do so?
e. Describe some unexpected circumstances that could jeopardize the success 
of the project.
f. Describe the anticipated benefits of the project.

Answers to this question will vary depending on the student.

WORLD WIDE WEB EXERCISES
The World Wide Web Exercises can be a very valuable part of this course.  You should 
assign these exercises to your students as homework or complete them with students in a 
computer lab.

CASE STUDY #1 A NOT­FOR­PROFIT ORGANIZATION
CHAPTER 1/Project Management Concepts 11
This case study involves a Board of Directors meeting for a local not­for­profit organization
that collects, buys, and distributes food for the needy.  Their funds are almost exhausted and
the demand for service is growing.

Answers to Case Questions
1. What are the needs that have been identified?
They need to find a way to get more funds.
They need more volunteers.
They need more space.
They need another refrigerator.
2. What is the project objective?
At this point they don’t all agree on the objective.
3. What assumptions, if any, should be made regarding the project to be 
undertaken?
You must always be careful when making assumptions.  However, the
following statements are made in the case study.  Some may or may not 
actually be true.
They will run out of funds in two months.
The local government is not able to provide additional funds.
The demand is increasing.
They need more space, more volunteers, and another refrigerator.
They get some food donations, but maybe not on a regular basis.
4. What are the risks involved in the project?
If the statements in the story are true, then the risk of not succeeding with
this project is that the organization will have to shut down.

Group Activity
This is a perfect out­of­class assignment.  See the homework section for how to use this 
activity.

CASE STUDY #2 E­COMMERCE FOR A SMALL SUPERMARKET
This case study involves a small supermarket in a rural town with a large and growing 
elderly population.  The owners are discussing the possibility of putting their operation on­
line.

Answers to Case Questions
1. What are the needs that have been identified?

12 CHAPTER 1/Project Management Concepts
They believe that putting their grocery store on­line will bring increased sales.
2. What is the project objective?
At this point it is not that clear.
3. What are some things Matt and Grace should do before they talk with the 
consultant?
They must list and possibly test some of their assumptions.  You must 
always be careful when making assumptions.  However, the following 
statements are made in the case study.  Some may or may not actually be 
true.
They can increase sales by putting their operation on­line.
There is a demand for on­line services.
The benefits of doing this will out­weigh the costs.
4. What should the consultant tell Matt and Grace?
An honest consultant would determine the feasibility of this project.  It might
very well not be feasible, but it is very possible that the consultant will just 
give them a price for building the system.

Group Activity
Have two students act out the parts of Matt and Grace.

HOMEWORK

1. Have them read the Real­World Vignette about the Department of Energy and 
discuss the attributes of the project.
2. Have them read the chapter and answer all of the Reinforce Your Learning 
questions and the questions at the end of the chapter.
3. Put them in groups of 4 and have each group perform the group activity:

Contact a local not­for­profit organization in your community. Tell them that
you are interested in learning about their operations. Ask them to describe a 
project that they are currently working on. What is the objective? The 
constraints? The resources? The budget? The schedule?

If possible, have each team contribute a few hours to the project. Through 
this process they will be helping someone in need and learn about a real­
world project at the same time. Have each group prepare a report that 

CHAPTER 1/Project Management Concepts 13
summarizes the project and what they learned from this experience.  Give 
them about three weeks for this effort.

14 CHAPTER 1/Project Management Concepts