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Cadena de abastecimiento
inteligente
Actualmente, el SCM se considera un elemento estratégico y uno de los
factores críticos de éxito para muchas empresas.
Carlos Baeza, Presidente de Logistika Labs
E l término administración de la cadena de abastecimiento (SCM por sus siglas en inglés) es relativamente
reciente. De hecho hace algunas décadas ese eslabón de la cadena de valor se delegaba en un grupo de al-
macenistas con limitado nivel profesional. Hoy, por el éxito de Wal-Mart, Zara, UPS y otros pioneros, SCM ha
podría dejar aún pendiente el análisis de rentabi- deseado. Para ello es necesario contar con las herra-
lidad y su relación con la contabilidad, por lo que mientas que faciliten la toma rápida de inventarios
es necesario integrarlo al back office administrativo de sus clientes, que permitan a los vendedores el
para que pueda costear las promociones, cargar y cálculo de pedidos sugeridos para enfocar sus mejo-
descargar las cuentas por pagar a proveedores y las res esfuerzos en aquellos productos requeridos, te-
cuentas por cobrar a clientes, liquidar las cajas e in- ner la disponibilidad de reportes que le permitan al
ventarios de las tiendas y de los camiones de repar- vendedor conocer el avance de su gestión durante el
to. Esta flexibilidad no es sencilla para el back office día o poder visualizar el historial de compras de los
logístico, en el que recae la eficacia operacional de clientes desde la caja registradora o del handheld son
las actividades de mercadeo, desde alistar (picking) hoy parte del proceso indispensable de una gestión
los pedidos con y sin promociones, administrar los informada. Distribuidora Irex es un buen ejemplo en
inventarios promocionales, recordar fechas de cie- el cual la incorporación de elementos informáticos
rre de promociones y automatizar los procesos de (software) ha logrado una gestión de ventas más
ventas frente al cliente. Temas todos necesarios informada y automatizada reduciendo tiempos de
para un adecuado control. atención en cada cliente y mejorando la efectividad
de la visita de los vendedores.
Sorprende que todavía grandes empresas de-
tallistas (y aquí hablamos de grandes empresas
también en Europa y Estados Unidos), obliguen a
sus clientes a desplazarse varios kilómetros para
comprar un artículo que debió haberse podido fac-
turar en la tienda más conveniente, demostrando
su incapacidad de visualizar y vender artículos que
están físicamente ubicados en tiendas vecinas. Ob-
viamente los clientes preferirán ir a las tiendas de la
competencia antes de incomodarse.
Logística reversa
Gestión de ventas Aquellas fechas donde los fabricantes y distri-
Décadas atrás los vendedores se caracterizaban buidores no aceptaban devoluciones son cosa del
por sus relaciones personales más que por sus dotes pasado. Hoy, debido a que ésta es una práctica co-
analíticos. Hoy la gestión de venta exige a los ven- mún, el tema de las devoluciones implica procesos
dedores el uso provechoso de información relevante muy complicados para los departamentos logísti-
para gestionar ventas cruzadas, por ejemplo: suge- cos. Sin duda es una de las áreas complejas ya que
rir un maletín a la hora de vender una laptop, ven- los sistemas contables y logísticos normalmente es-
der productos complementarios como el software tán concebidos para trabajar en una sola dirección:
para la laptop y sugerir productos sustitutos como de la fábrica hacia el consumidor.
otro modelo de laptop en caso de limitaciones pre- Elementos importantes en la práctica, por ejem-
supuestarias del cliente o ante faltantes del modelo plo para una empresa distribuidora, podrían ser: ¿es
un producto vencido o a punto de vencerse?, ¿está usualmente cortos. Esto genera un serio problema
dañado su empaque?, ¿se puede reprocesar?, ¿hay al tratar de analizar el comportamiento de las ven-
que destruirlo?, ¿está en buen estado?, ¿está en pe- tas y proyectar los volúmenes de compra para la
ríodo de garantía? y ¿dónde se van a almacenar las próxima temporada. La implantación de un sistema
devoluciones para no perder su trazabilidad?. Una logístico le permitió a Payless Shoesource en Perú
devolución también tiene implicaciones contables: administrar mejor sus inventarios de zapatos ma-
¿qué porcentaje del costo lo asumirá el fabricante?, nejando temas propios de la moda como son curvas
¿a qué precio se le vendió al cliente el producto de- de tallas, colecciones y estilos.
vuelto?, ¿era parte de un paquete promocional?,
¿cuáles son las facturas asociadas a los productos Uno de los principales
devueltos? y ¿a qué precio se deben emitir las notas obstáculos es el nivel educativo
de crédito? Sin duda, una devolución tienen impli- del personal que interactúa con
caciones directas que deben ser parte del diseño de
los clientes (dependientes de
la cadena de abastecimiento.
tiendas, vendedores ruteros),
por lo que se requieren rutinas
Manejo de bienes durables y moda
sencillas y automatizadas para
Existen empresas con operaciones logísticas más
complejas que otras. Dos buenos ejemplos son:
sacar provecho a esos segundos
A) Bienes durables que están compuestos de va- tan valiosos.
rios artículos (por ejemplo un proyector audiovisual
tiene un control remoto, baterías, cable de vídeo, Descentralización
cable eléctrico, un maletín, etc.) los cuales confor- Era mucho más sencillo el quehacer del comer-
man un kit o se pueden vender por separado. Una ciante cuando sólo tenía que manejar los inventa-
empresa que se precia de un buen servicio debe sa- rios de una tienda en la que él y su familia trabaja-
ber manejar kits y asociar los distintos componen- ban doce horas diarias, así que el control visual era
tes a un producto padre. Y la complejidad aumenta rudimentario pero exacto. Hoy las cadenas deta-
cuando a cada uno de estos productos padres se le llistas deben visualizar sus inventarios (que repre-
asocia un número de serie y una garantía de funcio- sentan del 50% al 80% de sus activos) en una gran
namiento que tiene una fecha de caducidad. Tal es cantidad de países y regiones, con el obstáculo de
el caso de Distelsa, cadena de tiendas al detalle de la baja calidad de las comunicaciones en nuestros
electrodomésticos de Guatemala y El Salvador, que países emergentes.
logró automatizar esta complejidad con una solu- En este momento, los sistemas de última gene-
ción que integra los POS con sus almacenes. ración permiten que un transportista al entregar un
B) Moda. Los modistos al diseñar les importa pedido proveniente del centro de distribución re-
poco la complejidad operativa que causan. La va- ciba una orden en su handheld de que debe retirar
riedad de tallas, sexo, edades, colores y estilos es una lista de productos de una tienda y entregarlo en
apenas el inicio del problema, ya que el back office una tienda vecina. Esta orden automática proviene
debe tomar en cuenta que son SKU no repetibles y de un algoritmo que anticipa que una de las tien-
que debe manejar colecciones con períodos de vida das tendrá faltantes en el corto plazo y que hay otra
con exceso de inventarios de una talla o modelo. Dado que en un almacén automatizado todos
Son pocas las empresas que pueden manejar pro- los anaqueles están mapeados tridimensionalmen-
cesos automáticos de balanceo de tiendas ya que la te es factible medir el volumen que un producto
mayoría opera con diseños de distribución radial en en particular ocupó a lo largo de un cierto perío-
lugar de un modelo tela de araña. Super Baterías, do. Esta funcionalidad permite estimar el espacio
PYME enfocada en la comercialización de baterías ocupado por una categoría de productos y facturar
y repuestos automotrices, cuenta con una solución alquileres asociados con los espacios efectivamente
RMS (retail management system) que hasta hace ocupados introduciendo la variable metros cúbicos
poco solo podían tener empresas multinacionales. (m3) de espacio ocupado por hora.
Igualmente un vendedor de una distribuido- Esta misma funcionalidad también se puede
ra debería tener la capacidad de transmitir desde usar en tiendas al detalle para detectar, no sólo
su handheld frente al cliente la orden de alisto al si hubo productos faltantes sino, durante cuánto
almacén más cercano y previamente haber consul- tiempo estuvo la tienda sin ese producto. De esa
tado el límite de crédito de ese cliente. Si no lo pue- forma se pueden estimar de una manera más exacta
de hacer, el jugador más rápido colocará el pedido. las ventas perdidas y/o el incremento en las ventas
Este caso es típico en el sector farmacéutico ya que de productos sustitutos.
los fabricantes de drogas usan varios distribuidores Igualmente en una cadena de tiendas es posi-
que tienen la potestad de atender la misma clientela ble disparar automáticamente en el handheld de
por lo que compiten por velocidad y precio. Corpo- los almacenistas la decisión de reponer en anaque-
ración Cefa ha logrado reducir significativamente el les cuando la caja registradora lee un producto que
tiempo de despacho a farmacias con una solución alcanza el lote mínimo. Nótese que la decisión de
de automatización de fuerzas de ventas móviles reabastecimiento debería ser enviada al almacén
(SFA) que ha implementado en cuatro países de de la tienda, al centro de distribución o a otra tien-
Centroamérica. da vecina. Solamente así el departamento logístico
de una empresa puede asegurar el balanceo de in-
Administración de almacenes y tiendas ventarios.
La feroz rivalidad entre competidores obliga a Así que hoy en día una empresa intensiva en in-
continuas reducciones de costos de operación y de ventarios está obligada a instalar procesos automá-
gastos de capital por lo que los gerentes buscan una ticos de administración de almacenes (WMS). Un
mayor productividad del personal logístico y una buen WMS debe ofrecer al menos:
mejor utilización del real estate (espacios de alma- • Administración de tareas de almacenistas y su-
cén) y del equipo de transporte. pervisores.
• Restricciones de almacenamiento (ejemplo:
distancia mínima entre detergentes y harinas).
• Fechas de vencimiento, cuarentena y lotes.
• Administración logística de promociones.
• Facilidad de movimiento de grupos de mercan-
cía a través del uso de licencias (contenedores
lógicos de inventario).
• Reabastecimiento Interno automático (traslado dispongan de una suite con al menos las siguientes
de mercancía de zonas de bultos a unidades). tres soluciones:
• Procesos automáticos de armado de rutas, des- 1. Warehouse Management System (WMS). Para
empaque y reempaque. automatizar y administrar las tareas de centros
• Visualización de espacios disponibles en ca- de distribución, almacenes y patios
miones designados mientras se están hacien- 2. Retail Management System (RMS). Para au-
do labores de alisto de rutas. tomatizar y administrar procesos logísticos y
• Tomas de inventarios para auditoría (conteos a comerciales en cadenas de tiendas al detalle
ciegas o informados). 3. Sales Force Automation (SFA). Para automati-
• Manejo de devoluciones. zar y administrar procesos logísticos y comer-
• Zonas virtuales y reales. ciales de ventas móviles
• Inteligencia de negocios que permita generar Con esta suite todos los departamentos de las
reportes en tiempo real de utilización de es- empresas (logística, ventas, mercadeo y contabili-
pacios. dad) pueden coordinarse mejor. Un buen uso de
Servica, operador logístico tipo 3PL en Centro- este tipo de soluciones les ha permitido a un nu-
américa, ha podido comprobar los beneficios de meroso grupo de empresas de la región tener un
automatizar con un WMS las operaciones de sus significativo impacto en:
almacenes con una significativa reducción de fal- a) Reducir inventarios.
tantes, mejor aprovechamiento del real estate, ma- b) Aumentar ventas.
yor productividad de sus almacenistas y mejores c) Minimizar las ventas perdidas.
niveles de servicio a sus clientes. d) Mejorar la satisfacción de los clientes.
e) Mejorar el control de la gestión en almacenes.
La limitación de SCM en empresas de f) Flexibilizar y controlar sus actividades promo-
países emergentes y la búsqueda cionales.
de soluciones integradas g) Mejorar los procesos de auditoría de sus in-
Hasta hace poco solo ciertas empresas tenían la ventarios.
capacidad de contar con sistemas que les permitiera La crisis económica y la falta de liquidez de los
operar de forma automatizada, dejando al resto en sistemas financieros están obligando a las empresas
franca desventaja en la administración de sus in- a administrar mucho mejor su capital de trabajo, una
ventarios. Ninguno de los ERP orientados a empre- tarea que es casi imposible sin un sistema que auto-
sas de países emergentes tiene soluciones verticales matice las mejores prácticas en SCM y que a su vez
dirigidas a empresas de bienes durables (electrodo- esté integrado a la empresa como un todo y especial-
mésticos, equipo electrónico) y de moda (zapatos, mente a su back office contable-financiero.
ropa). De hecho hemos podido comprobar que los
ERP regionales fueron concebidos con una visión
contable y no ingenieril, por lo que sus funcionali-
dades logísticas son muy limitadas.
En los últimos nueve años de experiencia, hemos
podido comprobar la necesidad de que los sistemas