05.3 Victor Villar Revisar

Gestión del Cambio modelando con BRM
BRAND IDENTITY GUIDELINES

Expositores
Project Management Institute
Fernando Santiago, PMP
Víctor Villar, PMP
X Congreso Internacional de Dirección de Proyectos PMI 1

Expositor
1. Ingeniero Industrial, MBA, CPIM, PMP ®
2. 30 años en Industria de Ingeniería y Construcción y TI
3. Profesor Diplomado Gerencia de Proyectos desde 2001
4. Director de la Maestría en Administración y Dirección de
Proyectos de Universidad UPC acreditada por PMI GAC ®
5. Consultor en Dirección de Proyectos y PMO
6. Instructor: MS Project, Primavera, PRISM
1. PMI Lima Peru Chapter, Past President 2005-2006

2. Past PMI Component Mentor South Latin America 2007-2009
3. Program Manager del Tour Cono Sur 2007 al 2010
4. PMI Leadership Institute Master Class Alumni 2010
5. Conferencista en USA, Perú, Chile, Argentina, Uruguay, México,
Bolivia, Brasil y Paraguay.
6. PMI ERC (Ethics Review Committee) member 2013-2015

Capítulo Lima, Perú
Agenda
Contenido Minutos
1 10
Conceptos
2 5
Caso de Estudio Sam Delivers
3 10
Modelando cambios y Beneficios (BRM)
4 5
Gestión del Cambio Organizacional
5 10
Propuesta de Valor
6 5
Conclusiones y Recomendaciones
7 5
Preguntas y Respuestas
Formular
1. Conceptos
Estrategia Planificación Estratégica
Caso de Negocio Caso de Negocio

Modelamiento y seguimiento de Beneficios
V1 Vn
Procesos de seguimiento
y control
Procesos de
Planeamiento
Trasladar Procesos de Procesos
Estrategia iniciación de cierre
Procesos de
Ejecución
Formulación y Formulación y
Evaluación de Guía del PMBOK® Evaluación de
Proyectos Proyectos
Portfolio Management Standard

4
Fuente: Elaborado por Víctor Villar © Propiedad Intelectual
X Congreso Internacional de Dirección de Proyectos PMI

4
1. Conceptos
Gerencia
Ejecutiva
Ejecución
Estrategia
Gerencia de
Portafolios
Operaciones
Dirección de
Proyectos y
Programas
Fuente: “2013® PMI Managing Change in Organizations: a Practice Guide” traducido por Victor Villar

AREAS DE GRUPOS DE PROCESOS
1. Conceptos
CONOCIMIENTO Definiendo Alineando Autorizando y Controlando
Gestión 4.1 Desarrollar plan estratégico del 4.4 Gestionar el cambio estratégico
estratégica portafolio
4.2 Desarrollar Acta de Constitución
4.3 Definir la Hoja de Ruta
Gestión del 5.1 Definir el Plan para la Dirección 5.3 Optimizar el portafolio 5.4 Autorizar el portafolio
gobierno 5.2 Definir el Portafolio 5.5 Proveer seguimiento al
portafolio
Gestión del 6.1 Definir el plan de gestión del 6.2 Gestionar la Oferta y Demanda
desempeño desempeño 6.3 Gestionar el valor del portafolio
Gestión de las 7.1 Definir el plan de gestión de 7.2 Gestionar la información del
comunicaciones comunicaciones portafolio
Gestión del 8.1 Definir el plan de gestión del 8.2 Gestionar los riesgos del
Riesgo riesgo portafolio
Fuente: “The Standard for Portafolio Management – Third Edition” traducido por Victor Villar
4.4 Gestionar el cambio estratégico
1. Conceptos
Evaluar y determinar las respuestas a los cambios actuales en la estrategia de la organización o
de los componentes del portafolio, actualizando el Plan de Gestión del Portafolio y planes
subsidiarios para reflejar el impacto y responder a los procesos de Gestión del Portafolio.
buscando
Estratégico desesperadamente el Innovación Estratégica
futuro
4 Tipos de Cambio REACIÓN INNOVACIÓN
rOperacional Recorte y espiral hacia

Cultura de la Innovación
abajo
rReactivo Proactivo
• Fuente: “The Standard for Portafolio Management – Third Edition” traducido por Victor Villar
7
DEFINICION DE BENEFICIO
1. Conceptos
• es un resultado del cambio que es percibido como positivo por un interesado”
ESTRATEGICO: SOPORTA
ESPECULATIVO: ALTO
OPORTUNIDADES,
RIESGO PERO ALTA
DESARROLLO Y
RECOMPENSA
CRECIMIENTO
4 Tipos de
Beneficios
OPERACIONAL: CRITICAS
SOPORTE: “NICE TO HAVE”
MEJORAS A LAS
MEJORAS A ACTIVIDADES
OPERACIONES ACTUALES:
NO CRITICAS
EFICIENCIA, EFECTIVIDAD
Adaptado y traducido por Víctor Villar del libro: “Benefit Realisation Management” Gerald Bradley
PROCESOS DE SOPORTE DE LA GESTION DE
1. Conceptos
FASES DEL CICLO DE VIDA DEL PROGRAMA
PROGRAMAS DEFINICION OBTENCION DE CIERRE
BENEFICIOS
Gestión de Comunicaciones 1 2
Gestión de Finanzas 3 3 1
Gestión de Integración 3 2 2
Gestión de Adquisiciones 1 2 1
Gestión de Calidad 1 2
Gestión de Recursos 1 2
Gestión de Riesgos 1 4
Gestión de Cronograma 1 1
Gestión de Alcance 1 1
Fuente: “The Standard for Program Management – Third Edition”
TOTALES = 36 13 19Villar
traducido por Victor 4
• Fuente: “The Standard for Program Management – Third Edition” traducido por Victor Villar
1. Conceptos
GESTION EL CAMBIO
PROGRAMAS OPERACIONES:
PORTAFOLIO:
Y Realización del
ESTRATEGIA decisiones de PROYECTOS: valor del
valor entregables negocio
Análisis del impacto del Negocio
Análisis del Rendimiento del Valor

10
1. Conceptos
¿Cómo captar el valor de la DIRECCIÓN DE PROYECTOS?
Pulse of Profession 2015
“La realización de beneficios ilustra y mide con precisión, la manera en que
los proyectos y programas añaden un verdadero valor a la empresa.
Esta investigación indica que solo el 20% de las organizaciones tienen alto
nivel de madurez en la realización de beneficios. “
Adaptado y traducido de “Capturando el Valor de la Dirección de Proyectos PMI 2015 por Víctor Villar
BRM Definición
“proceso de organización y gestión, por el cual podemos lograr los beneficios potenciales
derivados de las inversiones en proyectos.”
BRM es un proceso continuo que acompaña el ciclo de vida completo del producto.

11
1.
R6
Establecer
Visión y R1
1. Conceptos
Objetivos FASES DEL PROCESO
6. Gestionar 2. Identificar DE GESTION DE
rendimiento Beneficios y CAMBIOS AL MAS
Cambios ALTO NIVEL
Compromiso es un proceso cíclico,
R5 de R2 iterativo y tiene
Interesados
puertas de revisión
(Gates), para validar si
5. Gestionar 3. Definir el cambio está en
Iniciativas Iniciativas
control y aún genera
4. valor.
Optimizar
R4 R3
Iniciativas
12
1. Conceptos
Factores
Posición de Interesados Factores
Actual Actual Cambio Culturales
Focus en
la meta
real:
Beneficios
Proceso Benefit Cambio del
Facilitadores Realization negocio
Management
Beneficios
Final
Objetivos
Visión

Contenido
Agenda
Minutos
1 10
Conceptos
2 5
3 10
4 5
5 10
Propuesta de Valor
6 5
7 5

2. Caso de Estudio – Sam Delivers
Sam se ha dedicado a la entrega de muebles y electrodomésticos
para tiendas y fabricantes más pequeños en Toronto durante los
últimos 20 años; con una flota de seis furgonetas tipo cubo que salen
por la mañana, cargan en una tienda y entrega en el resto del día.
El negocio ha sido afectado por dos factores:
• Tráfico en Toronto se ha vuelto tan congestionado que
permite solo tres o cuatro entregas en un día, cuando la
furgoneta puede cargar un máximo de diez entregas, por
lo que las rutas no se completan en un día
• Tiendas y fabricantes también han disminuido en
volumen, no hay suficiente como para cargar un camión y
mantener la flota ocupada
Adaptado y traducido por Víctor Villar de presentación de Fernando Santiago

2. Caso de Estudio – Sam Delivers
Sus ingresos dependen del número de entregas en un día, y esto ha ido
disminuyendo debido al tráfico y menos pedidos; actualmente en $ 2M /
año
El costo variable es principalmente de gasolina, que está subiendo cada
año, además de las reparaciones, neumáticos, etc. Actualmente el costo
variable es de $ 500 / día / furgoneta
Sam arrienda la flota y los conductores

son empleados, y esto representa costos
fijos actualmente en $ 1,200k / año

Capítulo Lima, Perú 16
Agenda
Contenido Minutos
1 10
Conceptos
2 5
3 10
4 5
5 10
Propuesta de Valor
6 5
7 5
3. Modelando con BRM Objetivos de
Proyectos Facilitadores Cambios Beneficios Negocio
$ 200k $1,000k $840k
Reemplazar Camionetas
20%
Ingresos
Entregas por
Flota mas dia por camion Incrementa
$100k pequeñas incrementadas dos
60%
$ 300k 60%
$200k $675k $338k
Definir Ruteo 20%
Dinamico de $1.400M
Territorios para
Ordenes
Ruteo Dinamico $600k $210k Resultados
$40k
$420k 15% Generales
Sistema de Costos Mejorados
60%
ruteo Variables
Implementar dinamico
$40k $600k Reducidos $986M
Ruteo Dinamico Entrega
$760k $493k
el mismo $600k
$760k 25%
dia
$300k $350k
Ordenes por dia
Implementar Terminales
$493k
incrementadas Costos Fijos
Terminales Moviles GPS Reducidos
Moviles GPS
$466k
$86k $466k $155k
$86k Adaptado y traducido por Víctor Villar de presentación de Fernando Santiago
3. Modelando con BRM
1. Si Sam hubiera utilizado la gestión tradicional de portafolios el Ruteo dinámico no
habría sido Aprobado
2. Los resultados globales probablemente se verían comprometidos
3. Se puede ver claramente que los beneficios se logran como resultado del cambio
organizacional
4. Los facilitadores (p.e. nuevo sistema de información, nueva línea de fabricación,
edificio, carrretera, etc) permiten realizar los cambios
5. Se necesita la gestión del cambio para que realmente se realice el cambio en el
proceso de negocio y como resultado se generen los beneficios.
6. El modelo permite ver en forma integral, la secuencia y las precedencias
necesarias para modelar tanto los cambios como sus resultados mas importantes,
los cuales son los beneficios
7. El modelo es completo al considerar la valoración de costos y retornos de
inversión.

Agenda
Contenido Minutos
1 10
Conceptos
2 5
3 10
4 5
5 10
Propuesta de Valor
6 5
7 5
4. Gestión del Cambio Organizacional
Objetivos
del Negocio
Formular Cambios
Valor Realizado
Planear Cambios
Implementar Cambios
Gestionar la transición
Soporte al Cambio
4. Gestión del Cambio Organizacional
CAMBIO
R ADOPTADO
E ESTADO FUTURO
N
D ESTADO DE TRANSICION REALIZACION DE BENEFICIOS
I ACMP ® ASSOCIATION OF CHANGE
MANAGEMENT PROFESSIONALS
M
CHANGE MANAGEMENT PROCESS
I 1. EVALUAR IMPACTO
E 2. FORMULAR
ESTADO
N 3. DESARROLLAR EL PLAN
ACTUAL
T 4. EJECUTAR
O NO HAY GARANTIA 5. COMPLETAR
TIEMPO
Fuente: “2014 ACMP ® Standard for Change Management traducido y adaptado por Victor Villar
Agenda
Contenido Minutos
1 10
Conceptos
2 5
3 10
4 5
5 10
Propuesta de Valor
6 5
7 5
Costo
5. Propuesta
Tiempo Alcance Calidad
de Valor (V.Villar)
Valor
A E R
R c n e Producto Objetivos del
e t t q Tangible Negocio
c I r u (Facilitadores)
v e
u I Beneficios
I g
r s
d a Cambios
s a b I a procesos de
o d l t negocios
s e e o
s s s
Propuesta de Valor de Victor Villar
© Derechos Reservados
24
Agenda
Contenido Minutos
1 10
Conceptos
2 5
3 10
4 5
5 10
Propuesta de Valor
6 5
7 5
6. Conclusiones y Recomendaciones
CONCLUSIONES
 Funciona en los escenarios de transformación, donde el enfoque tradicional no funciona
 Crea un marco para la gobernanza basada no en el trabajo, pero si en los resultados
 Proporciona una solución simple que cubre:
 Implantación de la estrategia
 Gestión de Realización de Beneficios
 Gestión de Portafolio
RECOMENDACIONES
 Se requiere un alto nivel de madurez en OPM
 Recomendable para organizaciones en cambios constantes
 Actualizarse con tendencias (PMI, ACMP, BRM, otros)

26

Capítulo Lima, Perú 27
Fernando Santiago, PMP®, MBA
Managing Partner P3M
• Email: fsantiago@p3msolutions.ca
Víctor Villar, PMP®, MBA

Director de Maestría en Administración y Dirección de Proyectos, acreditada por PMI GAC®
Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas UPC
• Email: pevvillar@upc.edu.pe


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1. PMI Lima Peru Chapter, Past President 2005-2006

X Congreso Internacional de Dirección de Proyectos PMI 2

Caso de Negocio Caso de Negocio

Portfolio Management Standard

X Congreso Internacional de Dirección de Proyectos PMI

X Congreso Internacional de Dirección de Proyectos PMI 5

4 Tipos de Cambio REACIÓN INNOVACIÓN

rOperacional Recorte y espiral hacia

Análisis del impacto del Negocio

Análisis del Rendimiento del Valor

X Congreso Internacional de Dirección de Proyectos PMI 11

X Congreso Internacional de Dirección de Proyectos PMI 13

X Congreso Internacional de Dirección de Proyectos PMI 14

Adaptado y traducido por Víctor Villar de presentación de Fernando Santiago

Sam arrienda la flota y los conductores

Adaptado y traducido por Víctor Villar de presentación de Fernando Santiago

X Congreso Internacional de Dirección de Proyectos PMI

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Víctor Villar, PMP®, MBA

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