PRESENTADO POR:

Daniel Peña
Laura Ovalle
David Chavarro
Andrea Guzmán

FICHA 1615382

INSTRUCTOR:
JOSE JOAQUIN PAEZ
SALUD OCUPACIONAL

CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA

TEGNÓLOGO EN GESTIÓN DOCUMENTAL
BOGOTA 01 DE MARZO DEL 2019
Tabla de contenido
1. Que normatividad está vigente para que las empresas conserven sus documentos. ............... 4
2, Que deben tener en cuenta las pymes para conservar documentos. Justifique su respuesta. 4
2.1 Antes de: ............................................................................................................................. 4
2.2 Durante: ............................................................................................................................. 5
3.Defina los exámenes que se listan a continuación: ...................................................................... 5
 Perfil epidemiológico de salud .............................................................................................. 5
 Exámenes de ingreso ............................................................................................................. 5
 Exámenes periódicos ............................................................................................................. 5
 Exámenes de retiro ................................................................................................................. 6
4. La pyme cuenta con mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo. Lleva un registro
de actividades de capacitación, formación y entrenamiento. De ser así que sucede con los
resultados obtenidos. en caso de no llevar estos registros que propone el equipo a la pyme. .... 6
5. Lleva registro de suministro de elementos y equipos de protección personal? De ser así que
sucede con estos documentos, justifique su respuesta, evidencia la tenencia de estos. en caso de
no llevar estos registros que propone el equipo a la pyme............................................................. 8
FORMATO DE ENTREGA DE ELEMENTOS DE PROTECCION PERSONAL................. 10
 INTRODUCCIÓN
En este trabajo podemos evidenciar la importancia del uso de elementos de protección
personal, exámenes, controles y normatividad vigente en en un SGSST.
Así como también podemos describir formatos de entrega de elementos de protección
personal identificando los riegos a los que se exponen los trabajadores de una entidad según
sus funciones.

3
1. Que normatividad está vigente para que las empresas conserven sus documentos.
LEY GENERAL DE ARCHIVOS 594 DE 2000
Ley 80 de 1993. Artículo 55. Decreto 1382 de 1995. Obligatoriedad de la presentación de las
T.R.D. Decreto 254 de 2000. Por el cual se expide el régimen para la liquidación de las
entidades públicas de orden nacional.
Conservación de documentos.
Decreto 1072.
Acuerdo AGN 007 de 1994. “Reglamento General de Archivos”. Artículo 23. “Valoración
documental” que ordena a las entidades oficiales elaborar la tabla de retención documental a
partir de su valoración. Artículo 60. “Conservación integral de la documentación de
archivos.” Acuerdo AGN 11 de 1996. Criterios de conservación y organización de
documentos.
Acuerdo AGN 047 de 2000. Acceso a documentos de Archivo, restricciones por razones de
conservación.
Acuerdo AGN 048 de 2000. Conservación preventiva, conservación y restauración
documental.
Acuerdo AGN 049 de 2000. Condiciones de edificios y locales destinados a archivos.
Acuerdo AGN 050 de 2000. Requisitos para la consulta y acceso a los documentos de
archivo.

2, Que deben tener en cuenta las pymes para conservar documentos. Justifique su
respuesta.
Para la conservación documental en una empresa se deben tener en cuenta dos aspectos: el
antes y el durante. Esto que quiere decir, que antes de conservar un documento, la empresa
debe saber qué documento quiere conservar, porque no todos los documentos serán
necesarios a futuro para la organización.
2.1 Antes de:
Para que una empresa funcione correctamente (documentalmente hablando) debe
incluir en su estructura un PGD (Programa de Gestión Documental), para que así
puedan clasificar los documentos en sus respectivos ciclos de vida. Esto permite a
su vez tener un mayor control y trámite, facilidad de acceso a la información y una
debida organización.
Cuando el documento atraviesa los dos primeros ciclos de vida (Gestión y central)
es allí donde la empresa decidirá qué documentos quiere conservar y de esta manera

4
 las Tablas de retención documental juegan un papel importante, ya que mediante
este instrumento archivístico se puede determinar y disponer que series
documentales se conservaran en el archivo central, para posterior consulta de la
empresa.
Sin las Tablas de retención documental, será imposible conservar.
2.2 Durante:
Luego de cumplir la disposición que determina la tabla de retención documental, la
entidad deberá cumplir ciertos requerimientos para que la integralidad del archivo
no esté en riesgo, y estos requerimientos son:
 Instalaciones
 Humedad
 Temperatura
 Unidades de conservación y almacenamiento
 Iluminación
 Control de plagas
 Ventilación
 Plan de emergencias
 Instructivo de almacenamiento
 Instructivo de limpieza para zonas de almacenamiento

3.Defina los exámenes que se listan a continuación:

 Perfil epidemiológico de salud
es el estudio de la morbilidad, la mortalidad y los factores de riesgo, teniendo en cuenta las
características geográficas, la población y el tiempo.

 Exámenes de ingreso
son obligatorios a la hora de iniciar en una empresa como trabajador. ... Este examen se
realiza con el fin de determinar si el trabajador es apto o no para el cargo y tomar medidas de
salud ocupacional, para así ubicar al operario en un sitio de trabajo que no afecte su salud.:
 Exámenes periódicos
es un examen médico en el cual se intenta confirmar que una persona, presumiblemente sana
y que se encuentra cumpliendo una función laboral en forma habitual, no sobrelleve alguna
afección que, no corregida a tiempo, pueda deteriorar su salud en forma permanente.

Con la promulgación y reglamentación de la Ley 24.557 de Riesgos del Trabajo se determinó

que había que poner mayor énfasis en analizar los efectos deletéreos que sobre la salud del

5
trabajador pueden ocasionar las sustancias y/o elementos y/o actitudes corporales a los que
se encuentra expuesto por su desempeño laboral.

 Exámenes de retiro

se realiza a la finalización de la relación laboral de acuerdo a la Resolución número 2346 de

2007 ARTÍCULO 6°. EVALUACIONES MÉDICAS OCUPACIONALES DE
EGRESO, Previo a la terminación de la relación laboral o de egreso.
Este tipo de examen médico tiene como objeto evaluar el estado de salud del trabajador al
momento de finalizar la relación laboral con un empleador.
Es un Examen de gran importancia ya que al definir el estado de salud de un trabajador al
momento del egreso bloquea, reclamos Médico Legales posteriores sobre afecciones que no
estuvieron descriptas en ese Examen.
Cuales se solicitan en la PYME

 Exámenes de ingreso.
 Exámenes periódicos.
Al momento de ingreso, las evaluaciones médicas sirven para evaluar las condiciones físicas,
y mentales de los trabajadores que van a ingresar. Así mismo permiten detectar si se adaptan
a las condiciones laborales, al perfil del cargo, al manual de funciones y al medio en el cual
se desarrollará la labor.
Las periódicas por su parte son necesarias para supervisar la exposición a factores de riesgos
e identificar alteraciones temporales o permanentes.
Finalmente, las evaluaciones de retiro son útiles para detectar las condiciones físicas,
mentales y sociales en que el trabajador se está retirando del puesto, siendo oportuno para
determinar el nivel de riesgo de la actividad.

4. La pyme cuenta con mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo. Lleva un

registro de actividades de capacitación, formación y entrenamiento. De ser así que
sucede con los resultados obtenidos. en caso de no llevar estos registros que propone el
equipo a la pyme.

En la entidad se debe conservar los registros y documentos que soportan el SG-SST de

manera controlada, garantizando que sean legibles, fácilmente identificables y accesibles,
protegidos contra daño, deterioro o pérdida. La conservación puede hacerse de forma
electrónica de conformidad con lo establecido en el presente decreto siempre y cuando se
garantice la preservación de la información. Los siguientes documentos y registros deben ser
conservados por un período mínimo de veinte (20) años para llevar acabo su conservación.

6
 1. Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud de los trabajadores, así como
los conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de los trabajadores,
en caso de que no cuente con los servicios de médico especialista en áreas afines a la
SST.

2. Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo, como resultado de

los programas de vigilancia y control de los peligros y riesgos en SST.

3. Registros de las actividades de capacitación, formación y entrenamiento en SST.

4. Registro del suministro de elementos y equipos de protección personal.

Para demostrar el cumplimiento con el SG-SST, y garantizar que la política y sus objetivos
se han alcanzados, la organización estableció y mantiene un sistema para la identificación,
recolección, y mantenimiento de sus registros.

 Como propuesta la pyme realiza el monitoreo de registro mensual a la entidad, es

decir realiza un cronograma que nos permita ver el seguimiento capacitaciones,
formación y entretenimiento para la entidad.

EJEMPLO:

7
5. Lleva registro de suministro de elementos y equipos de protección personal? De ser
así que sucede con estos documentos, justifique su respuesta, evidencia la tenencia de
estos. en caso de no llevar estos registros que propone el equipo a la pyme.
La pyme no lleva ningún documento de control en cuanto a elementos de protección
personal, por ello nuestra propuesta es la siguiente.
(Una respuesta negativa a cualquier pregunta indica un área de preocupación en la
seguridad o la salud.)
Nombre de la Entidad:
Dirección:
Persona a cargo:
Fecha/Hora:
Inspector(es):
Sí No N/A

8
1. ¿Existen señales o advertencias de seguridad?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
2. ¿Se llevan a cabo reuniones de seguridad con frecuencia?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
3. ¿Está disponible un botiquín de primeros auxilios y está equipado adecuadamente?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
4. ¿Se ha completado la capacitación de seguridad relacionada con el trabajo?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
5. ¿Se ha establecido un procedimiento para reportar accidentes?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
6. ¿Existe una política para el abuso de sustancias?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
7. ¿Se mantienen registros de las lesiones?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
8. ¿Están puestos a la vista los números de teléfono para emergencias?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
9. ¿Son identificadas las rutas de tráfico?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
10. ¿Existen procedimientos para manejar residuos peligrosos? Limpieza y
Actividades Sanitarias 1. ¿Están las áreas de trabajo generalmente ordenadas y
limpias?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
2. ¿Se elimina regularmente la basura y cualquier desecho?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________

9
3. ¿Están limpios los pasillos y pasarelas?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
4. ¿Está el área de trabajo bien iluminada?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
5. ¿Son proporcionados y usados los contenedores para los desechos?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
6. ¿Son adecuadas y están limpias las instalaciones sanitarias?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
7. ¿Existe un suministro adecuado de agua potable?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Con el anterior diagnostico podemos conocer algunos de los riesgos a los que esta expuesto
el personal de aseo de las instalaciones, ya que son ellos quienes reciben dotación y
elementos de protección personal en la institución.
A continuación, mostramos nuestra propuesta de formato de relación para la entrega del los
EPP a los colaboradores.

FORMATO DE ENTREGA DE ELEMENTOS DE PROTECCION PERSONAL.

FORMATO DE ENTREGA DE ELEMENTOS DE PROTECCION PERSONAL

NOMBRE DEL
TRABAJADOR:
CARGO:
AREA:

RIESGOS A LOS QUE ESTA EXPUESTO EL TRABAJADOR

10
 FECHA DE FECHA DE RECIBI
ELEMENTO ENTREGADO RECEPCION DEVOLUCION CONFORME

El trabajador se compromete a mantener los elementos de protección personal en buen estado y reportar
cualquier daño que presenten por defecto de fábrica y no por un mal uso y declara haberlos recibido en
forma gratuita.

FIRMA COLABORADOR: ______________________________________

FIRMA RESPONSABLE DE LA ENTREGA _______________________________________

11