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Développement d’habiletés de gestion

GESTION DES RÉUNIONS

1. Résumé des concepts vus lors de la session


portant sur la gestion du temps - suite et fin
2. Exposé sur la gestion des réunions
3. Exercices individuels et de groupes
4. Discussion et questions
5. Préparation pour la session 5
«Comment faire une synthèse écrite et une
présentation orale»

Faculté des sciences de l’administration Jacques Grisé, professeur de Management


Introduction
Gestion des réunions

Importance d’une bonne gestion des réunions de travail


Qu’est-ce qui vous ennuie le plus dans les réunions de travail
auxquelles vous avez participé au trimestre dernier ? En quoi
trouvez-vous ces réunions inefficaces ?
discussions hors sujet 83% des répondants
mauvaise préparation 77% “
efficacité discutable 74% “
manque d’attention 68% “
trop de bavardages inutiles 62% “
longueur 60% “
manque de participation 51% “
Discussions sur les implications et les concepts .....
(Comment améliorer la gestion et la conduite de réunions ?)
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Étapes pour la bonne
marche des réunions

1. PRÉPARATION

2. DÉROULEMENT

3. ÉVALUATION

4. SUIVI
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1. Préparation des réunions

Types de réunions de travail et objectifs poursuivis


Ordre du jour de la réunion
Choix des participants / tes
Convocation à la réunion
Notes d’animation
Matériel nécessaire
Aménagement de la salle
Préparation finale
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2. Déroulement des réunions

Accueil et introduction
Gérer le temps
Gérer les échanges
Processus
Contenu
Conclure en résumant les décisions
Prochaine rencontre ?
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3. Évaluation de réunions
4. suivi des réunions

Le processus / les résultats


Le procès-verbal
Les échéances
Les suites

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Diagnostic de votre
style d’animation

«J’anime ou je laisse faire»


Compléter le questionnaire “Mon comportement en
groupe”.
Faites le test personnel pour connaître votre style.
Quelles interprétations donnez-vous aux résultats ?
En équipe, déterminez le style d’animation «idéal».
Compte-rendu par un membre de l’équipe.
Synthèse

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Mon comportement
en groupe

Lorsque je me joins à un groupe afin d’accomplir une tâche


ou de prendre des décisions :
1. Mes principales préoccupations sont de :
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
2. Mes plus grandes forces dans des situations de travail en équipe sont :
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
3. Mes principales lacunes sont :
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
4. Lors du travail en groupe, mes collègues disent que je joue le rôle de :
___________________________________________________________________
5. Compte tenu de ce que je connais de mon comportement en groupe,
je pourrais accroître mon efficacité si je :
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
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Conséquences des
échecs des réunions

Tâche non-accomplie; les objectifs ne sont pas


atteints
Sentiments d’insatisfaction des membres à la fin
Ambiance pénible / débats souvent stériles
Mauvaise utilisation du temps
Mauvaise assistance
Pas de suites prévisibles
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Les rôles dans une
équipe de travail

Les rôles portant sur la tâche


Une réunion !
Initier
Rechercher de l’information
Informer
Rechercher les opinions des autres
Donner son d’opinion
Évaluer
Implanter
Maîtriser les procédures ou la démarche
Enregistrer - constituer la mémoire
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Les rôles socio-émotionnels

Encourager
Pacifier
Développer des compromis
Soulager la tension - détendre
Confronter
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Les rôles destructeurs
dans une équipe de travail

Placotter
Focaliser sur des détails
«La première idée qui lui vient»
Être obsédé de définitions
Indécision
Faire dérailler
Mettre de côté - tablette
Distraire
Se sentir «toujours visé»
Manipuler
Dominer
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Pensée de groupe
“Groupthink”

@ Développement d’un sentiment d’invulnérabilité


@ Rationalisation de l’information pour la rendre compatible avec ses
fins
@ Ignorance des conséquences morales des décisions
@ Stigmatisation des antagonistes comme incompétents et faibles
@ Application de pressions directes sur ceux et celles qui doutent des
décisions
@ Autocensure des déviants du consensus du groupe
@ Illusion de l’unanimité et interprétation du silence comme un
consentement
@ Développement d’une moralité inhérente au groupe qui la protège de
toutes les informations qui remettraient en question ses actions
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Raisons de la non-participation

Faites l’exercice 1:
Causes majeures de la non-participation !
Questionnaire ?
En groupe, identifiez les 10 causes les plus
fréquentes de non-participation.
Recommandez à l’animateur/trice des moyens
pour inciter les gens à intervenir efficacement.
Compte-rendu par un membre du groupe.
Implications
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Conditions pour avoir
des réunions efficaces

Ne se réunir que sur un objectif clair et précis


Ne se réunir que si c’est le moyen le plus efficace
Ne réunir que les gens concernés
Fixer l’objectif à l’avance avec l’accord des participants
Éliminer tout contact avec l’extérieur
Conscience d’un minimum de rigueur
Participation active de tous
Choisir une méthode appropriée
Démasquer les obstacles cachés
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Les neuf dimensions constituant
une équipe efficace

1. Objectifs clairs et accord sur les buts


(Chaque membre de l’équipe saisit clairement les buts de l’équipe et investit dans
leur atteinte)
2. Ouverture et confrontation
(Les personnes entretiennent des relations honnêtes, identifient et travaillent les
problèmes en vue d’une solution constructive)
3. Support et confiance
(Les membres de l’équipe démontrent de l’entraide et la capacité de se fier sur
l’intégrité et la bonne volonté de leurs pairs)
4. Coopération et conflit
(Un effort est déployé en vue de travailler ensemble pour résoudre les problèmes ;
les divergences de points de vue sont valorisées à titre d’aides utiles au progrès)
5. Procédures pertinentes
(Les méthodes de travail et de solution de problème sont efficaces, de même que la
clarté de la communication entre les participants)
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Les neuf dimensions constituant
une équipe efficace (suite)

6. Leadership approprié
(Le responsable de l’équipe adopte un style de leadership progressif et approprié
aux besoins des individus ; il aide l’équipe à se développer)
7. Examen régulier
(L’équipe prend du temps pour évaluer son comportement et apprend de ses erreurs
ou de ses manques)
8. Développement individuel
(Les membres de l’équipe sont sollicités et améliorent leurs habiletés et leur statut à
travers leur participation)
9. Bonnes relations intergroupes
(Les relations avec les autres groupes sont amicales, ouvertes, coopératives et libre
de compétition destructive)
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