MANUAL DE FUNCIONES

PLANEACIÓN DE REQUERIMIENTO DE MATERIAS

PRIMAS

GESTIÓN DE INVENTARIOS

ALMACENAMIENTO

1
 OBJETIVO DEL MANUAL

Este manual se realizó con el propósito de servir de instrucción y apoyo a los

empleados de Calzado Jhimar´s que tienen relación con los procesos de
planeación de requerimiento de materias, gestión de inventarios y
almacenamiento.

Se delimita las responsabilidades y funciones que tiene cada uno de los cargos
además de las competencias y requisitos que debe cumplir una persona para ser
seleccionada en el puesto, esto con el fin de servir como orientación en futuros
procesos de selección y para facilitar la integración de nuevo personal en la
empresa.

ESTRUCTURA DEL MANUAL

A continuación se describirá los diferentes aspectos que se encuentran presentes

en la descripción de cada uno de los cargos.

Nombre del cargo: Es la denominación que se da al cargo en la empresa.

Proceso: Es el proceso o procesos a los cuales está vinculado el empleado.

Número de empleados: Número de operarios que desempeñan el cargo.

Cargos a los que reporta: Son los superiores directos del empleado.

Cargos subalternos: Son los cargos que el empleado supervisa y coordina.

Objetivo del cargo: Especifica el objetivo que se busca cumplir con la existencia
del cargo.

Funciones principales: Detalla las funciones más importantes que debe

desempeñar el empleado.
2
Funciones secundarias: Detalla las funciones de menor relevancia que debe
desempeñar el empleado.

Frecuencia: Específica la periodicidad con que el empleado debe realizar cada

una de las funciones, está dividida en diaria, semanal, quincenal, mensual y
algunas veces al año.

Condiciones de riesgo en el desempeño de la labor a tener en cuenta: Son

todos los riesgos a los que se encuentra sometido el empleado en el desarrollo de
sus actividades.

Responsabilidades: Se especifican cuáles son las responsabilidades que tiene el

empleado que desempeña el cargo.

Competencias: Se describe las competencias con que debe contar la persona

que desempeña el cargo.

Educación: Menciona el nivel de educación que debe tener la persona.

Experiencia laboral: Determina el tiempo mínimo que debe tener la persona

desempeñando funciones similares.

Requisitos físicos: Menciona requisitos físicos especiales que deba tener la

persona para desempeñar sus funciones.

Otros requisitos: Describe cualquier otro requisito adicional a los anteriores que
se deba tener en cuenta para escoger a la persona que ocupara el cargo.

ACTUALIZACIONES

El manual deberá ser actualizado por la gerencia de Calzado Jhimar´s cuando por
sugerencia de alguno de los empleados, externa o de la propia iniciativa del
gerente se realicen cambios en las funciones de los empleados aquí descritas.

3
CARGO: ALMACENISTA

4
 CARGOS A LOS QUE REPORTA:
PROCESO: Almacenamiento y gestión de inventarios
Gerente general
NÚMERO DE EMPLEADOS: 1 CARGOS SUBALTERNOS: Ninguno
OBJETIVO DEL CARGO: Recibir, almacenar y suministrar a producción la materia prima
adquirida por la empresa.
FRECUENCIA
ÍTEM
Algunas
FUNCIONES PRINCIPALES: Diaria semanal Quincenal Mensual veces por
año

Recibir la materia prima y ubicarla en los sitios

1 x
destinados para ello.

Registrar la materia prima recibida de cada uno

2 x
de los proveedores en el ERP accasoft.

Entregar la materia prima exacta que se necesita

3 x
para cada orden de producción.

Hacer la verificación de la exactitud entre el

4 x
inventario real y el registrado en el ERP accasoft.

Algunas
ÍTEM FUNCIONES SECUNDARIAS: Diaria semanal Quincenal Mensual veces por
año

Realizar labores de aseo en las áreas de

1 x
almacenamiento.

Hacer una limpieza general en las áreas de

almacenamiento al terminar cada temporada,
2 x
eliminando los materiales que no puedan ser
utilizados.

Recibir y transportar al área de almacenamiento la

3 x
mercancía recibida.
Contar la materia prima recibida y contar la
materia prima que se va a despachar para cada
4 una de las órdenes de producción. x

Registrar en el sistema las órdenes de producción

que se les entregan a los operarios de armado,
5 soladura y emplantillado. x

5
 Algunas
ÍTEM FUNCIONES SECUNDARIAS: Diaria semanal Quincenal Mensual veces por
año

Cotejar lo facturado por los proveedores con la

mercancía realmente recibida y reportar
inconsistencias en cantidad y calidad a la
6 gerencia. x

Informar al gerente de los materiales que están

próximos a agotarse para que estos sean
7 comprados. x

CONDICIONES DE SEGURIDAD EN EL TRABAJO A TENER EN CUENTA

Exposición a niveles moderados y constantes de ruido producto del compresor.
Interacción con pegantes, varsol, thinner, pintura, herramientas corto punzantes.
Riesgo de accidente y/o enfermedad por cargar materias primas pesadas.
RESPONSABILIDADES
Revisar la calidad y cantidad de las materias primas recibidas.
Entregar la materia prima correcta para cada una de las órdenes de producción.
Reportar a la gerencia las inconsistencias entre los pedidos realizados a los proveedores y lo que
facturan.
PERFIL DEL CARGO
COMPETENCIAS: Tener un manejo intermedio de herramientas ofimáticas y de los diferentes
programas de computador, buenas habilidades comunicativas y de organización.
EDUCACIÓN: Nivel secundario
Mínimo 1 año de experiencia como
EXPERIENCIA LABORAL:
almacenista.
Tener un nivel de fuerza físico medio y una
REQUISITOS FÍSICOS:
altura superior a 175 cm.
OTROS: Ninguno.

6
 CARGO: GERENTE GENERAL
PROCESO: Planificación de requerimiento de materias CARGOS A LOS QUE REPORTA:
primas Ninguno.
CARGOS SUBALTERNOS: Secretaria,
almacenista, auxiliar de producción,
NÚMERO DE EMPLEADOS: 1 cortador, marcador de puntos, armador,
costurero, solador, contador y
emplantillador.
OBJETIVO DEL CARGO: Realizar la planeación de producción y de las compras de materia
prima determinando los materiales y la cantidad a comprar, además de asignar las ordenes de
FRECUENCIA
ÍTEMI Algunas
H FUNCIONES PRINCIPALES: Diaria semanal Quincenal Mensual veces por
año

Diseñar la colección que tendrá la empresa

para las dos temporadas del año.
1 x

Planificar las órdenes de producción que

2 pasaran por el proceso de corte con una x
semana de anticipación.

Contrastar los consumos de materia prima que

3 arroja el ERP accasoft versus lo que se gasta x
en realidad.

Realizar las compras de materiales de acuerdo

4 x
a lo que indica el ERP.

Gestionar la calidad de los productos

fabricados en la empresa.
5 x

Planificar las órdenes de producción que cada

día pasaran por el proceso de armado, costura,
soladura y emplantillado.
6 x

7
 Algunas
ÍTEM FUNCIONES SECUNDARIAS: Diaria semanal Quincenal Mensual veces por
año

Hacer entrega de las órdenes de producción a

1 x
los empleados correspondientes.

Informar a la secretaria el operario al que se le

2 x
asigna cada una de las órdenes de producción.

Suministrar a la secretaria todos los pedidos

3 x
realizados por los clientes.

Aprobar cambios esporádicos en la

composición de la materia prima que componen
una referencia de zapato.
4 x

Informar a la secretaria las órdenes de

producción que se fabricarán para que ella
elabore la lista de materia prima requerida.
5 x

Entregar a la secretaria todas las facturas de

compra hechas por la empresa e informarle de
todos los pagos que realicen los clientes.
6 x

CONDICIONES DE SEGURIDAD EN EL TRABAJO A TENER EN CUENTA

Exposición a niveles moderados de ruido por poco tiempo.
RESPONSABILIDADES
Hacer la planeación de producción.
Realizar las compras en la fecha, cantidad y calidad apropiadas.
RESPONSABILIDADES

8
Realizar gestión de la calidad del producto terminado.
Diseñar la colección de zapatos que tendrá la empresa en cada temporada.
PERFIL DEL CARGO
COMPETENCIAS: Poseer un amplio conocimiento de la industria del calzado, tener habilidades
de liderazgo y destreza para comunicarse.
EDUCACIÓN: Nivel universitario.
5 años de experiencia en el sector calzado,
EXPERIENCIA LABORAL: 3 años de experiencia ejerciendo como
gerente.
REQUISITOS FÍSICOS: Ninguno.
OTROS: Ninguno.

9
 CARGO: Auxiliar de producción
PROCESO: Gestión de inventarios y CARGOS A LOS QUE REPORTA: Gerente
almacenamiento. general.

NÚMERO DE EMPLEADOS: 1 CARGOS SUBALTERNOS: Ninguno.

OBJETIVO DEL CARGO: Pedir en bodega y entregar a los respectivos operarios la materia prima
requerida para los procesos de corte, armado, y soladura, además de servir de apoyo en las
FRECUENCIA
ÍTEM Algunas
FUNCIONES PRINCIPALES: Diaria semanal Quincenal Mensual veces por
año

Pedir en bodega la materia prima que cada

operario necesita usando la cantidad
requerida que aparece en las órdenes de
producción.
1 x

Llevar a cada empleado la materia prima que

2 necesita para el desarrollo del proceso que x
tiene a cargo.

Cortar manualmente las plantillas y

3 x
estamparlas.

Empacar el producto final en cajas para ser

4 despachado al cliente junto con los x
documentos pertinentes del envió.

Apoyar al gerente general agilizando la

producción de las órdenes de producción que
se necesiten con mayor urgencia.
5 x

Algunas
ÍTEM FUNCIONES SECUNDARIAS: Diaria semanal Quincenal Mensual veces por
año

10
 Transportar la materia prima en proceso que
1 termina el proceso de costura a la estantería x
respectiva.

Mantener la estantería para productos en

2 proceso en adecuadas condiciones de x
limpieza.

Apoyar al almacenista en el alistamiento de

3 x
materia prima para los operarios.

CONDICIONES DE SEGURIDAD EN EL TRABAJO A TENER EN CUENTA

Exposición a niveles moderados de ruido y a inhalación de pegantes, varsol, thinner, entre otros.

Muchas horas de trabajo estando de pie.

RESPONSABILIDADES
Garantizar que cada empleado tenga los elementos exactos para elaborar cada orden de
producción.
Empacar correctamente los pedidos de cada uno de los clientes.
PERFIL DEL CARGO
COMPETENCIAS: Tener destreza para comunicarse, ser organizado y tener habilidades de
trabajo en equipo.
EDUCACIÓN: Nivel secundario.

EXPERIENCIA LABORAL: 1 año de experiencia en el sector calzado.

Tener un nivel moderado de fuerza física y una

REQUISITOS FÍSICOS:
altura mínima de 1,70 cm.
OTROS: Ninguno.

11
 CARGO: Secretaria.
PROCESO: Planificación de requerimientos de CARGOS A LOS QUE REPORTA: Gerente
materias primas. general.

NÚMERO DE EMPLEADOS: 1 CARGOS SUBALTERNOS: Ninguno.

OBJETIVO DEL CARGO: Realizar la gestión de la cartera de la empresa, ingresar las órdenes de
compra de los clientes y crear las fichas técnicas de producto.
FRECUENCIA
ÍTEM Algunas
FUNCIONES PRINCIPALES: Diaria semanal Quincenal Mensual veces
por año

Registrar las compras y las ventas en

1 cantidad y precio que se le hacen a cada x
proveedor y cliente en el ERP.

Crear las fichas técnicas de producto en el

2 x
ERP accasoft.

Ingresar las órdenes de compra que

3 envían los clientes de la empresa en el x
ERP.

Realizar los cálculos de materia prima

4 requerida para las órdenes de producción x
que indique el gerente general.

Elaborar las facturas y los rótulos de envío

5 a través del ERP. x

Hacer el cálculo de la nómina de los

empleados usando el ERP.
6 x

Algunas
ÍTEM FUNCIONES SECUNDARIAS: Diaria semanal Quincenal Mensual veces
por año

1 Imprimir las órdenes de producción. x

Algunas
ÍTEM FUNCIONES SECUNDARIAS: Diaria semanal Quincenal Mensual veces
por año

12
 Atender llamadas y hacer cobro de cartera
2 x
a los clientes morosos.

Gestionar y crear la papelería que maneja

3 x
la empresa.

Registrar en el ERP las órdenes de

producción que se le asignan a los
4 cortadores. x

Corregir los errores que existan en las

5 fichas técnicas de producto. x

CONDICIONES DE SEGURIDAD EN EL TRABAJO A TENER EN CUENTA

Muchas horas de trabajo estando sentado.
RESPONSABILIDADES

Crear correctamente las fichas técnicas de producto.

Tener al día las cuentas por pagar y por cobrar que tiene la empresa.
PERFIL DEL CARGO
COMPETENCIAS: Tener un manejo intermedio de herramientas ofimáticas y de los diferentes
programas de computador, buenas habilidades comunicativas y de organización.
EDUCACIÓN: Nivel secundario.

EXPERIENCIA LABORAL: 1 año de experiencia en el sector calzado.

REQUISITOS FÍSICOS: Ninguno.

OTROS: Ninguno.

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 OBSERVACIONES

En este manual de funciones se sugiere la creación del cargo de almacenista, el

cual no existe en la actualidad y es indispensable para poder llevar a cabo
correctamente la gestión de inventarios, además se sugiere cambiar el nombre del
cargo de administrador, debido a que las funciones que desempeña no
corresponden con esta denominación, el nombre que se propone es el de auxiliar
de producción. En los demás cargos se agregaron funciones que involucran la
utilización del ERP accasoft en los procesos de planeación de requerimiento de
materias primas, gestión de inventarios y almacenamiento.

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