GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

GUÍA DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE

 Denominación del Programa de Formación: Legislación documental en el

entorno laboral.
 Código del Programa de Formación: 51130035.
 Nombre del Proyecto: NA.
 Fase del Proyecto: NA.
 Actividad de Proyecto: NA.
 Competencia: 210601008. Organizar los documentos de la unidad administrativa,
teniendo en cuenta legislación vigente.
 Resultado de Aprendizaje:
Conservar y preservar los documentos de archivo de las empresas, de acuerdo a
las normas técnicas y la legislación vigente.
 Duración de la Guía: 10 Horas.

2. PRESENTACIÓN

El Servicio Nacional de Aprendizaje SENA extiende un cordial saludo de bienvenida al

programa Legislación documental en el entorno laboral, durante el desarrollo de la
presente Actividad de Aprendizaje AA4 consistente en Aplicar las normas de
conservación y archivo de los documentos en la empresa.

La legislación documental se preocupa por la conservación y manejo de los archivos, por

lo tanto, en esta oportunidad, se dará a conocer la forma como estos deben ser cuidados
y las normas que soportan su preservación.

A continuación, se encontrarán descritas cada una de las actividades que conforman la

guía de aprendizaje 4, la cual se debe desarrollar teniendo en cuenta el estudio del material

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de formación #4 titulado La legislación y su aplicación en las empresas, además del

material complementario, dispuesto para la realización de esta guía.

El tiempo estimado para el desarrollo de la AA4 es de diez horas, contando con el

acompañamiento por parte del Instructor, las evidencias deberán ser enviadas
oportunamente, a través de los enlaces establecidos para tal fin. En caso de presentar
informes escritos, es indispensable hacer uso de las fuentes bibliográficas, realizar las
correspondientes referencias y citas de autores según normas APA.

3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1. Actividad de reflexión inicial

El Acuerdo 07 de 1994 en su artículo 19, estipula la importancia del Comité de Archivos,

el cual define las políticas, programas y toma de decisiones en los procesos técnicos de
los archivos.

En la actividad inicial se propone indagar (en una empresa del contexto próximo), cómo
está conformado el comité de archivos y si cumple con lo estipulado en el Acuerdo 07 de
1994, “Por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivos”. Los
resultados obtenidos deben ser expuestos en una sesión en línea con el Instructor.

Esta actividad no es calificable, pero es importante realizarla, para la comprensión de los

contenidos del programa de formación.

3.2. Evidencia de conocimiento

Actividad interactiva: la legislación y su aplicación en las empresas

Después de haber indagado sobre la conservación y manejo de archivos en las empresas,

se propone realizar la actividad interactiva, a fin de fortalecer y llevar a la práctica los
conocimientos adquiridos.

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En esta actividad, se encuentran tres (3) diferentes momentos; en el primero se deberán

organizar los datos proporcionados en orden cronológico; en el segundo momento, se
debe ordenar alfabéticamente la lista de los nombres citados; finalmente, en el tercer
momento, se deberá dar orden numérico a la información proporcionada, mediante el
arrastre de cada opción, para soltarla en el campo que corresponda. Repita esta acción
hasta completar las cinco (5) opciones dadas en cada momento.

Al finalizar la actividad, aparecerá la respectiva calificación. Solo hasta obtener un

resultado igual a 3/3, se dará acceso al enlace Enviar, ya que con este puntaje se aprueba
la actividad. Al no obtener el resultado solicitado, se activará el enlace ‘Reintentar’.

Para realizar la prueba interactiva, estos son los pasos:

 Menú principal, Actividad 4.

 Enlace Actividad interactiva: la legislación y su aplicación en las empresas.
 Clic sobre el enlace
 Leer con especial atención las instrucciones para realizar adecuadamente la
actividad.
 Al terminar, clic sobre el enlace Enviar, al obtener el resultado 3/3.

Nota: esta actividad es calificable.

3.3. Evidencia de producto

Informe: la importancia de la conservación de los archivos

La Ley 594 de 2000, expresa la importancia de la conservación del archivo para una buena
gestión empresarial. Sobre este tema, se propone la realización de un informe, con el cual
se justifique por qué las empresas deben tomar las medidas que sean necesarias para
conservar y manejar su archivo. Por lo general, el informe consta de tres partes:
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 Introducción: es la inducción al lector sobre el tema.

 Desarrollo: exposición de argumentos y sustentación de las hipótesis.
 Conclusión: parte final del informe, con el punto de vista del autor sobre el tema
tratado.

Para realizar esta actividad se debe:

 Analizar el material de formación 4.

 Consultar el material complementario de la actividad 4 y otras fuentes en Internet.

Una vez se culmine la consulta de fuentes, se debe elaborar el informe, con una adecuada
presentación, preferiblemente teniendo en cuenta normas técnicas colombianas para
elaboración de documentos o normas APA.

Para el envío de la evidencia, se debe seguir la siguiente ruta:

 Menú principal, Actividad 4.
 Clic en el enlace Informe: La importancia de la conservación de los archivos.
 Clic en el botón Examinar mi equipo y adjuntar el documento.
 Clic en el botón enviar.

Si al momento de enviar la evidencia, el sistema genera el error: "Archivo inválido", esto

se debe a que está abierto el documento, se debe cerrar y probar nuevamente en “Adjuntar
archivo”, “Examinar mi equipo” y “Enviar”.

Nota: esta actividad es calificable.

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3.4. Ambiente Requerido

Ambiente virtual de aprendizaje LMS.

3.5. Materiales

Material de formación
 La legislación y su aplicación en las empresas.

Materiales de apoyo
 Manual de uso de tabla de retención documental.
 Tabla de retención documental.

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Técnicas e Instrumentos de
Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Evaluación

Evidencia de conocimiento
Actividad interactiva: la legislación
y su aplicación en las empresas.
Evidencia de producto
Informe la importancia de la
conservación de los archivos.
Aplica los conceptos de Actividad interactiva
preservación y Enlace en LMS
conservación documental
de la empresa, de acuerdo Informe
con las normas vigentes. Rúbrica de producto

5. GLOSARIO DE TÉRMINOS

Archivo activo: es aquel que se consulta frecuentemente.

Archivo horizontal: los documentos se colocan uno sobre otro.

Archivo inactivo: este contiene los documentos que ya no se consultan o se consultan

esporádicamente. Después de este archivo algunos documentos pueden pasar a
destrucción definitiva.

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Archivo lateral: como su nombre lo indica, los documentos se colocan de forma lateral,
con el fin ver su texto descriptivo de aquello que contienen.

Archivo semiactivo: estos documentos se mantienen durante cierto periodo de tiempo y

luego se decide si se trasladan o no al archivo inactivo.

Archivo vertical: un ejemplo de ellos son las carpetas colgantes, que van una detrás de
otra.

6. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS

Acuerdo 7 (1994). Por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivos

LA JUNTA DIRECTIVA DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA en
uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por la Ley 80 de 1989 y el
Decreto 1777 de 1990. [Archivo General de la Nación]. Recuperado de
http://www.unesco.org/culture/natlaws/media/pdf/colombia/colombia_acuerdo_archiv
o_general_7_29_06_1994_spa_orof.pdf

Decreto 2578 (13 de diciembre de 2012) Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional
de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto número
4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los
archivos del Estado. [Presidencia de la República de Colombia]. Recuperado de
http://wsp.presidencia.gov.co/Normativa/Decretos/2012/Documents/DICIEMBRE/13/
DECRETO%202578%20DEL%2013%20DE%20DICIEMBRE%20DE%202012.pdf

Decreto 2609 (2012). Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000,
parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras
disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado.
[Congreso de la República de Colombia]. Recuperado de
https://www.mintic.gov.co/portal/604/w3-article-3528.html

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7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) Eliana del Pilar Ospina Experta Centro de Diciembre de 2013
gestión
Sandra Milena Montoya temática Tecnológica de
López Servicios

8. CONTROL DE CAMBIOS

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio

Autor (es) Jhon Jairo Gestor de Centro de Gestión y Mayo 2018 Actualización de
Buitrago Curso Desarrollo Sostenible actividades y Ruta
Sur colombiano – de navegación por
Regional Huila actualización en
diseño de la semilla

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