UNIDAD 2

METODOLOGÍA PARA EL DESARROLLO DE ESTUDIOS

ORGANIZACONALES

1. FUNDAMENTOS DE LA TEORÍA ORGANIZACIONAL

Existen organizaciones tan diversas como una iglesia o un hospital con

características en común. El concepto que emplearemos para definir a las

organizaciones es: "Las organizaciones son entidades sociales, dirigidas a metas,

diseñadas con una estructura deliberada y con sistemas de actividad coordinados

y vinculadas con el ambiente externo.

Una organización existe cuando la gente interactúa para desempeñar funciones

esenciales que la ayude a alcanzar metas. Recientes tendencias en la administración

reconocen la importancia de los recursos humanos; en su mayor parte, los nuevos enfoques

están diseñados para delegar facultades de decisión a los empleados y les ofrecen mayores

oportunidades de aprender y contribuir a la organización mientras trabajan en el

logro de metas comunes. Los administradores estructuran y coordinan deliberadamente los

recursos organizacionales para alcanzar el propósito de la organización. Sin embargo,

aunque el trabajo puede estructurarse en departamentos o en conjuntos de

actividades separadas, la mayor parte de las organizaciones actuales luchan por

alcanzar una mayor coordinación horizontal de las actividades de trabajo, con

frecuencia empleando equipos de personas de diferentes áreas funcionales para

que trabajen juntas en proyectos. Los límites entre departamentos y entre

organizaciones se están volviendo más flexibles y difusos, en la medida en que

las compañías enfrentan la necesidad de responder con más rapidez a cambios

en el ambiente externo. Una organización no puede existir sin interactuar con los clientes,

proveedores, competidores y con otros elementos del ambiente externo. Hoy día incluso

algunas compañías cooperan con sus competidores y comparten información y

Clases de Organizaciones Existen organizaciones que son grandes corporaciones

multinacionales. Otras son pequeñas propiedades de tipo familiar. Algunas producen

manufacturas, como automóviles y computadoras, y otras proveen servicios como

representación legal, bancos o servicios médicos. Otra importante distinción se presenta

entra las compañías que producen ganancias y las que no. Hay muchas diferencias que

debemos tomar en cuenta. La principal diferencia es que los administradores de negocios

solo piensan en hacer dinero para la compañía, mientras que los administradores que no

buscan ganancias financieras dirigen sus esfuerzos en generar un impacto social. Las

características únicas y las necesidades de las organizaciones sin interés de

ganancias económicas crearon retos únicos a los líderes de las organizaciones

que buscan ganancias. Los recursos financieros de las organizaciones no lucrativas son

subsidios o donaciones que provienen generalmente del gobierno en lugar de llegar por la

venta de productos o servicios. En los negocios, los administradores se enfocan

en mejorar los productos y los servicios de la organización y aumentar las ventas

y ganancias. Por otro lado, en las organizaciones que no buscan ganancias los

servicios se proveen a clientes sin costo alguno, y el problema mayor para

algunas organizaciones como éstas es asegurar una entrada de fondos continua

para seguir operando. Los administradores de estas organizaciones están

dedicados a servir a los clientes con fondos limitados y deben enfocarse en

conservar los costos lo más bajo posible y demostrar un uso altamente eficiente

de sus recursos. Los administradores en las organizaciones que no buscan ganancias

también tratan con diversos tipos de inversionistas y deben poner en el mercado sus

servicios para atraer no solo clientes, sino también a voluntarios y donadores.

Es difícil creer que hace poco tiempo que las organizaciones llegaron a la

historia de la humanidad. A finales del siglo XIX, había organizaciones de

diferentes tamaños e importancia; no había sindicatos, ni asociaciones de

importación o exportación, sólo unas grandes compañías, organizaciones que no

obtenían ganancias financieras o departamentos gubernamentales. Todo ha

cambiado, la revolución industrial y el desarrollo de las grandes organizaciones

transformó a la sociedad gradualmente, las corporaciones se volvieron el centro

de la vida de las personas, y actualmente ejercen tremenda influencia en nuestra

sociedad. Las organizaciones están en nuestras vidas de muchas maneras. En primer

lugar, atraen recursos para alcanzar metas específicas. En segundo lugar las

organizaciones producen bienes y servicios que los consumidores desean a

precios competitivos. Las compañías buscan formas innovadoras de producir y

distribuir bienes y servicios con mayor eficiencia. Las organizaciones también

impulsan la innovación más que apoyar productos normales. Las fundaciones de puros

buenos deseos actualmente se están adaptando al entorno al expandir sus servicios a nuevos

lugares, en un esfuerzo por conseguir nuevas donaciones en una realidad en que

disminuyen esas contribuciones.2 Las organizaciones se adaptan e influyen en un medio de

rápido cambio. Algunas grandes compañías tienen departamentos enteros encargados de

vigilar el ambiente externo, y de encontrar formas de adaptarse o influir en ese

ambiente. Uno de los cambios más significativos en el ambiente externo de hoy

día es la globalización. A través de todas estas actividades, las organizaciones crean valor

para sus propietarios, clientes y empleados. Los administradores necesitan comprender

qué partes de la operación crean el valor y qué partes no lo hacen; una compañía

puede ser rentable sólo cuando el valor que crea es mayor que el costo de los

recursos. Por último las organizaciones tienen que luchar y acomodarse a los

desafíos de la diversidad de la fuerza de trabajo de la actualidad, las

preocupaciones crecientes sobre ética y responsabilidad social, a los cambios en

los patrones de desarrollo profesional y a encontrar formas efectivas de motivar a

los empleados en trabajar juntos para lograr las metas.

Las organizaciones dan forma a nuestras vidas y los administradores bien

informados pueden dar forma de calidad a las organizaciones.

Hay varias maneras de observar y pensar acerca de las organizaciones y cómo

funcionan. Dos puntos importantes son: El sistema abierto que representa y el

ámbito de la configuración organizacional. Un hecho significativo en el estudio de las

organizaciones fue llegar a la distinción entre sistemas cerrados y abiertos. Un sistema

cerrado no dependerá de su ambiente; será autónomo, encerrado en sí mismo y sellado ante

el mundo exterior. Aunque no puede existir un sistema verdaderamente cerrado, los

primeros estudios de organización se enfocaban en ellos. "Los primeros

conceptos de administración, incluyendo la administración científica, el estilo de

liderazgo y la ingeniería industrial, eran enfoques de sistema cerrado porque

daban por supuesto al ambiente exterior y suponían que la organización podía

convertirse en más efectiva mediante el diseño interno".3 La administración de un

sistema cerrado sería bastante fácil. El ambiente sería estable y predecible, y no

intervendría para causar problemas. El tema principal de la administración seria

llevar las cosas con eficiencia. Un sistema abierto debe interactuar con el ambiente para

sobrevivir; consume recursos y exporta recursos al ambiente. No puede sellarse ni aislarse.

Debe cambiar y adaptarse al ambiente en forma continua. Los sistemas abiertos

pueden ser enormemente complejos. La eficiencia interna es apenas uno de los

aspectos, y algunas veces un aspecto bastante menor. "La organización tiene que

encontrar y obtener los recursos necesarios, interpretar y actuar sobre los

cambios ambientales, deshacerse de la producción, y controlar y coordinar las

actividades internas a la luz de las turbulencias e incertidumbres ambientales".4

Todo sistema que deba interactuar con el ambiente para sobrevivir, es un sistema

abierto. El ser humano es un sistema abierto. Los cambios rápidos de las recientes décadas

pasadas, incluyendo la globalización y más competencia, la explosión de la internet y los

negocios electrónicos, y la creciente diversidad de la población y de la fuerza de trabajo

han forzado a muchos administradores a reorientarse hacia una mentalidad de

sistemas abiertos y a reconocer a sus negocios como parte de un todo muy

complejo e interconectado. Para comprender a la organización como un todo, hay que

visualizarla como un sistema. "Un sistema es un conjunto de elementos interactuantes que

adquiere

2. FASES DEL ESTUDIO ORGANIZACIONAL

Como toda técnica o herramienta profesional los estudios de Organización & Métodos

deben contar con una metodología para su desarrollo, para el efecto se han determinado

cinco fases que de acuerdo a su secuencia ayudan a la realización del mismo.

 Planificación del estudio

  Recopilación de information

 Análisis de la información

 Elaboración y presentación del informe final

 Implementación y seguimiento

Planificación del estudio

Ningún esfuerzo de mejoramiento administrativo debe iniciarse sin una cuidadosa

planificación y preparación previa del curso de acción que habrá de seguirse para alcanzar

su propósito.

El primer paso dentro de la planificación del Estudio de Organización & Métodos es definir

la naturaleza del problema y detectar las principales fallas a resolver, para luego determinar

con claridad el objetivo del estudio y con ello evitar malos entendidos que obstaculicen o

dispersen el trabajo.

Cuando se ha definido la naturaleza y el objetivo del estudio, debe llevarse a cabo una

investigación preliminar o reconocimiento para determinar la situación actual y visualizar

los estudios que se deben realizar, la complejidad de la investigación, las técnicas más

apropiadas para realizarlo y los posibles costos de las propuestas de solución.

El estudio preliminar por ser el primer contacto con la realidad que se va a estudiar, puede

dar una idea de la magnitud del problema, detectar los inconvenientes que pueden surgir

durante el estudio proporcionando nuevos elementos de juicio a considerar y como

consecuencia de ello provocar una reformulación del estudio en términos más objetivos.

En términos generales los objetivos de la investigación preliminar son:

  Determinar las necesidades específicas que existen dentro del campo de aplicación

y la identificación del problema que requiere atención prioritaria.

 Descripción detallada de la ubicación, naturaleza y extensión del problema.

 Establecer el tipo de conocimientos técnicos o habilidades que se requerirán para

resolver el problema.

 Estimar el tiempo, recursos humanos y materiales que serán necesarios para resolver

el problema, así como las técnicas administrativas

Determinada la naturaleza y la magnitud del problema, definido el objetivo del estudio y

practicada la investigación preliminar debe formularse el plan y los programas de trabajo

para llevarlo a cabo, examinando las diferentes opciones para efectuar la investigación

definitiva y fijar las normativas y condiciones generales que regirán su desarrollo.

Este documento debe contener una explicación clara y concisa de las áreas de investigación

que cubrirá (sistemas, procesos, funciones, puestos, etc.) y de los hechos, datos e informes

que sean necesarios para llegar a conclusiones y recomendaciones sólidas y efectivas, a

través de la descripción de los siguientes contenidos:

 Antecedentes y justificación del estudio

 Propósito y objetivos del estudio y los resultados que se esperan obtener

 Alcance y limitaciones del estudio

 Acciones o fases necesarias para lograr el objetivo

 Los recursos humanos, materiales y financieros necesarios en cada acción o fase del

estudio
  El cronograma de actividades que indique las fechas de inicio o terminación de cada

acción o fase del estudio

 Las estrategias y tácticas administrativas que se adoptarán para conducir la

investigación

 La delimitación de responsabilidades para cada una de las fases del estudio

 Los programas auxiliares de información y orientación acerca de la naturaleza y

propósitos del plan

Recopilación de información

Es importante recopilar información general de tipo documental sobre: manuales, leyes,

decretos, acuerdos, reglamentos, informes, estadísticas, anuarios y estudios anteriores sobre

el área o problema a evaluar, así como información específica del campo de trabajo sobre:

organigramas, descripciones de puestos, expedientes del personal, datos sobre volúmenes

de trabajo, descripción de los principales procesos, relación con otras dependencias,

condiciones y características de la ubicación, espacios físicos, mobiliario y equipo; en

general toda aquella información que específica del área objeto de estudio.

Reunir y registrar aquellos hechos que permiten conocer y analizar lo que realmente sucede

en el área objeto de estudio, evitará la formulación de impresiones deformadas de la

realidad, incurrir en interpretaciones erróneas, falsas conclusiones y proponer medidas de

mejoramiento que al aplicarlas resulten inoperantes.

En el proceso de recopilación de datos se debe evitar recoger información insuficiente o

acumular hechos innecesarios que provoquen confusiones y alarguen inútilmente la

duración de la investigación. Lo anterior solamente se podrá lograr teniendo siempre

presente el objetivo del estudio y proceder continuamente a su revisión y evaluación con la

finalidad de asegurarse de que los datos tienen relación con el problema, detectar si de ellos

se desprenden nuevos problemas y derivar posibles cambios o mejoras.

El registro de los datos recopilados debe quedar por escrito al momento de la observación

de los hechos, para disponer de un historial completo del caso que permita:

 Respaldar las acciones que se formulen y las propuestas de cambio que se

implementen.

 Comparar en cualquier fase de la investigación los resultados parciales con los

planes y programas respectivos.

 Facilitar la información al personal para que conozca los objetivos del estudio, lo

que se ha hecho y lo que falta por hacer, teniendo la posibilidad de obtener

sugerencias y/o recomendaciones para mejorarlo.

 Archivar los informes o estudios sobre los trabajos realizados, constituyen la mejor

fuente de información para realizar trabajos similares, evitando la duplicidad de

esfuerzos y como un elemento de apoyo por si existiera cambio del personal que

realiza el estudio.

Las técnicas generales que se utilizan para la recopilación de los datos son la investigación

documental, la entrevista, el cuestionario y la observación directa. La elección de las

diversas técnicas está en función de los objetivos de la investigación, de la naturaleza del

problema de estudio, de los datos que deban obtenerse, pero sobretodo de la visión y

criterio del Analista.

La investigación debe comprender la recopilación de los antecedentes y datos relativos a la

situación actual del área evaluada. Entre los antecedentes se encuentran los aspectos

jurídicos que se verán involucrados dentro del problema, los problemas similares que con

anterioridad se hayan presentado y las soluciones que se hayan recomendado o adoptado en

su momento en un intento de resolver el problema.

Por lo que respecta a la situación actual, para el estudio de Organización & Métodos es

importante cubrir con aquella información que permita:

 Definir los objetivos del área afectada

 Conocer la estructura orgánica actual

 Revisar las políticas establecidas y las normas administrativas relacionadas con el

problema en estudio.

 Determinar las funciones asignadas a cada área y/o puesto de trabajo, que tengan

relación con el problema.

 Examinar las condiciones de trabajo, cultura organizacional, relaciones internas y

externas del personal, canales de comunicación.

Análisis de la información

Consiste en organizar los datos recopilados de acuerdo a los objetivos del estudio de

Organización & Métodos, para someterlos a un proceso de análisis o examen crítico que

permita descubrir los problemas y establecer cuales son las causas que impiden la

operación normal del sistema, procedimiento o método de trabajo, generando deficiencias,

errores, retrasos o duplicaciones dentro de su desarrollo.

Esta fase sirve de base para el desarrollo de alternativas de solución a los problemas

detectados y/o que originalmente generaron la necesidad de realizar el estudio y para la

formulación de recomendaciones de mejoramiento administrativo en general.

El análisis de una situación o evento administrativo consiste en dividir o separar sus

elementos componentes hasta llegar a conocer la naturaleza, las características y las causas

que originan los problemas detectados, sin perder de vista la relación de interdependencia e

interacción que debe existir dentro de ellos.

El propósito del análisis es establecer las bases para proponer opciones de solución al

problema que se estudia, con el fin de evaluarlas y establecer las acciones o medidas

correctivas que permitan la eliminación del problema y el mejoramiento administrativo del

área objeto de estudio.

El análisis de la información provee de una descripción ordenada de los datos, para

someterlos a un examen crítico que permita conocer todos sus aspectos y detalles, y logre

conducir los esfuerzos de racionalización a diagnosticar los problemas.

Para el análisis de la información debe adoptarse un enfoque amplio e integral,

relacionando el problema con toda la organización y cada una de sus unidades

componentes.

Un enfoque muy eficaz al momento de realizar el análisis consiste en adoptar una actitud

interrogativa y formular de manera sistemática una serie de preguntas que resumen la

justificación de las actividades administrativas. Es importante que las preguntas se realicen

con mucha objetividad y claridad para lograr obtener las respuestas adecuadas y lograr que

la persona que responde a las preguntas también llegue a cuestionarlas.

Las preguntas que se deben utilizar dentro del interrogatorio deben adecuarse al evento o

situación que se esté evaluando, la aplicación queda a criterio del Analista pero no debe

pensarse en preguntas sofisticadas sino lo más simple posible, por ejemplo:

 ¿Qué se hace?

 ¿Para qué se hace?

 ¿En dónde se hace?

 ¿Cuándo se hace?

 ¿Quién lo hace?

 ¿Cómo se hace?

 ¿Cuánto cuesta hacerlo?

La elección de las técnicas e instrumentos de análisis obedecerá a la factibilidad de su

aplicación, a los estudios que se van a realizar, al apoyo financiero y los recursos que sean

accesibles, pero sobre todo a los conocimientos y grado de preparación del personal que

realice las funciones de Analista de Organización & Métodos.

Elaboración y presentación del informe final

Comprende la elaboración de un documento que describe los hallazgos y las alternativas de

cambio o solución a los problemas detectados, incluye las conclusiones y recomendaciones

que a criterio del investigador permitirán un mejor desarrollo administrativo dentro del área

evaluada.
La búsqueda de opciones de mejoramiento administrativo se inicia en la fase de la

planificación o construcción del estudio de Organización & Métodos, la cual presupone una

labor inversa a la efectuada durante el proceso de análisis, es decir, que los elementos

separados y desagregados en el proceso anterior se combinan mediante una labor de

síntesis, formando nuevas unidades, integradas en tal forma que proporcionen las

respuestas adecuadas a las interrogantes planteadas a lo largo de la investigación, lo cual no

es más que llegar a las conclusiones del estudio.

Como resultado de las conclusiones a las que se llegue después del análisis de los datos y

de la formulación del diagnóstico de la situación que originó el estudio, pero sobre todo

utilizando los conocimientos técnicos, la imaginación y creatividad, el Analista estará en

posibilidad de formular por lo menos dos alternativas de solución al problema evaluado,

para presentarlas a manera de sugerencia o recomendación.

Antes de proceder al desarrollo de las recomendaciones en un estudio de Organización &

Métodos, se deben tener presentes las siguientes consideraciones y/o sugerencias:

 No perder de vista los objetivos iniciales que motivaron la realización del estudio.

 Las experiencias de trabajos realizados con anterioridad pueden ser valiosas, pero

debe combatirse la tendencia a apegarse a soluciones que sigan ciertos patrones

establecidos dentro de la organización.

 Es de suma importancia que a quienes resulten directamente afectados por los

cambios y recomendaciones se les de oportunidad de participación en las

evaluaciones antes de que se tomen las decisiones finales.

  Dar preferencia a las recomendaciones prácticas o viables, entendiéndose por ellas

las que dentro de las condiciones que prevalecen dentro del área objeto de estudio

sean las más factibles de aproximarse a la realidad.

 Considerar las limitaciones que puedan emanar de disposiciones jurídicas y

administrativas cuando presenten dificultades para su modificación.

 Descartar soluciones que requieran de complejos esquemas de cooperación por

parte de más de una unidad, cuando esta sea difícil de lograr.

 Aprovechar toda la ayuda disponible con el objeto de llegar a mejores resultados,

atendiendo las inquietudes, comentarios y opiniones del personal que labora dentro

del área de estudio y de otras personas ajenas a ella, así como la asesoría de

especialistas en campos determinados.

La mejor solución será aquella que permita realizar un trabajo o tomar una decisión dentro

del tiempo mínimo requerido y con el aprovechamiento adecuado de los recursos

disponibles, para obtener resultados en un corto plazo.

Todas las recomendaciones que se presenten dentro del informe final deben incluir la

formulación del programa para su implementación que determine las actividades que deben

desarrollarse y la secuencia de su realización, acompañado del cronograma que indique las

fechas en las cuales deberá iniciar y terminar cada una de las actividades del programa,

dejando establecido quien debe ser el responsable del control total del proyecto y de cada

una de sus actividades componentes.

Las recomendaciones que se sugieran deben presentarse por escrito, redactándose para ello

un informe que además de exponer las razones que fundamentan los cambios propuestos

faciliten la toma de decisiones al respecto.

Los resultados de los estudios de Organización & Métodos deben ser presentados

directamente al Gerente general y al personal involucrado en su aprobación y en su

ejecución. La presentación no debe ser extensa ni tediosa, por lo que debe ponerse mucho

empeño en su contenido y apoyarse con ayudas audiovisuales y materiales para hacerla más

atractiva.

El objetivo de la preparación del informe es dar a conocer los resultados del estudio de

Organización & Métodos al nivel gerencial y a las autoridades del área objeto de estudio,

para obtener la aprobación y apoyo necesarios para su implementación.

Una vez que las autoridades competentes decidan sobre la alternativa a implementar, se

estará en condición de diseñar el nuevo sistema y la implementación del mismo.

Implementación y seguimiento

Se refiere a la puesta en práctica de el nuevo sistema y comprende la integración de los

recursos humanos y materiales necesarios y la ejecución del programa previsto bajo la

supervisión y asesoría del Analista creador del sistema.

La implementación de las recomendaciones formuladas puede ser considerada más

importante que cualquiera de las otras fases desarrolladas con anterioridad, ya que

comprende el momento en el que la teoría del estudio se convierte en práctica y debe

ponerse en vigor para solucionar los problemas que lo motivaron.

Esta fase puede sub-dividirse en cuatro aspectos fundamentales, los cuales son:

 Formulación de un programa para la implementación del nuevo sistema.

 Integración de los recursos humanos y materiales que sean necesarios.

 Descripción del nuevo diseño y capacitación sobre el programa de implementación

a los responsables de la ejecución del programa.

 Ejecución del programa.

En la formulación del programa de implementación del nuevo sistema debe determinarse

las actividades que deberán desarrollarse y la secuencia de su realización, las cuales pueden

representarse a través de un diagrama o cronograma de actividades.

En lo que respecta a la integración de los recursos humanos y materiales es importante

considerar todos los requerimientos que serán necesarios para cumplir adecuadamente con

la implementación del nuevo diseño, tales como características del personal, de las

instalaciones, del mobiliario y equipo, formularios y papelería en general, así como los

documentos administrativos de soporte al cambio entre los que se pueden mencionar,

manuales administrativos, reglamentos e instructivos entre otros.

Definitivamente no basta con formular un programa de implementación e integrar los

recursos humanos y materiales necesarios, si no se describe y capacita sobre el nuevo

diseño y el programa de implementación a los responsables de la ejecución del mismo.

Con base a los requerimientos del nuevo sistema y al programa de implementación que se

decida utilizar se debe seleccionar y capacitar al personal que vaya a estar involucrado con

los nuevos procedimientos y métodos de trabajo. Tomando como base los manuales e
instructivos que se desarrollen para que pueda ejecutar sus labores correctamente y

adquiera el conocimiento mínimo necesario de las actividades que le corresponderá

desarrollar dentro del proceso total.

3.RECOPILACIÓN DE DATOS

Requisitos básicos que deben reunir los datos

Para que los datos aporten elementos de decisión acordes con la realidad y se eviten

dilaciones y un uso irracional de recursos, tienen que ser:

1. Específicos.

2. Completos.

3. Correctos.

4. Pertinentes.

5. Congruentes.

6. Susceptibles de validarse.

Actitud del equipo responsable de la recopilación

El personal destinado al estudio de investigación debe carecer de prejuicios u opiniones

preconcebidas. En especial, en la etapa de recopilación de datos es recomendable que los

asistentes o analistas adopten una conducta amable y discreta a fi n de procurarse una

imagen positiva en las unidades o áreas de estudio, lo que facilitará su tarea y estimulará la

participación activa de la fuerza de trabajo.

 Para evitar falsas expectativas, es de vital importancia que el equipo responsable de esta

función, se abstenga de externar comentarios sin sustento o de hacer promesas que no

pueda cumplir, apegándose en todo momento y en forma objetiva a las directrices del

estudio.

Técnicas de recopilación de datos

La elección de técnicas e instrumentos para la recopilación de los datos debe adecuarse a

las características del estudio que se pretenda realizar.

Para recabar la información en forma ágil y ordenada puede utilizarse una o la

combinación de las siguientes técnicas: investigación documental, observación directa,

consulta a sistemas de información, cuestionario, cédula y entrevista.

Investigación documental

Se deben seleccionar y analizar los escritos que contengan datos de interés relacionados

con el estudio, para lo cual es necesario revisar estudios previos, información técnica,

normas nacionales e internacionales, bases jurídico-administrativas, diarios oficiales,

circulares, oficios, actas de reuniones y todo documento que aporte información relevante a

la investigación.

Observación directa

Este recurso es de gran utilidad para el equipo técnico responsable del estudio, pues le

permite conocer no sólo la manera en que operan las unidades administrativas, sino la

cultura organizacional predominante en las áreas donde se desarrolla el trabajo diario. A

partir del análisis de los datos recabados es aconsejable conversar con algunas de las

personas que prestan sus servicios en estas áreas para complementarlos o afinarlos.

Consulta a sistemas de información

Es el acceso a redes de comunicación, intranet y extranet, que sirven de soporte a la

organización y por medio de las cuales se manejan datos e información relevantes para el

estudio de una organización.

Cuestionario

Este recurso se utiliza para obtener los datos deseados en forma homogénea. Está

constituido por series de preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y separa das por

capítulos o temáticas específicas. Por ello, permite ahorrar recursos y tiempo; no obstante,

la calidad de los datos que se obtengan depende tanto de su estructura y forma de

presentación como de la forma en que se aplique.

Para preparar los proyectos de cuestionario es necesario llevar a cabo los pasos

siguientes:

1. Realizar un recuento de documentación descriptiva, archivos, estudios y datos

estadísticos existentes para determinar el número y alcance de las preguntas.

2. Establecer un objetivo por pregunta.

3. Validar el orden y la secuencia que se seguirá.

 4. Someter las propuestas del cuestionario a un proceso de control y evaluación

conocido como prueba previa o pretest.

Para definir la estructura del cuestionario, es necesario establecer los campos de

distribución básicos:

1. Espacio correspondiente para los datos de registro, tales como la ubicación o

adscripción de las personas que los llenarán, información del área, del responsable de su

manejo, así como la fecha de aplicación.

2. Preguntas o ítems.

3. Instrucciones explicadas de manera sencilla y concisa abajo de cada pregunta.

4. Espacio para respuestas, que debe facilitar tanto la lectura como la respuesta.

5. Espacio para anotar las observaciones generales.

Para que los cuestionarios aporten elementos de juicio valiosos, es conveniente

considerar los criterios siguientes:

1. Utilizar preguntas introductorias claras y amables para atraer la atención del

entrevistado.

2. A medida que se avance en la aplicación del cuestionario, formular preguntas precisas

en relación con el tema central.

3. Incluir preguntas filtro para ubicar el contexto de los puntos clave. Asimismo, prever

posibles

“saltos de pregunta”, en función del conocimiento y manejo del tema, para garantizar la

continuidad en la recopilación de datos.

 4. De acuerdo con la profundidad o algidez del tema, incluir preguntas accesibles para

obtener respuestas concretas de manera gradual.

Cédula: Las cédulas representan un recurso valioso para recopilar y ordenar datos ya

que están conformadas por formularios cuyo diseño incorpora casillas, bloques y columnas

que facilitan la agrupación y división de su contenido para su revisión y posterior análisis,

además de que abren la posibilidad de ampliar el rango de respuesta.

Entrevista: Esta herramienta consiste básicamente en reunirse con una persona con el

fin de interrogarla en forma meticulosa para obtener información. La entrevista debe

dirigirse a directivos y empleados de una misma área o que intervienen en la misma clase

de tareas, así como a clientes y/o usuarios, prestadores de servicios y proveedores que

interactúan con la organización.

Para que una entrevista se desarrolle en forma positiva, es conveniente observar estos

aspectos:

*Tener claro el objetivo. Se recomienda preparar previamente una guía de entrevista

con los principales puntos que se desea captar, para que al término de la misma pueda

verificarse si se ha obtenido la información prevista.

*Establecer anticipadamente la distribución del trabajo. Es conveniente asignar

responsabilidades y determinar las áreas a investigar con el suficiente tiempo.

*Concertar previamente la cita. De esta forma el entrevistado estará debidamente

preparado para proporcionar la información con el tiempo y tranquilidad necesarios para

mantener la concentración en la entrevista, evitar interrupciones y posibles apreciaciones

erróneas.

*Atender al compromiso. Es necesario acudir con anticipación a la hora convenida al

área en que se llevará a cabo la entrevista programada. Para lograr la mayor eficacia en su

desarrollo es conveniente observar los pasos siguientes:

i) Concentrarse de manera relajada.

ii) Seguir un mapa mental para captar la información de manera lógica y consecuente.

iii) Utilizar preguntas de terminación abierta en las cuales la respuesta correcta no sea

tan obvia.

iv) No hacer preguntas irrelevantes.

v) En la medida de lo posible escuchar, no hablar.

vi) Asegurarse de no presionar al entrevistado.

vii) Evitar el exceso de confianza en la memoria.

viii) Dejar “abierta la puerta”.

*Clasificar la información que se obtenga. Diferenciar la información de los

comentarios o sugerencias, procurando no confundir ambos aspectos.

*Registrar la información en una bitácora. Llevar un inventario de los compromisos y

puntos clave captados durante la entrevista.

Es importante que en el momento de una entrevista con personal de alta dirección, el

entrevistador lleve consigo una guía de los puntos clave que se tratarán, ya que, en muchas

ocasiones, los directivos, por cargas de trabajo y nivel de responsabilidad, no están

dispuestos a contestar una batería de preguntas que les tome mucho tiempo. Durante la

entrevista es conveniente que el entrevistador anote en forma breve las respuestas que vaya
recibiendo. Posteriormente, pasarlas en “limpio” de manera clara y consistente en su

reporte.

Supervisión del trabajo

Para tener la seguridad de que se respetan las líneas de acción definidas, es necesario

verificar que se lleven a cabo los pasos siguientes:

1. Vigilancia constante y cercana al trabajo del equipo.

2. Aclaración oportuna de dudas.

3. Control del tiempo invertido en relación con el estimado.

4. Revisión de los avances y, cuando se requiera, efectuar los ajustes necesarios.

5. Llevar un registro de los logros y obstáculos que se encontraron.

6. Celebrar reuniones periódicas para mantener actualizados a los integrantes del equipo.

7. Realizar cambios en el equipo de trabajo cuando prevalezcan actitudes negativas o no

se apliquen los criterios acordados.

8. Preparar reportes de avance y de los resultados que se alcanzaron.

Integración de los datos

Una vez que se cuenta con los datos de las áreas que participan en el estudio, deben

ordenarse y sistematizarse a efectos de poder preparar su análisis.

Resguardo
Para facilitar la tarea de integración, es recomendable que los datos que se obtengan se

incorporen a equipos de cómputo para salvaguardarlos y facilitar su manejo. Con este

propósito se pueden:

i) Crear directorios, subdirectorios y archivos para desagregarlos en función de la

división del trabajo.

ii) Crear bases de datos o programas específicos.

iii) Utilizar paquetes acordes con las necesidades específicas del proyecto.

iv) Combinar recursos (1, 2 y 3) para optimizar resultados.

Clasificación

Para facilitar su análisis, los datos pueden dividirse en dos grandes rubros:

*Antecedentes: Se debe tomar en cuenta la reglamentación que regula la realización del

trabajo, cómo la han aplicado las unidades responsables de hacerlo y qué efecto ha tenido

en su desempeño. También es conveniente considerar la evolución o desarrollo de las

estructuras organizacionales anteriores, así como los resultados y condiciones en que se

obtuvieron, lo cual permitirá contar con una referencia histórica para comprender mejor la

situación actual.

*Situación actual: Por lo que toca a este punto, es recomendable considerar los

aspectos siguientes:

Objetivos: Corroborar la existencia de objetivos en el área o áreas de estudio; en caso

afirmativo, verificar su congruencia con los objetivos generales de la organización.

 Estrategias: Comprobar la existencia de estrategias en los diferentes niveles

jerárquicos, así como su efecto en la organización.

Estructura orgánica: Conviene revisarla cuidadosamente para establecer si satisface las

necesidades del trabajo.

Recursos presupuestales asignados a estructura orgánica: Analizar el monto del

presupuesto destinado a cubrir las percepciones de la plantilla de personal considerando

tabuladores autorizados y costo de los servicios relacionados con las plantillas.

Normas y políticas administrativas: Precisar si se han emitido y plasmado en

documentos, así como si son conocidas por el personal y responden a las necesidades de la

organización.

Instrumentos jurídico-administrativos: Estudiar manuales, reglamentos, circulares,

oficios, entre otros documentos, a fin de conocer la fundamentación jurídica vigente para

orientar el trabajo.

Funciones: Detectar hasta qué grado el personal sabe cuáles son sus funciones y qué

puestos las realizan.

Procedimientos: Verificar su existencia, características, aplicación y resultados

obtenidos de su uso.

Procesos: Precisar las acciones que realiza la organización desde la entrada de insumos

hasta la obtención de resultados.

Infraestructura tecnológica: Revisar las condiciones de los sistemas de información,

soporte técnico, relaciones e interacción ambiental.

Equipo: Tomar en cuenta el equipo de trabajo que se utiliza para cumplir con las

actividades, su uso y condiciones, así como si es suficiente, apropiado y se encuentra bien

distribuido.
 Condiciones de trabajo: Observar la distribución del espacio, mobiliario existente,

flujo del trabajo, condiciones de ventilación, temperatura, ruido, iluminación y color que

prevalece en las áreas, y todos aquellos aspectos que apoyen u obstaculicen las labores del

personal.

Ambiente laboral: Resulta de suma importancia conocer las relaciones humanas

existentes para determinar la cultura organizacional que prevalece. Este factor es de utilidad

para el desarrollo del estudio ya que permite atenuar la resistencia al cambio y conseguir la

colaboración del personal. Entre otros aspectos, es importante establecer las relaciones

interdepartamentales e interdepartamentales, liderazgo y flujo de la comunicación formal e

informal.

Controles: Es conveniente conocer la naturaleza, sistemas, niveles, proceso, áreas de

aplicación, herramientas y sistemas de gestión de la calidad que se utilizan para evaluar el

desempeño organizacional.

Relaciones con el entorno: Conocer la opinión y/o contar con información de los

grupos de interés de la organización.

4. ANÁLISIS DE DATOS

El análisis de datos es la ciencia que se encarga de examinar un conjunto de datos con el

propósito de sacar conclusiones sobre la información para poder tomar decisiones, o

simplemente ampliar los conocimientos sobre diversos temas.

El análisis de datos consiste en someter los datos a la realización de operaciones, esto se

hace con la finalidad de obtener conclusiones precisas que nos ayudarán a alcanzar nuestros
 objetivos, dichas operaciones no pueden definirse previamente ya que la recolección de

datos puede revelar ciertas dificultades.

Actualmente, muchas industrias usan el análisis de datos para sacar conclusiones y decidir

acciones a implementar. Cabe mencionar que la ciencia también usa el análisis de datos

para comprobar o descartar teorías o modelos existentes.

Daniel Burrus, asesor de negocios y orador de temas empresariales y de innovación dice en

referencia al análisis de datos: “Mucho de esto ayudará a los humanos a trabajar más, de

forma inteligente y rápido, porque tenemos datos sobre todo lo que ocurre”.

Usos del análisis de datos:

El análisis de datos se utiliza en muchas industrias, independientemente del ramo, nos da

las bases para tomar o no una decisión o cerciorarnos si una hipótesis es cierta o no.

1. Mercadotecnia: el análisis de datos se ha usado principalmente para predecir el

comportamiento de los consumidores, incluso para poder calificarlo. Conoce cómo hacer

un análisis de datos para tu campaña de marketing.

2. Recursos Humanos: el análisis de datos también es muy útil dentro de las empresas para

mantener un buen clima laboral , y fuera de ella, calificando empleados potenciales.

3. Académicos: Al igual que las empresas el análisis de datos también está presente en la

educación, sirve para seleccionar a los alumnos de nuevo ingreso y para medir el

rendimiento de los estudiantes.

 Técnicas de análisis de datos:

Si queremos datos útiles, debemos analizarlos. Para ello debemos recurrir a diversas

técnicas que dependen del tipo de información que se esté recopilando, por lo que es

importante tener definida la técnica a utilizar antes de implementarla.

 Análisis de datos cualitativo: Los datos cualitativos se presentan de manera verbal (en

ocasiones en gráficas). Se basa en la interpretación. Las formas más comunes de obtener

esta información es a través de entrevistas abiertas, grupos de discusión y grupos de

observación, donde los investigadores generalmente analizan patrones en las observaciones

durante toda la fase de recolección de datos.

 Análisis de datos cuantitativos: Los datos cuantitativos se presentan en forma numérica. Se

basa en resultados tangibles.

El análisis de datos se centra en llegar a una conclusión basada únicamente en lo que ya es

conocido por el investigador. La forma en que recopila sus datos debe relacionarse con la

forma en que está planeando analizarla y utilizarla, también hay que asegurarse de recopilar

información precisa en la que puedas confiar, para ello existen muchas técnicas de

recolección de datos.

Ventajas del análisis de datos

 Capacidad para tomar decisiones de negocios más rápidas e informadas, respaldadas por

hechos.
 Ayuda a las empresas a identificar problemas de rendimiento que requieren algún tipo de

acción.

 Comprensión más profunda de los requisitos de los clientes, lo que, a su vez, crea mejores

relaciones comerciales.

 Mayor conciencia del riesgo, permitiendo la implementación de medidas preventivas.

 Puede verse de forma visual, lo que permite tomar decisiones más rápidas y mejores.

 Puede proporcionar a una empresa una ventaja sobre sus competidores.

 Mejor conocimiento del desempeño financiero del negocio.

 Se ha demostrado que reduce los costos y, por lo tanto, aumenta los beneficios.

Tipos de análisis de datos

Tipos de datos Análisis Ejemplos

Paneles en donde se da

una discusión y se
Se centra en las Preguntas y respuestas a
entrevista a
Cualitativo opiniones, actitudes preguntas como: ¿Por
consumidores sobre lo
y creencias. qué?¿Cómo?
que les agrada o no del

lugar.
 Se centra en los Encuestas enfocadas a
Se obtiene mediante preguntas
datos duros e medir las ventas,
similares a:
Cuantitativo información que tendencias, reportes o
¿Cuántos?¿Quién?¿Con qué
pueda percepciones.
frecuencia?¿Dónde?
contabilizarse.

Pasos para hacer un análisis de datos

Paso 1: Define tus preguntas

Comienza seleccionando las preguntas correctas. Las preguntas deben ser medibles, claras

y concisas. Diseñe sus preguntas para calificar o descalificar posibles soluciones a su

problema u oportunidad específicos.

Paso 2: Establece prioridades de medición

Este paso se divide en dos sub-pasos:

A) Decide qué medir: Analiza qué tipo de datos necesitas.

B) Decidir cómo medirlo: Pensar en cómo medir sus datos es igual de importante,

especialmente antes de la fase de recolección de datos, porque su proceso de medición

respalda o desacredita su análisis más adelante.

Paso 3: Recolecta datos

Con la pregunta claramente definida y sus prioridades de medición establecidas, ahora es el

momento de recopilar sus datos. A medida que recopiles y organices los datos, recuerda

tener en cuenta estos puntos importantes:

Antes de recopilar nuevos datos, determina qué información podría recopilarse de las bases

de datos o fuentes existentes.

Determina de antemano un sistema de almacenamiento y asignación de nombres de

archivos para ayudar a todos los miembros del equipo a colaborar. Este proceso ahorra

tiempo y evita que los miembros del equipo recopilen la misma información dos veces.

Si necesita recopilar datos mediante encuestas, observación o entrevistas, desarrolla con

anticipación un cuestionario para asegurar la consistencia y ahorrar tiempo.

Mantén los datos recopilados organizados en un registro con las fechas de recopilación y

agrega cualquier nota de origen a medida que avanza.

Quizá te interese leer: ¿Qué es la investigación primaria y secundaria?

Paso 4: Analiza los datos

Una vez que haya recopilado los datos correctos para responder a su pregunta del Paso 1, es

el momento de realizar un análisis más profundo de la información. Encuentra relaciones,

tendencias, ordena y filtra tu información de acuerdo a las variables. A medida que haces

un análisis de los datos encontrarás que tienes los datos exactos que necesitas.

Paso 5: Interpretar los resultados

 Después de analizar los datos y posiblemente realizar más investigaciones, finalmente es

tiempo de interpretar los resultados. Hazte estas preguntas clave:

 ¿Responden los datos a tu pregunta original? ¿Cómo?

 ¿Los datos te ayudan a defender cualquier objeción? ¿Cómo?

 ¿Hay alguna limitación en las conclusiones, algún ángulo que no hayas considerado?

Si tu interpretación de los datos se sostiene bajo todas estas preguntas y consideraciones,

entonces es probable que hayas llegado a una conclusión productiva. El único paso restante

es utilizar los resultados del proceso de análisis de datos para decidir cómo vas a actuar

5. LA IMPLEMENTACIÓN

Es la ejecución u/o puesta en marcha de una idea programada, ya sea, de una aplicación

informática, un plan, modelo científico, diseño especifico, estándar, algoritmo o política.

Fase de implementación de sistemas de información

Fase de implementación de sistemas de información Dentro del ciclo de vida se encuentra

la fase de implementación de un sistema, es la fase más costosa y que consume más tiempo,

se dice que es costosa porque muchas personas, herramientas y recursos, están involucrados

en el proceso y Consume mucho tiempo porque se completa todo el trabajo realizado

previamente durante el ciclo de vida. En la fase de implementación se instala el nuevo

sistema de información para que empiece a trabajar y se capacita a sus usuarios para que

puedan utilizarlo. La instalación puede realizarse según cuatro métodos: Directo, paralelo,

piloto y en fases.
• Método directo: Se abandona el sistema antiguo y se adopta inmediatamente el nuevo.

Esto puede ser sumamente riesgoso porque si algo marcha mal, es imposible volver al

sistema anterior, las correcciones deberán hacerse bajo la marcha. Regularmente con un

sistema nuevo suelen surgir problemas de pequeña y gran escala. Si se trata de grandes

sistemas, un problema puede significar una catástrofe, perjudicando o retrasando el

desempeño entero de la organización.

• Método paralelo: Los sistemas de información antiguo y nuevo operan juntos hasta que el

nuevo demuestra ser confiable. Este método es de bajo riesgo. Si el sistema nuevo falla, la

organización puede mantener sus actividades con el sistema antiguo. Pero puede

representar un alto costo al requerir contar con personal y equipo para laborar con los dos

sistemas, por lo que este método se reserva específicamente para casos en los que el costo

de una falla sería considerable. • Método piloto: Pone a prueba el nuevo sistema sólo en una

parte de la organización. Al comprobar su efectividad, se implementa en el resto de la

organización. El método es menos costoso que el paralelo, aunque más riesgoso. Pero en

este caso el riesgo es controlable al limitarse a ciertas áreas, sin afectar toda la empresa.

• Método en fases: La implementación del sistema se divide en partes o fases, que se van

realizando a lo largo de un periodo de tiempo, sucesivamente. Una vez iniciada la primera

fase, la segunda no se inicia hasta que la primera se ha completado con éxito. Así se

continúa hasta que se finaliza con la última fase. Es costoso porque se hace más lenta la

implementación, pero sin duda tiene el menor riesgo.

2. Los métodos piloto y en fases suelen ser el más practicado puesto que tienen menor

riesgo. Como se puede observar la decisión de adoptar cualquiera de los métodos estará

influenciada por factores de riesgo y disponibilidad de recursos. Otro aspecto importante de

esta fase es la capacitación del personal, que cobra especial importancia para asegurar el
uso acertado del sistema. Se puede adelantar camino al capacitar personal, antes incluso de

contar con los equipos nuevos, para que el usuario se familiarice con el nuevo sistema. Si el

sistema es sencillo y el usuario tiene cierta experiencia, la capacitación formal no se hace

necesaria y bastarán algunas instrucciones para ponerle al tanto. Prueba de sistemas Las

pruebas de sistemas tienen por objetivo comprobar que el sistema, que ha superado las

pruebas de integración, se comporta correctamente con su entorno(otras máquinas, otros

hardware, redes, fuentes reales de información).Prueba de seguridad Intentan verificar que

los mecanismos de protección incorporados al sistema lo protegerán, de hecho de

penetraciones inadecuadas.UsuarioSe considera importante llevar a cabo pruebas con

usuarios ya que muchas veces los usuarios que realizan las pruebas en las empresas tienen

experiencia anterior con sistemas similares. Las pruebas realizadas por usuarios son de

usabilidad y funcionalidad, ya que para hacer las evaluaciones de contenido se requiere de

experiencia en el campo. Caja negra En este tipo de pruebas, el elemento que se va a probar

se entiende como una caja negra de la que solo se conocen sus entradas y salidas. Así, al

elemento bajo prueba se le somete a serie de datos de entradas, se observan las salidas qué

produce y se determina si estas son conformes a las entradas introducidas.

Decisiones legislativas, la capacidad administrativa para la implantación burocrática, un

grupo de actividad interesado y opositores, y soporte ejecutivo o presidencial.