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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA: PRENSA


RETENCIÓN DISPOSICIÓN
SERIES, EN AÑOS FINAL PROCEDIMIENTO
SUBSERIES A.G A.C S E M/D
PRENSA CT
Archivos 3 20 X Por ser documentos de notable
valor para el que hacer
cotidiano, se mantienen en un
manejo permanente y se
conservan totalmente para una
nueva búsqueda mas
adelante.
Biografías 3 20 X Estos documentos son
utilizados a diario para la
practica periodística, por lo
tanto son diariamente
utilizados y se conservan
totalmente, pudiéndose
encontrar luego totalmente en
el archivo histórico.
Boletín 1 3 X No presentan un valor
significativo a largo plazo, por
lo tanto se mantiene en uso
hasta que acabe su momento
de vigencia y luego se
eliminan.
Catálogo 2008 1 X Son utilizados moramente en
el periodo al cual
corresponden y luego son
eliminados al no representar
ningún valor en el periodo
siguiente.
Convención 1 1 X Se mantienen en uso durante
2008 el año en que son utilizados
como referencia y luego se
conservan totalmente como
valor histórico.
1 X Se pasa a seleccionar un 3%
Correspondencia de su información de la más
relevante y el resto es
eliminado.
Diseños 3 5 X Estos documentos son
utilizados diariamente para la
realización de varios trabajos,
se utilizan todos los años y se
conservan totalmente
llevándolos a otros edificios
para un mejor manejo y control
del espacio.
Fotos 3 20 X Son totalmente utilizados para
la labor periodística hasta el
momento en que casi no son
utilizados y luego se conservan
totalmente en el archivo
histórico.
Logos 3 10 X Son requeridos para utilidades
diarias en momentos
indefinidos. Se conservan
totalmente para uso en el
futuro.
Pistas 3 10 X Son frecuentemente utilizados,
unos pocos son actualizados,
pero en general son
conservados totalmente para
nuevo uso.

CUADRO DE CLASIFICACIÓN

OFICINA SERIE SUBSERIE TIPO


PRENSA PRENSA Archivos Archivo prensa
Biografías Discoteca del siglo – biografía

Biografías

Boletín Avisos publicitarios


Control boletín

Catálogo 2008 Catálogos baladas-libros

Publicidad catálogo
Catálogo global
Circulación del catálogo

Géneros catálogo
Géneros catálogo impreso

Convención 2008 Convención 2008 – agenda


Correspondencia Aviso importante - diciembre

Aviso importante –
empleados
Aviso – viernes
Circular 006 fondos cesantías

Circular 007 carné


Circular 009 ingreso
Circular 010 COPASO
Circular autores

Diseños Diseño de Aguardiente néctar

Diseño - Alcohólicos
anónimos
Diseño - Pelota de letras

Fotos Fotos animales


Fotos artistas
Fotos discos fuentes
Fotos modelos
Fotos paisajes

Logos Logos de banderas


Logo Discos Fuentes
Global Group logo

Pistas KARAOKES discos Fuentes


Armonías
Armonías
Pistas en MP3

LISTADO DE DOCUMENTOS

Prensa Convención bitácora-4


Archivos Aviso importante - diciembre
Biografías Aviso importante – empleados
Boletín Aviso – viernes
Catálogo 2008 Circular 006 fondos cesantías
Convención 2008 Circular 007 carné
Correspondencia Circular 009 ingreso
Diseños Circular 010 COPASO
Fotos Circular autores
Logos Diseño de Aguardiente néctar
Pistas Diseño - Alcohólicos anónimos
Archivo prensa Diseño - Pelota de letras
Discoteca del siglo – biografía Fotos animales
Biografías Fotos artistas
Avisos publicitarios Fotos discos fuentes
Control boletín Fotos modelos
Catálogos baladas-libros Fotos paisajes
Publicidad catálogo Logos de banderas
Catálogo global Logo Discos Fuentes
Circulación del catálogo Global Group logo
Géneros catálogo KARAOKES discos Fuentes
Géneros catálogo impreso Armonías
Convención 2008 – agenda Pistas en MP3

DISCOS FUENTES EDMUSICA S. A.


Misión
Discos Fuentes Edimúsica S. A., productora fonográfica con sede en Medellín,
tiene por misión generar riqueza musical y económica, de tal manera que
beneficie a sus socios, empleados y afiliados en pro de una mejor calidad de
vida, además de promover, en primera instancia, las expresiones artísticas
musicales de Colombia, para difundirlas al mundo.

Visión
Como organización creadora de música Discos Fuentes Edimúsica S. A., de
forma autónoma e independiente, pretende ser líder en la producción y difusión
de las expresiones artísticas musicales de Colombia, con el apoyo y la
gestación de nuevas tendencias, al igual que con la sustentación del valor
histórico de nuestra riqueza musical. Para ello debe promover la inversión
constante en nuevas producciones musicales que brinden reales posibilidades
de generar riqueza, y debe ampliar constantemente sus distintos mercados
para extender el conocimiento y el disfrute de la música de Colombia en el
mundo.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

EFRAÌN AUGUSTO ARISTIZÀBAL GÒMEZ


YONATAN CASTRO CARDONA
YEISON MAURICIO AGUILAR

ADMINISTRACION DOCUMENTAL

RAMON ARTURO RESTREPO DIAZ

GESTIÒN ADMINISTRATIVA

INSTITUTO TECNOLÒGICO METROPOLITANO

MEDELLÌN
2008
METODOLOGIA
Para el trabajo de la tabla de retención documental en la empresa Discos
Fuentes Edimùsica S. A. Nosotros proseguimos primero a determinar dentro de
la oficina de prensa, que tipos de documentos nos serian mas útiles para el
trabajo.

Encontramos gran variedad de documentos en soporte físico, en texto, en


soporte óptico como: CDS y DVDS, y también en soporte electromagnéticos
como discos duros.

Decidimos utilizar los documentos encontrados en la unidad de disco duro de la


oficina de prensa debido a que estaban más organizados y se podía acceder a
ellos con mas rapidez y precisión de acuerdo a lo que buscábamos, luego
identificamos cada una de las series, subseries y unidades documentales para
realizar de una manera mas directa los procedimientos a realizar en este
trabajo.

Después mediante toda la entrevista realizada al jefe de información y de


prensa, encontramos las características importantes que tenia cada uno de los
documentos para la empresa, lo que nos permitió llevar organizadamente un
control de esta información para clasificarlos en la tabla de retención
documental, señalando los procedimientos con actividades desempeñadas
para los documentos.

ANEXOS
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Es lógico pensar que el Departamento de Información y Prensa responda a


quien solicita la información. Es decir, a los departamentos discriminados en el
ítem de públicos. Pero esto también implica para Información y Prensa tener
cinco jefes lo cual es inoperante.

Para efectos de coordinación, se propone para Información y Prensa la


asesoría y colaboración de Promoción y Publicidad, en cuanto a la
programación del trabajo -por ser el departamento que más exige de su labor-,
mas debe depender directamente de Dirección General porque ofrece las
ventajas de no estar amarrado a una sola política de acción, porque permite
que no se abandonen los intereses de otros departamentos por estar atentos a
los de uno solo, que se respeten más las decisiones y acciones, y porque deja
la puerta abierta para tener una visión global de la organización, lo cual se verá
reflejado en los trabajos. Permitir que el departamento de Promoción y
Publicidad coordine el trabajo beneficia la organización, pues se evita el que
todos soliciten información al mismo tiempo, sin evaluar prioridades, o que se
repita trabajo innecesariamente.
RESEÑA HISTÓRICA

Desde 1934, Discos Fuentes Edimúsica S. A. se ha especializado en la difusión


de música en los más diversos géneros latinos. Acorde con el avance
tecnológico en el mundo del entretenimiento pone a disposición del público sus
creaciones para descargas en la red e incursiona en el desarrollo de
contenidos para móviles, área en la que ofrece ring tones, tritones, nametones,
sonidos especiales, chistes y frases, fondos de pantalla, entre otros.
En cuanto a los productos físicos le brinda más de 1.000 referencias en
reggaetón, merengue, hip hop, salsa, música caribeña, música cubana, tango,
vals, milonga, tropical, bailable, jazz, rock, lounge, chillout, pop, world music,
folclor, música de Navidad, música infantil, bolero, balada, vallenato, música de
acordeón, música llanera, humor, popular, mexicana, música religiosa, música
clásica y otros.
También cuenta con poesías, himnos de las principales ciudades de Colombia,
pistas musicales y obras instrumentales en todos los géneros. Ha extendido su
línea de producción para atender las necesidades de un público cada día más
ávido de novedades y tecnología, y por ello lidera la creación y producción de
KARAOKES y MP3 Legal, es decir, que reconoce todos los derechos de los
titulares.
El mercado nacional e internacional es surtido con series y colecciones de alto
contenido cultural, que ofrece historias de la música popular y sus momentos
cumbres, para todos los amantes de la música.
Actualmente distribuye las producciones musicales del sello Global
Entertainment Music, una marca que se especializa en producir proyectos
especiales en estuches de lujo a los mejores precios del mercado. Su filosofía
es entregarle ofertas únicas por contenido, presentación y precio. Y como lo
exclusivo vale, sus ediciones son limitadas.
FUNCIONES Y NORMAS

FUNCIONES INFORMACIÓN Y PRENSA


CARGO: JEFE DE INFORMACIÓN Y Propósito
PRENSA
Buscar, coordinar, dirigir, desarrollar y
ejecutar estrategias y procesos
comunicacionales que apoyen la
producción de la compañía en sus
etapas de promoción y ventas, y, las
áreas que lo requieran en la
organización, para colaborar con el
buen funcionamiento de la misma y el
cumplimiento de sus objetivos.

Funciones específicas
 Elaborar las piezas periodísticas que apoyen la Gerencia de promoción y ventas.
 Actualizar la información en la página web, principalmente en sus secciones de
biografías, noticias, documentos de interés, institucional [Discos Fuentes y
Contáctenos] y directorio de artistas.
 Crear y distribuir la revista Retrodigital.
 Planear, sugerir, dirigir y enviar comunicados de prensa.
 Elaborar y/o revisar las diferentes piezas de comunicación para los públicos
externos [vallas, volantes, plegables, pasacalles, avisos, empaques, etcétera].
 Coordinar y apoyar los eventos de la organización.
 Velar por la imagen e identidad corporativa.
 Atender las necesidades comunicacionales de las distintas áreas de la organización
que lo requieran.
 Apoyar la creación de manuales, flujogramas y demás documentación que requiere
la organización.
 Mantener y administrar los archivos artísticos y la biblioteca musical de la
compañía.
 Atender los medios de comunicación y ser el contacto entre ellos y las distintas
áreas de la organización.

Formación académica Experiencia

Ser Comunicador – Periodista, graduado 1 año en el desempeño de funciones


en una institución reconocida por el similares.
estado colombiano.
Competencias para el cargo

 Su actividad debe estar orientada al servicio.


 Entre sus cualidades, es importante su capacidad de liderazgo, planeación, toma de
decisiones, dirección y desarrollo de personal.
 Debe tener habilidades para la redacción y buena ortografía.
 Conocimientos iniciales de HTML y de software de diseño.
Relaciones internas
Todas las áreas de la compañía pero principalmente con:

 Gerencia General
 Gerencia A & R
 Gerencia nacional de promoción y ventas, y, su equipo de trabajo
 Programación
 Web y contenidos
 Diseño
 Recurso Humano
Jefe inmediato Personas a cargo:

Gerencia nacional de promoción y ventas Sí

Relaciones externas

Principalmente con:

 Medios de comunicación
ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL

1. Ubicación dentro de la estructura orgánica

2. Acto administrativo

1. Funciones

2. unidades documentales que tramita

3. ¿Realizan selección y descarte documental?

Si: ___ No: ___

4. Sistema de organización de los archivos de gestión

5. Qué volumen documental se produce anualmente en


promedio
UNIDAD DOCUMENTAL

1. Oficina productora

2. Nombre de la unidad documental

3. Funciones de la oficina que la genera o la tramita

4. Caracteres externos

4.1. Soporte 4.2. Formato

Papel ___ Expediente


____

Cinta magnética ___ Libro


____

Microfilme ___ Documento


simple___

Otro ___

Cual?

4.3. Ordenación

4.4 estado de conservación

5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación


6. Trámite original _____

Número de copias ____________________________

7. La información contenida en esta unidad se halla


registrada o condensada en otra: SI ___ NO
___

8. Qué documentos conforman esta unidad documental?

9. Oficinas que tienen alguna relación con el trámite

10. Con que periodicidad se produce?

10.1. Diaria ___ 10.2 Semanal ___ 10.3. Mensual


___

10.4. Otra ___ ¿Cuál?


____________________________

11. Por cuanto tiempo la conservan en el archivo de gestión


y quién lo establece?

12.En el archivo de gestión la consultan

12.1. La misma oficina ___ 12.2. Otras oficinas ___

¿Cuáles?
_____________________________________________

12.3. Otras entidades ____ ¿Cuáles?


__________________

12.4. personas naturales ____

12.5. Porqué la consultan?


_____________________________
13. Esta clase de documentos ha sido objeto de transferencias del archivo de
gestión a otros archivos? SI ____ NO ____

Central ___ Histórico ___ Otros ___ ¿Cuáles?


________________

13.1. Con qué periodicidad se realizan

14. En el archivo central ¿la oficina sigue consultando esta


unidad documental?
_______________________________________________

14.1. ¿Con qué frecuencia?

14.2. ¿Qué años?


___________________________________________
15. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción?

16. Observaciones

Funcionarios entrevistados:

Nombre y cargo:
__________________________________________

Nombre y cargo:
__________________________________________

Funcionario responsable del archivo:


_________________________

Ciudad y fecha:
___________________________________________