N° ACTIVIDAD
1 recibir solicitud de facturación
2 analizar solicitud de facturación
3 elaborar factura
4 aprobar
5 enviar factura
6 confirmar recibido
7 recordatorio de pago
8 seguimiento de pago de factura
9 gestión de cobro
10 suspensión del pedido
11 cobro jurídico
DESCRIPCIÓN RESPONSABLE EVIDENCIA
Se recibe la solicitud de la facturación por parte del cliente. asistente contable ii e-mail
Se analiza la solicitud, si cumple con los requisitos para
facturar. En caso de no cumplir con lo especificado se asistente contable ii formato
devuelve.
se elabora la factura en el sistema de información contable
así: se crea el nit en caso de ser cliente primerizo, se
paramétrica ( se crea como cliente y se le asigna una
cuenta por cobrar), se graba la factura llenando los datos ( asistente contable ii
centro de costos, tipo de cartera, vendedor, valor, concepto,
especificación de pago y causación), esta factura se
imprime.
se da aprobación del jefe financiero partir de la firma sobre
jefe financiero factura
la factura
se envía factura al cliente solo por el área de archivo y
correspondencia en la cual se manejan los procedimientos
establecidos ( horario de entrega de facturas por parte de archivo y correspondencia
archivos y luego se envía constancia de recibido al área
financiera.
se realiza la primera llamada de confirmación del recibido
de la factura dos días después que se entregue la factura asistente contable ii
archivo
una segunda llamada como recordatorio de pago. Se
asistente contable ii
realiza cobro por escrito antes de finalizar el mes
deben hacer seguimiento a pago de la factura durante la
responsable del proceso
ejecución del contrato los encargados de realizar la venta.
se realiza la gestión de cobro, mediante llamadas
telefónicas por parte del departamento financiero, una vez
asistente contable ii
la factura se encuentre vencida, es decir a los 30 días de
emitida la factura
si dentro de los 45 días posteriores a la emisión de la
factura, no se ha efectuado el pago, mediante
comunicación escrita se realizara el cobro y se dará aviso a jefe del área solicitante
la suspensión del pedido por parte del responsable del
proceso que emitió la factura
después de 60 días de emitida la factura y no se haya
efectuado el pago, se dará traslado a la secretaria general
secretaria general
de la entidad, para que el cobro se realice bajo esta
instancia
 INICIO

RECIBIR SOLICITUD DE
¿LA
FACTURACION
EMPRESA
RECORDATORIO SEGUIMIENTO
PAGO LA
DE PAGO PAGO DE FACTURA
FACTURA?

ANALIZAR SOLICITUD
DE LA FACTURACION CONFIRMAR
RECIBIDO
NO

ELABORAR FACTURA APROBAR ENVIAR FACTURA SUSPENCIÓN DE LA

ENTREGA SI

COBRO JURIDICO FIN