ESTUDIO DE LAS ORGANIZACIONES

Organización formal
Es un sistema de tareas bien definidas, cada una de estas tiene en sí una determinada
cantidad específica de autoridad, responsabilidad y deber de rendir cuentas.
Esta organización facilita la determinación de objetivos y políticas, es una forma de
organización fija y predecible, lo que permite a la empresa anticipar sus futuros
logros.
Organización Lineal
Se originó con los antiguos ejércitos y en la organización eclesiástica de la era
medieval.
Es una organización muy simple y de conformación piramidal, donde cada jefe
recibe y transmite todo lo que sucede en su área, cada vez que las líneas de
comunicación son rígidamente establecidas.
Tiene una organización básica o primaria y forma un fundamento de la organización.
Sus características las pasaremos a enunciar a continuación.
 Autoridad lineal y única: Es la autoridad del superior sobre los subordinados.
Cada subordinado se reporta solamente a su superior, tiene un solo jefe y no
recibe órdenes de ningún otro.
 Líneas formales de comunicación: La comunicación se establece a través de
las líneas existentes en el organigrama. Cada superior centraliza las
comunicaciones en línea ascendente de los subordinados.
 Centralización de las decisiones: Su característica es el desdoblamiento y
convergencia de la autoridad hacia la cúspide de la organización. Solo existe
una autoridad suprema que centraliza todas las decisiones y controla la
organización.
Construcción de la organización interna
Los principales objetivos de la organización son: desarrollo, estabilidad e
interacción. Esta última es la provisión de medios para que sus miembros se asocien,
recíprocamente en actividades que hacen a la organización.
La organización funcional
El principio fundamental es el Staff.
Este tipo de organización se sustituyó en la organización lineal por la funcional en la
que cada operario pasa a reportar, no solo a su jefe superior, sino
a varios, pero cada uno en su especialidad.
Las características principales de la organización funcional son:
1. Autoridad funcional o dividida: Esta se basa en la especialización, es
autoridad de conocimiento y se expande a toda la organización.
2. Línea directa de comunicación: Las comunicaciones son efectuadas
directamente sin necesidad de intermediarios.
3. Descentralización de las decisiones: No es la jerarquía sino la especialidad
quien promueve las decisiones.
4. Énfasis en la especialización: Cada órgano o cargo contribuye con su
especialidad a la organización.
Organización de una gran empresa industrial fabricante de tejidos

Staff
El Staff es el resultado de la organización lineal y funcional, en esta organización
existen órganos de decisión en la asesoría.
Los órganos de línea se caracterizan por la autoridad lineal y el principio escalar,
mientras que los órganos staff prestan asesoría a servicios
especializados.
1. Fusión de la estructura lineal con la funcional, predominando la estructura
lineal. Cada órgano reporta a un solo y único órgano superior; Principio de
autoridad. Pero cada órgano recibe asesoría y servicio especializado de los
diversos órganos de staff.
2. Coexistencia entre las líneas formales de comunicación y las líneas directas
de comunicación.
3. Separación entre los órganos ejecutivos y los órganos asesores.

Comités
El comité es un grupo de personas con autoridad de línea y staff, a las cuales se les
entrega un asunto para su estudio. Esta característica diferencia el
comité de otros órganos de la administración.
Existen diferentes clases de comités los que hacen funciones administrativas, los que
realizan funciones técnicas, y los que realizan el estudio de problemas y aquellos
que proveen recomendaciones.
Las características principales son:
1. El comité no es un órgano de la estructura organizaciones.
2. Los comités pueden ser formales, informales, temporales o permanentes.
a. Formales: Cuando Forman parte de la estructura de la empresa, con
deberes y autoridad específicamente delegadas.
b. Informales: Cuando se organiza por una persona que desea un estudio o
decisión sobre algún problema especial.
c. Temporales: Cuando se realiza el estudio de algún problema en especial
por un tiempo relativamente corto.
d. Permanentes: Los comités formales son, por lo general, permanentes.
Existen numerosas aplicaciones para la actividad de los comités:
1. Una conclusión justa exige una variedad de información; sería el caso de los
comités de investigación sobre productos, precios, salarios, etc.
2. Si fuese necesario, la obtención de varias personas calificadas para la toma de
decisiones importantes.
3. Si el éxito del cumplimiento de estas acciones depende de la perfecta
comprensión de todos sus aspectos y detalles.
4. Cuando una efectiva coordinación exige que las actividades de algunos
departamentos o divisiones estén bien ajustadas.

La Departamentalización es un proceso por el cual se agrupan, entre los órganos de

una determinada organización, actividades o funciones similares y, lógicamente,
relacionadas. En un primer momento se reparte el trabajo por tareas logrando una
especialización que permite obtener ganancias de productividad. A continuación, se
procede a la departamentalización con el objetivo de lograr una gestión eficiente.
El reparto del trabajo y su posterior reagrupamiento se puede efectuar de tres
maneras distintas, originando diferentes tipos de estructuras organizacionales, a
saber:
  División por jerarquía
 División por funciones
 División por división (unidad/ delegación, grupo de clientes, grupo de
productos, proyecto, etc.)

La elección del criterio a utilizar para repartir el trabajo y realizar la

departamentalización depende, en general, de los objetivos de la organización, de las
características del entorno exterior, de la tecnología utilizada, de la formación de los
trabajadores, del tipo de tareas ejecutadas, de la existencia (o no existencia) de
unidades/ delegaciones alejadas geográficamente, de la dimensión de la organización
y de la estrategia a seguir.

El organigrama puede describirse como un instrumento utilizado por

las ciencias administrativas para análisis teóricos y la acción practica. Son la
representación gráfica de la estructura de una organización, en donde se pone de
manifiesto la relación existente entre las diversas unidades que la integran, sus
principales funciones, los canales de supervisión y la autoridad relativa a cada cargo.
Los organigramas son considerados instrumentos auxiliares del administrador,
sirviéndole de análisis teórico y práctico de la organización. A través de ellos se fija
la posición, la acción y la responsabilidad de cada servicio
REQUISITOS QUE DEBE TENER UN ORGANIGRAMA:
 Un elemento (figuras).
 La estructura de la organización (relación o subordinación existentes entre las
unidades organizativas).
 Los aspectos más importantes de la organización.
 Las funciones.
 Las relaciones entre las unidades estructurales.
 Los puestos de mayor y aun los de menor importancia.
 Las comunicaciones y sus vías (forma en cómo establecen las comunicaciones).
 Las vías de supervisión.
 Los niveles y los estratos jerárquicos.
 Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la organización.
 Las unidades de categoría especial.

TÉCNICAS PARA LA CREACIÓN DE UN ORGANIGRAMA:

 Las casillas deben ser rectangulares.
 Las líneas de mando deben caer siempre en forma vertical sobre el órgano
inmediato que va a recibir las órdenes del anterior.
 Las líneas de nivel son siempre horizontales.
 A las unidades de mando, las líneas de mando les caen siempre en forma vertical
y por el lado superior del rectángulo.
 Para los organigramas consultivos la línea que indica su relación de dependencia,
es horizontal, tocándose por los lados menores del rectángulo.

Al construir un organigrama se debe tener presente:

 Delimitar con precisión las unidades o Dependencias.
 Señalar de la forma más completa las relaciones existentes.
 Escribir correctamente el nombre de las Unidades o Dependencias y en caso de
utilizar abreviaturas, indicarlo completamente al pie del gráfico.
 Señalar mediante las técnicas de elaboración las relaciones de:

o Línea o Ejecución: Línea de mando debe caer verticalmente.
o Estado Mayor o Staff: La línea que indica su relación es horizontal.
o Línea Punteada: Para indicar relaciones de Coordinación.
o Línea Quebrada: Representa discontinuidades.
 Las unidades que no tienen claramente definidas su ubicación administrativa,
pueden colocarse en el nivel especial.
 Cuando el número de unidades de un mismo nivel es grande, y dificulta su
inclusión en forma horizontal, pueden presentarse verticalmente.
 Ningún organigrama debe tener carácter definitivo, su verdadera utilidad está en
revisarlo y actualizarlo periódicamente.

FINALIDAD DE LOS ORGANIGRAMAS:

 Representa las diferentes unidades que constituyen la compañía con sus
respectivos niveles jerárquicos.
 Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la
empresa debidamente asignados por área de responsabilidad ofunción.
 Muestra una representación de la división de trabajo, indicando:

1.
2. Los cargos existentes en la compañía.
3. Como estos cargos se agrupan en unidades administrativas.
4. Como la autoridad se le asigna a los mismos.

FUNCIONES DE LOS ORGANIGRAMAS:

Para la ciencia de la administración:
Sirve de asistencia y orientación de todas las unidades administrativas de
la empresa al reflejar la estructura organizativa y sus características gráficas y
actualizaciones.
Para el área de organización y sistema:
Sirve para reflejar la estructura así como velar por su permanente revisión y
actualización (en las empresas pequeñas y medianas, generalmente la unidad
de personal asume esta función), la cual se da a conocer a toda la compañía a través
de los manuales de organización.
Para el área de administración de personal:
El analista de personal requiere de este instrumento para los estudios
de descripción y análisis de cargos, los planes de administración de sueldos y
salarios y en general como elemento de apoyo para la implementación, seguimiento y
actualización de todos los sistemas de personal.
Y en forma general sirve para:
 Descubrir y eliminar defectos o fallas de organización.
 Comunicar la estructura organizativa.
 Reflejar los cambios organizativos.

VENTAJAS DEL USO DE LOS ORGANIGRAMAS:

 Obliga a sus autores aclarar sus ideas.
 Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo
en la compañía, mejor de lo que podría hacerse por medio de una
larga descripción.
 Muestra quién depende de quién.
 Indica alguna de las peculiaridades importantes de la estructura de una
compañía, sus puntos fuertes y débiles.
 Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseñanza y medio
de información al público acerca de las relaciones de trabajo de la compañía.
 Son apropiados para lograr que los principios de la organización operen.
 Indica a los administradores y al personal nuevo la forma como se integran a la
organización.

DESVENTAJAS DEL USO DE LOS ORGANIGRAMAS:

 Muestran solamente las relaciones formales de autoridad dejando por fuera
muchas relaciones informales significativas y las relaciones de información.
 No señalan el grado de autoridad disponible a distintos niveles, aunque sería
posible construirlo con líneas de diferentes intensidades para indicar diferentes
grados de autoridad, ésta en realidad no se puede someter a esta forma
de medición. Además si se dibujaran las distintas líneas indicativas de relaciones
informales y de canales de información, el organigrama se haría tan complejo que
perdería su utilidad.
 Con frecuencia indican la organización tal como debería ser o como era, más
bien como es en realidad. Algunos administradores descuidan actualizarlos,
 olvidando que la organización es dinámica y permiten que los organigramas se
vuelvan obsoletos.
 Puede ocasionar que el personal confunda las relaciones de autoridad con el
status.

CLASES DE ORGANIGRAMAS:
 Según la forma como muestran la estructura son:

1. Analíticos: suministran información detallada. Se destinan al uso de los

directores, expertos y personal del estado mayor.
2. Generales: este tipo de organigramas se limita a las unidades de mayor
importancia. Se les denominan generales por ser los más comunes.
3. Suplementarios: se utilizan para mostrar una unidad de la estructura en forma
analítica o más detallada. Son complemento de los analíticos.

 Según la forma y disposición geométrica de los organigramas, estos pueden ser:

1. Verticales (tipo clásico): representa con toda facilidad una pirámide

jerárquica, ya que las unidades se desplazan, según su jerarquía, de arriba
abajo en una graduación jerárquica descendente.
2. Horizontales (De izquierda a derecha): Son una modalidad del organigrama
vertical, porque representan las estructuras con una distribución de izquierda
a derecha. En este tipo de organigrama los nombres de las figuras se colocan
en el dibujo sin recuadros, aunque pueden también colocarse las figuras
geométricas
3. Organigrama Escalar: Este tipo de organigramas no utiliza recuadros para los
nombres de las unidades de la estructura, sino líneas encima de los cuales se
colocan los nombres. Cuando una línea sale en sentido vertical de una línea
horizontal, muestra la autoridad de esta ultima.
4. Organigrama circular o concéntrico: Los niveles jerárquicos se muestran
mediante círculos concéntricos en una distribución de adentro hacia a afuera.
Este tipo de organigrama es recomendado por la práctica de las relaciones
humanas, para disipar la imagen de subordinación que traducen los
organigramas verticales.

SIGNOS CONVENCIONALES MÁS USADOS:

 Nivel de Autoridad. Ejemplo:



 Relación de Mando o Jerarquía. Ejemplo:

Las divisiones son unidades especializadas que corren al mismo nivel de las líneas
horizontal así la correlación existente entre ellas. Las líneas verticales que caen
directamente sobre y en la parte media del recuadro indican mando.
 Relación de Apoyo. Ejemplo:


Cuando la línea horizontal está colocada lateralmente indicará una relación de
apoyo, en el ejemplo el Consejo General colocado al lado de la unidad principal
señala la relación de apoyo.
 Relaciones de Coordinación. Ejemplo:

Las líneas no continuas formadas por puntos o segmentos se utilizan para expresar
las relaciones de coordinación.
 Continuidad de la Organización. Ejemplo:
 Relaciones Especiales. Ejemplo:

La línea quebrada representa alguna relación especial, también se utiliza este

símbolo para expresar discontinuidad.
En algunas ocasiones para señalar Dependencias que participan en algún organismo
asesor, se coloca un número en su interior con el objetivo de identificarlos. En el
ejemplo anterior se ha colocado el número (1) en las Dependencias que pertenecen al
Consejo Técnico.