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METTRE EN PLACE UN SYSTÈME DE


CLASSEMENT ET D’ARCHIVAGE, UNE GED

LA GESTION ÉLECTRONIQUE DES DOCUMENTS


LA GESTION DES DOCUMENTS

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LE CYCLE DE VIE DU DOCUMENT

Un document est créé à un certain


moment dans les processus de
l’entreprise, puis est exploité, c’est-à-
dire diffusé, mis à jour, modifié, etc.
Enfin, il est archivé et parfois détruit.
La durée de vie du document
commence à sa création et s’achève
avec sa destruction.

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ÉLABORER UN PLAN DE CLASSEMENT DOCUMENTAIRE
L’assistant(e) de gestion chargé de la gestion de l’ensemble des documents utilisés dans la PME-PMI assure
leur classement et leur suivi tout au long de leur cycle de vie.

Regrouper les documents dans des dossiers


En fonction des besoins des utilisateurs et de la nature des documents à classer, diverses catégories de
dossiers sont constituées. Ces dossiers regroupent l’ensemble des documents concernant le thème du
dossier : individu, affaire…
Exemple : dossiers des clients, fournisseurs, salariés, personnels intérimaires…
À l’intérieur d’un dossier, les documents sont toujours classés selon un ordre précis. Au besoin, un
dossier peut être subdivisé en plusieurs chemises-dossiers.

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ORDONNER LES DOCUMENTS :
LES QUATRE ORDRES DE CLASSEMENT PRINCIPAUX

a. Le classement alphabétique
C’est le mode de classement le plus courant. Les éléments y sont rangés d’après leur nom, ou leur
appellation, selon l’ordre des lettres dans l’alphabet. Il convient bien au classement d’éléments désignés
par un patronyme, mais il peut comporter des cas d’homonymie.
Exemple : Clients, Fournisseurs, Employés, Véhicules…

b. Le classement idéologique ou thématique


Les éléments y sont classés d’après leur contenu. Ce mode de classement est logique ; en revanche, le
plan de classement est difficile à établir : il faut définir des catégories et des sous-catégories
(arborescence) qui permettent de ventiler et de regrouper les documents à classer. La difficulté est que
des documents peuvent relever de plusieurs catégories à la fois.
Exemple : documents techniques classés sous les catégories : Fuel, Électricité, Gaz, Solaire, etc.

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ORDONNER LES DOCUMENTS :
LES QUATRE ORDRES DE CLASSEMENT PRINCIPAUX

c. Le classement numérique
Un numéro est attribué à chaque élément. Les éléments sont classés d’après ce numéro, dans l’ordre croissant.
Pour accéder à un élément, il faut en connaître le numéro, ce qui oblige à recourir à un répertoire alphabétique.
Exemple : pour accéder à la fiche du client Bertrand, il faut consulter le répertoire des clients qui
indique que la fiche de ce client est classée sous le numéro 417.
Ce mode de classement convient au classement de tous documents, quand leur nombre est important et qu’il
croît régulièrement.
Exemples : fiches contact, prospect, client, factures…

d. Le classement chronologique
Les éléments y sont classés par leur ordre de création ou d’apparition, le plus récent dessus.
Exemple : factures des fournisseurs.

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LA GESTION ÉLECTRONIQUE DES DOCUMENTS : GED

La gestion électronique des documents (GED) est un ensemble de moyens


informatiques ayant pour fonction d’organiser et de gérer les informations et les
documents électroniques d’une organisation afin d’en faciliter la recherche, la
consultation, la circulation et le stockage. La GED permet donc de rationaliser la
gestion des documents : accès rapide aux documents, diffusion facilitée, travail
collaboratif plus efficace. La mise en œuvre d’une GED s’effectue en cinq étapes.

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LA NUMÉRISATION

Les documents papier de l’entreprise doivent être numérisés, à l’aide d’un


scanneur, pour être intégrés dans le système de GED. La numérisation
permet d’obtenir une « image » du document scanné (fichiers de type
.jpg, .gif, .pdf). Elle ne permet donc pas d’intervenir sur le contenu du
fichier scanné : la gestion de ces documents se fera donc uniquement sur
le nom ou l’attribution manuelle de mots-clés.

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LA RECONNAISSANCE DES TEXTES

Il est possible d’intervenir sur le contenu des documents scannés, grâce


à des logiciels de reconnaissance optique de caractères (logiciels ROC ou
OCR en anglais), capables de reconnaître les caractères d’un fichier. Ils
permettent de créer un fichier numérique de type texte (.doc, .rtf,
.txt), modifiable sur n’importe quel traitement de texte, qui pourra
être indexé sur les contenus dans le système de GED.

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L’INDEXATION

La GED facilite la recherche de documents grâce à l’indexation manuelle ou


automatique des fichiers. L’indexation manuelle consiste pour le créateur ou
l’utilisateur à attribuer lui-même des mots-clés au fichier, afin de permettre la
recherche ultérieure des informations dont il a besoin. L’indexation automatique
des fichiers est proposée par certaines solutions de GED, soit sur des critères
précis (auteur, date de création, mots-clés...), soit sur le contenu intégral du
fichier (méthode full text). Dans ce cas, la totalité du fichier texte est aspirée
dans une base de données qui rend possible la recherche sur toute chaîne de
caractères présente dans le texte.

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LE PARTAGE DES DONNÉES

La GED permet de déterminer la diffusion des documents dans l’entreprise selon


des procédures et des méthodes de travail prédéfinies (on parle de workflow).
Il est primordial de définir les droits d’accès et les destinataires pour chaque
fichier en fonction de la confidentialité des données et des procédures de travail.

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L’ARCHIVAGE

La GED résout bon nombre de problèmes d’archivage en facilitant le


stockage, le classement, la recherche et la réutilisation des données et
informations de l’entreprise. Elle permet ainsi à l’entreprise de gagner du
temps et de réaliser des économies sur certains postes.

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ARCHIVER LES DOCUMENTS
Pour éviter un phénomène d’inflation, le fonds documentaire doit être allégé des documents qui ne
jouent plus un rôle actif dans les processus de l’entreprise.

Les différents types d’archives


La CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés) distingue trois sortes d’archives.

1. Les archives courantes


Elles concernent les documents d’utilisation courante par les différents services de l’entreprise.
Exemple : les données concernant un client, dans le cadre de l’exécution d’un contrat,
dont le traitement est achevé depuis un an.
2. Les archives intermédiaires

Il s’agit des documents qui continuent à présenter un intérêt administratif pour les services
concernés et dont les durées de conservation sont fixées par la loi.
Exemple : un cas de contentieux fiscal.

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ARCHIVER LES DOCUMENTS

3. Les archives définitives

Elles concernent les documents présentant un intérêt historique, scientifique ou


statistique, justifiant qu’ils ne fassent l’objet d’aucune destruction.
Exemple : un rapport d’audit.

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LA MISE EN ARCHIVES
1. L’organisation d’une zone d’archivage sur support numérique

Tout système documentaire doit comporter une zone d’archivage. Sur les supports
numériques, la zone d’archivage est organisée de manière arborescente. Elle est donc
normalement exploitée par les opérateurs en mode Navigation. Cependant, de plus en
plus de logiciels spécialisés offrent également des fonctionnalités d’indexation qui
permettent l’interrogation (mode Requête). Outre les supports magnétiques, les
supports les plus utilisés en matière d’archivage sont de type optique (CD-Rom et DVD-
Rom), en raison de leur grande capacité de stockage et de leur inaltérabilité.

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LA MISE EN ARCHIVES
2. La décision de mise en archives

Les arbitrages qui conduisent à la mise en archives d’un document peuvent relever de la compétence
de l’assistant(e) de gestion. Cette décision est prise par rapport à plusieurs critères :
• – la faible fréquence d’utilisation ;
• – la faible probabilité de réutilisation ;
• – la version antérieure d’un document modifié ;
• – la non-pertinence par rapport aux traitements sous-jacents : document remplacé, suppression des
traitements impliquant le document, etc.
En définitive, tout document qui encombre le fonds documentaire doit normalement être archivé,
c’est-à-dire rangé (déplacé physiquement) dans la zone d’archivage. Symétriquement, toute mise en
archives est réversible : un document préalablement archivé peut réintégrer le fonds en cas de besoin,
c’est-à-dire lorsqu’il est à nouveau impliqué dans des processus administratifs.
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LE DROIT ET LA CONSERVATION DES DOCUMENTS

5 ans: 10 ans après la clôture de l’exercice :


Bulletins de salaires, Bilans, compte de résultat,
Documents concernant Annexes, pièces justificatives
Le salaire, les primes comptables

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LE DROIT ET LA CONSERVATION DES DOCUMENTS

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LE DROIT ET LES LOGICIELS

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LE DROIT ET LES LOGICIELS

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ORGANISER LES DOCUMENTS ÉLECTRONIQUES DE L’ENTREPRISE
L’assistant(e) de gestion est souvent chargé(e) d’organiser l’ensemble des documents électroniques utilisés dans
l’entreprise (fonds documentaire). Concrètement, il s’agit de gérer les fichiers correspondant à ces documents.

Réaliser un guide de nommage


Le guide de nommage est l’ensemble des règles à respecter par les utilisateurs pour former les noms des fichiers
correspondant aux documents entrants ou sortants.
Exemple : un service commercial réalise une opération de publipostage à destination de prospects. Le modèle de lettre
type utilisée appartient à la bibliothèque de modèles : voici le codage significatif juxtaposé sur 12 caractères, utilisé pour
former le nom des lettres adressées aux prospects.
L-00235-0031.docx

Type de doc. Séparateur N° de document Séparateur N° de prospect Extension des


(1 car.) (1 car.) (5 car.) (1 car.) (4 car.) fichiers Word

L - 00235 - 0031 .docx

Le numéro de document et le numéro de prospect doivent être connus des opérateurs.


L’assistant(e) contribue à la normalisation des noms des fichiers au moment de la création du guide de nommage
et veille à sa mise en œuvre au moment où de nouveaux fichiers entrent dans le fonds documentaire.
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TRIER ET CLASSER LES DOCUMENTS

Quel plan de classement choisir pour le fonds documentaire ? Concrètement,


comment ranger les fichiers correspondants sur le support de stockage ?
Exemple : une agence immobilière gère deux types de contrats : vente ou
location. Ces contrats peuvent s’appliquer à deux types de biens :
appartement ou maison individuelle.
Au fil des transactions, un opérateur est chargé de la rédaction des contrats. Ces
documents sont stockés sous forme numérique sur un poste de travail bureautique.
Comment organiser leur classement ? Une rapide réflexion conduit à l’idée qu’il y a
deux façons de procéder.

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TRIER ET CLASSER LES DOCUMENTS SELON LEUR NATURE

Cette organisation, de nature « verticale », est intéressante pour comparer des contrats de même nature et
gérer les versions successives (mises à jour). En revanche, elle est peu adaptée pour accéder, par exemple, à
l’ensemble des contrats orientés vers un type de bien donné et vérifier leur cohérence.

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TRIER ET CLASSER LES DOCUMENTS SELON LEUR CONTENU
Cette seconde organisation facilite la recherche d’un contrat en fonction de son contenu, c’est-à-dire du type
de bien concerné. Cependant, la possibilité de comparaison évoquée dans la structure précédente est perdue.

Quelle que soit la structure retenue, l’opérateur devra parcourir cette dernière à partir de la racine (c’est-à-dire
« naviguer ») pour accéder au document recherché.
En définitive, pour conserver les avantages respectifs, il faudrait pouvoir disposer des deux structures
simultanément. Cela est, en principe, impossible, puisque la structure offerte à l’utilisateur (« la vue ») dépend
strictement de l’organisation physique des fichiers sur le support.
Ainsi, on conçoit qu’il faille rendre la structure proposée à l’opérateur indépendante de l’organisation physique
des données sur le support.
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INDEXER DES DOCUMENTS ET LES RETROUVER
Les principes de l’indexation

L’indexation consiste à attribuer un nom à un document (considéré comme une


« étiquette »), qui permet à l’utilisateur d’ouvrir ce document pour accéder à
son contenu. Il existe donc un lien entre ce nom et le document lui-même. On
dit que le nom « pointe » sur le document ou bien encore que les documents
sont indexés sur leur nom respectif.
Un nom doit pointer sur un document et un seul. Un document peut être indexé
sur d’autres éléments que le nom, par exemple en se référant à des propriétés
auxquelles l’utilisateur aura attribué des valeurs.

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INDEXER DES DOCUMENTS ET LES RETROUVER

Nom du document Mot clé 1 : Nature Mot clé 2 : Bien

C001.docx Location Appartement

C002.docx Location Appartement

Ci contre un extrait du fond documentaire C003.docx Location Maison

d’une agence immobilière dont nous allons C004.docx Location Maison


« développer » l’exemple.
C005.docx Vente Appartement

C006.docx Vente Appartement

C007.docx Vente Maison

C008.docx Vente Maison

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INDEXER DES DOCUMENTS ET LES RETROUVER
Les fichiers du tableau précédent sont localisés dans un répertoire nommé « Gestion des
contrats ». Pour tous ces fichiers, les mots-clés correspondants ont été créés.

Le mode opératoire (sous Word 2010) pour indexer des documents

• – Par exemple ouvrir le fichier « C001 » sous Word.


• – Sélectionner l’onglet Fichier.
• – Cliquer sur l’option Informations.
• – Cliquer sur le bouton Propriétés et sélectionner l’option Afficher le panneau de documents.

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INDEXER DES DOCUMENTS ET LES RETROUVER

– Une fenêtre Propriétés du document s’ouvre. Saisir les mots-clés correspondants dans le champ Mots-
clés comme indiqué ci-dessous.

• – Sauvegarder le fichier « C001 » par Fichier/Enregistrer.


• – Fermer le fichier par Fichier/Fermer.
Remarque : pendant la saisie, Windows 7 ne reste pas inactif : il effectue, de façon transparente et
automatique (en tâche d’arrière-plan), l’indexation des documents concernés en fonction des mots-clés
saisis par l’utilisateur.

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RETROUVER DES DOCUMENTS EN FORMULANT UNE
REQUÊTE PAR FICHIER/OUVRIR

Avant de lancer la requête, il convient de vérifier que l’indexation de Windows 7 ou supérieur s’effectue
uniquement sur les propriétés des fichiers.

– Faire Démarrer/Panneau de configuration.


– Choisir les Options d’indexation.
– Cliquer sur le bouton Avancé.
– Sélectionner l’onglet Type de fichiers.
– Si nécessaire, choisir l’option : N’indexer
que les propriétés

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RETROUVER DES DOCUMENTS EN FORMULANT
UNE REQUÊTE PAR FICHIER/OUVRIR

– Fermer la fenêtre en cliquant sur le


bouton OK et attendre quelques instants
afin que le processus d’indexation se
mette à jour

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RETROUVER DES DOCUMENTS EN FORMULANT
UNE REQUÊTE PAR FICHIER/OUVRIR
Pour lister les contrats de location en fonction des mots-clés saisis, exécuter les opérations qui suivent.

A la création du document

Pour retrouver le document

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ALFRESCO

Alfresco est un système de gestion de contenu (en anglais ECM pour Enterprise Content Management)
créé par Alfresco Software en 2005 et distribué sous licence libre. Il se distingue des autres systèmes
par sa forme. En effet, il peut se comporter sur un ordinateur comme un disque virtuel (se montant et
se démontant), ce qui permet à l'utilisateur de partager des fichiers simplement en les déplaçant sur le
disque dédié.
Alfresco est à la base le résultat des travaux d'une équipe qui provient massivement de Documentum,
leader historique du marché, mais aussi d'Interwoven pour la partie gestion de contenu web. Un
cofondateur d'Alfresco est aussi cofondateur de Documentum.
La mission que se donne Alfresco est : « ouvrir le monde de la Gestion de Contenu afin d’augmenter les
innovations grâce à la participation de la communauté et au libre accès au code source, et viser à
fournir une application complète à moindre coût, et avec plus d'agilité ».
Il compte 7 millions d'utilisateurs avec 4 milliards de documents gérés et plus de 2500 entreprises
réparties sur 180 pays.
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SCANFILE

Une expertise adaptée aux enjeux de la dématérialisation


Distributeur exclusif du progiciel de GED FileDirector™ en France et pour les pays francophones, ScanFile France est
spécialisée dans la dématérialisation des documents et la gestion de flux numériques. Basée à Hérouville-Saint-Clair,
l’entreprise met à la disposition de plus de mille entreprises publiques ou privées telles que le Crédit Coopératif, la SNCF,
Vinci Construction France, FactoCIC, l’OCDE ou le Conseil Général du Haut-Rhin, les outils, méthodes et compétences
utiles à la valorisation de leur patrimoine informationnel ainsi qu’à la gestion de leurs flux documentaires.
Un éditeur expert en Gestion de Contenu (ECM) et Gestion de Processus (BPM)
Depuis plus de 30 ans, l’éditeur Spielberg solutions GmbH propose des logiciels dédiés à la Gestion Electronique de
Documents (GED). Distribué pendant de nombreuses années au niveau international par Canon, le logiciel ScanFile™ compte
parmi les logiciels de GED les plus utilisés au monde. Dans la continuité de ce succès international, le progiciel FileDirector™
apporte des solutions novatrices et adaptées aux nouvelles spécifications techniques, réglementaires et normatives en
matière de gestion électronique de documents.
En effet, Le traitement numérique rendu possible par FileDirector™ est à l’origine de gains de productivité spectaculaires et
ses modules intégrés (gestion des certificats, horodatage, contrôles d’intégrité, etc.) facilitent la mise en œuvre des Process
aptes à garantir la force probante des documents d’entreprise.

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