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processus

http://nathalie.diaz.pagesperso-orange.fr/html/processus.htm

http://nathalie.diaz.pagesperso-orange.fr/html/processus.htm Dossier mis à jour le 19 août 2007 Le grand intérêt de

Dossier mis à jour le 19 août 2007

Le grand intérêt de la norme ISO 9000 version 2000 réside dans l'importance accordée aux processus (mentionné 68 fois dans le référentiel !). C'est dire le souci d'orienter la démarche qualité sur le faire plutôt que sur le dire (notamment les documents).

De plus cette approche est intéressante car elle incline à adopter et cultiver une vision et un mode de vision à la fois global et spécifique de l'entreprise. Mais attention, c'est comme de tout, il ne faut pas en abuser

attention, c'est comme de tout, il ne faut pas en abuser 1) Un processus c'est quoi

1) Un processus c'est quoi ?

Il existe un fascicule ( FD X 50-176) de documentation publié par l'AFNOR en Juin 2000 qui détaille ce que l'on appelle l'approche processus. Le propos ici est de décrypter et comprendre les attentes de la norme sur cette approche exclusivement orientée processus.

Ainsi, la norme distingue 3 grandes familles de processus :

Les processus de réalisationProduit, conception, fabrication, vente, prestation ,

Produit, conception, fabrication, vente, prestation,

Les processus de support ou de soutienRessources, Formation, Informatique, comptabilité, maintenance ,

Ressources, Formation, Informatique, comptabilité, maintenance,

Les processus de management ou de pilotagePolitique, stratégie, technologie et innovation, plan, budget, Décision, Mesure

Politique, stratégie, technologie et innovation, plan, budget, Décision, Mesure

Les processus opérationnels ou de réalisation Ils contribuent à la réalisation du produit ou service. Ils processus opérationnels ou de réalisation Ils contribuent à la réalisation du produit ou service. Ils sont dans le faire de l'entreprise.

Qu'est-ce que fait en effet l'entreprise ? selon le cas : elle - fabrique - commercialise - répare - C'est ce que l'entreprise facture au client. Nous avons donc ici les trois processus de notre exemple.

Plus généralement, les processus opérationnels regroupent toutes les activités dédiés au cycle de vie de produit ou service et peuvent englober selon les cas les activités suivantes : recherche marketing, développement des nouveaux produits, avant vente, vente, conception, production

Les processus de support Également appelés processus de soutien, ils concernent les paragraphes 6.1 , 6.2 processus de support Également appelés processus de soutien, ils concernent les paragraphes 6.1 , 6.2, 6.3 et 6.4, c'est- à-dire les étapes et système dédiés aux ressources humaines (implication du personnel, formation et qualifications), et les ressources liées aux infrastructures (6.3).

Leur fonction réside à contribuer au bon fonctionnement des autres processus par l'apport de ressources nécessaires : exemple : gestion des compétences, formation et qualification des auditeurs, gestion de la trésorerie, achats

Ces processus nourrissent tous les autres.

Attention : la nature des processus est dépendante de l'activité de l'entreprise : ainsi pour reprendre le premier exemple : la gestion des compétences, ce support revêt les caractéristiques d'un processus

processus

processus de réalisation pour une société d'intérim. http://nathalie.diaz.pagesperso-orange.fr/html/processus.htm

de réalisation pour une société d'intérim.

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Les processus de direction ou processus de management (paragraphes de la norme concernés : 4., 5., 8.2.2, 8.4, 8.5) .

Voilà des processus essentiels. Ils sont le nerf du système. Ils participent et contribuent en effet à la détermination, à l'élaboration de la politique et au déploiement des objectifs dans l'organisme. Ils sont les fils conducteurs des processus opérationnels et de soutien. Ils les pilotent, les surveillent. Ces processus intègrent la Revue de Direction, le Pilotage de l'amélioration continue, le Management de la qualité

l'amélioration continue, le Management de la qualité 2) L'approche processus : la démarche 1- Préambule Un

2) L'approche processus : la démarche

1- Préambule

Un processus

processus : la démarche 1- Préambule Un processus de type organisationnel, un processus consiste en un

de type organisationnel, un processus consiste en un ensemble d'opérations ou d'activités réalisés par des acteurs avec et à l'aide de moyens, selon des références en vue d'une finalité. A ce titre, un processus est toujours orienté vers un bénéficiaire ou un système bénéficiaire, interne ou externe. Ainsi un processus peut comprendre des activités réalisées par différents services, différentes entités. Ils peuvent en effet être transversaux , ce qui induit des points de rencontre entre les services appelés interfaces, points déterminants de l'amélioration du produit ou du service rendu auprès du bénéficiaire.

Pour faire simple, un processus est une suite ordonnée d'actions destinée à produire un résultat.

ordonnée d'actions destinée à produire un résultat. Différence entre processus et procédure : une procédure

Différence entre processus et procédure :

une procédure est un document qui décrit et formalise les tâches à accomplir pour mettre en oeuvre le processus. C'est un document de support et de communication qui porte à la connaissance de tous les processus-clès de l'organisation.un résultat. Différence entre processus et procédure : L' approche processus Fortement mise en avant par

L'approche processus

de l'organisation. L' approche processus Fortement mise en avant par la norme, l'approche

Fortement mise en avant par la norme, l'approche processus réside en une démarche d'analyse importante qui présuppose un cadre rigoureusement établi caractérisé par la politique et les objectifs qualité. Ce cadre incarne un préposé au succès de cette démarche. Ce sont en effet la politique énoncée et les objectifs qualité qui fixent le cap d'optimisation des processus qu'il importe avant tout de mettre à jour. Ainsi, l'objectif de cette approche est d'accroître la satisfaction des clients par le respect de leurs exigences.

C'est en effet un outil de management qui donne le LA dans la détection des risques et la progression durable de l'entreprise en terme d'organisation. Concrètement, l'approche processus désigne l'application d'un système de processus au sein d'un organisme, ainsi que l'identification, les interactions et le management de ces processus. On cherche ainsi à retrouver la linéarité et l'enchaînement logique d'actions qui concourent à satisfaire les exigences du client, plutôt qu'une succession d'étapes indépendantes et cloisonnées par service.

Par ailleurs, cette mise à plat des processus permet aussi :

ailleurs, cette mise à plat des processus permet aussi : de clarifier les rôles et responsabilités

de clarifier les rôles et responsabilités exercées,

processus

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de comprendre et satisfaire les exigenceshttp://nathalie.diaz.pagesperso-orange.fr/html/processus.htm de définir les marges de manœuvre et de mettre en

de définir les marges de manœuvre et de mettre en évidence les cohérences et les incohérences, de même que les risques encourusde comprendre et satisfaire les exigences d'identifier des lacunes dans le circuit dans la

d'identifier des lacunes dans le circuit dans la manière de faire, ou bien d'identifier des étapes qui grèvent le fonctionnement d'un processus.et les incohérences, de même que les risques encourus de considérer les processus en termes de

de considérer les processus en termes de valeur ajoutéeétapes qui grèvent le fonctionnement d'un processus. de mesurer la performance et l'efficacité des processus

de mesurer la performance et l'efficacité des processusde considérer les processus en termes de valeur ajoutée d'identifier des attentes jusqu'alors minimisées de

d'identifier des attentes jusqu'alors minimiséesde mesurer la performance et l'efficacité des processus de diminuer les coûts, les délais d'un processus

de diminuer les coûts, les délais d'un processusd'identifier des attentes jusqu'alors minimisées de mieux appréhender les aléas, à les anticiper parfois

de mieux appréhender les aléas, à les anticiper parfois et y répondre dans le cadre d'une réaction saine et concertéede diminuer les coûts, les délais d'un processus d'accompagner la mise en place d'un système

d'accompagner la mise en place d'un système d'information ad hoc et au plus près de la réalité, et non point seulement conceptuel.dans le cadre d'une réaction saine et concertée Ceci dans une optique qui peut être indépendante

Ceci dans une optique qui peut être indépendante d'une action de certification. On peut en effet songer aux démarches liées à l'implantation d'un progiciel de gestion intégré comme un SAP ou ERP.

Aussi, l'approche processus se fonde sur une identification méthodique des processus de l'organisme

par

l'organisme. Une identification qui liste et met en évidence :

leur périmètre (champ couvert chaque processus en termes d'activités, de production et d'acteurs).Une identification qui liste et met en évidence : leur nature (management, réalisation, support) les

leur nature (management, réalisation, support)en termes d'activités, de production et d'acteurs). les interactions et articulation entre chacun d'eux ,

les interactions et articulation entre chacun d'eux , entre processus mais aussi à l'intérieur d'un processus.leur nature (management, réalisation, support) leur management en termes de définition d'objectifs,

leur management en termes de définition d'objectifs, pilotage, analyse et amélioration.processus mais aussi à l'intérieur d'un processus. Ce travail d'investigation est proprement dynamique ,

Ce travail d'investigation est proprement dynamique , borné et sensé à l'image du mot lui même processus dérivé de procès, procession, procédure, procédé découlant de la racine latine commune procedere signifiant étymologiquement marche, développement, progrès. (Pro = en avant, cedere = aller).

Le ton est donné, il s'agit de sortir l'entreprise de ses rapports statiques et structuraux de son fonctionnement et d'opter pour une vision globale et transversale de l'organisme, d'entrer donc dans ses rouages et articulations, de dessiner l'architecture dynamique de tout ce qui s'y fait de façon la

plus exhaustive possible. Le Fascicule FD X 50-176 définit d'ailleurs cette exhaustivité en trois points incontournables et pour le moins étonnants. La description d'un processus est en effet caractérisée par

:

les caractéristiques du processusd'un processus est en effet caractérisée par : la vitalité la représentation Ces trois aspects sont

la vitalitécaractérisée par : les caractéristiques du processus la représentation Ces trois aspects sont étonnants en

la représentationpar : les caractéristiques du processus la vitalité Ces trois aspects sont étonnants en effet car

Ces trois aspects sont étonnants en effet car ils démontrent la précaution adoptée par les concepteurs de la norme pour éviter les dérives constatées dans les systèmes qualité mis en place précédemment selon le référentiel ancien (immobilisme résultant d'une gestion papier lourde et chronophage), et

donner à appréhender l'approche processus au travers d'une approche préalable de l'approche ! Le mot est lâché, l'entreprise est un organisme devant faire preuve de vitalité. Les auditeurs s'attendent

de

donc à approcher un système qualité mouvant et vivant (dotant ainsi l'entreprise d'un

santé"). Et démontrer que l'entreprise est un système vivant revient à prouver que ses processus sont mâtures et aptes à réagir face à son environnement. Et surtout qu'ils sont managés. Souvenez-vous, on parle de "Système de management" !

"carnet

Ladite vitalité donc s'exprime et trouve son expression dans :

les objectifs (identification des besoins et attentes du client et déploiement des objectifs qualité définis par objectifs (identification des besoins et attentes du client et déploiement des objectifs qualité définis par la Direction, pouvant être par exemple SMART : Spécifiés, Mesurables, Acceptables, Réalistes et Situés dans le temps)

la mesure de ces mêmes objectifs à l'aide d'indicateurs mesure de ces mêmes objectifs à l'aide d'indicateurs

processus

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Ainsi, les caractéristiques d'un processus (ou process) prennent en compte les points suivants :

(ou process) prennent en compte les points suivants : Identification des activités majeures et flux

Identification des activités majeures et flux d'activités en termes de cycle de vie du produit,

processus client

par

un décodage de leur mouvement, de leur chronologie (point de départ de

l'identification).

Attention : Il n'existe pas le catalogues pré déterminés de processus. C'est à chaque organisation de détecter ses propres processus en fonction de ses clients, de la nature de son activité et de sa stratégie (FD X 50-176).

Identification des processus de support , également appelés processus de soutien qui recouvrent les ressources humaines, financières, support, également appelés processus de soutien qui recouvrent les ressources humaines, financières, l'information, le savoir-faire.

Identification de l'environnement du système concerné (clients, partenaires, fournisseurs) environnement du système concerné (clients, partenaires, fournisseurs)

Recherche des données d'entrée et de sortie de chaque processus données d'entrée et de sortie de chaque processus

Déclinaison des processus en sous processusdonnées d'entrée et de sortie de chaque processus Etablissement de listes des ressources nécessaires à la

Etablissement de listes des ressources nécessaires à la maîtrise des processusprocessus Déclinaison des processus en sous processus Etablissement des critères d'évaluation de ces

Etablissement des critères d'évaluation de ces processus critères d'évaluation de ces processus

2- Etapes

Avant toute action d'identification des processus il convient de réfléchir et d'afficher clairement

la mission fondamentale de l'entrepriseil convient de réfléchir et d'afficher clairement les missions de base qui assurent la réalisation de

les missions de base qui assurent la réalisation de cette mission premièreclairement la mission fondamentale de l'entreprise déclinaison des missions de base en activités mises en

déclinaison des missions de base en activités mises en oeuvrebase qui assurent la réalisation de cette mission première les grands processus correspondant aux missions de

les grands processus correspondant aux missions de basedes missions de base en activités mises en oeuvre les liens fonctionnels entre les processus c'est-à-dire

les liens fonctionnels entre les processus c'est-à-dire leur interface et documents de jonctionles grands processus correspondant aux missions de base les processus constitutifs de ces grands processus 4

les processus constitutifs de ces grands processusfonctionnels entre les processus c'est-à-dire leur interface et documents de jonction 4 de 13 01-11-2010 11:33

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http://nathalie.diaz.pagesperso-orange.fr/html/processus.htm 2.1- Déclinaison de la mission principale de

2.1- Déclinaison de la mission principale de l'entreprise :

Ce travail préalable et incontournable permet de lier les processus à la raison d'être, au projet d'entreprise et de coller à la réalité terrain et d'établir et conforter :

La politique qualitéà la réalité terrain et d'établir et conforter : Les objectifs visés Le plan d'action Le

Les objectifs viséset d'établir et conforter : La politique qualité Le plan d'action Le planning Les pilotes de

Le plan d'actionet conforter : La politique qualité Les objectifs visés Le planning Les pilotes de l'action les

Le planningpolitique qualité Les objectifs visés Le plan d'action Les pilotes de l'action les interlocuteurs internes /

Les pilotes de l'actionLes objectifs visés Le plan d'action Le planning les interlocuteurs internes / externes Il s'agit de

les interlocuteurs internes / externesLe plan d'action Le planning Les pilotes de l'action Il s'agit de réfléchir sur tout ce

Il s'agit de réfléchir sur tout ce qui fait la mission de l'entreprise, ce pour quoi et pourquoi elle s'anime et de déterminer sa raison d'être. Une mission étant une responsabilité donnée à quelqu'un d'atteindre

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un résultat mesurable dans un délai donné en mettant en oeuvre des moyens. Ainsi cette phase d'investigation est essentielle car elle permet des déclinaisons fondées et fondatrices orientées client.

De cette façon, hors du contexte "démarche qualité", cette mise à jour a son intérêt. Une action sur les

processus vise en effet à s'interroger sur ce que fait l'entreprise et sur la manière de faire. Il s'agit en ce cas de prendre la mesure les attentes des bénéficiaires (internes, externes) et de comprendre ainsi

la portée de ce qui se fait au quotidien.

Pour cela :

Lister les clients par famille / marchéainsi la portée de ce qui se fait au quotidien. Pour cela : Identifier les différents

Identifier les différents types de produits / services fournis par l'entreprise pour satisfaire les besoins des clientsPour cela : Lister les clients par famille / marché Définir la mission principale associée à

Définir la mission principale associée à chaque type de produit / servicepar l'entreprise pour satisfaire les besoins des clients Dans les entreprises industrielles, les missions principales

Dans les entreprises industrielles, les missions principales sont généralement évidentes, il s'agit en effet de métiers accès sur la conception, la production et la vente.

En ce qui concerne les entreprises prestataires de service, cette déclinaison se complique dans la mesure où la gamme d'exercice est plus large et floue, il s'agit donc à ce niveau de regrouper et synthétiser les missions

Pour les entreprises du secteur public, la notion de client est essentielle à clarifier et d'associer les résultats obtenus avec les obligations associées avec les notions de clients, de produits et de services.

A partir de ces résultats il s'agit ensuite de :

dresser le sociogramme de toutes les parties prenantes (entités extérieures) avec lesquelles l'entreprise est en relation et les classer par familleA partir de ces résultats il s'agit ensuite de : - Clients, - Donneurs d'ordre -

- Clients,

- Donneurs d'ordre

- Pouvoirs publics

- Fournisseurs

- Partenaires

Tracer et qualifier les relations qui existent entre l'entreprise et chaque famille : direction des flux, sens, nature et volume de la relation et transaction en termes de produits, services, contribution et rétribution.d'ordre - Pouvoirs publics - Fournisseurs - Partenaires Retenir les véritables clients / utilisateurs des produits

Retenir les véritables clients / utilisateurs des produits et services fournis par l'entreprise.termes de produits, services, contribution et rétribution. Faire la synthèse de tous les produits et les

Faire la synthèse de tous les produits et les regrouper en différentes classes comme:des produits et services fournis par l'entreprise. - Produits / services principaux destinés à satisfaire le

- Produits / services principaux destinés à satisfaire le besoin d'un client externe de l'entité dont on peut assigner une mission principale pour chacun d'eux.

- Produits / services associés que l'on ne peut fournir indépendamment d'un produit / service principal

- Produits / services dérivés dont la fourniture ne relève pas de la mission fondamentale de l'entreprise

2.2 - Définition des composants du système de management des processus

A partir des missions identifiées et retenues cette phase consiste à définir les processus nécessaires à

l'obtention des résultats escomptés => processus dits de réalisation et leur associer les processus de

soutien et de management qui leur sont inhérents. Ce sont alors les processus de Niveau 1 qui sont mis à jour.

lister les métiers et activités par mission, résultats attendus et contraintes associées (finalités, enjeux, exigences)sont alors les processus de Niveau 1 qui sont mis à jour. Ordonner logiquement toutes les

Ordonner logiquement toutes les productions intermédiaires rattachées à ces métiers et activitéset contraintes associées (finalités, enjeux, exigences) Définir à partir de ces productions intermédiaires les

Définir à partir de ces productions intermédiaires les processus de réalisation nécessaires pourlogiquement toutes les productions intermédiaires rattachées à ces métiers et activités 6 de 13 01-11-2010 11:33

processus

les fournir

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Définir les processus de soutien dédiés à la mise en oeuvre du processus de réalisation identifié (méthodes, ressources, formation, communication, maintenance des moyens) et de management (ex : pilotage des opérations, analyse stratégique )http://nathalie.diaz.pagesperso-orange.fr/html/processus.htm Dresser la première cartographie en identifiant les

Dresser la première cartographie en identifiant les principaux liens fonctionnels entre les processus et le mode de fonctionnement global de l'entreprise.(ex : pilotage des opérations, analyse stratégique ) 2.3 - Identification des processus constitutifs des

et le mode de fonctionnement global de l'entreprise. 2.3 - Identification des processus constitutifs des

2.3 - Identification des processus constitutifs des processus de niveau 1

Il s'agit de construire et d'établir un tableau d'identification des processus par une approche 'approfondie des processus pré-définis lors de la première phase en identifiant et caractérisant les processus de niveau 2 qui leur sont assujettis.

Consigner dans un tableau l'intitulé de chaque processus de réalisation et en spécifier les éléments suivantsles processus de niveau 2 qui leur sont assujettis.   Fournisseurs et Éléments d'entrée

 

Fournisseurs et

Éléments d'entrée

Éléments de sorties

Clients et

Intitulé

processus amont

processus aval

 

Processus

 

Proposition  Processus   Processus

Processus

Processus

RECOMMANDATION

STRATEGIQUE

PROSPECTION

Briefclient

client

commerciale

validée

CREATION

 

Processus

Brief  Processus Devis  

Devis  Processus Brief  

 

Processus

CREATION

RECOMMANDATION

STRATEGIQUE

créatif

MaquetteProcessus CREATION RECOMMANDATION STRATEGIQUE créatif Processus FABRICATION

Processus

FABRICATION

     

Eléments       

 

Processus

Processus

BriefProcessus Processus graphiques

graphiques

CREATION

exécution

validés

Processus SUIVI

FABRICATION

BATFABRICATION

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processus

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http://nathalie.diaz.pagesperso-orange.fr/html/processus.htm 3) Représentation graphique des processus : Outils Les

3) Représentation graphique des processus : Outils

Les processus sont globalement connus (activités, tâches, acteurs), il s'agit maintenant d'affiner l'étude et préciser leur contexte, leurs séquences, de décrire les ressources qu'ils mobilisent, les flux d'information qu'ils reçoivent, génèrent et traitent. Tous ses composants que le QQOQCP récapitule et détaille.

Pour récapituler, l'identification du processus passe par les étapes suivantes :

Détermination de l'intitulé du processus l'intitulé du processus

Définition du but et de la raison d'être but et de la raison d'être

Identification du ou des lieux lui appartenant lieux lui appartenant

Identification des intervenants ou acteurs intervenants ou acteurs

Détermination de leurs rôles rôles

Détermination des conditions de déclenchement conditions de déclenchement

Description chronologique des actions :séquencement séquencement

Identification des flux d'information : données d'entrées, de sorties flux d'information : données d'entrées, de sorties

Définition des conditions de fin du processus (ainsi est-il absolument bien borné) conditions de fin du processus (ainsi est-il absolument bien borné)

Établissement des interactions potentielles avec d'autres processus interactions potentielles avec d'autres processus

Détermination des outils et documents associés outils et documents associés

Commentaires associés pour expliciter certains points du processusDétermination des outils et documents associés Du point de vue pratique le papier (A3), le crayon,

Du point de vue pratique le papier (A3), le crayon, quelques "pots it" (ou vignette repositionnables), une grande capacité d'écoute et un bon esprit d'analyse sont les meilleurs outils qu'on puisse utiliser pour mener à bien cette phase d'investigation. En plus de rassurer tout interlocuteur et d'attribuer à cette étape une caractéristique un peu ludique, ce "simplissime" outil privilégie une approche clef dans cette action. Les démarches liées à l'identification et à l'amélioration des processus passent en effet par une approche complètement participative, condition sine qua non du succès.

Sur une feuille A3, voici un exemple des premiers éléments recueillis lors d'un entretien ou d'une séquence collective.

lors d'un entretien ou d'une séquence collective. Il s'agit ensuite d'approfondir les éléments dont

Il s'agit ensuite d'approfondir les éléments dont on dispose à l'aide du tableau ci-dessous par exemple qui récapitule les réponses obtenues à l'aide d'un questionnement simple et de bon sens qui peut être celui-ci :

But et finalités du processus

- quelle est la finalité du processus ?

- Quel(s) sont le ou les produits ou services fournis ?

- Qui en est le ou les bénéficiaires ?

processus

Éléments d'entrée

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- quelles sont les exigences de ces bénéficiaires ? Quelles sont les spécifications d'entrée ?

- Quels sont les indicateurs existants qui permettent de mesurer le respect de ces exigences et plus globalement la performance du processus ?

- Quels sont les éléments d'entrée, éléments déclencheurs de ce

processus.

- Qui fournit ces éléments ?

- Quelles sont les exigences du processus par rapport aux données d'entrées, aux fournisseurs ? Quels en sont les indicateurs ?

Éléments de sortie

- Quels sont les éléments de sortie de ce processus , qu'est-ce qui permet de d'affirmer qu'on est au bout de ce processus ? qu'il est fini ?

Aspects organisationnels et maîtrise du processus

- Quels sont les acteurs de ce processus, quels sont les moyens dont ils

disposent pour mener à bien la finalité dédiée à ce processus ?

- Qui est responsable du processus (service, fonction, entité) ?

- Quels sont les moyens pour effectuer le processus ?

- Quels sont les contrôles et points critiques ? Qui contrôle ? Qui pilote ?

Intitulé de l'activité

Phase concernée Responsable de l'activité

Evénement déclencheur

Données d'entrées

reçues de :

Description

Informations transmises durant cette activité

Transmises à :

Données de sorties

communiquées à :

Indicateurs existants sur l'état de cette activité

Documents ou/et supports utilisés

Observations

Au fur et à mesure de l'avancement, les données recueillies s'articulent être elles et trouvent un agencement qui peut être globalement modélisé. Une description d'ensemble est alors obtenue qui met en évidence l'enchaînement des processus et leur articulation, ainsi que les principaux points de contrôle, et les indicateurs.

On obtient ainsi une cartographie des processus clairement définie et circonscrite qui permet une lecture synthétique de ce qui est fait dans l'entreprise, avec les finalités, ressources et objectifs bien mis en évidence.

Une cartographie est une représentation graphique qui donne à voir l'ensemble des processus que l'entreprise met en oeuvre pour assurer les missions qui sont les siennes.

processus

Qui peut se compléter par les éléments suivants :

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Intrusion approfondie des processus ainsi identifiés en détaillant les processus complexes dans un modèle d'interaction entre procédures.http://nathalie.diaz.pagesperso-orange.fr/html/processus.htm Zoomage sur chaque procédure dans un logigramme (qui fait

Zoomage sur chaque procédure dans un logigramme (qui fait quoi) avec commentaires.dans un modèle d'interaction entre procédures. Le texte perd de son importance de naguère : fini

Le texte perd de son importance de naguère : fini donc les procédures de 5 pages (voire 10 !) peu

consultées. Le document est un support de

rapidement interceptée et efficacement orientée. Un coup d'oeil devant suffire à informer le lecteur désormais. La représentation graphique est à ce titre fortement recommandée, expliquée, documentée, donnée en exemple. Le Logigramme devient la référence obligée. Mais attention, la cartographie n'est pas une exigence de la norme. Cependant il est évident qu'elle facilite la présentation des processus. Elle est un outil de construction du SMQ, il s'agit ensuite sil elle est conservée de bien vérifier qu'elle permet lors de sa lecture de bien identifier les interfaces.

de référence sur lequel l'attention doit être

soutien,

Ainsi dit, le formalisme à adopter dépend ensuite de la culture de l'entreprise : certains préféreront un tableau d'habilitation qui reprend tous ces éléments, d'autres un logigramme horizontal ou vertical (pour

la petite histoire, un logigramme figurait dans la logique grecque ce que l'on appelait un soute, c'est à dire une suite d'enthymêmes, de syllogismes tronqués dont il fallait retrouver l'enchaînement par déductions successives), ou un MOT (modèle organisationnel

de traitement), ou un diagramme d'enchaînement des procédés. C'est donc sciemment que je ne produis ici aucun exemple. Chacun devant trouver son schéma et s'y sentir bien avec (ayez à l'esprit de faire simple !).

Mais devant un accroissement croissant de demande d'exemple de la part des internautes, je cède et vous propose ceux ci pour le moment qui présentent une approche séquentielle des processus. (exemple 1, 2).

(Retour Haut de page)

des processus. ( exemple 1 , 2 ). (Retour Haut de page) 4) Optimiser les processus

4) Optimiser les processus

Maîtriser un processus c'est obtenir une "production" reproductible, c'est-à-dire :

Conforme du premier coupdans un délai de production stable dans le respect du plan de production en prévenant

dans un délai de production stableConforme du premier coup dans le respect du plan de production en prévenant les risques de

dans le respect du plan de productionConforme du premier coup dans un délai de production stable en prévenant les risques de défaillance

en prévenant les risques de défaillancecoup dans un délai de production stable dans le respect du plan de production en utilisant

en utilisant les ressources correctementcoup dans un délai de production stable dans le respect du plan de production en prévenant

Améliorer un processus, c'est obtenir des résultats qui évoluent positivement :

Assurer Conformer la qualité d'un les productions processus c'est :

augmenter la pertinence des méthodesqualité d'un les productions processus c'est : définir de contrôle tous les écarts et

définirde contrôle tous les écarts et risques

de contrôle

tous

les

écarts

et

risques

possibles

réduire le temps de productionpossibles

définir précisément les exigences du réduire client le délai
définir précisément les exigences du

réduire client le délai

analyser réduire les les coûts risques de défaillance du processussatisfaire les clients et les acteurs satisfaire les clients et les acteurs

satisfaire les clients et les acteursanalyser réduire les les coûts risques de défaillance du processus

processus

définir les actions préventives qui permettent d'éviter les risquesles documenter dispositions selon les règles ISO auditer régulièrement les processus

lesdocumenter

documenter

dispositions

selon les

règles ISO

auditer régulièrement les processuspréventives qui permettent d'éviter les risques les documenter dispositions selon les règles ISO

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A moins que l'action d'amélioration soit globale, le choix du processus à optimiser dépend de plusieurs critères qui peuvent aider à ce choix.

Constatd'importants dysfonctionnements sur le processus Non qualité, non conformités fréquentes constatées Fréquence des

d'importants

dysfonctionnements sur le processus

Non qualité, non conformités fréquentes constatéesConstat d'importants dysfonctionnements sur le processus Fréquence des anomalies Évolution des indicateurs (délai,

Fréquence des anomaliesNon qualité, non conformités fréquentes constatées Évolution des indicateurs (délai, coûts ) insatisfaction

Évolution des indicateurs (délai, coûts )fréquentes constatées Fréquence des anomalies insatisfaction des bénéficiaires Émergence de nouvelles

insatisfaction des bénéficiairesdes anomalies Évolution des indicateurs (délai, coûts ) Émergence de nouvelles attentes évolution de la stratégie

Émergence de nouvelles attentes(délai, coûts ) insatisfaction des bénéficiaires évolution de la stratégie Développement de nouvelles

évolution de la stratégiedes bénéficiaires Émergence de nouvelles attentes Développement de nouvelles démarches (ERP, RTT ) Mise en

Développement de nouvelles démarches (ERP, RTT )Émergence de nouvelles attentes évolution de la stratégie Mise en place de nouveaux outils de gestion,

Mise en place de nouveaux outils de gestion, d'information (ERP)la stratégie Développement de nouvelles démarches (ERP, RTT ) lancement d'une démarche d'engagement de service

lancementRTT ) Mise en place de nouveaux outils de gestion, d'information (ERP) d'une démarche d'engagement de

d'une

démarche

d'engagement de service

L'action d'optimiser un processus se définit à partir de besoins spécifiques à des degrés particuliers :

Plusieurs besoins :

Amélioration du processus en lui mêmeInnovation du processus à partir d'une critique du processus à Innovation partir des besoins des

Innovation du processus à partir d'une critique du processusAmélioration du processus en lui même à Innovation partir des besoins des clients

àInnovation

Innovation

partir

des

besoins

des

clients

Degrés spécifiques :

Amélioration de tout le processusAmélioration d'une partie du processus Refonte partielle du processus

Amélioration d'une partie du processusAmélioration de tout le processus Refonte partielle du processus

Refonte partielle du processusAmélioration de tout le processus Amélioration d'une partie du processus

processus

Refonte complète du processus

Refonte complète du processus

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La démarche d'optimisation à partir des besoins identifiés en nature comporte les phases suivantes dépendantes du PCDA (Plan, Check, Do, Act)

PLAN

CHECK

Sélection du problèmeConsolidation des idées,

Consolidationdes idées,

des

idées,

Définition du problème et buts assujettispropositions

propositions

ContrôleDéfinition du problème et buts assujettis propositions Clarification et compréhension Cibles et planning

Clarification et compréhensionCibles et planning Communication et documentation du projet

Cibles et planningClarification et compréhension Communication et documentation du projet

Communication et documentation du projetClarification et compréhension Cibles et planning

Sélection du projet suivantValidation

ValidationSélection du projet suivant

ACT

DO

Planification de la mise en oeuvre ou implantationRecueil / Observation / Collecte des données

Recueil / Observation / Collecte des donnéesPlanification de la mise en oeuvre ou implantation

Mise en oeuvre / exécution / formationMaîtrise, standardisation

Maîtrise, standardisationMise en oeuvre / exécution / formation

Examen / priorités / analyseJustifications / coût d'évaluation, test, développement / gamme de solutions

Justifications / coût d'évaluation, test, développement / gamme de solutionsExamen / priorités / analyse

Investigation / gamme de solutionsTest et vérification / détermination des coûts et bénéfices

Test et vérification / détermination des coûts et bénéficesInvestigation / gamme de solutions

Résolutiongamme de solutions Investigation / gamme de solutions Test et vérification / détermination des coûts et

On obtient ainsi les étapes suivantes :

Amélioration du processus en lui même

Innovation du processus à partir d'une critique du processus

Innovation du processus à partir des besoins des clients

1- Choix du processus à améliorer 2- Constitution du cadre projet (mission, équipes, moyens) 3- Description du processus concerné 4- Description du processus 5- Analyse du processus 6- Identification et hiérarchisation des problèmes 7- Analyse et résolution de problèmes 8- Évaluation des actions possibles sur la base de l'efficacité du processus / éléments d'analyse 9- Établissement des nouvelles règles de fonctionnement du processus 10- Formalisation du processus 11- test du nouveau processus

1- Choix du processus / problèmes constatés 2- Constitution du cadre projet (mission, équipes, moyens) 3- Détermination et interprétation des données et attentes / processus 4- Caractérisation du processus 5- Analyse du processus 6- Critique du processus existant / Objectifs de performance 7- Construction, innovation d'un nouveau processus 8- Vérifier l'efficacité du processus sur la base de l'élimination des causes de défaillance 9- Établissement des nouvelles règles de fonctionnement du processus 10- Formalisation du processus 11- Test du nouveau

1- Choix du processus / nouveau challenge 2- Constitution du cadre projet (mission, équipes, moyens) 3- Détermination des attentes / processus 4- Approfondissement de l'Écoute des besoins des clients 5- Transcription des besoins en exigences de performance du processus 6- Définition des objectifs de performance pour le processus 7- Construction du processus / performances attendues 8- Vérifier l'efficacité du processus / éléments d'analyse 9- Établissement des nouvelles règles de fonctionnement du processus 10- Formalisation du

processus

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12- Validation

processus

processus

13- Maîtrise du processus 12- Validation

11- Validation

13- Maîtrise du processus 12- Maîtrise du processus

13- Maîtrise du processus 12- Maîtrise du processus Pour en savoir plus : - Fascicule de

Pour en savoir plus :

- Fascicule de documentation : "Management de processus", référence FD 50-176, AFNOR

- "Organiser et améliorer les processus -Introduction à la méthode EFPRO"; G. Herniaux, D. NOYE; INSEP Editions 1996

- "L'amélioration participative des processus". D. NOYE; INSEP Editions, 1997

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