PROPUESTA DE CONTABILIDAD

FONDO PARA LA POBLACION DE MUJERES VULNERABLES

DEL DEPARTAMENTO DE ARAUCA
INSTITUTO PARA LA FORMACION EMPRESARIAL Y DEL TRABAJO
IFET COMFIAR
ARAUCA – ARAUCA
2019
 PROPUESTA DE CONTABILIDAD

ASTRID SOLMAIRA EREGUA RINCÓN

FONDO PARA LA POBLACION DE MUJERES VULNERABLES

DEL DEPARTAMENTO DE ARAUCA

INSTITUTO PARA LA FORMACION EMPRESARIAL Y DEL TRABAJO

IFET COMFIAR
ARAUCA – ARAUCA
2019
 PROYECTO DE MANEJO – TESORERIA CONTABILIDAD

FONDO PARA LA POBLACION DE MUJERES VULNERABLES

DEL DEPARTAMENTO DE ARAUCA

1 INFORMACIÓN GENERAL.

Señalar y describir las actividades necesarias para salvaguardar

1.1 OBJETIVO los recursos financieros de la empresa, con el fin de atender de
forma adecuada el manejo de los recursos de acuerdo a lo
establecido en las normas que se encuentre vigentes.

1.2. RESPONSABLE Encargado de Tesorería y/o Auxiliar Contable o quien haga la

función.
Este PROPUESTA es aplicable para desarrollo de las actividades
1.3. ALCANCE que se llevan a cabo en el área de tesorería en la Asociación de
Mujeres Emprendedoras en Derivados Lácteos en el Municipio de
Arauca – Arauca.
Cierre de Caja: En el cierre de caja deben coincidir el dinero con
el inicio la caja general y los recaudos hechos en el transcurso del
día, con los reportes de ventas generados y registrados.
Contabilizar: Registrar operaciones económicas en un libro de
cuentas
Exógena: es el conjunto de datos que las personas Naturales y
Jurídicas deben presentar periódicamente a la Dirección de
Impuestos y Aduanas Nacionales Dian, según Resolución
expedida por el Director General, sobre las operaciones con sus
clientes o usuarios.
Finanzas: Conjunto de actividades que tienen relación con el
1.4. DEFINICIONES dinero.
Ente económico: es la empresa, es decir, se trata de la actividad
económica organizada como unidad y respecto de la cual se
predica la propiedad de los recursos.
Recursos: Conjunto de elementos disponibles para llevar a cabo
las actividades en un ente económico, por ejemplo
"recursos naturales; recursos humanos; recursos forestales,
recursos tecnológicos, recursos económicos" entre otros.
Soporte Contable: son los documentos que sirven de base para
registrar las operaciones comerciales de una empresa, por
ejemplo: facturas, recibos de caja, comprobantes de egreso,
letras de cambio, pagare, entre otros.
2 GENERALIDADES

Este propuesta es una herramienta para la población de mujeres vulnerables del departamento de
Arauca, que tiene como finalidad apoyar a los miembros de la población especialmente al área
contable y de tesorería en el manejo de la caja menor, el uso adecuado de los soportes contables y
llevar los registros contables correspondientes para asegurar una eficiente labor y manejo de los
recursos.

Identifica las actividades de detalladas de cada proceso que se lleva a cabo en el ente económico.

Misión

Establecer y mantener un sistema contable de calidad, que implique la mejora continua y la correcta
aplicación de los procedimientos en el área contable.

Visión

En el año 2025 Asomedel contara con un departamento de Gestión y Registros Presupuestarios que le
permitirán lograr procesos de calidad.

INGRESOS – ENTRADAS DE DINERO

 Ventas de productos
 Cuotas de afiliados
 Otros ingresos por actividades diferentes

EGRESOS – SALIDAS DE DINERO

 Pagos a Proveedores en General

 Gastos de Viáticos
 Pagos de Impuestos – Honorarios
 Pagos de servicios público

Para los Ingresos:

ACTIVIDAD PROCEDIMIENTO RESPONSABLE

Se recibe el dinero y se debe
Pagos con dinero en caja entregar el soporte contable, Cajero
recibo de caja codificado.

Todos los días al finalizar la

Arqueo y cierre de caja
atención al público Tesorería
debe realizar el Arqueo y Cierre
de Caja, el cajero en presencia
del tesorero cuenta el dinero, y
tesorería registra las cifras Tesorería
en el formato de Cierre

Elaboración del comprobante de procediendo a
consignación
Para los Egresos
Elaboración causación
revisión de Soportes Contables cobro, Facturas, Solicitud de
Autorizaciones y pagos
Conciliaciones
De las cuentas por cobrar: la entidad podrá emitir cuentas de cobro a sus deudores las cuales deben
ser autorizadas y revisadas por Tesorería.
y Arqueo de Caja General y
comparara las sumas
reportadas.
Cada cajero debe elaborar los
Comprobantes de consignación
a los respectivos bancos de
acuerdo a las instrucciones
entregadas por tesorería Cajero y/o Tesorería
entregar el dinero junto con los
Comprobantes de consignación
a Tesorería quien las depositara
en la caja fuerte hasta el día
siguiente, Tesorería entregara
recibos de cada consignación
para el contabilizar y archivar.
El auxiliar de contabilidad
y recibe y revisa las cuentas de
Auxiliar de contabilidad o quien
gastos de viaje y/o anticipos con haga sus veces
sus respectivas órdenes de
compromiso, aprobados si es el
caso, para luego proceder al
desembolso de los recursos.
Tesorería procede a
elaborar el Comprobante de
Egreso respectivo y/o giro del Tesorería
cheque para el pago y/o
consignación en Cuentas
Bancarias del acreedor, dejando
copia del soporte contable.
Todos los meses, el Auxiliar
Contabilidad, con cada una de
las cuentas Bancarias coteja
los movimientos registrados en Auxiliar de contabilidad o quien
la contabilidad con los Extractos haga sus veces
recibidos de las entidades
Bancarias dejando constancia
de ello y de todas las diferencias
encontradas
Para el manejo de efectivo:

 Cada cajero tendrá una base diaria en efectivo, billetes de baja denominación equivalente a dos
días laborales.

 Los cajeros no podrán manejar montos superiores a un S.M.M.L.V

 Todo faltante de dinero que se encuentre en los arqueos diarios de caja debe ser restituido a
más tardar el día siguiente.

Condiciones del recaudo

 Cuando se produzcan errores en el registro se debe llevar el control consecutivo y así como
también debe dejar constancia escrita del motivo de la corrección.
 Los recibos de caja y/o comprobantes de egreso que sean anulados se deben de archivar el
original con todas las copias juntas, como prueba de la anulación y control de consecutivo.
 El dinero recaudado no se podrá destinar para fines personales.
 No se podrá hacer uso del efectivo con el propósito de cambiar cheques personales ni de
nómina o vales a particulares salvo expresa autorización de Tesoreria.
 Así mismo los Cajeros no podrán tomar para sí o para otra persona, cualquiera que sea el
motivo, el dinero que hayan recaudado en razón de las funciones que desarrollan.
 Queda terminantemente prohibido recibir cheques girados al portador o a nombre de persona
diferente de la entidad, aunque estos sean endosados por el beneficiario.

En relación a los estados financieros son los mismos que para cualquier otro tipo de ente económico
dado que no existen marcos normativos diferentes para las ESAL

Mas sin embargo su formato de presentación tiene particularidades que deben adaptarse a las
características del tipo de entidad que corresponda, los objetivos que persigue y la relevancia de la
información para los usuarios, entre otros factores.

Es de resaltar que las mismas NIIF permiten que la denominación de los estados financieros pueda
ser diferente a la establecida en ellas.

1. CONTABILIDAD

La Contabilidad nos permite conocer los ingresos y gastos que hemos tenido en un periodo, saber
quiénes nos deben y a quienes les debemos, saber de qué dinero podemos disponer en un momento
dado.

Contabilidad por Partida Doble

Se hace referencia a que todo hecho económico tiene su origen pero de partida contraria, Cuando
recibo dinero por una venta, debo también despojarme de un bien, debo entregar algo a la otra parte
que me entrega un dinero. Ejemplo

Presupuesto de Ingresos y
Gastos.
Es la imagen económica de la
asociación, y para ello nos permite
prever los ingresos y gastos de un
periodo concreto; calcular para
cada una de las actividades y para
el conjunto de todas ellas si
generarán déficit (perdida) o
superávit (ganancia).

1. BALANCES:

Los balances nos permiten conocer si estamos cumpliendo nuestros objetivos económicos, y tomar
decisiciones.

 Balance de Situación

Es una información económica estática de la entidad donde aparecen los bienes, los derechos y las
obligaciones y, por tanto, el valor del patrimonio, es decir, la información fundamental que nos aporta
es el del valor de la entidad y como está distribuido éste.

 Balance de Pérdidas y Ganancias

Es una información económica dinámica de la entidad donde aparecen los gastos e ingresos
realizados en un período de tiempo concreto y, por tanto, el beneficio o las pérdidas en ese período.

ACTIVIDADES

INGRESOS

Ingresos por Ventanilla Caja de Tesorería

Estos ingresos se registran en un recibo oficial de caja que debe expedirse en el momento de efectuarse la
recepción de dineros, no se elaborarán bajo ninguna circunstancia, recibos provisionales o similares.
Los conceptos por los cuales se recibirán ingresos en efectivo por ventanilla son:

Impresión de Estados Financieros.

Impresiones generales.
Pago de publicaciones que se encuentre para a venta (libros).

El cierre diario de caja implica su verificación y custodia, en consecuencia se deberá utilizar el formato GFIN-F-
20 Cuadre Caja Tesorería.

Los dineros recibidos en caja se consignaran en la cuenta bancaria de la entidad financiera que se haya
dispuesto para tal fin.

Por ninguna razón se mantendrá en custodia dineros distintos de los que correspondan al giro normal de la
Superintendencia de Sociedades.

Los registros correspondientes a Ingresos de Caja, deberán efectuarse a diario, acorde con el sistema de
información que para el efecto disponga la Superintendencia de Sociedades.

Nota: Una vez aclarado el pago se remite la información mediante correo electrónico al Grupo de Gestión de
Cobro Persuasivo y Coactivo para que proceda como se indicó anteriormente.

Informe de Ingresos Mensual

Mensualmente, terminado el registro de los ingresos por cada una de las cuentas bancarias, se debe presentar
un Informe de Ingresos y se remite por correo electrónico a los grupos interesados.

El informe es un reporte de libro de bancos que detalla la fecha, tercero, número de identificación del tercero,
movimiento débito, movimiento crédito y detalle

Certificación de Ingresos

Cuando se requiera certificar algún ingreso recibido, mediante memorando se solicita al Grupo de Tesorería que
se certifique y el grupo responderá mediante el mismo medio, las certificaciones deberán contener:

Valor del ingreso.

Nombre completo del tercero que efectuó el ingreso.
Número de identificación del tercero.
Fecha del ingreso.
Número de documento interno con el que se reconoció el ingreso
Medio de pago que se recibió (cheque, efectivo, transferencia, etc.).

En caso de que el pago se haya realizado con cheque se debe verificar si este presentó devoluciones y se
indicará en la certificación.

EGRESOS

Los pagos se deben realizar por medio de transacciones

Pago de Viáticos
Las cuentas de viáticos deben contener como mínimo los siguientes documentos soporte:

Resolución de aprobación de viáticos

Certificado de Disponibilidad Presupuestal – CDP. Firmado por los responsables del proceso.
Registro Presupuestal del Compromiso. Firmado por los responsables del proceso.
Cuenta por Pagar. Firmada por los responsables del proceso.
Registro Presupuestal de la Obligación. Firmado por los responsables del proceso.

Para efectos de realizar el pago de viáticos existe una caja menor de viáticos, la cual es manejada por el Grupo
de Administración de Personal, por medio de la cual se realizaran todos los desembolsos de viáticos de
funcionamiento; el control tanto de ingresos, como desembolsos de dicha cuenta bancaria, al igual que
legalización de los mismos, le corresponde al Grupo mencionado.

Cuando se trate de viáticos que correspondan a proyectos de inversión, serán tramitados a través del Grupo de
Tesorería

Pago de Impuestos

El Grupo de Tesorería deberá preparar, presentar y pagar mensualmente la Retención en la Fuente a titulo de
Renta e de ICA tanto, así como cualquier otro impuesto que le corresponda; por lo tanto se deberán realizar las
siguientes actividades:

Generar una consulta de las deducciones que corresponda a cada uno de los conceptos de retención
que se va a declarar y pagar.

Revisar que los conceptos correspondan a los registros que se realizaron en cada uno de los rubros.

Realizar un borrador en los formatos establecidos por la DIAN en caso de Retención en la Fuente o de
las Alcaldías Municipales en el caso de Retención de ICA.

Los borradores respectivos se remiten al Coordinador de Contabilidad (contador) para su revisión y

firma.

Una vez revisados y aprobados se diligencian los formularios definitivos.
Las personas autorizadas para firmar los impuestos son: El Coordinador de Tesorería y el Coordinador
de Contabilidad.

En el caso de la Retención en la Fuente se efectúa pago electrónico, éste es un impuesto a nivel
Nacional, por lo tanto agrupa todas las retenciones en la fuente a título de renta que se hayan
efectuado.

Para el caso de las Retenciones de ICA, se remiten los formularios debidamente diligenciados y
firmados, con el fin de que cada Regional presente y cancele oportunamente, en los casos que los
pagos se puedan realizar ya sea en Bancos o por medio electrónico.

La persona encargada de realizar estos pagos, es el encargado del manejo de la caja menor, a la cual
se le consignará el dinero correspondiente al total a pagar por concepto de Rete ICA, con el fin que
tenga los recursos disponibles en efectivo para efectuar el pago.


REVISIÓN DE RETENCIONES PRACTICADAS

El Grupo de Contabilidad es el encargado de causar las obligaciones, por lo tanto es responsable de la

liquidación de los impuestos y verifica que se haya retenido en debida forma, posteriormente cuando las
obligaciones son remitidas al Grupo de Tesorería, se revisan las retenciones aplicadas para verificar y confirmar
que estén acordes con lo reglamentado en la Ley.

EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS TRIBUTARIOS

Con el fin de expedir los certificados de las retenciones practicadas a los proveedores, mediante radicación
escrita o vía correo electrónico, los usuarios solicitan estos certificados y estos se envían teniendo en cuenta el
medio en que es solicitado.

Anexa:
 Recibo de caja
 Factura de Venta
 Calendario Tributario ( declaraciones de retención en la fuente e ica)
 Tabla de retención en la fuente
 Modelo formato de retención