Claves para Ganarle Tiempo Al Tiempo

Miquel Nadal & David Carulla
12 claves
para ganarle
1 hora al día
Neuroproductividad para
profesionales exigentes
¡BIENVENID@!
Muchas gracias por haberte descargado esta guía y por tu interés en buscar nuevas
maneras organizar y planificar tus tareas en el tiempo. Queremos que recuperes el
control sobre tus quehaceres y en esta guía te ofrecemos nuestros mejores consejos
para que puedas lograrlo. ¿Nos acompañas?
Antes que nada nos presentamos: somos Miquel Nadal y David Carulla, los fundadores
de la empresa emorganizer y los creadores del concepto pionero “Neuroproductividad”.
Nuestra misión es ayudar a profesionales y empresas del sector del conocimiento

(ciencia, tecnología, ingeniería, innovación) a que sus proyectos avancen más rápido
mediante programas de consultoría y entrenamiento en Gestión del tiempo integrando
los últimos avances de la Neurociencia sobre el rendimiento óptimo del cerebro.
En esta guía te ofrecemos las técnicas o hábitos más sencillos de incorporar hoy mismo
a tu rutina, pero que al mismo tiempo pueden tener un alto impacto para tu rendimiento.
Deseamos que el contenido sea de especial utilidad para ti.
¡Un abrazo y 1000 gracias por dedicar parte de tu tiempo a disfrutar de esta lectura!
12 claves para ganarle 1 hora al día:
Neuroproductividad para profesionales exigentes
ÍNDICE
1. Por qué esta guía está hecha para profesionales como tú ..... 3
2. La Neuroproductividad marca la diferencia ......................... 5
3. 12 claves para ganarle una hora al día ................................ 7
4. Manual de Uso de la Guía ............................................... 33
5. Sobre nosotros .............................................................. 34
6. Material gratuito sobre Neuroproductividad ..................... 35
7. Servicio In-Company: Neuroproductividad para Empresas .. 36
[2] www.emorganizer.com
1. Por qué esta guía está hecha

para profesionales como tú
Sí, es verdad, lo confesamos. Lo hemos probado (casi) todo para mejorar nuestra
productividad personal. Nos encanta experimentar con diferentes métodos de
organización personal, desde los más simples hasta los más complejos. Creemos que
todos son perfectamente válidos, aunque lo verdaderamente relevante es que le
funcione a la persona que lo usa.
La productividad personal es una temática que nos apasiona y que nos ha aportado
enormes beneficios a nivel personal y profesional. Si nos permites la osadía, hasta
incluso podríamos afirmar sin temor a equivocarnos que un buen sistema de
productividad puede cambiarte la vida de manera radical.
Si bien es cierto que todo lo que te hemos contado en el primer párrafo suena muy bien,
también queremos dejar bien claro que somos profundamente realistas. A pesar de que
seamos unos grandes convencidos de las bondades que te puede aportar una buena
metodología de productividad personal en el ámbito laboral, conocemos muy cerca la
realidad de las empresas y el ritmo frenético con el que conviven los profesionales del
sector del conocimiento (ciencia, tecnología, ingeniería, innovación) que trabajan en
ellas.
Después de haber ayudado a más de 5.000 personas a mejorar su productividad,

sabemos que intentar cambiar por completo la forma de trabajar de un ser humano es
prácticamente una utopía. La resistencia al cambio es inmediata. Tu cerebro trata de
repeler cualquier alteración que perturbe su estado actual pues el cambio consume
mucha energía y la misión del cerebro es gastar la mínima posible. Por eso todos los
cambios importantes serán percibidos como una amenaza por parte de tu cerebro.
La cantidad de estímulos (interrupciones de otros/as compañeros/as, distracciones

propias, ruido de fondo, redes sociales, llamadas de teléfono…) que recibe un
profesional del sector del conocimiento diariamente son incontables e imprevisibles,
hecho que dificulta bastante cualquier cambio de gran envergadura en lo que a la
organización personal se refiere.
Todos los cambios deberían ser graduales y los cambios en la forma en la que te
organizas no debería de ser una excepción. Tratar de cambiar todas tus rutinas
organizativas supone un sobreesfuerzo para tu cerebro tal, que él mismo se encargará
de recordarte repetidamente que ya te va bien como estás ahora. Dicho todo esto,
puede que tú también compartas esta misma duda…
¿Cómo podría recuperar parte de mi tiempo sin tener que renunciar a mi sistema actual
de organización?
Después de investigar y experimentar con distintas metodologías, hábitos y técnicas

para ofrecer respuesta presentable (y valiosa) a esta pregunta, decidimos dar el paso
de crear esta guía única con claves prácticas y de fácil aplicación para que puedas
reducir el tiempo de muchas tareas cotidianas que sueles hacer en tu trabajo.
“Es posible que muchas veces no seas ni consciente de la gran

cantidad de tiempo que se te escapa de las manos con actividades
de poco valor”
Es cierto que podríamos explicarte una metodología completa y exhaustiva para

organizarte mejor, pero sabemos que cuando el tiempo va muy escaso y el ajetreo es
muy intenso, es preferible encontrar remedios directos y aplicables de inmediato que te
permitan recuperar parte de tu tiempo para poder centrarte en las cosas que de verdad
te importan.
Esta guía que tienes delante de ti persigue 2 objetivos fundamentales:
-Tomar consciencia de algunas prácticas comunes y diarias en el trabajo que pueden

entorpecer tu productividad y ofrecerte alternativas que optimicen tu esfuerzo. Hay
muchas tareas de poco valor que hacemos diariamente sin pensar, así que el solo
hecho de identificarlas supondrá un paso enorme para mejorar tu productividad.
-Aplicar sólo aquellos trucos que crees que te pueden funcionar, la idea no es que
cambies tu forma de trabajar por completo. El cambio gradual es la mejor garantía para
que notes los beneficios inmediatos que te proporciona esta guía. Eso sí, al menos te
sugerimos que pruebes todos los trucos para poder determinar su validez.
“No hay tiempo más maleducado que el que no se paró ni a saludar”
2. La Neuroproductividad marca la
diferencia
Es probable que, después de haber leído el primer punto, te acuerdes de algunas
clásicas técnicas de gestión del tiempo que tal vez hayas probado con anterioridad. No
obstante, te aseguramos que si sigues leyendo encontrarás muchos matices
interesantes que te sorprenderán.
Tal como verás en el siguiente apartado, las 12 claves que te proponemos para ganarle
una hora al día tienen que más que ver con el funcionamiento óptimo de tu cerebro para
ser más efectivo/a, que no con el método o sistema que empleas para organizarte.
Antes de continuar, permítenos una aclaración previa. Todo tiene una explicación.
La Neuroproductividad nació como respuesta a la siguiente pregunta:
¿Cómo es que posible que con tanta información sobre organización personal seguimos
igual de estresados (o incluso más) y trabajando de manera descontrolada?
A diferencia de lo que proponen muchas técnicas de productividad personal, el

problema principal no está en la manera en cómo te organizas, sino más bien en cómo
tienes codificado tu cerebro a lo largo de muchos años donde has repetido multitud de
hábitos conscientes e inconscientes.
“Quien domina sus hábitos, es el máximo accionista de su tiempo”
Tu cerebro es una suma de hábitos que constituyen la arquitectura por donde residen
y pernoctan todos tus actos cotidianos. Al final una metodología de productividad es un
cúmulo de hábitos, no hay mucho más misterio.
Es por eso que hemos creado una metodología de nombre “Neuroproductividad” que
consigue que los proyectos de tu organización avancen más rápido, aplicando los
últimos descubrimientos en Neurociencia sobre cómo organizar la carga de trabajo,
para obtener el rendimiento óptimo de tu cerebro.
Teniendo en cuenta esta última idea, el objetivo principal de esta guía práctica es que
puedas transformar gradualmente tus hábitos para optimizar y automatizar muchas de
las tareas que haces. Esta es precisamente la máxima finalidad de la
Neuroproductividad.
Tú ya sabes perfectamente lo que tienes que hacer, la cruda realidad es que tu cerebro
no quiere hacerlo. En vez de seguir dándole toda la responsabilidad a la “falta de
tiempo” (tú ya sabes que eso no es verdad), te proponemos una manera diferente de
hacer las cosas para que puedas lograr cambios verdaderos y que perduren en tiempo.
¿Cuán productivo/a podrías llegar a ser si tienes a tu cerebro a

favor?
3. 12 claves para ganarle una hora

al día
Pero…
¿De verdad existe una fórmula infalible para tener todo el tiempo del mundo?
Te confesamos que no hay ni fórmulas que funcionen para todo el mundo ni tampoco
que funcionen siempre.
Sin embargo, las claves que te contamos en esta guía corresponden a hechos probados
en nuestra experiencia como consultores y formadores/capacitadores en Productividad
Personal después de haber asesorado a miles de personas.
Si nuestra experiencia no fuera lo suficientemente convincente para ti, decirte también

que nos hemos esforzado en recopilar los mejores datos y hallazgos relevantes de
cientos de artículos científicos, libros y ensayos sobre Neurociencia, Productividad
Personal, Inteligencia Emocional y Psicología del Trabajo para darle la validez necesaria
a todas las recomendaciones que aparecen en esta guía.
Si todo esto te pareciera poco, nos gustaría añadir también que somos organizadores
del único congreso online sobre Productividad Personal, el evento exclusivo en lengua
hispana donde tenemos el lujo de contar con los mejores especialistas de la temática.
De ellos también hemos aprendido un montón, ya que a veces la propia experiencia no
es suficiente para abordar la gran cantidad de situaciones posibles que suceden a una
persona o una organización.
Nuestro propósito es que cuentes con la información más variada y contrastada posible,
para que finalmente elijas todas aquellas claves que creas que mejor se pueden ajustar
a tus necesidades actuales.
A continuación, te compartimos las 12 claves prácticas que te prometimos en el título

de la guía para que le ganes 1 hora al día (como mínimo).
Con el objetivo de presentar las claves de una manera fácil de entender, en cada una
encontrarás cada uno de los siguientes puntos:
a) Tiempo estimado de ahorro: tiempo aproximado que puedes ahorrar en tu jornada
laboral si aplicas el truco que te proponemos.
b) Beneficios: este punto está pensado para que puedas conocer cuáles son las
principales ventajas de aplicar el truco.
c) Explicación: en este punto te argumentaremos cuál es la mejor manera de aplicar

este truco y cómo lo puedes implementar en tu rutina laboral de forma sencilla.
CLAVE TIEMPO AHORRO BENEFICIO CÓMO APLICARLO
CLAVE 1
Elimina todas las notificaciones

del Correo, Slack, Skype,
WhatsApp, y cualquier otra
plataforma de comunicación y de
mensajería instantánea
Tiempo de Ahorro Aproximado
15-20 minutos al día

Beneficios: en primer lugar, eliminar las notificaciones es un remedio eficaz para luchar
contra la multitarea o, dicho en otras palabras, la realización de muchas tareas distintas
de forma simultánea.
En segundo lugar, no tener distracciones visuales ayuda a rebajar la ansiedad que

genera la continua aparición de notificadores (con la consiguiente pérdida de tu
concentración). Recibir 10 notificaciones de golpe es la mejor manera de agobiarse por
un exceso de estímulos y quedarse bloqueado por la gran cantidad de cosas que
reclaman tu atención.
En tercer y último lugar, eres tú quien toma la decisión de consultar el correo o el

WhatsApp y no al revés. Eliminar las notificaciones supone un verdadero ejercicio de
empoderamiento personal, ya que tú te encargas de elegir cuál es el mejor momento
para consultar tus diferentes plataformas de comunicación y mensajería instantánea.
Explicación: en vez de dejarte “manipular” por los molestos notificadores que emiten
las citadas plataformas, te aconsejamos que seas tú quien mantenga poder sobre ellas.
Nos explicamos mejor: si no tienes las notificaciones silenciadas, cada vez que recibas
un nuevo mensaje te aparecerá una ventana emergente que te informará de que tienes
una nueva comunicación por revisar. Cada vez que sufrimos una interrupción, por
mínima que sea, nuestro cerebro tarda entre 22 y 24 minutos en recuperar la atención
completa en lo que estaba haciendo. ¡Un verdadero problema para tu concentración!
Este es el proceso que te recomendamos: en vez de mirar el correo (o cualquier otra

plataforma) cada vez que recibas una notificación, te sugerimos que lo hagas por
parcelas de tiempo, es decir, que lo consultes cada cierto periodo de tiempo. En vez de
tener el correo abierto todo el día, consúltalo cuando tú decidas. Tú mandas.
¿Cada cuánto debería ser un “periodo de tiempo óptimo” para consultar tu correo? Eso
dependerá de 2 criterios: a) la relevancia de los mensajes que recibes (si suelen ser en
general críticos para cumplir tus objetivos) o b) la cantidad de mensajes que recibas al
día. En base a estos criterios, podrás establecer una frecuencia que se ajuste mejor a
las necesidades que tengas con estas plataformas de comunicación.
CLAVE 2
No leas toda la “información

interesante” que recibes cuando
la recibes
Beneficios: El beneficio más evidente es que dejas de volverte un adicto/a al consumo
de información ya que, mediante este mecanismo de regulación que te proponemos,
pospones la lectura rápida y lo almacenas rápidamente en un sistema centralizado.
Otro gran síntoma de mejora es que ya tienes un espacio (físico y temporal) para ubicar
todo aquel material que deseas revisar más adelante, y no te estresas pensando en si
habrás conservado ese artículo o cuándo encontrarás un hueco para consultarlo.
Por último, reduces considerablemente el tiempo que empleas en el consumo inmediato

de la información y el daño que te produce en la tarea que estés realizando en ese
mismo momento. Posponer la lectura del material te ayuda a mantener tu foco y a
mejorar tu capacidad de concentración (te quitas un tiempo muy valioso que después
tienes que recuperar con horas extra).
Explicación: es fácil navegar por Internet y encontrarse con artículos, vídeos y/o audios
muy interesantes. Lo habitual en muchos casos es consumir la información en el mismo
momento en el que la hemos encontrado.
Para evitar consumir toda la información que recibas al instante, te recomendamos que
apliques el siguiente procedimiento dividido en los siguientes 3 pasos:
a) En vez de consumir la información que encuentres online en el mismo momento de

encontrarla (noticias, lista de aplicaciones interesantes, artículos científicos…), te
sugerimos que la almacenes directamente en un mismo lugar para revisarlo más tarde
(ejemplos de herramientas para almacenar información: Pocket, Instapaper, Trello,
Evernote…)
b) Elige 1 o 2 días a la semana para leer estos contenidos (por ejemplo, martes y jueves,
o solamente los miércoles) y marca un límite temporal para poder leerlos (por ejemplo,
1 hora máximo). En esos días seleccionados y durante ese tiempo límite marcado,
consume toda la información que hayas recopilado en orden aleatorio (es decir, revisa
la información que tienes pendiente y elige la que te apetezca más).
c) Una vez que haya transcurrido el tiempo máximo que hayas determinado de forma
semanal, elimina el resto de artículos que no hayas tenido tiempo de consumir esa
semana para no acumularlos y así poder reiniciar tu lista de espera de información para
la próxima semana. No sufras, lo importante tarde o temprano vuelve a ti, confía.
CLAVE 3
Deshazte de 3 tareas y/o

actividades diarias prescindibles
en cada trimestre
Beneficios: usar la tecnología a tu favor tiene muchísimas ventajas, como por ejemplo
agilizar procesos que muchas veces son muy engorrosos si se hacen de forma manual.
El beneficio más patente de este punto es la no dedicación de tu tiempo a tareas que

no te corresponden y te desgastan, haciéndote perder un tiempo valioso que podrías
estar dedicando a tareas más estratégicas para tu trabajo.
Explicación: si no quieres repetir tareas de bajo valor, te recomendamos que, de forma

trimestral, hagas una lista de 3 tareas que sean prescindibles y que podrías optimizar
de otra manera para que no tengas que dedicarles tanto tiempo.
Algunas posibles tareas de las cuales podrías prescindir: revisar las horas trabajadas
cada semana al pasarlas en un software de control, eliminar correos electrónicos
pesados para no sobrepasar el límite de capacidad, subir archivos a la nube
semanalmente para hacer copias de seguridad…
Te proponemos 3 acciones para disminuir el tiempo que dedicas a estas tareas:

delegar, automatizar y eliminar. Hay una cuarta que, aunque no es la más ideal, también
cumple su cometido: reducir la frecuencia en la que haces dichas tareas.
Algunos ejemplos para ver cómo podrías prescindir de algunas de tus tareas:
DELEGAR: si estás cansado de recibir llamadas que no te tocan y quieres reducir

drásticamente el número de personas que te contactan por motivos irrelevantes,
contrata un servicio de secretaría externa para externalizar todas esas llamadas
molestas que no te corresponden o si tienes centralita en tu empresa, crea una pequeña
plantilla sencilla con los criterios de qué llamadas deben filtrar. ¿Qué precio le pondrías
a tu concentración?
AUTOMATIZAR: en vez de tener que subir la información de tu ordenador/computadora

a la nube de forma manual, OneDrive (Microsoft) y Google Drive tienen disponible la
opción automática de almacenamiento cada vez que introduces un fichero en sus
carpetas destinadas para ello (para más información, haz clic en los enlaces).
ELIMINAR: si hasta ahora te tocaba escanear cada uno de los documentos que recibías
de un departamento concreto, indícales que a partir de ahora sólo aceptarás
documentos virtuales (siempre que sea posible, por supuesto).
CLAVE 4
Usa el “rincón de la
productividad” para dejar tu
semana despejada
Beneficios: siempre quedan pequeñas tareas que se van acumulando en tu lista
semana tras semana. Como suele costar mucho encontrar un momento para hacerlas
todas, las solemos intercalar en los momentos que más tranquilos estamos o cuando
su fecha límite se acerca a su final.
Teniendo en cuenta que la gran mayoría de este tipo de tareas sólo ocupan espacio en
tu agenda y/o lista de tareas, tenerlas en un documento aparte reduce notablemente el
estrés visual que genera una lista llena (aunque sea de tareas sin importancia y sin
plazo de entrega).
Además, y con el sistema que te proponemos, solamente tendrás que consultarlas una
vez por semana, y tú mismo te encargarás de encontrarles el mejor momento para
realizarlas.
Explicación: con el objetivo de no ir acumulando pequeñas tareas que ocupen toda la

lista de tareas de toda la semana, te recomendamos que las vayas apuntado en una
hoja de papel aparte destinada a anotar sólo micro-tareas de bajo impacto en tus
objetivos y que no corren prisa. Eso sí, a todas las tareas les añadiremos 2 pequeñas
anotaciones: a) la fecha en que la apuntas en esta lista; y b) el tiempo estimado que
crees que te llevará completarla.
¿Para qué apuntaremos estos 2 parámetros? La idea es que, una vez por semana como
mínimo, le eches un vistazo a esta lista y decidas qué micro-tareas puedes hacer. Por
este motivo, sería una buena idea apuntarlo como recordatorio en tu lista de tareas o
agenda para establecer un día concreto para revisar esa lista.
El día que te toque revisar la lista de micro-tareas, fíjate en los 2 parámetros:
a) Si ves que una tarea lleva más de 1 mes apuntada en la lista y ya no tiene ningún
sentido mantenerla, entonces bórrala de la lista. El parámetro de la fecha en que la
apuntas a la lista nos servirá para saber cuánto tiempo lleva la tarea en stand-by.
b) Cuando revises tu lista de micro-tareas, observa cuánto tiempo tienes disponible y

cuánto tiempo estimado supone cada tarea para escoger cuál vas a hacer.
CLAVE 5
Anota las dudas más habituales

de tu equipo en un mismo
documento (Manual de Procesos)
Beneficios: nos pasamos media vida laboral repitiendo las mismas respuestas a las
preguntas de nuestros colaboradores habituales. No es que no tengamos que hacerlo
cuando sea indispensable, pero… ¿no sería mejor usar los espacios de conversación
para comentar los retos nuevos que tenemos ahora en vez de repetir mil veces lo que
ya hemos dicho?
El beneficio que más vas a apreciar con un manual de procesos es la cantidad de

tiempo que ganas teniendo una base de datos con todas las consultas habituales. Si
bien es cierto que al principio tendrás que dedicarle un tiempo a diseñar y rellenar la
estructura de la plataforma que decidas utilizar, los beneficios posteriores serán tan
grandes que merecerán enormemente la pena.
El otro gran beneficio tiene que ver con la disminución de las constantes interrupciones
de tus colaboradores, ya que antes de preguntar cualquier cosa mirarán en la
plataforma de consultas si algún compañero/a ya lo ha preguntado previamente. Eso
reducirá muchísimo el impulso inicial de una persona a realizar consultas.
Explicación: te recomendamos que vayas anotando todas las dudas de tus

colaboradores que más se repitan para que, cuando surja la duda sobre una cuestión
concreta, puedan consultarlo primero en la base de datos antes de interrumpir a nadie.
Pero claro, no vale apuntarlo simplemente en una hoja de papel sin ningún orden. Hay
multitud de programas que te permiten construir un manual de procesos o wiki (espacio
online de conocimiento compartido) donde vayas almacenando las preguntas más
frecuentes. Es verdad que se puede realizar con un simple Excel, pero no resulta ni muy
visual ni demasiado práctico para encontrar la información deseada en el momento en
el que más la necesitas.
Aquí van algunos programas gratuitos (con opción Premium si lo deseas) que te
permiten construir tu propia base de datos donde guardes las preguntas frecuentes de
tu equipo: Evernote, OneNote, PBWORKS, Wikispaces, MediaWiki, Notion…
CLAVE 6
No trabajes más de 2 horas

seguidas sin descansar

Beneficios: hoy sabemos que, por experiencia y por neurociencia, si tu cerebro no
descansa después de 2 horas consecutivas de trabajo, después tiene serios problemas
de concentración durante el resto de la jornada laboral. El cerebro es parecido a un
motor de combustión y, cuando este no hace los descansos pertinentes, se
sobrecalienta y tarda mucho tiempo en volver a su estado natural.
Notarás diferencias considerables si sigues la “distribución óptima” de tus ciclos de

trabajo y descanso (ver explicación para más detalles), ya que aprovecharás al máximo
la energía de tu cerebro para poder traducirla en resultados tangibles. Esta distribución
óptima de tu forma de trabajar es uno de los secretos mejor guardados de productividad
personal.
Por si el beneficio anterior no fuera suficiente, también seguirás las dinámicas de tu

organismo para obtener la máxima capacidad atencional, es decir, que tu
concentración será superior a la media si sigues los ciclos que te hemos recomendado.
Explicación: teniendo en cuenta las cifras que nos ha desvelado la ciencia, nuestra
recomendación es que trabajes con los siguientes ciclos combinados de trabajo y
descanso para que tu cerebro funcione de forma óptima: a) cuando estés al 100% y
tengas energía alta trabaja 90 minutos y descansa 15; b) cuando te notes cansado y tu
sientes que tienes la energía mucho más baja, entonces trabaja 40 minutos y descansa
10.
CLAVE 7
Usa un canal de comunicación

para cada cosa
(y evita duplicidades)

Beneficios: hay una creciente demanda de programas de mensajería instantánea en
una gran parte de las empresas. Las herramientas tienen el poder de mejorarnos
muchísimo la vida, pero también pueden darnos trabajo adicional que añade
complicaciones innecesarias.
El cambio más importarte de esta medida que te proponemos tiene que ver la
generación de los conflictos que producen los mensajes por duplicado, las dudas
repetidas, o el descontrol que existe cuando todo el mundo usa todos los canales de
comunicación de forma indiscriminada.
Son muchas las ventajas que puedes lograr si todos los colaboradores saben cuál es el
uso real y el objetivo de cada plataforma de comunicación Lo mejor de todo es que,
cuando un colaborador revisa un canal concreto, sabe qué tipo de información se
encontrará y cuál es la mejor plataforma para compartirlo con el resto del equipo.
De esta manera y como efecto secundario, también se reduce el número de mensajes

enviados por la reducción de la duplicidad de los mensajes y se lograr evitar la
“aversión” a la tecnología que produce el caos de mensajes sin control.
Explicación: Con el objetivo de evitar que recibamos mensajes por duplicado (o

triplicado) en los diferentes canales de comunicación de la empresa, te proponemos
que acuerdes con tu equipo el uso real que tendrá cada plataforma.
Un ejemplo sobre cómo podrías usar las distintas plataformas:
-Correo electrónico para enviar información general a todo el equipo (noticias

relacionadas con la empresa, eventos corporativos…)
-Slack/Skype para una comunicación de problemas/dudas/incidencias en una tarea

concreta (que no son urgentes de responder)
-Excel/Trello/Asana/Teams para asignar tareas a los colaboradores de un equipo
-Teléfono para urgencias reales, de situaciones/problemas que no pueden esperar
El reto principal radica en no repetir el mismo mensaje en diferentes canales, y sobre

todo que todos tus colaboradores sepan exactamente qué comunicación deberían
enviar en cada plataforma.
CLAVE 8
Pon límites medibles a un

comportamiento propio que
consideres improductivo

Beneficios: el objetivo de este ejercicio no es auto-fustigarte por lo improductivo que
eres, al contrario, la idea consiste en tomar consciencia de aquellas actividades que
nos gustaría reducir y que no solemos tener cuenta en nuestro día a día.
Si logras reducir, aunque sea un poco, esos comportamientos que tú mismo/a has
considerado como improductivos, sentirás un empoderamiento personal que te dará
más energía para realizar otras tareas que realmente sí que te aportan valor. Tu
bienestar también se mide por esos momentos en los que les ganas la partida a la
inercia.
Algunos ejemplos de tareas que podrías limitar (y medir):
-Revisar el correo sólo 7 veces al día
-Limitar el número de reuniones diarias a 5
-Poner como límite 5 llamadas al día
-Consultar Facebook sólo 15 minutos al día durante la jornada laboral
-Tomar como máximo 3 cafés al día
Explicación: si consideras que no dedicas ni un solo segundo a ningún comportamiento

improductivo, entonces ya puedes pasar este punto e ir al siguiente. Si por lo contrario
consideras que existe algún comportamiento improductivo propio que te gustaría
ponerle freno, entonces eres el mejor garante para eliminarlo de tu rutina.
Para lo que para una persona es un comportamiento improductivo, para otra persona
es de vital importancia. Con esta idea en mente, es importante que seas tú quien
identifique cuál es aquella acción a la cual le dediques un tiempo excesivo y pienses
cómo podrías limitar el tiempo que le dediques.
Para que este reto se vuelva lo más alcanzable posible, lo ideal sería que tomaras nota
(papel) cada vez que realices una de las acciones que quieres limitar. De esta manera,
podrás tener datos fiables para ver si progresas o no en tu camino hacia la reducción
de un comportamiento que consideras que no te ayuda a ser productivo.
CLAVE 9
Acuéstate hoy
5 minutos antes
5 minutos al día
Beneficios: todas las técnicas y metodologías de productividad se quedan cortas
cuando se comparan con la enorme fuerza reparadora que tiene el descanso. Estar
descansado tiene ventajas de una dimensión inconmensurable: mayor capacidad de
aprender (y retener) nuevos conceptos, más energía disponible para usar tu capacidad
creativa, posibilidad de mantener tu capacidad de concentración durante más tiempo,
menor irascibilidad con tus colaboradores para disminuir la posibilidad de aparición de
conflictos…
Quedarse con un solo beneficio es casi imposible, por lo que si no quieres cambiar nada
pero deseas sentirte con más energía, dormir más es probablemente el mejor
suplemento que te puedes tomar para lograrlo.
Explicación: muchas personas intentamos levantarnos más pronto para tener más
tiempo para nosotros/as. Déjanos decirte algo que va totalmente en contra de este
propósito: de poco sirve tratar de levantarte antes si eres incapaz de dormir entre 6 y 7
horas seguidas.
Optimizar tu energía está en tus manos o, mejor dicho, en tu cama. Igual que intentamos
buscar minutos al día para realizar lo que nos gusta, también es importante sacar unos
minutos al día para revitalizar nuestro cerebro y cargar las pilas de nuevo.
Por eso nuestra recomendación va encaminada a que, en vez de quitarle horas de

sueño a tu rutina habitual, le dediques unos minutos extra a dormir un poco más. Fíjate
que el cambio es prácticamente irrisorio, 5 minutos, pero esa es precisamente la idea.
Los cambios graduales son los que mejor funcionan. Lo que pretendemos es que el
cambia sea tan fácil, que lo hagas sin ninguna dificultad.
Es verdad que al principio puede parecer un cambio sin ninguna repercusión, pero si
eres capaz de ganarle 5 minutos cada semana, puedes lograr 20 minutos extra de
sueño en un mes. Ahora ya no suena tan mal, ¿verdad?
CLAVE 10
Crea listas de comprobación

(checklist) para agrupaciones de
tareas que sueles hacer
de forma habitual

Beneficios: si bien es cierto que la cabeza suele ser el sistema más empleado por la
gran mayoría de las personas, la fiabilidad de nuestra memoria no nos suele garantizar
unos buenos resultados. Olvidamos más que recordamos y, aunque hagamos una
actividad de forma diaria, el gasto energético para recordar que la tenemos que hacer
consume mucha energía.
Este truco también tiene que ver con la automatización y agilización de procesos, ya
que nuestro cerebro no está hecho para recordar (aunque mucha gente crea lo
contrario).
Las listas de control (checklist) para diferentes agrupaciones de tareas te dan la

tranquilidad de que no te dejas ningún paso para completar la acción que deseas llevar
a cabo. Además, te ayudan a que tu cerebro no tenga que tomar tantas decisiones y
no se canse tanto de recordar cosas que no te aportan ningún valor.
Explicación: para optimizar el rendimiento de tu cerebro y no tener que recordar tareas

que no te aportan ningún tipo de valor, te recomendamos que elabores diferentes listas
de comprobación (checklists) para los grupos de tareas que sueles hacer
habitualmente.
Un par de ejemplo de agrupaciones de tareas podrían ser:
Reunión Semanal que tú convocas: redactar el objetivo principal de la reunión,

convocar a los asistentes, añadir los puntos a tratar en la reunión, enviar mensaje de
recordatorio, enviar material para revisar durante la reunión, preparar el acta de la
reunión, enviar a cada asistente qué debe hacer y para cuándo lo debe completar…
Viajes de trabajo: añadir en el correo electrónico, un mensaje automático para anunciar

que no estarás disponible, material de trabajo (físico) que debes llevarte en el viaje,
material (online) que debes llevarte en el viaje, teléfonos/contacto de los clientes con
los que debes hablar, guardar toda la información en la nube previamente para tenerla
disponible durante el viaje…
CLAVE 11
Usa un gestor de pestañas para

ganar tiempo cuando navegas
por Internet

Beneficios: es probable que te haya pasado una situación similar: estás “paseándote”
por Internet y llega un momento en el que tienes más de 20 pestañas abiertas en tu
navegador. Pero claro, no las quieres cerrar porque en todas ellas hay algo (artículos,
aplicaciones, entrevistas, vídeos…) importante que no te puedes perder. ¿Te suena?
Cuanta más información tengas disponible para consultar, mayor ansiedad sentirás
para consumirla toda. Si solo tienes una pestaña abierta cuando navegues por Internet,
tu cerebro se concentrará únicamente en la actividad que estés realizando en esa
misma página. Parece fácil, ¿verdad?
Tener muchas pestañas abiertas te abre la ventana a que hagas multitarea, ya que a tu
cerebro le encanta ir de página en página para tener la certeza que no se está
perdiendo nada importante (además de liberar muchísima dopamina).
Explicación: un gestor de pestañas sirve justamente para resolver este problema tan
habitual. La finalidad de estas aplicaciones es que minimices todas las pestañas sin
tener que perderlas. Lo que hace el gestor es ubicarte todas las pestañas abiertas en
una misma página para que las abras una a una (o todas de golpe) cuando lo estimes
oportuno.
Si estás preguntándote cuáles son las mejores herramientas para gestionar tus
pestañas, en nuestro caso te recomendaremos OneTab y Toby, 2 excelentes
extensiones para Google Chrome y Mozilla Firefox que te permiten concentrar todas las
pestañas que tienes abiertas en una sola. Si en tu caso quieres limitar el número de
pestañas que puedes tener abiertas en tu navegador, entonces prueba xTab.
Además de simplificar el número de pestañas de tu navegador, también te permite

reducir la memoria RAM empleada de tu ordenador/computadora que supone tener
muchas pestañas abiertas al mismo tiempo.
CLAVE 12
Usa 2 navegadores distintos

para consultar Internet

Beneficios: tener 2 navegadores te permite tener foco en lo que estás haciendo, ya que
cuando estás en el navegador para trabajar te concentras exclusivamente en la tarea
que debes completar. En cambio, y cuando quieres desconectar, puedes ir al
navegador de uso personal para disfrutar el rato que estimes oportuno de tus consultas
por Internet. Este separador psicológico es estupendo para tu cerebro.
Explicación: te recomendamos que pruebes el siguiente consejo; en vez de tener un

único navegador para consultar páginas web en Internet, te proponemos que uses 2
distintos: uno para el ámbito laboral y otro para el ámbito personal.
La idea de no mezclarlos es sobre todo para evitar caer en distracciones ya que, cuando
el ocio y el trabajo están en el mismo espacio virtual, es fácil desviar la mirada y empezar
a realizar las tareas más placenteras.
Estaría genial que pudieras tener los programas/extensiones que usas en el entorno
laboral y personal en los 2 diferentes navegadores, por ejemplo unos en Mozilla y otros
en Chrome.
4. Manual de Uso de la Guía

Hasta ahora has visto un total de 12 claves para ganarle la batalla al tiempo y
apoderarte de unos minutos extra para ti. Si bien es cierto que todas las
recomendaciones son fácilmente aplicables, nuestra sugerencia es que añadas estos
trucos a tu rutina de uno en uno.
Te damos toda la razón si nos dices que tal vez la ganancia que te aporta cada truco
es muy pequeña e inapreciable, pero sabemos por experiencia y por neurociencia que
incorporar una “avalancha de cambios” es un atentado total contra los intereses de tu
cerebro. Cualquier cambio progresivo será una excelente inversión en tu productividad.
Nuestro cerebro no quiere cambiar, a él ya le va bien seguir la misma rutina que hasta
ahora. De hecho y si fuera por él, todavía estarías reproduciendo los mismos patrones
que tenías en tu infancia.
Adaptándonos a la forma de trabajar que tiene nuestro cerebro, este sería nuestro
pequeño plan de acción para que empieces a arañarle más tiempo a tu día a día:
1) Elige una de las 12 claves que has podido encontrar en la guía (todas son igualmente válidas,
simplemente selecciona la que te apetezca más y la que veas más viable para incorporar de
forma inmediata).
2) Pruébalo como mínimo durante 1 mes seguido y evalúa el resultado. ¿Te ayudó esta clave a
ganar un poco de tiempo extra para ti? ¿Cómo te has sentido al aplicar este consejo? Si
realmente te ha funcionado y has podido ahorrar un poco de tiempo, entonces puedes
incorporarlo a tu rutina diaria. Si no te funcionó y ves más inconvenientes que ventajas, entonces
elimínalo de tu la lista y prueba otro distinto. No te aferres a nada que no te aporta valor sólo
porque lo has leído por ahí, pero como mínimo dale el beneficio de la duda antes de
desestimarlo. Si un consejo no te funciona, prueba otro y sigue el mismo procedimiento.
3) Lo ideal sería no incorporar más de 3 claves en un trimestre (1 clave por mes), sobre todo
para asentar los que ya te funcionan y evitar la acumulación de nuevas prácticas de las cuales
no estás acostumbrado.
4) Cuantos más trucos decidas implementar, más sencillo te resultará aplicar nuevos hábitos a
tu vida. La disciplina que necesitarás para llevarlos a cabo será la misma que te ayudará cuando
quieres cambiar alguna parte de sistema de organización personal.
5. Sobre nosotros
Somos Miquel Nadal y David Carulla, 2 confesos desorganizados que han buscado
estrategias de todo tipo para mejorar su organización personal.
Después de probar en primera persona multitud de metodologías de productividad

personal, un día descubrimos que la verdadera revolución se encontraba dentro de
nuestro cerebro. Aquí es donde nació el concepto sobre Neuroproductividad que
promovemos desde nuestra consultora emorganizer.
La Neuroproductividad es la única disciplina que integra los últimos avances

neurocientíficos sobre el funcionamiento óptima del cerebro con las técnicas más
avanzadas de Productividad Personal. La Gestión del Tiempo del siglo XXI.
Para buscar la máxima fiabilidad de nuestra propuesta, la hemos puesto a prueba con
éxito en las mejores multinacionales y en las PYMES más innovadoras. Nuestro objetivo
es buscar de qué manera podemos poner en forma nuestro cerebro para lograr
implementar aquellos cambios que no hay manera de alcanzar.
------------------------------------------------------------------------------------------------
Miquel Nadal Vela es psicólogo, formador/capacitador, coach y conferencista internacional en

Neuroproductividad y profesor de Psicología Organizacional en diferentes universidades.
Licenciado en Psicología por Universidad de Barcelona y máster internacional en Recursos

Humanos y Psicología Organizacional en 5 de las mejores universidades europeas: Barcelona
(España), París (Francia), Coímbra (Portugal), Bolonia (Italia) y Valencia (España).
Cuenta con más de 13 años de experiencia en la gestión del capital humano y más de 5
ayudando a más de 5000 directivos, empresas, emprendedores y CEOs a lograr sus objetivos
gracias a la Neuroproductividad.
David Carulla Montañés es ingeniero de montes y máster en Inteligencia Emocional en las

Organizaciones.
Después de una gran reconversión profesional, hace 5 años decidió dedicarse al mundo de la
formación y consultoría para ayudar a las empresas, emprendedores y altos cargos a
incrementar su rendimiento gracias a la Neuroproductividad y a la Inteligencia Emocional.
6. Material gratuito sobre

Neuroproductividad
Esta guía gratuita es sólo una primera muestra de nuestro compromiso en seguir
ofreciéndote valor de calidad, por lo que por nuestra ya te garantizamos que, si deseas
seguir con nosotros, obtendrás muchísimo contenido para seguir ganándole la batalla
al tiempo gracias a la Neuroproductividad.
Estas son las 2 fuentes principales de contenido donde podrás obtener nuestro valor:
Newsletter mensual: el hecho de haber descargado esta guía gratuita te da acceso a

recibir una comunicación mensual con nuestros mejores artículos, trucos,
herramientas, recomendaciones, técnicas y consejos sobre Neuroproductividad.
Además, formarás parte de nuestra comunidad de profesionales exigentes y tendrás
acceso a contenido inédito y obsequios exclusivos.
Blog emorganizer: si quieres conocer mejor el concepto de Neuroproductividad para

seguir ganándole tiempo a tu día y ver cómo puedes poner en forma a tu cerebro, te
invitamos a que visites el único blog en español sobre Neuroproductividad donde
encontrarás 2 artículos exclusivos nuevos cada mes.
7. Servicio In-Company:
Neuroproductividad para
Empresas
¿TE GUSTARÍA QUE TU EQUIPO, EMPRESA U ORGANIZACIÓN
SUPIESE CÓMO TRABAJAR PARA TENER UN RENDIMIENTO
POR ENCIMA DE LA MEDIA?
Nosotros sabemos cómo explicar al equipo las ventajas de trabajar de una manera algo
distinta a la habitual, pero al mismo tiempo determinante para que puedan demostrar
realmente todo su potencial y se sientan más satisfechos con su vida laboral.
Un volumen de tareas adecuado a la capacidad de ejecución real de tu equipo más una

constante simplificación y mejora de los procesos humanos a la hora de trabajar,
multiplicarán los resultados de tus colaboradores. La primera depende de ti, en la
segunda te ayudamos nosotros.
Gracias a todo lo que estamos aprendiendo e investigando de la Neurociencia, estamos

creando un contenido 100% aplicable que se centra en la gestión de la atención, el
recurso más valioso hoy en día.
Te presentamos la nueva "Gestión del tiempo del siglo XXI"

Claves para Ganarle Tiempo Al Tiempo

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Miquel Nadal & David Carulla

Nuestra misión es ayudar a profesionales y empresas del sector del conocimiento

1. Por qué esta guía está hecha

Después de haber ayudado a más de 5.000 personas a mejorar su productividad,

La cantidad de estímulos (interrupciones de otros/as compañeros/as, distracciones

Después de investigar y experimentar con distintas metodologías, hábitos y técnicas

“Es posible que muchas veces no seas ni consciente de la gran

Es cierto que podríamos explicarte una metodología completa y exhaustiva para

Esta guía que tienes delante de ti persigue 2 objetivos fundamentales:

-Tomar consciencia de algunas prácticas comunes y diarias en el trabajo que pueden

“No hay tiempo más maleducado que el que no se paró ni a saludar”

La Neuroproductividad nació como respuesta a la siguiente pregunta:

A diferencia de lo que proponen muchas técnicas de productividad personal, el

“Quien domina sus hábitos, es el máximo accionista de su tiempo”

¿Cuán productivo/a podrías llegar a ser si tienes a tu cerebro a

3. 12 claves para ganarle una hora

Si nuestra experiencia no fuera lo suficientemente convincente para ti, decirte también

A continuación, te compartimos las 12 claves prácticas que te prometimos en el título

c) Explicación: en este punto te argumentaremos cuál es la mejor manera de aplicar

CLAVE TIEMPO AHORRO BENEFICIO CÓMO APLICARLO

Elimina todas las notificaciones

Tiempo de Ahorro Aproximado

15-20 minutos al día

En segundo lugar, no tener distracciones visuales ayuda a rebajar la ansiedad que

En tercer y último lugar, eres tú quien toma la decisión de consultar el correo o el

Este es el proceso que te recomendamos: en vez de mirar el correo (o cualquier otra

No leas toda la “información

Tiempo de Ahorro Aproximado

10-60 minutos al día

Por último, reduces considerablemente el tiempo que empleas en el consumo inmediato

a) En vez de consumir la información que encuentres online en el mismo momento de

Deshazte de 3 tareas y/o

Tiempo de Ahorro Aproximado

15-45 minutos al día

El beneficio más patente de este punto es la no dedicación de tu tiempo a tareas que

Explicación: si no quieres repetir tareas de bajo valor, te recomendamos que, de forma

Te proponemos 3 acciones para disminuir el tiempo que dedicas a estas tareas:

DELEGAR: si estás cansado de recibir llamadas que no te tocan y quieres reducir

AUTOMATIZAR: en vez de tener que subir la información de tu ordenador/computadora

Tiempo de Ahorro Aproximado

20-30 minutos al día

Explicación: con el objetivo de no ir acumulando pequeñas tareas que ocupen toda la

El día que te toque revisar la lista de micro-tareas, fíjate en los 2 parámetros:

b) Cuando revises tu lista de micro-tareas, observa cuánto tiempo tienes disponible y

Anota las dudas más habituales

Tiempo de Ahorro Aproximado

20-30 minutos al día

El beneficio que más vas a apreciar con un manual de procesos es la cantidad de

Explicación: te recomendamos que vayas anotando todas las dudas de tus

No trabajes más de 2 horas

Tiempo de Ahorro Aproximado

30-60 minutos al día

Notarás diferencias considerables si sigues la “distribución óptima” de tus ciclos de

Por si el beneficio anterior no fuera suficiente, también seguirás las dinámicas de tu

Usa un canal de comunicación

Tiempo de Ahorro Aproximado

15-20 minutos al día

De esta manera y como efecto secundario, también se reduce el número de mensajes

Explicación: Con el objetivo de evitar que recibamos mensajes por duplicado (o

Un ejemplo sobre cómo podrías usar las distintas plataformas:

-Correo electrónico para enviar información general a todo el equipo (noticias

-Slack/Skype para una comunicación de problemas/dudas/incidencias en una tarea