INFORME:

ACTIVIDADES QUE SE DESARROLLAN EN UN PROCESO NORMAL DE

COMPRAS.

JESÚS ALFREDO ROJAS SUAREZ

DOCUMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD - NTC ISO

9001

SENA

CALI – VALLE.

ASTIN
 1. Análisis de la Solicitud de Compra

Corresponde a la primera etapa del ciclo de compras y comienza cuando el organismo

encargado de adquisiciones recibe la solicitud de compras, emitida por el área de punto o
sección que requiera un determinado producto. El organismo de compra efectúa el análisis
del pedido, para conocer los antecedentes del material requerido tales como:
Especificaciones, cantidades requeridas, época adecuada para su recepción entre otros.

2. Gestión de la Distribución Física.

Integración de los flujos de materiales y de las tecnologías de la información que hacen

posible que un producto se fabrique y llegue al consumidor.

3. Investigación y Selección de Proveedores.

Ésta es la segunda etapa del ciclo de compras la que podemos dividir en dos partes: La
Investigación y La Selección de los Proveedores.

La Investigación.

Consiste en investigar y estudiar los posibles proveedores de los materiales requeridos.

Esta investigación la realiza el organismo encargado de compras y parte con la verificación
de los proveedores ya registrados. Debes tener claro que muchos proveedores buscan las
empresas a través de sus ejecutivos de ventas correspondientes y en la actualidad, vía
Internet (e-mail, correo electrónico); estos para ser calificados para posibles consultas,
envían datos para su registro, como nombre, dirección, capital social, productos o servicios
ofrecidos, referencias de los clientes, etc.
 4. La Selección.
Consiste en comparar las propuestas o cotizaciones recibidas de los proveedores
y elegir cual es el que mejor atiende las conveniencias de la empresa. Para una
buena selección del proveedor se deben considerar diversos criterios tales como:
precio, calidad del material, condiciones de pago, descuentos, plazos de entrega,
confiabilidad en el cumplimiento de plazos, etc.

5. Negociación con el Proveedor.

Una vez que se ha escogido el proveedor más adecuado, el organismo de compras

empieza a negociar con él la adquisición del material requerido, dentro de las condiciones
más adecuadas de precios y pago. La atención y cumplimiento de las especificaciones
exigidas de material y el establecimiento de plazos de entrega, deben ser asegurados en la
negociación. La negociación es la tercera etapa del proceso y sirve para definir cómo se
hará la emisión de la orden de compra al proveedor.

6. Acompañamiento del Pedido.

Hecha la orden de compra, el organismo de compras necesita asegurarse que la entrega

del material se hará de acuerdo a los plazos establecidos, calidad y cantidad negociada y
por lo tanto debe haber un seguimiento del pedido, a través de constantes contactos
personales o telefónicos con el proveedor. Esto significa que el organismo de compras no
abandona al proveedor después de haber emitido la orden de compra. El seguimiento o
acompañamiento representa una constante supervisión del pedido y una cobranza
permanente de resultados.

7. Control de la Recepción del Material Comprado.

Es la quinta etapa del ciclo de compras y se da cuando el organismo de compras recibe

del proveedor el material solicitado en la orden de compra. En la recepción del material, el
organismo de compras verifica si las cantidades están correctas y, junto con el organismo
de control de calidad, realiza la inspección para comparar el material con las
 especificaciones determinadas en la orden de compra, esta operación es la que se llama
Inspección de calidad en la recepción del material (Actualidad Empresa., 2014)

CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN

INTERNOS EXTERNOS

Documento donde se recopila las características específicas del Requisitos legales, y normas
producto o servicio a vender, aspectos cuantitativos/cualitativos internacionales, donde acoplan las
pertenecientes a dicho producto a vender, producto a comprar, características estándares que debe
cantidad, criticidad entre otros tener cada producto.
Documento cargado con las metodologías del proceso de compra Catálogos de los equipos,
y subcontrataciones. necesarios para obtener el producto
o/y servicio a realizar.
Documentos nutridos de los datos y resultados de la selección y Hojas de seguridad, Hojas de
evaluación de proveedores que hacen parte de la empresa y los utilidad de la materia prima o
que están en el proceso evaluativo. insumos, con las cuales se obtendrá
el producto o/y servicio.
Documento donde se describe tanto el producto como el plazo Orden de compra, facturas y
solicitado, así como otros condicionantes (presupuestos, plazos Registros de lo comprado
de entrega, características del producto etc.)
Documento que contengan la realización de los pedidos, como el
proceso de la aprobación del pedido.
 Los datos del pedido, los requisitos que describen claramente el
producto, para la aprobación del producto, del sistema de calidad,
para la cualificación del personal, procedimientos, procesos y
equipo, el plazo solicitado, otros datos como el presupuesto,
condiciones de entrega, requisitos para la aprobación del
producto.

Documentos de las órdenes de compra/subcontratación con la

finalidad de asegurar que los productos y servicios cumplen con
los requisitos especificados.
Formato de la hoja de pedido de compra, formato de la hoja de
pedido de subcontratación, formato de la hoja de evaluación de
proveedor, que son el registro de la información solicitada a los
proveedores para su aceptación, formato de la hoja de no
conformidad de producto (para compras), formato de la hoja de
no conformidad de servicio (para subcontrataciones).
 Bibliografía

Actualidad Empresa. (14 de JUNIO de 2014). GESTIÓN DE COMPRAS: ACTIVIDADES, FUNCIONES,

CONDUCTAS, TIPOS Y EL PROCESO DE COMPRA. Obtenido de
http://actualidadempresa.com/gestion-de-compras-actividades-funciones-conductas-
tipos-y-el-proceso-de-compra/