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EL PROBLEMA
Toda organización debe revisar de forma periódica como están funcionando sus
actividades, si están cumpliendo las metas establecidas, si son eficientes y eficaces, cuales
problemas enfrentan, en fin, si dan los resultados para los cuales fueron creados. Este
planteamiento es particularmente importante para el departamento de compras ya que éste
se encarga de la adquisición de los bienes y servicios que necesita la empresa para poner en
marcha todas sus actividades. Esta investigación se justifica ya que tiene como objetivo
principal proponer una solución, mediante un plan operativo, que mejore el proceso de
compras en la empresa R&M 2000, C.A.
La investigación es relevante tanto desde el punto de vista social como para la propia
organización. Para ésta última ya que le permitirá adquirir, en un tiempo adecuado, la
mercancía para la venta, los insumos para oficina y mantenimiento general. De esta
manera la organización funcionará de manera más eficiente. En cuanto a lo social, al
disponer a tiempo de las mercancías para su venta, se cubrirán las expectativas de los
clientes, que al final es lo fundamental en un negocio de este tipo.
Por otra parte, al poner en práctica el plan operativo para mejorar el proceso de
compras, la mercancía llegará a tiempo a la sede de la empresa, evitando con esto que los
clientes se marchen sin comprar, afectando, no solo la rentabilidad del negocio, sino
también su imagen. Así mismo se evitará que se detengan procesos de oficina ya que los
artículos utilizados para tal fin, siempre estarán a la disposición de sus usuarios.
Por último, el presente trabajo final de grado servirá como antecedente para futuras
investigaciones relacionadas con el tema de compras.
Alcance de la investigación
MARCO REFERENCIAL
El contexto teórico tiene como finalidad dar apoyo a la investigación con aspectos
teóricos y estudios anteriormente realizados, al respecto, El Manual pata los Trabajos
Especiales de Grado del IUTA, (2015) señala lo siguiente: “El marco referencial constituye
las bases sobre las cuales se sustenta la investigación. Allí se exponen los conceptos,
constructos, categorías, interrogantes, resultados y conclusiones, producto de otras
investigaciones empíricas y teóricas” (p. 39).
Antecedentes de la empresa
La empresa Inversiones R&M 2000 C.A, fue fundada en noviembre de 2015, bajo la
figura de compañía anónima (C.A) con un capital trescientos mil de bolívares (Bs.
3000.000,00) Inicia sus operaciones en una oficina en el centro empresarial plaza ubicado
en Maracay estado Aragua con un total de 5 trabajadores. A lo largo de 1er año de fundada
ha tenido una evolución considerable en cuanto a la parte de sus ventas pues la empresa
cuenta en la actualidad con 5 trabajadores que se desempeñan en un entorno armónico, en
dicha dirección ya antes mencionada los empleados pueden realizar sus actividades
laborales sin ningún inconveniente, también cuenta con un comedor en dicho edificio el
cual les permite tener comodidad a los empleados que hay laboran.
Misión de la empresa
Visión de la empresa
Antecedentes de la Investigación
Bases Teóricas
La administración como ciencia ha estado a la par del desarrollo del ser humano y de
la sociedad, ambas han experimentado cambios significativos a lo largo de la historia. Para
el estudio de la administración se han desarrollado diversas teorías que tratan de explicar
su funcionamiento; una de estas teorías es la llamada teoría general de la administración, la
cual según Robbins,S. y Coulter, M. (2010) es “ El enfoque de Administración que se
centra en lo que hacen los gerentes y en lo que constituye una buena práctica de
administración” (p. 29). Cuando una empresa está bien administrada cumple con los
objetivos que se fijaron y se vuelve productiva y eficiente.
Funciones de la Administración
Compras
En cuanto a esta función, Chiavenato (2010) refiere que comprar “Es la gestión de
adquirir bienes y servicios con la calidad adecuada para la instalación, conservación y
explotación de una organización”. (Pág. 186). En este orden de ideas, se podría decir que
se denomina compra a toda adquisición de algún bien o servicio realizada a cambio de
dinero. Por su parte, Catácora, (2010), la define como “Las actividades comerciales que
realizan las empresas con la finalidad de obtener los materiales e insumos necesarios para
las operaciones, tomando en cuenta la calidad, las condiciones de entrega y el
financiamiento de las misma” (p. 10) por lo tanto se puede decir que compra es la
diligencia que realizan las empresas para obtener su materia prima e insumos necesarios
para el desarrollo de sus actividades, tomando en cuenta calidad-tiempo de entrega-precio.
Gestión de compras
Proceso de compras
Con respecto al proceso, Catácora, F. (2010), señala que “El proceso de compras se
inicia con la necesidad de los materiales y culmina con la adquisición y pago de éstos” (p.
267). Esta necesidad es planteada por el departamento que lo requiere, así las solicitudes de
materiales dependerán de los departamentos ajenos a compras. De acuerdo con esto, los
procesos de compras comprenden las siguientes etapas:
En relación con las funciones y responsabilidades, Mercado, S. (2012) indica que dentro de
las funciones de compra se encuentran una serie pasos a seguir, entre los que se pueden
señalar los siguientes:
1.- Planificar, dirigir y controlar las actividades de compra tanto nacional como
internacional, de acuerdo a las políticas de la compañía y al régimen vigente, a fin de
garantizar la continuidad operativa de la organización. 2.- Gestionar las compras y
tramitar las órdenes de compra de repuestos, suministros y materia prima, con sus
respectivos proveedores, a fin de dotar a la empresa para el buen desarrollo del
proceso de producción y administrativo. 3.- Seleccionar a los proveedores y contratar
con ellos suministros de materia prima como de cualquier otro suministro necesario
para el cabal funcionamiento de la organización, tomando en cuenta la calidad, el
precio y las fechas de entrega de los mismos (p 75).
Dicho de otra manera, las compras son las actividades comerciales que realizan las
empresas con el fin de obtener materiales e insumos, necesarios para llevar a cabo su
actividad productiva. Para un mejor aprovisionamiento; el departamento de compras se
asegura de la selección, desarrollo, administración y motivación de los proveedores para la
adquisición de bienes y servicios, con el fin de lograr un adecuado equilibrio entre los
factores, técnicos, comerciales y financieros.
En el mismo orden de ideas Bernardo, P. (2011) establece que “Las funciones de compra
se llevan a cabo por parámetros previamente establecidos” (p. 9). Entre éstos se encuentran
los siguientes:
Planificación de compras
Según Borge (2011), consulta en línea, el plan de compras “constituye uno de los
elementos fundamentales del plan de producción. Permitirá definir con precisión qué
productos o materias primas se requieren, de dónde obtenerlos y cómo realizar una gestión
óptima de los mismos” (p 6). La planificación de las compras es una de las funciones más
importantes que debe ejecutar el departamento a cargo ya que le permite decidir por
adelantado todos los pasos necesarios para la adquisición del bien o servicio solicitado. El
mismo autor establece los siguientes pasos para la elaboración del plan de compras. Ver
figura 1.
SELECCIÓN
SUMINISTROS PROVEEDOR
DEL
PROVEEDOR ALTERNATIVOS ALTERNATIVO
CARACTERISTICAS GESTIÓN DE
TÉCNICAS DE MAT
EXISTENCIAS
PRIMA Y
MATERIALES
CONTROLES
ANÁLISIS DE
DE CALIDAD
COSTOS
En relación a este punto, Borge (2011), señala lo siguiente con respecto a la importancia:
c) Los planes definidos de compras permiten una mejor organización y una mayor
eficiencia en las operaciones del departamento de compras, con la correspondiente
reducción en los costos y una mejor planificación del flujo de efectivo.
Como resultado concreto, se puede afirmar que la planificación de compras es casi
obligatoria si se quiere evitar la paralización de actividades en la empresa así como ahorrar
costos.
El Proveedor
En tal sentido, la empresa en su relación con los proveedores, debe seguir las siguientes
directrices, según Pinilla (2009):
Las empresas suelen acudir a lugares donde los posibles proveedores dan a conocer
su existencia. Sin olvidar que el proveedor es otro empresario que procura ser conocido por
el mayor número de compradores. Existen lugares de información comunes para todo tipo
de empresas:
La empresa debe elegir a sus proveedores, seleccionando a aquellos que mejor satisfaga
sus necesidades, comparándolos según una serie de criterios:
A este respecto, Bernardo, P. (2011) indica que “Las empresas realizan la valoración
más exacta a través de las experiencias acumuladas en la relaciones comerciales ya
efectuadas., además tendrá en cuenta el grado de cumplimiento” (p. 29). Esta valoración
clasifica a los proveedores en tres etapas:
El mismo autor señalas que para una mejor comprensión el pedido debe constar de:
Los datos que identifiquen a ambas partes (nombre, domicilio, teléfono, etc.
Fecha de emisión.
Plazo de entrega.
Forma de envío.
Forma de pago.
Bases Legales
Es necesario que la investigación cuente con unas bases legales que se relacionen
directamente con el tema. Al respecto, el Manual para la elaboración, presentación y
evaluación del trabajo final de investigación de la Universidad Bicentenaria de Aragua,
(2010) establece: “Se refiere a lo señalado en la Constitución de la República Bolivariana
de Venezuela, las Leyes Orgánicas, Los Reglamentos y Normas que le den un basamento
jurídico o que pueden condicionar el desarrollo del trabajo de investigación” (p.58). En
este contexto a continuación se presentan las principales disposiciones de la legislación
venezolana sobre el tema de las compras.
Artículo 87: Toda persona tiene derecho al trabajo y deber de trabajar. El estado
garantizará la adopción de medidas necesarias a los fines de que toda persona pueda
obtener ocupación productiva, que le proporcione una experiencia digna y decorosa y le
garantice el pleno ejercicio de este derecho. Es fin del estado fomentar el empleo, la ley
adoptará medidas tendentes a garantizar el ejercicio de los derechos laborales de los
trabajadores y las trabajadoras no dependientes. La libertad de trabajo no será sometida a
otras restricciones que las que la ley establezca. Todo patrono o patrona garantizará a sus
trabajadores y trabajadoras condiciones de seguridad, higiene y ambientes de trabajos
adecuados. El estado adoptará medidas y creará instituciones que permitan el control y la
promoción de estas condiciones.
Artículo 33.- El libro Diario y el de Inventarios no pueden ponerse en uso sin que
hayan sido previamente presentados al Tribunal o Registrador Mercantil, en los lugares
donde los haya, o al Juez ordinario de mayor categoría en la localidad donde no existan
aquellos funcionarios, a fin de poner en el primer folio de cada libro nota de los que éste
tuviere, fechada y firmada por el juez y su Secretario o por el Registrador Mercantil. Se
estampará en todas las demás hojas el Sello de la oficina.
Artículo 34.- En el libro Diario se asentarán, día por día, las operaciones que haga el
comerciante, de modo que cada partida exprese claramente quién es el acreedor y quién el
deudor, en la negociación a que se refiere, o se resumirán mensualmente, por lo menos, los
totales de esas operaciones siempre que, en este caso, se conserven todos los documentos
que permitan comprobar tales operaciones, día por día.
ABORDAJE METODOLOGICO
El presente capítulo tiene por finalidad describir los aspectos centrales que
constituyen el contexto metodológico de la investigación. Para ello se presenta todo lo
relacionado con los aspectos metodológicos aplicados en la elaboración de la presente
investigación, al respecto, Tamayo y Tamayo (2014), señala que la metodología constituye
“La médula del plan por describir las unidades de análisis, las técnicas de observación y
recolección de datos, los instrumentos, los procedimientos, y las técnicas de análisis”
(p.114).
Población y Muestra
Población
Desde el punto de vista estadístico, una población o universo puede estar referido a
cualquier conjunto de elementos de los cuales se pretende indagar y conocer sus
características, o una de ellas, y para el cual son válidas las conclusiones obtenidas en la
investigación. Para llevar adelante el trabajo de investigación es necesario conocer el
conjunto de personas a las cuales se va a investigar, es decir, quienes van a proporcionar la
información necesaria y adecuada para cumplir los objetivos de la investigación. Al
respecto Balestrini (2006), define población como: “Una población o universo puede estar
referido a cualquier conjunto de elementos de los cuales pretendemos indagar y conocer
sus características, o una de ellas, y para el cual serán válidas las conclusiones obtenidas en
la investigación” (p 137). En tal sentido la población seleccionada en el presente estudio,
estuvo conformada por cuatro (4) empleados que laboran en Inversiones R&M 2000 C.A.
Ver cuadro 1.
Cuadro 2
Distribución de la población
Cargo Cantidad
Director 1
Secretaria 1
Asistentes 2
Total 4
Fuente: Sánchez (2016)
Muestra
Para recolectar los datos pertinentes sobre el objeto de estudio se hace necesaria la
aplicación de técnicas e instrumentos previamente elaborados que correspondan al diseño
de la investigación y que deriven de las variables desarrolladas en el marco teórico. Las
técnicas son los medios empleados para recolectar la información, y los instrumentos son
el soporte material diseñado bajo especificaciones técnicas; resultando oportuno acotar lo
señalado por Arias (2004): “Las técnicas de recolección de datos son las distintas maneras
de obtener información. Son ejemplos de técnicas, la observación directa y la encuesta en
sus modalidades (entrevistas o cuestionarios) el análisis documental y el análisis de
contenido” (p.53). Para esta investigación se utilizó como técnica la encuesta y como
instrumento un cuestionario. Éste último es definido por Pallela Y Martins (2006), como:
“Una averiguación o pesquisa. Acopio de datos obtenidos mediante consulta o
interrogatorio, referentes a estados de opinión, nivel económico o cualquier otro aspecto de
la actividad humana. Esta se puede clasificar en abiertas, cerrada y de elección múltiple”
(p. .). El cuestionario para la investigación estuvo compuesto de trece (13) preguntas
dicotómicas. Este se aplicó a la muestra seleccionada.
Validez
Confiabilidad
El análisis de los resultados es producto del desarrollo de cada uno de los objetivos
específicos, según Hernández, Fernández y Baptista (2010), “se considera análisis de datos
la codificación, transferencia y guardado de la información recolectada por el investigador
que luego será procesada” (p.342). Con la finalidad de alcanzar los objetivos propuestos, se
aplicó el cuestionario a la muestra seleccionada, cuyos resultados permitieron obtener una
mejor visión sobre la problemática existentes en que se basó la investigación. Para dar una
visión clara de éstos datos, los resultados se agruparon en cuadros y gráficos circulares. A
tal efecto se procedió a analizar e interpretar cada uno de los ítems, lo que facilitó su
lectura y comprensión.
Para ello, se procedió a tabular los datos, a fin de permitirle al investigador tomar las
medidas pertinentes para realizar el análisis del cuestionario aplicado a las personas que
conforman la muestra objeto de estudio. Posteriormente se presenta el análisis cuantitativo
y cualitativo de cada resultado obtenido a través de cuadros y gráficos circulares. Para tal
fin se utilizaron la estadística descriptiva. Primero se aplicó una distribución de
frecuencia en base a porcentajes de las respuestas obtenidas al aplicar el cuestionario, y,
posteriormente estas se llevaron a gráficos de torta para una mejor visualización. En
función a lo anterior se hizo un análisis, en donde la investigadora infiere las conclusiones
pertinentes de acuerdo a las respuestas dadas por la muestra seleccionada.
Objetivo específico 1. Diagnosticar la situación actual del proceso de compras en la
empresa R&M 2000, C.A.
Administrativa
Cuadro N°3
Distribución porcentual de la muestra según objetivos.
Alternativas Frecuencia Porcentaje
SI 0 0
NO 4 100
Total 4 100
0%
SI
NO
100%
Análisis e interpretación
El 100 % de los encuestados respondió que no existen objetivos claros a cumplir en
el departamento de compras. Los objetivos son importantes porque permiten enfocarse en
lo que se quiere alcanzar, disminuyendo la incertidumbre y seleccionando la alternativa
más viable para su cumplimiento. Los resultados obtenidos indican una situación de
debilidad en el proceso de compras, ya que se observa que la adquisición de los insumos
necesarios se realiza de forma reactiva, es decir, sin una previa planificación y sin metas
preestablecidas de lo que se necesita, del análisis de proveedores y de precios, antes de
realizar la compra.
Ítem 2. ¿Se realizan cronogramas para efectuar las compras de insumos a fin de obtener los
mejores precios?
Cuadro N°4
Distribución porcentual de la muestra según cronogramas.
Alternativas Frecuencia Porcentaje
SI 0 0
NO 4 100
Total 4 100
0%
SI
NO
100%
Análisis e interpretación
El 100 % de los encuestados respondió que no se realizan cronogramas para efectuar
las compras de insumos a fin de obtener los mejores precios. Los cronogramas son una
herramienta para planificar y controlar las actividades y el tiempo en que deben ejecutarse
las mismas, de esta manera se puede verificar que debe hacerse y cuando hacerlo. En el
caso de la empresa R&M 2000, C.A. no se realizan cronogramas de compras, por lo que se
infiere que las adquisiciones de insumos se efectúan sin tener una fecha establecida lo que
impide un análisis de los diferentes precios que puedan existir en el mercado, dando como
resultado la posibilidad de pagar un precio mayor por un insumo.
Ítem 3. Existe una estructura organizativa definida que le permita al área de compras
agilizar el proceso que allí se ejecuta?
Cuadro N°5
Distribución porcentual de la muestra según estructura organizativa.
Alternativas Frecuencia Porcentaje
SI 1 25
NO 3 75
Total 4 100
25%
SI
NO
75%
Análisis e interpretación
75 % de la respondió que no existe una estructura organizativa definida que le
permita al área de compras agilizar el proceso que allí se ejecuta, 25% respondió que sí. La
estructura organizativa ordena funciones y describe las jerarquías que debe existir en toda
organización. Sin una estructura organizativa las empresas pueden caer en el desorden y no
cumplir adecuadamente todas sus actividades. Los resultados indican que la empresa en
estudio carece de una estructura organizativa definida que le permita ejecutar
correctamente la función de compras ocasionando retrasos e ineficiencia para la
adquisición de insumos.
Ítem 4. ¿Existen normas escritas para ejecutar el proceso de compras?
Cuadro N°6
Distribución porcentual de la muestra según normas escritas.
Alternativas Frecuencia Porcentaje
SI 1 25
NO 3 75
Total 4 100
25%
SI
NO
75%
Análisis e interpretación
75 % de los encuestados respondió que no existen normas escritas para ejecutar el
proceso de compras. Toda norma debe estar formalmente escrita en un documento formal
de la organización, como un manual o un memorándum, de esta manera, los empleados
pueden conocer cuáles son las actividades que deben realizar, y en caso de dudas, consultar
la norma escrita. En el caso de R&M 2000, C.A, la investigadora deduce que las normas
para realizar la gestión de compras, se comunican de forma verbal y no por escrito. Esto
puede conducir a errores en la ejecución de la adquisición de insumos.
Objetivo específico 2. Determinar las características del proceso de compras en la
empresa R&M 2000, C.A
Procedimientos
Ítem 5. ¿El personal encargado de las compras conoce cuáles son sus funciones?
Cuadro N°7
Distribución porcentual de la muestra según personal encargado.
Alternativas Frecuencia Porcentaje
SI 2 50
NO 2 50
Total 4 100
50%
50%
SI
NO
Análisis e interpretación
El 50 % de los encuestados respondió que el personal encargado de las compras no
conoce cuáles son sus funciones, mientras que el otro 50% respondió que sí. Para realizar
sus funciones de manera eficaz y eficiente, los trabajadores de una empresa deben conocer
que es lo que deben ejecutar y cuáles son las responsabilidades de su cargo. En caso
contrario los trabajos sufrirán retardos, la calidad de los mismos no será la esperada y nadie
se hará responsable de su ejecución. La investigadora infiere que no existe un encargado
de las compras, sino que éstas las realiza un empleado que conoce cómo hacerlas compras
pero no es su función específica.
Ítem 6. ¿Se realizan compras de insumos de acuerdo a las necesidades de la empresa para
cumplir sus objetivos?
Cuadro N°8
Distribución porcentual de la muestra según necesidades de la empresa.
Alternativas Frecuencia Porcentaje
SI 3 75
NO 1 25
Total 4 100
25%
SI
75% NO
Análisis e interpretación
De los encuestados, 75% respondió que si se realizan compras de insumos de
acuerdo a las necesidades de la empresa para cumplir sus objetivos; 25% respondió lo
contrario. Las compras de insumos en las organizaciones se realizan para suministrar todo
lo necesario para su funcionamiento y de ésta manera lograr los objetivos organizacionales.
En la empresa R&M 2000, C.A, la adquisición de los insumos se realiza de forma
adecuado, lo que es un aspecto positivo. De esta forma se está evitando la paralización de
alguna de sus actividades y conduciendo a la empresa a alcanzar sus metas.
Ítem 7. Se elaboran requisiciones de compra para la adquisición de los insumos?
Cuadro N°9
Distribución porcentual de la muestra según requisiciones de compra.
Alternativas Frecuencia Porcentaje
SI 2 50
NO 2 50
Total 4 100
50%
50%
SI
NO
Análisis e interpretación
El 50 % de los encuestados respondió que no se elaboran requisiciones de compra
para la adquisición de los insumos. 50% restante respondió que si se elaboran. Las
requisiciones son una parte importante del proceso de compras ya que allí se describe los
insumos solicitados en cuanto a calidad, cantidad, precios, entre otros. En cuanto a la
empresa en estudio, la investigadora infiere, que la división de opiniones es debido a que
en ocasiones se solicitan requisiciones para la compra de insumos, pero en otras, no. Esto
es porque cuando se realizan compras de emergencia, sin ninguna planificación, se obvia la
requisición.
Objetivo específico 3. Identificar las debilidades del proceso de compras en la
empresa R&M 2000, C.A
Operativos
Cuadro N°10
Distribución porcentual de la muestra según orden de compra.
Alternativas Frecuencia Porcentaje
SI 4 100
NO 0 0
Total 4 100
0%
SI
NO
100%
Análisis e interpretación
El 100 % de los encuestados respondieron afirmativamente sobre si se elabora orden
de compra para el control de solicitudes de insumo. La orden de compra es un documento
en donde se describe todo lo referente a los artículos comprados, desde el proveedor hasta
el precio. Es importante su realización y control para el proceso de compras. La
investigadora deduce que en este caso, esto es una acción que favorece el control de los
insumos y permite verificar que lo que se está recibiendo es realmente lo que se ordenó
comprar. De esta forma se evita la recepción de bienes y servicios de calidad defectuosa y
en la cantidad no solicitada por la empresa.
Ítem 9. Se registran los insumos recibidos al momento de su recepción?
Cuadro N°11
Distribución porcentual de la muestra según registro de insumos.
Alternativas Frecuencia Porcentaje
SI 1 25
NO 3 75
Total 4 100
25%
SI
NO
75%
Análisis e interpretación
75 % de los encuestados respondió que no se registran los insumos recibidos al
momento de su recepción; 25% respondió que sí se registran. Las empresas deben efectuar
el registro de todos los insumos recibidos como una forma de control y para proporcionar
información al sistema contable de la organización. Es un proceso importante y que debe
obviarse ya que tiene aspectos tributarios y legales involucrados. La investigadora deduce
que el registro se realiza, pero de manera extemporánea, es decir, tiempo después de recibir
los insumos. Esto puede ocasionar problemas en la contabilidad y en el control de los
insumos recibidos.
Ítem 10. Se recibe información actualizada sobre los inventarios de materiales?
Cuadro N°12
Distribución porcentual de la muestra según información de inventarios.
Alternativas Frecuencia Porcentaje
SI 0 0
NO 4 100
Total 4 100
0%
SI
NO
100%
Análisis e interpretación
100 % de los encuestados respondió que no se recibe información actualizada sobre
los inventarios de materiales. La actualización de las existencias proporcionan información
importante para el departamento de compras ya que permite conocer y planificar que
comprar y cuando hacerlo. Para la empresa R&M 2000, C.A, esta situación representa un
inconveniente para que se cumpla eficientemente con la adquisición de insumos, ya que, si
no se conoce la existencia de los mismos, se podría adquirir una mayor cantidad y resulta
que hay en el almacén. También se podría dar el caso contrario, que no se solicite porque
se cree que existe y en realidad no hay existencia. En ambos casos es un problema para la
empresa.
Ítem 11. Existe coordinación entre el personal de compras y el encargado de la recepción
de materiales?
Cuadro N°13
Distribución porcentual de la muestra según coordinación.
Alternativas Frecuencia Porcentaje
SI 2 50
NO 2 50
Total 4
50%
50%
SI
NO
Análisis e interpretación
50 % de los encuestados respondió que no existe coordinación entre el personal de
compras y el encargado de la recepción de materiales. El restante 50% respondió que si
existe. La investigadora deduce que no hay un acuerdo de cómo realizar eficazmente las
diferentes actividades comunes entre estos departamentos. Si no existe coordinación cada
quien trabaja por su lado y no como equipo, lo que en el caso de compras de insumo es
sumamente importante. Compras debe conocer, por ejemplo, las existencias de insumos y
almacén debe suministrar esa información. De no hacerlo así, la empresa no logrará sus
objetivos.
Ítem 12. La comunicación entre los diferentes departamentos de la empresa y el de
compras es eficaz?
Cuadro N°14
Distribución porcentual de la muestra según comunicación.
Alternativas Frecuencia Porcentaje
SI 1 25
NO 3 75
Total 4 100
25%
SI
NO
75%
Análisis e interpretación
El 75 % de los encuestados respondió que no es eficaz la comunicación entre los
diferentes departamentos de la empresa y el de compras, mientras que el restante 25%
respondió que si lo es. La comunicación entre los diferentes departamento de un
organización es vital. Si ella es incompleta o no se da, no es posible ejecutar
eficientemente cualquier función. La investigadora infiere que la información importante
y relevante para realizar las compras no se recibe en el momento adecuado y es posible que
la misma sea incompleta. Esta situación afecta todo el proceso de adquisición de insumos
ya que sin información confiable es imposible efectuar una compra eficiente.
Ítem 13. Se verifican las existencias del producto solicitado antes de emitir la orden de
compra?
Cuadro N°15
Distribución porcentual de la muestra según verificación de existencias.
Alternativas Frecuencia Porcentaje
SI 1 25
NO 3 75
Total 4 100
25%
SI
NO
75%
Análisis e interpretación
El 75 % de la muestra respondió que no se verifican las existencias del producto
solicitado antes de emitir la orden de compra. 25% respondió que si se verifican. Un
aspecto fundamental en el proceso de compras es el de chequear las existencia antes de
proceder a comprarlo. De esta manera se evita el exceso o la falta de insumos. En ambos
casos, es negativo para la empresa. En cuanto a la empresa en estudio, la investigadora
deduce que no re revisan las existencias de lo que se va a comprar, debido principalmente a
que las compras no son planificadas, sino compras de emergencias y de último momento.
Diagnóstico que sustenta la propuesta
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones
Objetivo específico 1. Diagnosticar la situación actual del proceso de compras en
la empresa R&M 2000, C.A.
De acuerdo a los resultados obtenidos se puede concluir que la empresa carece de
objetivos claros para el departamento de compras lo que es una situación de debilidad en
el proceso de adquisición de los insumos, ya que se observa que la compra de éstos se
realiza de forma reactiva, es decir, sin una previa planificación y sin metas preestablecidas
de lo que se necesita, del análisis de proveedores y de precios, antes de realizar la compra,
lo que afecta la ejecución del mismo ya que no se sabe que es lo que se quiere lograr. Así
mismo, no existe planificación para la adquisición de los insumos y se recurre a la compras
de emergencia, lo que evidencia por la carencia de cronogramas de compras, por lo que se
infiere que las adquisiciones de insumos se efectúan sin tener una fecha establecida lo que
impide un análisis de los diferentes precios que puedan existir en el mercado, dando como
resultado la posibilidad de pagar un precio mayor por un insumo.
Por otra parte, la empresa en estudio no posee una estructura organizativa que regule
y ordene las funciones, y establezca las responsabilidades para cada empleado. En
especial, no hay una persona encargada solo de las compras, ocasionando retrasos en la
adquisición de lo necesario para el funcionamiento de la compañía. En este orden de ideas,
no existen normas por escrito que guíen lo que debe hacerse en relación al proceso de
compras lo que provoca errores en la ejecución de la adquisición de insumos.
Objetivo específico 2. Determinar las características del proceso de compras en
la empresa R&M 2000, C.A.
En relación a los aspectos procedimentales, los trabajadores de la empresa R&M
2000, C.A, no conocen que es lo que deben ejecutar y cuáles son las responsabilidades de
su cargo, esto es debido a que no tienen definidas sus funciones, lo que ocasiona que la
calidad de los mismos no será la esperada y nadie se hará responsable de su ejecución. Un
aspecto positivo tiene que ver con la compra de los insumos necesarios para satisfacer las
necesidades de la empresa, lo que se hace de forma correcta logrando el cumplimiento de
los objetivos organizacionales.
En cuanto a la elaboración de las requisiciones de compra, esta se realiza de forma
irregular debido a las compras no planificadas, en ocasiones se solicitan requisiciones para
la compra de insumos, pero en otras, no. Esto es porque cuando se realizan compras de
emergencia, sin ninguna planificación, se obvia la requisición. En relación a las órdenes de
compra, la misma se elabora para cada compra. Esto es una acción que favorece el control
de los insumos y permite verificar que lo que se está recibiendo es realmente lo que se
ordenó comprar. De esta forma se evita la recepción de bienes y servicios de calidad
defectuosa y en la cantidad no solicitada por la empresa.
Objetivo específico 3. Identificar las debilidades del proceso de compras en la
empresa R&M 2000, C.A.
Uno de los aspectos importantes del proceso de compras se refiere al registro de
todos los insumos recibidos. Los resultados indican que el registro se realiza, pero de
manera extemporánea, es decir, tiempo después de recibir los insumos. Esto puede
ocasionar problemas en la contabilidad y en el control de los insumos recibidos. En
relación a la actualización de los inventarios en la empresa R&M 2000, C.A, este proceso
no se efectúa lo que afecta la adquisición de los insumos ya que, si no se conoce la
existencia de los mismos, se podría adquirir una mayor cantidad y resulta que hay en el
almacén.
En otro orden de ideas, la coordinación entre los departamentos de la empresa y el de
compras no es lo eficaz que debería. La coordinación entre departamentos es fundamental
para la ejecución de un buen trabajo, en especial en lo que a compras se refiere, ya que éste
es un departamento que centraliza las solicitudes de todas las áreas de la organización y si
no existe coordinación se pueden cometer errores y no lograr objetivos. En lo que tiene
que ver con la comunicación entre departamentos, la situación de la empresa R&M 2000,
C.A, no es positiva, ya que la información importante y relevante para realizar las compras
no se recibe en el momento adecuado y es posible que la misma sea incompleta. Esta
situación afecta todo el proceso de adquisición de insumos ya que sin información
confiable es imposible efectuar una compra eficiente.
Un aspecto fundamental en el proceso de compras es el de chequear las existencia
antes de proceder a comprarlo. De esta manera se evita el exceso o la falta de insumos. En
ambos casos, es negativo para la empresa. En cuanto a la empresa en estudio, la
investigadora deduce que no re revisan las existencias de lo que se va a comprar, debido
principalmente a que las compras no son planificadas, sino compras de emergencias y de
último momento.
Recomendaciones
Las compras deben planificarse en función de su importancia y en base a un tiempo
que permita el análisis de cada proveedor en el mercado. De esta forma se asegura la
obtención de un precio competitivo y con la calidad especificada.
Redactar un conjunto de normas que indiquen la manera de ejecutar las compras. Las
mismas cuales deben entregarse a cada empleado del departamento de compras y colocarse
de forma visible en dicha unidad.
Actualizar la estructura organizativa de la empresa, elaborando un organigrama
general de la empresa y uno particular para el departamento de compras. Así mismo,
redactar y dar a conocer una descripción de funciones para cada empleado de la empresa.
Diseñar un plan de evaluación de desempeño para la unidad de compras y, en base a
los resultados, realizar un adiestramiento de dicho personal para hacerlo más eficiente y
productivo.
Utilizar el sistema automatizado de compras donde se actualice automáticamente las
existencias del almacén y de esta forma contar con esta información de manera inmediata
al iniciarse el proceso de adquisición de un insumo.
Realizar reuniones periódicas entre los departamentos de compras y almacén para
establecer lineamientos que optimicen el intercambio de información y la coordinación de
esfuerzos entre ambos y así reducir las debilidades actuales.
REFERENCIAS
INSTRUMENTO DE VALIDACIÓN
Lcdo(a).________________________
Presente.-
Atentamente.
Br. ______________________
C.I._______________
INSTRUMENTO DE VALIDACIÓN
EVALUACIÓN DE CRITERIOS
Nivel Académico:______________________________________________
Fecha:________________________________________________________
Firma: ______________