Transición de la norma ISO 9001:2015

La Norma ISO 9001 es la norma que permite la gestión de la calidad a nivel mundial. La transición
de la norma se da en cinco pasos los cuales son: Estructuración, Política de transición,
Reglamentación de organizaciones, Restricciones de Certificadores y Requisitos
organizacionales. Según la IAF, la transición se da en los 3 años siguientes a la fecha que haya
sido publicada. La norma se divide en dos partes. La primera consiste en las generalidades, las
cuales se conforman de los 3 primeros puntos del índice de la norma, y el resto son requisitos,
con los 7 principios de la calidad dentro de cada uno de ellos. Durante este proceso de transición
se dan cambios tanto en la terminología como en la redacción de la norma, haciendo más fácil
el entendimiento.

Para la implementación del Sistema de calidad se requiere tener formación en la norma, tener
un equipo líder o encargado, definición del plan de trabajo y la implementación y evaluación de
las acciones. Desde el ciclo de Deming se resume en cuatro acciones: de Planear, de Hacer, de
Verificar y de Actuar.

Norma ISO 9001

La ISO es la Organización Internacional de Estandarización y la sede principal se ubica en Ginebra

(Suiza). El proceso de revisión de la norma tiene 6 etapas: Revisión sistemática, Especificación
de diseño, Borrador de Comité, Proyectos de norma internacional, proyectos finales de norma
internacional y Norma internacional. Desde el año 1987 hasta la actualidad ha pasado por 5
versiones, siendo la última en setiembre de 2015. Cuenta con dos tipos de revisiones. Revisión
menor, donde se dan aclaraciones de la norma, y la Revisión Mayor, donde si se dan cambios a
los requisitos de la norma.
El Foro Internacional de Acreditación da los lineamientos para la certificación de las empresas
en un plazo de 3 años.

Cuenta con 10 capítulos, siendo los 3 primeros las generalidades de la norma como los objetivos,
referencia a otras normas y definiciones. Desde el 4 hasta el 10, son los elementos que deben
implementarse. Esta norma se basa en el riesgo, ya que busca mejorar la satisfacción de partes
interesadas, generar una cultura de prevención y protección ambiental y asegurar la
consistencia de productos y servicios. Así mismo, se basa en el ciclo de Deming (PHVA). Los
requisitos van desde el capítulo 4 y son: Contexto la Organización, Liderazgo, Planificación del
SGC, Soporte como recursos, Realización del producto o servicio, Evaluación del desempeño y
Mejora.

Análisis de Contexto

Según la Norma ISO 9001, todas las organizaciones deben analizar su contexto en lo legal,
tecnológico, competitivo, mercado, social, económico y social, tanto dentro como fuera del país.
Debido a esto, la misión de la dirección debe ser orientada a garantizar la supervivencia y
competitividad de la organización. El análisis de contexto consiste en entender la posición
estratégica de la organización en función del entorno, recursos, competencias y conocimiento,
considerando a las partes interesadas. El análisis de contexto tiene dos etapas. El análisis externo
se identifica los cambios en la realidad actual y que pueden generar oportunidades o amenazas.
Así mismo, el análisis interno permite identificar aspectos de la organización que deben
maximizarse o minimizarse, siendo conocidas como debilidades y fortalezas. Los resultados de
ambos análisis se generan la matriz FODA, la cual va a permitir generar las estrategias de acción.
Partes Interesadas

Para que una empresa pueda permanecer en el tiempo, debe considerar a los grupos de interés,
los cuales son la comunidad financiera, empleados, clientes, comunidades, autoridades públicas,
sociedad civil, proveedores, etc. Estos Stakeholders son determinados mediante una matriz que
se basa en 4 factores importantes como la Identificación, Expectativas, Obligaciones y
Priorización. Las necesidades de los stakeholders pueden ser de accionistas, empleados,
clientes, proveedores, autoridades públicas y de la sociedad. Ahora, la empresa no puede buscar
satisfacer las necesidades de todas las partes interesadas al mismo tiempo y de la misma
manera, pues debe priorizar a cada parte interesada. Existen 3 maneras para determinar la
importancia de los Stakeholders, las cuales permitirán elaborar estrategias de la empresa con
las partes interesadas en las relaciones de Poder VS interés, Poder VS Influencia p Impacto VS
Influencia.

Beneficios de un sistema de Gestión

Cuando una empresa busca seguir siendo competitiva, requiere mejorar y satisfacer de mejor
manera a sus clientes, por lo cual la norma ISO 9001 es una herramienta que permite a la
empresa liderar su trabajo, aumentar la competencia profesional, tener comunicación clara,
disponer de información precisa, tener herramientas que mejoren su trabajo, y evitar
reprocesos. Una vez que se obtiene la certificación, se debe luchar por mantenerla, pues no es
un fin, sino el camino a la mejora de la empresa. De esta manera, se puede tener personal nuevo
que pueda entender e identificarse con la empresa de manera rápida, logrando un trabajo
eficiente.

Política de calidad

Esta política permite a la empresa asegurar el valor a todas las partes interesadas, enfocándose
en el cumplimiento de requisitos, la prevención de pérdidas y la mejora de desempeños. Así
mismo, considera los requisitos de autoridades, clientes, propietarios, proveedores, personal y
sociedad. Esta política expone a que se dedica, que busca, de qué manera y el compromiso de
la empresa. Esta política es un documento que debe entenderse y no únicamente aprendida, así
mismo, debe ser específico, alcanzables, cuantificables, y que orienten a la organización.

Los objetivos de la calidad derivan de las intenciones que tiene la política de calidad
considerando qué se desea, el nivel que se espera y un plazo establecido.

Gestión por procesos

La norma ISO 9001 establece que las empresas deben identificar sus procesos y su aplicación en
la organización, determinando las entradas y salidas, secuencias, criterios y métodos, recursos
a utilizar, responsables, riesgos y oportunidades, evaluar y mejorar. Para esto se debe conocer
que un proceso es un conjunto de actividades que se interrelacionan y que transforman
elementos de entrada en resultados. Primero debe conocerse cuales son las entradas y las
salidas esperadas, así como las actividades de transformación, después la secuencia de los
procesos conociendo al proveedor y al cliente. Después determinar los métodos para que la
operación sea eficaz, así mismo, se establecen indicadores de la medición del desempeño.
Se debe determinar los recursos para desarrollar la operación. Asignar los responsables y sus
determinadas responsabilidades, los riesgos que puedan afectar al proceso. Evaluar los procesos
e implementar los cambios. Y finalmente, está la mejora de los procesos, la cual se basa en la
mejora continua.

Una empresa puede tener 3 procesos para la entrega de valor como los estratégicos, Misionales
y de Apoyo.

Información Documentada

La información documentada se inicia con el ciclo documental, en el cual se va desde la creación

hasta la actualización, pasando por las revisiones, aprobaciones, y la divulgación del mismo. Para
esto, un equipo o responsable se encarga de determinar los criterios de formación y control de
documentos. Primero se debe identificar los tipos de documentos para generar la estructura de
cada uno. La documentación genera 7 beneficios importantes: Definir criterios de operación;
Preservación del know how,; Permite la trazabilidad; Unifica los criterios de operación; Mejora
la comunicación; Facilita la inducción y es una Herramienta de entrenamiento.

Para elaborar documentos se debe considerar la Homogeneidad, Extensión, Consenso y

Equilibrio. El proceso de elaboración de documentos no es un fin, sino que debe ser una
actividad diaria que debe ser adoptada por toda la empresa. Así mismo, esta información
documentada servirá de evidencia de la conformidad del sistema de gestión, y debe ser
protegida por la empresa, ya que cumplen un papel básico en las auditorías.

Indicadores de Gestión

Un indicador es una relación entre variables que permiten ver aspectos de una situación en un
momento determinado. Así mismo, permite monitorear el proceso y pueden ser indicadores de
variables cuantitativas o cualitativas. Tienen 3 niveles: estratégicos, tácticos y operativos, y
según su interrelación pueden clasificarse en costos, recursos, etc.

Para establecer un indicador se debe saber qué es lo que se desea medir, de manera que se
identifican los factores a relacionarse. Estos indicadores están dentro de un rango.

Para su implementación se debe seguir una metodología que pueda asegurar su correcta
aplicación, y deben cumplir atributos como estar disponible, permanecer en el tiempo, ser veraz,
tener relación con lo que se mide, tener una expresión numérica, entre otros.

Mediante los resultados de los indicadores, los cuales se pueden presentar de manera gráfica,
se pueden tomar decisiones sobre qué se debe mejorar o modificar para mejorar esos
indicadores. Para construir los indicadores se recomienda centrarse en los importantes, de fácil
manejo, que sean un sistema de alarmas, que se apoyen en medios tecnológicos y que se alineen
a la toma de decisiones.

Gestión de la Comunicación

Es un elemento más de la organización desarrollada dentro de la organización más que fuera de

ella. Pero la comunicación externa se orienta a las relaciones con el público fuera de la empresa.
La empresa debe determinar, tanto para la comunicación interna como externa, lo siguiente:
qué, cómo, a quién, cuándo y quién comunicar. La comunicación debe asegurarse en todos los
noveles de la organización.

Las fases a seguir son: Diagnosticar la situación actual, Definir estrategias y objetivos, Definir
fechas y responsables, Informar y entrenar al personal, Implementar y desarrollar el plan de
comunicación, Hacer seguimiento y evaluar el sistema de comunicación de la empresa.

Las formas de comunicarse pueden variar entre: comunicación directa, escrita, boletines, correo
electrónico, anuncios, reuniones, mensajes de texto, redes sociales, etc, así mismo, se debe
considerar los espacios en los que se comunica, que pueden ser Formal o Informal. Para facilitar
la comunicación se debe utilizar un lenguaje sencillo, utilizar imágenes que ayuden a la mejor
comprensión, asegurar la información a todas las partes interesadas, considerar que no todos
utilizan el mismo medio de comunicación, únicamente dar información con valor, asegurar que
la comunicación externa se conozca internamente.

Pensamiento Basado en el riesgo

Este pensamiento permite considerar todos riesgos que se asocian a una situación, pero no es
igual a la evaluación del riesgo, sino que permite tener en cuenta en todo momento el cómo es
que determinado riesgo puede afectar a lo que se está haciendo.

El pensamiento basado en el riesgo no debe ser visto como algo negativo, pues al contrario,
puede ser algo bueno ya que se debe preguntar siempre de qué manera puede ser afectada la
actividad que se realiza o que puede salir mal y que se puede hacer para evitarlo.

Los requisitos para el pensamiento basado en riesgo se dan a lo largo de los requisitos de la
norma ISO 9001 en el capítulo 4 (contexto de la organización), capítulo 5 ( Liderazgo), capítulo 6
( Planificación), capítulo 8 (Operación), capítulo 9 (evaluación del desempeño) y capítulo 10
(Mejora).

Durante la planificación es cuando la empresa debe identificar los riesgos y oportunidades,

teniendo claridad sobre las entradas y salidas, las secuencias e interacciones, los controles, los
recursos, las responsabilidades y los riesgos. Y para el tratamiento de los riesgos se debe
Identificar los riesgos y oportunidades, Analizar y priorizar los riesgos y oportunidades, Planificar
acciones para abordar los riesgos, Implementar el plan de acción, Comprobar la eficacia de las
acciones y aprender de la experiencia.

Ante el riesgo se deben adoptar diferentes estrategias, las cuales pueden ser: Adoptar nuevas
prácticas, Lanzar nuevos productos o servicios, Abrir nuevos mercados, Establecer alianzas,
Utilizar nuevas tecnologías, Reducir desperdicios