PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE

REGISTROS

CONTENIDO

1. Objetivo

2. Alcance

3. Definiciones

4. Condiciones específicas o generales

5. Desarrollo del procedimiento

6. Responsable.

7. Registros

8. Documentos de referencia

9. Control de Cambios al documento

10. Control de Distribución

ELABORO: REVISO: APROBO: I FECHA

1. ALCANCE
 PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
REGISTROS

Este procedimiento documentado aplica a los registros del Sistema de Gestión Integral de
XXXXXX LTDA

2. OBJETIVO

Definir las actividades para el control de los registros del Sistema de Gestión Integral de
XXXXXX LTDA

3. DEFINICIONES

 Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de

actividades desempeñadas.

 Identificación: Nombre y/o código con el que se reconoce a cada registro (formato).

 Almacenamiento: Lugar, dispositivo y / o equipo donde se encuentra físicamente el

Registro.
 Protección: Asegurar la integridad de los registros durante todo su periodo útil.

 Recuperación: Facilidad de acceso a los registros y a la información contenida en ellos,

tomando en cuenta su localización y su clasificación.

 Tiempo de Retención: Período de tiempo en que se tendrán los registros dentro de un

archivo en papel o medio electrónico, ya sea el establecido por la ley o el establecido por la
organización de acuerdo a sus necesidades de operación.

 Disposición: Destino final de los registros. Guarda permanente o eliminación.

4. CONDICIONES ESPECÍFICAS

No aplica

5. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

 PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
REGISTROS

DESCRIPCION DE LAS
DIAGRAMA DE FLUJO RESPONSABLE REGISTROS
ACTIVIDADES
1. Define que registros tiene la
necesidad de crear. Elabora e
identifica el registro conforme al
procedimiento documentado
Coordinador de Listado maestro de
control de documentos (según
Sistema de Gestión formatos y registros
las actividades descritas en los
Integral
numerales del 1 al 7) y lo incluye
en el listado maestro de
registros.

2. Diligencia los registros.

Usuario del registro
3. Almacena los registros en
carpetas identificadas y Responsables de
ordenadas en archivadores. proceso.

4. Los archivos serán de manejo

exclusivo de las personas
autorizadas. Cuando un
interesado desee consultar un Responsables de
registro, lo solicitará al proceso.
responsable del proceso al cual
pertenezca el archivo.

5. Los registros permanecerán

en el archivo activo por un Listado maestro de
Responsables de
periodo estipulado para cada formatos y registros
proceso.
uno.

6. Los registros, una vez

cumplen su periodo de archivo
activo pasan a archivo inactivo
por un periodo estipulado,
después del cual se desechan.
Los registros que evidencian la
Coordinador de Listado maestro de
competencia del personal se
Sistema de Gestión formatos y registros
archivan previamente
Integral
identificados y se conservan en
archivo activo durante la vigencia
del empleado en la empresa,
culminado su ciclo se pasan a
archivo inactivo.

6. RESPONSABLE

 Coordinador del sistema de Gestión Integral

7. REGISTROS

 Listado maestro de formatos y registros

8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
 PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
REGISTROS

 Norma ISO 9001:2008

 Norma OHSAS 18001:2007
 Norma ISO 14001 :2004
 Procedimiento documentado control de documentos
 Guía elaboración de documentos

9. CONTROL DE CAMBIOS AL DOCUMENTO

VERSION DESCRIPCION DEL CAMBIO FECHA

10. CONTROL DE DISTRIBUCION

FECHA DE
VERSION ENTREGADO A: FIRMA DE RECIBIDO
ENTREGA