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PROCESO DE COMPRAS
El proceso de compra son las fases por las que pasa una persona desde que se da cuenta
que tiene una necesidad hasta que adquiere un producto o servicio para resolverla.
Identificar los productos críticos a comprar: Los productos críticos son aquellos que hacen
parte del negocio pero con ellos van relacionado aspectos negativos hacia el mismo, al
identificar que productos son críticos se debe seguir una reagrupación de aspectos que son
característicos de dichos productos o servicio que comercializa la empresa, y con ello
entablar diferencias entre un producto crítico y no crítico, también a qué proceso pertenece
y el producto final, es importante resaltar si el producto impacta, si se compra en paquetes,
como también resultaría provechoso mostrar cómo sería el carácter crítico que estos
poseen, si bien se puede llamar índice de criticidad.
Planear las compras: Para los programas de compras se emplea pronóstico de demanda
definido y con ello se induce a notar el tipo de ganancia el cual establece la comercialización
de un producto más que otro, dado que los tipos de productos ofrecen un tipo de demanda
dependiendo los gustos de los compradores, adicional a los anterior, es importante las
cantidades a comprar y el momento justo que se debe realizar dicha acción de compra.
Verificar el producto comprado: Los productos que han sido entregados por los
proveedores previamente seleccionados deben ser supervisados e inspeccionados antes
de ser incluidos en los procesos de la organización, siempre se debe realizar esta acción al
recibido solicitado, realizándose una breve inspección, prueba, ensayo, entre otros
aspectos necesarios del producto.
Calidad del producto final: La calidad de mis materias primas o insumos impactará
directamente en el resultado de mis procesos y con ello, en la percepción del cliente.
Confianza del cliente interno: Definimos cliente interno como la salida de cada proceso. El
departamento de compras provee los suministros a otros procesos necesarios para realizar
su labor. Si estos no son aptos, creara conflictos en el desarrollo de los objetivos de los otros
procesos.
CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO DE COMPRA
INTERNOS EXTERNOS
Donde se recopila las características Son los requisitos legales, y normas
específicas del producto o servicio a vender, internacionales, donde se ajustan las
siendo cuantitativos o cualitativos características estándares que debe
pertenecientes al producto a vender, tener cada producto.
comprar, cantidad, y criticidad entre otros
Donde se carga cada metodología del proceso Catálogos de los equipos, necesarios
de compra y subcontrataciones. para obtener el producto o servicio a
realizar.
Documentos alimentados de los datos y Hojas de seguridad, y de utilidad de la
resultados de la selección y evaluación de materia prima o insumos, con las cuales
proveedores que hacen parte de la empresa y se obtendrá el producto y servicio.
los que están en el proceso evaluativo.
En este se describe tanto el producto como el La orden de compra, facturas y Registros
plazo solicitado, así como otros de lo comprado
condicionantes entre los que se encuentran el
presupuestos, plazos de entrega, y
características del producto entre otros.
Todos aquellos que contengan la realización
de los pedidos, como el proceso de la
aprobación del pedido.
Los datos del pedido, los requisitos que
describen claramente el producto, para la
aprobación del producto, del sistema de
calidad, para la cualificación del personal,
procedimientos, procesos y equipo, el plazo
solicitado, otros datos como el presupuesto,
condiciones de entrega, requisitos para la
aprobación del producto.