Administración Del Tiempo

El tiempo es un recurso muy importante para cualquier persona sea cual sea la tarea que
realice, en el hogar, en las actividades diarias, el trabajo, etc. En el ámbito económico,
la pérdida de tiempo está ligado a una mala gerencia ya la perdida de dinero.

La alta gerencia debe tener en cuenta el aprovechamiento máximo de este recurso, para
la administración del tiempo, la organización y la planificación son factores claves.

El objetivo es organizar adecuadamente el tiempo y las tareas a realizar en ese tiempo,

de esta manera aprovechar al máximo el mismo. Por otro lado, es importante aprender a
detectar las causantes de pérdida de tiempo, para ejercer correcciones y evitarla en la
medida posible.

Antes de pasar a dar definiciones, técnicas, importancia, causa, entre otros puntos
importantes en el tema es necesario que entendamos que el tiempo es un recurso único,
que se debe apreciar y valorar como tal, ya que no se ahorra, pasa, no se retrocede y
además imposible recuperar.

Definición de administración del tiempo

La administración de tiempo se concibe como la manera, la habilidad o la destreza de
hacer que el uso de este recurso sirva para nuestro beneficio propio y el de nuestro
entorno social. Considerado como la administración de sí mismo, ejerciendo un orden y
planificación adecuada de las tareas y actividades, coordenadamente con las metas y
objetivos propuestos.

Gerencialmente una buena organización del tiempo debe ir sujeta a una buena
coordinación del personal de la empresa. Es necesario aprovechar las cualidades
individuales de los empleados, procurar que las tareas no se repitan, que exista buena
comunicación entre los diferentes departamentos dentro de la empresa.

Antes de actuar es preciso planear la distribución del tiempo en las diferentes tareas o
acciones a desempeñar. Para planificar el tiempo bien sea a corto, medio o largo plazo,
es ineludible comenzar por:

 Establecer metas y objetivos.

 Identificar las prioridades.
 Conocer herramientas habituales en torno a la organización y planificación de
actividades en razón del tiempo, por ejemplo, el uso de anotaciones, llevar una
agenda diaria, etc.
 Estar al tanto del ciclo de trabajo y adaptar a éste la planificación de las tareas en
tiempo concreto.
 Escoger las estrategias más eficaces para alcanzar los objetivos y las metas
propuestas dando mayor importancia a las prioritarias.

Por otro lado es vital detectar los elementos que ocasionan pérdida de tiempo, para
minimizar su efecto y lograr una buena gerencia, entre estos se encuentran:

 Mala planificación.
  Adquirir exceso de compromisos, nunca se debe comprometer con más tareas de
las que puede cumplir, ni intentar abarcar un área muy amplio de actividades.
 Falta de intrusiones claras.
 La impuntualidad.
 Prolongación en la toma de decisiones importantes.
 Confusión al detectar las prioridades.
 Llamadas telefónicas improductivas o personales en horarios de trabajo.
 Reuniones no planificadas o planificadas a destiempo.
 Falta de delegación, delegar es una manera de compartir tares y aprovechar el
tiempo.

La Gestión del Tiempo

El tiempo es un bien escaso en todas las relaciones humanas, laborales y organizacionales.

No podemos variar, adelantar ni retroceder el tiempo.
La Gestión del Tiempo del Proyecto incluye los procesos necesarios para lograr la
conclusión del proyecto a tiempo; no es la habilidad de ganar más horas al día para realizar
más actividades. Tampoco es la habilidad de multiplicar nuestro esfuerzo para poder
hacer más cosas corriendo el riesgo de reducir la calidad de nuestros productos o
servicios. De hecho, no tiene nada que ver con hacer más cosas; se trata únicamente de
concretar lo que es más importante en un tiempo adecuado sin interferir en la calidad de
nuestros productos o servicios.
Una gran parte de de las cosas que pasan en el día a día que afecta a nuestro trabajo y al
trabajo de los demás son consecuencia de una mala gestión del tiempo. Sólo hay que
pensar como se nos alarga la jornada laboral porque se nos acumulan los temas y nos
vemos obligados a tomar decisiones cada vez más precipitadas afectando negativamente
a todo los procesos secuenciales de un proyecto. Finalmente esto se traduce generalmente
en un mayor gasto de recursos y mayores costos.
Gestionar el tiempo es algo más que una prioridad en cualquier trabajador, es la principal
de las tareas y la más complicada. Si tenemos en cuenta que la vida no es más que tiempo,
entonces el trabajo no es más que la gestión eficaz de este tiempo.
La Gestión del Tiempo del Proyecto incluye los procesos necesarios para lograr la
conclusión del proyecto a tiempo.
“Gestionar” el tiempo significa dominar nuestro propio tiempo y trabajo en lugar de ser
dominados por ellos.
Una adecuada gestión del tiempo abre nuevos caminos para:
 Obtener una mejor panorámica de las actividades y prioridades que se tiene.
 Dominar, reducir, y evitar, a sabiendas, el stress.
 Otras de ámbitos recreativos, sociales y personales.
Asimismo, la Gestión del Tiempo, nos ayuda a saber si nuestra planificación diaria,
mensual, etc., es efectiva, si cada uno de nuestros planes se refleja de manera eficaz en
nuestro desempeño.
Objetivos
El objetivo fundamental de la Gestión del tiempo del Proyecto “es concluir el proyecto a
tiempo, logrando el alcance del proyecto, en tiempo, costos y calidad requerida por el
cliente, sin rebasar los riesgos inherentes del proyecto”.
Para poder llevar esto acabo debemos realizar entre otras las siguientes acciones:
 Definir claramente el objetivo del proyecto (Poner los pies en la tierra; la
naturaleza del proyecto debe ser real, sustentable).
 Determinar que tareas se requieren para llevarlo a cabo.
 Determinar el calendario de trabajo (debe tener un programa de actividades o plan
de trabajo).
 Fijar las duraciones de las distintas actividades, así como hitos importantes.
 Planificar la realización de las tareas.
 Asignar recursos a dichas tareas.
 Estudiar las relaciones entre tareas y resolver conflictos entre recursos.
 Establecer los costos de las tareas.
 Seguir la obra en curso y compararla con el plan.
 Seguir los costos y compararlos con el presupuesto.
 Prever, analizar y llevar a cabo las acciones correctoras debidas.
 Dotarnos de la estructura adecuada al proyecto y al equipo (Desglose estructurado
del Trabajo – DET).
 Hacer partícipe al equipo en la programación y en la resolución de los problemas.
 Buena calidad de los informes sobre el estado y el avance del proyecto.