¿Por qué es importante evaluar la información documentada?

Hoy en día en las organizaciones de nuestro mundo globalizado, se manejan

grandes cantidades de datos que posteriormente se convierten en información útil
para el desarrollo de las mismas, y poder brindar un mejor servicio que pueda
satisfacer las necesidades y requerimientos de sus clientes. Por lo cual el buen
manejo y aprovechamiento oportuno de esta información, es un factor clave para el
óptimo desarrollo de sus procesos y que permita su estandarización.

Tener información documentada en las empresas es un punto de gran importancia

que les permite ejercer un control sobre la documentación vigente que se está
manejando, dar seguimiento y trazabilidad al uso de la misma. A través de esta
información, se ve sustentada toda la labor y el que hacer empresarial, que los
procedimientos y actividades se realicen de acuerdo a los parámetros de ejecución
establecidos y definidos.

Dicho lo anterior, revisar y evaluar de manera eficiente la información documental

con lo cual se está trabajando, es una tarea fundamental y de gran valor que pueda
definir el resultado de la gestión empresarial, esta misma puede llevar a alcanzar
los objetivos y metas propuestas o, por otra parte, traducirse en un estado de no
conformidad por el manejo desactualizado de la información e incumplimiento al
Sistema de Gestión De Calidad en la organización. Este segundo escenario puede
verse reflejado cuando no se lleva un registro y control de cambios en la
documentación, se identifica una necesidad y requerimiento en la creación o
modificación de un documento, pero no se realiza o simplemente no se implementa
de forma adecuada el ciclo de revisión y aprobación en la documentación.
Recomendaciones para llevar a cabo la verificación de la conformidad de los
documentos

Para el desarrollo de este punto, se pueden analizar las siguientes preguntas y

responderlas en base a lo que se está haciendo internamente en la organización en
cuento al manejo de la información.

¿Qué información necesitamos para administrar nuestra empresa?

¿Qué forma es la mejor para nuestro negocio, para almacenar cada tipo de
información?

¿Cómo podemos identificar y recuperar los documentos cuando sea necesario?

¿Cuál es el tiempo de retención oficial que necesita cada clase de información?

¿Cuál es nuestra política de destrucción de los archivos de información?

¿Cuál sería el resultado de un fallo de los sistemas que contienen los datos,
información y documentos de la empresa, y cómo se hace frente a esta situación?

¿Cómo de seguros son nuestros datos, documentos e información importante?

Fuente: TBS - Telecon Business Solutions. Disponible en: http://www.tbs-

telecon.es/importancia-gestion-documental

Jorge Enrique Vergara Salgado