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Servicio Nacional de Aprendizaje

SENA

Importancia de la conservación de los archivos

Sara Daniela Reyes Cely

Legislación documental en el entorno laboral

Abril 2019
Introducción

Es de suma importancia que los directivos de las empresas como el personal encargado

dominen a cabalidad todo lo relacionado con los conceptos técnicos y los lenguajes archivísticos,

implementados en la Ley 594 del 2000 donde establece claramente una definición muy clara sobre la

Gestión Documental “Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación,

manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen

hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación”. Entre otras tantas

definiciones importantes, reglas y principios generales que regulan esta archivística del Estado, y su

ámbito de aplicación Es como los archivos de una empresa son de gran importancia administrativa y

cultural% pasando a hacer patrimonio cultural e identidad del país, pasada su vigencia importantes a la

hora de toma decisiones basándose en sus antecedentes en su historia.

Los archivos son prueba o testimonio de hechos, garantía de transparencia y al cabo del tiempo se

convierten en depósito de la memoria e identidad de sus generadores. En ellos, los investigadores

interesados en la evolución histórica del sector privado, bien sean instituciones educativas,

organizaciones de la sociedad civil y empresas pueden encontrar importantes fuentes primarias de

investigación a fin de recuperar una historia con un amplio alcance social. Escribir esa historia sólo se

logra confrontando todas las metodologías y fuentes de información procedentes tanto de archivos

públicos como privados en donde los individuos hayan dejado inscrita su memoria. En ese contexto los

archivos generados por instituciones privadas nos pueden testimoniar diversos aspectos. La

conservación, organización, sistematización y preservación de estas fuentes de información histórica es

una responsabilidad de las instituciones y organizaciones que las generan o las tienen en custodia, a fin

de que las acciones filantrópicas del presente trasciendan como ejemplo y memoria a futuras

generaciones, pero también son una responsabilidad que han asumido tanto en el marco de ley.
LA IMPORTANCIA DE LA CONSERVACION DEL ARCHIVO PARA UNA BUENAGESTION EMPRESARIAL

No es raro que existan empresas p.blicas o privadas que no quieren seguir las reglas y principios

del gobierno estatal porque lo más probable es que su patrimonio, su actividad como tal no sea legal

"debería existir una conciencia de emprendimiento en aras del mejoramiento de vida de los habitantes

del territorio colombiano En el mismo momento de empezar labores una empresa Los servidores

públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos El

profesional en documentación de la información archivística debe tener plena conciencia de la gran

importancia de los archivos, que se debe ser multiplicador y promotor de la buena costumbre

de organizar los archivos solo si somos persistentes y se da el ejemplo podemos sacar con que algún día

Colombia,contaraconun ordencomo parte de las políticas del Estado colombiano que el trabajo del archi

vo general de la nación vale la pena implementarlo y mejorarlo cada día más por muy antiguos que sean

ciertos documentos ya no existe la labor de desecharlos sino que se deben proteger y guardar!

explicándoseles las técnicas adecuadas para tal fin En busca de dar respaldo a cualquier gestión y

perpetuando nuestra historia las instituciones y empresas deben tomar conciencia de la importancia de

la conservación, clasificación y ordenación de los archivos, deben dar estricto cumplimiento a la norma,

que es de mucha importancia la conservación de la documentación que se genera día a día

ensus actividades, como también tener un acceso facil al manejo y consulta de losdocumentos recibidos

y generados, preservando así su memoria institucional y brindando un adecuado servicio de información

a los usuarios internos y externos

Es como los archivos de una empresa son de gran importancia administrativa y cultural pasando a hacer

patrimonio cultural e identidad del país podría decirse que la importancia de la conservación del archivo

para una buena gestión empresarial se


planifican en una serie de principios fundamentales que se acogen perfectamente a lo establecido por

ley estos delineamientos o principios serian en su orden

Principio de institucionalidad e instrumentalidad

Los documentos generados son un respaldo en la gestión administrativa, económica, política y cultural

sino también en el campo de la justicia constituyéndose estos en testimonio y pruebas de hechos y

obras ,contribuyendo así en garantizadores de derechos y núcleos de información!

principio de responsabilidad

Los servidores públicos son los responsables de la organización, conservación, el uso y manejo de los

documentos que debe ser cumplidas tanto como por las entidades públicas y privadas con funciones

públicas para su mayor eficiencia en la gestión.

CONCLUSIONES

Crear conciencia acerca de su importancia no solamente le compete al gobierno nacional o a las

empresas ya sean públicas o privadas, nos compete a nosotros también como ciudadanos responsables

debemos contribuir para que este se cumpla La ley 594 del 2000.

Todos y cada uno de los profesionales en administración archivística debemos saber cuál es la situación

de los archivos en la empresa para la cual laboramos, si aún no se ha propuesto un programa de gestión

documental, es nuestra responsabilidad, con el prime propósito de ser propiciar un ambiente de orden

Es muy importante para la vida laboral la sensibilización y capacitación del personal de la empresa, pues

la administración de la información requiere de la importancia y

las prácticas documentales adecuadas para poder brindar un soporte bien estructurado para la

empresa.

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