 LIBROS DE CONTABILIDAD

Los libros contables, conocidos también como libros de contabilidad, son registros o
documentos que deben llevar obligatoria o voluntariamente los comerciantes y en los
cuáles se registran en forma sintética las operaciones mercantiles y administrativas
que realiza la empresa de forma cronológica y ordenada; con la finalidad de mostrar la
situación en que se encuentra en períodos económicos distintos, sujetándose a las
disposiciones legales y a una técnica contable.

 IMPORTANCIA DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD

Estos resultan de gran importancia debido a que permiten registrar los

movimientos y operaciones de la empresa, genera garantía frente a terceras
personas y a quienes tienen interés en el resultado de las operaciones, se
obtiene información en cualquier momento de acuerdo a las necesidades de la
empresa; además permite conocer las deudas y obligaciones, así como las
deudas que se tienen con la empresa. También demuestra el estado financiero
de la empresa en un tiempo determinado y constituye los elementos de prueba
sustentando con los documentos que ya existen la constancia de las operaciones
que realiza la empresa.

 ASPECTOS LEGALES DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD

Los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal que se garantice su

autenticidad e integridad. Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina,
debe llevar una numeración sucesiva y continúa. Las hojas y tarjetas deben ser
codificadas por clase de libros.
  CONSERVACIÓN DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD

Es necesario abordar desde el punto mercantil y fiscal. De esta manera, desde

el enfoque mercantil el tiempo por el cual se deben conservar los
soportes es diez años, contables a partir de la fecha del último asiento,
documento o comprobante, así lo establece el artículo 28 de la Ley 962 de
2005.
Para efectos fiscales el tiempo de conservación de los soportes puede ser
menor al indicado anteriormente. Al respecto, el artículo 632 del ET establece
que el tiempo de conservación mínimo es de cinco años, los cuales se cuentan
a partir del primero de enero del año siguiente al de su elaboración, expedición
o recibo.
No obstante, es válido tener en cuenta que el artículo 46 de la Ley 962 de
2005 modificado por el artículo 304 de la Ley 1819 de 2016 establece que el
tiempo para conservar los soportes a que hace referencia el artículo
632 del ET es el mismo para que la declaración correspondiente quede
en firme; en otras palabras, la Dian solo puede solicitar los soportes de la
contabilidad en el tiempo en que haya de quedar en firme la declaración, así,
por ejemplo, si la declaración queda en firme en tres años (con la Ley 1819 de
2016 se modificó el artículo 714 del ET que regula el término general de
firmeza de las declaraciones tributarias, el cual pasó de dos a tres años), la
Dian solo dispone de dicho tiempo para pedir los libros contables, entre otros.
Recordemos que antes de la reforma tributaria estructural dicho artículo
estipulaba que el período de conservación era el mismo que se necesitaba para
que la declaración de renta quedara en firme.

 REGISTROS EN LOS LIBROS DE CONTABILIDAD

Los libros de contabilidad no requieren ser registrados en la cámara de

comercio en vista a que el decreto ley 019 de 2012 eliminó dicha obligación.
Anteriormente el artículo 28 del código de comercio obligaba a registrar los
libros de contabilidad, pero luego de la modificación del decreto ley 019 sólo es
necesario registrar algunos libros de comercio. Recordemos que los libros de
contabilidad son diferentes a los libros de comercio, y de los libros de comercio
sólo es obligatorio registrar los que señala el artículo 28 del código de
comercio.
  CLASES DE LIBROS DE CONTABILIDAD

LIBROS PRINCIPALES O MAYORES

Es un libro principal, denominado también “diario columnario”, en él se
registran en orden cronológico todos los comprobantes de diario elaborados
por la empresa durante el mes. Con el fin de obtener el movimiento mensual
de cada cuenta, al finalizar el mes se totalizan los registros débitos y créditos,
trasladándolos al libro mayor.

LIBRO DIARIO
Son los libros de contabilidad donde se registran en forma analítica y detallada
los valores e información registrada en los libros principales. Cada empresa
determina el número de auxiliares que necesita de acuerdo con su tamaño y el
trabajo que se tenga que realizar.

LIBROS AUXILIARES
Cuentas de control: En estos libros se detalla y amplía la información de una
cuenta en varias subcuentas, para evitar los inconvenientes que puede
ocasionar el manejo de muchos registros individuales de una cuenta.
Subcuentas: Este es el que sustenta la información presentada en los libros
mayores y diario y contiene los valores correspondientes a las subcuentas y
sus auxiliares.

CLASES DE TIPOS AUXILIARES

Auxiliar de compras y ventas: Las empresas utilizan auxiliares de compras y
ventas donde se registran en forma detallada la información solicitada por la
administración de impuestos.
Auxiliar de vencimientos: Este se lleva con el fin de saber las cuentas por
pagar que se tiene con terceros y las cuentas por cobrar.
  PROHIBICIONES DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD

El código de comercio prohíbe:

Alterar los asientos el orden o la fecha de las operaciones referidas.

Dejar espacios entre asientos que faciliten adiciones en el texto de los

registros.

Hacer raspaduras o tachones o correcciones en los asientos. Los errores u

omisiones se deben efectuar con un nuevo registro.

Borrar, tachar, en todo o en parte, los registros.

Arrancar hojas o alterar el orden de las mismas.

 CORRECIÓN EN LOS LIBROS DE CONTABILIDAD

Operaciones errores u omisiones, los comerciantes deben de llevar su

contabilidad con veracidad y claridad, en orden cronológico, sin espacios en
blanco, interpolaciones, raspaduras, ni tachaduras. Los libros no deberán
presentar señales de haber sido alterados, sustituyendo o arrancando folios o de
cualquier otra manera.
Los errores u omisiones en que se incurriere al operar en los libros o registros,
se salvaran inmediatamente después de advertidos, explicando con claridad en
qué consisten y extendiendo o complementando el concepto, tal como debiera
haberse escrito.
  LIBROS PRINCIPALES DE CONTABILIDAD

1.- El libro diario:

Por culpa de los errores que se cometen en las cuentas se utiliza el libro diario
que engloba las cuentas deudoras y acreedoras que se usan en una operación.
El libro diario sirve para recoger día a día o por totales mensuales (como
máximo) las operaciones de la empresa siempre que el detalle diario aparezca
en otros libros auxiliares. Es obligatoria. Para registrar las operaciones se
utilizan asientos. que constan de: Parte deudora en la que se anota el importe
y la denominación de las cuentas que se han cargado y parte acreedora en la
que se anota las cuentas y el importe de las mismas que se han abonado. En
todo asiento la parte deudora es igual a la parte acreedora.

2.-Libro mayor:

Una vez redactados los asientos correspondientes en el libro diario se pasa el

importe de los mismos a las cuentas afectadas pero tales cuentas forman el
libro mayor, que no es obligatorio pero útil para conocer la evolución de cada
cuenta. En el mayor, cada cuenta abarca un folio que comprende las 2 pag. de
la izquierda para el debe y la derecha para el haber. Sin embargo, a efectos
didácticos cada cuentas queda representada mediante una T que no es sino la
forma del libro en el que está situado.

3.-Libro de inventarios y cuentas anuales:

Libro obligatorio, que relaciona los bienes, derechos y obligaciones que

constituyen su patrimonio en un momento determinado, así como desarrolla
sus cuentas anuales que nos permiten conocer cuál es la situación económica
de la empresa. Este libro se abrirá con el inventario inicial. Trimestralmente se
realizan balances de comprobación de sumas y saldos y al final de cada
ejercicio económico se recogerá en el balance de situaciones, la cuenta de
pérdidas y ganancias y la memoria.

4.- Balance de comprobación de sumas y saldos:

Como su nombre indica la finalidad del balance de comprobación es comprobar

que los asientos han sido diariamente registrados en el libro diario y
posteriormente el importe de las cuentas que intervienen al libro mayor. Para
elaborar el balance de comprobación hay que partir del libro mayor donde se
detalla las sumas del debe y haber de cada una de las cuentas. Un balance de
comprobación contiene todas las cuentas de la empresa tanto las del balance
como las de gestión, pero en ningún momento nos indica el resultado obtenido
por la empresa.
  EJEMPLOS DE LIBROS DE CONTABILIDAD

LIBRO DIARIO:

1- Dinero en efectivo por 1.200.000

2-Cuenta corriente N°708450129-3, de Bancolombia por $20.000.000

3- 1000 camisetas para la venta a $20.000 C/U de REF C-1

4- Cuenta corriente N°00184063-2 del Banco de Bogotá por $10.000.000

5- 3.000 pantalones para la venta por $30.000 C/U de REF P-205

6- 30 licuadoras para la venta a $90.000 C/U de REF LI-47

7- 40 vestidos para la venta a $67.000 C/U de REF VE-65

8- Deudas a su favor:
Gloria Zapata R. $8.000.000
Mario Jiménez $7.000.000

LIBRO MAYOR:

Movimiento enero 12 de 2012 a Febrero 12 de 2012

1. Se pagó de bancos a:
Gloria Zapata R. $8.000.000
Mario Jiménez $7.000.000

2. se vendieron 850 camisetas a $20.000 C/U de REF C-17.

3. se vendieron 2500 pantalones por $30.000 C/U de REF P-205.

4. se vendieron 30 licuadoras a $90.000 C/U de REF LI-47.

5. se vendieron 40 vestidos a $67.000 C/U de REF VE-65.

LIBRO DE INVENTARIOS:

1- Dinero en efectivo por 1.200.000

2-Cuenta corriente N°708450129-3, de Bancolombia por $20.000.000

3- 1000 camisetas para la venta a $20.000 C/U de REF C-1

4- Cuenta corriente N°00184063-2 del Banco de Bogotá por $10.000.000

5- 4 escritorios para el uso de la empresa a $600.000 C/U de REF. E-01

6- 6 sillas giratorias para el uso de la empresa a $500.000 C/U de REF S-40

7- 3.000 pantalones para la venta por $30.000 C/U de REF P-205

8- 30 licuadoras para la venta a $90.000 C/U de REF LI-47

9- 40 vestidos para la venta a $67.000 C/U de REF VE-65

10- Deudas a su favor:

Gloria Zapata R. $8.000.000
Mario Jiménez $7.000.000
 EJEMPLOS DE LIBROS AUXILIARES
 TRANAJO DE CONTABILIDAD

“LIBROS DE CONTABILIDAD”

VALENTINA ISABEL SARMIENTO SIERRA

9ª

PRESENTADO A:
LIC. DARIO JIMÉNEZ

INST. EDUCATIVA JESÚS MAESTRO F.M.S.D

2018