Manual PGD

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y LEY DE TRANSPARENCIA Y
ACCESO A LA INFORMACIÓN
Clara Inés Beltrán Herrera , Subdirectora del SNA Bogotá D.C., 2016
www.archivogeneral.gov.co / contacto@archivogeneral.gov.co / Twitter: ArchivoGeneral – Facebook: Archivo General – Youtube: Canal AGN Colombia
ARCHIVOS PARA LA TRANSPARENCIA
Articulo 1º.1. Colombia es un Estado social de derecho,
ARTICULO • Estado organizado en forma de
social de derecho
República unitaria, descentralizada, con autonomía• deAutonomía
sus entidades de territoriales,
entidades
democrática, participativa y pluralista, fundada en el respeto de la dignidad
territoriales
humana, en el trabajo y la solidaridad de las personas que la integran y en la
prevalencia del interés general.
ARTICULO
Articulo 8.8. Es obligación del Estado y de las personas protegerde
• Protección las riquezas
riquezas
culturales y naturales de la Nación culturales
Articulo 15. 15. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y
ARTICULO
familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De
igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que
se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos • Intimidad
y en archivos de entidades
personal
públicas y privadas. • Bancos de datos: conocer,
En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán
actualizar y larectificar
libertad y
demás garantías consagradas en la Constitución. información
La correspondencia y demás formas de comunicación • Correspondencia
privada son inviolables.
privada Sólo
pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con
las formalidades que establezca la ley.
Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e
intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y
demás documentos privados, en los términos que señale la ley.
Articulo 23.23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a
ARTICULO
las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener
• Derecho pronta
de petición
resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones
privadas para garantizar los derechos fundamentales.
LEY GENERAL DE ARCHIVOS
Títulos Definiciones Desarrollo
TITULOI
OBJETO, AMBITO DE APLICACION, • Archivo, Archivo Total, Documento de Archivo,
Gestión Documental, Soporte Documental, TRD, Acuerdo 27 de 2006
DEFINICIONES FUNDAMENTALES
Y PRINCIPIOS GENERALES Principios
• PGD, Procesos Archivísticos, ciclo vital, Decr. 1080/15 Cap V,

TITULO V • Obligatoriedad de TRD Acuerdo 60 de 2001,
Acuerdo 4 de 2013,
GESTION DE DOCUMENTOS
Circular 03 de 2015
• Visitas de Inspección
T I T U L O VIII • Prevención y Sanción Decreto 1080 de
CONTROL Y VIGILANCIA 2015
Cap. VIII
PRINCIPIOS DE LA LEY Art. 4º
Documentación Organizada
Recuperable
Uso del Administración en el servicio al
ciudadano
Fines del Estado:

- Servir a la comunidad
- Garantizar principios, deberes y derechos
constitucionales
- Facilitar participación y control ciudadano
Estado propugnará por:
- Fortalecimiento de Infraestructura
- Organización de sistemas de información
- Establecimiento de programas eficientes
de administración de archivos
SUJETOS OBLIGADOS
Ley 594 de 2000 Ley 1712 de 2014

Ley de Transparencia y del Derecho de
Ley General de Archivos
Acceso a la Información
• Toda entidad pública (rama, nivel, sector,
orden).
• Órganos, organismos y entidades estatales

• La presente ley comprende a la independientes autónomos y de control.
administración pública en sus diferentes
niveles, las entidades privadas que • Personas naturales o jurídica, publicas o
cumplen funciones públicas y los demás privadas que presten función pública y
organismos regulados por la presente servicios públicos con respecto de la
ley. información directamente relacionada con dicha
prestación del servicio desempeño de la
función pública.
• Partidos o movimientos políticos y los

grupos significativos de ciudadanos.
• Las entidades que administren instituciones

parafiscales, fondos o recursos de
naturaleza u origen público.
LEY DE TRANSPARENCIA
Artículo 2°. Principio de máxima

publicidad para titular universal.
Toda información en posesión, bajo control o

custodia de un sujeto obligado es pública y
no podrá ser reservada o limitada sino por
disposición constitucional o legal, de
conformidad con la presente ley.
OTROS PRINCIPIOS LEY DE TRANSPARENCIA
Divulgación Facilitación y
Calidad y Eficacia
Proactividad Buena fe
celeridad
No
Gratuidad Responsabilidad
Discriminación
PUBLICIDAD Y CONTENIDO DE LA INFORMACIÓN
Información mínima
Información mínima
Publicidad de la obligatoria respecto a
obligatoria respecto a la
contratación servicios, procedimientos y
estructura
funcionamiento
• Servicios prestados y
• Estructura orgánica protocolos de atención
• Ubicación de sedes • Trámites, normas y costos
• Presupuesto y planes de • Contratación en curso • Procedimientos
gasto • Vínculo a SECOP • Políticas de atención
• Directorio de empleados • Informes de gestión y
• Plan anticorrupción auditoría
• Normas generales y • Procedimientos de
reglamentarias adquisiciones y compras
• Plan de compras anual • PQRs
(funcionamiento e • Mecanismos de
inversión) participación
• Publicaciones
EXCEPCIONES
• Derecho a la intimidad (limitado a servidores

Información exceptuada públicos Clasificada
por daño de derechos a • Derecho a la vida, la salud o la seguridad
personas naturales o • Secretos comerciales, industriales y
Reserva
jurídicas Ilimitada
profesionales
• Defensa y seguridad nacional

• Seguridad pública
• Relaciones internacionales
• Investigaciones y persecución de delitos y
faltas disciplinarias, mientras no exista
Información exceptuada medida de aseguramiento o pliego de Reservada
por daño a los intereses cargos 15 años
públicos • Debido proceso
• Administración efectiva de justicia
• Derechos de la infancia y la adolescencia
• Estabilidad Macroeconómica y financiera
del país
• Salud publica
ARCHIVOS Y TRANSPARENCIA
Ley 594 de 2000

Art. 4 Ley de Transparencia
Principios
C) Institucionalidad e Instrumentalidad
Art. 16 Archivos Art. 13 Registro de Activos
de Información Archivos
Decisiones Administrativas
• Centro de Información
Testimonio
que contribuyen a la • Deben cumplir los
Archivos Documentan derechos y
eficacia y eficiencia estándares dados por el
deberes
del Estado. AGN, en relación a la
Centros de Información
constitución de las Tablas
• Procedimientos claros de Retención Documental
para creación, e Inventarios
gestión, organización documentales.
y conservación.
PUBLICIDAD Y DIVULGACIÓN DE LA INFORMACIÓN
DECRETO 1080 DE 2015 Titulo III
CONTENIDO DE LA MEDIOS IDONEOS PARA

SEGUIMIENTO
RESPUESTA SOLICITUDES
• Por escrito (físico o • Personal (escrito u oral)

electrónico.
Indicar un código o número
• Telefónicamente
que permita hacer
• Objetivo, veraz, completo,
seguimiento al estado actual
motivado y actualizado. • Correo físico o postal
de la solicitud
• Oportuno • Correo electrónico
• Incluyendo los recursos • Formulario electrónico

administrativos y judiciales
ACUERDO 60 DE 2001
PROGRAMA DE GESTIÓN PRODUMENTAL - PGD
Ley 594 de 2000 Ley 1712 de 2014

Ley General de Ley de
Archivos Transparencia
Art. 21 Art. 15
• Seis (6) meses para

adoptar un PGD
• Integrado con las

funciones administrativas
• Observar los lineamientos

del AGN
PRINCIPIOS GESTIÓN DOCUMENTAL
Planeación eficiencia Oportunidad disponibilidad
Control y Seguimiento
Transparencia Protección medio ambiente
Modernización
Interoperabilidad Orientación al
Ciudadano Neutralidad
Tecnológica Protección datos
DECRETO 1080 DE 2015
ETAPAS INSTRUMENTOS PROCESOS
• Planeación
• Cuadro clasificación • Producción

• TRD
• PGD • Gestión y trámite
• Inventarios
• Creación. • Organización
• Modelo requisitos gestión
electrónica documentos • Transferencia
• Mantenimiento • Mapas procesos flujos
documentos • Disposición documental
• Difusión • Tablas de Control de
• Preservación a largo plazo
Acceso
• Valoración
• Etapas
DECRETO 1080 DE 2015
ACTUALIZACIÓN
PUBLICACIÓN
APROBACIÓN
ELABORACIÓN

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Títulos Definiciones Desarrollo

• PGD, Procesos Archivísticos, ciclo vital, Decr. 1080/15 Cap V,

Fines del Estado:

Estado propugnará por:

Ley 594 de 2000 Ley 1712 de 2014

• Órganos, organismos y entidades estatales

• Partidos o movimientos políticos y los

• Las entidades que administren instituciones

Artículo 2°. Principio de máxima

Toda información en posesión, bajo control o

• Derecho a la intimidad (limitado a servidores

• Defensa y seguridad nacional

Ley 594 de 2000

DECRETO 1080 DE 2015 Titulo III

CONTENIDO DE LA MEDIOS IDONEOS PARA

• Por escrito (físico o • Personal (escrito u oral)

• Incluyendo los recursos • Formulario electrónico

Ley 594 de 2000 Ley 1712 de 2014

• Seis (6) meses para

• Integrado con las

• Observar los lineamientos

Planeación eficiencia Oportunidad disponibilidad

ETAPAS INSTRUMENTOS PROCESOS

• Cuadro clasificación • Producción

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