PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES

“PANAPALOOZA”

MACROEVENTS PANAMÁ
BETHANIA, LA GLORIA
PANAMÁ

6 DE MAYO DE 2016
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN.................................................................................................................................2
ENFOQUE DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES...........................................................................2
LIMITACIONES DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES..................................................................2
REQUISITOS DE COMUNICACIÓN CON LA PARTE INTERESADA ..........................................................3
ROLES...............................................................................................................................................3
DIRECTORIO DEL EQUIPO DE PROYECTO.........................................................................................5
MÉTODOS Y TECNOLOGÍAS DE COMUNICACIÓN..............................................................................5
MATRIZ DE COMUNICACIONES.........................................................................................................7
ORGANIGRAMA DE COMUNICACIÓN................................................................................................8
DIRECTRICES PARA LAS REUNIONES.................................................................................................8
ESTÁNDARES DE COMUNICACIÓN.....................................................................................................9
PROCESO DE ESCALA DE COMUNICACIÓN......................................................................................10
GLOSSARY OF COMMUNICATION TERMINOLOGY ...........................................................................11

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INTRODUCCIÓN

Este Plan de Gestión de Comunicaciones establece el marco de las comunicaciones para este
proyecto. Este servirá como una guía para las comunicaciones en toda la vida del proyecto y se
actualizará cuando cambien las necesidades de la comunicación. Este plan identifica y define los
roles de las personas involucradas en el proyecto. También incluye una matriz de
comunicaciones que mapea los requisitos de comunicación de este proyecto. Una guía detallada
para la realización de reuniones, en las que se detalla las normas y cómo la reunión debe ser
llevada, asegurando reuniones con éxito. Incluye un directorio del equipo del proyecto para
proveerle información de contacto para toda la parte interesada directamente involucrada en el
proyecto.

ENFOQUE DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES

El Administrador de Proyecto (PM) tomará un rol proactivo para asegurar una comunicación
efectiva en el proyecto. Los requisitos de comunicación están documentados en la Matriz de
Comunicación presentada en este documento. La Matriz de Comunicación será utilizada como
una guía para la información que debe comunicarse, quién hace la comunicación, cuando
comunicarlo y a quién comunicarlo.

Los cambios o actualizaciones pueden ser requeridos debidos a cambios en el personal, alcance,
presupuesto u otras razones. Adicionalmente, las actualizaciones pueden ser requeridas en cuanto
el proyecto madure y se necesitarán requisitos adicionales. El Administrador de Proyecto (PM)
es responsable de gestionar todos los cambios propuestos y aprobados en el plan de gestión de
las comunicaciones. Una vez el cambio es aprobado, el administrador de proyecto (PM)
actualizará el plan y la documentación de apoyo y distribuirá los cambios al equipo de proyecto y
a la parte interesada. Esta metodología es consistente con el Plan de Gestión de Cambio del
proyecto y asegura que toda la parte interesada del proyecto está anuentes e informados de
cualquier cambio en la gestión de las comunicaciones.

LIMITACIONES DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES

Todas las actividades de comunicación del proyecto ocurrirán dentro del marco de presupuesto
del proyecto, cronograma y recursos. El PM es responsable de asegurare que las comunicaciones
sean internas dentro del equipo de trabajo y no externas las cuales excederán el presupuesto
aprobado. Las comunicaciones se darán de acuerdo con lo programado en la matriz de
comunicaciones para asegurar de que el cronograma se cumpla a cabalidad. Cualquier desviación
en las fechas puede resultar un excedente en los costos o un retraso en el cronograma y debe ser
aprobado por el patrocinador.

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Las políticas de MACROEVENTS PANAMA dictan que las comunicaciones de este proyecto
deben ser estandarizadas y deben llevar el formato dado por MACROEVENTS PANAMA. Los
detalles de esta política se encuentran en la sección de “Estándares de comunicación”

Las políticas de MACROEVENTS PANAMA también dicta que toda información confidencial
será discutida con el equipo de trabajo y con el PM.

REQUISITOS DE COMUNICACIÓN CON LA PARTE INTERESADA

El PM se encargará de comunicarse con todas las partes interesadas y establecer el tipo de

comunicación que cada una de ellas prefiere. Este método será registrado en la matriz de registro
de interesados del proyecto. Si la información que se le debe comunicar a alguna de las partes,
no es totalmente confidencial, no es necesario que la comunicación se lleve a cabo estrictamente
según lo dice la matriz de comunicaciones

Todas las partes interesadas deben identificar el canal por el cual se dará la comunicación entre
las partes del proyecto y ellos. Todas las partes interesadas, independientemente si son internas o
externas, deben tener acceso para recibir información sobre el proyecto.

Una vez se identifiquen las partes interesadas y los canales de comunicación, el equipo e trabajo
deberá mantener esta información en el registro de partes interesadas y utilizarlo como esta
matriz como base para toda comunicación

ROLES

Patrocinador
El patrocinador del proyecto es la persona autorizada de firmar y aprobar cambios en el Project
Charter. Esta persona es responsable por el éxito complete de este proyecto. Al ser esta una de las
principales entidades en la matriz de comunicaciones, la información de le debe presentar de
forma resumida y corta, al menos de que este la pida mas detallada.

Program Manager
El program manager es el responsable a nivel de portafolio del proyecto y de los recursos
asignados para el mismo. Debe tener conocimiento de la triple limitante (tiempo, costos y
alcance) del proyecto en todo momento y ser el encargado de la comunicación entre el proyecto
y el patrocinador.

Partes interesadas
Las partes interesadas son todos los afectados por el impacto del proyecto. Estos son de sumo
cuidado ya que de la misma manera en que no pueden ayudar con en avance del proyecto, nos
puede retrasar. Estoy todos están identificados en la matriz de interesados.

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Comité de control de cambios
El tablero de control de cambios será revisado primero por el equipo de trabajo, luego consultado
con el PM y finalmente presentado ante el patrocinador para ver si estos cambios se aceptan o
no.

Cliente
Estamos buscando personas que les guste la buena música, comida y sobre todo cerveza. Todo
esto en el marco de darle apoyo al talento nacional, incentivando a pasar un rato en familia y
amigos en un ambiente agradable y diferente.

Project Manager
El PM es la persona encargada de la ejecución de este evento. Debe tener conocimiento complete
del estatus del cronograma, el estatus del manejo de los costos, el alcance del proyecto, y debe
ser el Puente de comunicación directa entre el proyecto y el patrocinador.

Equipo de trabajo
El equipo de trabajo está formado por todas las personas que tengan algún rol en el proyecto.
Debe haber una clara comunicación de trabajo entre todos para el buen entendimiento y buena
ejecución del evento. Debido a que estos son los encargados claves para la realización de este
evento, deben crear el cronograma y todos los paquetes de trabajo. El equipo de trabajo deber dar
información detallada al PM sobre el avance en las reuniones que se darán cada dos semanas.

DIRECTORIO DEL EQUIPO DE PROYECTO

La siguiente tabla presenta la información de contacto para todas las personas identificadas en
este Plan de Gestión de Comunicaciones. El correo electrónico y número telefónico de esta tabla
se utilizan para comunicarse con estas personas.

Rol Nombre Título Organización/ Correo Electrónico Teléfono

Departamento
Patrocinador A. José Patrocinador Logística jadaniel.top- 6617-5643
del Proyecto Antonio projectco@outlook.com
Daniel
Poject B. Maria Ing. Industrial PM mariamuñoz@mep.com. 2364000
Manager Muñoz
Director de C. Ezequiel Ing. Industrial Dep. Mercadeo ezequielvieto@mep.com 2364000
Mercadeo Vieto
Director de Daniel Coulson Ing. Industrial Dep. Ventas danielcoulson@mepcom 2364000
Ventas
Director de Josue Zambrano Ing. Industrial Dep. Logística josuezamb@mep.com 2364000
Logística
Director de Jonathan Ing. Industrial Dep. Compras jonathanrod@mep.com 2364000
Compras Rodriguez

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MÉTODOS Y TECNOLOGÍAS DE COMUNICACIÓN

En esta sección de comunicación y tecnología se establece según las normativas de

MACROEVENTS PANAMA, las tecnologías a utilizar para la comunicación con los interesados
internos y externos.

MARCOEVENTS PANAMA manejará los avances del proyecto por medio de Google Drive. En
esta nube se subirán todos los archivos que se trabajen diariamente para tener control de ellos y
todo el equipo de trabajo junto con el PM tendrán acceso a esta. El PM debe encargarse de que
siempre se mantenga la plataforma actualizada y que tanto los miembros del equipo de trabajo
como las partes interesadas tengan acceso a este por medio de su usuario y su contraseña.

MACROEVETNS PANAMA mantendrá el uso de Microsoft Excel y Microsoft Word. Todo el

equipo de trabajo debe trabajar, actualizar y mantener comunicaciones y por medio de este
formato.

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 MATRIZ DE COMUNICACIONES
La siguiente tabla identifica los requisitos de comunicaciones para este proyecto.

Tipo de Objetivo de la Comunicación Medio Frecuencia Audiencia Dueño Entregable Formato

Comunicación
Reunión de Introducir el proyecto y al  Cara a cara Una vez  Patrocinador del Administrador del  Agenda  Archivar una copia
Lanzamiento equipo. Revisar los objetivos Proyecto Proyecto (PM)  Presentación en el Google Drive y
del proyecto y la forma en que  Equipo del (ppt) enviar la minuta de
se desarrollará el mismo. Proyecto  Minuta de reunión por correo
 Parte interesada reunión electrónico
Reuniones del Revisar el estatus del proyecto  Cara a cara Semanalmente  Equipo del Administrador del  Agenda  Archivar una copia
Equipo de con el equipo.  Conferencia Proyecto Proyecto (PM)  Acta de en el Google Drive y
Proyecto reunión enviar la minuta de
 Cronograma reunión por correo
del proyecto electrónico
Reuniones Informar sobre el estatus del  Cara a cara Mensualmente  Patrocinador Administrador del  Agenda  Archivar una copia
mensuales del proyecto.  Conferencia Proyecto (PM)  Presentación en el Google Drive y
avance del (ppt) enviar la minuta de
proyecto  Minuta de reunión por correo
reunión electrónico
 Cronograma
del proyecto
Reportes del Reporte del estatus del  Correo Mensualmente  Administrador Administrador del  Reporte del  Archivar una copia
estatus del proyecto, incluyendo electrónico del Proyecto Proyecto (PM) estatus del en el Google Drive y
proyecto actividades, progresos, costos (PM) proyecto enviar el reporte del
y situaciones.  Equipo del  Cronograma estatus del proyecto
Proyecto del proyecto en conjunto con el
 Parte interesada cronograma
 Patrocinador
Publicidad en Difundir nuestro evento a  Redes Sociales 7 meses  Potenciales Gerente de  Artes  Archivar una copia
Redes Sociales todos nuestros potenciales (Instagram, clientes Mercadeo publicitarios en el Google Drive
clientes. Facebook, con formato PNG
Twitter, etc)
Publicidad en Difundir nuestro evento a  Frecuencias de 4 meses  Potenciales Gerente de  Cuñas  Archivar una copia
Radio todos nuestros potenciales Radio (fm clientes Mercadeo publicitarias en el Google Drive
clientes. 97.3, fm 96.3, con formato MP3
fm 103.7, fm
101.3)

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Publicidad en Difundir nuestro evento a  Mupis 6 meses  Potenciales Gerente de  Artes  Archivar una copia
Mupis todos nuestros potenciales colocados en clientes Mercadeo publicitarios en el Google Drive
clientes. puntos con formato PNG
estratégicos
del país

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ORGANIGRAMA DE COMUNICACIÓN

El diagrama de flujo de comunicación fue creado para ayudar a la comunicación del proyecto.
Este diagrama de flujo provee un marco a seguir para el equipo del proyecto. Sin embargo, puede
ver ocasiones o situaciones que quedan fuera del alcance del diagrama de flujo de comunicación
en donde se necesita clasificación adicional. En estas situaciones el Administrador de Proyecto es
responsable por discutir la comunicación con el Patrocinador del Proyecto y tomar una
determinación sobre cómo proceder.

¿Es una Referirse a la Matriz

comunicación de Comunicación
Sí
regular del proyecto?

No

¿Es comunicación
regular del proyecto? Sí ¿El Gerente lo Sí Distribuir la
aprueba? comunicación

No
No

Reunirse con el Patrocinador Reunirse con el Gerente para

del Proyecto en manera de hacer la determinación
comunicación y clarificación

DIRECTRICES PARA LAS REUNIONES

Agenda de la Reunión
La agenda de la reunión será distribuida 5 días laborables previos a la reunión. La Agenda debe
identificar los responsables de cada tema y el tiempo que tienen para desarrollar el mismo. El
primer punto en la agenda debe ser una revisión de los puntos de acción de la reunión anterior.

Minuta de la Reunión

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La Minuta de la reunión debe ser distribuida 2 días laborables posteriores a la reunión. La minuta
incluirá el estatus de todos los puntos mencionados en la agenda, junto con nuevos puntos de
acción y la lista de estacionamientos.

Puntos de Acción
Los puntos de acción se registran tanto en la Agenda como en las Minutas. Los puntos de acción
serán incluidos en conjunto con su responsable. Las reuniones empezarán con una revisión de los
estatus de todos los puntos de acción de reuniones anteriores y terminará con una revisión de
todos los nuevos puntos de acción resultantes de la reunión. La revisión de los nuevos puntos de
acción incluirá los responsables de cada punto.

Presidente de la Reunión
El Presidente es el responsable de distribuir la agenda de la reunión, facilitar la reunión y
distribuir las minutas de la reunión. El Presidente se asegurará que la reunión comience y termine
a tiempo y que todos los presentadores se ajusten a su tiempo asignado.

Tomador de Notas
El Tomador de Notas será responsable de documentar los estatus de todos los puntos de la
reunión, manteniendo una Lista de Estacionamiento y tomando nota de otros puntos de
importancia durante la reunión. El Tomador de Notas le brindará una copia de sus notas al
Presidente al terminar la reunión y el Presidente las usará para crear la Minuta de la Reunión.

Encargado del Tiempo

El Encargado del Tiempo será el responsable de ayudar al facilitador a mantenerse en el tiempo
establecido en la Agenda. El Encargado del Tiempo le indicará al presentador cuando se está
acercado el final de su tiempo asignado. Normalmente una señal rápida con la mano le indica al
presentador el tiempo que le queda para la presentación de su tema.

Lista de Espera
La Lista de Estacionamientos es una herramienta utilizada por el facilitador para grabar y aplazar
temas que no se encuentran en la Agenda de la reunión; sin embargo, merecen mayor discusión
en un momento posterior o mediante otro foro. La lista de estacionamientos debe identificar a un
dueño por cada punto, así como a la persona que le dará seguimiento a este punto. La Lista de
Estacionamientos será incluida en las minutas de la reunión.

ESTÁNDARES DE COMUNICACIÓN
Para este proyecto, Macroevents Panamá utilizará formatos organizacionales estándar y plantillas
para todas las comunicaciones formales del proyecto. Las comunicaciones formales del
proyectos son detalladas en la Matriz de Comunicación del Proyecto e incluyen:

Junta de Inicio - el equipo del proyecto utilizará los formatos estándares de Macroeventos
Panamá para la agenda de la reunión, las minutas de la reunión y utilizará las plantillas
predeterminadas de la compañía para la presentación.

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Reuniones del Equipo de Proyecto - el equipo del proyecto utilizará los formatos estándares de
Macroeventos Panamá para la agenda de la reunión, las minutas de la reunión y el cronograma.
Adicionalmente si se realizan presentaciones mediante diapositivas se deben utilizar las plantillas
predeterminadas de la compañía.

Reuniones mensuales del avance del proyecto - el equipo del proyecto utilizará los formatos
estándares de Macroeventos Panamá para la agenda de la reunión, las minutas de la reunión y el
cronograma. Adicionalmente si se realizan presentaciones mediante diapositivas se deben utilizar
las plantillas predeterminadas de la compañía.

Reportes del estatus del proyecto - el equipo del proyecto utilizará los formatos estándares de
Macroeventos Panamá para la agenda de la reunión, las minutas de la reunión y el reporte.
Adicionalmente si se realizan presentaciones mediante diapositivas se deben utilizar las plantillas
predeterminadas de la compañía.

Publicidad en Redes Sociales - el equipo del proyecto utilizará los formatos estándares de
Macroeventos Panamá y se asegurará que todas las campañas cumplan con estos.
Adicionalmente si se realizan presentaciones mediante diapositivas se deben utilizar las plantillas
predeterminadas de la compañía.

Publicidad en Radio - el equipo del proyecto utilizará los formatos estándares de Macroeventos
Panamá y se asegurará que todas las campañas cumplan con estos. Adicionalmente si se realizan
presentaciones mediante diapositivas se deben utilizar las plantillas predeterminadas de la
compañía.

Publicidad en Mupis - el equipo del proyecto utilizará los formatos estándares de Macroeventos
Panamá y se asegurará que todas las campañas cumplan con estos. Adicionalmente si se realizan
presentaciones mediante diapositivas se deben utilizar las plantillas predeterminadas de la
compañía.

Las comunicaciones informales del proyecto deben ser de manera profesional y efectiva, pero no
existe ninguna plantilla o formato estándar que se deba utilizar.

PROCESO DE ESCALACIÓN DE COMUNICACIÓN

La comunicación eficiente y oportuna es la clave del éxito de la finalización del proyecto. Como
tal, es imperativo que cualquier disputa, conflicto o discrepancia con respecto a las
comunicaciones sean resueltas de manera que favorezcan al mantenimiento del cronograma del
proyecto, asegurando que se distribuyan las comunicaciones correctas y previniendo cualquier
dificultad en curso. Con el fin de garantizar que el proyecto se mantenga en el cronograma y que
los problemas sean resueltos, Macroevents Panamá utilizará su modelo de escalamiento estándar
para proporcionar un marco para la escala de problemas de comunicación. La siguiente tabla
define los niveles de prioridad, las autoridades de decisión y los plazos para su resolución.

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Prioridad Definición Autoridad de Plazo para su resolución
decisión
Prioridad 1 Mayor impacto al proyecto o a Gerente Dentro de 4 horas
las operaciones de la empresa. Si
no es resuelto rápidamente traerá
impactos adversos significantes
a los ingresos o al cronograma.
Prioridad 2 Mediano impacto al proyecto o a Patrocinador Dentro de un día laborable
las operaciones de la empresa del Proyecto
que puede traer impactos
adversos a los ingresos o al
cronograma.
Prioridad 3 Leve impacto que puede causar Administrador Dentro de dos días laborables
dificultades menores en el del Proyecto
cronograma del proyecto, pero (PM)
no impacta a las operaciones del
negocio o a los ingresos.
Prioridad 4 Impacto insignificante al Administrador
El trabajo continua y cualquier
proyecto pero puede haber una del Proyecto recomendación se puede
mejor solución. (PM) presentar mediante el proceso de
control de cambio del proyecto
** NOTA: Cualquier comunicación que incluya información sensitiva o confidencial debe ser
escalada al Gerente para su aprobación previamente a que sea distribuida externamente.

Glossary of Communication Terminology

Term Definition
Communication La Comunicación es un proceso de intercambio de información, en
el que un emisor transmite a un receptor algo a través de un canal
esperando que, posteriormente, se produzca una respuesta de dicho
receptor, en un contexto determinado.
Stakeholder Una parte interesada es cualquier organización, grupo o individuo
que pueda afectar o ser afectado por las actividades de una empresa
u organización de referencia. Así cada organización dispone de sus
partes interesadas, también denominadas grupos de interés, públicos
de interés, corresponsables u otros.

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ACEPTACIÓN DEL PATROCINADOR

Aprobado por el Patrocinador del Proyecto

___________________________________________ Fecha:___________________
José Antonio Daniel
Patrocinador

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