CASO AA2

Dando continuidad al avance en la planificación del Sistema de Gestión de la Calidad, es necesario

documentar el procedimiento de control de la información documentada, pues ya se cuenta con
instrucciones de trabajo y algunos formatos que no han sido formalizados para el sistema
de gestión.
1. PREGUNTA
Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero, ¿Diseñar el procedimiento de control de la
información documentada o montar los procedimientos operativos?
R//. Realizaría primero el procedimiento de control de la información documentada o guía
documental, ya que, es primordial saber cómo se van a controlar los documentos que se vayan
redactando, después montar los procedimientos operativos y si falta algún control modificarlo en la
marcha.
2. PREGUNTA
Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la Información Documentada y
justifique su respuesta.
R//. Pertenece al proceso estratégico, donde se encuentra el sistema de control de calidad, el cual
nos dice que una parte importante en el manejo de la información de toda empresa es el control de la
misma, todo esto basado en la norma ISO 9001.
3. PREGUNTA
Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información documentada de la empresa
Confecciones S.A., que cumpla con los requisitos de la Norma NTC ISO 9001 en cuanto a la
identificación y formato, y a su vez que incluya la descripción de las siguientes actividades:
a. Creación
b. Revisión y aprobación
c. Identificación
d. Divulgación
e. Control de cambios
R//.
CONTROL DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA
1. OBJETIVO
Describir el procedimiento para la elaboración, revisión, aprobación, control, distribución de la
información documentada, así como el control de los registros del Sistema de Gestión de Calidad de la
empresa Confecciones S.A.

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para la información documentada relacionada con los Sistemas de Gestión
de Calidad.

3. DEFINICIONES

Información documentada: Información requerida a ser controlada y mantenida por una organización Commented [YAOO-PC1]: Verificar la información de
y el medio en el que es contenida. acuerdo con la ISO 9000
Nota 1 a la entrada: Información documentada puede estar en cualquier formato y en cualquier medio
de comunicación y de cualquier fuente.
Nota 2 de la entrada: Información documentada puede referirse a:
El sistema de gestión, incluyendo los procesos relacionados;
Información creada para que la organización para operar (documentación);
La evidencia objetiva de los resultados obtenidos (registros).

Copia Controlada: Copia de un documento aprobado en forma electrónica cuyo control es mediante
maestro de documentos y registros.

Documento Obsoleto: Documento que no tiene vigencia y no debe utilizarse.

Documento Externo: Información Externa básica para el funcionamiento de los procesos tales como:
Leyes, legislaciones, Catálogos de maquinaria, Normas de Calidad (NTC, ISO, etc.).

Norma: Condiciones de obligatorio cumplimiento para el correcto funcionamiento de un proceso.

Versión: Número consecutivo que enuncia la última actualización del documento y las veces que ha
sido publicado.

Evidencia objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.

Almacenamiento: Lugar, dispositivo y / o equipo donde se encuentra físicamente o electrónicamente

el Registro.

Protección: Asegurar la integridad de los registros durante todo su periodo útil.

Recuperación: Facilidad de acceso a los registros y a la información contenida en ellos, tomando en

cuenta su localización y su clasificación.

Tiempo de Retención: Período de tiempo en que se tendrán los registros dentro de un archivo en
papel o medio electrónico, ya sea el establecido por la ley o el establecido por la organización de
acuerdo a sus necesidades de operación.

Disposición: Destino final de los registros. Guarda permanente o eliminación.

SGC: Sistema de Gestión de Calidad.

4. REFERENCIAS NORMATIVAS
 Norma ISO 9001

5. DESCRIPCIÓN
 5.1 ESTRUCTURA DOCUMENTAL

En Confecciones S.A se cuenta con la siguiente estructura documental:

Política
integrada
Manual
integrado
Procedimientos

Instructivos

Formatos de Registro

Nota: Se tienen también Caracterizaciones, Manuales y Reglamentos que quedan como Información
Documentada.

A continuación se define cada uno de los tipos de documentos:

6. Manual: Conjunto de documentos de un sistema o un proceso.

7. Procedimiento: Documento que explica cómo realizar una o varias actividades. Cuando el
procedimiento es un documento, se denomina "procedimiento escrito" o "procedimiento
documentado". (NTC-ISO 9000: versión vigente).
8. Instructivo: Documento claro, sencillo y de consulta, que describe rápidamente la forma
específica de realizar una tarea crítica del procedimiento o norma del proceso.
9. Formato: Documento con una diagramación predeterminada y con espacios en blanco para
registrar los datos. Se puede encontrar en forma impresa o en medio electrónica.
10. Registro: Documento que da fe de resultados obtenidos o proporciona evidencia de la
realización de una actividad (sea cual sea el medio, computadora, papel, cinta magnética, etc.).
(NTC-ISO 9000: versión vigente).
11. Reglamento: Documento que especifica las normas o lineamientos por ejemplo para el
desarrollo de comités.
12. Caracterización: Documento en el que se identifican los elementos que hacen parte de un
proceso y la interacción con los demás procesos.

5.3. ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS Commented [YAOO-PC2]: Agregar simbología de

diagramas de flujo
La estructura que tendrán los documentos en Confecciones S.A será la siguiente:

 Documentos:

LOGO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO, MANUAL, CÓDIGO:

INSTRUCTIVO O REGLAMENTO
NOMBRE DEL PROCESO VERSIÓN:
Fecha aprobación: Página 3 de 1
 1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. REFERENCIAS NORMATIVAS
4. DEFINICIONES
5. DESCRIPCIÓN
6. DOCUMENTOS RELACIONADOS
7. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
DEL CAMBIO

Descripción de los capítulos de los documentos:

 OBJETIVO: Planteamiento del propósito del documento. Debe estar redactado en términos de
resultado, lo que se espera alcanzar con el documento.

 ALCANCE: Determina desde donde comienza el procedimiento (la primera actividad), hasta
dónde se aplica (última actividad) y a quienes le aplica.

 REFERENCIAS NORMATIVAS: Hace relación a toda la parte legal que sustenta el documento,
normas, guías, entre otros.

 DEFINICIONES: Palabras claves usadas en el documento y lenguaje especifico de la tarea o

actividad, para mayor comprensión del documento.

 DESCRIPCION: Desarrollo del documento, descripción extensiva de la forma en que se logrará

el objetivo propuesto, y los responsables de aplicarlo. Se debe indicar cuando aplique, los
registros que demuestran la acción.

 DOCUMENTOS RELACIONADOS: Son los aquellos documentos (físicos o electrónicos) que

soportan las actividades. Se debe mencionar el código y nombre del registro.

NOTAS:
 Los capítulos aplican para manuales y procedimientos.
 Se recomienda utilizar tipo de letra Arial 11, color negro. Commented [YAOO-PC3]: Especificar tamaño de letra
 Títulos y encabezados en negrita. arial 11 margenes color.
 En encabezados se recomienda utilizar tipo de letra Arial 12 (Nombre del procedimiento,
Manual; Formato Instructivo, Reglamento), tipo de letra Arial 10 (Nombre del proceso).
 Márgenes: Superior 2 cm, Izquierdo 2 cm, Derecho 2 cm, Inferior 1 cm.

4. CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

El código usado para identificar el documento estará compuesto de tres (3) cáracteres y tres (3) dígitos
como lo presenta el siguiente ejemplo:

1 Caracter que indica el tipo de documento

GF -P- 001
 2 Caracteres que indican el 3 Dígitos que indican el consecutivo
nombre del proceso o área de documentos generales

El código del ejemplo hace referencia al Procedimiento para dar de baja equipos, baterías y
aditamentos

GF: Gestión Financiera P: Procedimiento 001: baja equipos, baterías y aditamentos

 Las siglas que identifican a los procesos son las siguientes:

PROCESO CÓDIGO (2 caracteres)

PROCESOS ESTRATÉGICOS
Gestión Estratégica GE
PROCESOS MISIONALES
Gestión Comercial GC
Servicio por Horas SH
Prestación del Servicio SI
Gestión de Mantenimiento GM
PROCESOS DE APOYO
Gestión Humana GH
Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente ST
Gestión Financiera y Contable GF
Facturación FA
Compras CO
Almacén AL
Gestión de la tecnología e informática TI
Gestión de La Calidad CA
Control Interno CI

 Las siguientes siglas identifican los tipos de documento:

DOCUMENTO CÓDIGO (1 caracter)

Manuales M
Caracterizaciones C
Procedimientos P
Instructivos I
Formatos F
Documentos Externos E
Reglamentos R

5.5. VERSIONES

El número de versión está compuesto por tres dígitos, la letra V (de Versión) y un consecutivo
comenzando desde 01. Cada documento del Sistema de Gestión tendrá una vigencia propia que
cambiará cuando hayan presentado modificaciones en su contenido. Estos cambios pueden surgir por
temas como; legislación, cambios tecnológicos, cambio de estructura de la organización o de los
procesos, versiones nuevas de la norma ISO 9001, versiones de la guía RUC.

5.6 DIAGRAMA DE FLUJO

5.7. LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Para evitar el uso de documentos obsoletos se lleva un Maestro de Documentos y Registros (CA-F-
002) donde se identifica la versión vigente. En este listado deberán estar registrados los documentos
del SGC y SG-SSTA. que se controlarán de acuerdo a este procedimiento.

5.8. IDENTIFICACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS

Los documentos externos se guardan en cada proceso en la carpeta identificada con la letra “E”
(externos) y no estarán codificados, los cuales serán conocidos por todos los implicados en su
utilización. Los responsables de cada proceso no podrán reproducir, modificar, rayar o enmendar estos
documentos, sin la previa autorización de la Gerencia.

5.9. CONTROL DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA

5.9.1. Distribución, acceso, recuperación y uso: Toda la información de Confecciones S.A estará
ubicada en un mismo lugar y está a la vez tendrá los respectivos controles de acceso desde el proceso
de Gestión de la tecnología e informática.

6. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

DEL CAMBIO