Combinar correspondencia con una hoja de cálculo de Excel

La combinación de correspondencia se usa para crear varios documentos a la vez.

Estos documentos tienen un diseño, formato, texto y gráficos idénticos. Solo varían
secciones específicas del documento, que se personalizan. Entre los documentos que
Word puede crear con la combinación de correspondencia se
incluyen etiquetas, cartas, sobres y mensajes de correo. Existen tres documentos
relacionados con el proceso de combinación de correspondencia:

 Su documento principal
 Su origen de datos
 El documento combinado

Encontrará más información sobre cómo usar datos de Excel para combinar
correspondencia en el vídeo siguiente, que forma parte de un curso de
aprendizaje: Optimizar la combinación de correspondencia.

Paso 1: Preparar los datos en Excel para la combinación de correspondencia

El paso más importante del proceso de combinación de correspondencia es

configurar y preparar los datos. Deberá usar su hoja de cálculo de Excel como origen
de datos de la lista de destinatarios.

Aquí encontrará algunas sugerencias para preparar los datos para una combinación
de correspondencia. Asegúrese de lo siguiente:

 Los nombres de columna en la hoja de cálculo coinciden con los nombres de campo
que desea insertar en la combinación de correspondencia. Por ejemplo, para dirigirse
a los lectores por su nombre en el documento, deberá separar columnas de nombre
y apellidos.
 Todos los datos que se combinarán están presentes en la primera hoja de la hoja de
cálculo.
 Las entradas de datos con porcentajes, monedas y códigos postales tienen el
formato correcto en la hoja de cálculo para que Word pueda leer correctamente los
valores.
 La hoja de cálculo de Excel que se usará en la combinación de correspondencia se
almacena en su equipo local.
 Los cambios o adiciones en la hoja de cálculo se completan antes de que se conecte
a su documento de combinación de correspondencia en Word.
 Paso 2: Iniciar la combinación de correspondencia

1. En Word, elija Archivo > Nuevo > Documento en blanco.

2. En la pestaña Correspondencia del grupo Iniciar combinación de
correspondencia, elija Iniciar combinación de correspondencia y el tipo de
combinación que quiere ejecutar.

3. Elija Seleccionar destinatarios > Usar una lista existente.

4. Busque su hoja de cálculo de Excel y luego elija Abrir.

5. Si Word se lo solicita, elija Hoja1$ > Aceptar.
 Nota: De esta forma, la hoja de cálculo de Excel queda conectada al documento de
combinación de correspondencia que esté creando en Word.

Editar la lista de distribución de correo

Puede limitar quién recibe el correo.

1. Elija Editar lista de destinatarios.

2. En el cuadro de diálogo destinatarios de combinación de correspondencia,

desactive la casilla junto al nombre de cualquier persona que no desee que reciba
sus correos.

Paso 3: Insertar un campo de combinación

Puede insertar uno o más campos de combinación de correspondencia para que

obtengan la información de su hoja de cálculo y la inserten en el documento

Para insertar un bloque de direcciones para un sobre, una etiqueta, un mensaje

de correo electrónico o una carta
1. En la pestaña Correspondencia del grupo Escribir e insertar campos, elija Bloque
de direcciones.

2. En el cuadro de diálogo Insertar bloque de direcciones, elija un formato para el

nombre del destinatario, tal como aparecerá en los sobres.

3. Elija Aceptar.
4. Elija Archivo > Guardar.

Para insertar una línea de saludo en un mensaje de correo electrónico o una

carta

1. En la pestaña Correspondencia del grupo Escribir e insertar campos, elija Línea de

saludo.
2. En el cuadro de diálogo Insertar línea de saludo, haga lo siguiente:
o En el formato de la Línea de saludo, cambie el saludo si es necesario seleccionando
el saludo (Estimado es el predeterminado), el formato del nombre del destinatario
y la puntuación final (el valor predeterminado es una coma).

o En Línea de saludo para nombres de destinatarios no válidos, elija una opción en

la lista de saludos.
3. Elija Aceptar.
4. Elija Archivo > Guardar.

Para insertar datos de una hoja de cálculo en un mensaje de correo electrónico

o una carta

1. En la pestaña Correspondencia del grupo Escribir e insertar campos, elija Insertar

campo de combinación.
2. En el cuadro de diálogo Insertar campo de combinación, en Campos, elija un
nombre de campo (nombre de columna en la hoja de cálculo) y elija Insertar.
3. Repita el paso 2 según sea necesario y elija Cerrar cuando haya terminado.
4. Elija Archivo > Guardar.

Para obtener más información acerca de agregar campos de la hoja de cálculo en el

documento de combinación, consulte Insertar campos de combinación de
correspondencia. Además, si está interesado en obtener más información acerca de
las opciones para configurar el mensaje de correo electrónico, consulte Combinación
de correos electrónicos en Word.

Paso 4: Obtener una vista previa y finalizar la combinación de correspondencia

Después de insertar los campos de combinación de correspondencia que desee,

obtenga una vista previa de los resultados para confirmar que el contenido sea
 correcto y ya estará listo para completar el proceso de combinación de
correspondencia.

1. En la pestaña Correspondencia, elija Obtener una vista previa de los resultados.

2. Elija los botones de registro Siguiente o Anterior para desplazarse a través de

los registros en el origen de datos y ver cómo aparecerán los registros en el
documento.
3. En el grupo Finalizar, elija Finalizar y combinar e Imprimir documentos o Enviar
mensajes de correo electrónico.

Paso 5: Guardar la combinación de correspondencia

Al guardar el documento de combinación de correspondencia, se mantendrá

conectado al origen de datos. Puede volver a usar el documento de combinación de
correspondencia para su próxima correspondencia en masa.

 Abra el documento de combinación de correspondencia y elija Sí cuando Word le

pregunte si desea mantener la conexión.
 TABLE DE CONTENIDOS DE ILUSTRACIONES Y INDICES

Los índices y tablas de contenidos sirven para ayudar al lector a encontrar lo que está
buscando. Word llama tabla de contenido a lo que en España conocemos simplemente como
índice y Word llama índice a lo que nosotros llamamos índice alfabético. En el punto siguiente
aclararemos más las diferencias entre índice y tabla de contenido.

Los índices y tablas de contenidos son muy útiles cuando estamos trabajando
con documentos extensos. De un documento bien planificado y estructurado podemos
extraer una tabla de contenidos que facilite enormemente la localización rápida de algún punto
importante del documento.

Al crear los índices debemos intentar reflejar la estrucura del documento y colocar todos los
términos importantes del documento, para que posteriormente los lectores puedan
encontrarlos.

En esta unidad también veremos cómo crear tablas de ilustraciones, gráficos y tablas, que
nos permitirán organizar estos elementos en tablas que facilitarán su búsqueda y consulta por
parte de los lectores.

17.2. Conceptos básicos

Índice: Un índice es una lista de palabras y el número de página donde se encuentra dicha
palabra. El índice está ordenado alfabéticamente. Como ya dijimos, Word llama a índice lo que
normalmente nosotros llamamos índice alfabético o glosario. Utilizaremos la misma
nomenclatura que Word. El índice se suele colocar al final de un libro para encontrar términos
importantes de manera rápida y sencilla. En la imagen podemos ver parte de un índice.

Tabla de contenido: Una tabla de contenido es un reflejo de la estructura de un documento

y contiene los títulos de los temas y subtemas que forman el documento. Una tabla de
 contenidos puede contener o no el número de página y puede establecerse un enlace directo a
los puntos contenidos en la tabla. La tabla de contenido suele figurar al principio de un libro y
es lo primero que miramos cuando queremos saber qué temas tratará. Si hemos dado a los
títulos del documento un formato que incluya los niveles de esquema (Ver Unidad 15) casí
tendremos construida la tabla de contenido. En la imagen podemos parte de una tabla de
contenido.

Podemos comprobar que se parece mucho a los esquemas vistos anteriormente, pero si
vamos a imprimir el documento necesitaremos insertarle una tabla de contenido ya que los
esquemas no dejan de ser una vista que está sólo disponible en la versión digital del documento.

17.3. Insertar marcas de índice

Para crear un índice debemos revisar el documento y crear todas aquellas entradas que
deseemos que posteriormente aparezcan en nuestro índice.

Existen dos formas de marcar las entradas del índice:

De forma automática:

Para crear una entrada de marcas de índice automáticamente debemos crear un nuevo
documento donde tendremos todas las marcas de índice.

El nuevo documento debe tener las siguientes características:

- Una tabla de 2 columnas y tantas filas como términos tenga el índice.

- En la primera columna debemos tener las entradas del documento original que queremos
tener en el índice. Las frases o palabras de las entradas deberán ser exactas, por ejemplo, si
el título en el documento es Capítulo 2. Tipos de vehículos en la columna tendremos que
escribir ese texto idénticamente, si escribiéramos capítulo 2. Tipos de vehículos no sería
correcto ya que la c está en minúscula y la i no está acentuada y por tanto la tomaría como otra
frase.

- En la segunda columna debemos introducir el texto que deseemos que aparezca en el

índice.

- También podemos definir subíndices en el índice, por ejemplo, podemos querer tener dentro
del Capítulo 2 una subentrada llamada Vehículos de motor entonces en la segunda columna
pondremos Capítulo 2. Tipos de vehículos: Vehículos de motor, los dos puntos ":" indican
que es un subíndice de Capítulo 2.

- Deberemos hacer estos pasos por cada entrada que queramos que aparezca en el índice.

- Una vez confeccionada la tabla guardaremos el documento de forma normal.

Nota: Para tener los 2 documentos abiertos a la vez y poder copiar texto de uno a otro
podemos utilizar la opción de la pestaña Vista > Ver en paralelo.

Cuando tengamos el documento de entradas creado podemos marcar las entradas del
documento automáticamente.

- Abrimos el documento a marcar.

- Vamos a la pestaña Referencias y hacemos clic en el botón Insertar índice .

Aparece el diálogo de Índice.

 - Hacemos clic en el botón Automarcar...

Aparece un diálogo para seleccionar el fichero donde tenemos el listado.

- Seleccionamos el fichero que hemos creado y pulsamos Abrir.

El cuadro de diálogo se cerrará y observaremos cómo Word a incluido unas marcas en

nuestro texto.

Una vez tenemos el texto marcado, sólo hace falte crear el índice como veremos en el
siguiente apartado.

De forma manual:
 Para crear las marcas de forma manual debemos seguir los siguientes pasos:

- Comenzando desde el principio del documento selecciona las frases o

palabras que vayas a añadir al índice o sitúate en el punto donde vayas a
insertar una marca.

- Accede a la pestaña Referencias y haz clic en el botón Marcar entrada o

presiona la combinación de teclas Alt + Shift + X.

- Aparece el diálogo Marcar entrada de índice. Si habíamos seleccionado

el texto aparecerá ya escrito en el recuadro Entrada, en caso contrario
debemos introducirlo ahora. Este recuadro Entrada es el que posteriormente
aparecerá en el índice.

Podemos crear Subentradas de la Entrada principal, las subentradas aparecerán debajo de

la entrada principal y sangradas a la derecha. Las subentradas se utilizan cuando una entrada
principal tiene términos estrechamente relacionados con ella que también aparecen en el
documento.

Por defecto el marcador se refiere a la página actual, podemos crear una referencia
cruzada (se estudiará en la siguiente Unidad) o hacer referencia a unintervalo de páginas.
 Podemos hacer que el número de página tenga el formato de negrita y cursiva.

Pulsamos Marcar para que se lleve a cabo el marcado.

Para continuar con el resto de marcas no es necesario cerrar este diálogo.

Hacemos clic sobre el documento y nos desplazamos hasta la siguiente frase o palabra que
deseemos marcar. La seleccionamos y nos vamos al diálogo de Marcar entrada de índice, en
el momento en que esté activo el diálogo la frase de entrada se actualiza, pulsamos en Marcar y
así con todas las marcas.

Cuando terminemos presionamos sobre el botón Cerrar.

17.4. Insertar índice

Una vez tenemos todas las marcas ya definidas, bien haya sido manual o automáticamente,
podemos crear el índice.

Para insertar el índice debemos situarnos en el lugar donde lo queramos situar, al inicio del
documento, al final o donde deseemos. Tradicionalmente se suele poner al final del documento.

Accedemos a la pestaña Referencias y hacemos clic en el botón Insertar índice, aparecerá

un cuadro de diálogo Índice como el que vemos en la imagen.

Si tenemos subentradas podemos elegir Tipo. Con sangría, si queremos que aparezcan
debajo de la entrada principal o Continuo si preferimos que las subentradas aparezcan a la
derecha.
 En formatos podemos seleccionar el estilo que tendrá el índice.

Una vez definidas las opciones del cuadro de diálogo pulsamos Aceptar y se generará el
índice.

Un ejemplo de cómo sería un índice lo tenemos en la imagen de abajo.