REUNION SALAS DE CIRUGIA – INSTITUTO NACIONAL DE CANCEROLOGIA

Fecha Reunión: 19-01-2018 Hora: 18:00 pm

Objetivo:
Revisar temas puntuales de las funciones del personal y procesos en Salas de Cx del INC.
Asistentes:
Jemmi Rivera: Auxiliar Junior Servicios Farmacéuticos
Patricia Villamil: Auxiliar Junior Servicios Farmacéuticos
Lady Montero: Auxiliar Junior Servicios Farmacéuticos
Darwin Chona: Auxiliar Servicios Farmacéuticos SENIOR
Alejandra Vanegas : Auxiliar Junior Servicios Farmacéuticos

TEMAS TRATADOS

1. Descarga fórmulas de facturación y socialización en las respectivas carpetas de archivo.

2. Conteos consignación y alto costo.
3. Punteo de protocolos.
4. Aprovisionamiento de la Farmacia y surtida de productos.
5. Conteos de fin de semana y actualización de Inventarios.
6. Entrega de medicamentos No pos y Consignación.
7. Cambios de Turno.
8. Inventario Fines De Semana modulo
9. Aclarar las funciones de la aprendiz de apoyo
10. Toma de temperatura
11. Retomar la entrega de turno con la información detallada de la novedades presentadas en
el turno
 1. Descarga fórmulas de facturación y socialización en las respectivas carpetas de
archivo.
Se aclara la manera en que se debe gestionar el proceso de escáner de la facturación
correspondiente a la programación quirúrgica, buscando que el grupo de trabajo sea conciso, claro
y todos tengamos las mismas rubricas de manejo de la documentación, así tener más control sobre
nuestros archivos.
2. Conteos Consignación y alto costo.
Debido a que los conteos son de vital importancia para mantener un control sobre el
inventario, los Auxiliares exponen que se está dejando de contar la totalidad de los
productos y se están omitiendo pasos importantes en este tema.

3. Punteo protocolos:
 Según auditorías realizadas con anterioridad por parte de la Jefatura de la farmacia se ha
detallado que en el momento de la punteada de los protocolos que salen en el día, no se
cobran algunos productos y el personal encargado “noche” al no verificar bien omite el
dicho cobro y después recibimos la información por parte de facturación y se nos hace más
complicado realizar las aperturas de las cuentas ya facturadas.
4. Aprovisionamiento de la Farmacia y surtida de productos :
 Se generan dudas de la cantidad de productos que debemos tener en la farmacia y de igual
manera el volumen de almacenamiento, se sugiere realizar el pedido general más grande
para evitar entre semana realizar tanta reserva y que el Funcionario que este de turno el
día de la recepción del pedido, acomode las cajas de tal manera se mas cómodo su
respectiva dispensación y rotación.

5. Conteos de fin de semana y actualización de inventarios :

 Es necesario retomar los conteos preventivos los fines de semana para que subamos los
estándares de confiabilidad.
6. Entrega de medicamentos No pos y consignación :
 Por orden del Sub Director Médico no se pueden dispensar sin formula No pos previa a la
cirugía los siguientes medicamentos: ( Oxitetraciclina, Nitrofurazona y ningún sellante
Fibrilar) debido a los inconvenientes presentados por parte del grupo medico el cual se
retira de los quirófanos sin realizar la documentación requerida y afecta el proceso de
facturación; el aprendiz no debe dispensar ningún producto de consignación ni controlados.
7. Cambios de turno :
 A raíz de la sobre carga laboral referida en la pasada reunión los turnos de 12 horas en la
noche continuas están descartados sin una justificación valida, soportada y realmente
necesaria ya que los Funcionarios no tendrían el tiempo necesario para descansar y volver
a sus actividades con toda la energía que se requiere para las tareas del turno de noche.
  Frente a los diferentes puntos de vista expuestos en la reunión por cada uno de los
funcionarios y de acuerdo a los ajustes operativos el personal indica que se comprometen
a:
 Mantener la farmacia surtida y reportar las novedades de los productos que están
bajo la supervisión de cada uno “tramos” los cuales quedaron divididos de la
siguiente manera:
 Alejandra Vanegas: Consignacion , Nevera y Alta rotación # 5
 Patricia villamil: Consumo y Alta rotación # 3
 Lady montero: Suturas y Alta rotación # 6, Alto costo
 Jemmi Rivera: Sondas, y Ampollas.

 Hacer caso omiso a la información no oficial que se genere con respecto a sus
compañeros o procesos del área y que no esté confirmada por las jefaturas
inmediatas.
 Generar compromiso de enseñanza y aprendizaje con el personal más nuevo del
grupo.

 Mejorar los procesos de comunicación al interior del equipo de trabajo y con sus
jefaturas inmediatas.

Tareas:

 Realizar planillas para control de monitores y productos con hoja de ruta.

 Solicitar espacio para capacitación para el personal más nuevo de Salas de
Cirugía.
 Iniciar los conteos de control los fines de semana.
 Retroalimentación de archivos en los computadores de la farmacia.