Lección #2 - Planifica Tu Proyecto - Define Sus Especificaciones

1/4/2019 Lección #2 - Planifica tu proyecto: define sus especificaciones - Gestor de proyectos online
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Índice
Prepara tu proyecto: Una reunión de arranque con sustancia

PASO 01: Lo primero que necesitamos aclarar es «¿Desde dónde partimos?»
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Paso 02: ¿Quién y para qué se va a utilizar nuestro producto?
PASO 03: Entender contra qué nos enfrentamos
PASO 04: De ne los claims
PASO 05: Explica cómo vamos a conseguir lo que necesitamos
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Mis recomendaciones
En la próxima lección…
¿Preguntas? ¡No te cortes! Respondo a todas ✌
PREPARA TU PROYECTO: UNA REUNIÓN DE

ARRANQUE CON SUSTANCIA
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No hay reunión más importante y a la que le podamos sacar mejor rentabilidad que el
Kick-o o arranque de un proyecto. Sin embargo, en muchas ocasiones no se le da la
importancia necesaria a este momento. Es una pena. Gracias al Kick o time, podemos
ahorrarnos muchos malentendidos y alinear muchas expectativas. O lo que es lo
mismo, ahorrar tiempo, dinero y esfuerzo para alcanzar el objetivo general de una
empresa.
En la mayoría de los inicios de proyecto desconocemos muchas de las cosas que

queremos conseguir. No importa porque para eso es el proyecto, para ir aprendiendo.
Piensa que la cantidad de información que tienes es inversamente proporcional a la
incertidumbre que deberás gestionar en tu proyecto y hasta que no tengamos el
producto nal, ni sabremos la mayoría de las respuestas.
Dependerá de las etapas de la planeación del proyecto. En la primera, el conocimiento de

embarque puede orientarse a lo que trataré en esta lección.
Hacer una reunión de arranque —o en su defecto, una presentación de arranque— nos

ayuda en diferentes niveles a:
— Crear un contexto común para todo el equipo con el que desarrollaremos el proyecto.
— Ser conscientes de las cosas que todavía no sabemos.
— Mediemos el nivel de incertidumbre que somos capaces de aceptar al iniciar cada

proyecto.
— Averiguar si tenemos la información su ciente para empezar a llevar a cabo el

proyecto.
— Pondremos en común la información para reducir la incertidumbre de todo el equipo y

transmitir seguridad en el resultado.
— Preparar la reunión con un determinado patrón, nos ayudará a completar la

información que nos permitirá crear una metodología común en todos los proyectos. Y es
que gracias a esta metodología podremos optimizar y mejorar para futuros proyectos.
Como puedes ver, una reunión de arranque tiene dos nalidades claves: estratégica y
técnica. Sin embargo, el n que considero más importante es el social. Crear equipo y dar
una herramienta fantástica para que todo el mundo pueda empezar a trabajar con la
máxima información posible.
PASO 01: LO PRIMERO QUE NECESITAMOS

ACLARAR ES «¿DESDE DÓNDE PARTIMOS?»

Para eso es importante hacerse algunas preguntas que nos ayudarán a contextualizar el
producto y tener un punto desde el que empezar a trabajar. Aquí tienes algunas de las
preguntas que, a mí en particular, me sirven para preparar el arranque de cada proyecto
en Sinnaps.
¿Cuáles son los objetivos principales del proyecto?
Entre los objetivos generales y especí cos de un proyecto, están los principales que
utilizaremos en el Kick o time. Estos debemos de nirlos de la forma más clara, medible y
CONCRETA posible. Un proyecto tiene diferentes dimensiones: a nivel de producto, sobre
la metodología de producción, o si nos referimos a la manera en la que se trabaja en la
empresa.
Intenta diferenciar entre:
— Objetivos Must Have: debemos conseguir obligatoriamente.
— Objetivos Nice to Have: estaría bien conseguir siempre que sea compatible con las
especi caciones del proyecto.
Es conveniente no contemplar demasiados objetivos, y no olvidar nunca el objetivo

general de un proyecto. De lo contrario, nuestros propósitos quedarán más difusos en un
proyecto más complejo, añadiendo así una mayor incertidumbre.
¿Cuál es la oportunidad/necesidad que queremos cubrir?
Para saber cómo hacer un objetivo general de un proyecto, debes describir la

oportunidad de negocio o necesidad que hace nuestro proyecto sea necesario para
aquellos que van a usar nuestro producto nal. Para ayudar entenderlo también a un
nivel estratégico, intenta relacionarlo con proyectos pasados y explicarlo dentro de la
estrategia de empresa. Esta pregunta es sobre todo para contextualizar y para que todo
el proyecto entienda por qué es importante para la empresa.
¿Cómo vamos a implementar el resultado?
Explica el uso que se le va a dar al producto en un primer término. Todo el mundo debe
poder imaginarse cómo va a ser aplicado el trabajo que va a hacer. De modo que, podrá
contestar a muchas dudas venideras. Esto nos permitirá reducir interrupciones y
aumentar la velocidad de trabajo y productividad del equipo.
¿Qué límites tenemos para trabajar?
Conocer los límites de nuestra intervención desde el principio simpli ca el trabajo para
todos. Es muy molesto cuando una persona hace algo según su criterio y luego se
descarta por cuestiones ajenas. O cuando dedicas tiempo a descubrir algo y nos dicen
«Sí, sí, ya lo sabía». Y entonces pensamos: «¿Por qué no lo ha dicho antes? He perdido el
tiempo y se podría haber evitado».
Por estos motivos, es necesario de nir las tecnologías que se deben utilizar, conocer
legislaciones que pueden poner en peligro el éxito del proyecto, saber qué proveedores no
podemos contactar, etc. De esta manera, todo el equipo estará preparado imprevistos y
se evitarán frustraciones.
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PASO 02: ¿QUIÉN Y PARA QUÉ SE VA A UTILIZAR

NUESTRO PRODUCTO?

¿Quién es nuestro target?
El público objetivo o target es la persona, empresa, o entidad a la que va enfocado

nuestro producto. Para de nirlo, intenta acumular en pocas palabras, los datos que
describan a tu target de forma generalista y con datos cualitativos. A estas alturas no
necesitas tenerlo de nido en detalle, pero sí tener una primera idea.
Por ejemplo, Sinnaps es una

herramienta de gestión de proyectos y
en nuestro caso, tenemos diferentes
targets en los que debemos
enfocarnos. Algunas de nuestras
funcionalidades como el chat o la
gestión de subtareas están orientadas
a los miembros del equipo; la
plani cación o la gestión de recursos, a
los Project Managers (PM); y otras
como el Roadmap o portfolio de
proyectos, a los directivos dentro de la
empresa que lidian con diferentes
proyectos.
El equipo mantiene los proyectos al

día. De esta manera, aporta valor al
PM. El PM es quien coordina y toma decisiones del proyecto, controlando su avance y sus
riesgos, y aportando valor al gestor de la empresa. Por último, el gestor de la empresa es
quien decide si utilizar Sinnaps o no.
Como puedes ver, tenemos diferentes targets con diferentes funciones. En esta
primera fase, es clave que orientemos nuestro producto hacia cada uno de ellos, ya que
el conjunto de todos, será el que haga girar la rueda. Sin embargo, cada uno tiene
necesidades diferentes, por lo que debemos tener claro a quién dirigirnos y en qué
momento.
¿Cuándo se va a usar nuestro producto?
Explica en qué circunstancias físicas, temporales y ambientales va a ser utilizado el

producto nal del proyecto. O lo que es lo mismo, ¿en qué circunstancias se va a ver cada
uno de nuestros targets a la hora de usar el resultado de nuestro proyecto?
Por ejemplo, si estamos desarrollando un servicio determinado, necesitaremos conocer su

contexto. Para esta respuesta podemos plantear diferentes escenarios o, incluso, es
aconsejable escribir un pequeño relato describiendo la situación. Plantéatelo como una
historia que le estás contando a alguien. Mucha de la información que compartimos en
esta fase, podemos hacerlo utilizando técnicas del conocido como Story Telling. ¡Nos
entusiasman las historias! ;D
Además, ya sabemos nuestro target, nuestras limitaciones y conocemos los objetivos que
queremos conseguir. Así que usa las respuestas a las preguntas anteriores para crear
diferentes relatos o esceni car historias en las que se usará el producto.
En el caso de Sinnaps, el uso de la plani cación por parte del PM para simular escenarios,
nos condujo a la creación del Modo de pruebas. Además, las necesidades de usabilidad
de aquellos usuarios que tan solo necesitan ver lo que hay que hacer y validar tareas, nos
condujo al desarrollo del tablero de actividades o tablero Kanban.
En muchas ocasiones, la creación de esos relatos nos aportará mucho valor a la hora de
proponer soluciones, según el objetivo que queremos alcanzar.
PASO 03: ENTENDER CONTRA QUÉ NOS

ENFRENTAMOS

¿Qué competencia directa va a tener nuestro producto?
En este caso, se trata de seleccionar nuestras referencias que una vez más, nos van a
ayudar a contextualizar el entorno funcional en el que se va a desarrollar nuestro
producto.
Para ello, reúne todos los productos con los que te gustaría comparar funcionalmente el
tuyo. No solo me re ero a posibles “competidores”, sino también puedes incluir otros
productos o proyectos en los que habéis trabajado. Incluso, versiones anteriores,
proyectos que cubren algunos de los mismos aspectos de tu proyecto. Haz referencias en
cuestiones de:
— Coste
— Funcionalidades
— Tecnología
— Necesidades a cubrir
Asegúrate de que siempre queda claro el dato a comparar. Llegados a estas alturas, sí
que debemos aportar datos cuantitativos de los otros productos. Así pues, no olvides
destacar el rendimiento nal del producto con información estadística y cuantitativa. De
esta manera, hacemos hincapié en el aspecto concreto con el que nos queremos
comparar y sabremos cuál exactamente es nuestro dato comparativo o Benchmark,
incluso cuál es nuestro KPI.
No hace falta que te extiendas demasiado en ello. Ten en cuenta que, esto lo hacemos
para informar al equipo. Recuerda que para entrar en detalle, ya existen otras
herramientas, como los estudios de mercado.
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PASO 04: DEFINE LOS CLAIMS

Como colofón de una buena reunión de arranque es importante de nir unos Claims. En
este punto, puedes utilizar al equipo para crear algunos de ellos y fomentar la creatividad
y la cooperación.
Se trata de una práctica más común en productos comerciales. Sin embargo, creo que es
conveniente extrapolarlo a la gestión de proyectos. Esto ayuda a explicar el valor que va
a aportar el resultado nal de forma muy concreta. Y puede llegar a crear un momento
divertido para el equipo.
Un Claim es una frase sobre las cualidades de nuestro producto, como si éste estuviera
terminado. Algunos ejemplos podrían ser: «nuestro nuevo software va a ser el más rápido
del mercado», «la tienda será más barata que un todo a cien», u otras más cualitativas
como «la nueva fábrica será modular y adaptable».
No es necesario que se trate de aspectos medibles y alcanzables. Ni siquiera tienen por

qué estar alineados con la estrategia comercial o estrategia. Su función en este momento,
es hacerse una idea de lo que el PM espera conseguir. Lo que ayudará a responder
preguntas y priorizar actividades del desarrollo.
Si nuestro claim interno es: «este producto es más barato que un todo a cien», cuando
dudemos entre dos opciones de desarrollo sabremos que debemos ir a la que tenga un
menor impacto en el precio nal.
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Otro ejemplo, podría ser si nuestro claim es: «las nuevas o cinas de atención al cliente
serán como entrar en un SPA». Podemos hacernos una idea muy clara de la sensación
que debemos conseguir y nos ayudará a buscar los acabados necesarios.
Asegúrate de que cada uno de los objetivos Must have, que hemos de nido previamente
en el paso 01, está representado por, al menos, uno de los claims.
PASO 05: EXPLICA CÓMO VAMOS A CONSEGUIR

LO QUE NECESITAMOS

Para esta parte, es importante tener un borrador de la plani cación a un nivel estratégico.
A estas alturas, no necesitas una plani cación detallada porque no vale la pena y las
incógnitas todavía pueden ser muchas.
En Sinnaps, por ejemplo, tenemos proyectos de desarrollo relativamente largo. Cada año
abrimos un proyecto nuevo de desarrollo donde sólo de nimos aspectos estratégicos y, a
medida que avanzamos, vamos de niendo las acciones a corto plazo con periodo
máximo de unas tres semanas. De esta manera, podemos ajustar imprevistos y tener una
idea aproximada de cómo lo que estamos haciendo va a afectar a medio y largo plazo.
Piensa que, ahora, a la gente tan solo le interesa saber si tienes una idea realista del
trabajo que hay que hacer y las fechas aproximadas del momento en el que van a tener
que estar trabajando y en qué.
El tiempo de plani car en detalle todavía no ha llegado. Eso lo veremos en las próximas
lecciones de este curso online de gestión de proyectos. Para una plani cación en la etapa
previa, basta con reunir los siguientes aspectos:
— Duración total del proyecto.
— Recursos y costes totales.
— Fases que de nen aproximadamente en qué aspectos generales vamos a trabajar a lo

largo del proyecto.
— Hitos principales y a qué vamos a enfrentarnos en cada uno
— Equipo y responsabilidades de cada uno.
Todo esto podría parecer demasiado generalista. Sin embargo, ten en cuenta que todavía
no dispones de mucha información detallada. Aún no has discutido los aspectos
concretos del proyecto con cada responsable. Además si lo haces, es posible que la
presentación se convierta en una reunión de plani cación y eso es algo que no quieres
hacer con todo el equipo a la vez. Más adelante, podrás hacer reuniones de seguimiento
en las que realizar una adecuada evaluación de proyectos.
Asimismo, plani car un proyecto es algo que puede requerir semanas o incluso meses, y
no es necesario ni posible tenerlo claro antes de hablar con cada responsable. No hace
falta tenerlo de nido para empezar. El proyecto puede empezar mientras tú vas
concretando la información.
Si quieres más información acerca de las reglas que puedes seguir para plani car un
proyecto puedes leer mi artículo: 6 reglas para plani car proyectos.
¡DESCÁRGATE GRATIS LA PLANTILLA PARA

UTILIZAR EN TU REUNIÓN KICK-OFF!

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En nuestro caso, creamos una actividad que se llame Reunión Kick-o y agregamos al

equipo que participará en ella. Cuando tenemos las sub-tareas hechas, o en este ejemplo
sirven también de objetivos, las validamos. Así lo hacemos:
MIS RECOMENDACIONES

Recuerda que la reunión de arranque del proyecto tiene un carácter social muy
importante. Por este motivo, me gustaría darte algunas recomendaciones según mi
experiencia:
1/ Intenta que todo el equipo asista a la reunión, preferiblemente en persona si es

posible. No nos olvidemos de que esta reunión tiene un n social. Comunicarse. Por eso,
aprovecharemos para hacer que todo el equipo se conozca y romper el hielo. Van a tener
que trabajar entre ellos, por lo que, cuanto antes se conozca el equipo y se ponga cara
será mucho mejor.
Cuando he trabajado en equipos grandes con personas a las que nunca había visto,
siempre me ha dado más pereza enviarles preguntas o comunicarme con ellas. Y eso al
nal acaba afectando al resultado del proyecto.
Para esto puedes llevar a cabo técnicas o juegos sociales con el n de distraer y romper
el hielo, mientras aprovechas para fomentar la creatividad del equipo. Puede parecer
fuera de lugar, pero ése es precisamente el objetivo. Cuanto antes se supere ese
momento de vergüenza inicial será mejor. No dudes en buscarlo y resolverlo con humor.
Te animo a que eches un vistazo a este vídeo de Tim Brown. Muy bueno!
El CEO de “innovation and design” rm IDEO nos explica la importante relación entre el
pensamiento creativo y el juego. De hecho, se pone a jugar en la sala de conferencias.
Algunas cosas las puedes practicar, otras ten algo de cuidado. Te lo agradecerá tu
vecino… 😉
Tim Brown: Tales of creativity and play
2/ Si puedes, haz la reunión fuera de tu lugar de trabajo y en un terreno neutral.

Además, cuando salimos de nuestro entorno de trabajo tendemos a estar más receptivos
y nos salimos de los patrones preestablecidos que desarrollamos en el trabajo. Por último,
al irnos del lugar de trabajo hará que tengamos menos interrupciones y la gente se podrá
centrar en entender lo que se va a pedir de ellos durante el trabajo.
3/ Y lo más importante, bien de café y azúcar!!
En la reunión de arranque quieres que la gente

haga muchas preguntas y sea proactiva. Para
eso quieres cerebros activos y nada mejor que
el café y el azúcar. Además, pretendes que estén
atentos para entender y preguntar, por lo que
no conviene pasar más de hora y media sin
descansar.
Haz descansos de 15 minutos cada hora y

media e intenta que todo sea lo más dinámico
posible. No olvides que cada uno piensa a su
manera y saben mucho más que tú. Por lo que,
es posible que hayas pasado cosas por alto.
Lo mejor que puede pasar es que se hagan

preguntas que nadie pueda contestar y para
eso es indispensable que nadie se aburra durante demasiado tiempo. Cada pregunta que
no sepas contestar es un problema que no habías contemplado y un paso menos para
reducir la incertidumbre.
EN LA PRÓXIMA LECCIÓN…

En la siguiente lección veremos cómo plani car de manera realista. No todos los Project

Managers lo saben hacer… ¿sabías que un 70 por ciento aprox. de los fracasos de los
proyectos son porque sus plani caciones no eran realistas? En el siguiente tema, te
explicaré cómo enfrentarse a plani caciones realistas y hacerlo de la mejor forma. Puede
ser más fácil de lo que crees. ¡No tengas miedo! 😉

Lección #2 - Planifica Tu Proyecto - Define Sus Especificaciones

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— Preparar la reunión con un determinado patrón, nos ayudará a completar la

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Es conveniente no contemplar demasiados objetivos, y no olvidar nunca el objetivo

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PASO 02: ¿QUIÉN Y PARA QUÉ SE VA A UTILIZAR

¿Quién es nuestro target?

El público objetivo o target es la persona, empresa, o entidad a la que va enfocado

Por ejemplo, Sinnaps es una

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3/ Y lo más importante, bien de café y azúcar!!

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En la siguiente lección veremos cómo plani car de manera realista. No todos los Project

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