SISTEMA ADMINISTRATIVO

El Sistema Administrativo de una organización constituye el medio a través del cual las
decisiones de política o estratégicas adoptadas por los niveles superiores de la misma, se
concretan en una serie de múltiples decisiones que resuelven casos individuales y que a
través de la conformación de rutinas de trabajo van configurando la actividad
administrativa total de la Organización.

Es a través del Sistema Administrativo que se trasmiten, registran y conservan los

soportes de información mediante los cuales se comunican documentadamente las
decisiones que impulsan los actos físicos, (Comprar, vender, pagar, cobrar, etc.); además
se lo utiliza para recoger los datos de las fuentes productoras de los mismos, elaborarlos
y retransmitirlos a los centros de decisión, para que tengan conocimiento de los resultados
de la ejecución de sus órdenes, cerrando de esta manera el circuito de retorno, conocido
como proceso de control.

OBJETIVOS

Un buen sistema administrativo, es aquel que permite el funcionamiento organizado de

la empresa sin intervenciones espectaculares y esporádicas de personas providenciales o
“salvadores” de la organización.

Cuando los sistemas administrativos cumplen con los siguientes objetivos o condiciones,
se puede decir que cumplen con su función primordial que es la de permitir que las
políticas y estrategias de la organización tengan concreción real alcanzando los objetivos
y resultados planteados:

1) Las operaciones deben ejecutarse en el momento en que se las necesita. Todos los actos
tienen que llevarse a cabo dentro del plazo planeado o considerado óptimo para su
concreción.

2) El costo del sistema debe insumir la menor cantidad de recursos posible. Un sistema
administrativo es eficiente cuando además de cumplir con sus funciones requiere una
erogación menor para operarlo que los beneficios que genera su ejecución. Es posible
observar que existen sistemas administrativos que por su alto costo pueden llegar a
perjudicar la economía de la empresa.
3) Hace posible el desarrollo de los procedimientos administrativos con un alto grado de
seguridad. Cuando se ejecutan actos administrativos generalmente se movilizan
físicamente bienes de propiedad de la empresa. Los sistemas deben garantizar que esos
recursos utilizados son correctamente utilizados por los miembros de la organización,
asegurando la preservación del patrimonio empresario frente a errores y/o malversaciones
que puedan cometerse. Un sistema no será eficiente cuando permita filtraciones en el uso
correcto de los bienes propiedad de la organización, o de los tiempos u horas del personal
en otras actividades distintas a las que funcionalmente les corresponda y por las que está
pagando la empresa.

4) Produzca la información necesaria para que los diversos niveles de la organización

puedan actuar, tomando las decisiones adecuadas frente a los acontecimientos que se
vayan produciendo. Es decir que, en forma simultánea al desarrollo cotidiano, rutinario
de cada operación o acto administrativo, el sistema administrativo debe ir estructurando
la pirámide de datos que debidamente resumidos y compilados periódicamente
proporcionen los elementos que satisfagan a la vez todos los requerimientos de
información: de supervisión y control, de información gerencial, legales, impositivos,
etc., abarcando en forma completa a todos los diferentes niveles jerárquicos de la
organización. Esto implica un gran esfuerzo de coordinación y compatibilización de los
diferentes requerimientos de información, tanto en la forma como en los plazos de
proceso, pero tiene como resultado el hecho que se evita la duplicidad en el procesamiento
de datos iguales o similares para satisfacer diversas necesidades de información. Lo
clásico en las empresas es separar “lo administrativo” de “lo contable”; asimilando el
primero a lo cotidiano, por ejemplo, llevar los saldos de banco en registros a disposición
del Tesorero para poder disponer de los fondos allí depositados. “Lo contable”, viene
posteriormente, como una forma de cumplir con la información jurídica, legalmente
exigible, y la gerencial. Esta dicotomía obliga a realizar trabajos de registración dobles,
y lo que es más grave, al no tener que mantener uno de los procesos al ritmo de las
operaciones después surgen diferencias que insumen tiempos y costos adicionales para
conciliarlas. Lo razonable es pensar que la información es una sola, que debe poder cubrir
las necesidades diarias, (llamadas administrativas), y las permanentes, (llamadas
contables).

CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

1) Las tareas administrativas pueden repetirse un sinnúmero de veces sin aportar
elementos positivos al funcionamiento de la organización. Por Ejemplo: En un proceso
productivo a nadie se le ocurriría agregar materia prima y o procesos a la fabricación de
un tornillo. Ello es obvio. Sin embargo, en una tarea administrativa, diversos empleados
pueden manipular una misma información a través del tiempo sin advertir que están
haciendo lo mismo, o que por lo menos, lo que agregan al conjunto se habría podido
obtener con el gasto de una menor cantidad de recursos.

2) Las tareas administrativas son, de por sí, sumamente difíciles de ser medidas en el
tiempo. Una misma tarea puede insumir distintos tiempos para ser ejecutada, aún por la
misma persona, debido al contexto en que le toque actuar. Si la localización de los datos
a manipular, los archivos a manipular o la interpretación de la información presentan
anomalías o particularidades, dos procesos similares pueden insumir tiempos
sustancialmente diferentes.

3) La informatización y/o automatización ha avanzado mucho más rápidamente en las

actividades productivas que en las actividades administrativas. Actualmente es posible
encontrar plantas industriales totalmente automatizadas. Sin embargo, en la
administración, todavía no se ha logrado reemplazar al ser humano en las tareas de
captación, procesamiento primario de los datos, antes de ser introducidos al sistema
computadorizado y en el proceso posterior de análisis y utilización de la información
procesada por el sistema informático utilizado. Ello se debe fundamentalmente que en las
tareas administrativas los sistemas admiten múltiples excepciones, lo que hace que sean
sumamente bifurcados, con alternativas y opciones múltiples que dificultan su
automatización. Por ejemplo, en una simple venta, para producirla el vendedor deberá
llenar algún tipo de formulario que captará los datos de lo vendido. Las alternativas de
registro, según el tipo de producto, precio, condiciones de venta, según el tipo de cliente,
etc. son tan variables que no se puede reemplazar tan fácilmente al vendedor en esta tarea
previa de captación correcta de todas las variables para procesar la venta. Luego, el
vendedor es remunerado y premiado por las cifras de ventas que concreta, pero no por la
correcta captación de datos, es por ello que la aparición de errores humanos es tan
frecuente en estos procesos, y dificulte enormemente su procesamiento posterior por el
aparato administrativo que tendrá que proveer la mercadería, enviarla, facturarla,
cobrarla, etc.
4) Cada individuo dentro de una organización intenta formar su propio entorno que le
asegure su supervivencia y luego le abra los caminos para su ascenso dentro de la misma.
Esto se debe básicamente a dos factores:

a) La importancia relativa de una persona dentro de una empresa puede llegar a medirse
por la cantidad de empleados que supervisa y el volumen de tareas que se le encargan; y

b) El acceso a la información es una fuente de poder. Esto determina que cada sector
quiera tener sus propios registros, archivos, etc. sin evaluar su real utilidad o si dicha
información ya no existe en otro lado de la organización.

5) La respuesta de la Organización a los intentos de cambios en los sistemas

administrativos no es inmediata y siempre está condicionada por factores de resistencia
natural o intencionada al cambio de los miembros de la misma. Estas situaciones
conflictivas, hacen que si no se tiene la tenacidad, perseverancia y pleno apoyo de la
Dirección Superior, los cambios para modificar sistemas administrativos sean evitados,
aun cuando se conozcan las ineficiencias por ellos producidas; o que una vez lanzado el
programa de cambio no se enfrenten con decisión los problemas y se abandonen los
proyectos de racionalización administrativa antes que produzcan sus resultados, con el
pretexto que existen otros temas prioritarios que requieren mayor atención.

TIPOS DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

 Sistemas empacados

 Sistema de usos específico

 De Desarrollo personalizado

Los sistemas de usos específico están dirigidos y hechos para empresas de ciertos giros
particulares como hoteles, farmacias y hospitales; empresas que necesitan herramientas
tecnológicas para objetivos muy particulares.

Las ventajas de este tipo de software son que se ajustan a un mercado de nicho, por la
misma razón poseen mejoras específicas basadas en la experiencia de necesidades de este
tipo particular de empresas. Sin embargo, sus desventajas son que normalmente requieren
de una mayor inversión y termina siendo poco personalizable, ya que las mejoras que se
le hagan dependerán que las empresas o negocios de dicha industria que los soliciten.
Los softwares empacados pueden ser útiles para una gran mayoría de empresas de
diversos giros e industrias, además que pueden comenzar a operar en pocos minutos, tiene
mejoras masivas para todos y es más económico. Aunado a que una de las partes más
importantes con las que debe contar un sistema administrativo es la consultoría, y esta
suele ser especializada y completa para este tipo de softwares.

La desventaja de este tipo de software es que no es personalizable y por lo mismo, también

habrá que ajustarse al sistema y su funcionamiento.

Por último, se encuentra el software personalizado, el cual se hace y ajusta a la operación

y necesidades específicas de la empresa. Con este software puedes personalizar cualquier
proceso y evoluciona a petición de cada empresa. Sus desventajas pueden ser que se crea
una fuerte dependencia a un desarrollador o equipo de desarrollo, por lo mismo el cambiar
de proveedor o hacer alguna modificación, puede resultar complicado si no se ejecuta por
las mismas personas.

Además de que su precio puede ser elevado y el tiempo de desarrollo considerable. Por
otro lado, cabe mencionar que este software es únicamente recomendado para empresas
que ya tienen todos sus procesos estructurados, ajustados y controlados, ya que una
prueba y error puede resultar en una mayor inversión que el mismo resultado.

La mayoría de las empresas están en constante crecimiento y el contar con mayor control
y visibilidad de sus operaciones, será fundamental para consolidarse en el mercado. Por
lo tanto, elegir correctamente los recursos y las herramientas de apoyo como los sistemas
de gestión administrativa hará una diferencia competitiva.