MEMORANDO DE PLANEACION

EMPRESA: COMPAÑÍA TERPEL

PERIODO QUE CUBRE LA AUDITORIA: 2012
FECHA DE CIERRE: DIEMBRE 31 DE 2011
DEFINICIÓN DE OBJETIVOS
1.1. OBJETIVO GENERAL Determinar lo adecuado y razonable de las cifras
establecidas en los estados financieros, en función de su objeto social, y el nivel de
confiabilidad de los controles utilizados por la empresa para tal fin.
1.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS
 Determinar la confiabilidad y exactitud de los datos contables y la efectividad de
los procedimientos internos.
 Ayudar a la gerencia a lograr la administración más eficiente de las operaciones
de la Compañía, estableciendo procedimientos para adherirse a sus planes.
 Revelar y corregir la ineficiencia en las operaciones.
 Recomendar cambios necesarios en las diversas fases de las operaciones.

 Averiguar el grado de protección, clasificación y salvaguarda de activos de la

compañía contra pérdidas de cualquier clase
.  Dictaminar los estados financieros a diciembre 31 de 2011
2.INVESTIGACION PRELIMINAR:
2.1 TIPO DE EMPRESA

La compañía Terpel es un distribuidor colombiano de productos derivados

del petróleo y gas. El propietario mayoritario es Compañía de Petróleos de
Chile COPEC, empresa que tiene el 95,99% de Pro energía Internacional, la cual a
su vez tiene una participación del 52,8 % en la Sociedad de Inversiones De Energía,
empresa con una participación del 67,4% en la organización Terpel.
Terpel nació en 1968, como estrategia de miembros de la junta directiva de la estatal
ECOPETROL para distribuir como empresa privada gasolina en Santander,
Colombia. En ese momento se creó la empresa Terpel Bucaramanga con 20
estaciones de servicio afiliadas. Como aporte profesional a Ecopetrol se vincularon
principalmente Ingenieros Químicos y de Petróleos de la UIS Universidad Industrial
de Santander.
Su oficina corporativa está ubicada en Carrera 7 No. 75 - 51 Bogotá – Colombia, en
donde se realiza su actividad administrativa y cuenta con 220 estaciones de servicio
donde se realiza su actividad comercial las cuales se encuentran ubicadas en todo
el país. Cuenta con una junta directiva, el gerente Lorenzo Gazmuri Schleyer, el
Gerente de Administración y Finanzas Frederic Chaveyriat Roca Ingeniero
Comercial de la U, el Gerente de Recursos Humanos Jorge Garces Jordán, el
revisor fiscal es el señor C.P.T Andres Perez Jaimes, tiene 3 asesores en tributaria,
derecho laboral y en sistema. La secretaria general, subgerente, jefe comercial, jefe
de producción, jefe de costos, el contador, el tesorero, auditor de inventarios y de
costos digitadores. Es el cuarto año de participación como Auditores externos.
2.2 CIRCUNSTANCIAS ECONOMICAS Y TENDENCIAS DEL NEGOCIO
El área de ventas y distribución se encuentra a cargo del jefe comercial, existiendo
comité de ventas para cada área.
-las políticas de ventas están a cargo del Departamento comercial.
-Durante el año 2011 adquieren equipos de computación para mejorar su sistema
de conexión y distribución de la información, situación que requiere de un análisis
especifico ya que es un sistema nuevo y que muy pocas personas saben manejar
dentro de la empresa.
-La compañía tiene una participación en el mercado de sus productos de 65% con
respecto a la competencia, sin embargo, se están estableciendo tácticas de
mercado modernas para contrarrestar y aprovechar la apertura económica
decretada por el gobierno.
2.3 POLÍTICAS Y PRÁCTICAS FINANCIERAS
Basados en su doctrina Institucional enmarcada en Principios y Valores que los
conduce a la equidad social, equilibrio ambiental y crecimiento económico, la
empresa se compromete a satisfacer las necesidades, expectativas y compromisos,
mediante las siguientes políticas:
A) El cumplimiento de las leyes de la República de Colombia, la normatividad
aplicable a nuestra actividad económica y las directrices institucionales.
B) Las buenas prácticas de Gobierno Corporativo y de responsabilidad social
empresarial.
C) La implementación de controles para blindar a la Compañía de actividades
ilícitas.
D) La gestión integral de riesgos orientada a prevenir sucesos que afecten la
integridad de los Colaboradores, la información, la infraestructura de la Compañía,
los bienes de terceros y la continuidad del negocio.
E) El cumplimiento de las normas de seguridad de la información garantizando su
confidencialidad, integridad y disponibilidad.
F) La prevención de accidentes de trabajo y/o enfermedades profesionales.
G) La prevención de la contaminación ambiental, controlando el uso eficiente y
responsable de recursos naturales como agua y energía, el control de emisiones
atmosféricas y la correcta gestión y disposición de residuos.
H) La disponibilidad de los recursos necesarios para el cumplimiento de la presente
política
I) Se entregan mensualmente informes de ejecución presupuestales.
J) El manejo de los costos se hace a través de estándares para algunos centros de
costos (administración, comercial) y costos reales para producción.
K) Para el desarrollo de la auditoria en La Compañía TERPEL se tendrán muy en
cuenta las normas de auditoria generalmente aceptadas.
L) Revisión general de las operaciones, utilizando pruebas selectivas de Auditoria,
estadísticas y no estadísticas.
M)Los resultados de los estados financieros deben entregarse, como plazomáximo
el día 17 del mes siguiente a la finalización del período contable.
N) Las técnicas de auditoria para obtención de evidencia son las siguientes:
- ESTUDIO GENERAL En las cuentas de Deudores e Impuestos, gravámenes y
tasas para determinar errores y soluciones.
INSPECCION (EXAMEN FÍSICO): Arqueo de cuentas de deudores y verificación
de saldos en los impuestos.
CONFIRMACION: Comprobación de titulares en la cuenta de bancos y saldos
contables.
INDAGACIÓN E INVESTIGACIÓN: se obtendrá información verbal para el proceso
de admisión de clientes y procedimientos sobre el control interno establecido por la
compañía.
2.4 PRINCIPALES PROVEEDORES: entre los proveedores de Organización Terpel
S.A son Ecopetrol S.A. y Cenit Transporte y Logística de Hidrocarburos S.A.S
3. ALCANCE DE LA AUDITORIA GENERAL: tiene como fin evaluar los procesos
y procedimientos establecidos dentro de la organización, con el fin de determinar si
se cumplen los principios de eficiencia, eficacia y economía establecidos. La
administración es responsable por la adecuada preparación y presentación de estos
estados financieros de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente
aceptados en Colombia. Esta responsabilidad incluye: diseñar, implementar y
mantener el control interno relevante para la preparación y presentación de estados
financieros libres de errores de importancia material, bien sea por fraude o error;
seleccionar y aplicar las políticas contables apropiadas, así como establecer los
estimados contables razonables en las circunstancias.
PROCEDIMIENTOS A UTILIZAR
A) realizar procedimientos para obtener evidencia sobre los montos y
revelaciones en los estados financieros.
B) evaluar el uso de políticas contables apropiadas y la razonabilidad de los
estimados contables realizados por la administración
C) diseñar, implementar y mantener el control interno relevante para la
preparación y presentación de estados financieros libres de errores de
importancia material, bien sea por fraude o error.
4. RIESGOS INHERENTES AL CONTROL: la evidencia de auditoría que se
obtuvo proporciona una base razonable para fundamentar que los estados
financieros mencionados, tomados fielmente de los libros y adjuntos a este informe,
presentan razonablemente, en todos los aspectos de importancia material, la
situación financiera de la Compañía, los resultados de sus operaciones, los cambios
en su situación financiera y sus flujos de efectivo por el año que terminó en esa
fecha, de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados en
Colombia, aplicados de manera uniforme con el año anterior.
5. AREAS SIGNIFICATIVAS:
Dentro de la compañía tiene como área significativa, el área de ventas, que mejorará
su estrategia de negociación de compra de producto con los proveedores, lo que le
permitirá brindar mejores condiciones de venta y con ello lograr la captación de un
mayor número de clientes de flotas, asimismo realizará un trabajo riguroso en su
apuesta por ofrecer precios competitivos a través de su red de EDS, permitiéndole
ganar mayor volumen en ventas, el área del equipo de Innovación y Desarrollo de
Lubricantes Terpel, la SIC otorgó a Terpel la patente de invención para la creación
titulada Composición lubricante de base sintética que permite generar un mayor
rendimiento para motor, Terpel Celerity 10W40, para los motores de motocicletas
de cuatro tiempos.
6. VISITAS
6.1 Preliminar o interina: En el acuerdo con el que hemos llegado con la gerencia
de Organización Terpel S.A. Se realiza la auditoría en forma general al proceso de
compras iniciando con las políticas establecidas en los procesos de la compañía
hasta el manejo y el control interno de todos los procedimientos referentes al
anterior mencionado, mediante una reunión con el personal de las siguientes áreas:
Departamento de Almacén
Gerencia de servicios
Asistente del departamento de auditoría interna
Asistente de contabilidad
6.2 auditoria final: Para desarrollar la auditoría aplicaremos pruebas sustantivas,
analíticas, cumplimiento y control por medio de la indagación, observación,
inspección, documentación y confirmación
6.3 En el trabajo: Para la realización de la auditoría se harán visitas habituales,
mientras se desarrolla el transcurso normal del trabajo, para lograr la acertada y
confiable obtención de datos necesarios.
6.4 Posterior: Culminado y una vez entregado el informe de auditoría se hará una
última visita para obtener la idea clara del resultado del informe, si el gerente se
encuentra satisfecho con el trabajo realizado y conocer también opiniones del
desempeño del equipo de auditoría. Dentro del cumplimiento de este paso se
aclararán todas las expectativas que tenga, con respecto con lo escrito en el informe
y las sugerencias que se le anotan, como un medio para tener un conocimiento
amplio de la funcionalidad de todo el proceso.
7. PRESUPUESTO DE TIEMPO

RESUMEN
DE
PLANEACIÓN PRELIMINAR FINAL TOTAL
GERENTE 25 5 12 42
GERENTE OPERACIONAL 20 10 15 45
ASISTENTE DE AUDITORIA 80 30 18 128
ASISTENTE DE CONTABILIDAD 60 20 25 105

TOTAL 185 65 70 320

8. PERSONAL INVOLUCRADO:
Del cliente:
NOMBRE CARGO

Amaury De La Espriella Martínez PRESIDENTE

Sylvia Escobar ADMINISTRACION

Shirley Johana CONTADOR

De la auditoría:

JENDY DAYANNE ARIAS RODRIGUEZ REVISOR FISCAL

MARISELA RINCON SANABRIA CONTADOR
EDWARD JESUS FIGUEROA CHINCHILLA CONTADOR
9.COSTO DE LA AUDITORIA

Honorarios $34.000.000
Transporte $ 3.700.000
Papelería $ 1.400.000
Viáticos $ 1.600.000
TOTAL $ 40.700.000

10.FECHAS DE LAS REUNIONES

a) - Planeación del trabajo - 4 DE MAYO
b) - Conclusiones de la auditoria Preliminar - 10 DE MAYO
c) - Discutir y revisar el memorando de control interno
-Con el cliente:14 de mayo
-con la auditoria :23 de mayo
d) - Presentación del memorando
-Ante gerencia:30 de mayo
-Ante Junta directiva: 05 de junio
e) - Para discutir el informe
-Con el cliente:11 de junio
-con la auditoria :13 de junio
f) – Presentación de Estados financieros a la Asamblea general - 25 DE JUNIO
g) – Envió superintendencia del Ramo - 28 DE JUNIO
h) - Entrega del informe final de Auditoria – 31 DE JUNIO

Hecho por:
JENDY DAYANE ARIAS RODRIGUEZ- REVISOR FISCAL
MARISELA RINCON SANABRIA- CONTADOR
EDWARD JESUS FIGUEROA CHINCHILLA- CONTADOR

Revisado por:
ALVARO LOPEZ