Procedimiento

Específico
“Administración de
Bodega”
(PE – 03)

Elaborado por: Álvaro Cabrera Revisado por: Felipe Boetsch Aprobado por: Gonzalo Lira
Administrador de bodega Gerente técnico Gerente general
central y maquinaria

Firma: Firma: Firma:

Fecha: Agosto de 2008 Fecha: Agosto de 2008 Fecha: Agosto de 2008
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Procedimiento Específico
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Fecha: Agosto de 2008
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ÍNDICE
1. OBJETIVO .................................................................................................................... 2
2. ALCANCE ..................................................................................................................... 2
3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................................... 2
4. DEFINICIONES ............................................................................................................ 2
5. DESARROLLO............................................................................................................... 2
5.1. CONTROL DE MATERIALES ........................................................................................ 2
5.1.1. Inventarios ....................................................................................................... 2
5.1.2. Compras de insumos .......................................................................................... 3
5.1.3. Solicitud de insumos .......................................................................................... 3
5.1.4. Recepción de insumos ........................................................................................ 3
5.1.5. Almacenamiento de insumos ............................................................................... 5
6. RESPONSABILIDADES ................................................................................................. 8
7. REGISTROS ................................................................................................................. 9
8. ANEXOS....................................................................................................................... 9
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1. OBJETIVO
El presente procedimiento tiene como objeto definir y establecer las directrices para el proceso de
administración de bodega: los criterios de almacenamiento, inventario y abastecimiento de los insumos y
recursos en bodega central y verificación del insumo comprado/solicitado con los requisitos de compra
establecidos.
2. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a todo tipo de insumo, correspondiente a materiales, herramientas y
maquinarias que se considere necesario para el desarrollo de las obras que ejecuta Tasco Ltda., Boetsch
S.A. y Boetsch Lira y Cox Ltda. Abarca la recepción de los insumos y recursos en bodega central y obra,
almacenamiento, mantenimiento, manejo y retiro, incluyendo el control de su documentación (guía de
despacho, orden de compra, control de stock, etc).
3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
• Manual de Gestión de Calidad de Tasco Ltda., Boetsch S.A. y Boetsch Lira y Cox Ltda., capítulo 7.4
compras.
• NCh 9001.Of2001 ISO 9001: 2000 “Sistemas de gestión de la calidad. Requisitos”.
• NCh 9000.Of2001 ISO 9000: 2000 “Sistemas de gestión de la calidad. Fundamentos y Vocabulario”.
• Procedimiento específico PE – 07 “Compras”.
• Procedimiento específico PE – 01 “Elaboración planes de calidad”.
4. DEFINICIONES
Proveedor: persona, empresa o institución encargada de suministrar los insumos necesarios para un fin
determinado.
Insumo: materiales o conjunto de materiales
Recurso: herramientas, equipos y maquinaria que se requiere para desarrollar una obra.
5. DESARROLLO

5.1. CONTROL DE MATERIALES

5.1.1. Inventarios
a) Bodega Central:
Todo material existente en bodega, nuevo o proveniente de las obras, se debe incorporar a un Listado de
materiales. Los inventarios se realizarán utilizando la herramienta Iconstruye, el que incluye código y
nombre del material o insumo.
El Jefe de Bodega central es el encargado de controlar y mantener este listado cada vez que exista un
movimiento.
b) Obra:
Al inicio de cada obra, y con la finalidad de que el bodeguero mantenga un control y seguimiento de todos
los insumos de la obra, el Administrador de obra solicitará la documentación establecida en la siguiente
tabla, la que será entregada al bodeguero.
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RESPONSABLE DE PREPARAR Y
DOCUMENTACIÓN
ENTREGAR

Especificaciones técnicas del proyecto Departamento de estudios

Procedimiento PE – 03 Manejo de bodega Responsable de calidad
Listado de materiales programados para instalación de
Departamento de estudios
faena
Guías de despacho timbradas por SII Contabilidad
Vales foliados para control de materiales Administrativo de obra
Vales para control de maquinarias Administrativo de obra

Control de entrega y recepción de herramientas Bodeguero y/o Administrativo de obra

En base a la documentación entregada, el bodeguero de obra elabora un Listado de materiales de

obra. El listado se llevará según la herramienta Iconstruye y será controlado por éste.
5.1.2. Compras de materiales
El proceso de compra de los materiales, ya sea para bodega central y/o para las obras, se harán en
conformidad a lo descrito en el Procedimiento Específico PE - 07 “Compras”.
5.1.3. Solicitud
El bodeguero de obra, utilizando la herramienta Iconstruye, debe consultar el inventario de bodega
central sobre la existencia de los materiales requeridos. En caso de que estén, debe realizar la solicitud
utilizando la misma herramienta. De lo contrario, debe realizar la solicitud de materiales al Departamento
de Adquisiciones, vía Iconstruye.
5.1.4. Recepción de materiales
a) Bodega Central:
Materiales, equipos o herramientas de proveedores
Cada vez que llegue a la bodega una entrega de materiales, el Jefe de bodega o quien él designe,
deberá cotejar la guía de despacho con lo recibido. Luego, el Jefe de bodega, debe dar los vistos
buenos correspondientes de los ingresos efectivos, en el módulo de bodega de Iconstruye, en la opción
Ingreso por orden de compra. Esto tiene como finalidad que el material recibido quede ingresado al
inventario de bodega central.

Materiales, equipos o herramientas devueltos a bodega central luego de finalizada una obra
Cada vez que finalice una obra, el Bodeguero en conjunto con el Administrador de obra o quien él
designe, catalogarán los materiales que deberán ser almacenados en cajas para respaldo de garantía.
Cada una de ellas deberá ser rotulada utilizando el formato Material para garantía que se encontrará
disponible en la intranet de la empresa. Este debe pegarse en forma visible en una de las caras
laterales de cada caja, de tal manera de facilitar su identificación.

Para el resto de los excedentes se utilizará el mismo procedimiento de recepción de material a bodega.
Será la obra la encargada de deshacerse de sus escombros, basura y cualquier tipo de material
inservible, los cuales no serán recibidos en bodega central.
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b) Obra:
Materiales de proveedores
El bodeguero es el responsable de revisar que los insumos llegados a obra sean los descritos en la
orden de compra, y además que sean los indicados en la respectiva guía de despacho.
Se debe revisar la cantidad y calidad de los insumos llegados a obra. Si existiese alguna discrepancia
de cualquier índole en cantidad o calidad, se debe dejar constancia escrita de la observación en la
misma guía de despacho. Cuando un insumo presente problemas de calidad, el bodeguero debe
notificar al Administrador de obra o a quien éste designe, para que en conjunto se tome alguna
resolución al respecto.
Es de responsabilidad del Jefe de obra prestar apoyo logístico, cuando el bodeguero lo solicite, para la
descarga, carga y traslado de insumos.
Una vez recibidos los insumos respectivos, el Administrador de Obra o quien él designe, deberá hacer
la incorporación de éstos al módulo Ingreso a bodega del sistema Iconstruye para alimentar el stock
de la bodega de obra.

Materiales provenientes de bodega central

El bodeguero es el responsable de revisar que los insumos llegados a obra sean los descritos en la
orden de compra, y además que sean los indicados en la respectiva guía de despacho.
Se debe revisar la cantidad y calidad de los insumos llegados a obra. Si existiese alguna discrepancia
de cualquier índole en cantidad o calidad, se debe dejar constancia escrita de la observación en la
misma guía de despacho. Cuando un insumo presente problemas de calidad, el bodeguero debe
notificar al Administrador de obra o a quien éste designe, para que en conjunto se tome alguna
resolución al respecto.
Es de responsabilidad del Jefe de obra prestar apoyo logístico, cuando el bodeguero lo solicite, para la
descarga, carga y traslado de insumos.
Una vez recibidos los insumos respectivos, el Administrador de Obra o quien él designe, deberá dar el
visto bueno de los insumos efectivamente ingresados a la obra en el módulo Ingreso por traspaso
del sistema Iconstruye, para alimentar el stock de la bodega de obra.

5.1.5. Entrega de materiales

a) Bodega Central:
Recibe y almacena los materiales que llegan de los proveedores, además de los pertenecientes a Tasco
Ltda., Boetsch S.A. y Boetsch Lira y Cox Ltda., como moldajes, fierros, maderas, etc. La guía de
despacho es el instrumento a través del cual se controlan todas las entradas y salidas de material y es
deber del Jefe de bodega, o de quien él designe, completar la guía incluyendo al menos cantidad del
material, descripción, origen, destino, chofer, patente y fecha.
Bodega deberá generar un Traspaso en tránsito, desde la herramienta Iconstruye, a través del cual
la bodega de la obra solicitante incluye este material al stock de la obra. Además, esto será
descontado automáticamente del stock de la bodega central.
Para solicitar la entrega de materiales a obra se debe tener en cuenta que el despacho de camiones se
realiza, siempre y cuando, éste salga de la bodega central a su máxima capacidad.
b) Obra:
La solicitud de materiales a la bodega de obra debe realizarse mediante la Orden de entrega de
materiales. Esta debe estar foliada, y debe indicar la fecha y obra, la actividad, destino, cantidad,
unidad, descripción, quien ordena, quien entrega y quien recibe el material, la que debe ser llenada
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por Jefe de obra y/o los capataces respectivos. El bodeguero deberá chequear los antecedentes antes
indicados, entregar los materiales si así correspondiese y dejar constancia en el kárdex o sistema
computacional (Iconstruye) de las salidas de materiales.

5.2. ALMACENAMIENTO DE MATERIALES

5.2.1. Criterios de almacenamiento
Tanto para bodega central como para las bodegas de obra, los insumos serán clasificados de acuerdo a
niveles de almacenamiento. Estos niveles se establecen para prevenir daños, deterioros o
contaminación, de acuerdo a la importancia de sus características físicas y funcionalidad. Es
responsabilidad del Jefe de las bodegas respectivas hacer cumplir estos criterios al momento de
almacenar los materiales.
Los insumos cubiertos por este procedimiento podrán clasificarse de acuerdo a los siguientes niveles,
de no haber indicación explícita del fabricante o proveedor.
• Nivel A:
Insumos que corresponden a unidades de difícil control por su pequeño tamaño en la obra. Requieren ser
protegidos contra:
- Humedad (Contacto directo con el piso, otros)
- Daño físico
- Gases
- Lluvia
Ejemplo: griferías, sellos, etc.
Las condiciones de almacenamiento deben ser locales cubiertos, impermeables, estancos y bien
ventilados. Lugares sin riesgo de inundaciones; suelo en buenas condiciones y con un adecuado sistema
de drenaje.
• Nivel B:
Insumos que corresponden a unidades de gran volumen y/o gran cantidad de ellos en la obra. Requieren
ser protegidos contra:
- Humedad (Contacto directo con el piso, otros)
- Daño físico
- Gases
- Lluvia
Ejemplo: cemento, bekron, fragües, artefactos sanitarios, etc.
Los insumos en este nivel pueden ser almacenados bajo cubierta o intemperie, dependiendo de las
condiciones ambientales. En el último caso se deberán mantener dentro de su embalaje, separado del
piso, y si se requiere, deberán estar cubiertos con elementos de protección tales como: carpas, toldos o
cubiertas de polietileno en caso de lluvia.
• Nivel C:
Corresponden a insumos que requieren ser protegidos principalmente de daños físicos.
Ejemplo: Planchas fenólicas, planchas de fibrocemento, cerámicas, sanitarios, vidrios, etc.
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Los insumos se pueden almacenar a la intemperie en una zona delimitada y controlada. Zona ubicada en
lugares de escaso tráfico y donde se tenga buena visibilidad de ella desde la bodega y/u oficinas.
• Nivel D:
Corresponden a insumos del tipo sustancias peligrosas e inflamables, tales como pinturas, solventes,
combustibles, etc. Estas áreas deben estar ventiladas, marcadas con un distintivo que las identifique
como tal y separadas del resto de los materiales y equipos.
• Nivel E:
Corresponden a artículos o elementos menores, tales como clavos, pernos, alambres, fitting PVC, etc.
Éstos se colocarán en estanterías, jaulas o cajas, por medio de apoyos y soportes que reciban el peso,
para evitar deterioro en los artículos.
5.2.2. Condiciones básicas de almacenamiento
Para todos los niveles de insumos, los elementos o artículos deberán estar claramente identificados.
Las cubiertas utilizadas para protección deberán, facilitar el drenaje y permitir una buena circulación del
aire.
Se practicarán métodos de limpieza y cuidado en las áreas de almacenamiento. Éstas deberán estar
limpias de basura, restos de embalajes, tierra y otros desperdicios contaminantes, como aceites, grasas,
ácidos, etc.
Se debe contar con extintores adecuados contra incendios y en condiciones operables, dependiendo del
tipo de material acopiado en cada área de almacenamiento.
Se contará con un sistema para evitar la entrada y/o eliminación de roedores en las zonas de
almacenamiento, que puedan ocasionar daños físicos o contaminación material.
Queda estrictamente prohibido fumar, el consumo de alimentos y bebidas en las áreas de
almacenamiento.
5.2.3. Traslado de materiales e insumos
El Administrador de la obra solicitará a bodega central, vía email, su necesidad de traslado, la cual será
respondida por el Jefe de bodega central.
Se debe describir lo trasladado, ya sea de bodega central a obra o entre las obras, en una Guía de
despacho en la cual se deberá dejar indicado como mínimo los siguientes antecedentes:
• Datos del cliente
• Nombre, Rut y firma del transportista
• Número de la orden de compra (si es que aplica)
• Lugar de procedencia y destino
• Descripción de lo trasladado y código (si es que aplica)
• Fecha
• Otros
5.3. MAQUINARIAS, EQUIPOS Y HERRAMIENTAS
5.3.1. Inventarios
a) Bodega Central:
Toda máquina, equipo y herramienta adquirida se debe incorporar a un Listado de maquinarias,
equipos y herramientas. Este listado incluirá datos como tipo, marca, modelo, código, fecha de
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adquisición, propietario y valorización y será de responsabilidad del Administrador de bodega y

maquinaria, el desarrollo, control y mantención de este listado.
b) Obra:
Todas las obras deben controlar sus máquinas, equipos y herramientas, según lo mencionado en el
Procedimiento específico de Elaboración de Planes de calidad, punto 5.2.16.
Las obras deben llevar un Listado de Control de equipos y maquinaria, que incluya todas las
máquinas, herramientas, andamios, moldes y sus accesorios. Este listado debe incorporar la descripción
del equipo, la cantidad, fecha de recepción y de devolución a bodega central. En el caso de los moldes
debe incorporarse además, la medida y la cantidad total de metros cuadrados.
Este listado debe ser mantenido y actualizado diariamente por el bodeguero de la obra. Además, debe ser
completado hasta el día veinticinco (25) y enviado, a más tardar, el día veintiséis (26) del mes en curso,
al Administrador de bodega para realizar los cobros correspondientes.
Por otra parte, el Bodeguero de la obra debe mantener y actualizar diariamente un Listado de Control
de horómetros, individual por cada máquina en formato Excel, que incluya un control diario de salida de
petróleo, número correlativo del report utilizado en el día, horómetro de inicio y término de la jornada y
un subtotal de horas. Este listado debe ser completado hasta el día veinticinco (25) y enviado, a más
tardar, el día veintiséis (26) del mes en curso, al Administrador de bodega central para que se realicen los
cobros correspondientes.
5.3.2. Solicitud y entrega
a) Bodega Central:
Cada vez que se confirme el uso de maquinarias y equipos a bodega central, el Bodeguero de obra debe
hacer, vía correo electrónico, la solicitud al Administrador de bodega central, con copia al Jefe de bodega
central, con suficiente anticipación para que Bodega central pueda programar el envío. (Ver punto 5.1.5
del presente documento)
Mientras la máquina esté en Bodega central se le deben hacer todas las mantenciones y reparaciones
pertinentes a fin de que al ser despachada a obra, esté en óptimas condiciones. Bodega central será el
responsable de realizar las mantenciones en obra cuando éstas lo soliciten.
Tanto al ingreso como a la salida de maquinaria desde Bodega central, el Jefe de bodega o quien el
designe, deben completar el registro Ficha Salida/Ingreso de maquinaria, de tal manera de conocer el
estado de las máquinas al ser despachadas y recibidas desde obra.
b) Obra:
Ya sea proveniente de bodega central, obras o arrendada, el bodeguero debe chequear el correcto
funcionamiento de la maquinaria al ingresar éstas a obra.
Para todas las máquinas seleccionadas por bodega central, con un valor superior o igual a $1.000.000 de
pesos, se encontrará disponible en la intranet de la empresa las Bitácoras de mantención de cada una
de ellas para consulta del personal de la obra. Es responsabilidad del Administrador de bodega central
desarrollar las mencionadas Bitácoras y mantenerlas actualizadas.
La obra deberá informarse, vía Intranet, de la periodicidad de mantenciones de cada máquina. Será
responsabilidad del Jefe de bodega de obra informar vía correo electrónico a bodega central cuando falten
50 horas para el cumplimiento de las horas especificadas para la próxima mantención.
En el caso que obra deba realizar alguna mantención específica a maquinaria o equipo, el Jefe de obra, o
quien él designe, debe completar inmediatamente el formulario Bitácora de mantención, que se
encuentra en intranet.
El proceso de recepción debe cumplir con lo estipulado en el capítulo 5.2.11 del Procedimiento
específico PE – 01 “Elaboración de planes de calidad”.
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Una vez terminado el uso de la maquinaria, equipo o herramienta, el bodeguero deberá informar, vía
correo electrónico, al Administrador de bodega central con copia al Jefe de bodega, el cese del periodo de
arriendo y la disponibilidad para retiro de obra.
5.3.3. Maquinaria, equipos o herramientas dados de baja
De no ser posible reparar alguna máquina o herramienta en obra, el Bodeguero deberá enviarla a Bodega
central para su evaluación. Si esta evaluación indica que el costo de reparación es superior o equivalente
al 50% del costo de reposición, será dado de baja y destinado a un lugar específico identificando su
condición.
Será responsabilidad del Jefe de Bodega central llevar el registro, Listado de maquinaria en desuso,
para la maquinaria dada de baja.

6. RESPONSABILIDADES
• Administrador de bodega central
Elaborar, controlar y mantener Listado de maquinarias, equipos y herramientas
Desarrollar y actualizar las Bitácoras de mantención de las maquinas y equipos que así lo requieran

• Jefe de bodega Central

Elaborar, controlar y mantener Listado de materiales existentes
Dar el visto bueno de los materiales efectivamente ingresados a Bodega central
Completar guía de despacho
Generar traspaso en tránsito
Cumplir los criterios de almacenamiento de materiales
Velar por la mantención y funcionamiento de maquinarias y equipos en Bodega
Mantener y actualizar el Listado de maquinaria en desuso
Completar Ficha de Salida/ingreso de maquinaria

• Bodeguero de obra
Elaborar, controlar y mantener Listado de materiales de obra
Catalogar y rotular los materiales que deberán ser almacenados para respaldo de garantía
Cotejar orden de compra v/s guía de despacho
Controlar la entrega y recepción de herramientas
Dar el visto bueno de los materiales efectivamente ingresados a obra
Chequear los materiales entregados y generar la salida de materiales
Cumplir los criterios de almacenamiento de materiales
Completar guías de despacho
Mantener y actualizar el Listado de Control de equipos y maquinarias
Mantener, actualizar y enviar al Administrador de bodega central el Listado de Control de Horómetros
Solicitar despacho de maquinarias
Solicitar mantención y reparación de maquinarias a Bodega central
Chequear el correcto funcionamiento de la maquinaria que ingresa a obra
Enviar registro Bitácora de mantención al Administrador de bodega central
Informar oportunamente a Bodega central de las mantenciones y retiros de las máquinas y equipos

• Administrador de Obra
Solicitar documentación establecida para el inicio de la obra
Catalogar y rotular los materiales que deberán ser almacenados para respaldo de garantía
Solicitar traslado de materiales

• Jefe de obra/Capataces
Completar Orden de entrega de materiales
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7. REGISTROS
• Listado de materiales de obra

• Vales para el control de materiales

• Listado de maquinarias, equipos y herramientas

• Listado de Control de equipos y maquinaria

• Listado de Control de horómetros

• Listado de maquinaria en desuso

• Bitácoras de mantención

• Ficha Salida/ingreso de maquinaria

8. ANEXOS

TABLA DE CONTROL DE CAMBIOS

PÁRRAFO
FECHA REV MODIFICACIÓN REALIZADA
PAGINA

Marzo 2008 00 Realización del documento

Agosto 2008 01 5.2.3 Eliminar el registro Calendario de transporte