ESTUDIO DE

MEJORAMIENTO
ADMINISTRATIVO
Organización y Sistemas
Ing. Patricio Villacrés MBA 2018
Metodología de los estudios de
Organización y Métodos
Como toda técnica o herramienta profesional los estudios
de Organización y Métodos deben contar con una
metodología para su desarrollo:

1. Planificación del estudio

2. Recopilación de información

3. Análisis de la información

4. Elaboración y presentación del informe final

5. Implementación y seguimiento
Metodología de los estudios de Organización y Métodos

1.- PLANIFICACIÓN DEL ESTUDIO

1. Definir la naturaleza del problema

2. Determinar con claridad el objetivo del estudio.

3. Determinar la situación actual ( investigación
preliminar)

4. Redactar informe final

Planificación del estudio

En términos generales los

objetivos de la investigación preliminar son:

1. Determinar las necesidades específicas

2. Descripción detallada del problema ( ubicación,

naturaleza y extensión)
3. Establecer el conocimientos, técnica o habilidades que
se requerirán para resolver el problema.

4. Estimar el tiempo, recursos humanos y materiales

Planificación del estudio

Esta última etapa de la Planificación del estudio debe

presentarse en un informe que indique la apreciación del
problema y el plan de trabajo que se utilizará para
resolverlo, especificando con claridad que es lo que se va
a realizar y por qué, en donde, cómo, cuándo y quienes
lo harán, así como las acciones, los recursos, el tiempo y
el costo de su elaboración e implementación.
Metodología de los estudios de Organización y Métodos

Planificación del estudio

Contenido del informe final del

estudio:

1. Antecedentes y justificación

2. Propósito y objetivos

3. Alcance y limitaciones
4. Acciones o fases necesarias
5. Recursos

6. Cronograma de actividades

7. Estrategias y tácticas administrativas 8. Delimitación de

responsabilidades
9. Programas auxiliares de información
Metodología de los estudios de Organización y Métodos

2. RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN

1. Información general de tipo documental sobre

2. Información específica del campo de trabajo

3. Se debe evitar recoger información insuficiente

4. Respaldar las acciones que se formulen

5. Comparar los resultados

6. Facilitar la información al personal

7. Archivar los informes o estudios sobre los

trabajos
2. RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN
Para el estudio de Organización y Métodos es
importante cubrir con aquella información que permita:

1. Definir los objetivos del área afectada

2. Conocer la estructura orgánica actual

3. Revisar las políticas establecidas

4. Determinar las funciones asignadas a
cada área

5. Examinar cultura organizacional,

relaciones internas y externas del
personal, canales de comunicación.
Metodología de los estudios de Organización y Métodos

3 . ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN

1. Consiste en organizar los datos recopilados de

acuerdo a los objetivos del estudio de Organización &
Métodos,
2. Esta fase sirve de base para el desarrollo de
alternativas de solución a los problemas

3. El análisis de la información provee de una descripción

ordenada de los datos, y logre conducir los esfuerzos
de racionalización a diagnosticar los problemas.

3. Análisis de la información
Las preguntas que se deben utilizar dentro del análisis:

¿Qué se hace?

¿Para qué se hace?

¿En dónde se hace?

¿Cuándo se hace?

¿Quién lo hace?

¿Cómo se hace?

¿Cuánto cuesta hacerlo?

 4. ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DEL INFORME
FINAL

Comprende la elaboración de un documento que

describe los hallazgos y las alternativas de cambio o
solución a los problemas detectados, incluye las
conclusiones y recomendaciones.

La presentación no debe ser extensa ni tediosa, por lo que

debe ponerse mucho empeño en su contenido y
apoyarse con ayudas audiovisuales y materiales para
hacerla más atractiva.

4. Elaboración y presentación del informe final

Una vez que las autoridades competentes decidan sobre

la alternativa a implementar, se estará en condición de
diseñar el nuevo sistema y la implementación del mismo.
5. IMPLEMENTACIÓN Y SEGUIMIENTO

Se refiere a la puesta en práctica de el nuevo sistema y

comprende la integración de los recursos humanos y
materiales necesarios y la ejecución del programa
previsto bajo la supervisión y asesoría del Analista creador
del sistema.

Implementación y seguimiento

Esta fase puede sub-dividirse en cuatro aspectos

fundamentales, los cuales son:

1. Formulación de un programa para la implementación.

2. Integración de recursos

3. Descripción y capacitación sobre el programa

4. Ejecución del programa.

Implementación y seguimiento
Formulación del programa de implementación Debe
determinarse las actividades y la secuencia.

integración de los recursos humanos y materiales los

requerimientos que serán necesarios para cumplir
adecuadamente con la implementación del nuevo
diseño

Descripción y capacitación al personal que vaya a estar

involucrado con los nuevos procedimientos y métodos de
trabajo
Implementación y seguimiento

La ejecución del programa debe responder

adecuadamente a la sencillez o
complejidad de los nuevos sistemas, se
deberá elegir entre alguna o varias de los
métodos que se describen a continuación:
1. El método instantáneo

2. El proyecto piloto

3. La implementación en paralelo

4. El método parcial o por aproximaciones sucesivas

Implementación y seguimiento
Método de implementación instantáneo, es
una forma fácil de implementar los nuevos
sistemas a menos de que los cambios por sencillos que
sean impliquen utilización de equipo diferente y
desconocido para el personal o exista alto grado de
resistencia al cambio.
Implementación y seguimiento

Método de implementación a través del proyecto piloto

consiste en realizar un ensayo del nuevo sistema en tan
solo una parte del total de la organización, con la
finalidad de medir su eficacia.

Permite introducir los cambios en una escala reducida,

realizando cuantas pruebas sean necesarias para
determinar la validez y efectividad del sistema propuesto
antes de operarlo en forma global.

Implementación y seguimiento

Método de implementación en paralelo, el cual consiste

en la operación simultánea por un período determinado
de tiempo tanto del sistema tradicional como del que se
va a implementar.

Esto permite realizar modificaciones y ajustes sin crear

graves problemas hasta que el nuevo sistema esté
funcionando normalmente antes de que se suspenda la
operación del anterior.
Implementación y seguimiento

Método de implementación parcial es el más adecuado

para implementar sistemas de gran magnitud y riesgo
para la organización, puede afirmarse que para estos
casos es el único que permite realizarla con éxito.

Consiste en seleccionar parte del nuevo sistema o

pequeñas porciones del mismo e implementarlas
procurando no causar graves alteraciones y avanzar al
siguiente paso solamente hasta que se haya consolidado
suficientemente el anterior.
 GRACIAS POR SU ATENCION
ING. HUMBERTO VILLACRES MBA
2018