MAPA DE PROCESOS

Y
DIAGRAMAS DE FLUJO POR
PROCESOS

EMPRESA:
COOINTRACAR
Cartagena, 5 de junio de 2017
 INTRODUCCIÓN

La elaboración del mapa de proceso y los diagramas de flujo en la empresa

COOINTRACAR, tiene la finalidad de servir de apoyo para identificar, analizar y
mejorar los procesos llevados a cabo en el área de gestión del mismo.

Un proceso no es más que la sucesión de pasos y decisiones que siguen para

realizar una determinada actividad o tarea. Además de identificar cada uno de los
procesos y subprocesos ubicados en el mapa de procesos, actividades
secuenciales que realizan una transformación de una serie de inputs (material,
mano de obra, capital, información, etc.) En los outputs deseados (bienes y/o
servicios) añadiendo valor”.
 OBJETIVOS

Representar gráficamente las distintas etapas de un proceso y sus interacciones,

para facilitar la comprensión de su funcionamiento, no solo para nuestros
trabajadores sino también al personal externo. Es útil para analizar el proceso
actual, proponer mejoras, conocer los clientes y proveedores de cada fase,
representar los controles de su funcionamiento.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

· Identificar cada una de las actividades contempladas en el mapa de procesos.

· Identificar los resultados de cada uno de los procesos.

· Tener una visión clara de todas las actividades que se realizan en la empresa.

· Conocer paso a paso las actividades realizadas en los procesos.

 MAPA DE PROCESO COOINTRACAR

MEJORA CONTINUA

PROCESOS ESTRATEGICOS

CLIENTES GESTION GERENCIAL CLIENTES

PARTES PARTES
INTERESADAS INTERESADAS
PROCESOS OPERACIONALES

REQUISITOS TRANSPORTE
TRANSPORTE COMERCIAL
COMERCIAL

-Cumplimiento
requisitos legales
del cliente.
PROCESOS DE APOYO
-Confiabilidad de
vehículos.

-Calidad del GESTION GESTION MANTENIMIENTO SATISFACCION

servicio. INTEGRAL ADMINISTRATIVA
 PROCESOS ESTRATEGICOS
DIAGRAMA DE FLUJO DE GESTION GERENCIAL

INICIO

GERENCIA

Establecer y divulgar las políticas e

identificar objetivos y metas.

Asignar recursos y controlar

operaciones de cada área

Convoca a reunión con

jefes de cada área

Recepción de informes
gestionado por áreas.

Evaluación de cumplimiento de funciones por

áreas

NO
¿Se están cumpliendo con los objetivos?

SI

se Se documenta información.

FIN
 PROCESOS OPERACIONALES
DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO CORMERCIAL

INICIO

Recepción de solicitud de
afiliación de socios.

Revisión de documentación

NO ¿Cumple con los requisitos?

SI

Vinculación de asociados
O afiliados.

Recepción de cuota de vinculación

Documentación

Se envía al área de despacho vehículo de

Asociados o afiliados para la circulación.

FIN
DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO DE TRANSPORTE
Inicio

El conductor llega a la variante a las 5:00 A.M.

Revisión general del vehículo por parte del conductor.

Llega a la oficina para de despacho para que se le sea autorizado el mismo.

El funcionario de COOINTRACA recibe el pago de la cartulina de despacho

Y procede a autorizar el despacho del conductor, registrado con el
Vehículo señalado, placa del mismo.

Se remite al conductor con vehículo para el respectivo despacho.

Funcionario encargado verifica información y despacha al conductor

Con su respectivo vehículo.

Es despachado conductor con su respectivo vehículo.

Usuarios del servicio van ingresando.

A usuarios del servicio se les lleva a su lugar de destino.

Notificación de resultados.

Envió de información a interesados.

Revisión de información.

Aceptación, cobro y pago

.

Almacenamiento de resultados

FIN
DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO GESTION ADMINISTRATIVA
TESORERIA - FACTURACIÓN

INICIO

Recibir por parte de contabilidad

remisión de facturación del cliente

NO ¿Están correctos los datos?

SI

Elaborar facturas

Entregar factura al cliente

Registrar firma del cliente

Se archivan copia de facturas debidamente

firmada

FIN
DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO GESTION ADMINISTRATIVA
TESORERIA – PAGO A PROVEEDORES

INICIO

Recibir remisiones de
proveedores de contabilidad

Inspección y revisión de saldos

bancarios

Realizar pagos

Se

Archivar constancias de pago

realizados a

Proveedores

FIN
DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO GESTION ADMINISTRATIVA
TALENTO HUMANO

INICIO

Selección de
personal

Vinculación y contratación

Se realiza afiliación al
sistema de seguridad social

Se da inducción al trabajador

Se envía trabajador al área

de asignación laboral

Archivar la hoja de vida y todos los

soportes correspondientes a la
vinculación del trabajador

Remitir la novedad de
vinculación a contabilidad.

FIN
DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO GESTION ADMINISTRATIVA
ASISTENTE OPERATIVO

INICIO

Recepción de certificación del

buen estado del vehículo.

Cobro de cartulina

Autorizar despacho del

vehículo.

Registrar datos en el sistema

Archivar documentación

FIN
DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO GESTION ADMINISTRATIVA
CONTABILIDAD

INICIO

Facturas, Selección de documentos y fuente

Nominas, recibos. para registros contables.

Analiza y clasifica la
información.

Elaboración de los asientos

contables y codificación de
las cuentas.

Preparación de comprobantes
diarios de contabilidad

NO
¿Están correctos?

SI

Firmar comprobante diario

1
 2

Registrar movimientos contables

en el libro auxiliar
correspondiente

Realizar el cruce de los saldos

auxiliares

Realizar comprobantes de los

libros auxiliares

Realizar comprobantes de
Comprobante libros auxiliares.
de libros
auxiliares

Archivar documentación

Revisar y firmar los libros

principales

FIN
DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO DE MANTENIMIENTO

INICIO

Verificación del vehículo por

parte del conductor.

Conductor ingresa vehículo a

mantenimiento

Se realiza revisión y mantenimiento

del vehículo.

NO
¿Se encuentra en buen estado?

SI

Se autoriza salida para su

circulación.

FIN
 PROCESOS DE APOYO
DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO GESTION INTEGRAL

INICIO

Se aplica
lista
Identificación de
De
chequeo riesgos de
seguridad y salud en
el trabajo.

Identificación de
Diagnóstico inicial sobre la situación actual del aspectos e
Sistema de Gestión Integral impactos
ambientales.

Apoyar en la Identificar no
planificación, conformidades
seguimiento y
control del SGI

Actualizar
matriz legal Matriz de
del SGI requisitos
legales SGI

SGI

Evaluar
cumplimiento
De matriz
legal

1
 2

Matriz de
peligro y
riesgos
Actualizar matriz de laborales
peligros y riesgos
laborales.
Actualizar matriz de
aspectos e impactos Matriz de
ambientales. aspectos e
impactos
ambientales

Actualizar,
controlar y hacer
seguimiento a los
indicadores del SGI

Establecer y
documentar las Documentación
acciones preventivas acciones preventivas
.

Establecer y
documentar las
acciones
correctivas para Documentación
las no acciones correctivas
conformidades

Presentar informe
final a la alta Informe
dirección final

Archivar
documentación

FIN
 CONCLUSIÓN

Con la realización de este trabajo vemos la importancia de realizar un mapa

de procesos y de elaborar los diagramas de flujo en toda organización, ya
que este permite la visualización de todas las actividades al interior de la
empresa y sirve para verifica si la distribución del trabajo esta equilibrada, es
decir, bien distribuida en las personas que hacen parte de ella.