Diplomado Virtual en

Administración

Módulo:

5.- Operaciones de Logística

Lección: 3
 Lección
3

HERRAMIENTAS DE ANÁLISIS Y
DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL

DESPUÉS DE ESTUDIAR ESTA SESIÓN:

 Conoce los procesos de compra y define las condiciones

para evaluar a los proveedores.

Lección
3 de insumos y materiales, en la cantidad necesaria, con la calidad
La función de compras es la
responsable del proceso de adquisición
de insumos y materiales, en la
cantidad necesaria, con la calidad
adecuada ya un precio conveniente,
puesto sa disposición de la empresa en
el momento requerido.
3.1 La función de compras
La función de compras es la responsable del proceso de adquisición
adecuada y a un precio conveniente, puestos a disposición de la
empresa en el momento requerido.
El departamento de compras es el encargado de recibir las
solicitudes de los materiales necesarios, de buscar los proveedores
adecuados y de realizar las gestiones oportunas para que lleguen a
los inventarios de la empresa.
Observamos como la función de aprovisionamiento, además de la
gestión de compras, comprende las operaciones de recepción y
almacenamiento de los materiales.
3.2 Objetivos de la compra
La función de compras tiene fijados los siguientes objetivos:
 Dar continuidad en el abastecimiento.
 Asegurar la calidad y cantidad de los suministros.
 Definir el nivel de inventarios, evitando roturas de stocks y
mermas por obsolescencia y deterioro.
 Estudiar nuevas fuentes de suministros.
 Mantener los costos de adquisición y mantenimiento de stocks a
niveles adecuados.
Para alcanzar los objetivos anteriores es necesario que se tomen
decisiones respecto a:
 Las especificaciones de los productos a adquirir. Si los productos
son estándar deberán existir reglas claras preestablecidas, si no lo
son, se deberá designar a las personas encargadas de realizar las
descripciones necesarias para su adquisición.
 Los detalles sobre las autorizaciones de solicitudes y órdenes de
compra, y la colocación de las mismas con el proveedor seleccionado.
 Las políticas de control de calidad en las que se fijan estándares, se
evalúa la capacidad de los proveedores y se verifica el cumplimiento de
la calidad requerida de los suministros, de forma que el mejor proveedor
no solo debe dar un buen precio, sino también satisfacer los estándares
de calidad, así como la entrega en el tiempo oportuno.
[1]

Compras
Las compras como función empresarial
presentan un carácter más restringido y
tiene por objeto adquirir los bienes y
servicios que la empresa necesita,
garantizando el abastecimiento de las
cantidades requeridas en términos de
tiempo, calidad y precio.
3.3 Importancia de la compra
Las compras como función empresarial presentan un carácter más
restringido y tiene por objeto adquirir los bienes y servicios que la
empresa necesita, garantizando el abastecimiento de las cantidades
requeridas en términos de tiempo, calidad y precio.
La función de compras siempre se ha realizado en las empresas con el fin
de lograr que estas puedan desarrollar su actividad normal. Las acciones
que realiza la persona encargada de adquirir los productos o
bienes que aseguran el funcionamiento de una empresa incluyen el
análisis de algunas variables que siempre forman parte del proceso
de la definición de una negociación.
3.4 Las compras en el ciclo logístico
En principio, la gestión de compras y de aprovisionamiento se presenta
como encaminada a la adquisición, reposición y, en general, a la
administración y entrega de materiales e insumos indispensables para el
adecuado desempeño de la organización, con el objetivo de obtener
calidad, cantidad y precio justo; con un equilibrio sostenido entre la
compañía y el proveedor para beneficio mutuo.
Bajo el enfoque logístico esta área adquiere un papel más
preponderante, en la medida que actúa como agente integrador entre
clientes y proveedores; formando así parte del concepto de cadena de
abastecimiento. Compras tiene una característica natural de unir las
relaciones entre industrias correlacionadas, más allá de simples
esquemas de negociación, pasando a modelos de colaboración e
integración.
En primera instancia y bajo el punto de vista operacional, podríamos
definir las principales funciones de compras como:
 Revisión de requerimientos.
 Selección de proveedores.
 Ubicación de órdenes.
 Programación de entregas.
 Análisis de propuestas comerciales de proveedores.
 Manejo de negociaciones con proveedores.
 Seguimiento de órdenes de compra.
 Entrevista al personal de compras.
 Gestión de quejas de clientes.
 Suministro de información para compras de capital.
 Desarrollo y entrenamiento de otros compradores.
[2]

Son muchas las funciones y actividades
que se deben realizar dentro de un
departamento de compras. Algunas
funciones se pueden considerar como
compartidas y otras de responsabilidad
absoluta de otras áreas de la empresa.
 Administración de archivos de desempeño de los proveedores.
 Ampliación de nuevas fuentes.
 Establecimiento de programas de estandarización.
 Manejo de decisiones “hacer o comprar”.
 Ejecución de análisis de materiales y productos.
 Realización de análisis y predicciones de tendencias de mercado y
pronóstico de ventas.
FUNCIONES BÁSICAS FUNCIONES ALREDEDOR DE LA LOGÍSTICA
Garantizar el ciclo de Entrega
Definir la Necesidad
a los Clientes
Mantener el Mínimo de Inversión
Seleccionar el Proveedor
en Inventarios
Negociar un Precio Maximizar la Relación
Costo - Beneficio
Soporte Contractual Encontrar y Desarrollar Fuentes
Competitivas de Suministros
Aseguramiento de Entregas Garantizar la Excelencia en los
Niveles de Servicio del Proveedor
Integración de las Funciones Logísticas
Enfoque de cadena de Abastecimiento
3.5 Actividades del área de compras
Son muchas las funciones y actividades que se deben realizar dentro
de un departamento de compras. Algunas funciones se pueden
considerar como compartidas y otras de responsabilidad absoluta de
otras áreas de la empresa, el comprador debe estar atento y acucioso
para que las otras áreas y personas procedan a efectuar y a agilizar
las operaciones que se deriven de las decisiones de compras. Algunas
funciones son:
 Atender oportunamente los proveedores.
 Recibo de muestras y cotizaciones.
 Análisis y aceptación de nueva lista de precios.
 Determinar las cantidades de compra.
 Conocer niveles de inventarios y fijar acciones que permitan
optimizar el manejo de los mismos.
 Estar informado permanentemente de las necesidades del
consumidor.
 Estar informado de los nuevos productos que se lancen al mercado.
[3]

Abastecimiento en la logística
EL comprador, es el responsable de la
gestión de compras, negociación,
comercialización y logística. Planificada,
organizada y coordina las actividades
relacionadas con el área de compras, la
adquisición de mercancías y artículos
diversos para la compañía.
3.6 Importancia de la función abastecimiento
La función de aprovisionamiento existe a partir del momento en que
un objeto o servicio debe ser buscado fuera de la empresa. Dentro de
los principales objetivos tenemos los siguientes:
 Proporcionar un flujo interrumpido de materiales, suministros,
servicios necesarios para el funcionamiento de la organización.
 Mantener las inversiones en existencias y reducir las pérdidas de
éstos a un nivel mínimo.
 Mantener unas normas de calidad adecuadas.
 Buscar y mantener proveedores competentes.
 Normalizar los elementos que se adquieren.
 Comprar los elementos y los servicios necesarios al precio más
bajo posible.
 Mantener la posición competitiva de la organización.
 Conseguir los objetivos del aprovisionamiento procurando que los
costos administrativos sean los más bajos posibles.
3.7 La labor del comprador
Es el responsable de la gestión de compras, negociación,
comercialización y logística. Planifica, organiza y coordina las
actividades relacionadas con el área de compras, la adquisición de
mercancías y artículos diversos para la compañía. Contacta y
entrevista a proveedores locales y extranjeros con el fin de negociar
los contratos de compra con el objetivo de un abastecimiento
eficiente para ganar ventaja competitiva en las ventas. Igualmente
es responsable de la administración y rentabilidad de las categorías
de mercadería asignadas.
3.8 Planificación de las compras
Para un buen proceso de abastecimiento, se debe desarrollar un
plan o visión estratégico de las adquisiciones:
1. Un análisis de los bienes o servicios "esenciales" de la organización.
2. Una estimación de la demanda proyectada.
3. Una evaluación de cómo se realizará la adquisición y desempeño
de proveedores.
La planificación de las compras ayudará a conseguir los objetivos
estratégicos de la institución, conseguir precios más competitivos,
menores costos de inventario y administrativos, efectuar compras
oportunas y aumentar la productividad de la organización, además,
[4]

La planificación define que necesita la
organización, cuanto y para cuándo lo
necesita, dentro de un periodo de
tiempo determinado. La planificación de
compras solo es posible si se dispone de
información sobre las necesidades
futuras y de los recursos que se
tendrán disponibles para enfrentarlas.
para guiar, controlar y transparentar los gastos, permite la generación de
contratos de suministro en la medida que se van requiriendo productos o
servicios, resolver situaciones de crisis, disminución del número de
licitaciones desiertas y de compras urgentes.
La planificación define que necesita la organización, cuánto y para
cuándo lo necesita, dentro de un período de tiempo determinado. La
planificación de compras sólo es posible si se dispone de información
sobre las necesidades futuras y de los recursos que se tendrán
disponibles para enfrentarlas.
El rol de los directivos será promover una cultura de planificación y
control de resultados, lo que en la práctica significa comenzar por
marcar objetivos, priorizarlos, difundirlos y controlarlos, deben
facilitar la coordinación entre los diversos actores que participan en
el proceso de abastecimiento, generando o apoyado las instancias de
contacto entre usuarios y proveedor interno.
3.9 El proceso de la planificación de compras
El proceso de planificación de compras consta de:
1. Levantamiento de requerimientos: Lo que se necesitara durante
el próximo periodo se hace tomando como base los consumos
históricos y proyectando sus requerimientos futuros, para lo cual
deberá coordinar con las gerencias involucradas.
2. Programación de compras: Programar los bienes y servicios de
manera de asegurar su provisión en las fechas que se requerirán.
3. Control y seguimiento de la ejecución del plan: Nos permite
guiar, controlar y transparentar las compras y los gastos mientras se
está ejecutando y tomar medidas correctivas oportunamente.
Se deben revisar los avances y resultados identificando compras
realizadas y no realizadas de acuerdo al plan compras realizadas, pero
con modificaciones, otras realizadas no previstas en el plan y las
causas q originan las desviaciones respecto al plan.
El plan anual de compras es un documento que pronostica las
compras anuales de nuestro organismo, el momento en que se
comprarán o contratarán y su valor estimado.
[5]

El modelo del lote económico,
conocido como el EOQ, este modelo
es la fuente de todos los esquemas
de cálculo para la compra de
materias primas y de mercancías
en las empresas de hoy.
3.10 Modelo del lote económico
Conocido como el EOQ, este modelo es la fuente de todos los
esquemas de cálculo para la compra de materias primas y de
mercancías en las empresas de hoy. Parte del concepto de cubrir la
demanda esperada por la compañía, los costos de gestión de las
órdenes de compra y los costos del inventario.
Como aspecto relevante cabe destacar que el EOQ no es un modelo
que pueda cubrir las fluctuaciones presentes en las variables de la
demanda y de los tiempos de entrega. Esto hace que su aplicación
sea adecuada para aquellos productos que presentan demanda
estacional, con diferencias muy bajas entre los niveles reales de
ventas y los pronosticados. No obstante, debido a la poca flexibilidad
para manejar las variables en tiempos de entrega, se obliga a
disponer de inventarios de seguridad muy alejados de los realmente
requeridos, provocando inexactitud y riesgos de desabastecimiento o
un sobre stock.
Cualquiera de las dos situaciones representa sobrecostos e
ineficiencia en la operación comercial y logística de la compañía.
Su cálculo es el siguiente:
*EOQ= 2FS / CP
EOQ= Cantidad económica de la orden o cantidad óptima que deberá ordenarse.
F = Costo fijo de colocar y recibir una orden.
S = Ventas anuales en unidades.
C = Costos anuales de mantenimiento, expresados como un
porcentaje del valor promedio del inventario.
P = Precio de compra de los bienes; es el precio al que compra la empresa .
3.11 Costos de adquisición
Son los costos derivados de la adquisición de la mercancía. Forman
parte del costo de compra el costo de emisión de los pedidos y el
costo de adquisición.
El costo de emisión es el que se origina al solicitar la mercancía al
proveedor. Incluye el material de oficina, los gastos de envío, los
gastos del personal que efectúa el pedido, etc.
[6]

Proveedor
Antes de iniciar el punto 3.13
Leer el siguiente artículo
El modelo del lote económico, conocido como
el EOQ, este modelo es la fuente de todos los
esquemas de cálculo para la compra de
materias primas y de mercancías en las
empresas de hoy.
3.12 ¿Qué es un proveedor?
Proveedor es la persona o empresa que abastece con algo a otra
empresa o a una comunidad. El término procede del verbo proveer,
que hace referencia a suministrar lo necesario para un fin.
Es importante establecer que básicamente existen dos tipos claramente
diferenciados de proveedores. Por un lado, están los de bienes, que son
los que aportan, venden y surten de objetos o artículos tangibles.
Ejemplos de ellos son los proveedores de bebidas para bares y
restaurantes o los de madera para las carpinterías.
Por otro lado, están los de servicios que, como su propio nombre
indica, no ofrecen algo material sino una actuación que permite que
sus clientes puedan desarrollar su actividad con total satisfacción.
Es decir, se conoce como proveedor de servicios a la empresa que
presta servicios a otras empresas. El negocio más habitual de los
proveedores de servicios es la oferta de suscripciones o contratos. La
telefonía móvil, el acceso a Internet y el alojamiento de sitios web
son algunos de los negocios de los proveedores de servicios.
Los proveedores deben cumplir con los plazos y las condiciones de
entrega de sus productos o servicios para evitar conflictos con la empresa
a la que abastecen. En muchos casos, estas compañías tienen que tener
un departamento de soporte o atención técnica, ya que las interrupciones
del servicio causan grandes problemas al cliente.
3.13 ¿Qué es la homologación de proveedores?
La homologación de proveedores es el proceso por el cual una
empresa define aquellos proveedores que están cualificados para
suministrarle productos o servicios.
Un proveedor que desee trabajar con una empresa que disponga de
un sistema de homologación de proveedores deberá conseguir esta
homologación antes de poder comenzar a suministrar sus productos
o servicios.
La homologación de proveedores puede realizarse a través de
diversos métodos:
 Auditoría: Se evalúa una serie de factores, previamente definidos
y recogidos en un cuestionario de auditoría. Como resultado de esta
auditoría, el proveedor obtendrá una puntuación, en función de la
cual será aceptada o rechazada su homologación.
........................................Continua en la página 9 .................................
[7]

China se convirtió en principal proveedor
de Perú desplazando a EEUU
China se convirtió en el 2014 en el principal
proveedor de productos para el Perú,
logrando desplazar por primera vez a
Estados Unidos, que por varios años fue
nuestro principal abastecedor, informó el
Centro de Comercio Exterior (CCEX) de la
Cámara de Comercio de Lima (CCL).
"Según el ranking de participación del
último año, China presenta un porcentaje
del 21,1% seguido muy cerca de Estados
Unidos (20,9%) desplazándolo de su
liderazgo. Más alejados están Brasil (4,7%),
México (4,6%) y Ecuador (4,2%), seguidos
por países como Alemania, Corea y Chile,
con más de 3%", señaló Carlos García Jerí,
gerente del Centro de Comercio Exterior de
la CCL.
En el año de análisis el Perú importó de
China un monto total de 8,922 millones de
dólares representando un crecimiento de
6,3% respecto al año 2013.
China nos abastece gran parte de la línea de
aparatos eléctricos, tales como celulares y
aparatos de comunicación en general,
equipos procesadores de datos portátiles,
monitores y vehículos, así como de sus
respectivas partes, mientras que en el
sector químico figuran los insumos de la
industria farmacéutica.
Según CCEX, tener al gigante asiático
como nuestro principal proveedor
muestra el creciente intercambio
comercial con países del Asia Pacifico,
que se reflejan oso lo en las
importaciones, sino también en nuestra
creciente exportación de alimentos.
[8]
MÓDULO 5 - SESIÓN 3
Artículo extraído del Diario El Comercio
Lunes, 19 de enero de 2015
Estados Unidos, por su parte, nos
abastece de productos derivados del
petróleo, máquinas en general y
vehículos pesados para la minería y
construcción, mientras que, en el sector
químico, de insumos para la industria
plástica y embalajes.
En el sector agropecuario nos provee
cereales, principalmente maíz duro
amarillo que sumó los 391 millones de
dólares.
En tanto el valor de las importaciones
peruanas cayeron 2,4% en 2014, luego
de cuatro años de constante
crecimiento, al sumar un total de 42,372
millones de dólares.
"No se había registrado un retroceso en el
valor de las importaciones desde la crisis de
2009, cuando el valor de importaciones
cayó a 21,915 millones de dólares. Sin
embargo, los años siguientes fueron
auspiciosos, llegándose a importar a 2013
un total de 43 433 millones de dólares, más
del doble de la cifra anterior", señaló
García.
Refirió que para este año se ha registrado
1,000 millones de dólares menos en
importaciones en equipos de transporte de
carga, que incluyen tranvías eléctricos
(importados en 2013 para la línea 1 del
Metro de Lima), volquetes para minería,
camiones de más de 20 TM, camionetas
pick-up, tractores, camiones, entre otros.

El modelo del lote económico, conocido como
el EOQ, este modelo es la fuente de todos los
esquemas de cálculo para la compra de
materias primas y de mercancías en las
empresas de hoy.
 Test de producto: Consiste en la realización de una prueba de los
productos que desea suministrar el proveedor. La prueba consiste en
utilizar el producto en el proceso productivo y verificar su
comportamiento. Al final de la prueba se homologa o no al proveedor.
 Homologación por histórico: Este método se utiliza para
homologar a proveedores que llevan trabajando con la empresa
desde hace tiempo de manera satisfactoria. Consiste en analizar los
resultados históricos de la relación con el proveedor: cantidades
suministradas, número de envíos, número y gravedad de las
reclamaciones, resultados de controles, calidad del servicio, etc. En
función de estos resultados se procede a conceder o denegar la
homologación.
 Cuestionario de homologación: Este sistema es similar al de
auditoría, pero sin realizar visita al proveedor. En este caso, la empresa
elabora un cuestionario en el que se preguntan los datos importantes
sobre la actividad, organización, medios, proceso productivo y gestión de
la calidad del proveedor. Este cuestionario se envía al proveedor, y en
función de sus respuestas se procede a su homologación.
En el proceso de homologación de proveedores deben participar
representantes de los departamentos de la empresa afectados: el
responsable de compras, el responsable de calidad y el responsable
del departamento usuario del producto comprado (producción, si son
materias primas o auxiliares; almacén, si es el transporte).
El proceso de homologación da lugar a una lista de proveedores
homologados. Esta lista debe ser difundida a todas las personas de la
empresa que tengan responsabilidades de compra de productos o
servicios, de manera que no puedan comprar a proveedores que no
estén incluidos en la lista.
El hecho de que un proveedor esté homologado no supone que la
empresa esté obligada a comprar sus productos; significa que la
empresa puede comprarlos. La selección de los proveedores a los que
comprar en cada momento se realiza a través del sistema de
evaluación de proveedores.
3.14 Evaluación de proveedores
El propósito de evaluar proveedores es agilizar los procesos en la cadena
de abastecimiento, haciéndolos más eficientes para cada una de las
partes, con miras a la satisfacción de los consumidores finales.
[9]

Cálculo Lote Económico
Nota: Si no puede visualizar, búsquelo en
el bloque de videos en Aula virtual
https://www.youtube.com/watch?v=knCIu
p-l7Dg
Explicar el proceso de
evaluación de proveedores
Nota: Si no puede visualizar, búsquelo en
el bloque de videos en Aula virtual
https://www.youtube.com/watch?v=knCIu
p-l7Dg
Los objetivos de la evaluación de los proveedores son:
 Convertir los proveedores menos competitivos en suplidores
estratégicos de alta calificación.
 Obtener la media del portafolio de proveedores actuales.
 Encontrar las fortalezas y debilidades de cada uno de los
proveedores.
 Mejorar el suministro de la compañía.
 Crear relaciones cálidas y fuertes.
 Disminuir los niveles de agotados.
 Incrementar el nivel de servicio.
Para realizar una evaluación completa de los proveedores debe
definirse, entre otros criterios, los productos que estos suministran y
el impacto que generan en el negocio. Las principales variables de
desempeño a medir son:
 Sistema de calidad: Calidad en sus procesos, estrategias y
procedimientos de aseguramiento de la calidad, procesos de
capacitación y entrenamiento, etc.
 Fabricación: Programas de mantenimiento preventivo, planificación y
programación de la producción, ambientes adecuados de trabajo, sistema
de indicadores para la productividad en planta.
 Medioambiente: Cumplimiento de normas medioambientales,
control sobre el manejo de residuos sólidos y líquidos, control sobre
emisiones al aire, etc.
 Aspectos comerciales: Nivel y calidad del servicio al cliente,
competitividad en precios, investigación y desarrollo de nuevos
productos, alternativas de negociación.
 Aspectos logísticos: Cumplimiento en las entregas, políticas de
devoluciones y atención de reclamos, manejo correcto de la
documentación, flexibilidad y capacidad de atención.
[ 10 ]
 MÓDULO 5 - SESIÓN 3

EXPERIMENTAR

Ejercicio: Impacto de la mejora en la

gestión de compras sobre la Rentabilidad

Ud. gerencia una empresa PYME industrial que factura 12 millones

de dólares al año: Calcular la rentabilidad de la empresa:

Suponer que se dan las siguientes mejoras:

 Se ha reducido el costo de compras en un 2% por compra en
proveedores en zona de bajo costo (5 días tránsito de camión).
 Se ha reducido el costo de compras por estandarización de
producto, reducción de variantes y negociación de volumen en un 3%.
 Se ha mejorado la rotación del almacén de materias primas de 4 a 6,
al poner en marcha un proyecto de gestión de materiales, la
implantación de un sistema experto de reaprovisionamiento y la gestión
de altas y bajas de producto y un producto para la muy baja rotación.
 Mejora financiación del proveedor de 70 a 90 días.
 Se ha subcontratado al almacén regulador manteniendo el
personal, pasando a pagar un alquiler de 90,000 dólares anuales.

[ 11 ]
 ACTIVIDAD 3

Basándose en el ejercicio: Impacto de la mejora en la gestión de

compras sobre la Rentabilidad, realice y responda lo siguiente:

1.- Calcular la rentabilidad de la empresa.

2.- ¿Cuál es el incremento de rentabilidad?

[ 12 ]