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ALUMNA: HEREDIA MONTENEGRO MARITHE

LA FUNCIÓN DE ALMACENES Y SU ORGANIZACIÓN

Entre los elementos que forman la estructura del sistema logístico, en las empresas
industriales o comerciales, el almacén es una de las funciones que actúa en las dos
etapas del flujo de materiales, el abastecimiento y la distribución física, constituyendo
una de las actividades importantes para el funcionamiento de la Empresa.

Actualmente las modernas técnicas de organización de empresas y la reunión de los

elementos logísticos en una sola dependencia, hacen resaltar la enorme importancia
que, en el desarrollo de una empresa, tiene el almacenaje en cualquiera de sus etapas y
el efecto que ejerce, en los aspectos financieros, contables y técnico.

La importancia del almacén ha resaltado en los últimos tiempos, llegándose a expresar

que la organización de una empresa se inicia en el almacén, por ser el eje o núcleo de
las actividades administrativo-contables.

De allí que deba dedicarse tiempo y preocupación a la organización y buen fun-

cionamiento de los almacenes, buscando obtener eficiencia y rendimiento adecuados
en el cumplimiento de sus tareas.

1. ORIGEN DEL ALMACÉN

Tratándose de Almacenamiento, es interesante determinar Cómo y Por qué se origina

el Almacén; Cuál es la razón que determina que en todas las Organizaciones, sean
Industriales o Comerciales, existan almacenes; y para ello hay que recordar que producir
es contar con la materia prima Conveniente, para que elaborada en la fábrica, pueda
convertirse en el Producto; y éste ofrecido o solicitado será vendido y dará lugar a una
nueva producción. De esta manera se forma un ciclo, que se denomina CICLO DE LA
PRODUCCION, constituido por los siguientes elementos:

 Materia Prima
 Fabrica
 Producto
 Cliente

Y que da origen a los almacenes, en razón de que nunca se podrá contar con la materia
prima, en el momento preciso y en cantidad suficiente, sino se ha adquirido con
anterioridad como para tenerla a la mano cuando se necesite (Almacenes Industriales)
y tampoco una vez elaborado el producto, se dispondrá del cliente que lo adquiera
apenas se termine la elaboración, sino que es necesario guardarlo después de elaborado
y mientras es adquirido (Almacenes Comerciales).

2. ORGANIZACIÓN DEL ALMACÉN

2.1. Finalidad

Si se tiene en cuenta que el Almacén es la dependencia logística de la empresa, que

guarda la materia prima, semi-acabados, artículos de consumo o el producto terminado,
para proporcionarlo con oportunidad cuando se necesite, es lógico que su finalidad será:
"Realizar las operaciones y actividades necesarias, para suministrar los materiales o
artículos en condiciones de uso y con oportunidad, de manera de evitar paralizaciones
por falta de ellos o inamovilidad de capitales por sobre-existencias". Esto significa que
el almacén debe disponer de su propio control sobre lo que guarda, a fin de asumir la
responsabilidad por los materiales en stock, pudiendo apoyar a Control de Inventarios
para la renovación e impulsar su movimiento haciendo presente la acumulación o falta
de materiales.

2.2. Actividades y deberes

A fin de lograr el objetivo o finalidad indicada, hay que desarrollar las actividades
inherentes al cumplimiento de las tareas que constituyen el trabajo del personal de
almacenes y que consisten en:

a) Recibirlos materiales que envía el proveedor u otro almacén.

b) Descargarlos, desembalarlos y verificarlos.
c) Entregarlos a los depósitos
d) Guardarlos ubicados
e) Preocuparse por su mantenimiento, evitando su deterioro o pérdida.
f) Controlar su estado y ubicación
g) Entregarlos cuando los soliciten con autorización
h) Controlar su movimiento físico para solicitarlos en caso necesario.
i) Procurar su renovación a fin de mantener una cantidad definida
j) Clasificar los materiales en existencia

Estas actividades se reúnen por su afinidad o similitud y pueden constituir los deberes del
Almacén que se inician con la recepción y terminan con la solicitud de renovación o
reposición, como se puede apreciar a continuación.

- Recibir los materiales

- Clasificarlos
- Almacenarlos ubicados
- Mantenerlos y cuidarlos
- Entregarlos con autorización
- Controlarlos
 - Solicitar su reposición

Y que constituyen un ciclo, ya que una vez solicitada su renovación se volverá al primer
paso, es decir recibir los materiales, y se continuará con los otros. Este ciclo es conocido
como CICLO DE ALMACENAJE y su realización está encomendada al personal de
almacenes y control de inventarios.

2.3 Elementos del almacén

El cumplimiento eficiente de las actividades requiere su agrupación por afinidad o

similitud y la asignación a elementos idóneos que con su labor permitirán lograr la
finalidad u objetivo asignado al almacén. Se debe tener en cuenta que la asignación
de las actividades reunidas, como deberes o funciones, trae aparejada una
responsabilidad que debe asumir el personal del almacén.
Si se analizan las actividades expuestas y su agrupación se podrá determinar los
elementos que deben existir y conformar la función de Almacenes. Así se tiene que
al recibir, descargar, desembalar y controlar los materiales que llegan al almacén,
constituye una función bastante amplia y de gran, responsabilidad, cuyo
cumplimiento requiere minuciosidad y sobre todo dedicación. Es por eso a un solo
elemento que asuma la responsabilidad de autorizar el ingreso de los materiales a la
empresa.
Hecho el análisis, completamente simple, de las actividades que se realizan en el
almacenamiento, se puede concluir indicando que en todo almacén' deben existir,
cuando menos, cuatro elementos que se denominan dela siguiente manera:
- Recepción
- Almacenaje y entrega
- Control
- Mantenimiento

2.3. Funciones de los elementos

Se han indicado las denominaciones que corresponden y las actividades y deberes a

su cargo, de ellos se deduce la finalidad o función básica de cada uno, que se asignará
en el Manual de Funciones correspondiente, como por ejemplo:

2.3.1. Jefatura de almacenes

Dirigirá y coordinará la labor de los diferentes elementos que constituyen la

dependencia de almacenes, responsabilizándose por su buen funcionamiento y
control y por el cumplimiento de la finalidad designada.

2.3.2. Recepción

Recibirá los artículos que lleguen al almacén, comprobando si son los solicitados,
por medio de la confrontación con el pedido u orden de compra y determinando
 el estado en que llegan, la cantidad y calidad, procediendo a entregarlos
posteriormente a las bodegas o depósitos de almacenaje y de

2.3.3. Almacenamiento propiamente dicho

Recibirá los artículos, que le entrega Recepción, confrontándolos con el Parte de

Ingresos que éste debe elaborar; después de recibidos, los ubicará de manera de
saber exactamente dónde se encuentran, guardándolos hasta que les sean
solicitados y los entregará a cambio de la orden de salida o despacho
correspondiente.

2.3.4. Control

Controlará el movimiento de las existencias, estableciendo el momento de pedir y

las cantidades mínimas y máximas por mantener de cada artículo; procederá a
clasificar las existencias y solicitará su reposición cuando sea conveniente.

2.3.5. Mantenimiento

Se encargará de mantener en buen estado de conservación y limpieza las

existencias y los depósitos, y realizará la manipulación y transporte de los
artículos dentro de la zona de almacenaje.

3. CICLO DE ALMACENAMIENTO

Al citar en líneas anteriores el ciclo de almacenamiento, se indicó que está

constituido por los deberes que tiene' el almacén, para lograr la finalidad que le
corresponde dentro de la organización a la cual pertenece, y que estos deberes constituían
las funciones de los elementos que formaban el almacén. Por ello se verá en este capítulo
lo correspondiente a estos elementos y como deben realizar o ejecutar sus funciones
teniendo en mente siempre la finalidad de la entidad que los agrupa.

3.1. Recepción

Este elemento del almacén es el encargado de recibir los artículos que Compras
adquiere, ya sea por solicitud de los propios almacenes o por la de aquellos que usan
el material, y su labor consiste en:
 Descarga
 Desembalaje
 Inspección, Verificación o chequeo
 Ingreso o entrega a los depósitos, informando su llegada y elaborando un
parte o informe de recepción e ingreso.

Es decir, efectuar todas las tareas necesarias para decepcionar el o los artículos y
poderlos entregar a aquellos elementos que deben guardarlos hasta su utilización.
 3.1.1. Descarga

Es la labor de trasladar los bultos en los cuales lleguen los artículos, de los medios
en que han sido transportados hasta el lugar en que serán recepcionados. Ella se
puede realizar manual o mecánicamente, y para hacerlo es conveniente que el
personal que debe recibir los artículos sepa ante la da mente, cual es la mercadería
que llega, como llega, su peso, embalaje, etc., de manera que pueda tomar sus
previsiones para efectuar la descarga en el mínimo de tiempo posible y con los
medios adecuados.

3.1.2. Desembalaje

Es la labor manual de retirar los artículos de los bultos en que han llegado, es
decir, quitar a los artículos el embalaje que traen, para ello se debe contar con
personal especializado en esta labor, por cuanto generalmente, es en ella que se
producen las mayores pérdidas por deterioro, sobre todo cuando se trata de
materiales o artículos frágiles. Ello requiere que el desembalaje se realice en una
zona o espacio que permita ir sacando cada artículo y colocándolos en él o los
lugares donde se efectuará la verificación o chequeo sin que se mezclen. Muchas
veces esta labor de verificación se realiza conforme se va desembalando, en este
caso debe evitarse que los artículos ya verificados se confundan con los por
verificar.

3.1.3. Inspección, Verificación o chequeo

Consiste en determinar si se trata verdaderamente de los artículos solicitados, si

la cantidad concuerda con la pedida y si la calidad de los requisitos técnicos exi-
gidos en el pedido corresponde con los artículos llegados.
Esta parte de la recepción, es posiblemente la más importante, por cuanto de
ella depende el que los artículos llegados puedan ser usados y por ello es que el
encargado de la recepción se preocupará por realizar una inspección organizada,
siguiendo un procedimiento y no tomando lo que sea y como sea. Es conveniente
guiarse en este caso por la orden de compra, de manera de ir verificando los
artículos en el orden en que se encuentran en dicho documento, evitándose así
equivocaciones que posteriormente darán lugar a lamentaciones que no se
podrán remediar.

3.1.4. Entrega a los depósitos, ingreso de los artículos, informes o partes

por emitir.

Realizada la verificación o control, para dar por terminada la recepción hay que
entregar el o los materiales o artículos a los depósitos que van a almacenarlos, y
comunicar a los interesados y al Jefe del Almacén de la llegada de la mercadería,
indicando las novedades encontradas y estableciendo las condiciones en que se ha
recibido o se ha producido la recepción.
 Para hacerlo hay que pre: parar un parte o informe de recepción, en el cual se
consideren todos los datos correspondientes y necesarios para que Compras,
Producción o Ventas, Control y Contaduría, además de Almacenes tengan los
elementos convenientes para proceder a efectuar el pago, o los reclamos, o la
utilización de la mercadería llegada.

3.1.5. Recomendaciones a los encargados de la recepción

Para terminar ese aspecto del almacenaje, se dan a continuación alguna

recomendaciones que todo recepcionista debe tener presente.
- La desconfianza sirve más en la recepción de materiales que la excesiva
confianza o la indiferencia
- Se debe firmar el ingreso de los artículos solamente cuando se está seguro, de
que es exactamente lo solicitado.
- No se debe aceptar excusas de apuro del proveedor o del usuario para ingresar
los artículos sin una buena revisión y control.
- Hay que pesar todo aquello que deba pesarse, medir lo que debe medirse y
contar lo que debe contarse; no fiarse de facultades innatas para calcular al
ojo, ya que la responsabilidad es muy grande.
- Realizar el control sobre el suelo, nunca sobre el vehículo o medio en que llega
el artículo.
- Revisar la documentación que traen los bultos, ella servirá para efectuar la
recepción y los controles correspondientes.
- Si no se cuenta con el personal suficiente para la descarga, solicitarlo. Evitar
hacer esfuerzos, por segundad del personal y del artículo que se está
recibiendo.
- Verificar los precintos de los bultos para abrir inmediatamente aquellos que
denoten alteraciones.
- Revisar los cilindros, damajuanas, botellas, etc., que contengan líquidos, no
sea que se hayan derramado.
- Dar al personal la seguridad necesaria al recibir artículos peligrosos.

3.2. Almacenamiento propiamente dicho

Consiste en guardar los artículos, ubicándolos y cuidándolos de manera que puedan

entregarse en condiciones de ser utilizados, en el (momento que los necesiten los
consumidores. Para ello hay que contemplar varios aspectos relacionados con el
espacio de que se dispone y los artículos que se deben almacenar, de manera de llegar
a utilizar dicho espacio en la forma más adecuada posible, permitiendo que todos los
artículos puedan ser alcanzados fácilmente por el personal de despachadores, o por
el personal de inventarios para su control.
La forma de almacenar depende del artículo. En sí y de las disposiciones que la
jefatura de almacenes haya dictado, al respecto, teniendo en cuenta el sistema de
despacho que hay que ‘seguir y que se tratará posteriormente.
Los puntos que hay que contemplar en lo referente al almacenamiento propiamente
dicho son:
- Ubicación de los artículos
- Distribución de los locales
- Métodos o procedimientos de almacenaje
- Control de los artículos
- Clasificación y simbolización de los artículos
- Reposición
- Que se tratarán minuciosamente más adelante.

3.3. Despacho o Entrega

Consiste en entregar los artículos que guarda el almacén a cambio de una orden
o vale de salida, también denominada Nota de Entrega y que constituye un
comprobante del movimiento efectuado.

3.3.1. Sistema de lo que entra primero sale primero

Se utiliza para evitar que los artículos permanezcan mucho tiempo en almacén sin
ser entregados por cuanto la llegada de nuevas remesas, en muchos casos al ser
ubicadas y acomodadas, condena a las existencias antiguas a continuar en el
depósito mientras las nuevas son despachadas. Para evitar esto, se acostumbra a
retirar de su ubicación las existencias antiguas y ordenar las nuevas, colocando
aquellas encima de manera que obligadamente sean despachadas primero. Dichos
sistemas son:
a) Sistema a base de cupones:
Consiste en utilizar un cupón desglosable formado de dos partes iguales,
que tienen el mismo número y donde se indica la ubicación del artículo.
Al llegar la mercadería se coloca el cupón desglosando una parte y
guardándola en cajones especiales en orden correlativo y de llegada. Cada
vez que el artículo sea solicitado, se saca el cupón más antiguo y se
despacha el artículo que tiene el mismo número, asegurándose así la
rotación de todos los artículos.
b) Sistema de doble área:
Este sistema asigna a un artículo doble área de la que necesita para su
almacenamiento, de manera que al llegar una remesa nueva se almacena
en el espacio libre de la ubicación y no se despacha hasta terminar con la.
Que ya existía. Como inconveniente de este sistema, podemos mencionar
la necesidad de contar con el doble de espacio, lo que muchas veces no es
posible tener.
c) Sistema de separación móvil:
Es utilizado generalmente con artículos que pueden apilarse, es decir,
colocarse unos encima de otros, y consiste en despachar siguiendo una
dirección, una vez formada la pila o ruma, por ejemplo de derecha a
izquierda. A la llegada de una nueva remesa, sé colocan los artículos recién
llegados, en el espacio libre dejado por los sucesivos despachos
efectuados, o sea, a la derecha, y se comienza a despachar del lado
contrario es decir de izquierda a derecha, cambiando en esta forma el
sentido o dirección en que se toman los artículos para su entrega.

d) Sistema de alimentación por gravedad:

Consiste en el ordenamiento de los artículos nuevos en la parte superior
del estante o ubicación que ocupan; e irlos despachando por la parte
inferior, de manera que siempre se despachen los más antiguos y queden
los más nuevos. Se utiliza generalmente con artículos envasados en
cilindros o cajas circulares, pudiendo utilizarse ranflas o estantes
inclinados y diseñados especialmente de manera que los cilindros o cajas
se deslicen. En este caso se colocan los nuevos en la parte alta o superior.
Y se despacha de abajo. Todos estos sistemas son variaciones del
denominado "lo que entra primero sale primero", depende de los artículo
para adoptarlos, sobre todo si se tiene en cuenta que permite la renovación
o rotación de todas las mercaderías.

3.3.2. Entrega de Artículos

Los artículos sólo pueden ser entregados por el almacén a cambio de una orden
o nota de salida debidamente autorizada. Por consiguiente, es conveniente
establecer ciertas normas para la entrega, de manera de evitar tropiezos al
personal de almacenes y asegurarse el control de las salidas. Por ejemplo, es
conveniente diseñar las órdenes o notas de salida o entrega de manera que
contengan todos los datos que requiere contaduría y almacenes para efectuar su
control y así se tendrá que colocar el nombre y símbolo del artículo deseado, la
cantidad que se solicita y-la unidad de medida o despacho, quien lo solicita y para
qué, etc., está demás decir que dichas órdenes deben considerar las firmas de
las personas que entregan, reciben y autorizan la salida del artículo.

3.3.3. Formas de Entrega

La entrega de los artículos puede hacerse en el mismo almacén o puede ser éste el
que lo lleve hasta el consumidor, dependiendo la forma de entrega del volumen
de las salidas y sobre todo de la preparación o planeamiento que realicen en su
trabajo los que necesitan los artículos.
En los casos de los almacenes comerciales, se utilizan generalmente ambas
formas, pues se entrega en el propio almacén o se envía al consumidor por medio
del elemento o dependencia Transportes de la entidad.
 3.4. Control
Este aspecto del almacenamiento, que hemos considerado en último lugar en el
ciclo que estudiamos, se realiza durante todo el, desde la recepción hasta la entrega
y debe ser hecho por el propio personal del almacén, salvo en los controles
cualitativos en que muchas veces tendrá que intervenir personal especialista y
conocedor de las condiciones técnicas que debe requerir el artículo, es decir
Control de Calidad.

4. RELACIONES DEL ALMACÉN

Por ser el almacén la dependencia que recibe, guarda y entrega los artículos que necesitan
para su trabajo las otras dependencias de la entidad, debe tener relaciones con todas ellas
y mantenerlas informadas de lo que tiene en sus depósitos, así como recibir sus
necesidades para poder satisfacerlas. Sin embargo, estas relaciones son más estrechas con
el elemento contable, el de compras y el de producción o ventas.

4.1. Relaciones del Almacén con la Contaduría

Esta relación es sumamente estrecha, por la gran parte del capital de una empresa
se encuentra invertido en las existencias que el almacén guarda, y por consiguiente,
es Contaduría la dependencia que actuara como elemento controlador de ese capital
inmovilizado.
Como la contaduría lleva un registro valorizado de las existencias del almacén, los
almacenes deben proporcionar todos los datos necesarios para que pueda llevar sus
registros. Estos datos se refieren a:
- Llegada de los artículos
- Ingresos y salidas efectuadas diariamente
- Distribuciones de las existencias dentro del almacén (ubicación)
- Perdidas que se produzcan por deterioro, rotura o envejecimiento.
- Ajustes que debe realizar, de acuerdo con faltantes o excedentes.

4.2. Relaciones de Almacén con Compras

Compras es la dependencia logística que procura los artículos o materias primas que
el almacén debe guardar, por lo que sus relaciones se efectúan alrededor o en torno a
la adquisición de los artículos que el almacén requiere para ambas dependencias. Los
puntos de contacto entre estas dependencias son:
 Determinación de las cantidades por adquirir, teniendo en cuenta el
consumo de las existencias y el volumen de adquisición más bajo, para
que el precio resulte compatible con el menor costo.

 Información sobre existencias disponibles, rapidez de consumo,

necesidades futuras por parte del almacén para que compras pueda fijar
las cantidades a pedir y los plazos de entrega que deben cumplir los
proveedores.
  Información sobre fluctuaciones probables en los precios de mercado y
en las condiciones de compra, para que el almacén anticipe sus
solicitudes.

4.3. Relaciones del Almacén con Ventas – Producción

El ciclo de almacenamiento, indicado en párrafos anteriores, se completa cuando el
almacén de salida a los artículos que guarda, y esto solo se realiza silos consumidores
los solicitan. Es decir, que en el caso de los almacenes comerciales, solamente a
través de Ventas se mueven los artículos, y en el de los industriales es Producción la
que da salida a los materiales para utilizarlos o transformarlos. En ambos casos, es
conveniente llevar a cabo un planeamiento coordinado que les permita adquirir los
materiales que van a tener salida y no van a constituir una carga para el almacén y
por consiguiente, para la entidad.

4.4. Otras relaciones del Almacén

Aparte de las relaciones ya tratadas, el almacén como toda dependencia tiene
relaciones de subordinación y mando, es decir, que tiene Jefes y Subordinados y con
ellos deben mantener relaciones tan estrechas como las anteriores, que veremos a
continuación:
Las de subordinación son las que debe mantener con sus jefes inmediatos,
recibiendo de ellos las directivas o instrucciones sobre el cumplimiento de su
función; sobre la autoridad que ejerce y la responsabilidad que le corresponde;
los medios con que contara, etc.