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GRUPO DE INTERES

GESTION DE PROYECTOS

SESION PRESENCIAL

ENERO 21, 2016


Agenda
DESAYUNO

ASUG MEXICO & GRUPOS DE INTERES


MA. ELENA GUTIERREZ L. // ASUG MEXICO, TONY LÓPEZ // SDIIT

SAP ACTIVATE
EDUARDO M. ORTEGA // SAP

GESTION DEL CAMBIO COMO HERRAMIENTA DE ÉXITO


FRANCISCO BRISEÑO // DELOITTE

UN PROYECTO EN TIEMPO Y COSTO – HISTORIA DE ÉXITO GRUPO MEXICO


SALVADOR CARDENAS GONZALEZ // GRUPO MÉXICO

CENTRO DE EXCELENCIA AVANZADO – CASO DE ÉXITO DE CFE


LILIA PARRA HERNANDEZ // CFE

SIGUIENTES PASOS / CIERRE


ASOCIACION DE USUARIOS DE SAP EN MÉXICO
GRUPOS DE INTERES
Asociación de Usuarios de SAP en México
Es una Asociación Civil, sin fines de lucro, independiente de SAP, creada para proporcionar al
ecosistema en la región, una plataforma de comunicación, relacionamiento, intercambio de
experiencias e información sobre productos y servicios.

Misión
• Ser una entidad que capitalice la sinergia entre sus miembros, para influenciar la evolución
de las soluciones SAP.
• Proporcionar un foro abierto, amigable y profesional en donde los usuarios y los
prestadores de servicios puedan interactuar, intercambiar, generar y adquirir conocimiento,
herramientas y mejores prácticas sobre el uso de las soluciones SAP, basados en la realidad
de una geografía local, pero con acceso a recursos tanto locales, como regionales y
globales.
¿Qué es un Grupo de Interés? (SIG)

Llamamos SIG a un Grupo de Interés por sus siglas en Inglés – Special Interest Group.

Es la agrupación virtual y/o presencial de miembros de ASUG México que comparten intereses y escenarios
comunes relacionados con las soluciones SAP, ya sea para solucionar un tema funcional, generar mejores
prácticas, ganar conocimiento, experiencia, pero sobre todo para beneficiarse de la oportunidad de influir en
la evolución de la solución SAP que utilizan, así como en los servicios relacionados a ésta, generando
“Focus Topics”.

Un Grupo de Interés interrelaciona a usuarios, proveedores de servicios, proveedores de herramientas


complementarias de SAP, personal de SAP y expertos en las soluciones.
EL ENFOQUE ÁGIL DE
IMPLEMENTACIÓN
EDUARDO M ORTEGA, MBA, PMP®
SAP ACTIVATE for
Build smart, run simple
 SAP Activate is the consumption experience
introduced for SAP S/4HANA

 SAP Activate is a unique combination of SAP


Best Practices, Methodology, and SAP Guided
Configuration delivered with a reference
solution

 SAP Activate enables customers to start fast,


build smart, and run simple while continuously
innovating with SAP S/4HANA in the cloud and
anywhere Successor of the ASAP and SAP Launch methodology
La evolución a SAP Activate
Accelerated Adoption

SAPACTIVATE

2002 2010 2013 2015-16


SAP Best Practices SAP Rapid-Deployment SAP Best Practices and RDS on- Accelerated Deployment and
Solutions premise, cloud and hybrid Continuous Innovation

• Single package • Single package • Pre-configured landscapes / Assemble to • End-to-end implementation


• On premise order compliance experience (delivered in SAP
• On premise
• Service included • Re-use and delivery via many channels: SAP S/4HANA)
• Accelerated SAP • ASAP for Simplified Solution Manager, SAP Service Marketplace
• Content Lifecycle Management
Rapid-deployment • SAP Launch methodology for cloud
deployments
• One unique methodology SAP
Solution Experience Activate for all deployment types
Principales características del enfoque de
implementación de SAP ACTIVATE

START WITH BEST PRACTICES PRE-ASSEMBLY & CLOUD READY


Re-use Knowledge Assets Leverage the flexibility and speed of the
and Prebuilt Content cloud

VALIDATE SOLUTION PREMIUM ENGAGEMENT READY


Validation to Best Practices and fit-gap Implementation and Operations fully
analysis supported with ICC/OCC and MCC*

MODULAR AND AGILE QUALITY BUILT-IN


Configure the project, deliver the solution Identify risk early with total quality
incrementally approach for implementation
* ICC (Innovation Control Center), OCC (Operation Control Center), MCC (Mission Control Center) Premium Engagement only
Entrega incremental de valor
Flujos de trabajo
Flujos de trabajo y entregables
Actividades principales
• Hold workshops to validate business scenarios
• Value Management: confirm business drivers, goals, & success metrics • Document delta requirements and gaps
• Confirm project scope & schedule • Document requirements for solution extensions
• Establish project team • Prepare for integration
• Initiate DEV/TST system landscape • Hold design workshops, if applicable
• Set-up governance and standards • Complete level 1 project team enablement
• Prepare and conduct kickoff • Execute Quality Gate
• Execute Quality Gate
• Configure solution (iterative)
SAP ACTIVATE •

Execute unit testing (iterative)
Perform solution walkthrough with users (iterative)
• Go-live Build Smart, Run Simple • Set-up DEV/TST integration
• Execute handover to support / operations • Develop solution extensions
• Closeout project • Complete level 2 project team enablement
• Use post go-live support • Execute Quality Gate

• Execute technical & load testing , if applicable


• Execute user acceptance testing of E2E scenarios, including data migration,
• Execute cutover to PROD
integration and solution extensions
• Prepare for solution adoption
• Execute Quality Gate
• Plan cutover • Deploy solution extensions to PROD
• Initiate PROD environment • Setup Value Monitoring framework
• Set-up PROD integration • Execute Quality Gate
Mejores Prácticas SAP, Herramientas,
Metodología
Starting Accelerating your transition project with SAP S4/HANA
Point SAP Activate - delivered with SAP S/4HANA implemented

New
Implementation
SAP S/4HANA
Cloud Edition

System Conversion

Landscape SAP S/4HANA


On-premise Edition
Transformation

…depending on your
transition scenario
Mejores Prácticas SAP S/4HANA
SAP Best Practices base scope for SAP S/4HANA in 2015
 The processes delivered with SAP Best Cloud enterprise Cloud Project Cloud Marketing
Business Priority On-premise edition
Practices baseline support core industry edition services edition edition

requirements and cross enterprise priorities Core Finance x x x

and are optimized for SAP S/4HANA Core Human Resources x x

 SAP Best Practices baseline support Streamlined Procure to Pay x x x

requirements of 11 core industries, not Accelerated Plan to Product x x


including industry extensions
Optimized Order to Cash x x
o Consumer Products
o Wholesale Distribution Project and Managed Services x x
o Life Sciences
o Chemicals Enhanced Request to Service

o Mill Products & Mining Strategic Marketing x


o Automotive
o High Tech Integration with Ariba x x x
o Industrial Machinery & Components
Integration with SFSF x x
o Aerospace & Defense
o Engineering, Construction & Operations Integration with hybris x
o Professional Services
Integration with C4C x
Herramientas
Implementation Cockpit
Metodología Principales Beneficios
KEY MESSAGE
• La metodología SAP Activate está diseñada para reemplazar todas las variantes de ASAP 8 y SAP Launch
• Las diferencias entre los distintas opciones de entrega están reflejadas en las versiones específicas por cada tipo de
despliegue. Nuevas implementaciones, Conversiones, Transformación de landscape. On-Premise, cloud, hybrid.
Old Replaced with Main improvements Supported implementations
• Based on use of SAP Best • SAP S/4 HANA on premise edition
• SAP Activate methodology
ASAP 8 Practices
Implementation

for on premise edition • SAP Business Suite (ERP, CRM, SRM,…)


• Agile project delivery
New

• SAP S/4 HANA cloud editions –


• Reduced project lifecycle – only
• SAP Activate methodology enterprise, marketing, project services
SAP Launch 4 phases
for cloud edition • SFSF, C4C and Ariba will transition to SAP
• Leverage Guided Configuration Activate later in 2016.
• Solution fit/gap workshops
Landscape Transf.
System Conv. &

• SAP Activate methodology replace detailed Blueprint


• SAP S/4 HANA on premise edition
for System Conversion / • 10 or less key deliverables per
- • SAP S/4 HANA cloud editions –
Landscape Transformation phase, thus easier access to key
(planned) enterprise, marketing, project services
guides and accelerators
SAP ACTIVATE – acceso vía SAP JAM

SAP.com/activate http://go.sap.com/services/s4hana-deployment.html
GESTIÓN DEL CAMBIO
HERRAMIENTA DE ÉXITO
Gestión del Cambio
Mediante la gestión del cambio, se busca habilitar a la organización impactada a entender claramente la necesidad de cambio, los impactos de éste en su
quehacer diario, a obtener las capacidades necesarias y la motivación.

El enfoque de gestión del cambio debe abordar temas tradicionales como el Análisis de Impacto Organizacional, la Estrategia de Capacitación y el Plan de
Comunicación, pero también debe desplegar acciones específicas para alinear y obtener apoyo visible de los Líderes Formales e Informales así como generar un
esquema de involucramiento sostenido y de aceptación del cambio a través de la medición de efectividad de los esfuerzos realizados por este frente dentro del
proyecto, para medir su valor.
En el proceso de asimilar el cambio, se enfrentan los siguientes retos:

1 Lograr la colaboración con una visión alineada a los objetivos del negocio

Comprometer al liderazgo en la transmisión de la importancia del cambio


2 para lograr su aceptación en toda la organización

Disminuir costos y riesgos con la ágil adopción en los colaboradores,


3 logrando entiendan su rol e impacto dentro de la organización

Incrementar la productividad disminuyendo la curva de aprendizaje


4 mediante una transmisión adecuada de conocimiento

5 Aumentar la rentabilidad de las iniciativas de cambio en la organización


Gestión del Cambio – Gestión y Adopción
PROPÓSITO DEL FRENTE ¿QUÉ PASARÍA SI…

El propósito de este frente es evaluar la disposición al cambio de la …no se implementaran actividades de este frente?
organización y plantear e implementar las estrategias que soportarán la • No se alcanzan los objetivos del proyecto
movilización de los grupos de interés clave hacia la adopción y sustentabilidad • El personal no se siente tomado en cuenta, no encuentra beneficios
de la nueva forma de operar, así como identificar adecuada y oportunamente personales para el cambio y se siente solo durante el cambio. No están lo
riesgos o acciones clave que pongan en peligro el éxito del Proyecto. suficientemente involucrados por lo que no confían en la solución

PRINCIPALES ACTIVIDADES … se implementaran actividades de este frente?


• Prepara a la organización para el cambio
• Estrategia de Administración del Cambio • Genera que las actividades y objetivos del proyecto se desarrollen en un
• Modelo y plan para habilitación del equipo de alto desempeño y ambiente de cordialidad, motivación y confianza
seguimiento a su ejecución
• Taller de sensibilización al cambio

Propuesta de Valor

Enfoque y Alcance

Medición
Gestión del Cambio – Liderazgo
PROPÓSITO DEL FRENTE ¿QUÉ PASARÍA SI…

El propósito de este frente es formar una red de personas clave en la …no se implementaran actividades de este frente?
organización con el fin de generar involucramiento, sentido de pertenencia y • El equipo se desmotiva o en caso extremo, aborta su lucha por el cambio
apoyo genuino al Proyecto y habilitarlos para transmitir el sentido de urgencia por falta de apoyo e involucramiento de los líderes
del cambio al resto de la organización. • Los líderes mandan mensajes equivocados o negativos hacia el proyecto a
. sus subordinados

PRINCIPALES ACTIVIDADES … se implementaran actividades de este frente?


• Un liderazgo comprometido al éxito del proyecto
• Evaluación de disposición al cambio y alineación de liderazgo • Activa un puente de información en ambos sentidos entre gestión del
• Estrategia y plan de liderazgo y patrocinio cliente y los usuarios finales, por medio de la red de Agentes de Cambio
• Taller de agentes de cambio
• Coordinación de ejecución del plan de liderazgo y patrocinio y generación
de reporte de avance
Gestión del Cambio – Comunicación
PROPÓSITO DEL FRENTE ¿QUÉ PASARÍA SI…

El propósito de este frente es generar entendimiento, percepción positiva, …no se implementaran actividades de este frente?
conciencia, compromiso, sentido de propiedad y demanda de cambio a través • Circulan rumores falsos del proyecto, lo cual puede desmotivar o
de la difusión oportuna de mensajes clave en los diferentes medios orientados preocupar a los individuos impactados
a cada audiencia de acuerdo a su rol y la etapa en el proceso de • Se tiene una percepción negativa del proyecto, lo cual provoca el rechazo
implementación. Habilitar un modelo de retroalimentación entre el Proyecto y del mismo
la organización.
… se implementaran actividades de este frente?
PRINCIPALES ACTIVIDADES • El personal asimila el cambio de forma controlada, de acuerdo a la fase
del proyecto
• Sesión de kick-off • Los usuarios finales están informados, educados y entusiasmados sobre
• Identidad del proyecto la transición
• Comunicación inicial
• Estrategia comunicación y seguimiento a su ejecución
• Campaña pre go-live
Gestión del Cambio – Organización
PROPÓSITO DEL FRENTE ¿QUÉ PASARÍA SI…

El propósito de este frente es analizar el impacto de la implementación …no se implementaran actividades de este frente?
tecnológica en los procesos de negocio, puestos, perfiles e infraestructura • Las nuevas tareas de los individuos crean conflictos con sus descripciones
tecnológica y plantear recomendaciones organizacionales para soportar la de puesto, responsabilidades, estatus e incluso sueldos
transición, con el objetivo de sostener e internalizar el cambio derivado del • Al no estar alineados los nuevos comportamientos requeridos a las
Proyecto. métricas de desempeño, el cambio no se sostiene

… se implementaran actividades de este frente?


PRINCIPALES ACTIVIDADES • Los empleados tienen un claro entendimiento de los cambios en los
procesos y sus respectivos roles
• Análisis de impacto organizacional • Se alinea la estructura para soportar el nuevo modelo de operación
• Mapeo de rol a puesto
• Alineación organizacional
• Guías de transición
Gestión del Cambio – Capacitación
PROPÓSITO DEL FRENTE ¿QUÉ PASARÍA SI…

El propósito de este frente es implementar las actividades que permitirán …no se implementaran actividades de este frente?
cerrar las brechas de conocimientos derivadas de la implementación • Los usuarios finales no saben cómo operar la herramienta el día del Go
tecnológica. Enseñar a los usuarios finales cómo aplicar en su trabajo diario los Live, poniendo así en peligro la operación real del negocio
nuevos procesos y el nuevo sistema. Transferir el conocimiento a la • El personal no está habilitado para trabajar con los nuevos procesos y
organización para sustentar el cambio. sistema, continúan trabajando como antes o duplicando esfuerzos

… se implementaran actividades de este frente?


PRINCIPALES ACTIVIDADES • Derivado del conocimiento del sistema, hay un aprovechamiento del uso
de la aplicación
• Estrategia y programa de capacitación a usuarios finales y seguimiento a • Soporta un proceso de arranque estable y un mecanismo de soporte a la
su ejecución operación controlado
• Coordinación del desarrollo de materiales
• Taller de formación de facilitadores internos
• Taller de lecciones aprendidas
UN PROYECTO EN TIEMPO Y COSTO
HISTORIA DE ÉXITO DE GRUPO MÉXICO
PROYECTO INTEGRA

Grupo México: ventas por 10,000 Millones de USD

Tres divisiones
• Mineria
• Infraestructuras
• Transporte

División Minería
• Operaciones en México, Perú y EU
• 4o productor mundial de cobre
• 16,000 empleados
• 30 empresas
PROYECTO INTEGRA

RAZONES PARA ELABORAR PROYECTO

ERP anterior con mal Soporte y pocas posibilidades de crecimiento.

Cada país tenia su´propia version del Sistema

Plataforma tecnológica obsoleta


PROYECTO INTEGRA

OBJETIVOS DEL PROYECTO:

• Una sola plataforma para los tres países.

• Homologación de procesos.

• ERP con Soporte en los tres países.

• Tecnología a nivel mundial


PROYECTO INTEGRA

QUE SE IMPLEMENTÓ:

ERP: AP,AR,AF,GL,TR,LP,TM,IM, PS,MM,IM,WM,PM, PA,OM,TM;BE


SRM
CLM
BPC
Success Factors
BW/HANNA
BO
Comercial: SD,CPE,TSW,Le-tra,QM,MM,GTM
PROYECTO INTEGRA

EQUIPO DE TRABAJO

80 Key users de los tres países.


60 consultores
68 Procesos Homologados

TIEMPO DE PROYECTO
México 16 meses
EU 19 meses
Perú 21 meses
PROYECTO INTEGRA
LECCIONES APRENDIDAS Y FACTORES DE EXITO

• Key users seleccionados y 95% de tiempo de participación


• Capacitación a key users antes de empezar el Proyecto.
• Plan de Proyecto detallado con entregables y fechas.
• Revisión semanal de avance.
• Modelo de gobierno claro y eficiente.
• BBP se desarrollaron en los tres países.
• Modelo de colaboración y concenso.
• Limitar al máximo los desarrollos
PROYECTO INTEGRA
LECCIONES APRENDIDAS Y FACTORES DE EXITO

• Comité técnico decide desarrollos.


• Reportes después de Go Live
• Capacitación antes, durante y después del Proyecto.

DIFICULTADES Y DESAFIOS
• BBP fue muy poco tiempo lo que presionó al equipo.
• Homologar e implementar dificulta el proceso
• PMO con pocos recursos
PROYECTO INTEGRA
LECCIONES APRENDIDAS Y FACTORES DE EXITO

• DIFICULTADES Y DESAFIOS
• Limpieza de datos y migración compleja, mejorar equipo.
• Cambio de alcance iniciado el Proyecto.
• Change Management muy limitado
• Poco tiempo de transición entre equipo de Proyecto y mesa de Soporte.
• Necesario entrevistar a consultores.
CENTRO DE EXCELENCIA AVANZADO
CASO DE ÉXITO CFE
Agenda
• Proceso de certificación de CFE como Centro de
Excelencia Avanzado (CCOE)

• ¿Cómo transformó CFE su operación a partir de la certificación?

• Beneficios

• Recomendaciones
Proceso de certificación de CFE como
CCOE

Primer intento Segundo intento

Factores críticos de éxito

Identificar y Asignar tareas Documentar todos


Leer y entender Definición de
Patrocinio claramente
nombrar los claramente a los puntos de la Traducción
KPI’s
ejecutivo Quality Managers todos los miembros auditoría con simultánea
las instrucciones Quality Gates
adecuados del equipo evidencias
¿Cómo transformó CFE su operación a
partir de la certificación?

 Proyectos basados en metodologías


 Documentación centralizada
 Control de cambios eficiente
 Madurez en la gestión de pruebas
 Manejo eficiente en desarrollos Z
 Precisión en el análisis causa raíz
 Automatización de la operación
Beneficios
 Reducción de interrupciones no planeadas
 Mejora en el tiempo de respuesta
 Confianza del CCOE en nuevas implementaciones
 Mayor relación costo/beneficio sobre la inversión
en mantenimiento
Costo
 Mayor confianza del equipo ejecutivo
 Usuarios contentos

Uso
Recomendaciones
Aprovechar los
servicios incluidos
en la cuota de
Fortalecer el mantenimiento
conocimiento
del equipo

Motivar la
transferencia
de conocimiento
Motivar
autoaprendizaje

Aprovechar al
máximo
Solution Manager
SIGUIENTES PASOS
¿Quién puede participar en un Grupo
de Interés?
Miembros activos** de ASUG México:
* Usuarios
* Proveedores de Servicios y
herramientas
* Colaboradores SAP México y
Grupos de Interés disponibles: SAP global
¿Cómo inscribirse?
 HCM-Nómina
 Consultando en el portal de ASUG México los
 Gestión de Proyectos Grupos de Interés Abiertos y Programados.
http://asug.mx/
 Transformación Digital
 Contactando a ASUG México, o al líder del
 Finanzas-Contabilidad SIG
Electrónica (ERP)

** Miembros activos son aquellos que cuentan con una membresía pagada
Membresías
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Consulte detalle sobre las membresías, sus


beneficios y cuotas asociadas:
En nuestro portal: http://asug.mx/
Vía correo electrónico:
lourdes.sanchez@asug.mx
malena.gutierrez@asug.mx
SIGUIENTES PASOS