FACTURACIÓN ELECTRÓNICA COLOMBIA

KIT DE BIENVENIDA

PORTAL WEB DE FACTURACIÓN

THE FACTORY HKA COLOMBIA S.A.S

Tel. (1)3113112 Calle 80 No. 69 – 70 Bodega 20 www.thefactoryhka.com.co

Bogotá D.C gerencia_co@thefactoryhka.com
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APRECIADO CLIENTE

En nombre de todo el equipo de The Factory HKA Colombia SAS, le damos las gracias por
elegirnos como su proveedor de facturación electrónica y nos complace darle la
bienvenida como parte de nuestros distinguidos clientes.

Por medio del presente kit queremos brindar información general sobre los pasos a
seguir, procesos y canales de comunicación para atender cada uno de sus requerimientos,
además de esto apoyarlo efectivamente durante todos los procesos de la
implementación, puesta en servicios, producción, soporte y asesoría para la aplicación
exitosa de la facturación electrónica en su empresa.

Un Cordial Saludo,

THE FACTORY HKA COLOMBIA SAS

Nit: 900390126

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TRÁMITES DIAN

1. Verificar que la dirección física y correo electrónico registrado en su RUT estén

debidamente actualizados.
2. Ingresar al portal Muisca con el usuario de su compañía.
3. En el menú ubicar el enlace de factura electrónica.
4. Registrarse como facturador electrónico, al registrarse el sistema automáticamente le
asignará el tipo de facturador electrónico: Voluntario u Obligado.
5. Asociar proveedor tecnológico de facturación electrónica.
6. Esperar la emisión de la resolución de habilitación por parte de la DIAN, la misma será
entregada en físico en la dirección registrada en el RUT. Este paso demora entre 2 y 3
meses aproximadamente.
7. Verificar la confirmación por parte de la DIAN a través del correo electrónico la fecha
exacta de su habilitación( DD/MM/AA).
8. Estar pendiente de la recepción del RUT actualizado con la responsabilidad 38 (Facturador
electrónico voluntario).
9. Una vez el RUT actualizado con su debida responsabilidad, solicitar la resolución de
numeración de facturación electrónica.
10. Asociar prefijos al proveedor tecnológico.
11. Solicitar a The Factory HKA Colombia SAS la clave técnica de su empresa.
12. Finalizar la configuración de su solución para el inicio de la transmisión de FEL.

Cualquier inquietud en el proceso, comunicarse a la línea de atención de la DIAN

● (+57 1)6079800 Extensiones: 907441 - 907442 - 907439) /

sd_fistrib_facturaelectronica@dian.gov.co

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 CLIENTE
CRONOGRAMA PARA IMPLEMENTACIÓN DE
FACTURACIÓN ELECTRÓNICA PARTE ADMINISTRATIVA FECHA

RESPONSABLE SEMANAS
FASES DEL ESTADO ADMINISTRATIVO ÁREA ÁREA TÉCNICA
CONTRIBUYENTE S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8
COMERCIAL THE FACTORY HKA
Llegar a un acuerdo con su asesor comercial
asignado sobre la integración que satisfaga mas X X
su necesidad como cliente
Envio de documentos a The Factory HKA
COLOMBIA SAS para el inicio del proceso de
contratación (Rut, Camara de comercio
FASE
actualizada, Cedula del representante legal
(PROCESO X X
ampliada al 150%, Documento de confianza,
CONTRATACIÓN)
Planilla Andes debidamente diligenciada,
Formato de vinculación). La agilidad de este
proceso depende netamente del cliente

Verificación de documentos X X

Imgresar al portal Muisca con el usuario de su

compañia, registrarse como facturador
electrónico y asociar proveedor tecnológico de X
facturación electrónica (The Factory HKA
Colombia SAS)

Actualización del RUT con la Responsabilidad 37

(Obligados a facturar electronicamente:

* Opción 1: Para comenzar a facturar antes del 1

de Enero, debe solicitarse esta actualización
directamente a la DIAN, esto demora
FASE
aproximadamente 8 días hábiles
(GESTIÓN DIAN) X
Actualización del RUT con la Responsabilidad 37
(Obligados a facturar electronicamente:

* Opción 2: Esperar el 1ero de enero de 2019

para que la DIAN, de oficio, actualice el
RUT.

Solicitud de Resolución de Numeración para

Factura Electrónica
Asociar prefijos de numeración a The Factory
HKA
FASE 2 Pago de la facturación realizada X
 CLIENTE
CRONOGRAMA PARA IMPLEMENTACIÓN DE FACTURACIÓN
ELECTRÓNICA EN EL PORTAL FECHA

RESPONSABLE SEMANAS
FASES DEL PROYECTO PORTAL WEB DE FACTURACIÓN ÁREA ÁREA TÉCNICA
CONTRIBUYENTE S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8 S9 S10 S11 S12 S13 S14
COMERCIAL THE FACTORY HKA
Revisión de la documentación X

FASE 1 Soporte para consultas relacionadas a la gestión

X X
en el Portal Web de Facturación

Crear cuenta en el Portal de Facturacion en

X
ambiente de prueba

Configurar Logo, pie de pagina, sucursales y datos

X
FASE 2 fiscales de la empresa como aparece e el RUT

Realizar proceso del certificado digital a traves de

X X X
mesa de control The FActory HKA Colombia SAS

Enviar correo al area de soporte indicando el

usuario registrado y solicitando que se cargue el
FASE 3 X X
Certificado Digital una vez sea emitido por ANDES
SCD

Pruebas de Emision de facturas de venta, notas

FASE 4 X X
de credito y notas debito de pruebas

Solicitud de pase a ambiente productivo X X

FASE 5
Verificaciones finales X X

NOTA IMPORTANTE Para realizar la Gestión en el Portal Web, el Contribuyente debe apoyarse en la Guía Rápida del Portal Web suministrado junto al Kit de Bienvenida
En caso de que se presenten dudas durante el proceso, por favor comuníquese al Área de Soporte de The Factory HKA (ver sección de Contactos de Soporte y Post Venta)
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CONTACTOS SOPORTE Y POSTVENTA

Para The Factory HKA Colombia SAS la conformidad y el suplir las necesidades de nuestros
clientes, es una de nuestras políticas corporativas, es por esto que disponemos de diferentes
canales de comunicación para tener una efectiva atención y respuesta al cliente. En los canales de
contacto que se especificarán a continuación se recibirán cualquier tipo de consultas referente a
su proceso de facturación electrónica, además estaremos agradecidos si nos envía sus
sugerencias, comentarios, oportunidades de mejora, aspectos relacionados con nuestros servicios
y nuestra atención de forma que podamos generar la mejor experiencia posible.

❏ Si tiene alguna inquietud puede manifestarse en el

chat en la página web o comunicarse a los siguientes
teléfonos, marcando Opción 1 y luego Opción 2.

● https://www.thefactoryhka.com/co/terms

● (+571) 3113113/ (+571) 5176795/

(+571) 5176796/ (+571)5088990
INQUIETUDES, DUDAS EN
PROYECTO DE ❏ Si su equipo técnico tiene dudas sobre documentación,
INTEGRACIÓN Y/O demo, consumo del web service, uso de HKAAutoFact,
IMPLEMENTACIÓN puede escribir a:

● integracion_fel_co@thefactoryhka.com

❏ Si el cliente tiene dudas sobre una particularidad de su

facturación en nuestra tecnología puede escribir a:

● soporte_fel_co@thefactoryhka.com

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CHECKLIST PARA PASE A PRODUCCIÓN

1. Registro como Facturador Electrónico

2. Asociar Proveedor Tecnológico
3. Habilitación ante la DIAN como facturador
GESTIÓN ANTE LA electrónico
DIAN 4. Actualizar el RUT con su respectiva responsabilidad
5. Solicitud de Rangos de Numeración para
Facturación Electrónica
6. Asociar prefijos al Proveedor Tecnológico
1. Enviar a Mesa de Control The Factory HKA
Colombia SAS, mesacontrol_co@thefactoryhka.com
● Registro de la Cámara de Comercio
● Copia del documento de identidad del
representante legal al 150%, legible en texto y
GESTIÓN
que se aprecie bien la fotografía y huella.
CERTIFICADO
● RUT de la entidad que solicita el certificado
DIGITAL
digital
● Formato de solicitud de datos para emisión
V1.0” diligenciado
● Documento de confianza firmado por el
Representante Legal
1. Datos fiscales: Deben estar configurados
exactamente como aparece en el RUT
2. Certificado Digital: verificar que efectivamente esté
cargado a su cuenta.
En caso de que no lo esté, debe realizar la solicitud por
correo electrónico a
soporte_fel_co@thefactoryhka.com indicando el
CONFIGURACIONES usuario (correo) con el que fueron creadas las
EN EL PORTAL WEB Credenciales.
DE FACTURACION 3. Secuenciales de Numeración: Se configuran de
acuerdo a la Resolución de Numeración para
Facturación Electrónica emitida por la DIAN.
Nota Importante: La configuración de los prefijos es
sensible a mayúsculas y minúsculas, éstos deben
configurarse exactamente como se solicitaron ante
la DIAN. Si el prefijo no corresponde al registrado
en el Portal MUISCA, será motivo de rechazo ante

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las verificaciones de la DIAN.

4.Representación Gráfica: Configuración del Logo y
Pie de Página
5. Usuarios adicionales: se deben crear los usuarios
adicionales que se necesiten, cada uno con los
privilegios que defina el contribuyente
7. Claves Técnicas: Deben solicitarse al correo
soporte_fel_co@thefactoryhka.com y luego
configurarlas en el Portal Web de Facturacion una vez
se haya finalizado la gestión ante la DIAN
La solicitud se realiza vía correo electrónico a
soporte_fel_co@thefactoryhka.com suministrando el
SOLICITUD A
usuario principal y los usuarios adicionales que se
PASE A
tengan registrados. En caso de que no se tengan
PRODUCCIÓN
usuarios adicionales, éstos también pueden ser
creados en Ambiente Producción.
Antes de hacer cualquier proceso realice una factura de
EMITIR FACTURA 1 Peso y una nota de crédito a la factura realizada para
ELECTRÓNICA DE validar que todo es correcto.
PRUEBA En El Portal MUISCA, verificar que el estado del
documento fue exitoso.

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