CONCEPTOS BÁSICOS DE LA LEGISLACIÓN

En el ámbito jurídico y archivístico de la República de Colombia se conoce como

Legislación Documental al conjunto de normas y obligaciones recogidas en leyes
específicas, a fin de regular el manejo de documentos importantes, tanto en entes
privados como públicos, a fin de resguardar, manipular y consultar adecuadamente
los documentos que constituyen la memoria colectiva o institucional de este país.

Desde los tiempos remotos, la humanidad ha visto la imperiosa necesidad de

realizar las actividades pertinentes para conservar los diferentes documentos,
hecho este que ha venido evolucionando con las diferentes técnicas y
procedimientos necesarios para lograr la preservación de los documentos.

Es por esto que en la actualidad se ha venido estableciendo las diferentes formas

de legislación, con el fin de asegurar que los documentos generados por una
organización pública o privada sean archivados, permitiendo la consulta posterior,
logrando que se examine la historia y/o las diferentes decisiones que se han dado
en dicha organización.

Las entidades procuran el alineamiento con los diferentes protocolos necesarios

para establecer en su estructura el programa de gestión documental, logrando
mejorar los estándares de calidad, eficiencia y eficacia; viendo el compromiso de
capacitar a sus funcionarios en la organización, manejo y conservación de sus
archivos.

En nuestro país vemos como la demanda de personal con capacitación en materias

archivísticas, ha venido creciendo; logrando que cada vez sean más los funcionarios
instruidos y habilitados que asuman la responsabilidad del archivo y de la gestión
documental, siguiendo los parámetros, normas y técnicas aprendidas al velar por
llevar este proceso al cien por ciento de satisfacción

Como bien lo determina su denominación, la gestión de archivos se encarga del

control y almacenamiento de todos los archivos de información que se puedan
poseer de la empresa desde su nacimiento hasta la actualidad. Una de las ventajas
más importantes que nos otorga mantener una buena gestión de archivos, es que
como mencionábamos al principio, la misma sirve de guía para la toma de
decisiones que pueden llegar a determinar el rumbo que tomara la empresa de aquí
en adelante. En la gestión de archivos se documentan todos aquellos movimientos
comerciales y económicos, los inconvenientes que se le presentaron a los procesos
correspondientes de todas las actividades llevadas a cabo en la empresa, los
problemas a los cuales la misma les tuvo que hacer frente, junto con las ideas y
estrategias de solución para poder disminuir al mínimo el impacto negativo de los
mismos sobre la gestión.

Es importantísimo entonces que toda empresa tome las medidas necesarias, para
la conservación y manejo de la información, para el uso de los mismos empleados
de la empresa, ya que el contar con la información, en lugar indicado, y en orden
que debe clasificarse, facilita mucho más a los empleados, sus labores, sin pérdida
de tiempo en la búsqueda de la información, ya que sin este sistema, la información
puede estar almacenada en sitios no adecuados, ni mucho menos clasificada, con
la implementación del sistema de Gestión Documental se racionalizan los recursos,
conservando así el Medio Ambiente, el cual es de vital importancia para la
humanidad y sobre todo que debemos cuidar de él. Es importante conservar la
información, porque ésta es imprescindible, para la toma de decisiones, para la
formulación de cualquier proyecto, sobre todo cuando estos necesitan consultar la
información, de antecedentes históricos, ya que sabemos que sin esto, no se puede
formular ningún proyecto.

La mayoría de las empresas, por no decir que todas cuentan con unos antecedentes
históricos, que los llevan a tomar las decisiones pertinentes y oportunas, de cómo
fueron creadas éstas, bajo qué condiciones económicas, sociales, políticas y
culturales. En la mayoría de las empresas, son una herramienta fundamental.

FERNANDO ANDRES HERNANDEZ BABILONIA

APRENDIZ SENA