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INTRODUCCIÓN

En esta unidad desarrollaremos puntos importantes dentro de la administración, tal

como son los procesos (Planeación, Organización, Dirección y Control), así como
otros procesos, según los distintos autores que han dejado sus aportes a la ciencia
administrativa.

Por otro lado, se pretende reflejar la importancia de la comunicación dentro de los

procesos administrativos entre otros factores que influyen. Destacando las
características que deben tener los trabajadores de alto nivel (Directores), mediano
nivel y primera línea (empleados). Entre estas, se destaca la eficiencia y la
transparencia como un dispositivo importante en el quehacer administrativo de toda
investigación.

Es importante reconocer que existe una normativa de control que ejerce el equipo
administrativo para asegurar el equilibrio de un sistema efectivo.

3
 LA ADMINISTRACIÓN

¿Qué es administración?

La administración es una técnica que consiste en la planificación, organizar, dirigir y

controlar el uso de los recursos y las actividades de trabajo con el propósito de lograr
los objetivos o metas de la organización de manera eficiente y eficaz. Los que cuenta
un ente, organismo, sociedad con el objetivo de extraer de ellos el máximo de
beneficios posible según los fines deseados.

Básicamente, podemos decir que se basa en el precepto que afirma que una correcta
administración de los recursos aprovecha al máximo las posibilidades de lograr un
mejor resultado.

La administración es utilizada tanto en la gestión pública como en la privada. Ambos

necesitan de la técnica de organización administrativa para la extracción de
recursos. La diferencia reside precisamente en los aspectos cualitativos y
cuantitativos de los recursos con los que cuenta para llevar a cabo sus funciones y
propósitos.

Estos recursos con los que se cuenta pueden ser de varios tipos, hay materiales,
humanos, financieros, cognitivos, etc. Y los fines pueden ser sociales, sin fines de
lucro o con fines lucrativos. En resumen, se trata de la planificación acerca de cómo
se van a usar estos recursos para lograr un mejor resultado.

A continuación el término de administración desde el punto de vista de diferentes

autores:

Según Taylor la administración es la ciencia que mediante el uso eficiente de los

recursos materiales, humanos, financieros y tecnológicos pretende alcanzar el
máximo beneficio y utilidad de los mismos, aplicando mediante un proceso ordenado
y cronológico cada una de las siguientes etapas: planificación, organización,
dirección y control.

Idalberto Chiavenato: “La administración es interpretar los objetivos propuestos por

la organización y transformarlos en acción organizacional a través de la planificación,
organización, dirección y control de todos sus esfuerzos realizados en todas las áreas
y niveles de la organización con el fin de alcanzar tales objetivos de la manera más
adecuada a la situación.

Agustín Reyes Ponce: “Es el conjunto sistemático de reglas para lograr la máxima
eficiencia en las formas de estructurar y manejar un organismo social”. La revolución
industrial marcó una etapa de la humanidad donde las cosas ya no se construían de
forma artesanal como lo venían haciendo, si no que sustituyeron al artesano por

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obreros calificados, y esto trajo consigo grandes cambios pues surgieron nuevas
problemáticas que antes no existían.

Frederick Taylor y Fayol hicieron grandes aportaciones a la administración por su

parte Taylor observó que entre más se redujeran los tiempos y movimientos en una
actividad los colaboradores serían capaces de producir más y la clave estaba en la
división de trabajo. Fayol hizo aportaciones invaluables en éste campo pues fomentó
los pilares de la administración que es el proceso Administrativo, a lo largo del
tiempo diversos autores han implementado o modificado éste proceso, sin embargo,
es indudable que sin ésta base probablemente el avance hubiera sido diferente.

Origen histórico de la administración

La palabra administración se forma del prefijo “ad” que significa “hacia” y de

“ministratio”. Ésta última palabra viene a su vez de “minister”, del vocablo
compuesto de “minus”, comparativo de inferioridad y del sufijo “ter”, que sirve como
término de comparación.

La administración remota desde nuestros orígenes, ya que desde nuestra existencia el

hombre ha tenido la necesidad de buscar los medios para cubrir sus carencias. Y
desde entonces el hombre tuvo necesidades que satisfacer, donde empleaba todos los
recursos que estaban a su alcance para construir y desarrollarse, y cayó en un sistema
administrativo sin conocimiento del mismo.

A lo largo de nuestra historia podemos visualizar como ha ido cambiando y

evolucionando el concepto de administración.

En éste trabajo hacemos un gran recorrido en las mentes y personajes más destacados
en el campo de la administración.

Existen diferentes enfoques que han ido cambiando poco a poco el término de
administración, pues con sus aportaciones ahora tenemos una gama más amplia de
herramientas útiles para llevar a cabo la administración en alguna empresa, industria
u organización sin importar el giro.

Hace miles de años, el hombre primitivo tuvo que planificar su cacería para cubrir sus
necesidades básicas tales como construir para vivir, comer, y subsistir. Y así es como
nace la administración, pues a través de sus errores llegó a conclusiones sobre cómo
organizarse para producir todo aquellos que necesitada, y así se creó un método el
cual pasaba de generación en generación, donde en base a la experiencia y el pasar de
los años éste método se nutría de mejoras.

En ésta época donde el hombre construía todo aquello que producía se observan
conductas y actos administrativos tales como: organización, liderazgo y trabajo en
equipo.

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Con la transición de la vida primitiva y el renacimiento de las nuevas civilizaciones
éstos métodos se desarrollaron en estructuras y organizaciones sociales.

El inicio de lo que hoy se conoce como Administración Científica se ubica a final del
siglo XIX, encabezada por Frederick Taylor y Henri Gayol. Ellos establecieron las
bases de la administración con carácter científico, estableciendo los principios de la
administración que todavía se utilizan en la actualidad.

Es todo un arte saber manejar la disciplina de la administración, pues todos saben de

ella pero no todos tienen la habilidad de hacerla crecer.

Las corrientes administrativas fueron evolucionando junto con el tiempo.

La administración actual funciona como un sistema, pues toma lo mejor de cada

corriente y cada aportación para desarrollar e implementar la mejora continua y así
caminar juntos colaborador – empresa – y ambiente externo en una misma visión
compartida.

Características de la Administración.

1- Universalidad: La administración se da donde quiera que existe un organismo

social (estado, ejército, empresas, iglesias, familia, etc.), porque en él tiene siempre
que existir coordinación sistemática de medios.

2- Especificidad: La administración tiene sus propias características las cuales son

inconfundibles con otras ciencias, aunque va acompañada siempre de ellas (funciones
económicas, contables, productivas, mecánicas, jurídicas, etc.), son completamente
distintas.

3- Unidad Temporal: Aunque se distingan etapas, fases y elementos del proceso

administrativo, éste es único y, por lo mismo, en todo momento de la vida de
una empresa se están dando, en mayor o menor grado, todos o la mayor parte de los
elementos administrativos.

4- Unidad Jerárquica: Todos cuantos tienen carácter de jefes en un organismo social,

participan en distintos grados y modalidades, de la misma administración. Así, en una
empresa forman un solo cuerpo administrativo, desde el gerente general, hasta el
último mayordomo". Respetándose siempre los niveles de autoridad que están
establecidos dentro de la organización.

5- Valor Instrumental: La administración es un instrumento para llegar a un fin, ya

que su finalidad es eminentemente práctica y mediante ésta se busca obtener
resultados determinados previamente establecidos.

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6- Flexibilidad: La administración se adapta a las necesidades particulares de cada
organización.

7- Amplitud de Ejercicio: Esta se aplica en todos los niveles jerárquicos de una

organización.

También podríamos mencionar otras características como:

a) Es un medio para ejercer impacto en la vida humana. Es decir, la administración

influye en su medio ambiente.
b) Se logra mediante los esfuerzos. Para participar en la administración se requiere
dejar la tendencia a ejecutar todo por uno mismo y hacer que las tareas se cumplan
mediante los esfuerzos de otros.
c) Es una actividad, no una persona o grupo de ellas. La administración no es gente,
es una actividad; las personas que administran pueden ser designadas como
Directores, gerentes de áreas, etc.
d) La efectividad administrativa requiere el uso de ciertos conocimientos, aptitudes y
práctica. La habilidad técnica es importante para cumplir con un trabajo asignado.
e) La administración es intangible. Su presencia queda evidenciada por el resultado
de los esfuerzos.

Importancia de la administración

La importancia de la administración, está en que imparte efectividad a los esfuerzos

humanos. Ayuda a obtener mejor personal, equipo, materiales, dinero y relaciones
humanas. Se mantiene al frente de las condiciones cambiantes y proporciona
previsión y creatividad. El mejoramiento es su consigna constante.

* Crea y ejecuta conocimiento relevante sobre la forma correcta de uso y

optimización de los recursos con que se cuente para operar una organización.
* Otorga efectividad a los esfuerzos humano.
* Permite el crecimiento sustentable de las organizaciones.
* Genera información relevante sobre la forma correcta de tratar los recursos de
operación, sobretodo de los recursos humanos que son un elemento indispensable en
cualquier organización y deben ser cuidados dado la reflexión de la misma y posible
migración hacía otras organizaciones.
* Mide el desempeño y crea información relevante para realizar los cambios
pertinentes que mejoren la operación de las organizaciones.
* Reduce costos de operación.

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¿Qué son procesos administrativos?

Un proceso administrativo es una serie o una secuencia de actos regidos por un

conjunto de reglas, políticas y/o actividades establecidas en una empresa u
organización, con la finalidad de potenciar la eficiencia, consistencia y
contabilidad de sus recursos humanos, técnicos y materiales.

La planeación es la primera ficha de este rompecabezas, dentro de ella se siguen los

siguientes pasos: investigación del entorno e interna, planteamiento de estrategias,
políticas y propósitos, así como de acciones a ejecutar en el corto, medio y largo
plazo.

La organización, la segunda ficha, es un conjunto de reglas, cargos, comportamientos

que han de respetar todas las personas que se encuentran dentro de la empresa, la
función principal de la organización es disponer y coordinar todos los recursos
disponibles como son humanos, materiales y financieros.

La dirección es la tercera ficha del rompecabezas, dentro de ella se encuentra la

ejecución de los planes, la motivación, la comunicación y la supervisión para alcanzar
las metas de la organización.

El control, la ficha de cierre, es la función que se encarga de evaluar el desarrollo

general de una empresa.

Función de la Planificación

Consiste básicamente en elegir y fijar las misiones y objetivos de la organización.

Después, determinar las políticas, proyectos, programas, procedimientos, métodos,
presupuestos, normas y estrategias necesarias para alcanzarlos, incluyendo además la
toma de decisiones al tener que escoger entre diversos cursos de acción futuros. En
pocas palabras, es decidir con anticipación lo que se quiere lograr en el futuro y el
cómo se lo va a lograr.

Según algunos estudiosos de la planeación:

Alberto Chiavenato: Es la primera función administrativa porque sirve de base a las

demás funciones. Esta función determina por anticipado cuáles son los objetivos que
deben cumplirse y que deben hacerse para alcanzarlo; la planeación comienza por
establecer los objetivos y detallar los planes necesarios para alcanzarlos de la mejor
manera posible.

Planear y determinar los objetivos consiste en seleccionar por adelantado el mejor

camino para lograrlos. La planeación determina dónde se pretende llegar, qué debe
hacerse, cómo, cuándo y en qué orden.

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Idalberto Chiavenato

Idalberto Chiavenato es de nacionalidad brasileña, nació en Sao Paulo en 1936. Se

graduó en Filosofía y Pedagogía, con especialización en Psicología Educacional en la
Universidad de Sao Paulo; luego estudió Derecho en la Universidad Mackenzie de
Sao Paulo y realizó un Postgrado en Administración de Empresas en la EAESP-FGV
(Escuela de Administración de Empresas de Sao Paulo – Fundación Getulio Vargas),
una de las escuelas de administración más prestigiosas en Brasil y donde ha enseñado
; también realizó una maestría (MBA) y Doctorado (PHD) en Administración en la
City University en Los Angeles, California en Estados Unidos.

Actualmente es consejero y vice-presidente del Consejo Regional de Administración

de Sao Paulo. Es uno de los autores brasileños más reconocidos y admirados en el
área de la Administración de Empresas y Recursos Humanos tanto en Brasil como en
Latinoamérica. Ha recibido varios premios y distinciones por su destacada actuación
en el área recién mencionadas, incluyendo dos reconocimientos como Doctor Honoris
Cuasa en universidades latinoamericanas. Además, es ah sido consultor,
conferencista y docente en las principales universidades en Brasil, México, Portugal,
España y en toda Latinoamérica.

Su teoría

La administración inteligente de los recursos humanos es la pieza clave en una

organización exitosa. El capital humano constituye el elemento esencial en cada
componente de la organización, la administración eficaz se fundamenta en la
responsabilidad de cada administrador (gerente, jefe sección, director) de las distintas
áreas funcionales de la organización, ya sea la de finanzas, contabilidad, marketing,
producción, compras, capacitación e incluso recursos humanos. Cualquiera sea el área
empresarial seleccionada, el futuro administrador necesita fundamentar su visión de
cómo tratar los asuntos relacionados con las personas y obtener una perspectiva de
recursos humanos que le permita alcanzar el éxito profesional y liderar su
organización hacia la excelencia y competitividad. En consecuencia, debido a que los
recursos humanos constituyen el elemento esencial en cada componente de la
organización, su administración eficaz representa la clave al éxito organizacional.
Fue fundado en 1998 con el objetivo de desarrollar estudios e investigaciones de la
administración general y proporcionar a sus clientes conocimiento e información en
el área académica y de la educación corporativa para apoyar a las organizaciones en
la búsqueda del desarrollo sustentable, teniendo como base el conocimiento
actualizado, la capacidad emprendedora, el espíritu innovador y creativo, conjugados
y activados por una visión estratégica inteligente.

Principios de la planificación

Para que la planificación sea efectiva, de acuerdo a lo mencionado anteriormente, es

preciso tener en consideración los siguientes principios:

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Factibilidad: Lo que se planee debe ser realizable; es inoperante elaborar planes
demasiado ambiciosos u optimistas que sean imposibles de lograrse. La planeación
debe adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas que actúan en el medio
ambiente.

Objetividad y cuantificación: Cuando se planea es necesario basarse en datos reales,

razonamientos precisos y exactos, y nunca en opiniones subjetivas, especulaciones o
cálculos arbitrarios. Este principio establece la necesidad de utilizar datos objetivos
como estadísticas, estudios de mercado, estudios de factibilidad,
cálculos probabilistas, etc.

Flexibilidad: La inflexibilidad de los planes atenta con su efectividad, ya que si el

plan es estático y no se adapta a los cambios, la planificación se rigidiza, pierde
validez y se hace inoperante.

Del cambio de estrategias: Cuando un plan se extiende con relación al tiempo, será
necesario rehacerlo completamente. Esto no quiere decir que se abandonen los
propósitos, sino que la empresa tendrá que modificar los cursos de acción
(estrategias) y consecuentemente las políticas, programas, procedimientos y
presupuestos.

Compromiso: Los planes deben ser motivadores para lograr el compromiso de todos
los que intervienen en el proceso y así favorecer su cumplimiento.

Contribución: Los planes deben estar debidamente integrados y encaminados hacia

un propósito central. La planificación falla por sus propios errores, por un exceso.

Ver la necesidad de un plan: Aunque obvio, el primer paso obligado es el darse

cuenta o convencerse de la necesidad de un plan, es decir, hacer algo con antelación y
que hay que actuar para lograr algún objetivo.

Considera los problemas que se podrían plantear si no se hace nada, calcular los
riesgos, estudiar las limitaciones (humanas, financieras, de capacidad, materiales,
etc.) y los posibles beneficios, así como evaluar los diversos planes posibles y el
modo de realizarlos antes de tomar alguna decisión.

Influencia de la planificación en el proceso administrativo

La planeación proporciona la base para una acción efectiva, que resulta de la

habilidad de una administración para anticiparse y prepararse para los cambios que
podrían afectar los objetivos organizacionales, en la cual es la base para integrar las
funciones administrativas y es necesaria para controlar las operaciones de la
organización.

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Limitaciones de la planificación
Dentro de la planeación existen limitaciones que deben tomarse en cuenta al
efectuarla; algunas de ellas son mencionadas a continuación:
 No se puede contar con la información ni con los datos precisos en relación con el
futuro.
 En la planeación siempre deben referirse a las actividades que van a realizarse en
un plazo más o menos próximo.
 En ninguna empresa se pueden estimar con certeza lo que realmente va a suceder,
dada la incertidumbre que se tiene.
 Los planes se deben juzgar a la luz de las relaciones de trabajo que existen.
 Siempre se deben tomar en consideración cuáles serán las modificaciones que
puedan afectar por medios tanto sociales como económicos, así como de cualquier
índole.
 Por muchas razones no es posible fijar condiciones futuras con exactitud
matemática.
Cualidades de un buen plan dentro de la administración

1. Unidad: Todos los planes se realizan simultáneamente, en una empresa a

pesar de tener cada uno sus propios objetivos, deberán ser congruentes en sus
fines y sus medios de tal manera que puedan ingresarse y acomodarse para
formar un solo plan general.
2. Continuidad: la planeación es una actividad de los administradores que nunca
terminan.
3. Precisión: Los cursos de acción a seguir deben ser bien definidos reduciendo
en lo posible la imprevisión y haciendo énfasis, en la elaboración de planes
desarrollados.
4. Penetrabilidad: La planeación no es una actividad exclusiva de los niveles
jerárquicos superiores más bien la actividad de formular planes es obligatoria
para todo ejecutivo dentro de su área específica de trabajo.

¿Cuáles son los elementos para desarrollar un buen plan?

Un buen diagnóstico

 Debe ser exacto y acertado para que nos muestre la realidad de las cosas, sin
falsas expectativas y en un escenario real, ajustado a las actividades
planificadas.
 Debe marcar el entorno interno y externo, de tal manera que se muestren en
forma completa los alcances reales de la empresa.

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Objetivos Bien Definidos
 Tienen que ser bien definidos y alcanzables en el tiempo estipulado en la
fase de planeación. El logro de resultados pueden ser a largo, mediano y corto
plazo.

 Claros, concretos, factibles, medibles y posibles de alcanzar en el tiempo

estipulado. Es necesario hacer un seguimiento oportuno y preciso del
desarrollo de cada una de las actividades del plan.

Selección de Estrategias
 La mejor estrategia debe abarcar todas las áreas de la organización y debe
sincronizar las actividades.

 El plan tendrá la flexibilidad que le permita ajustarse de Acuerdo a los

cambios o circunstancias que puedan presentarse.

Pasos para desarrollar una estrategia eficaz

 Se necesita un proceso formal de planificación estratégica.
 Utilizar un equipo multidisciplinario.
 Comunicar su estrategia
 Ser consistente en la estrategia en el tiempo.
 Definir mediciones adecuadas.
 Reevaluar su estrategia.

Importancia técnica de la planificación

Planificar significa que los ejecutivos estudian anticipadamente sus objetivos y
acciones, y sustentan sus actos no en corazonadas sino con
algún método, plan o lógica. Los planes establecen los objetivos de la organización y
definen los procedimientos adecuados para alcanzarlos.
Además los planes son la guía para que (1) la organización obtenga y aplique los
recursos para lograr los objetivos; (2) los miembros de la organización desempeñen
actividades y tomen decisiones congruentes con los objetivos y procedimientos
escogidos, ya que enfoca la atención de los empleados sobre los objetivos que
generan resultados (3) pueda controlarse el logro de los objetivos organizacionales.
Asimismo, ayuda a fijar prioridades, permite concentrarse en las fortalezas de la
organización, ayuda a tratar los problemas de cambios en el entorno externo, entre
otros aspectos.
Por otro lado, existen varias fuerzas que pueden afectar a la planificación:
los eventos inesperados, la resistencia psicológica al cambio ya que ésta acelera el
cambio y la inquietud, la existencia de insuficiente información, la falta de habilidad
en la utilización de los métodos de planificación, los elevados gastos que implica,
entre otros.

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¿Qué es organización?

La organización es la segunda fase del proceso administrativo. A través de ella el

sistema establece la división del trabajo y la estructura necesaria para su
funcionamiento. Con sus principios y herramientas, se establecen los niveles de
autoridad y responsabilidad, se definen las funciones, los deberes y las dependencias
de las personas o grupos de personas. En este sentido la organización es agrupar y
ordenar las actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos creando
unidades administrativas, asignando en su caso;
funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquía, estableciendo las relaciones que
entre dichas unidades debe existir.

Ejemplo Organización 1: Se forma una comisión encargada de adquirir ya sea

comprando o rentando las maquinarias y comprar la materia prima. Será asignada la
fabricación de las galletas al personal calificado y adecuado. Se contratará un equipo
que rectificará la distribución del producto.

Ejemplo 2

Organización formal: cualquier tipo de empresa, que tenga un fin de lucro, y un nivel
de tareas en sus trabajos, EJEMPLO: BANCO MACRO, BANCO CREDICOOP,
MICROSOF, HP, cualquier empresa.

Organización informal: un grupo de personas que deciden ayudar a otras, por

ejemplo, surge una inundación y entre un grupo de amigos se juntan para buscar la
manera de poder hacer donaciones.

Función de Organización de las políticas y la estrategia

Es la orientación o directriz que debe ser divulgada, entendida y acatada por todos los
miembros de la organización, en ella se contemplan las normas y responsabilidades
de cada área de la organización. Las políticas son guías para orientar la acción; son
lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre algún problema que
se repite una y otra vez dentro de una organización. En este sentido, las políticas son
criterios generales de ejecución que complementan el logro de los objetivos y
facilitan la implementación de las estrategias. Las políticas deben ser dictadas desde
el nivel jerárquico más alto de la empresa.

El plan estratégico para una organización social se lo realiza mediante la

planificación estratégica que consiste en un proceso de análisis, definiciones y
llamado a la acción, realizado al interior de la organización de manera consensuada
con la participación de la dirección y todo su equipo de coordinación, en el que se
construye lo que se conoce como plan estratégico y que se refiere a un documento en
el que se plasman las metas y objetivos de la organización junto con las directrices
del camino a seguir para alcanzarlas. Un plan estratégico debe definirse para un

13
periodo de entre tres y cinco años, pues se trata más de una visión a futuro y no algo
puntual a corto plazo.

¿Qué es concepción y diseño de estructura de una organización?

El concepto de concesión administrativa hace referencia a la autorización que

proporciona un ente del ámbito público a una iniciativa privada con el propósito de
explotar un determinado servicio o bien.

De una manera más rigurosa se podría asegurar que la definición de concesión

administrativa es el negocio jurídico por el cual la administración cede la gestión de
un servicio público o el uso de una pertenencia del dominio público a una entidad o
persona con unas ciertas condiciones y durante un periodo de tiempo establecido para
que lo explote y le saque rentabilidad.

Este vínculo se materializa en un contrato y los derechos que hasta la fecha estaban
reservados para la administración ahora pueden ser gestionados por distintas
compañías o personas a cambio de un dinero.

Ejemplos de concesión administrativa. Son las siguientes:

Carreteras: el suelo público se cede para la construcción de autopistas. Puede darse el

caso de que la empresa constructora al finalizar la obra pueda cobrar un porcentaje de
los beneficios por el peaje.

Energía: las administraciones ceden por ejemplo presas para la producción de energía
eléctrica.

Explotaciones de petróleo: el suelo de titularidad pública se concede a una compañía

privada para la extracción del petróleo.

El diseño organizacional es un proceso, donde los gerentes toman decisiones, donde

los miembros de la organización ponen en práctica dicha estrategia. Donde los
gerentes dirijan la vista en dos sentidos; hacia el interior de su organización y hacia
exterior de su organización.

Los conocimientos del diseño organización ha ido evolucionando. Al principio

los procesos del diseño organizacional giraban en torno al funcionamiento interno de
una organización. Las cuatro piedras angulares para el diseño de la organización --La
división del trabajo, la departamentalización, la jerarquía y la coordinación tienen una
larga tradición en la historia del ejercicio de la administración.

La estructura organizacional se refiere a la forma en que se dividen, agrupan y

coordina las actividades de la organización en cuanto a las relaciones entre los
gerentes y los empleados, entre gerentes y gerentes y empleados y empleados. Los

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departamentos de una organización se pueden estructurar, formalmente en tres formas
básicas: por función, por producto/mercado, o en forma de matriz.

Ejemplo 1

¿Qué son diseños de cargo?

El cargo se compone de todas las actividades desempeñadas por una persona, las
cuales pueden incluirse en un todo unificado que ocupa una posición formal en el
organigrama.

• Concepto
• Importancias
• Funciones del cargo
• Responsabilidades

Cargo genera la responsabilidad. Se aplica a un empleo o dignidad, y a la persona que

lo ejerce. Por ejemplo cargo de gerente como puesto de trabajo, y el gerente que
ejerce ese cargo. Hay cargos gerenciales en empresas, cargos docentes, cargos
administrativos, cargos eclesiásticos, cargos militares, cargos ejecutivos, etcétera. El
que ocupa un cargo se hace responsable de su buen desempeño.

MODELOS DE DISEÑO DE CARGOS El diseño de cargos es la manera como los

administradores proyectan los cargos individuales y los combinan en unidades,
departamentos y organizaciones.

Modelo Clásico: Destaca que, mediante métodos científicos, pueden

proyectarse cargos y entrenar a las personas para obtener la máxima eficiencia.
Mientras Taylor buscaba la cooperación entre la administración y los obreros, sus
seguidores buscaron determinar la mejor manera de desempeñar las tareas de un
cargo y la utilización de incentivos salariales establecidos. El punto de vista
dominante era que cuanto más simples y repetitivas fueran las labores, mayor sería la
eficiencia del trabajador. La súper especialización del trabajador y la exagerada
simplificación de las tareas tenían las siguientes ventajas:

Admisión de empleados con calificaciones mínimas y salarios menores. b.-

Reducción de los costos de entrenamiento. c.- Normalización de las actividades y
facilidad de supervisión y control.

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Aplicación del principio de la línea de montaje. Presenta las siguientes desventajas:

a.- La rutina excesiva provoca apatía, fatiga psicológica, desinterés y pérdida del
significado del trabajo.

b.- Los cambios sociales y económicos indican que la supersimplificación de cargos

crea problemas en el futuro o transfiere algunos de los que ya existen.

En realidad, la administración científica tendía a proyectar lo siguiente: - Encontrar la

mejor manera para que las personas se movieran, se localizaran y se enfrentaran
físicamente con una tarea. - Dividir los cargos en tareas repetitivas y de fácil
asimilación. - Arreglar los instrumentos y los equipos de manera que minimicen el
esfuerzo y la pérdida de tiempo. - Construir el ambiente de la fábrica de manera que
el ruido, la ventilación, etc. No reduzcan la eficiencia. - Eliminar todas las actividades
que produzcan fatiga y que no estén relacionadas con la tarea ejecutada.

Procesos y Operaciones de trabajo

Muestra la secuencia cronológica de todas las operaciones, inspecciones, tiempos

permitidos y materiales que se utilizan en un proceso de manufactura o de negocios,
desde la llegada de la materia prima hasta el empaquetado del producto terminado. La
gráfica muestra la entrada de todos los componentes y subensambles al ensamble
principal. De la misma manera como un esquema muestra detalles de diseño tales
como partes, tolerancias y especificaciones, la gráfica del proceso operativo ofrece
detalles de la manufactura y del negocio con sólo echar un vistazo.

Se utilizan dos símbolos para construir la gráfica del proceso operativo: un pequeño
círculo representa una operación y un pequeño cuadrado representa una inspección.
Una operación se lleva a cabo cuando una parte bajo estudio se transforma
intencionalmente, o cuando se estudia o se planea antes de que se realice cualquier
trabajo productivo en dicha parte. Una inspección se realiza cuando la parte es
examinada para determinar su cumplimiento con un estándar. Observe que algunos
analistas prefieren describir sólo las operaciones, por lo que al resultado le llaman
gráfica de la descripción del proceso.

Antes de comenzar la construcción real de la gráfica de procesos operativos, los

analistas identifican la gráfica por medio del título —Gráfica del proceso operativo—
, e información adicional como el número de parte, número de plano, descripción del
proceso, método actual o propuesto, fecha y nombre de la persona que elaboró la
gráfica. Dentro de la información adicional se pueden incluir datos tales como el
número de gráfica, la planta, el edificio y el departamento.

Las líneas verticales indican el flujo general del proceso a medida que se realiza el
trabajo, mientras que las líneas horizontales que alimentan a las líneas de flujo
vertical indican materiales, ya sea comprados o elaborados durante el proceso. Las

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partes se muestran como ingresando a una línea vertical para ensamblado o
abandonando una línea vertical para desensamblado. Los materiales que son
desensamblados o extraídos se representan mediante líneas horizontales de materiales
y se dibujan a la derecha de la línea de flujo vertical, mientras que los materiales de
ensamblado se muestran mediante líneas horizontales dibujadas a la izquierda de la
línea de flujo vertical.

En general, el diagrama del proceso operativo se construye de tal manera que las
líneas de flujo verticales y las líneas de materiales horizontales no se crucen. Si es
estrictamente necesario el cruce de una línea vertical con una horizontal, se debe
utilizar la convención para mostrar que no se presenta ninguna conexión; esto es,
dibujar un pequeño semicírculo en la línea horizontal en el punto donde la línea
vertical lo cruce.

Los valores del tiempo, basados en estimaciones o en mediciones reales, pueden

asignarse a cada operación o inspección.

El diagrama de proceso operativo terminado ayuda a los analistas a visualizar el

método en curso, con todos sus detalles, de tal forma que se pueden identificar
nuevos y mejores procedimientos.

Este diagrama muestra a los analistas qué efecto tendrá un cambio en una
determinada operación en las operaciones precedentes y subsecuentes. Es muy usual
lograr 30% de reducción de tiempo mediante el uso de los principios del análisis de
operaciones en conjunto con el diagrama de procesos operativos, el cual sugiere
inevitablemente posibilidades para la mejora.

Asimismo, puesto que cada etapa se muestra en su secuencia cronológica apropiada,

el diagrama en sí mismo constituye una distribución ideal de la planta. En
consecuencia, los analistas de métodos consideran esta herramienta extremadamente
útil para desarrollar nuevas distribuciones y mejorarlas existentes.

¿Cuáles son las determinaciones de las funciones de actividades, tareas,

responsabilidades de las administraciones?

Las determinaciones de las funciones de las administraciones están centradas en las

cinco actividades básicas gerenciales definidas por Henri Fayol a principios del siglo
XX; y que actualmente se pueden sintetizar en cuatro grandes funciones; las cuales
son: Planificar, organizar, dirigir y controlar.

Se trata de funciones diferentes pero NO independientes. Están íntimamente

relacionadas.

PLANIFICAR: definir metas, establecer estrategias y elaborar planes para coordinar

actividades. Decidir qué hacer y cómo hacerlo. Implica priorizar y comprometerse.

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Históricamente era un proceso de “arriba hacia abajo” (la alta dirección formulaba
planes y estrategias y daba las instrucciones a los niveles inferiores). Actualmente, no
se concibe como una función exclusiva de la alta dirección sino que, en mayor o
menor medida, todos los niveles (y personas) planifican.

El resultado de una planificación es una estrategia: “conglomerado de decisiones

acerca de las metas que se deben perseguir en la organización, qué actividades
emprender y cómo aprovechar los recursos para alcanzar esas metas.” (Jones y
George, 2010: 9)

ORGANIZAR: asignar tareas, recursos y responsabilidades. Establecer una estructura

de relaciones de modo que los empleados puedan interactuar y cooperar para alcanzar
las metas organizativas.

Se agrupa a las personas en departamentos y, después, se coordinan todas las partes.

El resultado de organizar es la creación de una estructura organizativa, siendo el
organigrama su representación gráfica.

DIRIGIR: orientar, guiar y motivar la actuación de cada individuo de la organización

con el fin de que ayuden a la consecución de las metas organizacionales. La
comunicación es importantísima. Hoy en día, toma más relevancia la MOTIVACIÓN
(movilizar a los empleados para que sus acciones sumen a la organización)

CONTROLAR: Vigilar que el desempeño de las actividades se ajuste a lo

planificado. En otras palabras, evaluar el desempeño y adoptar, si fuera necesario,
medidas correctivas.

“Evaluar en qué medida la organización consigue sus metas y emprende las acciones
correctivas necesarias para sostener o mejorar el desempeño. (…) El resultado del
proceso de control es la capacidad para medir el desempeño con exactitud y regular la
eficiencia y la eficacia de la organización” (Jones y George, 2010: 12).

¿Cuáles son las determinaciones de la cantidad de trabajadores de la

administración? Y mencionar cuales son las funciones de ese personal.

La cantidad de personas está determinada por el sector y su conformación respectiva.

En el caso de la administración pública: cuenta con gran cantidad de personas
trabajando en forma permanente, que desempeña las diferentes tareas a fin de poder
llevar a cabo dicha organización. Estas personas son el nexo entre el poder político de
turno y los ciudadanos, y tienen como principal tarea todas aquellas funciones
referidas al orden público.

Dentro de este tipo de administración existen diferentes secretarias o departamentos y

cada uno de ellos se encarga de una tarea en particular. La administración pública se

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ejerce en diferentes edificios públicos. Así, son empleados públicos los médicos en
un hospital público, los docentes, el personal policial, entre otros.

Mientras que en el caso de la administración privada por ser una entidad con fines
lucrativos, consta de la toma de decisiones propias, sin la intervención del gobierno
como en la administración pública. Esta decide la cantidad de trabajadores que
participan en la administración. Pueden ser individuales o sociales, según que su
titular sea un individuo, una persona física o persona jurídico colectiva o moral.

Para poder hablar de las funciones de un personal administrativo, por ser un

desarrollo amplio, se requiere clasificarlos en:

1. El personal de alta dirección

2. Los mandos intermedios
3. Y los de nivel operativo o primera línea.

1. EL PERSONAL DE ALTA DIRECCIÓN

Son los máximos responsables de la empresa (presidente ejecutivo o consejero
delegado, vicepresidentes y directores generales). Su principal preocupación es tener
un equipo directivo cohesionado. Se centra en los aspectos del largo plazo
(supervivencia y crecimiento) y sus principales tareas son: fijar el rumbo de la
organización, formular objetivos a l/p, moldear la cultura, controlar uso de recursos y
vigilar el desempeño general.

2. LOS MANDOS INTERMEDIOS

(O gerentes tácticos) son los encargados de administrar el funcionamiento de
unidades organizativas concretas (departamentos o unidades de negocio). Son
mediadores entre la alta dirección y el nivel operativo. Se preocupan por establecer
unas buenas relaciones con sus colegas, fomentar el trabajo en equipo y resolver
conflictos. Actualmente, han cobrado mayor importancia ya que las empresas
organizan el trabajo en torno a equipos y proyectos.

3. Y LOS DE NIVEL OPERATIVO O PRIMERA LÍNEA.

(Gerentes de primera línea, supervisores o jefes de sección) se preocupa por aplicar
las reglas y procedimientos para lograr una producción eficiente, proporcionar
asistencia técnica y supervisar a sus empleados. Son muy importantes en el
mantenimiento de la calidad, la innovación y el desempeño.

Luego de la clasificación general planteada anteriormente, podemos encontrar en una

empresa, un organigrama más específico. Cómo por ejemplo, el mostrado a
continuación:

19
Dentro de algunas funciones se puede mencionar a nivel de ejemplo las siguientes:

Los Asistentes Administrativos se encargan de asegurar el buen funcionamiento de

una oficina o empresa realizando labores administrativas, tales como archivar,
planificar y coordinar las actividades generales de la oficina, además de redactar los
reportes correspondientes. En ciertos casos, especialmente al tratarse de compañías
pequeñas, los Asistentes Administrativos pueden llegar a hacerse cargo de tareas
relacionadas con Recursos Humanos, tales como encargarse de la nómina, el
reclutamiento y la logística.

El jefe de Mercadeo: Definir un plan estratégico de Marketing, acorde con los

objetivos empresariales. Establecer un modelo de evaluación en coordinación con la
Gerencia de Ventas, que permita conocer el avance y los resultados de las ventas.
Realizar análisis del sector de telecomunicaciones que incluya Clientes, Proveedores,
Competencia, Servicios Sustitutos y a los posibles ingresantes al Mercado. Estudiar
las Tendencias Tecnológicas como Soporte a nuevos Mercados de Servicio en los que
pueda participar la Empresa. Realizar planes estratégicos de mercadeo, que permitan
modificaciones y adaptaciones para operar en diferentes ambientes. Analizar y
determinar la Rentabilidad de los diferentes Servicios que presta y/o prestará la
Empresa. Analizar el Comportamiento de la Demanda de los diferentes servicios que
presta la empresa. Entre otras.

La Secretaria: ejerce funciones que están relacionadas con el trabajo de oficina, tales
como: recibir documentos; atender llamadas telefónicas; tender visitas; archivar
documentos; realizar cálculos elementales; informar todo lo relativo al departamento
del que depende; estar al pendiente de la tramitación de expedientes; tener actualizada
la agenda, tanto telefónica como de direcciones, y de reuniones; poseer conocimiento
de los departamentos de las administraciones públicas con los que esté más
relacionada la sección de que dependa; tener conocimiento del manejo de maquinaria
de oficina, desde calculadoras hasta fotocopiadoras, pasando por ordenadores
personales y los programas informáticos que conllevan; amplios conocimientos en

20
cuanto al protocolo institucional y empresarial. En definitiva, la figura de la persona
profesional del secretariado(a) es como gestora del tiempo del directivo con el que
colabora, para que éste no deba preocuparse más que en la toma de decisiones que
beneficien el progreso de la compañía.

Determinación de la plantillas de cargos:

La plantilla análisis de puestos de trabajo te ayudará a gestionar los recursos humanos

de tu empresa. Incluye el análisis detallado de tres puestos de trabajo habituales en la
mayoría de pymes, indicando para cada uno, de manera detallada, la misión del
puesto, las tareas a realizar y los requisitos a cumplir:

 Dirección / gerencia
 Técnico (de formación en este ejemplo)
 Auxiliar administrativo
El análisis de puestos de trabajo es un proceso de gestión de los recursos humanos
recomendable en cualquier pyme y que junto con el organigrama tiene una aplicación
directa en los siguientes procesos: selección de personal, planes de promoción,
valoración de puestos de trabajo, evaluación del desempeño, formación y
determinación de responsabilidades.

Cuáles son las competencias de los directores y los empleados.

Hablar de DIRECTORES, es caracterizar en una o varias personas el principio de

Liderazgo. Y dentro de algunas competencias, podemos encontrar las siguientes:

 Pensamiento crítico:
En cualquier empresa surgen problemas, ya sea como un evento aislado o como parte
de un mal funcionamiento en el sistema. Un buen director debe ser capaz de
resolverlos, analizando antes la situación a fondo para comprender sus causas y
efectos.
 Comunicación:
Para ser un líder se necesitan buenas habilidades de comunicación. Es tarea del
director lograr que todos sus colaboradores tengan claro sus tareas y contribuir con el
cumplimiento de los objetivos de la empresa.

 Creatividad:
Las empresas requieren de colaboradores creativos que aspiren siempre a innovar en
sus labores para así destacarse de la competencia. Los primeros en impulsar esa
creatividad deben ser los directores.

 Autocontrol:

21
Un director debe ser capaz de controlar sus emociones y evitar reaccionar de forma
negativa ante cualquier tipo de provocación.

 Iniciativa:
Es muy importante que un director sepa reconocer las buenas oportunidades de
negocio y esté dispuesto a asumir riesgos para llevar a la empresa por un buen
camino. En muchas oportunidades deberá asumir la iniciativa, aunque esto implique
tomar decisiones difíciles.

 Intuición:
Es probable que un director tenga que enfrentar situaciones en las que no tendrá toda
la información disponible. En esos casos se requiere de una gran intuición para tomar
las decisiones más convenientes para los objetivos de la organización. Sin embargo,
para desarrollar esta habilidad se requiere de un alto nivel de conocimiento y
experiencia, pues no se trata de decidir sin pensar.

 Capacidad de planificar:
Un buen director es una persona capaz de organizar tareas de forma efectiva,
establecer plazos realistas y delegar labores en las que se tome en cuenta las
capacidades de sus colaboradores.

 Capacidad de negociación:
Las negociaciones son esenciales en el ámbito empresarial. Suelen emplearse para
alcanzar acuerdos en ámbitos distintos, como las finanzas, ventas e incluso en
recursos humanos. Por ello, un director, sin importar el área en el que se desenvuelva,
debe ser un hábil negociador.

 Trabajo en equipo:
Un buen director no se limita únicamente a delegar, sino que se involucra y participa
activamente en las labores necesarias para alcanzar las metas de la empresa.

 Liderazgo
El éxito de una empresa se sostiene en gran medida por el desempeño de sus líderes.
Estos son capaces de motivar a sus colaboradores, contribuir a su desarrollo
profesional y potenciar al máximo su rendimiento.

En el caso de los EMPLEADOS, mantienen íntima relación con lo que el director y/o
la empresa desea lograr. Por ello é debe ser partícipe de este proceso, y dentro de
algunas competencias se pueden mencionar:

 Creatividad

22
Esto implica contar con la capacidad de crear ideas innovadoras y poder visualizar los
asuntos coyunturales con otras perspectivas a fin de generar cambios significativos en
las empresas que contribuyan al incremento de la productividad y la rentabilidad.

 Confianza
Las personas que son seguras de sí mismas no basan su vida en lo que piensen los
demás, actúan fundamentándose en sus principios y convicciones buscando siempre
el beneficio propio y colectivo.

Además, este tema está en íntima relación con la autoeficacia y autoestima. No

obstante, se debe aprender a manejarlo ya que se podría caer en el egocentrismo y la
soberbia.

 Carisma
Ser carismático significa contar con la suficiente capacidad para ser agradable con los
demás. Además, está vinculada a la empatía que permite percibir lo que los colegas
pueden sentir. Es decir, saber comprender a los demás y tomar decisiones pensando
en las repercusiones personales y colectivas.

 Comunicación
Quien no sabe comunicarse claramente, no podrá interactuar de la manera correcta
con los otros empleados. Esto tendrá consecuencias negativas en su desempeño.

 Trabajo En Equipo E Iniciativa

Un buen empleado debe saber trabajar en equipo y ser proactivo, puesto a que esto
facilitará el cumplimiento de las metas de la organización y su crecimiento.

 Tolerancia
Para poder trabajar con otros profesionales debes aprender a tolerarlos y respetar sus
opiniones. Si bien no siempre podrás estar de acuerdo con lo que piensan, ser una
persona flexible y paciente te ayudará a mejorar tus relaciones sociales.

Funciones que debe ejecutar la administración cuando se realiza un proceso de

auditoría.

Es una actividad que tiene por objetivo fundamental examinar y evaluar la adecuada
y eficiente aplicación de los sistemas de control interno, velando por la
preservación de la integridad del patrimonio de una entidad y la eficiencia de su
gestión económica, proponiendo a la dirección las acciones correctivas pertinentes.
Se centra en el área administrativa, legal, financiera, fiscal y contable (aunque su
visión es transversal, integral e integradora) y maneja información confidencial y de

23
sumo interés, por lo que el auditor es un profesional que debería ceñirse, en todo
momento, a códigos de ética y de conducta. Es aquélla cuyo ámbito de su ejercicio se
da por auditores que dependen o son empleados de la misma organización en que se
practica. El resultado de su trabajo es con propósitos internos o de servicio para la
misma organización. El objetivo de la auditoria interna es apoyar a los miembros de
la organización en el desempeño de sus actividades.

Identificar áreas de mejora. El auditor debe recoger datos e información relevante de

todos los departamentos de la organización para llegar a conclusiones válidas y
fiables sobre su funcionamiento. A partir de los métodos, políticas, procesos, etc.
instalados en la empresa, se trata de proponer oportunidades de mejora y mecanismos
de control para corregir posibles ineficiencias en el sistema.

Priorizar acciones de optimización. Dado que su principal objetivo es la mejora de la

productividad en los procesos internos de la empresa, el auditor, con la Dirección
General y el CFO (Dirección Financiera) como máximo responsable, impulsa
acciones para optimizar la actividad en busca de un producto o servicio competitivo y
eficiente (en cuanto al uso de recursos, incluidas también las personas y el tiempo
disponible).

Establecer políticas y procedimientos. Estas acciones deben encuadrarse en un marco

regulado dentro de la organización. Esto conlleva establecer procedimientos,
protocolos o políticas internas, dentro de la normativa y legalidad vigente del país,
bajo un criterio objetivo, a la vez que aprobado por la Dirección General o
Financiera.

Implementar y evaluar. El auditor, bajo la supervisión y responsabilidad directa de la

Dirección General o Financiera, supervisa la implementación de estas políticas y
procedimientos. De este modo, identifica, en un proceso de evaluación y de mejora
continua, los posibles errores y malas prácticas, para actualizar y renovar acciones de
mejora.

Dotar de visión. El auditor, una vez evaluados los resultados de las políticas,
procedimientos y acciones propuestas por él mismo, facilita a la Dirección
alternativas de futuro factibles para alcanzar los objetivos estratégicos de la
organización.

¿Qué son funciones de dirección?

La dirección comprende una serie de elementos como la toma de decisiones, la

comunicación, la motivación y el liderazgo. Mediante la toma de decisiones se elige
la alternativa óptima para lograr los objetivos de la organización; a través de la
comunicación se trasmite y recibe la información necesaria para ejecutar las
decisiones, los planes y las actividades; con la motivación se obtienen
comportamientos, actitudes y conductas del personal para trabajar eficientemente y de

24
acuerdo con los objetivos de la empresa y, por último, el liderazgo se utiliza para
influir, guiar o dirigir a un grupo de personas; éste incluye el poder, la autoridad, la
supervisión, la delegación y el mando.

La Dirección como ambiente controlador de las políticas laborales.

La Dirección juega un papel importante en el desarrollo ambiental de una

organización, para ello se establecen políticas que ayudan al control de ese proceso.
En general, dichas políticas son directrices para la toma de decisiones. Una vez
establecidas, cada vez que haya que tomar una decisión no será necesario comenzar
desde el principio otra vez.

Las políticas reflejan la "personalidad" de la compañía. El tono y el lenguaje

utilizados para los enunciados de las mismas serán percibidos como una política de la
actitud de la administración hacia los empleados. Además, las políticas de personal
también definen las conductas que la compañía espera de los trabajadores.

La mayoría de las decisiones sobre el personal pueden ser guiadas por las
determinaciones estipuladas en las políticas. ¿Debe someterse a todos los trabajadores
a una prueba práctica antes de seleccionarlos? ¿Debe pagarse a los trabajadores de
acuerdo a la tasa remunerativa corriente, algo por arriba, o algo por debajo?

Los supervisores pueden diferir en su enfoque administrativo. Aunque los estilos

diferentes puedan servir efectivamente a distintos administradores, llega el momento
en que la inconsistencia puede tener un efecto negativo en la moral de los
trabajadores. Las políticas sirven para establecer la uniformidad, y también ayudan a
reducir la incidencia de tratamientos injustos, dando a los trabajadores las razones de
determinadas acciones, que de otro modo podrían ser consideradas como favoritismo.
Las políticas pueden ser establecidas para guiar la acción de los supervisores mientras
que otras pueden extenderse a todo el personal.

¿En qué consiste la ejecución financiera?

Es el conjunto de sistemas, órganos, normas y procedimientos que intervienen en la

captación de ingresos públicos y en su aplicación para el cumplimiento de los fines
del Estado, cuya actuación estará regida por los principios de legalidad, eficiencia,
solvencia, transparencia, responsabilidad, equilibrio fiscal y coordinación
macroeconómica. Los sistemas básicos, cada uno bajo la coordinación de un órgano
rector y adscrito al Ministerio del Poder Popular para las Finanzas, que la conforman
son:

 PRESUPUESTO: Se realiza el proceso de ejecución para facilitar las tareas

de evaluación de la gestión, en términos de cumplimiento de metas y
rendimiento del gasto público. Presentar la desagregación de los créditos

25
 contenidos en la Ley de Presupuesto y su Distribución Institucional, lo que
permitirá mejorar la administración financiera y el proceso de toma de
decisiones.

 CRÉDITO PÚBLICO: Este sistema establece los principios, normas y

procedimientos para la administración de la deuda pública en términos de su
control y pago de servicios. En este sentido realiza las proyecciones y
programaciones correspondientes, que deben ser incluidos en el presupuesto
para cumplir oportunamente con las obligaciones adquiridas. El flujo de
desembolso y el cronograma de pagos del servicio de la deuda constituyen las
variables fundamentales que condicionan la programación de compromisos y
desembolsos.

 TESORERÍA: Al identificar los créditos presupuestarios que se han

distribuido entre las diferentes unidades administradoras que conforman la
estructura de ejecución financiera del presupuesto de gastos, sirve de base
para determinar los pagos que se harán a través de los Fondos de Avance o
Anticipo y de aquellos gastos para los cuales se emitirán órdenes de pago
directas contra el Tesoro Nacional.

 CONTABILIDAD: El Sistema de Contabilidad, como integrador de los

demás sistemas, permitirá el registro de los hechos que tienen efectos
patrimoniales con el objeto de satisfacer las necesidades de información
destinadas a apoyar el proceso de toma de decisiones de la administración.
Los créditos presupuestarios asignados a las unidades ejecutoras locales
constituyen la carga inicial con base en la cual se efectuarán los registros de
ejecución financiera del presupuesto de gasto.
Por lo que se fundamenta numéricamente todos los aspectos desarrollados en el plan
de negocios. Se debe elaborar una lista de todos los ingresos y egresos de fondos que
se espera que produzca el proyecto y ordenarlos en forma cronológica. El horizonte
de planeamiento es el lapso durante el cual el proyecto tendrá vigencia y para el cual
se construye el flujo de fondos e indica su comienzo y finalización.

¿Cuáles son los procesos que se ejecutan administrativamente?

Los procesos que se ejecutan administrativamente son los siguientes:

Planeación.
Organización.
Dirección.
Y Control.

Se define en la siguiente imagen:

26
El proceso administrativo según diferentes autores:

Urwick: Define el proceso administrativo como las funciones del administrador, con
7 elementos, investigación, planeación, coordinación, control, previsión,
organización, comando.

Koontz y O’ Donnell: Definen el proceso administrativo con 5 elementos, planeación,

designación de personal, control, organización, dirección.
Miner: Define el proceso administrativo con 5 elementos, planeación, organización,
dirección, coordinación, control.

Según Fayol, la función administrativa está estructurada por cinco componentes:

 Previsión. Define un programa de acción.

 Organización. Construye una estructura dual de trabajo.
 Dirección. Encauza todos los esfuerzos al objetivo en común.
 Coordinación. Armoniza todas las actividades del negocio.
 Control. Comprueba los resultados con base en lo planeado.
Estos cinco componentes van a integrar lo que actualmente conocemos como proceso
administrativo. Este modelo, creado por Henry Fayol e inspirado en el método
científico, tenía como objetivo crear una herramienta con un alto grado de
investigación y pensamiento sistematizado.

El proceso administrativo de Fayol ha sido un modelo a seguir por generaciones.

Hasta la fecha, invariablemente todos los autores que han escrito sobre el tema han
adoptado las fases o pasos que describe Fayol. La única etapa que ha sufrido cambio
en su denominación ha sido la de dirección; algunos autores le llaman ejecución,

27
otros la denominan comando o implementación, etc., pero en contenido sigue siendo
la misma etapa.

Otra observación es que los autores que estudian dicho proceso lo han dividido, de
acuerdo con su criterio, en tres, cuatro, cinco o seis etapas; pero es sólo el grado de
análisis del proceso. Al final veremos que aunque el autor marque tres o seis etapas,
el contenido es el mismo que manejan todos. Por eso, actualmente la división
cuatripartita es la más aceptada: planeación, organización, dirección y control.

Control que ejerce la administración publica en sus procesos de pagos.

La Administración Pública en la búsqueda de controlar los diferentes procesos, tal

como lo es el proceso de pago; permite alcanzar mejores resultados y de una forma
más eficiente, al hacer posible que los sistemas, las personas y, en general, los
recursos disponibles, trabajen coordinados y en armonía con objetivos claramente
definidos. A esto es a lo que se denomina Optimización; es decir, que las partes de
trabajen colectivamente para alcanzar las metas del conjunto del sistema.

Porque una organización es eso, un Sistema compuesto por distintas partes y

subsistemas que deben operar de manera acoplada. Coordinada, en un mismo sentido.
Y este sistema está compuesto por procesos relacionados entre sí, de modo que los
resultados de unos serán “entradas” de otros en forma de materiales, información,
instrucciones, documento.

En las administraciones públicas, el número de procesos suele ser muy elevado. En

un ayuntamiento de una población de, por ejemplo, 50.000 habitantes no es extraño
encontrar del orden de 600 procesos distintos. Incluso más en función del grado en
que distintos servicios estén externalizados de una forma u otra. Estos procesos, a su
vez, deben contemplar un considerable número de procedimientos jurídico-
administrativos. En definitiva, un sistema complejo que necesita precisamente de una
forma de gestión basada en procesos para resultar eficaz y eficiente.

Cuál es la importancia que existe con el proceso de comunicación ante un

proceso administrativo.

La importancia reside en que la comunicación por ser un proceso fundamental e

indispensable para cualquier operación administrativa, merece que la realicen varias
personas dentro de una organización con éxito. Siempre y cuando haya un buen
entendimiento y la información que fluya entre los diferentes departamentos sea
confiable. Todo acto de comunicación influye en la organización. Sin ella no puede
existir. Cuando es eficaz promueve un mejor desempeño y mayor satisfacción.
Genera un mayor compromiso con el trabajo (al comprender mejor los empleados qué
es lo que se espera de ellos).

28
La comunicación contribuye al cumplimiento de todas las funciones administrativas
básicas (planeación, organización, dirección y control) a fin de que las organizaciones
puedan alcanzar sus metas y vencer los desafíos que se les presentan. Cuando la
comunicación es eficaz, tiende a alentar un mejor desempeño y una mayor
satisfacción laboral la gente comprende mejor sus labores y se siente más involucrada
en ellas en ciertos casos, incluso renunciará voluntariamente a algunos de sus
antiguos privilegios al advertir la necesidad de hacer un sacrificio.

Los gerentes o directores administrativos precisan de información útil y oportuna

para poder tomar decisiones acertadas. La insuficiencia o deficiencia de los datos
puede afectar enormemente al desempeño, dada la gran amplitud del alcance de la
influencia que ejercen los gerentes. Para decirlo llanamente, las decisiones de los
administradores afectan a muchas personas y a muchas actividades.

Características de la comunicación como objeto administrativo.

Las características de la comunicación como objeto administrativo están centradas en

la eficacia de ese proceso y la retroalimentación deseada.

Cuando comunicamos algo, es porque esperamos una reacción en nuestro receptor. Es

decir, deseamos que nuestro mensaje tenga un efecto sobre el otro. “Los efectos son
los cambios en el comportamiento, actitudes y/o ideas del receptor como respuesta al
mensaje que el emisor le ha enviado”.

Los cambios o modificaciones en el receptor dependen no sólo de los códigos y

canales, sino también de las habilidades de comunicación que el emisor tenga, del
conocimiento del tema y de las actitudes que éste tenga respecto a la otra persona o
situación en que se desenvuelve la comunicación y viceversa. Aquí vemos otra
muestra del pensamiento sistémico, la visión de que cada elemento depende del otro.

Glosario

CONTROL: es estudia como la última etapa del proceso administrativo, esto no

significa que en la práctica suceda de la misma manera; la planeación y el control
están relacionados a tal grado, que en muchas ocasiones el administrador difícilmente
puede delimitar si está planeando o controlando.

CONTROL es la función administrativa por medio de la cual se evalúa el

rendimiento.

PLANEACIÓN: es la acción y efecto de planear o planificar. Es el proceso y

resultado de organizar una tarea simple o compleja teniendo en cuenta factores
internos y externos orientados a la obtención uno o varios objetivos.

PLANEACIÓN implica crear el futuro desde el presente con una visión prospectiva.

29
PLANIFICACIÓN: es trazar un plan, o sea reunir los medios, y ordenarlos hacia la
consecución de un fin, para encaminar hacia él la acción, reduciendo los riesgos de un
avance espontáneo. Son sus elementos: los objetivos, las acciones a desarrollar, y los
recursos que se necesitan.

ORGANIZACIÓN: Se conoce como organización a la forma como se dispone un

sistema para lograr los resultados deseados. Es un convenio sistemático entre
personas para lograr algún propósito específico.

EJECUCIÓN: se refiere al hecho de realizar una acción concreta. Tiene un uso de

tipo administrativo o relacionado con el derecho, hablándose de la ejecución de una
hipoteca, de una deuda o ejecución de una sentencia.

ADMINISTRACIÓN: s el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar el uso

de los recursos y las actividades de trabajo con el propósito de lograr los objetivos o
metas de la organización de manera eficiente y eficaz.

COMUNICACIÓN: s el proceso de transmisión de información entre un emisor y un

receptor que decodifica e interpreta un determinado mensaje.

ADMINISTRACIÓN PÚBLICA: es la gestión que se lleva a cabo en los organismos,

instituciones o entes públicos, que reciben de parte del poder político los recursos
necesarios para atender los intereses o asuntos de los ciudadanos, de sus acciones y
sus bienes, generando bienestar común, siguiendo un orden jurídico.

AUDITORIA: es una persona capacitada y con la suficiente experiencia para revisar

y verificar que los datos contables que la empresa auditada facilita se corresponden
realmente con la actividad que ha venido desarrollando.

COMPETENCIA: es una aptitud que posee una persona; es decir, las capacidades,
habilidades y destreza con las que cuenta para realizar una actividad determinada o
para tratar un tema específico de la mejor manera posible.

PERSONAL: es el total de los trabajadores que se desempeñan en la organización en

cuestión.

MOTIVACION: es la acción y efecto de motivar. Es el motivo o la razón que

provoca la realización o la omisión de una acción. Se trata de un componente
psicológico que orienta, mantiene y determina la conducta de una persona.

ESTRATEGIA: Serie de acciones muy meditadas, encaminadas hacia un fin

determinado.

PROCESO: Procesamiento o conjunto de operaciones a que se somete una cosa para

elaborarla o transformarla.

30
DIRECTOR: Persona que dirige algo. Que dirige o guía algo.

GERENTE: Persona que por oficio se encarga de dirigir, gestionar o administrar una
sociedad, empresa u otra entidad.

RECURSOS: Conjunto de elementos disponibles para resolver una necesidad o para

llevar a cabo una empresa.

LIDERAZGO: es la función que ocupa una persona que se distingue del resto y es
capaz de tomar decisiones acertadas para el grupo, equipo u organización que
preceda, inspirando al resto de los que participan de ese grupo a alcanzar una meta
común.

DISCIPLINA: Conjunto de reglas o normas cuyo cumplimiento de manera constante

conducen a cierto resultado.

SISTEMA: Conjunto ordenado de normas y procedimientos que regulan el

funcionamiento de un grupo o colectividad.

NORMATIVA: es el conjunto de reglas o leyes que se encargan de regir el

comportamiento adecuado de las personas en una sociedad, dentro de la cual influyen
diversos factores en las personas para poderlas acatarlas y respetarlas como son la
moral y la ética principalmente.

TÉCNICA: se define la manera en que un conjunto de procedimientos, materiales o

intelectuales, es aplicado en una tarea específica, con base en el conocimiento de una
ciencia o arte, para obtener un resultado determinado.

FACTIBILIDAD: se refiere a la disponibilidad de los recursos necesarios para llevar

a cabo los objetivos o metas señaladas, es decir, si es posible cumplir con las metas
que se tienen en un proyecto, tomando en cuenta los recursos con los que se cuenta
para su realización.

COMPROMISO: acuerdo formal al que llegan dos o más partes tras hacer ciertas
concesiones cada una de ellas.

INVESTIGACIÓN: se refiere al acto de llevar a cabo estrategias para descubrir algo.

También permite hacer mención al conjunto de actividades de índole intelectual y
experimental de carácter sistemático, con la intención de incrementar los
conocimientos sobre un determinado asunto.

OBJETIVO: es el planteo de una meta o un propósito a alcanzar, y que, de acuerdo al

ámbito donde sea utilizado, o más bien formulado, tiene cierto nivel de complejidad.

31
FLEXIBILIDAD: Capacidad para adaptarse con facilidad a las diversas
circunstancias o para acomodar las normas a las distintas situaciones o necesidades.

EMISOR: persona que emite o produce el mensaje en el acto de la comunicación.

RECEPTOR: es aquella persona a quien va dirigida la comunicación. El Receptor

realiza un proceso inverso al del emisor, ya que descifra e interpreta los signos
utilizados por el emisor; es decir, descodifica el mensaje que recibe del Emisor.

32
 CONCLUSIONES

Una vez realizado la presente investigación se concluye que la administración en

todos sus ámbitos se encuentra relacionada con todos los procesos de una
organización, que a su vez llevan una secuencia lógica. Así mismo se vislumbra la
importancia de realizar dichos procesos, como lo son la planeación, la organización,
la dirección y el control; de tal forma que sea efectiva la dinámica a seguir.

33
 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

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