Manual Project Pmi

Administrador de Proyectos con Ms Project
2007 Integración con Costos y Presupuestos

con S10
Módulo I: Ms Project 2007
INICIAR UN PROYECTO
Al Finalizar el capitulo el alumno logrará:
Comprender las nociones necesarias para elaborar un proyecto utilizando las herramientas
básicas que nos proporciona Project XP.
Temas:
Iniciar Microsoft Project 2007
Ingresar la información básica del Proyecto
Ingresar las tareas del Proyecto
Concepto de Hito
Seleccionar tareas
Guardar un archivo de proyecto.
Visita: www.systematic.edu.pe 1
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¿QUÉ ES UN PROYECTO?
La definición de proyecto más comúnmente aceptada, es la que da el instituto de Administración de

Proyectos de los Estados Unidos, al que se refiere en los términos siguientes:
Un proyecto es un conjunto de actividades únicas que tienen un punto de inicio y una duración
definidos dirigidos a obtener un objetivo determinado, utilizando recursos finitos o infinitos.
De esta definición se pueden concluir que un proyecto:
 Tiene un objetivo único

 Tiene un inicio, duración y finalización definidos. Es decir, es finito.
Además de lo expresado en la definición, del análisis normal de las actividades en el manejo de

proyectos, se puede deducir que también debe cumplir con los requisitos siguientes:
 Ser un proceso factible. No constituye un proyecto cualquier conjunto de actividades de los

que previamente se conoce no podrán ser realizadas, por ejemplo, por falta de recursos.
 Generalmente se efectúa con recursos y presupuestos limitados, lo cual constituye el principal
reto del Administrador del proyecto al estructurarlo.
 Sus actividades se encuentran en una secuencia lógica. No se puede construir un edificio
empezando por el último piso y terminando en el sótano.
 Da como resultado un producto o servicio final. No tendría sentido confeccionar un proyecto
que al finalizar no produzca nada. Al definir el proyecto, es aconsejable dejar claramente
especificado los parámetros que medirán el cumplimiento del proyecto.
Como conclusión, un proyecto constituye una bien definida secuencia de eventos que tiene un
comienzo y un final, dirigidos a obtener una meta clara, conducido por recursos (personal, equipo y
materiales) dentro de ciertos parámetros de tiempo, costo y calidad establecidos. Un proyecto es un
esfuerzo de un solo tiempo, es decir, la misma sucesión de actividades puede no repetirse en el futuro,
lo que caracteriza a los proyectos como eventos no rutinarios. Siendo no rutinario, un proyecto
requiere de cierto planeamiento. Cuanto planeamiento se necesite depende de la complejidad del
proyecto. Es importante establecer que un proyecto, con el tiempo, puede convertirse en una rutina, en
cuyo caso deja de ser un proyecto.
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¿Qué es la Administración de Proyectos?
Es el proceso de planificar, organizar y administrar tareas y recursos para obtener un objetivo definido,
usualmente dentro de ciertas restricciones de tiempo, recursos o costos. Todos los proyectos,
básicamente, constan de tres fases principales:
1.- Planeamiento y programación
2.- Seguimiento y Administración
3.- Fin del proyecto.
Planeamiento y Programación
Definición de objetivos, supuestos y restricciones
Durante la fase de planeamiento de un proyecto que demandará una cantidad significativa de tiempo o
involucrará gran cantidad de recursos, es de suma importancia la definición de las metas u objetivos del
proyecto, así como los supuestos y restricciones sobre los que se desarrollará su ejecución.
La definición de los objetivos debe ser claramente establecida, de tal forma que todas las personas
involucradas comprendan perfectamente los alcances del desarrollo del proyecto. De esta forma se
evitara que posteriormente y por no tener objetivos específicos y claramente definidos, hayan
participantes en el proyecto que confundan o malinterpreten los alcances de este. La definición de los
objetivos del proyecto debe incluir, de ser posible, lo siguiente:
1.-Una lista de resultados tangibles o mensurables, que deben ser producidos para completar
un proyecto o parte de él.
2.- Fecha específica de finalización del proyecto, así como fechas en las que deben ocurrir
eventos importantes como son el completamiento de algunas fases del proyecto.
3.- criterios específicos de calidad que debe cumplir el objetivo.
4.- costos límites que el proyecto no debe de exceder.
Durante la fase de planeamiento, usualmente aparecen ciertas preguntas importantes que aun no
tienen solución o explicación clara y definitiva. Para tener una base sobre la cual se programará el
proyecto, se deben establecer los supuestos, que podrán ser luego aclarados o solucionados. Es
importante comprender que el éxito o fracaso de un proyecto puede depender de una correcta
definición de supuestos. Se debe tener en cuenta, entre otras, las siguientes consideraciones para
establecer los supuestos:
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1.- ¿La duración de las tareas está basada información cierta, en estimados o se está
“Adivinando”?
2.- ¿De quien dependen los recursos a utilizar? Si los recursos dependen de otras personas,
¿Tienen estas conocimientos de que sus dependientes van a ser utilizados en el proyecto?
3.- ¿Son los costos importantes en el proyecto? Establecer quien tiene que aprobar el
presupuesto o autorizar mayores gastos
4.- ¿De cuánto tiempo se dispone? Si se trabajará sobre la base de un tiempo predefinido (por
ejemplo, la finalización del proyecto depende de una fecha conmemorativa), ¿se podrá
realmente completar todas las tareas con un nivel aceptable de calidad dentro del tiempo
disponible?
Las restricciones en un proyecto son factores que pueden limitar o complicar la acción del
administrador del proyecto. Comúnmente, se consideran tres tipos de restricciones mayores:
1.- De programación, tal como una fecha de fin del proyecto establecida, o fechar en los que
deben terminar algunas tareas por efectos de disponibilidad de recursos.
2.- De recursos (materiales, locales, equipamiento y personas y los costos asociados con ellos),
tal como se predefina en el presupuesto.
3.- De panorama, como por ejemplo, requerimientos del producto final a ser desarrollado.
Un cambio en una de estas tres restricciones usualmente afecta a las otras dos, y por tanto puede
afectar a la calidad del producto final. Por ejemplo, para reducir la duración del proyecto
(programación), se puede necesitar el incremento de trabajadores necesarios (recursos) y disminuir el
número de elementos del producto final (panorama).
Definición de fases del proyecto y creación de una lista de tareas
Después de haber terminado el trabajo inicial del proyecto, se debe crear una lista de tareas y
organizarla mediante los Hitos, fases y tareas.
Un Hito es una tarea que, normalmente, no tiene duración pues ningún recurso la ejecuta. Es decir, que
no requiere esfuerzo para realizarla. Se utiliza para identificar eventos significativos en la programación,
tal como el cumplimiento de una meta parcial o total de una fase.
Una Fase es un grupo de tareas que representan un periodo de tiempo determinado, un objetivo
intermedio o cualquier otra división lógica dentro de un proyecto. El completamiento de una fase, tal
como se dijo, se debe identificar con algún resultado tangible o elemento producido. Un proyecto
puede estar dividido en Fases y Subfases utilizando la estructura de esquema jerarquizada.
Una tarea es una actividad que tiene un comienzo y un fin definidos. Una fase está compuesta por
tareas las cuales deben ser complementadas para la fase pueda finalizar.
Normalmente, en un proyecto las tareas son dependientes entre sí con un sentido lógico y temporal,
estando esta dependencia en función de la naturaleza del proyecto.
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Esquematizar la programación
Un esquema ayudará a organizar las tareas del proyecto en tareas de resumen (Fases) y sus tareas
componentes. En forma predeterminada, las tareas de resumen llevan a sus tareas componentes
inmediatamente debajo en el orden de la lista de tareas y con un nivel de sangrado que establece la
subordinación jerárquica. Mediante estos niveles de esquema se podrá mostrar la estructura jerárquica
del proyecto.
Dar duración a las tareas
La duración de una tarea es el tiempo laboral activo necesario para completar esa actividad. En principio
la duración es la cantidad de tiempo de trabajo desde el inicio al fin de una tarea, basado en el
calendario laboral definido para proyecto, la tarea o el recurso. Una duración puede ser estimada,
cuando solo se tiene información para determinar un valor tentativo y no un valor final, es decir, cuando
hay incertidumbre en la duración definitiva de la tarea sie l valor de la duración es conocido, se unas el
valor final y definitivo.
Establecer la relación de dependencia entre las tareas
Una vez que se ha ingresado las duraciones, es momento para definir la forma en que las tareas se
encuentran relacionadas unas a otras o se ajustan a fechas especificas. Hay varios tipos de relación de
dependencia entre tareas que permiten hacer que la programación se ajuste mas fielmente a lo que se
desea obtener.
Uso de recursos
Hasta este punto del proceso de planeamiento, se ha definido el panorama del proyecto, establecido la
lista de tareas, sus fases y duraciones conocidas o estimadas y la forma en que estas se relacionan. Toda
esta información puede ser utilizada ahora para hacer estimados preliminares, identificar requerimiento
e iniciar el proceso de evaluación para determinar los recursos que serán necesarios para efectuar las
tareas del proyecto dentro de los plazos establecidos. Una vez que han sido identificados los recursos
necesarios para la ejecución del proyecto, se debe definir la información sobre los recursos a utilizar en
la programación.
Con la definición sobre los recursos necesarios, se inicia el proceso de asignación de los recursos a las
tareas específicas, de tal forma que, al final de proceso de asignación, se podrá determinar que recursos
se encuentran sobreasignados o subasignados.
Distribuir la programación
Luego de terminada la programación del proyecto, es una practica usual distribuir la información de este
entre las personas involucradas, tal como los propietarios del proyecto o los miembros del equipo que
trabajará en labores directivas o de supervisión. Esta información puede ser distribuida en forma de
impresos de alta calidad que dan un resultado de aspecto muy profesional. Se podrán emitir e imprimir
distintos tipos de informes y vistas, para satisfacer las necesidades de cualquiera de las personas que
participan directa o indirectamente en el proyecto.
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Seguimiento y administración del proyecto.
Preparar un proyecto para su seguimiento
Una vez completada la fase de planeamiento y Programación, hay algunos pasos que se deben seguir
previos a la ejecución del proyecto y su administración, orientados básicamente al método que se
utilizará para ello, asegurándose que todo el equipo que trabaja en el proyecto conozca con claridad
estas variables. Para esto, dependiendo de la forma en que se desea llevar a cabo el seguimiento, hay
que efectuar una o varias de las siguientes acciones:
Preparar el proyecto para compararlo a lo largo del tiempo, es decir, definir un patrón contra
el cual contrastar los valores actuales conforme se vaya desarrollando el proyecto. Para ello hay
que guardar los valores estimados de la programación en un momento determinado.
Definir la forma en que se obtendrán los datos actuales (en formularios impresos, por correo
electrónico, etc.)
Preparar la forma en que se controlará en progreso de suministros de bienes y servicios de
terceros que son necesarios para completar las tareas del proyecto. Típicamente, como
mínimo, se deseará conocer cuando un producto o servicio está fuera de presupuesto, bajo
evaluación o contrato.
Administrar la programación
Una vez que el proyecto comienza, se debe revisar la programación periódicamente para detectar e
identificar problemas o potenciales problemas en el desarrollo de las tareas. La identificación y/o
anticipación a los problemas permitirá cuidar la principal preocupación de cualquier administrador de
proyectos, cual es la fecha de fin del proyecto, sobre todo cuando se está llegando a su fase final.
Básicamente, se deberá poner especial énfasis en lo siguiente:
Analizar la programación: Antes de modificar la programación, es necesario analizar e identificar los

problemas que pudieran existir en ella.es más eficiente analizar la programación y hacer los cambios
tempranamente en el proceso de planeamiento, idealmente antes que el proyecto se inicie. Sin
embargo, es normalmente aceptado y conocido que la programación cambia constantemente pues los
proyectos son procesos dinámicos, y por eso será necesario cada cierto tiempo para analizar la
programación y corregirla o ajustarla si fuese necesario.
Reprogramar tareas o fases: Luego de identificar los problemas o potenciales problemas, se pueden
utilizar varias estrategias para administrar el proyecto. Por ejemplo, se podría simplemente cambiar la
duración de algunas tareas para volver a situar el proyecto dentro de lo programado, o también,
reajustar otros factores que afectan a la programación, tal como las relaciones de dependencia,
restricciones o disponibilidad de recursos. Antes de hacer estos ajustes, se deberá evaluar si alguno
afectará sensiblemente a otros proyectos que se estuviesen llevando a cabo simultáneamente o el
impacto que tendrán en el costo del proyecto actual y en la fecha de finalización.
Administrar los recursos: La manera más efectiva de medir el progreso del trabajo de los recursos
consiste en el balance de sus cargas de trabajo y el seguimiento de su participación en las tareas.
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Administrar los costos: Mediante la correcta administración de los costos de un proyecto, se podrá
determinar constantemente la forma en que estos se mantienen dentro de los valores presupuestados
o identificar con anticipación los probables problemas y conflictos con los costos del proyecto.
Normalmente, una de las tareas más difíciles de un administrador de proyectos, consiste en mantener el
costo total del proyecto dentro de los valores presupuestados.
Informar periódicamente
Conforme el proyecto avanza en su desarrollo, es conveniente informar con periodicidad del estado en
un momento determinado, tanto a los propietarios del proyecto como a los miembros del equipo
directivo y de supervisión, al igual que se hiciera al finalizar la fase de planeamiento y programación. Los
intervalos en los que se debe informar dependerán del tipo de proyecto y de los requerimientos de los
involucrados en él.
Definiciones importantes.
Actividad que tiene un comienzo y un fin determinado y que debe finalizar para que
Tarea
el proyecto finalice.
Es la forma en que una tarea esta relacionada con el inicio o fin de otra tarea. Como
Relación de se verá posteriormente, Microsoft Project proporciona cuatro tipos de dependencia
dependencia entre tareas que se pueden usar para conectar o relacionar una serie de tareas en
entre tareas una programación. Utilizando correctamente esta dependencia entre tareas, se
puede modificar la ruta crítica y acortar la duración programada del proyecto.
Es el retraso o adelanto que puede existir entre tareas que tienen una relación
Posposición
dependiente.
Predecesora Es una tarea cuyo comienzo o fin determina el comienzo o fin de otra tarea
Es una tarea que no puede comentar o finalizar hasta que otra tarea comience o
Sucesora
finalice.
Comienzo Es la fecha más temprana en que una tarea puede comenzar, basado en las fechas
Adelantado de comienzo más tempranas de finalización de las predecesoras y sucesoras.
Fin Es la fecha más temprana en la que una tarea podría finalizar, basada en las fechas
Adelantado más tempranas de finalización de las predecesoras y las sucesoras.
Comienzo Es la fecha más tardía en que una tarea puede comenzar sin causar retraso en la
Tardío finalización del proyecto.
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Es la fecha más tardía en que una tarea puede finalizar sin causar retraso en el
Fin Tardío proyecto, basado en las fechas más tardías de finalización de las predecesoras y
sucesoras
Es una tarea que debe ser completada de acuerdo a la programación para no causar
Tarea Crítica
retraso en la fecha de finalización del proyecto.
Es la serie de tareas que deben ser completadas de acuerdo a la programación para

que el proyecto finalice en la fecha programada. Cada tarea que se encuentra en la
Ruta Crítica
ruta Crítica es una tarea Crítica. Un proyecto, dependiendo de su complejidad, puede
tener varias rutas críticas.
Es la cantidad de tiempo que una tarea puede retrasarse antes de afectar a las fechas
Demora
de otras tareas o la de finalización del proyecto.
Demora Es la cantidad de tiempo que una tarea puede retrasarse sin afectar las fechas de
permisible comienzo de otras tareas.
Demora Es la cantidad de tiempo que una tarea puede retrasarse sin afectar la fecha de
Total finalización del proyecto.
Determinar las tareas críticas y la Ruta crítica por el método del grafo
Una vez que se ha completado la lista de actividades, es necesario determinar la secuencia en la que se
deben realizar estas actividades. Como ejemplo, se efectuará la programación de una conferencia. Para
lo cual las tareas, duraciones y relaciones de dependencia son las que siguen:
Programación de una conferencia
Id Tarea Predecesoras Duración

1 Fijar la fecha de la conferencia - 2días
2 Establecer tema y programa - 5dias
3 Seleccionar sede para la conferencia 1 5dias
4 Conseguir expositores 2 6dias
5 Diseñar panfleto ilustrativo 3.4 9dias
6 Confeccionar etiquetas para correo 3.4 5dias
7 Enviar panfleto ilustrativo 5.6 2dias
8 Obtener material de los expositores 4 4dias
9 Recibir inscripciones 7 6dias
10 Confirmar arreglos 8.9 1dia
11 Preparar los paquetes de la conferencia 10 2dias
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Formato de un nodo de actividad
La unidad de análisis básica en una red o grafo es la actividad

(Tarea). En la red, cada tarea se representa por un cuadrado
o rectángulo que recibe el nombre de Nodo de Actividad,
tal como aparece en la derecha.
Los datos que aparecen en cada nodo de actividad describen las propiedades de la tarea, relativas al
tiempo. Por ejemplo, los valores CA (Comienzo Adelantado), FA (Comienzo Tardío), son valores calcular.
El paso inicial luego de definir las tareas componentes del proyecto, cosiste en graficar la red dibujando
los nodos de actividad y las rutas de conexión entre estas actividades (es decir, la relación de
dependencia entre las tareas). Para facilitar la construcción de la red o grafo, se deben seguir unas
cuantas reglas sencillas:
Comenzar la red con un nodo de INICIO y terminarla con un nodo FINAL.

La secuencia de nodos debe ir de izquierda a derecha; es decir, las tareas predecesoras deben
aparecer a la izquierda de sus sucesoras.
No deben haber ciclos o flujos de secuencia hacia atrás retroalimentación.
Todos los nodos (Excepto el inicial y el final) deben tener cuando menos una tarea `predecesora
y una sucesora. Es decir, no debe quedar ninguna tarea sin conexión.
Una ruta es una secuencia de todas las tareas a lo largo de cada dirección entre el nodo inicial y
el final. Una red puede tener varias rutas.
El grafo inicial de la programación de la conferencia, es el que se muestra en la ilustración que sigue:
Para calcular la Duración del proyecto, luego de hacer el grafo, se utiliza el método del Paso hacia
delante, que consiste en calcular los valores de CA y FA, avanzando desde el inicio hasta el final. De
manera arbitraria el tiempo de CA de una tarea que aparece de predecesora se fija en CERO (0). El
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tiempo FA de una tarea es igual al tiempo de CA más la duración estimada para la tarea (FA=CA+Dur.). El
tiempo CA para una tarea predecesora, es el tiempo FA de todas las predecesoras de esta tarea. Por lo
tanto el Grafo quedará como sigue:
IMPORTANTE.- Observar que el valor FA de la tarea 11 es 31 días, lo que constituye la duración

total del proyecto.
Para calcular los tiempos tardíos, se usa el método del Paso hacia atrás. Estos tiempos servirán para
determinar cuáles son las tareas o actividades críticas del proyecto y cuales los márgenes de demora de
las tareas. Para calcular estos tiempos, hay que trabajar en sentido inverso en la red, es decir, que la
fecha más tardía en que puede finalizar esa tarea es la fecha de finalización ya calculada. El tiempo CT
de esa tarea es igual a su FT menos el tiempo estimado para finalizarla (CA=FA-Dur.). El tiempo FT de
todas las tareas predecesoras inmediatas es el mínimo de los tiempos CT de todas las tareas a las cuales
precede. En la ilustración que sigue, aparece el grafo completo con todos los valores:
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Determinación de la ruta critica a partir del grafo
La forma más simple de calcular la ruta crítica consiste en calcular el margen de demora total de las
tareas; es decir, el tiempo que la tarea puede sufrir retraso sin afectar la fecha de finalización del
proyecto. Matemáticamente, este margen de demora es la diferencia CT-CA (o lo que es lo mismo, FT-
FA).
La secuencia de tareas que poseen CERO de demora, se define como Ruta Crítica. A Continuación se
muestra resaltada la ruta crítica del Proyecto:
IMPORTANTE.- observar que las tareas 2,4,5,7,9,10 y 11 no tienen margen de demora, puesto
que CT-CA = CERO (0) en cada caso y constituyen las Tareas Críticas que dan lugar a la Ruta
Crítica del proyecto
Diagrama de Gantt
En 1918 Henry L. Gantt señaló que un proceso está formado por una combinación de operaciones. Esta
observación lo llevó a estudiar y desarrollar métodos gráficos que permiten visualizar la simultaneidad y
secuencia de las operaciones. Aun continua siendo un instrumento de suma utilidad en la programación
de proyectos, pues constituye la forma más simple de visualizar el ordenamiento de las actividades
orientadas en el tiempo. En el pasado, la programación de un proyecto de hacia con poco o ningún
planeamiento. La mejor herramienta de planeamiento conocida era el diagrama de barras de Gantt en
el que se especificaba los tiempos de inicio y finalización de cada tarea en forma horizontal y a lo largo
de una escala de tiempo. La mayor desventaja de este diagrama, consistía en que la interdependencia
entre las diversas tareas (con la que se controla el progreso del proyecto) no podía determinarse a partir
de un simple diagrama de barras.
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Por ser el método de Gantt original un simple elemento de orientación calendario, en caso de variación
en alguna de las actividades no había forma de identificar el efecto en las demás tareas ni establecer las
acciones a tomar. Con el desarrollo de los sistemas de computación, y en el especial las técnicas de
interface grafica, el concepto del simple diagrama de barras queda desactualizado, puesto que, por
ejemplo Microsoft Project permite definir forma en que se ve vinculas unas tareas a otras, manteniendo
una adecuada interdependencia entre ellas.
PERT Y CPM
La administración de proyectos ha evolucionado notablemente como un nuevo campo a partir del

desarrollo de las siguientes dos técnicas para la administración de proyectos:
El Método de la Ruta Critica o CPM (Critical Path Method)

La Técnica de Evaluación de Proyectos o PERT (Program Evaliation and Review Technique)
Entre los años 1956 y 1958, estas dos técnicas fueron desarrolladas en los estados unidos casi
simultáneamente por dos grupos diferentes y con objetivos también diferentes.
El CPN (Critical Path MNethod) fue desarrollado en 1956 por J.E. Kelly de Remington Rand y M.R. Walker
de DuPont de Nemorus como una aplicación orientada, básicamente, para proyectos constructivos,
extendiéndose posteriormente a un estado más avanzado por Mauchly Associates.
El PERT (Program Evaluation and Review Technique) fue desarrollado por la Navy Special Projects Office
y la Lockheed, en colaboración con la empresa de consultoría para producir el misil Polaris. En este
proyecto había 258 contratistas directos y aproximadamente 9,000 sub-contratistas. Por esto era
imprescindible desarrollar una nueva técnica que permitiese obtener una mayor eficiencia (ahorro en
costo y tiempo) y un instrumento de planeación, de comunicación, de control e información. Con este
método, el proyecto polaris redujo la misión en dos años.
Ambos métodos, son básicamente orientados en el tiempo, es decir, ambos llevan a la determinación de
un programa de tiempo. Aunque los dos métodos fueron desarrollados independientemente, sus
modelos matemáticos son asombrosamente similares, siendo la diferencia más importante el hecho que
el CPM las estimaciones de tiempo se supusieron determinísticas, mientras que en el PERT lo fueron
Probabilísticas.
DEFINICIONES
Modelo Determinístico.- es aquel en que los datos relevantes, es decir los datos que se utilizaran
o evaluaran, se dan por conocidos.
Modelo Probabilístico.- es aquel en el que algunos datos importantes, como por ejemplo la
duración de una actividad, se consideran inciertos, aún cuando se deba especificar la
probabilidad de ocurrencia de estos datos.
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La creciente complejidad de los proyectos actuales, demandan técnicas de planeamiento más

sistemáticas y efectivas con el objeto de mejorar la eficiencia en la ejecución del proyecto. Aquí, el
termino eficiencia implica obtener la máxima reducción del tiempo para ejecutar el proyecto,
considerando la factibilidad del uso económico de los recursos disponibles. Así, Microsoft Project utiliza
los elementos necesarios de cada uno de estos tres métodos de administración de proyectos para
facilitar al usuario la tarea de planificar, programar y conducir o controlar el desarrollo del proyecto.
Administrar un proyecto con Microsoft Project
Para su funcionamiento, Microsoft Project utiliza el diagrama de Gantt como método grafico visual
predeterminado y los modelos matemáticos del PERT y CPM. Con Microsoft Project 2007 se puede
confeccionar la programación inicial de un proyecto y luego recalcular rápidamente la programación
cada vez que sea necesario. Permite visualizar fácilmente los cambios en una parte del proyecto que
pueden afectar a la fecha de finalización del proyecto completo o afectar a la fecha de finalización del
proyecto completo o afectar a otros proyectos relacionados o no con el proyecto activo y mantener
informados de los cambios a todos los involucrados en el proyecto. Lo que puede ser una tarea muy
laboriosa, con Microsoft Proyect se puede hacer sencillo pues por ejemplo tiene elementos ya
elaborados o personalizados muy fáciles de utilizar e interpretar.
Microsoft Proyect puede ser usado en cada fase de la administración de proyectos especialmente en las
áreas siguientes:
Crear una programación Real de proyecto: Cuando se establecen inicialmente las tareas
programaciones y recursos para un proyecto Microsoft Proyect ayuda en lo complejo del proceso de
creación de la programación. Facilidades yales como al arrastrar tareas o efectuar cálculos de duración
facilitan el ingreso de información
Administrar el proyecto y ajustar los cambios : Administrar un proyecto involucra además de

confeccionar la programación , el seguimiento del estado de las tareas para determinar cuando están
dentro de lo programado o si se han desviado .Microsoft Proyect ajusta automáticamente la
programación basado a los cambios que haga el usuario . Microsoft Proyect notificara cuando se hallan
asignado más recursos de lo disponible, o cuando una tarea no puede no puede completada en el
tiempo y que hará que otras tareas se retrasen.
Comunicar los resultados y el avance del proyecto : Por su naturaleza un proyecto involucra siempre a
mas de una persona ; para que todos puedan trabajar juntos con eficiencia , es importante comunicar
las expectativas y avances del proyecto .Microsoft Project cuenta con diversos informes par presentar
únicamente la información que el destinatario deba conocer , evitando de esta manera que deba leer
e informarse de asuntos que no le competen .
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INICIAR MICROSOFT PROJECT 2007
Una vez que Microsoft Project 2003 ha sido instalado correctamente se puede iniciar desde el
escritorio de Windows , utilizando el Acceso Directo ,si lo hubiera, o desde el Menú , Inicio Programa .
SUGERENCIA: En la eventualidad de no encontrar el acceso directo sobre el escritorio o en

el menú Inicio, Programas, utilizar la opción Ejecutar… del menú Inicio, donde se debe
escribir Winproj que es el nombre de archivo ejecutable de Microsoft Project.
PANTALLA INICIAL DE TRABAJO
Inmediatamente después de involucrar el comando del programa, parecerá la pantalla inicial de

trabajo, que tiene el aspecto que se muestra a continuación:
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Las partes de tienen la ventana inicial del programa son las siguientes :
Barra de Titulo
En su superior muestra la barra de titulo que contiene los elementos comunes a todas las ventanas
que contiene todas las ventanas de la aplicación que corren en Windows, es decir:
Menú del Control del Programa
Nombre de la aplicación –Nombre del Proyecto
Botón Miminimizar
Botón Maximizar –Restaurar el Programa
Botón Cerrar
Barra de Menús
La Barra de Menú Contiene los menús que efectúan todos los comandos y funciones para la adecuada
operación del programa y que tiene el siguiente aspecto:
Al lado izquierdo de la Barra de Menús se encuentran el Menú de control del Proyecto activo y .a
continuación, los elementos del menú necesario para acceder a todas las funciones y comandos del
programa. Al extremo derecho aparecen los botones de Restaurad ventana y cerrar ventana
SUGERENCIA: Algunos comandos del menú tienen teclas de atajo (Shortcuts), que
permitan aligerar la aplicación del comando mediante el uso del teclado .Por ejemplo para
ejecutar el comando copiar en vez de usar el comando Edición, comando Copiar se puede
utilizar la combinación de teclas CTRL +C.
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Barra de Herramientas
Generalmente es mucho más rápido hacer clic sobre un botón, que seleccionar un comando a través de
la barra de menús, Las Barras de herramientas presentan botones que al hacer clic sobre ellos
ejecutan acciones, funciones o comandos que se encuentran dentro de algunos de los menús.
En forma predeterminadas, Microsoft Project muestran dos barras de herramientas; la Barra Estándar
y la Barra Formato , cuyo aspecto se muestra en la ilustración siguiente; sin embargo existen varias
otras que se pueden abrir par utilizar dependiendo de las circunstancias.
SUGERENCIA : para abrir una nueva barra de herramientas predefinida ,hacer clic con el
botón derecho del mouse en cualquier lugar de las barras de herramientas .Del menú
contextual ,escoger la barra de Herramientas que se desea abrir .
Barra de Entrada
Debajo de las Barras de herramientas aparece las barras de entrada .Esta barra permite colocar la
información en un campo determinado ,así como en algunos casos , escoger de una lista de elementos
del campo antes de ingresarla al celda respectiva .También permite editar datos existentes en una
celda.
En esta barra, mientras se esta ingresando o editando la información de una celda ,aparecen dos
botones
Cancelar
Aceptar (ingresa el dato sin mover el selector)
SI Microsoft Project esta realizando una operación (como abrir o guardad un archivo, calcular o
distribuir los recursos), aparecerá un mensaje intermitente en el extremo izquierdo de la Barra de
Entrada.
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Vista Diagrama de Gantt
En forma predeterminada y para proyectos nuevos, debajo de la barra de entrada, aparece la vista
Diagrama Gantt, que es una ventana dividida verticalmente, en dos partes:
1. La Tabla u Hoja de Datos : ubicada al lado izquierdo de la ventana y contiene una tabla en
cuyas celdas se puede editar o ingresar información diversa dependiendo de la tabla y del
tipo de dato especifico ,tal como el nombre de las tareas y su duración entre otras . En
forma predeterminada aparece la denominada tabla de Entrada en los archivos de proyectos
nuevos .Esta hoja almacena la información del proyecto en celdas, de forma similar como lo
hace la hoja de cálculo.
2. EL diagrama de Barras ubicada al lado derecho de la vista constituye el área que será la
representación gráfica de la programación del proyecto .En esta área se dibujaran las barras
de Gantt que representan gráficamente a las tareas ,su duración y sus fechas de comienzo y
fin ,orientadas en el tiempo mediante una escala temporal .
IMPORTANTE: El diagrama de barras también mostrara la forma en que las tareas

tienen una relación de dependencia entre sí (vínculos) y los recursos que son asignados
a cada tarea, tal como se muestran en la ilustración anterior.
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Para visualizar mas columnas de la hoja de tareas o del Diagrama Gantt ,que se puede desplazar al
barra divisoria vertical hacia la derecha o hacia la izquierda ,cuanto sea necesario ,tal como se
muestra en la ilustración que sigue :
Barra de Estado:
Muestra la información acerca de la actividad o del modo actual en la parte inferior de la ventana de
Microsoft Project .La barra de estado es semejante a esta:
Mientras se ingresa un valor en cualquier campo de la tabla o se selecciona un comando, se

describirá el comando en el lado izquierdo de la barra de estado (en la ilustración que procede
aparece la palabra listo)
El lado derecho de la barra de estado aparecen los indicadores de estado que se muestran si están
activadas las teclas o funciones Bloq Mayús , Bloq Num , Bloq Despl ,Sobrescritura , y Extender
selección .
En el centro de la barra de estado se mostrara, en el caso de situaciones especiales que se apliquen al

proyecto activo, el Mensaje siguiente:
CALCULAR
El Cálculo esta configurado como manual y se cambiado la información del proyecto .Es una
situación poco común configurar al cálculo como manual ,pues ningún valor se actualizara
automáticamente ; sin embargo ,se puede configurar Microsoft Project par que el cálculo se
efectué manualmente desde el menú Herramientas , Opciones ,separador Calculo , donde se
establece Manual activando el botón de opción respectivo
CIRCULAR : Existen una referencia circular entre las relaciones de lasa tareas que se
muestran con este mensaje ..
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Barra de Vistas
En forma predeterminada, cuando se abre por primera vez y mientras no se desactive, al lado
izquierdo de la pantalla aparece la Barra de Vistas que permite cambiar la forma de visualizar los datos
de un proyector.
Como se puede observar en la ilustración anterior ,los elementos de la barra de vistas se encuent ra
también disponibles en el menú Ver .Por lo tanto y con finalidad de aconsejarla y ocultarla ,por los
menos en las fases iníciales en las que no se cambiara de Vista y se requiere mayor espacio par
facilitar el ingreso de datos y la visualización de las barras de vistas , en el mismo menú Ver ,desactivar
el comando Barra de Vistas ,haciendo lo mismo si se desea restablecerla.
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Guía de Proyectos
Microsoft Project 2007 muestra de manera predeterminada la Guía de Proyectos que es una facilidad
que proporciona los medios para llevar a cabo un proceso de ingreso de información ordenado para la
programación así como para el seguimiento del proyecto. En otras palabras la guía de proyectos es un
conjunto de Asistentes Visible en un panel Lateral con los que se podrá definir el proyecto, trabajar con
tareas y recursos, realizar un seguimiento del progreso y generar informes sobre la información del
proyecto, todo de manera ordenada.
Una vez que el usuario se familiarice con los procedimientos correctos necesarios para realizar las
tareas, tal vez sea recomendable ocultar la guía de proyectos, para obtener mayor espacio de trabajo en
la tabla y en el diagrama de barras. Para ello, del menú Herramientas, acceder al comando opciones.
A. Hacer clic en el separador Interfaz,

B. Desactivar la casilla de verificación Mostrar Guía de Proyectos.
Luego de esta acción la Guía de Proyectos no se volverá a mostrar cuando se abra un nuevo archivo de
proyecto.
Sin embargo, si se desea mantener vigente la guía de proyectos para los futuros proyectos pero para
facilitar el trabajo actual es necesario ocultarla, se utiliza el botón cerrar.
con S10
Para activar nuevamente la Guía de Proyectos, es necesario visualizar la Barrara de herramientas Guía
de Proyectos, para lo cual se puede optar por uno de los dos métodos siguientes:
1. Del menú Ver, escoger la opción Barras de Herramientas y de allí seleccionar Guía de Proyectos.
2. Hacer clic con el botón derecho del mouse sobre cualquier lugar de las barras de herramientas
actualmente visibles y del menú contextual escoger Guía de proyectos.
En ambos casos se activará la barra de herramientas Guía de Proyectos que permitirá activar el panel
lateral en el área requerida: Tareas, Recursos, Seguimiento o informe, tal como aparece en la ilustración
a continuación:
Si se deja activada la barra de herramientas Guía de Proyectos, el botón Mostrar u ocultar la guía de
Proyectos permitirá, tal como su nombre lo indica, alternar el mostrar u ocultar el panel lateral cuando
sea requerido, como muestra la ilustración siguiente.
con S10
INGRESAR LA INFORMACIÓN BÁSICA DEL PROYECTO
La información básica del proyecto especifica las fechas de comienzo y

fin del proyecto, información acerca de la forma en que se calculara la
programación y calendario a ser usado en el proyecto. Para ingresar
esta información, en el menú proyecto, escoger la opción información
del proyecto.
Al hacerlo, aparece la caja de dialogo Información del proyecto

‘<nombre del proyecto>’ en la ilustración siguiente, como el proyecto aún no tiene nombre, y en forma
predeterminada Microsoft Project le asigna el nombre ‘Proyect#’:
A.- Fecha de comienzo: se encuentra activada en forma predeterminada mostrando la fecha de

hoy, pues Microsoft Project asume que se programará a partir de la fecha de comienzo del proyecto, tal
como lo indica el cuadro combinado Programar a partir de, y que esta fecha se utiliza para que
Microsoft Project calcule la fecha de fin del proyecto a partir la fecha de inicio que se introduzca en este
cuadro combinado, para introducir una fecha diferente a la del media de hoy, se puede escribir solo la
fecha en el formato de fecha corta establecido en el panel de Control sin necesidad de especificar el dia.
Por ejemplo, para establecer como fecha de comienzo el lunes 8 de mayo del 2008, simplemente se
ingresara 8/5/08. Para ingresar la fecha también se puede utilizar el cuadro combinado, el cual al
desplegarse mostrará un almanaque similar al que aparece al continuación:
con S10
I MPORTANTE.- cada vez que en Microsoft Project se deba ingresar una fecha, podrá utilizarse,
indistintamente, uno de los dos citados métodos. Es decir, escribir la fecha o tomarla del
almanaque.
B.- Fecha de fin: en forma predeterminada se encuentra desactivada, pues para que se active es
necesario indicar a Microsoft Project que la programación se hará a partir de la Fecha de fin del
Proyecto. Se usa para que Microsoft Project calcule la fecha de comienzo del proyecto a partir de la
fecha de fin que se especifique o para ingresarla fecha de fin del proyecto.
C.- Programar a partir de: este cuadro combinado se utiliza para especificar si la programación
se calculará a partir de la Fecha de comienzo del Proyecto, en cuyo caso Microsoft Project calculará la
fecha de fin tomando como referencia la fecha de comienzo, la duración de las tareas y la relación de
dependencia entre ellas.
Cuando se escoge esta opción Todas la tareas comienzan lo antes posible, tal como se muestra debajo
del cuatro.
De otro lado se puede escoger para programar las tareas teniendo como base la fecha de fin del
proyecto, en cuyo caso se debe seleccionar para programar a partir de la Fecha de Fin del Proyecto en el
cuadro combinado. Cuando se escoge esta opción, Todas las tareas comienzan lo más tarde posible,
según se muestra en la parte inferior de la lista desplegable, y también se activa el cuadro combinado
para introducir la Fecha de Fin. En este caso, Microsoft Project calculará la fecha de Comienzo tomando
como referencia la fecha de fin, la duración de las tareas y la relación de dependencia entre ellas.
D.- Fecha de Hoy: muestra la fecha actual, de acuerdo al Reloj-calendario de la computadora.
E.- Fecha de estado: Microsoft Project utiliza a fecha de estado para realizar cálculos de valor acumulado
e identificar el trabajo completado hasta la fecha indicada en el cuadro de dialogo y también para
colocar líneas de progreso. Si se especifica NA en el cuadro de fecha de estado, Microsoft Project utiliza
la fecha de hoy como fecha de estado. (En esta etapa, no es necesario ingresar la fecha de estado, pues
se utiliza, principalmente, en la fase de seguimiento del proyecto)
con S10
F.- Calendario: permite seleccionar el calendario base que se utilizará para el proyecto. Tiene tres
opciones para escoger: estándar, 24Hotras y Turno de noche. El uso de los calendarios y la forma de
personalizarlos se verá en el Capitulo 8 de este manual.
G.- Prioridad: indica la disponibilidad de las tareas del proyecto actual para poder retrasarlas cuando
se redistribuyen recursos en varios proyectos vinculados entre sí. Se puede escribir o seleccionar un
numero entre 0 y 1000 para indicar la prioridad de una tarea, se será más alta cuando mayor sea el
número.
con S10
INGRESAR LAS TAREAS DEL PROYECTO
Como se vio anteriormente, al abrir un nuevo proyecto Microsoft Project presenta, en forma
predeterminada, la vista Diagrama Gantt, que en su lado izquierdo tiene la tabla de
Entrada. Para ingresar las tareas, seleccionar la primera celda de la columna Nombre de Tarea de la
Tabla., luego escribir el texto que corresponde al nombre de la tarea, el que aparecerá tanto en la celda
como en la barra de entrada. Para que el texto ingrese a la celda se puede efectuar alguna acción que
cambie de posición al selector de celda, es decir, cualquiera de las siguientes:
Presionar la tecla Enter, en cuyo caso el selector se desplazará a la celda inmediatamente debajo de
la celda actual.
Mover el selector de celda mediante el uso de las teclas de movimiento del cursor haciendo que el
selector se desplace en el sentido de la flecha que se pulsó.
Mover el selector de celda con la techa TAB en cuyo caso el selector de desplazará una columna
hacia la derecha.
Hacer clic con el mouse en el botón Aceptar de la barra de entrada, lo que hará que el texto ingrese
a la celda sin que el selector de celda se mueva de la celda actual.
Cuando se ingresan tareas, se puede ser tan detallado o genérico como se desee, pero de todas
maneras deben ingresarse todas las actividades que necesiten planeamiento. Requieran una cantidad
de tiempo mensurable o no se desean olvidar así no requiera tiempo.
Conforme se ingresan las tareas, Microsoft Project Automáticamente les asigna un numero correlativo
de identificación (conocido como lD de la tarea y que es como se le denominará en adelante) que servirá
para hacer referencia a esa tarea. Este número se encuentra como encabezado de fila en cualquier hoja
de tareas. Por ejemplo, en la ilustración siguiente conforme se han ingresado las tareas, Microsoft
Project les ha asignado un número correlativo de Id y ha definido su fecha de comienzo coincidente con
aquella seleccionada al ingresar la información básica del Ms proyecto:
IMPORTANTE.- al ingresar tareas, en forma predeterminada Microsoft Project les asigna una duración
de 1 día ¿tal como aparece en la ilustración anterior. La forma de dar duración a las tareas y el
significado del signo? Se verá en el capítulo 4.
con S10
No olvidar que es recomendable que el orden en que se ingresan las tareas debe guardar cierta lógica,
sobre la oportunidad en que las tareas deban realizarse. Esto facilitará la programación especialmente
en lo que se refiere a la relación de dependencia entre las tareas. Sin embargo, si luego de ingresadas las
tareas se detectara alguna anormalidad, esta podrá ser corregida, simplemente alterando el orden en
que se ingresaron las tareas. Por ejemplo, en la ilustración anterior figura la tarea sanitaria luego de
Eléctricos, debiendo estar antes. Para ellos se debe seleccionar la tarea que se va a mover haciendo clic
sobre el Id de la tarea (en este caso la tarea 6, Sanitarios) tal como se muestra a continuación:
Luego activar, por cualquiera de los distintos métodos disponibles, la opción Cortar, colocar el selector
de celda en la que se insertará la tarea cortada y accionar la opción Pegar. También puede hacerse esta
operación arrastrando la tarea con el mouse, colocando el puntero del mouse en cualquiera de los
bordes de la selección hasta que tome su forma normal de flecha y luego arrastrar la tarea hasta colocar
una sombra horizontal sobre la tarea donde se insertará la tarea arrastrada; al soltar el mouse, la tarea
5 será Sanitarios, tal como se muestra en la Ilustración que sigue:
con S10
Insertar nuevas Tareas
En supuesto que durante el desarrollo de la programación se determine que falta una tarea que una de
las existenciales deba ser dividida en partes, puede ser necesario insertar varias tareas. Para ello, colocar
el selector de celda en la celda de la tarea que deba quedar a continuación de la tarea a insertar; y del
menú insertar, escoger Nueva Tarea. Esta acción hará que la tarea actual y todas las que las siguen
aumenten un número de Id y se genere una fila en blanco en la posición actual, para ingresar la
información de la nueva tarea.
SUGERENCIA.- también se puede ingresar una nueva tarea pulsando la tecla Insert
Cuando se desea visualizar la barra Gantt de una tarea, y esta no se encuentra a la lista en
el Diagrama Gantt, en la hoja de tareas seleccionar la tarea que se desea visualizar y luego
presionar el botón ir a la tarea seleccionada de la barra de herramientas Estándar.
DEFINIR UN HITO
Un hito es un proyecto representa un evento o condición que marca el inicio o completamiento de un

grupo de tareas que tienen relación o el cumplimiento de una fase o meta parcial del proyecto.
Básicamente, los hitos sirven para ayudar, igualmente, a visualizar el progreso del proyecto. Cuando se
completa un grupo de tareas relacionadas entre sí, se consigue una meta parcial del proyecto (Hito).
Como se verá en el próximo capítulo, generalmente, los hitos no tienen duración. Sin embargo, a ciertas
tareas que tienen duración se les puede dar la condición de hito sin que pierdan sus características de
duración; solo cambia el aspecto de la barra por un rombo negro.
con S10
SELECCIONAR TAREAS
En muchas ocasiones durante el trabajo con Microsoft Project, es necesario seleccionar una o varias
tareas para aplicarle, por ejemplo, los mismos formatos. Para seleccionar, con el mouse, una tarea o
varia tareas se debe hacer lo que se indica a continuación:
Seleccionar una sola tarea: clic en el Nombre de tarea que se desea seleccionar.
Seleccionar entradas adyacentes: arrastrar el mouse en el nombre de tarea a través de las

entradas que se desee seleccionar.
con S10
Seleccionar entradas adyacentes (otro método): Hacer clic sobre el primer Nombre de Tarea y
Luego, con la tecla Mayúscula presionada, hacer clic sobre el nombre de la última tarea que se
desea seleccionar.
Seleccionar entradas no adyacentes: clic sobre la primera celda y luego manteniendo

presionada la tecla CTRL ir haciendo en las entradas que se desee seleccionar.
Seleccionar una fila completa: Clic en el encabezado de la fila.
con S10
Seleccionar una columna completa: clic en el encabezado de la columna.
Guardar un archivo de proyecto:
Periódicamente, se debe guardar el proyecto para incluir, crear una copia d seguridad del proyecto.
Microsoft Project proporciona varios modos de guardar un archivo de proyecto . Par guardar un
proyecto de Microsoft Project por primera vez , optar por uno de los métodos que se indican a
continuación :
Menú : Archivo – Guardar o Guardar como …
Teclado: CTRL + G
con S10
Barra de Herramientas Estándar:
EN cualquiera de los casos , aparecerá la caja de diálogo Guardar como en la que se definirá la
ubicación en la que se almacenara el archivo , así como el nombre con el que se identificara , tal como
se muestra en la ilustración a continuación :
A. Escoger la unidad de disco y carpeta en la que se guardar el archivo del proyecto.

B. Escribir el nombre del archivo. No es necesario escribir la extensión del nombre del archivo, ya
que Microsoft Project la agregara automáticamente (la Extension de los archivos de Microsoft
Project es mpp).
C. Hacer clic sobre el botón guardar.
con S10
Dar Seguridad a un archivo del Proyecto
SI se desea dar seguridad de acceso a un archivo de Microsoft Project , guardado anteriormente , del
menú Archivo escoger el comando Guardar como y en esta caja de dialogo ,similar a la que se
muestra en la ilustración a continuación , abrir el cuadro Herramientas y escoger Opciones generales
Como resultado aparecerá una caja de dialogo pidiendo ingresar la (s) Contraseña (s) , para lo que hay
que tener en consideración que se pueden definir dos contraseñas para dar distintos niveles de
acceso al archivo .
1. Escribir una contraseña en el cuadro de texto Contraseña para evitar que otras persona
habrán el proyecto sin utilizar la contraseña .Esto proporciona acceso de lectura –escrita
es decir; quien habrá el proyecto porque conoce esta contraseña puede modificar el
contenido del proyecto y guardarlo con el mismo nombre .
2. Escribir una contraseña en el cuadro Contraseña contra escritura par evitar que otro usuario
abra ,realice cambios y guarde el proyecto sin utilizar la contraseña .Si alguien conoce esta
contraseña , abre el proyecto como de Solo Lectura y si lo modifica , tendrá que guardarlo
utilizando un nombre distintos .
En cualquier Caso, si es que se ha especificado por lo menos una contraseña, el programa pedirá que se
confirme la contraseña para tener certeza que el usuario la conoce bien.
CONTRASEÑA : La contraseña distinguen mayúscula de minúscula y puede tener hasta 15

caracteres , incluidos números ,letras y símbolos .SI se pierda la contraseña no se podrá
abrir el proyecto .
con S10
ESQUEMATIZAR LA PROGRAMACIÓN
Al finalizar el capitulo alumnos logrará:
Aprender a dividir un proyecto en fases y establecer los vínculos entre las tareas ,asi
como asignar duración a las tareas
Temas:
Esquematizar la Programación: Tarea de resumen.

Estructura de Descomposición del trabajo (EDT)
Determinación de la Duración de las tareas
Establecer la relación de Dependencia entre tareas
con S10
INTRODUCCION
Esquema en Microsoft Project es la organización de las tareas en una estructura jerárquica que
muestra como algunas de ellas encajan dentro de grupos más amplios.
Estos grupos más amplios que reúnen a varias tareas se denominan Tareas de Resumen y sus tareas
componentes son sus subtareas. En otras palabras par que una tarea de resumen se completen, deben
de haber finalizado todas sus tareas .Cada Tarea de Resumen puede constituir una fase o subfase del
proyecto .La organización del proyecto mediante un esquema, facilitara lo siguiente:
 Identificar las fases principales del proyecto.

 Mostrar solo las tareas de resumen del proyecto.
 Crear informes que incluyan las subtareas, las tareas de resumen o ambas.
 Mostrar el proyecto mediante un sistema de numeración multinivel o personalizado
denominado estructura de Descomposición del Trabajo (EDT).
Básicamente ,hay dos métodos para crear una lista de tareas .El primero denominado De arriba hacia
Abajo , consiste en identificar las tareas mayores del proyecto , y luego ,desglosar cada fase en sus
tareas componentes .El segundo , De abajo hacia Arriba consiste en primero hacer una lista de
todas las tares posibles y luego agruparlas dentro de fases mayores . Si en un proyecto esquematizado
se encuentra algunas tareas que no encajan en ninguna de las fases definidas , es probable que aun
este faltando crear una fase mas .El primer método tiene particularidad de ofrecer una vista
preliminar de la programación apenas se definen las fases mayores .
TARES DE RESUMEN
Una tarea de resumen es una tarea que se compone de subtareas y que las resumen .Se puede utilizar
las características de niveles de esquema de Microsoft Project calcula automáticamente la
información de la tarea de resumen en función s las duraciones de sus subtareas y relación de
dependencia que existe en ellas.
con S10
Crear un esquema en la Programación
Se puede crear una Tarea de resumen mediando te degradación (aplicación de sangría) de la tarea o
tareas que se encuentren inmediatamente a continuación de ella según el orden de Id .Para lo,
efectuar lo siguiente:
Seleccionar las subtareas que se encuentran inmediatamente a continuación de la tarea que la

resumirá.
En la barra de Herramientas Formato, hacer clic sobre

el botón Aplicar Sangría
Esto hará que las subtareas seleccionadas aumenten

en un nivel del esquema desplazándose hacia la
derecha. Otro método consiste en aplicar la sangría
utilizando el mouse .Para lo, seleccionar las tareas
componentes (subtareas) y colocar el puntero de
mouse sobre la primera letra del nombre de
cualquiera de las tareas seleccionadas de tal forma
que el
puntero tome la forma de una línea horizontal con

dos cabezas de flechas a los extremos ( ) ,Luego
arrastrar el mouse hacia la derecha ( para aplicar
sangría ) o hacia la izquierda (para anular sangría )
,como muestra a la derecha .
con S10
Una tarea puede ser promovida a un nivel superior anulando su sangría,

a menos que se encuentre en un nivel más alto posible, ya sea utilizado
el botón Anular sangría o arrastrando con el mouse hacia la izquierda.
RECORDAR Todas las tareas compones (subtareas) de una fase o subfase , deben estar
directamente continuación de la tarea de resumen en las que están incluidas .El campo
Duración de las Tareas de resumen contienen u valor calculado basado en la duración de las
tareas y la relación de las tareas componentes y la relación de dependencia que existen sobre
ellas
Utilizar el esquema de tareas
SI el Proyecto cuenta con muchas tareas de resumen

y , en algún caso ,se desea centrar la atención solo en
algunas de las fases ,el uso del esquema reviste
mucha importancia .Todas la tareas de resumen
llevan al lado izquierdo un pequeño cuadrado con
signos + o - , denominados los signos del esquema
.El signo + indica que la tarea de resumen tiene
subtareas que no se están mostrando , mientras que
el signo - indica que el detalle de las subtareas esta
a la vista y puede ser ocultado .
También puede ser utilizado por los símbolos del esquema que se encuentra en la Barra de
herramientas Formato y que son los siguientes:
- Ocultar subtareas : Seleccionar las tarea de resumen en la que se desea ocultar las
subtareas y presionar el botón
+ Mostrar Subtareas. Seleccionar la tabla de resumen que tiene ocultas las subtareas y
presionar el botón
Cuando se presiona el botón mostrar de la barra de herramientas

Formato , la primera opción permite mostrar todas las subtareas
que pudieran estar ocultas .Utilizado este mismo botón también
se puede seleccionar el nivel del esquema a partir del cual se
desea ocultarlas subtareas .En la ilustración siguiente un
proyecto multinivel (de 5 nivel de esquema ) ,al que se le aplica
en botón Mostrar ,haciendo clic en nivel de esquema 4 .
con S10
Como resultado se ocultara el 5º nivel, es decir, no aparecerá el nivel mayor que el aplicado.
con S10
ESTRUCTURA DE DESCOMPOSICION DE TRABAJO (EDT)
La Estructura de descomposición de trabajo (EDT) esta constituida por códigos alfanuméricos que
identifican un único lugar para cada tarea dentro de la estructura del esquema del proyecto .Estos
códigos pueden ser utilizados, por ejemplo, para informar sobre la programación y los costos
durante la ejecución del proyecto ,hay dos tipos de códigos EDT :
1. El más simple corresponde a los números de esquema en un sistema de numeración

multinivel .Microsoft Project calcula automáticamente los numero de esquema basado
en la estructura de la lista de tareas .Este tipo de numeración no puede ser editado ; es
decir , que siempre los números serán calculados por Microsoft Project .Si una tarea se
mueve a una ubicación ,el numero de esquema cambiara automáticamente ,
dependiendo de la nueva educación dentro del esquema .
2. El segundo tipo es el código personalizado , que puede ser puede ser definido por un
usuario .Se puede definir un juego de códigos personalizados por proyecto y cada nivel
representara un nivel de esquema en la lista de tareas. A diferencia del primer tipo que
es completamente numérico, los códigos de los niveles de esquema pueden estar
representados por letras mayúsculas y minúsculas, números o caracteres o una
combinación de ellos, y no se actualizar automáticamente. Sin embargo es posible
recalcular los códigos luego de ingresar o eliminar tareas.
Mostrar los EDT predefinida
Los números de la estructura de las descomposición de trabajo (EDT) multinivel , son calculados
automáticamente por Microsoft Project y para visualizarlos , en el menú herramientas , Opciones
,separador Vista , activar la casilla de verificación Mostrar números de esquema , tal como se
muestra en la ilustración 3-6 :
Como resultado, de activar esta opción, al lado izquierdo del nombre de la tarea aparecerán los
números calculados por Microsoft Project.
con S10
Definir Códigos EDT personalizados
Microsoft Project puede crear una máscara de códigos (EDT personalizados) para asignar los códigos
a las tareas dependiendo de su ubicación en la estructura jerárquica del esquema del proyecto. Para
crear una EDT personalizada, efectuar la siguiente acción:
Menu Proyecto, EDT , Definir
Códigos…..
Lo que dará como resultado la aparición de la caja de Definición de Códigos EDT <nombre de
proyectos>
Los Elementos de esta caja de dialogo tienes la siguiente utilidad:
Vista previa de códigos: Presentan una muestra de códigos con las opciones que se
especifiquen en el campo Prefijo y en la tabla de Mascara de
código. Este campo no se puede editar, solo es informativo.
Prefijo de Código de proyecto: permite definir un Prefijo que será añadido delante del código EDT
en cada tarea de proyecto activo. Es particularmente útil cuando se
trabajara con varios proyectos consolidados, para facilitar la
identificación de cada uno de ellos dentro del consolidado.
Tabla de la Máscara de Códigos:
Nivel: Indica en nivel de esquema que indica el código EDT que se esta
definiendo. Este campo se incrementa automáticamente cuando se
ingresa cada mascara de código adicional de forma similar al campo
Id cuando se ingresan tareas y, por lo tanto, tampoco se puede
editar.
con S10
Secuencia: Se usa para ingresar el tipo de carácter que utilizara la máscara de

código para el nivel seleccionado. Las opciones disponibles son:
Números (ordenadas) Letra mayúscula (ordenadas), Letra minúscula
(ordenada) y Caracteres (sin ordenadas)
Longitud: Permite ingresar un numero que represente la longitud (números de

caracteres) requerido por el nivel actual del código EDT. Si se escoge
Cualquiera el código podrá tener cualquier longitud. La longitud
máxima del código EDT .La longitud máxima del código EDT completo
es de 255 caracteres.
Separador: Se utiliza para definir el carácter que separa los niveles de código EDT
El separador predeterminado es el punto (.) El separador que se
selecciona en el último nivel no aparecerá en la definición total del
código.
Generar códigos EDT Cuando la casilla de verificación esta activada especifica que
para tareas nuevas : Microsoft Project generara nuevos códigos para las tareas nuevas
que se inserten en el proyecto.
Verificar la exclusividad Cuando esta casilla de verificación e esta activada, fuerza a que
de los nuevos códigos EDT : cuando se edita un código este no se encuentre repetido , es decir ,
establece que el código sea único .Si un código ya existe , Microsoft
Project presentara un mensaje notificando que el código esta
duplicado .
Por ejemplo, en la ilustración que sigue se muestra que para el Project P537 (configurado como código
de proyecto), en el nivel 1 se ha definido letras mayúsculas (ordenadas) con una longitud Cualquiera y
separadas del siguiente nivel por puntos. Los niveles 2 y 3 tienen configurada la secuencia con números
(ordenados) de una longitud Cualquiera y el nivel 2 se separara del que lo sigue por un punto (.) .Es
importante indicar que siempre se debe establecer un Separador, así sea el ultimo nivel, en cuyo caso
no lo presentara.
con S10
En caso se insertara una nueva tarea , el código EDT de esta tarea será el siguiente , correlativamente ,
que le corresponde el nivel en el que se inserto la tarea .Por ejemplo si en el caso anterior se inserta
una tarea nueva en el lugar en que se encuentra la tarea 7 actual , su código seria el que se muestra a
continuación (observar que toma el numero que sigue en el nivel pero no modificar o actualiza a los
otros códigos ) :
Para que estos códigos se actualicen , es decir , para que la numeración se vuelva correlativa , ir al
menú Proyecto ,EDT , y escoger la opción Cambiar numeración … , que actualizar los códigos por
inserción o eliminación de tareas .
con S10
LA DURACION A LAS TAREAS
La duración es la cantidad de tiempo útil -Duración laboral – para desarrollar el trabajo requerido para
complementar una tarea. En forma predeterminada Microsoft Project no considera en las duraciones
los días no laborables del calendario escogido (solo considera el tiempo efectivamente laborable).
Como se muestra en el ejemplo de la ilustración siguiente , la tarea 3 (arquitectura) tiene una
duración de 10 días - Duración Laboral - , pero la longitud de la barra Gantt indica 12 días de la escala
temporal –Duración Calendario ( Microsoft Project no ha considerado los días sábado y domingo , que
son no laborables ):
Los valores de Duración deben ir seguidos de una unidad de tiempo. En forma predeterminada
Microsoft Project asigna alas duraciones , como unidad de tiempo , el día .Es decir , que si la duración
de una tarea esta en días , simplemente se debe escribir la cantidad de tiempo laborable sin indicar
unidad de duración y Microsoft Project asignara días como unidad de tiempo .Sin embargo , es
posible ingresar duración es en las siguientes unidades ,colocando la abreviatura de la unidad luego
del valor de duración :
Como se explico anteriormente ,Microsoft Project considera solo la semana laboral del calendario
seleccionada ( en este caso como el calendario base no ha sido cambiado , la semana laboral
predeterminada es de Lunes a Viernes , con 40 horas de trabajo , es decir 5 días de 8 horas cada uno )
para asignar las duraciones , pero podría darse el caso en que algunas tareas deban desarrollándose
incluyendo los días no laborables , o tareas en que la duración no depende de la cantidad de recursos
que se le asignen .
con S10
Por ejemplo , un grupo de trabajadores deben viajar por tierra a una obra que se encuentra a 36
horas de viaje obviamente puede viajar cualquier número de trabajadores , mientras no exceda la
capacidad del vehículo , y la tarea durara lo mismo , adicionalmente , no se viaja solo durante el
calendario laboral de 8 horas diarias sino en forma constante hasta arribar al punto de destino y el
viaje podría programarse durante el fin de semana que no es laborable .Igualmente ,puede haber
tareas que sean entregadas a contratistas en las que el tiempo de entrega de la contrata este definido
en días de calendario o que para el usuario sea irrelevante el calendario laboral ya que no lo controla
.Para incluir , además del tiempo laborable , el tiempo no laborable , se debe usar el concepto de
duración trascurrida
DEFINICION.- Duración trascurrida es la cantidad de tiempo que necesitara una tarea para ser
completada , basada en un día de 24 horas y en una semana laboral de 7 días , incluyendo días
feriados y otros no laborable
Para que una tarea tenga una Duración trascurrida solo basta agregar la letra t (de trascurrido) a la
abreviatura de duración correspondiente. Por ejemplo, la tarea 3 de la ilustración anterior mostraba 12
días de la escala temporal ya que se había programado para 10 días laborales. Para que la tarea se
pueda efectuar en 10 días de la escala temporal, es necesario que la unidad de tiempo esté en días
transcurridos –diast-, tal como se muestra en la ilustración que sigue:
Calcular la Duración de una tarea
El aspecto quizá más importante de la administración de proyectos y del planeamiento de un proyecto

en particular, es la determinación correcta de la duración de cada tarea. Pueden darse dos casos:
1. El valor de la duración de la tarea es o se da por conocido (Valor deterministico); por ejemplo,

por experiencia previas en proyectos similares se puede determinar con suficiente exactitud la
duración de una tarea.
2. El valor de la duración de la tarea es incierto, pero que se pueden determinar varios valores
probables de la ocurrencia, para obtener un valor único de duración estimada (Calor
Probabilístico).
Generalmente, cuando se elabora un proyecto existe cierto desconcierto para determinar la duración de
las tareas. Ante la incertidumbre originada por este desconocimiento, una forma normalmente aceptada
por quienes tienen que calcular duraciones, consiste en proporcionar tres estimaciones de la duración:
con S10
Una estimación de tiempo mínimo debajo de la cual es difícil descender, es decir, una duración
optimista que se denominará o.
Una estimación de tiempo máximo, por encima del cual es improbable que la actividad se prolongue –
salvo accidentes o actos de la naturaleza, cuya probabilidad de ocurrencia se desprecia- es decir una
duración pesimista que se denominará p.
Una estimación de tiempo esperado, o sea aquella duración que posee la mayor probabilidad de
aparición. Se trata del valor modal de la función de repartición (queda entendido que es repartición de
las probabilidades entre los diferentes valores posibles); es decir una duración esperada que se
denominará m
Por tanto, del conocimiento de la tarea se determina que pueden existir tres valores de duración: o,p y
m. Esto constituye el modelo probabilístico que utiliza Microsoft Project para calcular la Duración única
de la tarea. Sin necesidad de incursionar en las muy complejas fórmulas de la Ley de distribución,
mediante un razonamiento físico sencillo se puede llegar a un resultado igualmente satisfactorio. Si se
consideran os promedios de las tres experiencias, se obtendrá lo siguiente:
Una realización medianamente mala ,que constituye el promedio entre la pesimistas (o) y la
esperada (m)
(o+m)
2
Una realización medianamente mala que constituye el promedio entre la pesimista (p) y la
esperada (m) :
(p+m)
2
Una realización esperada.

m
La media de estas tres realizaciones es lo que se conoce como Duración estimada (De ):
(o+m) +m+ (o+m)
De= _
2 2
_ _
Resolviendo la ecuación anterior se determina que la fórmula para hallar la duración estimada
es la siguiente:
De = O + 4m + p
______________________
con S10
DEFINICION.- Duración estimada es la duración para la cual la información que se dispone solo
permite determinar un valor provisional no definido. Para que otros miembros del equipo puedan
reconocer su estado de rápidamente, duración estimada estará claramente marcada como tal
mediante un signo de interrogación (?) colocado inmediatamente a continuación de la unidad de
duración.
Cálculos de la duración de Microsoft Project
Se puede realizar un análisis “hipotético” algunas veces denomina análisis PERT en la programación,
para calcular la Duración Estimada de una tarea .Después de especificar en la programación las
duraciones optimistas , pesimistas y esperadas de las tareas ,Project calcula una media ponderada de
las tres duraciones y determina una estimación de duración única utilizando la formula descrita
anteriormente . Para ello se dispone de la tabla u hoja de Entrada PERT que se usa en combinación
con otras características de Análisis PERT como ayuda para evaluar la duración probable de las tareas
. Sin embargo, en el proyecto también puede hacer tareas cuya duración en conocida y no probable.
El Análisis PERT es un proceso mediante el cual se avalúa un resultado probable tomado como
base tres casos : el mejor (optimista , o) , el esperado (m) y el peor (pesimista ,p) .
Para utilizar la herramienta de Análisis PERT , se debe activar la barra de herramientas, Análisis PERT
,desde el menú Ver , Barra de herramientas , Análisis PERT .También se puede activar esta barra de
herramientas , haciendo clic con el botón derecho del mouse sobre cualquier botón de las barras de
herramientas visible y en el menú contextual seleccionar Análisis PERT .
Como resultado se activara la barra de herramientas Análisis PERT que tiene el aspecto que se muestra
a continuación:
con S10
Como se dijo , los profesionales de la administración de proyecto utilizan esta herramienta para definir
las Duraciones estimadas cuando existen incertidumbre y no se cuenta con un valor único conocido ,
pero también cuando existes duraciones cuyo valor es o se da por conocido .El cálculo se efectúa
mediante la fórmula cuyo desarrollo se hizo anteriormente .Es decir ,existen pesos asignados a los
distintos valores de duración que permite calcular la duración estimada .Como se vio , estos pesos
son:
Duración Peso
Optimista (o) 1
Esperada (m) 4
Pesimista (p) 1
Sin embargo ,estos pesos pueden ser cambiados antes de efectuar el análisis , para dar a la Duración
estimada un sesgo diferente .Por ejemplo si se desea dar un sesgo pesimistas alas duración es se podría
establecer la duración pesimista en 1.5 y la optimista en 0.5 , dejando la esperada en 4.
Para cambiar los pesos predeterminados , en la Barra de herramientas Análisis PERT se debe hacer clic
el botón establecer pesos PERT .Al hacerlo aparecerá una caja de dialogo Establecer pesos PERT , en la
que se puede modificar los pesos :
IMPORTANTE.- Si la suma de los pesos es diferente que 6, aparecerá un mensaje de error, pidiendo
el cambio para cumplir con esta condición. Es decir, Microsoft Project, en ningún caso calculara la
Duración única si la suma de los pesos no es igual al 6
Una vez definidos los pesos ,si fuese necesario , se debe proceder
a ingresar los valores de las duraciones optimistas , esperada y
pesimista , para lo cual , usando el botón Hoja de Entrada PERT de la
barra de herramientas Análisis PER que tiene el aspecto que se
muestra ala izquierda – se activara la Tabla de entrada PERT ,tal
como la que muestra la ilustración 4-5 :
con S10
EL campo Nombre de tarea contendrá todas las tareas del proyecto activo incluyendo su nivel de
esquema para facilitar el ingreso de los datos en proyecto grandes o en los que tenga muchos niveles
de esquema .Si se dispusiera de una duración deterministica ,es decir , aquella que el valor se da por
conocido y sin incertidumbre , es decir , si los valores son probables , estos se ingresaran en los
campos Dur. Optimista , Dur, esperada y Dur pesimista, tal como se muestra en la ilustración de
ejemplo siguiente .Microsoft Project solo calculara aquellos registros (tareas ) cuyos campos Dur
.pesimista , Dur. Esperada y Dur. Optimista no sean cero.
Como el campo duración es un campo calculado en caso se hayan

ingresado valores en los campos de duración optimista , esperada y
pesimista ,y el Análisis PERT utiliza un macro para su ejecución , es
necesario hacer clic sobre su botón calcular PERT que tiene el
aspecto que se muestra ala izquierda , para que se calcule el campo
de Duración .Solo que calculara los registros que tengan valores
probabilísticos .Los valores probablemente ingresados en la columna
Duracion , así como los que tienen cero en las columnas de duración
optimistas esperada y pesimista no serán calculados , tal como se
aprecia en la ilustración siguiente en la que se observa que los
valores conocidos ya no llevan el signo ? .
con S10
Una vez que se han ingresado los valores y calculados las Duraciones el Análisis PERT permite que se
puedan visualizar los distintos escenarios creados por cada una de las duraciones ingresadas, para lo
cual hay que efectuar las acciones siguientes:
La vista Gantt pesimista se encuentra en combinación con otras

características del análisis PERT de Microsoft Project como ayuda para
evaluar la duración , la fecha de comienzo y la fecha de fin peores de las
tareas .Para visualizarla , se presionara el botón Diagrama de Gantt
pesimista de la barra de herramientas Análisis PERT ,similar al que aparecerá
a la izquierda de la vista muestra información del proyecto en forma de
hoja y al lado derecho muestra en forma de grafico.
La vista Gantt optimista se usa en combinación con otras características del

análisis PERT de Microsoft Project como ayuda para evaluar la duración , la
fecha de comienzo y la fecha de fin mejores de la tarea .Esta vista se activa
mediante el botón PERT .La vista Gantt optimista también es una variante de
la vista Diagrama de Gantt y se comporta de igual forma que el caso
pesimista .
La vista Gantt esperado , al igual que las anteriores , se utiliza en

combinación con otras características del análisis PERT como ayuda a la
evaluación de las duraciones , fechas de comienzo y fechas de fin
esperados de las tareas .Para activar esta vista se presiona el botón Gantt
esperado de la barra de herramientas análisis PERT .
RECORDAR.- En el Campo de duración de las vista Diagrama de Gantt, las duraciones estimadas con
el análisis PERT aparecerá con un signo de interrogación que significa que es esas duraciones
hay un porcentaje de incertidumbre, es decir, que constituye un valor probabilístico.
Los valores que se ingresaron directamente en el campo Duración sin indicar el optimista , el
esperado y el pesimista , es decir los valores determinísticos ,no llevaran el signo de interrogación .
Dar Duración a una Tarea usando el mouse
Alternativamente , también se puede ingresar la duración de una tarea utilizando el mouse ,para lo
cual hay que colocar el puntero del mouse en el borde derecho de la barra de Gantt de la tarea a la
que se sigue , arrastrando hacia la derecha o a la izquierda para determinar la duración de la tarea , la
cual se podrá ir viendo en el cuadro informativo Tarea donde la Duración : y la fecha de Fin irán
variando conforme se arrastra el mouse hasta obtener el valor deseado .
con S10
IMPORTANTE.- La duración, cuando se define con el mouse, será una duración estimada y, por lo tanto,
llevara el signo de interrogación en la columna duración del diagrama de Gantt.
Relación de dependencia entre tareas :
La vinculación es el proceso mediante el cual se establece una relación de dependencia entre las tareas
, también conocida como vinculo o relación de precedencia , de tal manera que se define la forma en
que el comienzo o fin de la tarea depende del comienzo o fin de la otra. La línea que vincula las
tareas en las barras de Gantt se denomina línea de vínculo. Una tarea puede tener varias predecesoras
y varias sucesoras. Un proyecto es algo más que una simple relación de tareas aisladas ya que
normalmente muchas de esas tareas están relacionadas unas a otras.
En la hoja de tareas se ha escrito el nombre de las tareas un aa continuación de la otra y hasta ahora
todas están programadas para comenzar al mismo tiempo .Aun si se ha definido que tarea debe
comenzar o finalizar con relación a otras tareas .
Las tareas se vinculan definiendo una relación entre sus fechas de comienzo y de fin .Existen cuatro
tipos de relaciones de dependencia o vínculos entre tareas:
con S10
con S10
ESTABLECER LA RELACION DE DEPENDENCIA ENTRE TAREAS
Muchas veces puede que se necesite relaciones de dependencia entre tareas diferentes que la
predeterminada , es decir Fin a Comienzo (FC) .Estableciendo correctamente los vínculos entre tareas,
a menudo se puede acortar el tiempo que se tomara para complementar el proyecto y se podrá
optimizar el uso de os recursos .Existen diferentes formas de definir los vínculos entre tareas :
Establecer el vínculo predeterminado
Cuando se desea establecer un vínculo Fin a Comienzo (FC) (predeterminado) entre dos o más tareas,
se pueden optar por cualquiera de los métodos siguientes:
Si las tareas se vincularan en el orden en que se encuentra

–de menor a mayor Id- seleccionar todas las tareas que se
vincularan , y luego hacer clic en el botón Vincular tareas en la
barra de herramientas Estándar .Las tareas se vincularan de
modo tal quela que tiene menor número de Id ,siempre será
predecesora de la que tenga numero de Id siguiente , tal como se
muestra en la ilustración que sigue :
Otro método consiste, en arrastrar con el mouse, en el Diagrama Gantt, desde la barra de la tarea
predecesora hasta la barra d sucesora. En este caso ,aparecerá una ventana que indica cómo se define
el vinculo Fin a Comienzo y el mouse toma la forma de eslabón que se encuentra en el botón Vincular
tareas , tal como se muestra en la ilustración que sigue :
A pesar que no es usual , también se puede hacer una selección de tareas no adyacentes y vincular con
la relación de dependencia Fin a Comienzo .Se debe tener presente que con este método de
predecesoras no necesariamente será la tarea del menor Id , sino que se establecerá el vinculo en el
orden en que se hayan seleccionado las tareas .Por ejemplo , si en el caso anterior se selecciona las
tareas en la siguiente orden :
 Arquitectura (tarea 3 )
 Eléctricos( tarea 6 ) ,
 Estructurales ( tarea 4) ,
 Sanitarios ( tarea 5 )
con S10
Esta relación de dependencia entre tareas Fin a Comienzo dará como resultado el establecimiento de
los vínculos que se muestran a continuación:
IMPORTANTE: También, luego de seleccionar las tareas se puede usar el menú Edición,
vincular tareas o CTRL +F2.
Establecer cualquier tipo de vínculo:
Igualmente para establecer cualquier tipo de vínculo y no solamente el predeterminado existen varios
métodos que se puedan utilizar indistintamente :
Prime Método : En la hoja d tareas existe una columna denominad Predecesoras , que se visualizar
moviendo la barra divisoria vertical hacia la derecha o desplazando la tabla con la barra de
desplazamiento horizontal .Para definir el vinculo , en esta columna colocar el sector de celda en la
tarea que será sucesora y escribir el vinculo , utilizando los siguientes criterios :Si el vinculo es de Fin a
Comienzo (FC) simplemente escribir el numero d Id de la tarea predecesora , ya que es el vinculo
predeterminado .Al ser el vinculo predeterminado , no es necesario escribir FC .
Si el vínculo no es predeterminado, escribir el vínculo siguiendo la siguiente sintaxis:
< Id de predecesora > Vinculo de predecesora Vinculo de sucesora
Por ejemplo para la tarea 6 , 5CC en el campo predecesoras de la tabla de datos , significa que la tarea
6 – es decir , donde se encuentra el vinculo , que es la tarea seleccionada - debe Comenzar cuando la
tarea 5 –Predecesora –Comienza , tal como aparece en la ilustración siguiente :
con S10
Para establecer varias predecesoras para un atarea , al escribirlas en la columna Predecesoras deberá
estar separadas por el Separador de lista configurado en el Panel de Control de Windows –
usualmente es la coma o el punto y coma -, tal como aparecerá a continuación :
Segundo método : En la hoja de tareas , hacer doble clic sobre el nombre de la tarea a la que se le
debe definir si predecesora , aparecerá la caja de dialogo Información de la tarea , que tiene un
separador Predecesoras .En la columna Id de este separador , escribir el numero de Id de la tarea
predecesora y pulsar TAB .
Cuando esto se hace ,Microsoft Project coloca el Nombre de tarea en la columna respectiva
.Igualmente ,si resulta más fácil, hacer clic al lado derecho del campo nombre de la tarea y se abrirá
una lista con los nombres de todas la tareas , desde donde se puede escoger el nombre de la tarea
predecesora .Luego ,abrir la lista de opciones del campo Tipo y escoger el vinculo requerido .
En la ilustración siguiente se establece una relación de dependencia entre la tarea 3 ´(Arquitectura ) -

como Predecesora y la tarea 4 (estructuras) – como Sucesoras :
Si , por error , se trata de vincular una tare a otra que es su tarea de resumen ,Microsoft Project
mostrara un mensaje de error haciendo saber al usuario que no es posible realizar este tipo de
vinculo y sugiriendo la estrategia para solucionar este problema .
con S10
ESTABLECER ADELANTAO O POSICIÓN
En muchas ocasiones, los vínculos entre tareas no representan fielmente la forma en que se desarrolla
el trabajo. Por ejemplo , si una tarea consiste en confeccionar el diseño de arquitectura de una
edificación y la siguiente tarea es calcular y confeccionar los planos de estructuras de la misma ,
lógicamente el vinculo tiene que ser el predeterminado , pues no se podría calcular las estructuras de
algo que aun no ha concebido .Sin embargo , durante el proceso de creación de la Arquitectura ,
puede llegar al momento es que se genere la información suficiente como para empezar los cálculo
estructurales . Con el fin de reducir la fecha de finalización del proyecto, se pueda adelantar la fecha de
la tarea estructuras en una cantidad determinada, manteniendo la relación de dependencia existente.
También podría darse el caso de una tarea de aplicar pintura imprimante en una habitación .La tarea
sucesora es decir la Aplicación de la pintura latex , no pueda realizarse hasta que la pintura imprimante
haya secado , por lo que tendría que posponer el inicio de la tarea sucesora en el tiempo que demore
el secado ,igualmente sin variar la relación de dependencia básica .
Para ello se utiliza el Adelanto si se desea adelantar la fecha de comienzo o fin de la tarea sucesora – o
la posposición – si se desea retrasar el comienzo o fin de la tarea sucesora.
Tanto el Adelanto como las Posposición puede egresarse de dos formas, teniendo mucho cuidado en
ambos casos con el vínculo básico estableciendo entre las tareas:
Con unidades de duración o

Como un porcentaje de la duración de la tarea predecesora.
Para agregar un adelanto o posposición, se pueden utilizar tres métodos:
Primer método : Hacer clic exactamente sobre

la línea de vinculo entre las tares a la que se
desea dar el adelanto o posposición .Al hacerlo
aparecerá la caja de dialogo dependencia entre
tareas y en el cuadro de texto Posposición
ingresar el valor del adelanto o posposición
deseado ( posteriormente se verá en detalle
como aplicar estos valores )
Segundo Método: En la caja de dialogo información de la tarea, que se vio anteriormente, se ingresa
el adelanto o posposición en la columna Pos.
con S10
Ejemplos de añadir tiempo de adelanto o posposición
Escribir en la columna
Para : predecesoras :
Comenzar la tarea actual cuando la tarea 3 esta a

medio finalizar 3FC -50%
Comenzar la tarea actual dos días después que

comienza la tarea 3 3CC+2d
Comenzar la tarea actual dos días antes que

comience la tarea 3 3FC-2d
Finalizar la tarea actual tres días antes que

3FF-3d
finalice la tarea 3
Comenzar la tarea actual cuando la tarea 3 esta al

3FC-20% o 3CC+80%
80%
IMPORTANTE.- Es conveniente reiterar que el valor del adelanto o posposición puede depender
del tipo de vinculo entre las tareas , tal como se sucede del último de los ejemplo s , en el que
cualquiera de los términos dará el mismo resultado .ES decir ,que se debe tener especial cuidado en
definir correctamente el signo , en el cuadro de texto Posposición o en el campo Predecesoras de
la hoja de entrada .
En el caso que la relación de la independencia original sea fin a Comienzo y se deba agregar
adelanto o posposición, se deberá escribir la abreviatura del vínculo de todas maneras .Por ejemplo
3FC-25%
En caso sea necesario, el tiempo de adelanto o posposición también puede darse en unidades
trascurridas, agregado la letra t a las unidades de tiempo.
con S10
DELIMITACIONES Y
TAREAS REPETITIVAS
Al finalizar el capitulo el alumno lograra:
Establecer restricciones a algunas tareas del proyecto y conocer el concepto de las tareas que
tiene un patrón de de repetición.
Temas:
Concepto de delimitaciones y tipos

Aplicar Delimitaciones a las tareas
Uso de la fecha limite
Insertar Tareas repetitivas
con S10
INTRODUCCIÓN
Las Delimitaciones son las restricciones o limitaciones que se imponen a las fechas de comienzo o fin
de algunas tareas del proyecto .Por ejemplo , se puede especificar de n atarea puede especificar una
fecha en particular debido a que algún recursos necesario solo esta disponible a partir de esa fecha o
se puede establecer que una tarea finalice antes de la fecha definida porque en esa fecha arribara un
inspector para dar conformidad a la tarea .
Cuando se ingrese un nueva ventana tarea a un proyecto programado , a partir de la fecha de

comienzo Microsoft Project la asigna automáticamente la delimitación .Lo antes posible ,Tal como se
vio en el capítulo 2 .En tanto ,si se agrega una nueva tarea a un proyecto programado a partir de la
fecha de fin, le asignara una delimitación Lo más tarde posible .A excepción de estas dos
delimitaciones, el resto requerirán definir una fecha .Las delimitaciones y su impacto en la
programación son las siguientes :
Delimitación Impacto en la Descripción

Programación
Con esta delimitación , Microsoft Project programa la tarea

para que comience en la fecha más temprana posible ,
Lo antes Posible (LAP) Flexible teniendo en cuenta lis demás parámetros de programación
.No se establecen delimitaciones adicionales de fecha en la
tarea .Este valor es la delimitación predeterminada para los
proyectos que se programan a partir de la fecha de
comienzo
Con esta delimitación ,Microsoft Project programa la tarea

para que comience en la fecha más tardía posible , teniendo
en cuenta los demás parámetros de programación .No se
establecen delimitaciones adicionales predeterminada para
Lo más Tarde Posible Flexible los proyectos que se programan a partir de la fecha de fin ,
esta delimitación se aplica cuando se especifica una fecha
de fin para una tarea
Esta delimitación índice la fecha más tardía posible en que

pueda completarse la tarea .Puede finalizar en una fecha
No Finalizar después Moderada igual o anterior a la fecha especificada .En los proyectos
de (NFDD) programados a partir de la fecha de fin , esta delimitación
se aplica cuando se especifica una fecha de comienzo
para una tarea .
con S10
Esta delimitación indica la fecha más tardía posible en que

puede empezar la tarea .Puede empezar en una fecha
No Finalizar después Moderada igual o anterior a la fecha especificada .En los proyectos
de (NFDD) Programados a partir de la fecha de fin, esta delimitación
se aplica cuando se especifica una fecha de comienzo
para una tarea.
Esta delimitación indica la fecha más temprana posible en

que puede completarse la tarea. No puede finalizar antes
No finalizar antes del Moderada de la fecha especificada .En los proyectos programados a
(NFAD) partir de la fecha de comienzo ,esta delimitación se aplica
cuando se especifica una fecha de fin para la tarea
Esta definición indica la fecha más temprana posible en

que puede empezar la tarea .No puede empezar antes de
No Comenzar antes de Moderada la fecha especificada .En los proyectos programados a
l(NCAD) partir de la fecha de comienzo, esta delimitación se aplica
cuando se especifica una fecha de comienzo para un tarea.
Esta delimitación indica la fecha exacta en que debe

empezar la tarea .Los demás parámetros de
Debe Comenzar el Inflexible programación, como las dependencias entre tareas, los
(DCE) tiempo de adelanto o de posposición, la redistribución de
recursos y el retraso son de menor importancia con
respecto a este requisito.
Esta delimitación indica la fecha exacta en que se debe

completar un atarea .Los demás parámetros de
Debe Finalizar el (DFE) Inflexible programación ,como las dependencias entre tareas , los
tiempo de adelanto o de posposición , la redistribución de
recursos y el retraso ,sonde menor importancia con
respecto a este requisito
con S10
DEFINIR UNA DELIMITACION PARA UNA TAREA
Para definir una delimitación para una tarea, se debe seleccionar la tarea y activar la caja de dialogo
Información de la tarea y efectuar lo siguiente
A. Hacer clic en el Separador Avanzado

B. Escoger el Tipo de Delimitación
C. Definir la fecha de delimitación
Cuando se aplica un Delimitación a una tarea en la columna Indicadores aparecerá un icono que
indica que esa tarea tiene una delimitación diferente a Lo antes posible o Lo mas Antes posible y al
colocar el puntero del mouse sobre el icono se mostrara un mensaje indicando el tipo de
delimitación y la fecha en que ocurrirá , tal como se ve en la ilustración que sigue :
con S10
Resolver conflictos con las Delimitaciones
Las delimitaciones pueden afectar la fecha de finalización del proyecto o generar conflictos con otros
requerimientos del programación .SI hay algún conflicto (o conflicto potencial) que una delimitación
puede causar en el proyecto .En el Asistente de planeación se puede continuar con el cambio
independiente de los conflictos generados para luego ajustar la programación a ellos .
IMPORTANTE: Para tener la seguridad que el asistente de planeación se encuentra activo, en

Opciones…. Del menú Herramientas, separador General verificar que se encuentren activadas las
casillas de verificación Consejos de Asistente para Planeación y Consejos sobre errores.
Por ejemplo, por razones de disponibilidad se ha decidido que la tarea Estructuras de los proyectos
activos, deba comenzar en una fecha determinada. Al aplicar la delimitación, se podría estar afectando
a otras tareas que se encuentran relacionadas a ellas, por lo que se aparecerá el Asistente para
planeación con una ventana similar a la que se a muestra a continuación en la ilustración siguiente:
Como se puede ver, el Asistente informa de un potencial si se usa esta delimitación y por lo tanto ,
sugiere tres posibilidades :
 Cancelar. No se aplicara delimitaciones alguna a “< nombre de la tarea >”

 Continuación, evitando el conflicto mediante la utilización de tipo <nombre de la
delimitación >. En este caso sugiere otra Delimitación que n o generara conflicto o que
afectara menos a la programación.
 Continuar .Se establecerá un delimitación del tipo <nombre de la delimitación aplicada > .Si
se toma esta opción ,el usuario decide que el conflicto no tiene importancia y que puede
aplicarse afectando a otras tareas , es decir que se ignora las recomendaciones anteriores del
Asistente .
con S10
¿Por qué evitar las inflexibles Delimitaciones?
Cuando se ingresan las tareas , sus duración es y luego relación de dependencia entre ellas ,Microsoft
Project tiene la suficiente flexibilidad para calcular los cambios que ocurran en la programación , así
como para resolver ciertos conflicto con recursos. Debido a que Microsoft Project toma en cuenta la
delimitación cuando calcula la programación, es importante utilizarlas solamente cuando sea
estrictamente necesario
Un uso adecuado de una delimitación ocurre cuando por ejemplo, hay un requerimiento de una fecha
exacta para la realización de una tarea, tal como un evento en particular.
Efecto de delimitar una tarea que es dependiente de otra tarea puede producir resultados no deseados
.Por ejemplo, la tarea “Estructuras” debe comenzar tan pronto como termine “Arquitectura “.SI a la
tarea “Estructura” se le asigna una inflexible delimitación de comenzar en una fecha determinada y
fija , por ejemplo el día 15 y la tarea “Arquitectura” termina antes , Microsoft Project no podrá
recalcular la programación y sacar ventaja del fin más temprano de la tarea y hacer que “Estructuras “
pueda comenzar antes .
IMPORTANTE : Cuando la programación se define desde la fecha de comienzo ,en la

información básica del proyecto ,si se ingresa una fecha de comienzo para una tarea o se
arrastra una barra Gantt para cambiar la fecha de comienzo ,Microsoft Project asigna una
Delimitación No comenzar antes de basado en la nueva fecha de comienzo .SI se ingresa una
Fecha de fin ,automáticamente se asignara una Delimitación No finalizar antes de.
con S10
DEFINIR LA FECHA LIMITE PARA UNA TAREA
Cuando no se desea volver inflexible los valores de comienzo y fin de una tarea utilizando las
Delimitaciones , pero esta requiere finalizar antes de una fecha limite se podrá definir esta tarea sin
que se vuelva regida e inflexible .Para definir una fecha límite para un tarea específica ,seleccionar l
atarea en cualquier vista de tabla y efectuar una de las siguientes acciones :
En la caja de dialogo información de la tarea seleccionar el separador Avanzado y en el marco

Delimitar tarea , se encuentra Fecha limite donde se escogerá la fecha límite de la tarea ; en el
Diagrama de Gantt la fecha limite aparecerá fijada como un fecha de bordes verdes apuntando hacia
abajo luego la barra de tareas seleccionada , tal como se muestra :
con S10
Cuando la programación sea actualizada y la fecha de fin de la tarea exceda la fecha limite aparecerá un
Icono en la columna de Indicadores el cual hará saber que se ha excedido la fecha límite fijada .Al
colocar el puntero del mouse sobre el icono , aparecerá la información que la fecha de fin d la tarea
es posterior a la fecha límite fijada ,como aparece en la ilustración siguiente :
con S10
TAREAS REPETITIVAS
Una tarea repetitiva es aquella se repite a intervalo predecibles ,tal como una Reunión semanal para
evaluar y coordinar el desarrollo del proyectos .También pueden considerarse como tarea repetitivas
aquellas que se repiten sin periodicidad ,pero con un patrón definido en razón de su naturaleza ; por
ejemplo , en un proyecto de desarrollo de software ,pueden haber varias tareas programadas para las
distintas etapas del desarrollo que al finalizar requieran de unas pruebas ; es decir ,que al finalizar
cada una de estas tareas debe hacer una tarea para efectuar las pruebas de cada etapa concluida .En
este último caso , la tarea repetitiva “Prueba del software “ no tendrá periódicamente , pero si es una
acción que se repite a intervalos predecibles - la finalización de cada una de las etapas de desarrollo
que requiere a prueba -. Y debe efectuarse al terminar una tarea.
Insertar un atarea repetitiva periódica
Para agregar una tarea que se repite con periodicidad a un proyecto, colocar el selector de celda en la
posición en la que se desea aparezca la tarea y efectuar la siguiente acción:
La caja de dialogo resultante, información de la tarea repetitiva, es similar a la que se muestra a

continuación y contiene los elementos que se indican:
con S10
Nombre de la tarea: Permite especificar un nombre para la tarea repetitiva.
Duración: Se utiliza para especificar la duración de cada ocurrencia de

la tarea repetitiva.
Patrón de repetición: Especificar la frecuencia con que se repite la tarea .Esta

frecuencia puede se Diaria, Semanal, Mensual y Anual .Para
cada frecuencia de repetición hay diferentes opciones que
puede adoptar la tarea.
Intervalo de repetición: Especificar el periodo de tiempo durante el cual tiene lugar

la tarea repetitiva o el número total de ocurrencias .En
forma predeterminada, Microsoft Project asume que la
tarea repetitiva se efectuara durante todo el proyecto .Sin
embargo, permite una fecha de inicio (Comienzo) y una
fecha de fin (terminar el); o establecer un numero de
ocurrencias activando el botón de opciones Terminar
después de # veces.
Dependiendo de la frecuencia escogida en el lado izquierdo del Patrón de repetición , el marco que
esta a su derecha cambia de la siguiente forma:
Si se escoge el patrón de repetición Diariamente, será posible activar el botón de opción Días para
permitir que la tarea ocurra en cualquier día de la semana (incluyendo sábados, domingos o feriados
registrados en el calendario) o el botón de opción Días Laborales para programar la tarea solo en los
días laborables especificados en el calendario del proyecto. En ambos casos la frecuencia de repetición
del evento puede ir desde cada día hasta doce días:
Si e escoge Semanalmente, será posible especificar el rango de frecuencia desde cada semana
hasta cada doce semana en lo que ocurrirá y, a continuación, definir el día o los días de la
semana en los que ocurrirá a tarea repetitiva.
con S10
Si se escoge Mensualmente, se podrá definir una fecha o un día de la semana . con una
frecuencia entre cada doce meses .Por ejemplo, sería posible especificar el día quince cada tres
meses o el último jueves de cada cuatro meses.
SI se escoge Anualmente, será posible especificar una fecha o un día de la semana .Por
ejemplo, sería posible especificar cada quince de julio o cada segundo lunes de octubre.
Podría darse el caso ,dependiendo del patrón de repetición y la frecuencia con que se definió la tarea
repetitiva ,que una o mas ocurrencias de la tarea repetitiva deba suceder en día no laborable ,en cuyo
caso Microsoft Project presentara una caja de dialogo similar a la que se muestra a continuación ,
informando de este hecho y permitiendo que el usuario escoja entre programar las tareas y fechas
laborables o no crear las ocurrencias :
con S10
Una vez establecidos todos los parámetros ,Microsoft Project crea un atarea de resumen utilizando el
nombre de la tarea repetitiva , cuyas subtareas son cada una de las ocurrencias ,denominadas con el
nombre de la tarea repetitiva seguido de un numero correlativo de acuerdo a la cantidad de
ocurrencias ; en forma predeterminada cada subtarea tendrá una Delimitación No comenzar antes del ,
llevando la fecha en que ocurrirá un de estos eventos ,tal como se muestra enseguida :
IMPORTANTE: Una tarea normal no se puede convertir en repetitiva ni viceversa.
Insertar una tarea repetitiva no periódica
Coloca el selector de celda en el lugar donde se insertara la tarea repetitiva y efectuar las mismas
acciones como si fuese una tarea repetitiva periódica ,teniendo en cuenta el numero de ocurrencias .Por
ejemplo ,hay tres tareas (Estructuras , Sanitarios y Eléctricos) a cuya finalización se requiere el
establecimiento de un protocolo de Fiscalización cuya duración es de 2 días para cada una .Cada tarea
tiene duración diferente y a su fin deberá efectuar una tarea cuya naturaleza y duración es la misma y
,por lo tanto , esa tarea repetitiva no podría ser periódica . En la ilustración siguiente se muestra ,a
modo de ejemplo ,las tres tareas que requieren d la prueba :
con S10
En la primera celda disponible debajo de las tareas insertar una tarea repetitiva de las siguientes
características:
A. Nombre :Fiscalización
B. Duración : 2 días
C. Patrón de repetición : Diariamente
Intervalo de repetición: terminar después de 3 veces tal como aparece a continuación:
Se insertara una nueva tarea repetitivamente con 3 eventos cuyo Comienzo tiene una Delimitación No
comenzar antes del
con S10
Tal como se explico anteriormente ,todas las ocurrencias de una tarea repetitiva tienen en forma
predeterminada una Delimitación No Comenzar antes del que , objetivamente , es la que proporciona la
periodicidad .Por lo tanto ,para que cada ocurrencia de la tarea repetitiva deje de tener periodicidad
.Por lo tanto, para que cada ocurrencia de la Tarea repetitiva deje de tener periodicidad s se le debe
quitar esa Delimitación y hacerla que comience Lo antes posible .Par esto ,seleccionar todas las
ocurrencias y no la Tarea repetitiva es si -, y abrir la caja de dialogo Información de Tareas Múltiple (
se abre con el botón Información de la tarea tal como se vio anteriormente ) .En el separador
Avanzado , en el cuadro combinado Tipo de delimitación, escoger Lo antes posible ; luego de vincular
cada tarea con su predecesora respectiva ( en la ilustración siguiente de ejemplo , tarea 4 con Tarea 9 ,
Tarea 5 con Tarea 10 y Tarea 6 con Tarea 11 ), dando el resultado que se muestra a continuación :
RECORDAR: Es muy importante recordar que las tareas repetitivas no periódicas, lo son
en razón de su naturaleza y no dependen de una frecuencia de repetición periódica.
con S10
USO DE RECURSOS
Establecer la lista de recursos que trabajan en las distintas tareas del proyecto y sus parámetros
de costo y disponibilidad básicos
Temas
Crear el Fondo de recursos del Proyecto

Definir la Disponibilidad de los Recursos
Actualizar las Tasas de Pago
con S10
El Personal ,suministros ,equipamiento y material necesario para llevar a cabo las tareas del proyecto
constituyen los Recursos .La asignación de recursos a las tareas puede convertirte en parte
importante del éxito en el administración del proyectos , Sobre todo en la fase de programación. Se
recomienda asignar recursos a las tareas cuando el objetivo se :
 Llevar a cavo un seguimiento del trabajo realizado por el personal y el equipamiento asignado
a las tareas.
 Garantizar responsabilidad y comprensión del proyecto .Cuando las responsabilidades están
claras, existentes un menor riesgo de pasar por alto alguna tarea.
 Aumentar la flexibilidad del planeamiento en cuanto al modo y al momento en que debe
estar terminadas las tareas.
 Controlar los recursos con sobreasignación o infra asignación de trabajo.
 Determinar los Costos de los recursos y proyecto para poder controlarlos
Con Microsoft Project. se puede asignar recursos a las tareas y ,después usar las herramientas y
presentaciones disponibles ,para administrar estos recursos y el proyecto completo ,de forma más
eficiente ,permitiendo , entre otras cosas :
 Asignar recursos a las tareas para asegurarse de que la programación contiene el personal. El
equipamiento y material adecuado.
 Crear programación de trabajo para los recursos.
La información de los recursos se almacenara con cada proyecto y la cantidad de información que se
introduzca dependerá del nivel de detalle deseado .Por ejemplo , es posible asegurar simplemente
que cada tiene un recurso ,junto con las asignaciones de tareas .
SUGERENCIA: Si no se desea realizar un seguimiento de los recursos, no es preciso introducir

ninguna información referida a ellos .Si no ingresa información acerca de los recursos,
Microsoft Project calculara la programación utilizando solo la información acerca de la
duración de las tareas y la relación de dependencia entre ellas.
Las asignaciones de los recursos afectan a la periodo de tiempo que tarda en finalizar un atarea ; esto
se denomina programación condicionada por el esfuerzo .En función de las asignaciones de los
recursos ,Microsoft Project calcula también los costos de los recursos y tareas –si se considero
información sobre costos y la cantidad de trabajo completado .Si una tarea tiene duración fija
,Microsoft Project omitirá el trabajo del recurso cuando programe esa tarea .Por ejemplo “viaje a la obra
“ puede ser una tarea de duración fija ,ya que siempre tarda lo mismo independientemente de la
cantidad de trabajo que se haya realizado .
con S10
¿Qué es el Condicionamiento por el esfuerzo?
El método predeterminado de asignación de recursos hace que la duración de la tarea sea condicionada
por el esfuerzo realizado para efectuarla .Esto significa que la duración de un atarea aumenta o se
reduce e función de los recursos asignados, mientras el esfuerzo, cantidad de trabajo para realizarla se
mantiene invariable.
Por ejemplo ,una tarea puede tener programada 32 horas de trabajo para poder ser complementada
con una duración de 2 días solo completara 16horas -2 días a 8 horas /día .Si se asignan dos recursos a
8 horas al día completarían las 32 horas en 2 días -2 recursos a 8 horas /día por 2 días realizaran 32
horas de trabajo .La programación condicionada por el esfuerzo solo es aplicable a los recursos de
trabajo y no a los materiales que se agreguen o quiten de una tarea .Después de conocer la forma de
asignar los recursos se verá ,e en este mismo Capitulo y con cierto detalle. La forma en que la asignación
afecta a la duración de las tareas.
con S10
CREAR UN FONDO DE RECURSOS PARA EL PROYECTO
Antes de asignar recursos a las tareas ,se debe crear un Fondo de recursos
para el proyecto con el fin de ahorrar tiempo posteriormente cuando deban
asignarse los recursos a cada tarea .Para ello ,se deberá activar la hoja de
recursos ,desde el menú Ver .
La hoja de recursos muestra información acerca de cada uno de los recursos

en un formato tabular semejante al de una hoja de cálculo .De manera
predeterminada, la tabla Entrada para recursos se compone de columnas
que contiene los siguientes campos:
CAMPO DESCRIPCION
Contiene el número de identificación correlativo

Id que Microsoft Project asigna automáticamente a
cada recurso que se agregue a la tabla de Entrada
para recursos. Este campo no se puede editar
Los indicadores son pequeños iconos que

presentan información o –notas relativas a un
Indicadores recursos .El campo Indicadores se encuentran
situado a la derecha del campo Id y aparece en
diversas tabla .Este campo tampoco se puede
editar
Permite ingresar el nombre del recurso ,sea este

humano , de equipamiento o material que pueda
Nombre del Recurso ser utilizado en el proyecto activo o que pueda
ser compartido con otros proyectos y que
permita representar e identificar claramente al
recurso
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Proporciona opciones para definir el tipo de recursos : trabajo

o Material .Los recursos de trabajo esta formados por
personas equipamiento y cualquier elemento que tenga un
costo por unidad de tiempo .Por ejemplo trabajador que gana
S/.225 a la semana ,un Cargador frontal que cuesta S/.134 por
Tipo hora , o un Sala de conferencias que cuesta S/.2,500 ala
semana .Los recursos materiales son suministros consumibles
,como acero ,hormigón , solventes ,pinturas, etc.
Permite ingresar la unidad de medida propia del recurso

material ;por ejemplo ,toneladas ,caja o metros cúbicos .Esta
Etiqueta de Material etiqueta se utiliza conjuntamente con las unidades de
asignación de recursos materiales ; por ejemplo 2 toneladas o
425 Litros .Cuando el recursos es de trabajo ,este campo se
desactiva .
Se utiliza para facilitar una identificación mas rápida de los

recursos .De manera predeterminada, el campo Iníciales toma
la primera letra del nombre del recurso ; sin embargo ,lo
recomendable es asignar iníciales que permitan identificar
Iníciales inequivocablemente al recurso .Por ejemplo ,si hay los recursos
Administrador, Arquitecto y Albañil ,todos llevaran en forma
predeterminada la inicial A y si permanece esa inicial para los
tres recursos ,no habría forma de identificar a uno de ellos en
particular por medio de sus iníciales .
Sirve para organizarse e informar con mayor facilidad acerca

de los recursos .un grupo es una serie de recursos que
comparte algunas características, agrupados bajo un mismo
Grupo nombre. Por ejemplo es posible agrupar recursos por su
función y utilizar nombres como Carpinteros o Editores.
También es posible agrupar los recursos por tipo de contrato,
como Contratados y Estables. Agregar el campo Grupo a una
hoja de recursos cuando se desea mostrar, ordenar, modificar
o filtrar los recursos por su grupo.
La capacidad máxima es el número máximo de unidades

disponibles de un recurso .El campo Capacidad máxima
contiene el porcentaje máximo o el número máximo de
unidades que representan la capacidad máxima de que
dispone un recurso para realizar cualquier tarea .El valor
Capacidad máxima predeterminado del campo Capacidad máxima es 100% o 1
unidad ,según se hay configurado .Por ejemplo en una tarea
de albañilería ,se podría asignar dos unidades o 200% ,es decir
,dos albañiles .Si solo se dispone de uno ,se puede asignar
unidades de 50% la mitad del tiempo de un albañil a la tarea.
Si se tiene tres albañiles trabajando en un proyecto , la
capacidad máxima será de 300% es decir, tres albañiles
trabajando a tiempo completo
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Se utiliza par ingresa la taza de pago por trabajo normal

realizado por un recurso. Siempre que un recursos notifica
trabajo real ,el costo del trabajo se calcula multiplicando el
trabajo real por el valor del campo Tasa estándar .Para ingresar
Tasa Estándar la Tasa estándar se debe utilizar las unidades de tiempo igual
que la duración (minutos ,horas, días ,meses y ,
adicionalmente, años) escribiendo el valor seguido de la barra
diagonal (/) y la unidad de tiempo .Por ejemplo 1325 /ms (que
equivale a 1,325 al mes ).Si no se escribe ninguna unidad de
tiempo, Microsoft Project asume que son horas
(predeterminado)
Permite ingresa la tasa de pago para el trabajo de horas extras

realizando por un recurso .Siempre que el recurso informa
Tasa horas extras trabajo de horas extras real , el costo de ese trabajo se calcula
multiplicando el trabajo de hora extra real por esta tasa .Este
valor se debe ingresa ya que Microsoft Project no permite
calcular
Para un recurso de trabajo (personas o equipamiento), el

Costo /Uso campo costo /Uso permite ingresa el costo que se acumula
cada vez que se utiliza un recurso .SE suma cada vez que una
unidad de un recurso se asigna una tarea. No varía según la
cantidad de tiempo que se utilice un recurso .Ingresar un costo
por uso si un recurso d trabajo cobra una tarifa fija en vez de o
demás de una tarifa variable o una tarifa por unidad de
tiempo .Para un recurso material , el campo costo por uso
muestra el costo de que se acumula cada vez que se utilice
independientemente del número de unidades del recurso que
asigne. Por ejemplo un albañil cobra una taza por hora de
trabajo, pero tiene una asignación por uso de sus herramientas
que se le debe pagar cada vez que se le asigna una tarea y solo
por una vez.
Si los albañiles tienen un costo por uso de $100 y son
necesarios tres albañiles para realizar una tarea el costo será
de $ 300 que se pagaran una sola vez en la tarea,
independiente del tiempo que trabajen los recursos. En un
proyecto se utilizan ladrillos y asociados a su uso hay una taza
por almacenamiento de $850000; ese sería su costo por uso-
ya que no esta en función a la cantidad de ladrillos a utilizar.
Los costos por uso no dependen nunca de la cantidad de
trabajo que debe hacerse; son costos únicos que se asignan
cada vez que se utilice el recurso. Mientras que un costo por
uso para un recurso de trabajo depende del número de
unidades de recursos utilizadas .un costo por uso para un
recurso material se aplica solo una vez. Para completar el
concepto, por ejemplo, el recurso material ladrillo, cuyo costo
de almacenamiento por uso es de $850, su costo por uso solo
se aplicara una vez, independientemente de que sean
necesarios 10 o 20 millares de ladrillos para realizar las tareas.
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Este campo acumular ofrece opciones para definir cómo y

cuando se debe cargar, o acumular, las tazas estándar y de
horas extras de un recurso al costo total de una tarea. Las
opciones son:
 Comienzo
 Fin
Acumular  Prorrateo(predeterminado)
Suponiendo que unos de los recursos del proyecto es un
consultor al que se le paga a la finalización de las tareas
asignadas por las horas trabajadas, en el campo acumular de la
vista hoja de recursos, seleccionar la opción FIN para ese
recurso. A medida que cada una de las tareas asignadas al
consultor se marque como completada, su tasa se encargará al
costo de la tarea.
El campo calendario base indica el calendario base que utilizará

Calendario Base un recurso o grupo de recursos. En la lista aparecerá los tres
calendarios predefinidos, así como cualquier calendario base
que se crea posteriormente.
El campo código contiene cualquier código, abreviatura o

numero que se desee escribir como parte de una información
de recurso. Utilizar este campo cuando desee mostrar, filtrar,
Código ordenar o modificar cualquier código especial que se use para
identificar la información del recurso. Suponiendo que se
utilizan códigos de centro de costo, en la hoja de recursos, se
podría filtrar los recursos para mostrar solo aquellos que estén
asignados a determinados centros de costos.
IMPORTANTE.- Si bien la capacidad máxima predeterminada se da en PORCENTAJE, se puede configurar

para definirla también como valores decimales (unidades). En el menú herramientas hacer clic en
opciones y, a continuación, en el separador programación. En la lista desplegable mostrar las unidades de
asignación como: escoger entre porcentajes o valores decimales (unidades ) ,En el menú He rramientas
,hacer clic en Opciones y , a continuación ;escoger entre Porcentaje o Valores decimales ,Tal como se
muestra a continuación :
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En medios corporativos en los que se cuentan con una planilla de recursos que pueden ser utilizado en
distintos proyectos, es aconsejables crear un proyecto que no cuente con tareas y que únicamente
cuenten con recurso, lo que constituirá el Fondo de recursos de la empresa .Como se verá
posteriormente , los recursos de un fondo de recursos pueden ser compartidos por varios proyectos,
facilitando tanto la asignaciones de recursos que trabajen varios proyectos a la vez.
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DEFINIR LA DISPONIBILIDAD DEL RECURSO
A menudo sucede que un recurso no estará disponible durante toda la ejecución del proyecto , ,Si se
conoce la disponibilidad de aquello recursos que se encuentres en esa condición , es recomendable
definir su disponibilidad antes de iniciar la asignación .Para efectuar esta acción ,en la hoja de recursos
,hacer doble clic sobre el nombre del recurso de quien se definirá su disponibilidad , y aparecerá la caja
de dialogo Información del recurso , que en su separador General tiene una tabla para definir
Disponibilidad del recurso .En esta taba en forma predeterminada se establece que el recurso estará
disponible durante todo el proyecto .
Sin embargo si este fuese el caso ,se puede especificar Disponible desde : y Disponible hasta cuando
habrá disponibilidad del recurso .Si asigna un recurso no disponible ,se creerá un conflicto de
asignación denominado sobreasignacion , cuya solución será tratada posteriormente .La disponibilidad
del recurso se define en una tabal similar a la que se muestra en la ilustración que sigue :
Si un recurso estará disponible a partir de una fecha posterior al inicio del proyecto y esta disponible
será a continuación hasta la finalización del proyecto , en el cuadro Disponible hasta debe quedar
escrito N.A y en Disponible hasta ,la fecha en la que el recurso dejara de estar disponible
.Adicionalmente ,se puede determinar , básicamente en el caso de recursos cuya capacidad máxima es
mayor a que la unidad , si esta disponible alcanzar a todos o solo algunos recursos .
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Por ejemplo, suponer que en la hoja de recursos se han definido 5 unidades como capacidad máxima
de un recurso, pero desde el comienzo del proyecto uno de ellos se encontraran de vacaciones y
reingresara en una fecha determinada, tal como el 15 días .La forma de configurar la disponibilidad de
estos recurso hará uso de su periodo vacacional por 15 días .La forma de configurar la disponibilidad de
estos recursos seria tal como se muestra en la tabla de Definición de recursos:
Los datos ingresados en la Tabla de definición de la Disponibilidad , significan:
Primera fila : desde el inicio del proyecto (NA) hasta el 15/05/2006 ,día anterior al que se reincorporo
el recurso que estaba de vacaciones , hay 4 recursos disponibles .
Segunda fila: A partir del 16/5/2006, que se incorpora el recurso que estaba de vacaciones a, hasta el
31/5/2006, día anterior a que el otro recurso empiece sus vacaciones, habrán 5 recursos disponibles.
Tercera fila: A partir de 1/6/2006, fecha en que sale de vacaciones el segundo recurso, hasta el
15/6/2006, fecha anterior al día que se reincorpora, habrá 4 recursos disponibles
Cuarta Fila: a partir de 16/01/2006 se reincorpora el segundo recurso y hasta el final del proyecto
habrá 5 recurso disponible.
IMPORTANTE: La tabla de disponibilidad tiene para ingresar hasta 100 cambios en la

disponibilidad del recurso.
El valor del campo unidades no debe exceder , en ningún caso , la capacidad máxima del
recurso ingresada en la caja de recurso.
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ACTUALIZAR O AGREGAR OTRA TASA DE PAGO
Durante la ejecución del proyecto puede darse el caso que uno ,varios o todos los recursos deban
cambiar su tasa de pago en algún momento ,k debido ,por ejemplo , a aumentos de sueldos o jornal
programados ,bonificaciones o gratificaciones que deban otorgarse legalmente o compromisos
laborales de la empresa .
En Microsoft Project 2003 se puede definir diferentes cambios de tasas para aplicarlas en el momento
que se especifique el administrador del proyecto .Es posible guardar hasta cinco tipos de tasas
distintos por cada recurso, en la hoja de recursos seleccionar el recurso al que se afectara las nuevas
tasas.
Hacer clic en el botón información del recurso que se encuentra en la

barra de herramientas Estándar, o doble clic sobre el nombre del
recurso y, a continuación, aparecerá la caja de dialogo Información del
recurso, donde se debe activar el separador Costos, que tiene una tabla
igual a la que se muestra a continuación:
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En la primera fila disponible en blanco de la tabla de tasas de costo, ingresar la fecha efectiva en que
empezara la vigencia del cambio .Para ingresar esta fecha existente la facilidad de contar con un
almanaque en el campo Fecha efectiva que se activa haciendo clic sobre el botón de la lista despegable,
tal como ya se indico anteriormente.
A continuación, escribir en el campo Tasa Estándar de la misma fila de la tabla de tasa de costo la
información del nuevo costo de Tasa estándar correspondiente al a recurso seleccionado .Si hubieses
tasa de horas extras y Costos por uso para el recurso, ingresar los valores para estos campos .En los
campos de tasas de las tablas de tasa de costo se puede incluir aumentos o reducciones de tasas de dos
formas:
1. Escribiendo tasas nuevas con valores de tasas

2. Como un porcentaje de aumento o disminución de la tasa
IMPORTANTE: Cuando se ingrese un valor como porcentaje, Microsoft Project

calculara la nueva tasa, y no presentara el porcentaje utilizando la formula siguiente:
Nueva Tasa = Tasa Antigua *(1+- %)
Es decir, que el valor que hay que escribir solo es el porcentaje precedido del signo y
Microsoft Project efectuara el cálculo registrando el resultado
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Por ejemplo ,si al recurso Administrador ,que tiene una taza estándar de S/42.000.00/año ,se le debe
otorgar una gratificación en el mes de julio del año 2006 equivalente a un sueldo ,en el primer
campo fecha efectiva libre se debe ingresar 01/07/2006 ( de almanaque que aparecerá en la columna )
, y en la columna Tasa estándar de la misma fila ,escribir +100% ,tal como aparecerá en la ilustración
siguiente :
Aplicando la formula indicada anteriormente se obtendrá:
Nueva tasa =42,00.00 *(1+1)=84,000.00
A pesar de haber escrito un valor porcentual en la Tasa estándar, Microsoft Project calculara, presentara
y utilizara el valor resultante, a partir de la fecha efectiva indicada, tal como se muestra:
Como la gratificación solo se paga el mes de Julio ,a partir del primer día del mes siguiente ,es decir
el 1/8/2006 , tasa estándar del recursos debe reducirse en 50% ,y por lo tanto la formula será ahora la
siguiente :
Nueva Taza =84,000.00*(1-0.5)=42,000.00
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Es posible especificar hasta 25 cambios de tasas de recurso diferentes en cada una las cinco tablas de
tasa de costo (A a E) para poder establecer aumento o reducciones en las tasas de los recursos .De
manera predeterminada ,los recursos se asignan a las tareas utilizando las tasa de costos de la tabla A .
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ASIGNACIÓN DE RECURSOS
Asignar los recursos a las tareas.
Temas:
Asignar los recursos a las tareas

Efecto de Condicionamiento por el esfuerzo
Reemplazar recursos
Visualizar la carga de Trabajo de los recursos
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ASIGNACION RECURSOS A LAS TAREAS
Cuando ya se cuenta un fondo de recurso, es posible asignarlos a las tareas. La

forma más rápida de asignar recursos consisten en seleccionar una tarea o
grupos de tareas y en la vista Diagrama de Gantt, activar la caja de dialogo
Asignar de Recursos, desde la barra de herramientas estándar con el botón
Asignar Recursos que tiene el aspecto que se muestra a la Izquierda.
La tabla de recursos cuenta con los campos siguientes:
Campo Descripción
Permite seleccionar el o los recursos que se van a

Nombre del Recurso
asignar.
Solicitud o demanda. Al preparar proyectos para

la sustitución de recursos, especificar si el recurso
S/D seleccionado debe realizar la tarea (S) o si
cualquier recurso con las calificaciones apropiadas
pueden realizar la tarea (D)
Nivel de esfuerzo, expresado como porcentaje o

como numero decimal, para esta asignación. Por
ejemplo, para asignar un recurso de trabajo que
trabaje media jornada en una tarea, especificar
0.5 o 50%. El valor predeterminado para las
unidades de asignación de un recurso es el mismo
que el correspondiente a la capacidad máxima
definida en la hoja de recursos, hasta 1 o el 100%.
Es decir, que si la capacidad máxima de un recurso
Unidades definida en la hora de recursos es 1 o 100%, el
valor predeterminado para la asignación de este
recurso será 1 o 100%, si la capacidad máxima de
un recurso se defina en la hoja de recursos como
0.5 o 50%, entonces el valor predeterminado para
la asignación de ese recurso será de 0.5 o 50%. Sin
embargo, si la capacidad máxima de un recurso
definida en la hoja de recursos en cantidades
mayores que la unidad, como 3 o 300%, el valor
predeterminado permanecer.
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Para asignar recursos a una tarea se puede hacer cualquiera de las acciones siguientes:
Si la asignaciones es solo una unidad de recurso y es el último recurso en la tarea, seleccionar la

tarea a la que se asignara el recurso en la tabla de entrada, seleccionar el recurso en la caja
Asignar Recursos y hacer clic sobre el botón Asignar, esta acción asignara de forma
predeterminada una unidad del recurso a la tarea seleccionada.
Si la asignación es de solo una unidad del recurso, y es el único recurso en la tarea, colocar el
mouse en el rectángulo vacio que se encuentra al lado izquierdo del nombre del recurso en la
caja Asignar Recursos. Hacer clic sobre el rectángulo y el puntero tomara la forma del puntero
normal con la cara indicativa de asignación; arrastrarlo hasta la tarea en la que será asignado el
recuso, tal como indica la ilustración siguiente:
Si la asignación es de más de una unidad de recurso – cuando la capacidad máxima del recurso
lo permite, y es el único recurso en la tarea,
a) Seleccionar la tarea en la tabla de entrada,
b) Escribir en la columna unidades la cantidad de unidades de recurso asignar a la tarea
seleccionada que puede ser valor porcentual o en valores decimales, dependiendo del
método de asignación.
c) Hacer clic sobre el botón asignar.
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Si se ha de asignar una o varias unidades de un solo recurso a varias tareas.
a) Seleccionar las tareas en la tabla de entrada

b) Seleccionar el recurso y definir las unidades que se asignaran. En caso sea una unidad del
recurso no es necesario escribir nada en la columna unidades. En el caso de la ilustración,
se asignarán dos unidades del recurso Dibujante
c) Hacer clic sobre el botón Asignar
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Si se va a asignar una unidad de varios recursos a una sola tarea
a) Seleccionar la tarea a la que serán asignados,

b) Seleccionar los recursos y
c) Hacer clic sobre el botón Asignar
Si se ha de asignar una unidad de varios recursos a varias tareas.

a) Seleccionar las tareas ,
b) Seleccionar los recurso
c) Pulsar el botón Asignar
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Al asignar recursos a las tareas, en forma predeterminada aparecerá al lado derecho de la barra Gantt
de la tarea, el nombre del recurso y entre corchetes las unidades designadas. En caso sea una unidad la
asignada, únicamente aparecerá el nombre del recurso
IMPORTANTE.- Para asignar recursos sucesivamente a diferentes tareas no es necesario cerrar

la caja de dialogo Asignación de Recursos si no ir seleccionando las tareas en la hoja de tareas y
asignando los recursos tal como se indico anteriormente
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EFECTOS DEL CODICIONAMIENTO POR EL ESFUERZO
Como se definió el condicionamiento por el esfuerzo hace que la duración de una tarea aumente o
disminuya cuando se quita o agrega un recurso, respectivamente. Cuando se asigna un solo recurso a la
tarea, este se convierte en lo que se denomina recurso esencial, por lo tanto si asignación determina la
cantidad de trabajo a efectuar para completarla tarea. La ecuación básica del trabajo es la siguiente:
Trabajo= Duración x Asignación
Por ejemplo, para una tarea que tiene una duración de 10 días se le asigna un recurso que trabaja 8
horas/días, el trabajo necesario para completarla será:
Trabajo = 10 Días x 8Horas/día = 80 Horas
Si luego a la misma tarea se le asigna 4 recursos más, el trabajo por día será de 40 horas/día (5 recursos
a 8 horas/día)
Sin embargo, la cantidad de trabajo ya fue definida en 80 horas al asignar el primer recurso y no variará.
Por lo tanto, si la cantidad de trabajo no puede variar y la asignación ha cambiado, la duración se verá
afectada así:
Duración = 80 horas = 2 Días
40 horas /día
Es decir, cuando la tarea inicialmente se le asigno un recurso, este le definió la cantidad de trabajo
necesario para completar la tarea- se convirtió en el recurso esencial de la tarea. Esta cantidad de
trabajo se mantendrá invariable y cualquier asignación de nuevos recursos, si el trabajo se mantiene
constante, hará que varíe la duración.
Para comprender mejor este concepto, se plantea el problema inverso; es decir, a una tarea de 10 días
de duración se le asigna inicialmente 4 recursos del mismo tipo; es decir 32 horas por día. En trabajo
necesario para completar la tarea será:
Trabajo = 10 días x 32 horas/día = 320 horas
Si luego se le asignan un recurso adicional – ahora serán 5 recursos a 8 horas por día- y como ya la
cantidad de trabajo fue definida entre 120 horas y debe permanecer invariable, la duración se verá
afectada de la manera siguiente:
Duración = 320 horas = 8 días

40 horas/día
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IMPORTANTE.- si se asignan varios recursos a la vez, a la vez todos se convierten en recursos

esenciales y la tarea necesitara la suma de las cantidades de trabajo individuales para
completarse.
Los recursos materiales no están sujetos a las reglas del condicionamiento por el esfuerzo, de
tal modo que si se asignan otros recursos de este tipo con posterioridad a la primera
asignación, la duración de la tarea no se verá afectada.
Entonces se puede llegar a la conclusión que cuando se asignan recursos, hay dos probables escenarios:
1.- Que al asignar un nuevo recurso se desea reducir la duración de la tarea y mantener
constante el trabajo.
2.- Que al asignar un nuevo recurso se desea aumentar el trabajo sin variar la duración de la
tarea.
En la ilustración del ejemplo anterior se asigno un arquitecto a la tarea 3. Si ahora se asignan

adicionalmente un Ing. Civil a esa misma tarea, la duración se reduce a la mitad por efecto del
condicionamiento por el esfuerzo, y en la parte superior izquierda de la celda con el nombre de la tarea
aparece un triangulo verde en la columna al colorar el puntero del mouse sobre la celda que contiende
el triangulo verde, en la columna indicadores aparecerá un icono que a la vez es un cuadro combinado
que permitirá escoger entre las os opciones indicadas como probables escenarios, tal como muestra la
ilustración que sigue:
Si se activa la primera opción, la cantidad del trabajo se mantendrá en 80 horas (originalmente la

duración de la tarea era de 10 días a 8 horas/día) y en la duración disminuirá, en este caso, a la mitad.
Si se activa la segunda opción la cantidad de trabajo aumentará a 160 horas (10 días a 8 horas/día por 2
días) y la duración permanecerá en 10 días
Asignar varios recursos a la Vez
Como se vio en la asignación con la caja de dialogo Asignar Recursos, existen algunas limitaciones para la
asignación. Si, por ejemplo, se debe asignar a una tarea una unidad de un recurso y varias unidades de
otro recurso, lo que ocurrirá es que se asignará solo el último recurso al que se le cambiaron las
unidades y no al primero. Para que no ocurra esta situación que haría que la duración de la tarea
disminuya o que haya que usar el icono de la columna indicadores, causando pérdida de tiempo, se
puede efectuar la asignación mediante el uso de una vista combinada.
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Entonces, para facilitar el ingreso de asignaciones

múltiples de recursos, en la vista de diagrama de
Gantt ir al menú ventana y activar la opción dividir.
La ventana se dividirá en dos selecciones: En la

parte superior el diagrama de Gantt y en la parte
inferior un formulario. Hacer clic en cualquier sitio
del formulario y luego verificar en el menú
Formato, Detalles, que se encuentre activado el
formulario recursos y predecesoras.
Para efectuar la asignación:
a) En la tabla de diagrama de Gantt seleccionar la tarea a las que se asignarán los recursos
b) En el formulario, hacer clic sobre el primer espacio del nombre del recurso y del cuadro
combinado escoger el recurso asignándole las unidades necesarias. Repetir el procedimiento
para los demás recursos que se hallan de asignar a esa tarea
c) Una vez que se han escogido todos los recursos con sus unidades de asignación, hacer clic
sobre el botón aceptar del formulario.
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De esta forma quedan asignados todos los recursos al mismo tiempo y la cantidad de trabajo estará
determinada por la suma de las asignaciones multiplicada por 8 horas/día, tal como se muestra en la
ilustración siguiente
Con este método es posible asignar fácilmente varios recursos a una tarea sin que varíen la duración
debido al condicionamiento por el esfuerzo; por tanto, es recomendable efectuar la asignación de esta
forma, pues es más rápida y segura. Notar que cuando la asignación es de una unidad (100%) no es
necesario escribirla. La cantidad de trabajo para cada una de las asignaciones individuales es de 80 horas
(8 horas/día x 1 día x 10 días) y la del dibujante es de 160 horas (8 horas/día * 2 recursos * 10 días). Al
terminare la asignación Multiple, Ms Project calcula la cantidad de trabajo que efectuara cada recurso y
la suma para determinar el trabajo total que demanda la tarea.
En el caso del ejemplo anterior, la tarea demandará 320 horas de trabajo que es la suma de las
asignaciones de todos los recursos asignados.
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¿Que hacer cuando un recurso va a trabajar durante todo el proyecto?
Cuando un recurso va a trabajar a lo largo de un proyecto completo – como por ejemplo, el

administrador del proyecto – es aconsejable asignarlo a la tarea resumen del proyecto, si existe, para
evitar conflictos por asignación del recurso, ya que distribuir la carga de trabajo de un recurso que
trabajará en todo el proyecto asignándolo a diferentes tareas puede convertirse en un problema serio
de asignación por sobre o infraasignacion.
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REEMPLAZAR MRECURSOS EN UNA TAREA
En ciertas ocasiones puede ser necesario cambiar o reemplazar a un recurso por otro. Para esto, se debe
seleccionar la tarea en la que se encuentre el recurso a cambiar y luego activar la caja de dialogo
Asignación de Recursos (si no estuviese abierta) seleccionar el recurso que se desea cambiar y presionar
el botón reemplazar… al seleccionar el recurso aparecerá la caja de dialogo Reemplazar recurso similar
a la que se muestra
En la columna nombre que muestra los nombres de los recursos de fondo de recursos, seleccionar al
recurso que reemplazara al indicado en la parte superior de la caja de dialogo. Luego ingresar el número
de unidades del recurso nuevo, teniendo en cuenta las mismas consideraciones indicadas para la
asignación y hacer clic sobre aceptar.
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VISUALIZAR LA CARGA DE TRABAJO DE LOS RECURSOS
Estando abierta la caja de dialogo Asignar Recursos es posible visualizar el trabajo total, el trabajo de la
asignación y la disponibilidad restante para el recurso o los recursos seleccionados en formato de grafico
o de tabla, para facilitar la asignación determinando en que fechas se encuentra asignado el recurso y
tratar de evitar la sobreasignación.
Para visualiza gráficamente la carga de trabajo de los recursos asignados a una tarea, en la caja de
diálogos asignar recursos efectuar lo siguiente:
A. En la tabla, seleccionar la tarea en la que se desea ver gráficamente la carga de trabajo

B. En la caja de dialogo asignar recursos, seleccionar el o los recursos cuya carga de trabajo se
desea visualizar
C. Hacer clic sobre el botón Gráficos…
Esto dará como resultado la información grafica que se presenta en la caja de dialogo Gráficos similar a
la que se muestra a continuación:
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Por ejemplo, tomando como referencia el grafico de ilustración anterior, se puede determinar la carga
de trabajo de los recursos seleccionados.
En esta caja de dialogo se puede escoger tres opciones de grafico en el cuadro combinado Seleccione un
grafico y son los siguientes:
1.- Trabajo de asignación.- muestra el número de horas que los recursos de trabajo realizan en las
tareas con orientación calendario. En grafico muestra el trabajo realizado en las tareas seleccionadas en
la hoja de tareas, el trabajo producido en otras tareas proyecto no seleccionado y la disponibilidad
restante de los recursos seleccionados, tal como aparece en la ilustración siguiente.
En la parte inferior del grafico se muestran los valores de origen que son los siguientes:
 Tareas seleccionadas.- muestra el número de horas de trabajo que los recursos seleccionados
realizaran en la tarea o en las tareas seleccionadas en la hoja de tarea durante los días
mostrados en el grafico.
 Otras tareas.- muestra el número de horas de trabajo que los recursos seleccionados realizaran
en otras tareas distintas a las seleccionadas en la hoja de tareas durante los días mostrados en
el grafico.
 Disponibilidad.- muestra el número de horas de disponibilidad para trabajar de los recursos
seleccionados durante los días mostrados en el grafico.
IMPORTANTE.- si se desea visualizar solo la información de un recurso o de varios pero no

todos los recursos, en tareas con asignaciones múltiples, simplemente desactivar las casillas
de verificación de los recursos que no deban aparecer en el grafico
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2.- Trabajo.- muestra el trabajo total que cada recurso realiza en todas las tareas que tienen asignadas
En la parte inferior del grafico se presenta la siguiente información:
 Total.- muestra el trabajo total realizado en la tarea seleccionada por todos los recursos
asignados durante cada día mostrado en el grafico.
 Nombre del recurso.- muestra el nombre del recurso 7y el número de horas asignadas al
recurso para realizar las tareas seleccionadas durante el día mostrado en el grafico.
3.- Disponibilidad restante.- muestra el número de horas de disponibilidad para trabajar de los recursos
seleccionados de los días mostrados en el grafico
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Quitar un recurso de una tarea
Para eliminar un recurso de una o varias tareas, previamente se debe (n) seleccionar la(s) tarea(s) de
donde se eliminara el recurso. Luego, en la caja de dialogo Asignación de Recursos, seleccionar el
recurso y presionar el botón Quitar.
IMPORTANTE.- cuando se elimina un recurso de una tarea en la que hay varios

recursos asignados, la duración de la tarea se incrementara debido al condicionamiento
por el esfuerzo
Eliminar un recurso del fondo de Recursos
Para eliminar un recurso del fondo de recursos, estando en la Hoja de recursos, seleccionar el recurso
eliminar y pulsar la tecla Supr. (Del o Delete) o del menú Edición, escoger Eliminar Recurso.
Si se ha eliminado un recurso y luego se desea que

vuelva a aparecer en la hoja de recursos, se puede utilizar
el botón deshacer (también la combinación de teclas
CTRL + z), inmediatamente después de la eliminación.
Es importante tener en cuenta que en Ms Project solo

soporta deshacer la última acción y luego el botón cambia
a rehacer
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CONFLICTOS Y ASIGNACION DE RECURSOS
Al finalizar el capitulo el alumno logrará:
Resolver los diferentes problemas que se pueden presentar en un proyecto al usar recursos.
Temas:
Identificar sobre asignaciones

Métodos para resolver sobre asignaciones
Redistribución automática
Redistribución manual de sobreasignaciones

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IDENTIFICAR SOBRE ASIGNACIONES
Los conflictos con los recursos ocurren cuando la cantidad requerida de un recurso en particular, en un
momento dado excede la capacidad máxima especificada para ese recurso en ese momento. Por
ejemplo, si se dispone de una unidad del recurso ingeniería civil y se asigna una unidad de ese recurso a
dos tareas que total o parcialmente se efectúan al mismo tiempo, resultara inmediatamente una
asignación del recuso Ing. Civil en el proyecto, debido a que el máximo número de unidades disponibles
es menor que la asignación.
Sobreasignación.- es el resultado de asignar un recurso a más tareas de las que puede realizar en el
horario de trabajo disponible. Ms Project determina que recursos están sobre asignados en función de
los valores de trabajo y la duración de las tareas asignadas, el número máximo d unidades disponibles
del recurso y el calendario utilizado por el recurso.
La sobreasignaciones se pueden identificar de varias formas, siendo las principales las que, a
continuación se indican:
1.- En la Hoja de recursos, los recursos sobre asignados se muestran el color rojo estilo negrita;
adicionalmente en la columna indicadores aparece el icono de advertencia y al colocar el puntero del
mouse sobre él, informará que el recurso debe redistribuirse. Este es el método más sencillo y directo
para determinar que recursos están sobre asignados, pero tiene la desventaja de no mostrar en que
momento del proyecto, en que cantidad ni en que tareas están sobre asignados.
2.- en el grafico trabajo de asignación de la caja de diálogos gráficos tal como se vio en el capitulo
anterior. Al modo de ejemplo, en esta modalidad grafica se muestra la ilustración siguiente una
sobreasignación de recurso de Ing. Civil:

con S10
3.- En la vista Gráfico de recursos, se muestra en forma grafica cuando y cuanto un recurso se
encuentra sobreasignado. Para usar esta vista, hay que activar la vista grafico de recursos desde la barra
de vista o desde el menú Ver.
Tiene la desventaja de no mostrar directamente en que tareas se encuentra sobreasignado el

recurso, pero muestra la fecha en que ocurre la asignación y también la cantidad de esta.
4.- También puede usarse la vista Uso de Recursos la cual ,además muestra las tareas en lasque el
recurso esta sobre asignado y la cantidad e de horas que el recurso tiene asignado en cada tarea ,
de acuerdo a la escala temporal seleccionada .ES decir , que esta vista muestra Cuando ,Cuanto y
Donde el recurso se encuentra sobre asignado .Los nombres de los recursos sobre asignados ,así como
las horas de trabajo en las que esta sobreasignado .aparecerá en color rojo y también en la columna
Indicadores parece el icono de la misma forma que en la hoja de Recursos ,tal como se muestra a
continuación :

con S10
Métodos para resolver sobreasignaciones
Las soluciones de los conflictos de asignaciones, se denomina Redistribución .Esta consiste en tener
certeza que en ningún momento de uso pico de un recurso excede el máximo número de unidades de
ese recurso .Las sobre asignaciones pueden ocurrir por diversos motivos, entre ellos_
 Asignación de un recurso para trabajar a tiempo completo en más de una tarea al

mismo tiempo: Por ejemplo, si asigna un recurso a dos tareas de ocho horas cada
una en el mismo día, el recurso sobreasignado porque solo se puede realizar un tarea
de ocho en ese día.
 Disponibilidad restringida después de especificar fechas para el recurso : pueden
suceder que se efectúe la asignación de un recurso cuya disponibilidad en ese
momento es menor que la asignación ,por ejemplo ,porque aún no ha regresado del
permiso vacacional
 Un recurso estas asignado a una tarea de resumen ,además de a una o varias
subtareas : si se asigna un recurso a jornada completa a tareas especificadas de esa
tarea de resumen , el recurso esta innecesariamente sobreasignado porque esta
asignado al resumen de todas las subtareas ,y además al trabajo de una o varias
subtareas.
La sobreasignación se puede resolver mediante la Redistribución de los recursos de dos formas :

Automáticas y Manual
Con la redistribución manual , el Administrador del proyecto debe resolver los conflicto por si mismo
utilizando diversas técnicas y sus conocimientos de sus alcances y limitaciones propias del proyecto .Al
utilizar la redistribución automática ,Ms Project verificara por un turno cada uno de los recursos
seleccionados .Si un recurso esta sobreasignado ,buscara las tareas que estén causando la
sobreasignación e identificación cuales de ellas pueden ser retrasadas .Este método de redistribución
tiene de desventaja que la solución , al ser producida por un algoritmo matemático , no contempla
algunos conceptos , redistribuciones y/o limitaciones que son conocidos por el Administrador del
proyectos

con S10
REDISTRIBUCION AUTOMATICA
Si la mejor solución para resolver la sobreasignación consiste en redistribuir el recurso retrasando

aquellas tareas que generan sobreasignación, sin importar la fecha de finalización del proyecto Ms
Project puede resolver este conflicto de asignación en forma automática.
Para hacer que los conflictos de asignación de recurso se distribuya tan pronto como ocurra un
conflicto , antes de iniciar la asignación ir al menú Herramientas , Redistribuir recurso … con lo que
aparece la caja de dialogo Redistribución recursos , tal como siguiente :
IMPORTANTE: Ms Project no podrá resolver las sobreasignaciones en proyectos programados a

partir de la Fecha de fin o en tareas que tengan Delimitaciones inflexibles

con S10
Marco Redistribución
Automática: Se debe seleccionar para que Ms Project redistribuirá automáticamente los

recursos cada vez que se produzca una sobreasignación .Si tal como se
expreso antes , la mejor solución es retrasar las tareas ,sin importar la
fecha de finalización del proyecto ,es recomendable activar esta opción
desde el inicio de la asignación de recursos de tal manera que los
conflictos se vayan solucionando conforme se producen .
Manual: Seleccionar para que ms Project redistribuiría los recursos solo cuando se
presione el botón redistribuir ahora de esta misma caja de dialogo o para
redistribuir los recursos bajo el control total del usuario .Es la opción
predeterminada.
Buscar Se utiliza para especificar el periodo de tiempo durante el cual Ms Project

Sobreasignación buscara sobreasignaciones antes de realizar los cálculos de redistribución
Con el criterio: .Se considera que la tareas están sobreasignadas y deben redistribuirse si el
total de trabajo asignado excede el número total de horas de trabajo del
periodo de tiempo seleccionado .
Por ejemplo ,si un recurso tiene dos tareas de 4 horas programadas para
comenzar a las 8:00 a.m del mismo día y decide buscar sobreasignaciones
por días ,las tareas programadas no excederán la cantidad de trabajo que el
recurso puede realizar en un día y no serán redistribuidas.
Borrar valores de
redistribución
Se activa para eliminar retrasos o divisiones creadas por redistribución previa
antes de
de recurso antes de intentar esta nueva redistribución
redistribuir:
Marco Ámbito de la redistribución de< Nombre de archivo .mpp>
Redistribución en Se utiliza para especificar que todos los recursos sobreasignados deben
proyecto completo: redistribuirse a lo largo de todo el proyecto.
Seleccionar para especificar el intervalo de fechas en el que han de

Redistribuir
redistribuirse los recursos. En el cuadro Redistribuir desde, ingresar la
fecha de comienzo y en el cuadro Hasta, la fecha de fin entre las que se
redistribuirán los recursos sobreasignados.

con S10
Marco Resolver sobreasignaciones
Orden de redistribución : Permite seleccionar el orden en que se desea que Ms Project

retrase las tareas que tengas sobreasignaciones Después de
determinar cuáles son las tareas que están provocando la
sobreasignación y cuales pueden retrasar ,Ms Project no
redistribuirá las tareas se especifiquen en el cuadro de texto
Prioridad del Separador General en la caja de dialogo información
de tareas , o bien en el formulario Detalles de tarea ,Ms Project no
redistribuirá tareas que tengan una prioridad No redistribuir . Las
opciones de esta lista son las siguientes:
Solo identificador.- Ms Project retrasará la tarea con el numero de

identificador (Id) más alto
Estándar .- Ms Project buscara las relaciones de predecesoras , el

margen de demora ,las fechas y las prioridades para determinar cual
tarea retrasar ..
Prioridad ,estándar .-Ms Project buscara primero las prioridades y ,

a continuación ,las relaciones de predecesoras , el margen de retraso
y las fechas para determinar cuál es la mejor tarea a retrasar.
Redistribución solo .Se debe activar par especificar que no se desea que al finalizar la
conforme a la margen redistribución se retrase la fecha de fin del proyecto; es decir que
de demora disponible Ms Project solo retrasara a aquellas tareas cuyo margen de demora
lo permite .
Activar esta casilla de verificación independiente de otros recursos

La redistribución puede
que trabajen en la misma tarea .Por ejemplo si seis recursos están
ajustar asignaciones
asignados q una tarea y uno de ellos está sobreasignados , la
individuales:
redistribución puede retrasar y dividir la asignación para ese
recurso , en vez de retrasar y dividir la asignación para ese recurso ,
en vez de retrasa toda la tarea .
La redistribución puede Se debe activar las casillas de verificación con el fin de especificar
crear división en el trabajo que la redistribución puede interrumpir tareas mediante la creación
restante: de divisiones en el trabajo restante en tareas o en asignaciones de
recursos.
Redistribuir ahora : Hacer clic en Redistribuir ahora para comenzar a redistribuir los
recursos ,retrasando o dividiendo tareas o asignaciones para
eliminar los conflictos .Si esta redistribuyendo en una vista de
recursos ,aparecerá el cuadro de dialogo Redistribuir ahora.

con S10
Se debe presionar para comenzar la redistribución en caso de haber

seleccionado la opción redistribución Manual. Si se esta
redistribuyendo en una presentación de recursos, aparecerá la caja
de dialogo Redistribuir ahora donde se debe escoger si se efectuara
la redistribución de los recursos seleccionados o de todo el fondo de
recursos.
Borrar redistribución Se utiliza solo en una presentación de tareas ,como la vista Diagrama
Gantt ,para anular el retraso producido por efectos de una
redistribución .Cuando se usa presenta la caja de dialogo Borrar
redistribución como la que se muestra a continuación :

con S10
RESOLVER SOBREASIGNACION MANUALEMENTE:
Cuando el método de redistribución automáticamente no es adecuado a las circunstancias, será

preciso utilizar una o varias estrategias para resolver as sobreasignaciones , mediante la redistribución
manual de recursos .El método que se emplee para resolver las sobreasignaciones dependerá de las
limitaciones impuestas en el proyecto en general , por ejemplo ,el presupuesto ,la disponibilidad de los
recursos y la flexibilidad de las tareas que componen la programación .
Se debe utilizar la redistribución de recursos solo después de haber completado todos los datos
conocidos de las tareas .Los conflictos de distribución de recursos deben resolverse manualmente
cuando el proyecto puede requerir de diversas estrategias que suelen ser conocidas solo por el
usuario , tratando de hacer los ajustes don otra asignación de recursos o reprogramado las tareas de
acuerdo a las necesidades especificas del proyecto .Cuando se han de resolver los conflictos
manualmente , es decir bajo el total control del usuario , es recomendable utilizar una de las siguientes
estrategias o combinaciones de ellas:
 Aumentar el máximo de unidades disponibles de un recurso: si realmente se dispone, o

puede disponer de recursos adicionales, aumentar la capacidad máxima del recurso contra
el presupuesto asignado al proyecto.
 Asignar un recurso diferente a la tarea donde se origina la sobre asignación :Esto se puede
efectuar si se dispone de otro recurso comparable al sobreasignado y que pueda
reemplazarlo y realizar el trabajo sin afectar la eficiencia.( ver el capitulo 6)
 Ajustar la relación de dependencia tareas : cuando dos tareas que son paralelas o se
sobreponen parcialmente causan un conflicto de asignación de recurso ,se puede
reprogramar el proyecto de tal manera que una de las tareas comience más tarde .En
este caso se debe tener en cuenta el efecto que esta acciones tendrán en la fecha de
finalización del proyecto
 Hacer que el recursos trabaje a tiempo parcial en una tarea : Si un recurso esta
sobreasignado y no se desea reprogramar ningún de la tareas a las que ha sido asignado el
recurso ni quitarlo de ningún de las tareas asignadas ,se puede asignar el recurso para que
trabaje a tiempo parcial en cada una de las tareas que se efectúen durante el periodo de
sobreasignación .Verificar si el recurso es el recurso esencial en las tareas ,en cuyo caso
estas aumentaran su duración , pudiendo afectar la fecha de fin del proyecto .
 Asignar horas extras .Si la programación y el presupuesto del proyecto lo permiten, se
puede acortar la duración de ciertas tareas mediante la asignación de horas extras .Igual que
en el caso anterior ,verificar los efectos de la asignación de horas extras en la duración de la
tarea , a pesar que en este caso ,como se dijo, la duración disminuirá .Pero se debe
considerar que se incrementa el costo del proyecto pues estas horas se pagaran con la taza
de horas extras ,que normalmente es más alta que la tasa estándar. Generalmente esta
estrategia va acompañada de un ajuste de la relación de dependencia, ya que al disminuir la
duración de la tarea puede dar margen al modificar los vínculos son afectar la fecha de fin
del proyecto.
 Aumento los días y horas laborables en el calendario del recurso: Este método se debe
usar si no se desea que el trabajo adicional incurra en la tasa de horas extras y si se desea
que este trabajo adicional se incluya en la programación normal de la tarea.

con S10
 Utilizar los perfiles de asignación del trabajo : Este método se puede utilizar cuando el
recurso esta en capacidad de trabajar diferente cantidades a lo largo de la tarea .Es decir
,que su asignación diaria no será uniforme ,sino que variara día a día según ciertos patrones
previamente definidos ,que serán vistos al final de este capítulo .
Usar la Presentación Asignación de Recursos
Para encontrar fácilmente las tareas a las que un recurso esta asignado y
también las sobreasignaciones , se pueden usar también la vista
Asignación de recursos .Esta es una vista combinada que consiste de la
vista Uso de recursos e la ventana superior a la vista Gantt de
redistribución en la ventana inferior .Para activar esta vista se puede
presionar el botón Vista Asignación de recurso de la barra de
herramientas Administración de Recursos , o en el menú Ver ,Mas vistas
,…seleccionar la vista indicada .
En el papel superior (uso de recurso) ,se debe seleccionar el recurso para que en el área inferior
(Gantt de redistribución ) se muestren las tareas en que las recurso esta asignado .Como
ejemplo ,en la ilustración siguiente se ha seleccionado el recurso Ing. Civil que esta
sobreasignado y de la observación de la vista uso de recursos se deduce que el recurso se
encuentra sobreasignado del recurso ocurre debido a que ha sido asignado a dos tareas
paralelas en esos días .
Si se hubiese redistribuido los recursos en forma automática, aparecerá la vista Gantt de

redistribución permite visualizar los efectos previos y posteriores a la redistribución.

con S10
Para Quitar la vita combinada, del menú Ventana escoger Anular división.
Hacer que un recurso trabaje a tiempo parcial
Estando en la presentación Asignación de recursos, en la parte superior (Hoja de recursos)

seleccionar el recurso. Luego en la sección inferior hacer clic sobre la tarea en la que se desea el
recurso trabaje a tiempo parcial y en la barra de herramientas Estándar, pulsar el botón Asignar
recursos. En la columna Nombre de la caja de dialogo Asignar recursos seleccionar el recurso y
en la columna Unidades ingresar el porcentaje o valor decimal, según se haya configurado las
unidades de asignación (tal como se indico antes).
Por ejemplo, si se desea asignar un recurso para que trabaje una cuarta parte de jornada diaria
en una tarea, o sea el 25% del tiempo, escribir 0,25 si la configuración esta como Valores
decimales o 25%, si lo esta como a Porcentajes .Luego repetir el procedimiento en otras tareas
en las que el recurso aun se encuentre sobreasignado.
Recordar.- este método incrementara la duración de la tarea –La reasignación de un recurso

para que trabaje a tiempo parcial también puede tener el efecto de convertirlo en un recurso
esencial, aumentando así la duración de la tarea .Si esto ocurriera, en la columna Indicadores
habrá la opción de modificar la cantidad de trabajo o la duración, tal como se muestra en la pagina
X del Capitulo anterior.
Asignar Horas extras a un recurso
Para asignar horas extras a un recurso, estando en la vista Diagrama Gantt . Seleccionar la tarea en la
que se encuentre el recurso al que se le asignaran horas extras, luego del menú Ventana escoger la
opción Dividir .En la ventana inferior debe encontrarse el formulario Trabajo del recurso .Para lograrlo
,hacer clic en cualquier lugar de la ventana inferior y en el menú Formato ,Detalles, escoger Trabajo del
recurso. Si fuese necesario asignar el recurso al que se asignaran las horas extras , y en la columna
Traba de r h extra ingresar la cantidad de horas a asignar .Como se muestra en la ilustración ,se están
asignando 24 horas extras en la tarea Arquitectura al recurso Ing. Civil:

con S10
Observar.- que el valor de la columna Trabajo no varió, pues el trabajo realmente se hará en esa
misma cantidad de horas, de las cuales el recurso trabajara 24 en horas extras.
Tareas de duración fija
Como se explico anteriormente ,en forma predeterminada Ms Project asume que la duración de una
tarea esta condicionada por la cantidad de trabajo que realizaran los recursos asignados a la tarea .Es
decir ,que la duración de las tareas esta Condicionada por el esfuerzo .Sin embargo ,en algunos casos
puede ser preferible asumir que ciertas tareas tienen una Duración fija ,especialmente cuando se
espera que la tarea tome una cantidad de tiempo para completarse independientemente del
número de recursos asignados .Por ejemplo se conoce que trasladar bienes de Lima a Ica en un camión
toma 4.5 horas al margen de cuentos trabajadores se asignen para el viaje. La duración de cada tarea
estará determinada por la disponibilidad de los recursos y, los que es más importante, por la formula
duración = trabajo/asignación. Si se asignan recursos, Ms Project siempre utilizara esta fórmula como la
base de la programación.
Para definir una tarea como de duración fija se debe hacer doble clic sobre el nombre de la tarea en la
Hoja de tareas, lo cual hará que parezca la caja de dialogo Información de la tarea cuyo separador
Avanzado tiene el aspecto que se muestra a continuación:
En cuadro combinado Tipo de tarea: se puede escoger para hacer la tarea de Duración fija y también
desactivar la casilla de verificación Condicionada por el esfuerzo.

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Perfiles de asignación de trabajo
Cuando se asigna un recurso a una tarea, Ms Project asigna automáticamente el mismo número de
horas por periodo de tiempo a toda duración de la tarea .Esto se conoce como Perfil uniforme .Sin
embargo, esta opción se puede cambiar para reflejar con mayor exactitud el tipo de trabajo de un
recurso a lo largo de la duración de una tarea específica.
Por ejemplo, tal vez sea necesario aumentar las horas de trabajo de un recurso en el comienzo de un
asignación de redacción para reflejar el tiempo adicional dedicado a investigación, viajes y entrevistas.
El tipo de perfil de trabajo óptimo para esta situación se denomina Decreciente, pues tiene mayor
carga de trabajo en el comienzo, disminuyendo hacia el final.
La definición técnica de Perfil de asignación de trabajo, considera que existen dos acepciones del
término Perfil; una en la cuales le utiliza para describir la distribución absoluta del trabajo a realizar,
incluyendo la fecha de inicio de la asignación, y la otra que es usada únicamente para hacer referencia al
patrón relativo de distribución del trabajo, sin tener en cuenta la fecha de inicio de la asignación. En
este contexto donde puede aparecer confusión ,el término “perfil absoluto” se utiliza para referirse a
una fecha de inicio especifica mientras que el término” perfil relativo se utiliza únicamente para hacer
referencia a la forma o contorno del perfil, interpretarse como uno o más segmentos ,en los cuales cada
segmento consiste de un par de elemento (Duración y Unidades) .En forma predeterminada ,Ms Project
divide la duración de la tarea en 10 segmentos ,salvo que la duración sea de tan escasa magnitud (por
ejemplo, minutos) que no lo permita. En este contexto, Duración es una cantidad de tiempo( no
necesariamente la duración de la tarea ) , y Unidades corresponde al régimen de Trabajo .
Perfiles de asignación de trabajo preestablecidos
Los diferentes tipos de perfiles de trabajo preestablecidos ,utilizan la distribución que se indica en cada
caso , y debe tenerse en consideración que no pueden ser editados ni modificados por el usuario .A fin
de mostrar claramente la forma en que Ms Project efectúa el calculo de los perfiles , en cada caso se
incluye una ilustración en la que en la parte superior se muestra vista Uso de tareas (editada para que
muestre una columna con el campo Perfil de trabajo ), y en la inferior la vista Grafico de duración fija y
por lo tanto notar que para una Duración dada de 10 días ,los diferentes perfiles tiene diferentes
cantidades de asignación de trabajo en el campo de la vista Uso de tareas .
Perfil Uniforme
Este es el perfil de asignación predeterminado, y significa que Ms Project programa el Trabajo para que
ocurra en forma uniforme a través de toda la asignación La forma en que calcula el trabajo ,por
segmento , tiene la siguiente distribución :
Segmento 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Unidades 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%

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La forma en que cuyo trabajo ocurre mayormente al final de la tarea .La forma en que Ms Project
calcula el trabajo, por segmento, tiene la siguiente distribución:
Perfil Creciente
ES un perfil cuyo trabajo ocurre mayormente concentrado al final de la tarea .La forma en que Ms
Project calcula el trabajo ,por segmento ,tiene la siguiente distribución :
Segmento 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Unidades 10% 15% 25% 50% 75% 75% 100% 100% 100% 100%
La forma en que se ha distribuido el trabajo se muestra en la siguiente ilustración:
Perfil Decreciente
Es un perfil cuyo trabajo ocurre mayormente concentrado al comienzo de la tarea .La forma en que
Microsoft Project calcula el trabajo, por segmento, tiene la siguiente distribución:
Segmento 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Unidades 100% 100% 100% 75% 75% 50% 50% 25% 15% 10%

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La forma en que se ha distribuido el Trabajo se muestra en la siguiente ilustración.
Perfil Dos Picos
Es un perfil cuyo trabajo ocurre generando dos picos en la tarea .La form en que MS Project calcula el
trabajo, por segmento, tiene la siguiente distribución:
Segmento 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Unidades 25% 50% 100% 50% 25% 25% 50% 100% 50% 25%
La forma en que sea distribuido el Trabajo se muestra en la siguiente ilustración:
Perfil Pico Inicial
Es un similar al Decreciente diferenciado por el hecho que existe una “rampa “ inicial para llegar al pico
de asignación en la tarea .La forma en que Ms Project calcula el trabajo ,por segmentos ,tiene la
siguiente distribución :
Segmento 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Unidades 25% 50% 100% 100% 75% 50% 25% 25% 15% 10%

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La forma en que se ha distribuido el trabajo se muestra en la siguiente ilustración:
Perfil Pico Final
Es un perfil similar al creciente , diferenciado por el hecho que existe una “rampa” al final para
descender del pico .La forma en que Ms Project calcula el trabajo, por segmento, tiene la siguiente
distribución:
Segmento 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Unidades 10% 15% 25% 50% 75% 100% 100% 100% 50% 25%
La forma en que se ha distribuido el Trabajo se muestra en la siguiente ilustración:
Perfil Campana
Este tiene una forma acampanada .La forma en que Ms Project calcula el trabajo ,por segmento ,tiene la
siguiente distribución :
Segmento 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Unidades 10% 20% 40% 80% 100% 100% 80% 40% 20% 10%

con S10
La forma en que se ha distribuido el Trabajo se muestra en la siguiente ilustración:
Perfil Campana Achatada
Este perfil con un a”rampa” ascendente y otra descendente .La forma en que Ms Project calcula el
trabajo, por segmento, tiene la siguiente distribución:
En cada caso de los ejemplos mostrados anteriormente .Ms Project ha variado la cantidad de Trabajo a
realizar ,tal como se dijo porque la tarea ha sido considerada de Duración fija , lo que hace variar la
cantidad de trabajo necesario para realizar la tarea ,utilizando el Promedio aritmético de los
porcentajes de distribución del perfil aplicado .Por ejemplo ,para el Perfil Campana achatada ,ha
efectuado el cálculo siguiente :
T prom = 25% +50% +75% +100% +100%+ 100% +75% +50%+ 25% = 70%
Es decir, que como la asignación original en el perfil uniforme era de 80 horas, la cantidad de trabajo se
reducirá al 70%, o sea ,56 horas .
IMPORTANTE: Es por este motivo que en cada caso,, la cantidad de trabajo ha variado a partir de una
asignación de 80 horas de trabajo par un Perfil de asignación uniforme.

con S10
Para cada perfil de asignación de trabajo ,el promedio de trabajo (T prom) es el que se muestra en la tabla
que sigue:
Perfil T prom
Uniforme 100%
Creciente 60%
Decreciente 60%
Dos Picos 50%
Pico Inicial 50%
Pico Final 50%
Campana 50%
Campana achatada 70%
Los perfiles se muestran en las vistas Uso de recursos de tarea .Al trabajar con perfiles de asignación de
trabajo, es importante tener en cuenta lo siguiente:
Una vez aplicado un perfil especifico a una tarea, si se agregan nuevo valores de trabajo total a la tarea,
el modelo de perfil preestablecido para el trabajo se volverá a aplicar automáticamente a la tarea y a
los recursos .En primer lugar, Ms Project distribuirá los nuevos valores del trabajo de la tarea por el
periodo de tiempo afectado y después los asignara a los recursos que trabajan en la tarea.
Si se cambia la fecha de comienzo de una tarea o la fecha de comienzo de un recurso en una tarea a la
que se ha aplicado un perfil preestablecido ,el perfil se cambiara automáticamente y se volverá a
aplicar de manera que incluya la nueva fecha recordar que le perfil es relativo ) Todos los valores de
trabajo comprendidos en ese periodo de tiempo recibirán nuevos a fin de mantener el modelo del
perfil original .
Cuando se modifica manualmente un valor de trabajo en la parte de escala temporal de una vista que
tiene aplicado un perfil preestablecido ,dicho perfil preestablecido dejara de aplicarse automáticamente
.No obstante ,siempre puede volver aplicarlo para redistribuir los nuevos valores .
Si se incrementa la duración de una tarea ,, el perfil preestablecido se ampliara para incluir el nuevo
periodo de tiempo .
Si se ha especificado trabajo real , los cambios que se realicen en el trabajo total de la tarea o en el
trabajo total restante ,se redistribuirán automáticamente a los valores de trabajo restantes y no al
trabajo real .
Como se dijo anteriormente, una vez asignados los recursos a las tareas , se puede ajustar los valores de
trabajo de un periodo de tiempo especifico durante el cual el recurso trabaja en la tarea . Estos modelos
permiten ajustar la programación y hacerla más precisa, Sin embargo ,se reitera que estos modelos de
perfiles preestablecidos no se pueden editar ni modificar .
Par aplicar un perfil de asignación de trabajo, hay que activar la vista Uso de tareas o Uso de recurso
,desde la Barra de vista o el menú Ver .

con S10
Para asignar un perfil de asignación , por ejemplo en la vista Uso de tareas ,

en el campo Nombre de tareas ,seleccionar el recurso al que se desea
aplicar algún perfil de trabajo preestablecido .En la Barra de herramientas
Estándar ; hacer clic en el botón Información de la asignación (que tiene el
aspecto del que se muestra la izquierda ) y escoger el separador General
.En la lista despegable Perfil de trabajo ,ubicar y seleccionar el modelo de
perfil que se desee aplicar .En la ilustración que sigue se muestra que al
recurso Arquitecto , en la tarea Arquitectura ,se le ha asignado un perfil de
asignación Pico inicial , y por tanto ,en el campo Indicadores de la hoja
aparecerá el icono que representa el modelo de perfil seleccionado:
Para el caso de la vista uso de recurso, las tareas en las que el recurso esta asignado se agrupa debajo y,
se sigue el mismo procedimiento;

con S10
USO DE CALENDARIO
AL finalizar el capitulo el alumno lograra:
Modificar los parámetros referidos a la jornada laboral dl proyecto, mediante el uso de los
Calendarios.
Temas:
Tipos de calendarios
Editar Calendario Estándar
Crear nuevos Calendario Base
Asignar un Calendario base a un Proyecto ,una tarea o un recurso
Crear un Calendario de Recursos

con S10
TIPOS DE CALENDARIOS
En Ms proyecto hay dos tipos de calendarios; los calendarios base y los calendarios de recurso.
 Un calendario base define los días laborales y no laborales normalmente para todo el proyecto
,un grupo de recurso o tarea a las que se les asigne el calendario .El calendario base
predeterminado ,denominado también Calendario del proyecto , es denominado Estándar
.utiliza un semana laboral de Lunes a Viernes desde las 09:00 hasta las 19:00(7:00 PM) con dos
horas de descanso y sin feriado día de 8 horas laborales efectivas ,semana laborable de 40
horas .Es muy importante establecer que esta calendario no considera , de forma
predeterminada , ningún tipo de día no laborable que no sea los sábados y domingos.
 Un calendario de recurso define los días laborables y no laborables , es decir que contiene las
excepciones al calendario base , para un recurso especifico cuyo horario laboral puede no
concordar con los calendarios base .Se puede ajustar el calendario del recurso para programar
vacaciones ,trabajo parcial u horas extras , siempre y cuando vaya a ser usado en todo
proyecto
EDITAR EL CALENARIO ESTANDAR
Para reflejar exactamente los días y horas laborables de todas las personas que trabajan en el
proyecto de tal manera que pueda ser utilizado como base para crear laborables del calendario
,se puede cambiar los días y horas laborables del
calendario Estándar .Se puede especificar los días y
horas no laborables normales ,como fines de semana
y noche ,así como los días feriados las vacaciones .
Para efectuar cambios en el Calendario base, en el
menú Herramientas escoger Cambiar calendario
laboral abriéndose la caja de dialogo que se muestra a
continuación:

con S10
Configurar un feriado (día no laborable diferente del predeterminado)
Como se indico anteriormente, el calendario Estándar no contiene los días feriados nacionales
o institucionales, por lo que, a efecto de no programar trabajos en esos días, se debe configurar
este calendario base para que esas fechas figuren como no estos periodos no predeterminados
.Para hacerlo:
A. Seleccionar el mes en que ocurrirá el feriado mediante el uso de la barra de

desplazamiento vertical ( en el caso de ilustración 8-2 que sigue , julio del 2006 )
B. Seleccionar el día o los días que son feriados.
C. En el marco Establecer fechas seleccionadas como activar el botón de opciones
periodo no laborables , tal como se muestra a continuación para los días viernes 28 y
sábado 29 julio 2006.
Para seleccionar varios días, hacer clic primero de ellos y luego mantenimiento presionada la
tecla CTRL hacer clic en los demás que se desee seleccionar.
Al hacer clic sobre el botón Aceptar, los días seleccionados habrán cambiado a periodo no laborable y
en el calendario aparecerá marcado con color gris (de acuerdo a la leyenda el color gris indica No
laborable)

con S10
Cambiar el horario laboral
Podría darse el caso en que r por regulación laborales o propias de la empresa ,una fecha deba ser
laborable pero con un horario diferente al predeterminado .Para establecer un horario diferente al
predeterminado , seleccionar la fecha en el calendario e ingresar las horas en las que se desea que el
trabajo comience en los cuadros Desde : y las horas en las que se desea que el trabajo termine en los
cuadros Hasta : en un proyecto puede ser necesario definir calendarios para diversos grupo de recursos
que trabajaran la misma cantidad de horas y con los mismos días de descanso pero con horario
distintos .Para reflejar estos horarios será necesario preparar nuevos Calendarios base .
Por ejemplo , la Gerencia de la empresa decide que el dia jueves 27 de julio 2006 sea laborable pero
desde las 9:00(9:00 a.m) Hasta las 12:00p.m (12:00 pm) , lo que constituye un periodo laborable no
predeterminado .
A. Seleccionar la fecha
B. Hacer clic en el botón opción Periodo laborable no predet.
C. Cambiar el horario laboral como se indica en la ilustración siguiente :

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CREAR NUEVO CALENDARIO BASE
Para que el nuevo Calendario base contenga los mismos feriados que el calendario actual del proyecto ,
se puede hacer una copia del calendario Estándar , abriendo la caja de dialogo Cambiar calendario
laboral , como se vio anteriormente en este mismo Capitulo
RECORDAR: anteriormente se edito el Calendario base Estándar para que reflejen los periodos no
laborables y los cambio de horario que se aplicaran a todos los estándares del proyecto.
En la ventana cambiar calendario laboral hacer clic sobre el botón Nuevo … y aparecerá la caja de
dialogo Crear nuevo calendario base ,que en forma predeterminada lleva a el nombre de Copia de
estándar .En el cuadro de texto Nombre : reemplaza el nombre predeterminado por el nuevo nombre
del calendario (en el caso de la ilustración que sigue se le ha cambiado a Administración ) .Este será el
nombre de un nuevo calendario para un grupo de recursos que por ejemplo ,trabajan en algunas
áreas especificadas y requieren de un horario de trabajo diferente al del resto .
Debido a lo que desea es crear un nuevo calendario basado en una copia del calendario Estándar , al
que se le configuraron los feriados y además días no laborales ,hacer clic sobre el botón A ceptar ; y en
la caja de dialogo Cambiar calendario laboral aparece actualizado en cuadro de texto Para : con el
nombre del nuevo calendario –Administración , Como se muestra en la siguiente :

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OBSERVAR: Las fechas que se definieron como periodos no laborables y laborables no

predeterminados en el calendario estándar figuran ya editados, pues el nuevo calendario se ha
hecho como una Copia del calendario Estándar
A parir de este momento se puede comenzar a editar el calendario, por ejemplo, cambiar el
horario laboral .para reflejar los periodos laborales reales de los recursos y tareas a los que
se apliquen este calendario sin afectar al calendario base Estándar
Una vez creado el nuevo calendario, en el caso mostrado Administración, hay que cambiar, de
ser necesario, El horario laboral .Por ejemplo, los recursos o tareas a los a que se aplique este
nuevo Calendario base, trabajaran de la forma siguiente:
Semana Laboral: De lunes a sábado

Horario Laboral: De lunes a Viernes de 8:00 a 12:00 y de 13:00 a 17:00
Sábados: De 8:00 a 13:00
Para definir las horas laborales de todos los días de la semana, excepto Sábados del día lunes
(L) y arrastrar hasta el viernes (V), desplazando el mouse sobre los encabezados de los días de
la semana .También se puede hacer clic con el mouse sobre el encabezado del día viernes .La
ilustración que sigue muestra cómo seleccionar días consecutivos para cambiar el cambiar el
calendario laboral:

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Aunque no es común que un horario laboral varié cada día ,para seleccionar días no
consecutivos ,por ejemplo Lunes ,Miércoles y Viernes , hacer clic sobre el encabezado de
cualquier de esos días y luego manteniendo presionada la tecla CTRL ,hacer clic sobre los
otros .En este caso ,el orden en que se haga clic es irrelevante .A continuación ,se indica la
forma en que puede hacerse es acción :
IMPORTANTE : Si se seleccionan días de la semana las ediciones o modificaciones tendrán efectos

en todos los meses que dure el proyecto mientras que cuando se selecciona una fecha definida ,tal
como el 28 julio ,la edición solo tendrá efectos en esa única fecha . Si se selecciona días de la semana
como el ejemplo de la ilustración 8 -6 los cambios al horario laboral no afectaran a los días que se
editaron en el calendario Estándar .Es decir, que si se cambia el horario laboral de lunes a viernes,
los días 28 y 29 de julio 2006 seguirá siendo periodos no laborables y el día 31 seguirá siendo
laborales no predeterminados con su horario especifico.
Para hacer las modificaciones al horario laboral, cambia los valores que se encuentran en los campos
Desde: y Hasta; del marco establecer fechas seleccionadas como debiendo quedar en la forma que se
muestra a continuación.

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OBSERVAR : Los encabezados de día se encuentran subrayados indicando que

constituyen una excepción al Calendario ya que son un periodo laborable no
predeterminado y todas las fechas que constituyen esa excepción tiene un sombreado
gris suave .Igualmente ,los días 27 ,28 y 29 julio 2006 también constituyen excepción al
calendario por lo que también se encuentran subrayados .
SUGERENCIA: El formato que presenta las horas depende del Formato de hora definido
en la Configuración regional del Panel de control de Windows .Sin embargo ,las horas
pueden ingresarse indistintamente en el formato AM/PM o en el formato de 24 horas .En
caso desee ingresar la hora en el formato Am/PM ,la medianoche deberá ingresarse como
12:00 AM y el mediodía como 12:00 PM
RECORDAR: Cuando se selecciona uno o más días de la semana (haciendo clic sobre el o
los encabezados de fecha D a S) , los cambios en el horario tendrán efectos en todos los
meses ; es decir ,que no hay que repetir el procedimiento para cada mes .Si selecciona
una fecha definida ,por ejemplo el 28 de julio 2006 , o varias fechas en el mismo mes .los
cambios en el calendario y horario solo tendrán efecto en ese día de ese mes y año.

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ASIGNAR UN CALENDARIO BASE AL PROYECTO
Cuando se inicia un proyecto Ms Project asigna de

manera predeterminada el calendario Estándar a todo el
proyecto .Sin embargo, si este calendario no satisface
los requerimientos del proyecto completo , o si la
mayoría los recursos y tareas se regirán por otro
calendario ,se puede designar un nuevo calendario base
a creado por el usuario para que afecte todo el
proyecto .Par ello ir al menú Proyecto , Información del
proyecto ….En la caja de dialogo del mismo nombre
aparece un cuadro combinado en el que se puede
asignar el Calendario del usuario al proyecto , tal como
muestra:
Asignar un Calendario base a una tarea
En ciertas circunstancias puede ser necesario que una o varias tareas se realicen bajo un calendario
determinado .Por ejemplo ,si a una tarea que requiere que se efectúa en 14 horas continuas, se le
aplica el calendario Estándar ,Project la programara para que se efectúen en dos días calendarios – 8
horas el primer día y 6 el segundo .Obviamente ,estés calendario , cuyo horario laboral cubra las 14
horas continuas ,podrá se asignado a la tarea para que la programación refleje exactamente lo que
ocurre .
Para asignar un calendario base a una tarea, seleccionar la tarea a la que se le asignara el calendario y
abrir la caja de dialogo Información de la tarea y en separador Avanzado se define el calendario base
que utiliza la tarea, tal muestra la ilustración que sigue:

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Asignar un calendario base a uno o más Recursos
De la misma forma que en los casos anteriores, en forma predeterminada Ms Project asigna a todos los
recursos del proyecto activo el calendario Estándar .Para asignar un calendario diferente del Estándar a
un recurso, abrir la Hoja de recursos y seleccionar el recurso al que asignara el calendario .En el campo
Calendario base, abrir el cuadro combinado y escoger el calendario, tal como se muestra:
Otra forma de lo, también en la hoja recursos, seleccionar el recurso y presionar el botón Información
del recurso de la barra de herramientas Estándar .Aparecerá la caja de dialogo Información del recurso
en cuyo separador horario de trabajo, tiene el cuadro combinado Calendario Base: del cual se puede
escoger el nuevo calendario que se aplicara al recurso seleccionado, tal como se muestra a continuación
:
RECORDAR: La caja de dialogo Información del recurso también se puede abrir haciendo doble clic sobre
el nombre del recurso en la hoja de recurso ,o utilizando las teclas de atajo MAY (shirft) + F2

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CREAR UN CALENDARIO PARA UN RECURSO
Se puede utilizar el calendario diferentes para especificar el horario laboral de algún recurso especifico
.A pesar que los calendarios de recurso comienzan como una copia exacta del calendario Estándar , es
posible seleccionar cualquier calendario base y entonces personalizar cada calendario de recurso para
mostrar ,por ejemplo ,los días de vacaciones ,licencias ,permiso programados u horarios de trabajo
individuales .En el caso fe equipamiento ,un calendario de recurso puede reflejar los periodos de
mantenimiento o cualquier otra excepción a los periodos normales de trabajo .
Para crear un calendario para un recurso, en la hoja de recurso seleccionar el recurso al que se le desea
crear el calendario del menú Herramientas, escoger Cambiar el calendario laboral aparecerá el nombre
del recurso al que se creara el calendario .Entonces, cambiar los parámetros necesarios como se vio
anteriormente y presionar Aceptar, Ms Project reprogramaran las tareas en las que se encuentran
asignado este recurso utilizado nuevos datos.

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Herramientas de Análisis del Proyecto
Tomar conocimientos de las diversas herramientas que el Project le brinda para la

administración de un Proyecto tales como ; vista ,tabla ,filtros y grupos
Temas
Tablas :predeterminadas y personalizar
Filtros : autofiltros ,predeterminados y personalizados
Grupo : predeterminadas y Personalizados
Vistas únicas y Combinadas : predefinidas y personalizadas

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USAR TABLAS U HOJAS DE DATOS
En Ms Project, la información que se muestra en una

presentación se puede confrontar fácilmente. Una tabla
u hoja de datos es un conjunto de columnas y filas que
muestra información específica acerca de las tareas
,recursos y asignaciones en una vista de hoja .Por
ejemplo , la tabla de costos esta compuesta por
columnas relativas a los costos del proyecto ; es decir
que las columnas que se ven en una presentación de la
tabla dependen de la tabla que se aplique .Para
visualizar una tabla en la presentación ,actual ,sea de
tarea o de recurso ,en el menú Ver ,Tabla <Nombre de
tabla>
Se debe tener un cuenta que la lista de tablas disponibles cambia dependiendo de la presentación actual
,Ms Project suministra dos tipo de tablas : las tablas de tareas ,que son posibles de aplicar a ciertas
presentaciones de tareas y las Tablas de recursos ,que se aplican a ciertas presentaciones de recurso .Si
se aplica una tabla ,se reemplaza la tabla actual con la nueva tabla .
En las listas que se muestran a continuación aparecen las vistas en las que se pueden aplicar las tablas
predefinidas, tanto de tareas como de Recursos, que aparecen en el submenú Tabla <nombre de la
tabla > del menú Ver:
Tablas de tarea: Son posibles de aplicar a las siguientes Vistas:
Informe de barras Informe de hitos Entrada

Gantt detallado Gantt esperado Hoja de tareas
Diagrama de Gantt Gantt optimista Uso de tareas
Gantt de redistribución Gantt pesimista Gantt de seguimiento
Informe de fechas de hitos Hoja de entradas PERT Diagrama de Gantt
Tablas de recursos: se puede aplicar a las siguientes Vistas:
 Asignación de recursos
 Uso de recursos
 Hoja de recursos
IMPORTANTE: La lista de Tablas predefinidas y la descripción de su uso se encuentran en el Apéndice

1 al final de este Manual.

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Las tablas predefinidas más usuales se encuentran disponibles en el menú Ver, existiendo otras
complementarias .Para ver las demás tablas disponibles, del menú Ver, Tabla <nombre de tabla >,
escoger la opción Más tablas
AL invocar este comando aparecerá la caja de dialogo más tablas, tal como se muestra a continuación:
De esta caja de diálogo se puede escoger si tablas: será par Tarea o Recurso, seleccionando en botón de
opciones respectivo .según la selección variara la lista de tablas disponibles para cada caso.

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Editar una tabla predefinida
Puede darse el caso que el usuario necesite mostrar ciertas información que no se encuentra en una
tabla predefinida .Par ello en la caja de dialogo Mas tablas, seleccionar la tabla que se personaliza y
luego hacer clic en el botón personalizar y luego hacer clic en el botón Modificar.
Esta acción hará que se muestre la caja de dialogo Definición de tabla en <nombre del archivo> ,similar a
la que aparezca a continuación :

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En significado de cada elemento de esta caja de dialogo es el siguiente:
Permite escribir el nombre con el que conocerá a la tabla u hoja de datos, En el

Nombre caso del ejemplo, aparece el nombre de la tabla Entrada que es aquella que se
desea editar.
Se activa para que aparezca el nombre de la tabla en el submenú Tabla : del

Visible en el menú
menú Ver
Elimina la fila que haya seleccionado y coloca en el Portapapeles de Windows

Cortar fila
para una probable utilización posterior .Esto elimina la columna de la tabla.
Colocar en el portapapeles una copia de la fila seleccionada para posterior

Copiar fila utilización.
Pega la fila que corto o copio anteriormente sobre la fila que se hay seleccionado
Pegar fila .Esta botón solo estará activado si previamente se ha utilizado el botón de Cortar
fila o Copiar fila.
Insertar un afila en blanco sobre la fila seleccionada, Esto crea una columna dentro
de las columnas existentes en la tabla. El mismo efecto se consigue presionando
Insertar fila
las teclas Insert
Elimina permanentemente la fila seleccionada de la tabla Definición de tablas.

Eliminar fila También se puede usar la tecla Supr
Permite escoger de un cuadro combinado el campo que se presentara en esa

Nombre de Campo columna.
Permite definir el ancho de la columna en caracteres .Por ejemplo un ancho igual a

Ancho
6 soportara solo seis caracteres incluyendo espacios.
Se utiliza para definir el alineamiento que tendrá los datos del campo en la tabla,
de acuerdo a su tipo .Por regla general, los valores numéricos se alinean a la
Alinear datos derecha de la celda y los de texto a la izquierda.

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Se utiliza para escribir un nombre de campo diferente al nombre de campo para

que aparezca en la primera fila de la tabla. Por ejemplo, el campo que registra el
nombre de la tarea se denomina Nombre, pero para ser más específico se le
Titulo
coloca el titulo, en la primera fila de la tabla aparecerá el nombre del campo.
En caso se establezca en Si, Ms Project ajustara la altura de la primera fila para

Ajustar encabezado que el nombre o Titulo se ajuste al ancho fijado para la columna en más de una
fila.
Permite escoger entre los distintos formatos en los campos que almacenen
Formato de fecha
fechas.
Alto de fila Se utiliza para variar el alto de fila de modo que se ajuste a todo el texto.
Ajuste automático de Permite automáticamente el alto de la fila de modo que se ajuste al a todo el
alto de filas de texto
encabezado
Cuando se activa, evita que la primera columna se desplace cuando se desplaza la

Bloquear la primera
tabla hacia la izquierda o derecha.
columna
Si, por ejemplo se desea añadir una columna para mostrar en número EDT personaliza, colocar el
selector de celda en el campo encima del cual se desea insertar el nuevo campo en el ejemplo de la
ilustración anterior es el campo Nombre y efectuar lo siguiente:
A. Hacer clic sobre el botón Insertar fila.

B. Abrir la lista de Nombre de campo
C. Escoger e nuevo campo que irá en la tabla.

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SUGERENCIA: para facilitar la ubicación del nuevo campo en el cuadro combinado, escribir las
primeras letras del nombre del campo a escoger, tal como se muestra en la ilustración anterior, en la
que al escribir la letra “e”, hace que la lista visualice el campo EDT.
Por ejemplo .la acción de agregar el campo EDT a la tabla Entrada haría que esta varié de la forma que
se muestra a continuación, donde se puede ver el nuevo campo insertado:
Otro método para editar una tabla, consiste en activar la tabla que se desea editar y luego colocar el
selector en cualquier celda de la columna donde se desea insertar el nuevo campo y efectuar la
siguiente acción:
Menu Insertar, Columna…
Teclado

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Como resultado aparecerá la caja de dialogo Definición de columna similar a la que se muestra a
continuación, y cuyos datos se deben ingresar utilizando los mismos criterios que la tabla definición de
la tabla que se vio anteriormente y como se muestra:
Existen un tercer , y más directo ,método para editar la tabla actual y consiste en hacer clic con el botón
derecho sobre el nombre del campo donde se desea insertar el nuevo campo .Por ejemplo ,para
obtener el mismo resultado que en el caso anterior ,se hace clic con el botón derecho sobre el campo
Nombre de tarea de la tabla Entrada .Como resultado aparecerá el menú contextual respectivo ,del
cual se escogerá Insertar columna … y se obtendrá la misma caja de dialogo ,Definición de columna .
IMPORTANTE: Cuando se guarde el proyecto, la tabla modificada se guardara con el mismo

proyecto.
Crear una tabla personalizada
Conforme se hace el planeamiento y la programación y luego durante el seguimiento del proyecto

,puede resultar muy práctico ver diferentes combinaciones de información .Si ninguna de las tablas
proporcionadas por Ms Project satisface las necesidades del usuario , es posible crear una tabla nueva (
o también modificar una tabla existente como se vio antes ) .Para crear una nueva tabla en la caja de
dialogo Mas tablas se debe presionar el botón Nueva … , lo que hará que parezca la caja de dialogo
Definición de tabla en “<nombre del archivo > , similar a la que se vio anteriormente ,pero con los
campos aun vacios .Los elementos de esta caja de dialogo se manejan en forma similar a la descrita
antes , teniendo en consideración lo siguiente :
Nombre: Permite ingresar el nombre que se asignara a la tabla .Si es que se desea que
la tabla se pueda activar como cualquier elemento del menú, se deberá
subrayar la letra que activa el comando de la tabla. Para que en el nombre
de la tabla aparezca una letra subrayada, se deberá colocar el símbolo &
delante de la letra que se desea subrayar. Por ejemplo & Gerencia se leerá
en el menú Gerencia

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Nombre del campo: Para colocar el Nombre del campo, abrir la Lista de campos y escoger el
campo .Siendo el contenido un campo, no deberá ser escrito, debiéndose
seleccionar de la lista de campos.
Alineación: Para definir la Alineación que tendrá el contenido de ese campo en la tabla
, abrir la Lista de alineaciones (con un botón similar al de la lista de campo s) y
escoger entre probables alineaciones: Derecha, Centro e Izquierdo.
Titulo: Se usa para escribir un Titulo para el encabezado de columna de este campo
.Si no se escribiera ningún texto, en el encabezado de columna de la tabla
aparecerá el Nombre del campo definido anteriormente.
En la siguiente se muestra, a modo de ejemplo, una tabla personalizada en la que se han colocado
diversos campos .alineaciones, anchos, títulos:
Como se observa en la ilustración anterior .el orden de arriba hacia abajo en que se colocan los campos
en la tabla de Definición de campos, define el orden en que aparecerán de izquierda a derecha en la
tabla.
SUGERENCIA: Con El fin de facilitar la identificación de los elementos insertados en l atabla .siempre es
recomendable colocar el campo Id al lado izquierdo, es decir como primera columna de la tabla , y
mantener activada la casilla de verificación Bloquear la primera columna .

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FILTROS
Conforme el numero de tareas de un proyecto se incrementa ,puede ser de mucha utilidad presentar
solo aquellas tareas en las cuales se esta interesado en un momento determinado .Los filtros hacen más
fácil administrar proyectos grandes presentando o resaltando solamente la información requerida .Para
cada presentación de hoja ,diagrama y grafico ,hay un filtro que determina que tareas o recursos
mostrar o resaltar .En filtro contiene instrucciones ,llamadas criterios ,que especifican las condiciones
bajo las cuales aparecerán una tarea o recurso .Es posible cambiar el filtro aplicando a una
presentación cuando se desee ver una información diferente en el formato actual .
FILTRO: Es una herramienta utilizada para especificar que tipo de información, relativa a una tarea o
un recurso se deben mostrar o resaltar en un vista.
CRITERIOS DE FILTRADO: Constituyen las instrucciones que especifican que tarea o recursos se
deben mostrar al aplicar el filtro .Los criterios son construidos sobre la base de expresiones lógicas.
IMPORTANTE: Los filtros solamente afectan a la presentación en pantalla o impresora y no a las
tareas del proyecto en sí.
En forma predeterminada ,el filtro muestra únicamente la información que coincide con el criterio del
filtro ,ocultando temporalmente la que no lo hace .Pero también existe la opción de aplicar un filtro
resaltador que mostrara la información que cumple con el criterio de filtrado mostrándola en otro
color sin ocultar la información que no lo hace .
Autofiltros
Los Autofiltros con la forma más fácil y rápida de ver subconjuntos de tarea o de recursos .Se pueden
aplicar a cualquier vista de Ms Project, excepto al Diagrama de red .Diagrama de relaciones, Calendario
y a las vistas del formulario.
Para activar una de las vistas se puede efectuar lo siguiente:
 En la barra de vistas, si esta activada, hacer clic en cualquier vista excepto en las indicadas en el
párrafo anterior .Para utilizar una vista que no esté en la barra de vistas, hacer clic en Mas
vistas y a continuación, escoger en la lista Vistas la vista que se desea utilizar y después hacer
clic en Aplicar .Si la Barra de Vistas estuviese desactivada , ir al menú Ver, Mas vistas,… y
seleccionar la vista que se desea utilizar.
Una vez que se ha seleccionado la vista en la que se debe aplicar el filtro activar
los Autofiltros haciendo clic sobre el botón Autofiltros de la barra de
herramientas Formato, que tiene el aspecto del que se muestra a la derecha o
escogiendo la opción Autofiltro del menú Proyecto, Filtros para:
Al hacerlo, aparecerá una flecha situada ala derecha del nombre de cada campo de la tabla que se
encuentra activa, tal como se muestra en la ilustración que sigue:

con S10
Para utilizar un Autofiltro, hacer clic situada en la columna que contiene la información que se desea
filtrar y elegir el valor que se aplicara como filtro a la tabla, tal como se muestra a continuación:
En el caso mostrado en la ilustración anterior, se estará aplicando un filtro con el criterio siguiente:
Duración = 6 días
IMPORTANTE: La fecha y el nombre de campo que tiene aplicando un Autofiltro se mostraran de

color azul, mientras el filtro se encuentre aplicando en ese campo.
Se puede aplicar una condición adicional basada en un valor de otro campo ,repitiendo el procedimiento
anterior con el filtro de ese campo .Es decir ,se puede aplicar un filtro a otro campo de una tabla ya
filtrada ,en cuyo caso ,los dos o mas filtros se acumulan con el operador lógico Y ; es decir que se
deben mostrar únicamente los registros que cumplen con ambos criterios de filtrado .En la ilustración
que sigue ,se muestra el efecto de aplicar ,primero , en el campo Duración el Autofiltro Duración < = 1
semana , para luego , ala tabla ya filtrada ,aplicarle en el campo Comienzo, el Autofiltro Comienzo = Mes
siguiente .El resultado mostrara únicamente aquellas tareas que cumplen con ambos criterios , es decir
que su duración es menor o igual a una semana Y , además comienza el mes siguiente a la actual .

con S10
La expresión lógica que regula el criterio de filtrado, para el caso del ejemplo anterior es la siguiente:
Duración <= 1 semana Y comienzo = Mes siguiente
Cuando se desea aplicar un rango de valores en un Autofiltro de un campo determinado, o cuando se

deba utilizar valores diferentes a los operadores de comparación usuales, activar el filtro y elegir
(personalizado…) Por ejemplo, se desea filtrar para que se muestren las tareas con duraciones dentro
del rango 4.5 días y 8 días; los criterios son:
La expresión lógica para este filtro es la siguiente:
Duración > = 4.5 Y Duración <= 8
IMPORTANTE: Si la información de una de las filas cambia, puede actualizar los valores de
Autofiltro haciendo clic en la flecha otra vez y volviendo a seleccionar un valor para el filtro.
Para quitar el filtro de un campo en particular, hacer clic en (todas) en la lista del Autofiltro de ese
campo .Para desactivar todos, los Autofiltros aplicados, señalar Filtro sobre el botón de Autofiltro de la
Barra de herramientas Formato.
IMPORTANTE: Si se ha aplicado un filtro seguirá aplicando el filtro a la lista de tareas o recursos.

RECOMENDACIÓN: Para guardar un Autofiltro como un filtro normal, hacer clic en la flecha del título
del campo, elegir Personalizado y, a continuación, hacer en Guardar .En la caja de dialogo Definición
de filtro en “<nombre del proyecto.mpp>”, escribir el nombre que tendrá el filtro y si se desea que se
encuentre Visible en el menú, activar la casilla de verificación correspondiente.

con S10
Aplicar filtros predefinidos al proyecto
Ms Project cuenta con excelente conjunto de filtros predefinido, que cubre casi la totalidad del
requerimiento más usual de los administradores de proyecto. Para utilizar cualquier de los filtros
predefinidos, cuya descripción se encuentra en el Apéndice 1 de este manual , se puede efectuar una
de las siguientes acciones:
Menu Proyecto , Filtro para..
Barra de Herramientas Formato
La aplicación de cualquier de estos filtros, originara que se oculten los registros que no cumplen con el
criterio de filtrado. Sin embargo, tal como se expreso anteriormente, es posible aplicar un filtro
resaltador, que no ocultara los registros que no cumplen con el criterio de filtrado, sino mostrara en
color azul a aquellos que cumplen con el criterio y los que no cumplen en color negro .Para aplicar un
filtro resaltador, en el menú Proyecto, Filtro para; activar Mas filtros .Esta acción dará lugar a la
aparición de la caja de dialogo Mas filtros, donde se deben efectuar lo siguiente:
A. Seleccionar el tipo filtro .es decir si es un filtro para Tarea o Recurso.

B. De la lista de filtros escoger el deseado
C. Hacer clic sobre el botón Resaltar ,tal como en la ilustración siguiente :

con S10
Al hacerlo ,las tareas o recursos que cumplen con el criterio del filtro ,se presentan en color diferentes al
resto usualmente color azul En las ilustraciones que siguen se muestra el filtro Hitos aplicado como filtro
predeterminado u como filtro resaltador .
RECORDAR: Ms Project suministra filtros de tareas, que el usuario dolo podrá aplicar a las vistas de
Tareas y Filtros de recursos que podrá aplicarse a las vistas de Recursos. Cuando se aplique un filtro
en un campo ya filtrado Ms Project aplicara el filtro nuevo en lugar del filtro antiguo
reemplazándolo. La lista de Filtros predefinidos y las características de cada uno se encuentra en el
Apéndice 1 al final de este Manual.
Crear Filtros personalizados
Si ninguno de los filtros predefinidos satisface las necesidades del usuario, se puede crear un filtro
nuevo o modificar un filtro existente .Para ello, en la caja de dialogo Definido de filtro en “<Nombre de
archivos > similar a la que se muestra a continuación:

con S10
Los elementos de esta caja de dialogo, a excepción de la Tabla de definición del filtro .operan de la
misma forma que se vio anteriormente al crear nuevas tablas.
Para columna de la tabla Definición de filtro, se deben tener en cuenta las consideraciones que,
continuación, se indica:
Y/O
Si el filtro contiene más de una fila de criterios, se debe escribir un operador por cada fila , a partir de la
segunda o bien seleccionar uno en la lista en el mismo campo .Si no se incluye un operador ,Ms Project
utilizara el operador Y en forma predeterminada.
Nombre de campo
Para construir la expresión lógica, permite escoger de una lista el nombre del campo cuyo contenido se
desea verificar haciendo clic en la flecha situada en el extremo derecho y escogiendo el nombre .Ms
Project verificara el contenido de este campo cumple la prueba especificada –criterio –la tarea o el
recurso aparecerá mostrando o resaltado.
Criterio
Permite ingresar un criterio para establecer la expresión lógica u operador de comparación .En este
campo se encuentra una lista que contiene los operadores de comparación para definir la prueba lógica
a efectuar .Ms Project utilizara esta prueba para comparar el valor o valores que se ingresen en el
cuadro Valor(es) con la información de campo de cada tarea o recurso .En caso que una prueba sea
válida para el campo seleccionado, aparecerá un mensaje de error. Se puedes elegir entre algunos de
los siguientes criterios:
Igual a
Mostrara o resaltara la tareas o recursos cuyo contenido de campo coinciden exactamente con el valor
.Por ejemplo ,si se filtra una hoja de tareas para mostrar las tareas cuyo campo Nombre de recurso sea
igual a Administrador , Ms Project mostrar solamente las areas alas cuales hay sido asignado
exclusivamente el recurso con ese nombre exacto .ES decir Ms Project no mostrara las tareas alas cuales
haya sido asignado Administrador (contratado) ni aquellas tareas asignadas a Administrador y otros
varios recursos a la vez (recordar que debe coincidir exactamente con el campo que figura en Nombre
de campo ).
Diferente de
Mostrara o resaltara las tareas o recursos cuyos contenidos de campo no coinciden exactamente con el
valor.
Mayor que
Mostrara o resaltara aquellas tareas o recursos cuyo contenido de campo son mayores que el valor o
iguales al mismo.

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Menor que
Mostrara o resaltara las tarea o recursos cuyos contenidos de campo son menores que el valor.
Menor o igual que
Mostrara o resaltara las tareas o recurso cuyo contenido de campo on menores que el valor o iguales al
mismo
Esta comprendido en
Mostrara o resultara las tareas o recursos cuyo contenido de campo se encuentra dentro del rango
especificado por dos valores .
No esta comprendido en
Mostrara o resaltara las tareas o recursos cuyo contenido de campo no se encuentra dentro del rango
especificado por los dos valores.
Contiene
Mostrara y resaltara las tareas o recursos cuyo contenido de campo n contiene el valor ,no
necesariamente en forma exacta .Por ejemplo ,si se filtra los recursos cuyos campos Nombre de recurso
contiene Administrador .Ms Project mostrara tanto Administrador (contratado) como Administrador
(estable) o simplemente Administrador .
No contiene
Mostrara o resaltara las tareas o recursos cuyos campo no contienen el valor.
Contiene exactamente
Mostrara o resultara solo aquellas tareas o recurso cuyos contenidos de campo contienen una tarea o
recurso que coincide exactamente con el valor. Por ejemplo , si filtra una presentación de tareas para
mostrar las tareas cuyos campos Nombre del recurso contiene exactamente Administrador A ,Ms
Project mostrara Administrador A pero no mostrar Administrador Álvarez .A diferencia de igual a
,Contiene exactamente mostrara las tareas a las que hayan sido asignados Administrador A y ,a demás
,otros recursos .
Valores
Permite para ingresar los números ,fechar o texto con los que deban ser comparador los contenidos de
nombre de campo .Para esto se puede escribir un valor o seleccionar un campo en la lista que se
encuentra al lado derecho del campo para comparar su contenido con el contenido del campo
especificado en la columna Nombre de campo :Los valores deben estar adecuados con el tipo de
campo con el que estén comparando .Por ejemplo ,si se ha seleccionado Costo como Nombre de campo
,no se podrá utilizar Lo antes posible en el campo Valor (es) .Si en este campo se introducen valores
inadecuados ,aparecerá un mensaje indicando error cuando se intente cerrar el cuadro de dialogo

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Para indicar un rango para la prueba Esta comprendido en o No esta comprendido en , los valores
deben ir separados con el separador de listas .Por ejemplo ,si se seleccionada. Esta comprendido en
para la columna Criterio, se podrá encontrar tareas que se ubiquen entre de dos fechas, escribiendo las
fechas separadas por el Separador de listas asumiendo que el separador de listas es el punto y coma y
sin dejar espacios:
10/05/2006; 15/5/2006
También es posible el uso de comodines como parte del valor si la prueba es Igual a o Diferente de .El
comodín de interrogación (?) y el comodín asteriscos (*) pueden en cualquier lugar del texto. Por
ejemplo , todos los siguientes valores son validos:
Adqui C? na ??? -401
Si se desea filtrar utilizando un carácter reservado para ser utilizado como comodín, se debe escribir un
símbolo de intercalación (^) delante del carácter .Por ejemplo, para filtrar tareas que incluyan un
asterisco en un nombre escribir ^ *. De esta manera se evita que se identifique al asterisco como si
fuese e comodín.
Es posible, también, crear un filtro interactivo, escribiendo un mensaje encerrado entre comillas,
seguido de un signo de interrogación (?). Al aplicar este tipo de filtro aparecerá un cuadro de dialogo
que presentara el mensaje escrito .Este cuadro de dialogo se utiliza para introducir el valor o rango de
valores que desee comparar con el campo especificado en la columna Nombre del campo .Para crear
un filtro calculado, se debe seleccionar de la lista de valores un nombre de campo entre corchetes [ ] .
Al utilizar el filtro, Ms Project comparara el valor del campo que se haya especificado con el valor del
definido en la columna Nombre de campo.
FILTRO INTERACTIVO: es un filtro que permite introducir los valores de filtro cada vez que se
aplica el mismo .Por ejemplo, el filtro Utilizando recurso, muestra un cuadro de dialogo en el que se
debe introducir el nombre de un recurso. Al escogerlo e ingresar el valor, Ms Project mostrara
todas las tareas que estén utilizando ese recurso.
FILTRO CALCULADO : Es un filtro que comprar los valores de dos campos de una tarea o un recurso
.Por ejemplo , el filtro Costo mayor que el presupuesto compara los costos previstos con los costos
actuales y muestra o resalta solo las tareas cuyos costos sean superiores a los costos previstos.
Crear un Filtro Interactivo
Por ejemplo, para crear un filtro interactivo que permita mostrar las tareas cuyas Duración se
encuentran dentro de un rango de valores por establecer, en la tabla Definición de filtro se de berá
ingresar el nombre de campo Duración y el Criterio Mayor o igual que en la primera fila; en el campo
valores se ingresara, entrecomillado, el texto que aparecerá en la caja de dialogo que permitirá
ingresare el valor seguido de un signo de cierre de interrogación (?) . En la segunda fila el operador Y
en la primera columna ,Duración en Nombre de campo ,Menor o igual que en Criterio , y el texto
entrecomillado que se desea aparezca en la segunda caja de dialogo ,seguido de un signo de cierre de
interrogación .

con S10
Lo expresado sería similar a lo que muestra la ilustración que sigue ,en la que también aparecen las cajas
de dialogo que se abrirán como resultado de aplicar el filtro :
Este mismo filtro se podría diseñar utilizando el Criterio comprendido en, en cuyo caso la Tabla de
definición del filtro y su caja de dialogo serian como se muestra a continuación:
RECORDAR : en el campo valores se debe escribir el mensaje entre comillas seguido de un signo
de cierre de interrogación .Di con varios los mensajes ,deben ir separados mediante el Separador de
listas definido en la Configuración regional de Panel de Control de Windows sin dejar espacios y
siempre al final de cada parámetro entrecomillado debe ir el signo ? .
Crear un filtro calculado
Como se definió previamente, un filtro calculado compra el valor del Nombre de campo con el valor del
campo establecido en Valores utilizado un de los criterios de filtrado .En la ilustración que sigue se
muestra la tabla Definición de filtro para un filtro calculado:

con S10
En este ejemplo ,se efectúa la comparación del Comienzo de la tarea (Nombre de campo ) , que es un
dato calculado por Ms Project , con el comienzo que el Comienzo previsto ,obviamente la tarea tiene
un retraso respecto a lo programado en las fechas de comienzo de la tarea . La segunda fila de la tabla
de definición de filtro contiene las introducciones para que compare las fechas de Fin contra el Fin
previsto , de tal manera que las tareas cuyo fin es mayor que el previsto están terminando con retraso
.Como las dos filas se relacionan con el operador de comparación O , lo que se obtiene de este filtro
son aquellas tareas que están comenzando O finalizando después de lo previsto en la programación
inicial
Crear Filtros con condicionamiento agrupadas
Los filtros se puede hacer múltiples, de modo que las instrucciones queden agrupadas por niveles .Por
ejemplo, se desea filtrar las tareas que tienen retraso en la fecha de comienzo o fin Y además su
duración se encuentra dentro de un rango determinado. Para obtener un filtro de este tipo, habrá que
ingresar estos datos y valores en la tabla de definición del filtro de la forma siguiente:
En este caso , primero se resolverá cada filtro (grupo ) independiente y los resultados serán comparados
por el operador Y (comparador de grupos)
Precedencia y orden de aplicación
 El operador de comparación Y tiene mayor precedencia que el operador O dentro de los

grupos y también entre ellos.
 Las evaluaciones ocurren en el orden siguiente : Primero es evaluado cada grupo por
separado .Dentro de un grupo ,las condiciones Y son evaluadas antes que aquellas que
contienen el operador O .A continuación ,cada juego de operadores Y (si es que hubiesen
varios) es aplicado a los resultados obtenidos anteriormente para cada grupo ,seguido de
los operadores O .

con S10
Para crear un filtro de este tipo, simplemente hay que separar los grupo mediante el uso de un operador
de comparación (Y u O) dejando los campos Nombre de campo , Criterios y Valores en blanco .Esto hará
que en la tabla de definición del filtro aparezca una fila sombreada en gris ,sin datos en los campos
indicados .
En ejemplo que sigue ilustra, de manera más fácil ,la forma en que Ms Project hace posible crear filtros
de este tipo ,para lo cual se muestra la siguiente tabla de Definición de filtro :
La definición de filtro mostrada en la tabla de la ilustración anterior, es equivalente a la siguiente

expresión lógica:
(texto1=”x” O texto2=”x”) Y (texto3=”x” O texto4=”x”)
IMPORTANTE: si al definir el filtro se incluyeran operadores innecesarios, estos serán

eliminados automáticamente cuando se presione el botón Aceptar en la caja de dialogo de
Definición del filtro

con S10
GRUPO
La función Agrupación permite organizar la información de tareas ,recursos o asignaciones en un avista

determinada sin cambiar la estructura real del proyecto Ms Project proporciona varios grupos
predefinidos ,aunque si ninguno de estos grupos responde a las necesidades del usuario ,puede
especificar sus propios criterios para crear un grupo personalizado.
A menudo es conveniente utilizar ciertas facilidades que proporciona Ms Project para centrar la
atención en tareas especificadas o que comparten algún parámetro en común .Ya se vio
anteriormente las facilidades que ofrecen los filtros para ubicar tareas o recursos que cumplen con un
criterio de filtrado definido .También es de mucha utilidad alguna herramienta que permita ubicar y
agrupar tareas o recursos por algún elemento común ,como podría ser la Duración de las tareas o la
Tasa estándar de los recursos .Para ello ,el programa proporciona la facilidad de agrupar tareas o
recursos bajo una o más condiciones previamente definidas .
Aplicar grupos predefinidos
Ms Project cuentea con conjuntos de elementos para agrupar tareas o recursos predefinidos, que
cubren los requerimientos más usuales para la administración de proyectos .Para utilizar cualquier de
los agrupamientos predefinidos, se puede efectuar una de las siguientes acciones:
Elemento Acción
Menu Proyecto, agrupar por
Barra de herramientas Estándar, Agrupar por

con S10
Cualquiera de estas acciones efectúan directamente el agrupamiento por la condición escogida ,que en
el caso del ejemplo mostrado es la Duración .El resultado sería similar al que se muestra :
La aplicación de la condición de agrupamiento de tareas del ejemplo, hará que en la pantalla aparezcan
agrupadas las tareas que tienen igual duración.
Personalizar un Grupo
Podría darse el caso que ninguno de los agrupamientos ofrecidos de forma predefinida satisfaga las
necesidades del usuario .En tal caso ,existe la facilidad de personalizar el agrupamiento de acuerdo a los
requerimientos propios del usuario .Para agrupar tareas , seleccionar una vista de hoja ,como la vista
Diagrama de Gantt ,Hoja de tareas o Uso de tareas .Para agrupar recursos ,seleccionar una vista de
hoja ,como la vista Hoja de recursos o Uso de recursos .Para concretar la personalización de un grupo
del menú Proyecto ,Agrupar por …escoger Personalizar Agrupar por ,que dará como resultado la caja
de dialogo siguiente :

con S10
En la tabla de definición de grupo ,aparecen la columnas Nombre de campo ,Tipo de campo y orden ,que
permiten escoger cual será el campo por el que se agrupara (criterio de agrupamiento ) , así como el
sentido de ordenamiento de este grupo ,que puede ser Ascendente o Descendente .El tipo de campo
será definido automáticamente por Ms Project en función al campo seleccionado en Nombre de campo
.Si se desea sub –agrupar por alguna otra condición ,es posible ingresar en la fila siguiente otro
nombre de campo así como su respectivo sentido de ordenamiento .Se puede acumular hasta 10 filas
de condiciones .
Agrupar por valor de <nombre de campo> permite el formato que se utilizara en el agrupamiento,
referido a la fuente así como el color del fondo de la celda y trama de esta .Si el campo por el que se va
a agrupar lo permite, el botón Definir intervalos de grupo se activara para que se puedan establecer
intervalos de agrupamiento .Por ejemplo:
A. Seleccionar el campo Duración en la tabla de definición del grupo

B. Hacer clic sobre el botón Definir intervalos de grupo …
C. Escoger el intervalo ,por ejemplo ,Semanas
La definición del intervalo de grupo, en este caso para el campo Duración, permite que se establezca el
rango por el cual los datos serán agrupados. En el ejemplo se ha escogido que el intervalo de
agrupamiento sea semanal .Comenzar el especifica el valor inicial para los encabezados de agrupación
correspondientes a este campo (por ejemplo ,Comenzar el 2 ,comenzaría a agrupar a partir de las
duraciones de 2 semanas ) , y el Intervalo de grupo define el intervalo de paso para los encabezados de
agrupaciones correspondientes a esta campo ,por ejemplo ,en este caso ,cada dos o tres semanas .La
aplicación de estos Agrupamiento dará un resultado similar al que se muestra a continuación :

con S10
Es decir . los datos se han agrupado por los valores de Duración en periodos o intervalos de una semana
en orden ascendentes (de menor a mayor) .Una sub agrupación ,por ejemplo ,por comienzo en
intervalos de un semana en orden Descendentes ,sería como sigue:
El resultado de la aplicación de este agrupamiento por varias condiciones Duración por semanas en
orden descendentes y Comienzo por semanas en orden ascendentes será al que se muestra en la
ilustración siguiente:

con S10
Crear un nuevo grupo
El grupo personalizado que ha sido definido en el ejemplo anterior ; no podrá ser utilizado nuevamente
,ya que no tiene nombre y no ha sido guardado ; es decir ,hasta ahora ,su uso solo es transitorio pues
en cuanto se regrese a la condición de sin agrupar ,no habrá forma de ubicarlo ni recuperarlo .Si el
resultado obtenido con el grupo personalizado ha sido satisfactorio y se desea utilizarlo en otras
ocasiones , en la caja de dialogo Personalizado ha sido satisfactorio y se desea utilizarlo en otras
ocasiones , en la caja de dialogo Personalizar Agrupar por ,presionar el botón Guardar … y en la caja de
dialogo resultante escribir el nombre del nuevo Grupo ,tal como muéstrala ilustración siguiente :
De otro lado, para crear un nuevo agrupamiento directamente sin necesidad de personalizar .del menú
Proyecto, agrupar por, escoger Mas grupos, y presionar el botón Nuevo .Como resultado de obtendrá la
caja de diálogo Definición de grupo en <nombre del archivo >, que solo se diferencia de la de
Personalizar Agrupar por en que lleva un cuadro de texto para establecer el nombre del grupo.

con S10
VISTAS
Ms Project puede almacenar en su base de datos una cantidad de información inmensa, obviamente
más de la que se puede ver de una sola vez. De ahí que será necesario utilizar diferentes vistas para
presentar subconjuntos de información de proyectos en formatos que facilitan su interpretación y
comprensión. Siempre que se trabaja con Ms Project se esta utilizando una vista. En la mayoría de las
vistas, es posible ver, ingresar o modificar información, datos o valores. De manera predeterminada, y la
mayoría de las veces, se utiliza la vista del diagrama de Gantt, que presenta la información mas
importante acerca de las tareas en una hoja de datos o tabla editable y en un grafico de barras, ambos
muy fáciles de visualizar e interpretar.
Una vista es la combinación de una o más presentaciones (Diagrama de Gantt, hoja de recursos,
etc.) y en algunos casos, una tabla, un grupo y un filtro.
Utilizando adecuadamente las distintas vistas, es posible introducir, organizar y examinar la misma
información de diversas maneras. Existen tres tipos de vista
 Las Hojas de datos o Tablas que representan la información en filas y columnas, y ya han sido
explicadas en el capitulo anterior.
 Los diagramas o gráficos representan la información gráficamente. El Diagrama de Gantt, el
diagrama de Red, el grafico de Recursos y el calendario son diagramas o gráficos.
 Los formularios representan información el un formato similar a los cuadros de dialogo. Los
formularios solo muestran la información acerca de una tarea o un recurso individual. Es decir,
en un formulario no se puede visualizar, por ejemplo, varias tareas o recursos a la vez y,
básicamente, están diseñados para facilitar el ingreso de información.
Para escoger una vista en el menú ver, escoger la opción Mas Vistas… al invocar este comando,
aparecerá la caja de dialogo Mas vistas que contiene la lista de las vistas predefinidas. Esta lista incluye
aquellas vistas que se proporcionan con Project y mostrará también aquellas personalizadas que se
crean posteriormente, el aspecto de esta caja de dialogo es el que se muestra a continuación:
IMPORTANTE.- En el apéndice uno que se encuentra al final de este manual, se encuentra a lista de vistas
predefinidas y su utilidad.

con S10
Crear una vista Personalizada
Existen dos tipos de vistas dependiendo de la forma en que presentan la información. Las vistas únicas,
que lo hacen en una ventana completa ya que incluyen solo una sola pantalla en la presentación, y las
vistas combinadas que se usan en una pantalla dividida puesto que contienen dos elementos. Igual que
los casos en las tablas y filtros, también es posible crear diversas vistas personalizadas con el fin de
mostrar o comunicar mejor la información que puede ofrecer
Ms Project. Para crear una nueva vista, abrir la ventana Mas
Vistas de la misma forma que se vio anteriormente y luego
presionar el botón nueva… esto dará lugar a la aparición de la
caja de dialogo Definir Nueva Vista similar a la que se muestra
a la derecha: en esta caja de dialogo se debe establecer si se creará una vista única en la ventana o será
una vista combinada.
Crear una vista única
Si se escoge la opción vista única, Ms Project abrirá la caja de dialogo Definición de una Vista en
“<Nombre del Archivo>”, tal como la que se muestra a continuación
Los elementos de esta caja de dialogo tiene la siguiente unidad:
Nombre.- Permite escribir el nombre que identificara a la vista. Utiliza los mismos
criterios para definir el nombre de las tablas, filtros o grupos.
Pantalla.- se utiliza para mostrar que tipo de pantalla abrirá la vista para lo que hay que
escoger de la lista de opciones
Tabla.- Permite seleccionar la tabla que se desea aplicar al elemento de la

presentación escogida de la lista de pantalla. Esta opción esta disponible solo
para el diagrama de Gantt las hojas y la vista. Uso de recurso. En el cuadro
combinado aparecerán las tablas predefinidas, así como las creadas por el
usuario.

con S10
Filtros.- se usa para escoger el filtro que se desea aplicar. Esta opción no esta
disponible en el diagrama de red. En el cuadro combinado aparecerá los filtros
predefinidos, así como los creados por el usuario.
Grupo.- Permite indicar el tipo de agrupamiento que deberá llevar la vista cuando se
apliquen. En el cuadro combinado aparecerán los grupos predefinidos así
como los creados por el usuario.
Filtro para Resaltar.- se debe activar esta casilla de verificación para que el filtro seleccionado actúe
como un filtro para resaltar
Visible en el menú.- Activar esta casilla de verificación para mostrar el nombre de la vista en el
menú Ver
Crear una vista combinada
Una Vista combinada es una presentación que contiene dos vistas .La vista de la sección inferior
muestra información detallada acerca de las tareas o los recursos seleccionados por el usuario en la
sección superior .Por ejemplo, se puede tener un Diagrama de Gantt en la sección superior y un
Formulario de tareas en la sección inferior .Cuando se seleccione una tarea en el Diagrama de Gantt, el
formulario de tareas mostrara información detallada acerca de esa tarea.
Si se escoge Vista combinada en Definir nueva lista, aparecerá la caja de dialogo Definición de una vista
en < nombre de archivo>, tal como se muestra:
En esta caja de dialogo se debe seleccionar, del cuadro combinado respectivo, las vistas que se
visualizaran en las secciones superior –Arriba e inferior –Debajo de la ventana cuando esta se aplique.
SECCIÓN: Una parte de una ventana que contiene una vista .Una vista combinada costa de dos
secciones ; por ejemplo, el Diagrama de Gantt en la sección superior y el Diagrama de relaciones
en la sección inferior, como se muestra en la ilustración anterior

con S10
Por ejemplo, el efecto que tendrá en la pantalla el hecho de activar la presentación Detalles, será similar
a la siguiente:
SUGERENCIA: Para cerrar la sección inferior de la presentación, en el menú Ventana se debe la

opción Quitar división, o bien hacer doble clic sobre la barra de división horizontal entre las
ventanas.

con S10
Proyectos Múltiples
Conocer el concepto de la Consolidación
Temas:
Concepto de proyectos múltiples (consolidación)
Guardar un área de trabajo
Consolidar proyectos por inserción
Compartir recurso entre varios proyectos

con S10
CONCEPTO DE PROYECTOS MULTIPLES
El administrador de proyectos puede ser responsable del manejo de varios proyectos que se ejecutan al
mismo tiempo, y pueden o no guardar relación entre sí. E caso que los proyectos que se administran no
guarden relación entre sí , y si frecuentemente se tiene que abrir el mismo grupo archivos de proyecto
,, se puede facilitar la apertura simultanea de todos ellos creando un Área de trabajo.
Esta acción solo facilitara la apertura simultanea de los archivos de que componen el Área de trabajo
, sin que se establezcan vínculos entre ellos .En cambio ,cuando se administra varios proyectos que se
efectúan a la misma vez , y que se encuentran relacionados entre ellos por algún motivo , a menudo
es muy útil ver la información de visualizar la información de todos los proyectos al mismo tiempo
,permitiendo más fácilmente revisar la carga laboral y las programaciones de todos ellos .Igualmente
cuando existe un proyecto demasiado grande , puede haber cierta dificultad para desplazarse a través
de muchas tareas o recursos , o concentrarse en la información estrictamente necesaria ; en ese caso
,más apropiado seria generar varios pequeños proyectos que son manejables fácilmente y luego
consolidarlos para tener una visión de conjunto de los proyectos que se administra. Un proyecto
consolidado es proyecto especial que contiene otros proyectos insertados ,los cuales “conviven”
dentro del proyecto contenedor a cualquier nivel de esquema .
GUARDAR UN ARCHIVO DE AREA DE TRABAJO
Un Área de trabajo es un serie de archivos y parámetros que se pueden almacenar en un Ms Project

crea listas de los parámetros actuales, objetos abiertos, vistas, etc. Cuando se abre un archivo de área
de trabajo Ms Project crea listas de los paramentaros actuales, objetos abiertos, vistas, etc. Cuando se
abre el área de trabajo ,de tal manera que se pueda seguir el trabajo donde se dejo ; abriendo cada uno
de los archivos de área de trabajo ,Ms Project usa listas para volver a crear el área de trabajo , de tal
manera que se pueda seguir el trabajo donde se dejo , abriendo cada u no de los archivos que estaban
abiertos cuando se creó el área de trabajo .
Para crear el área de trabajo, previamente deben encontrarse abiertos todos los archivos de proyectos
que conformaran el área de trabajo y solo ellos; es decir, no deberán estar abiertos aquellos archivos
que no conformaran el área de trabajo. Luego, del menú de Archivo, escoger la opción de Guardar área
de trabajo.

con S10
IMPORTANTE: solo se podrán guardar en un área de trabajo de archivos que tengan la misma
extensión; en el caso de Ms Project, todos los archivos deberán tener la extensión *mpp
Cuando se invoca este comando aparece la caja de dialogo Guardar área de trabajo como: similar a la
que se muestra en la que sigue:
En esta caja de diálogo se debe tener en cuenta lo siguiente:
Guardar en: muestra una lista de unidades de disco y carpetas disponibles en las
que se pueden guardar los archivos como Área de trabajo:
Nombre de archivo: Permite escribir un nombre de archivo para el área de trabajo. no es

necesario escribir la extensión de la denominación del archivo ,pues
Ms Project en forma predeterminada agrega la extensión mpw .De
manera predeterminada Ms Project se asigna el nombre REANUDAR.
MPW –
Guardar como tipo: Para asignar tipo de archivo la única opción disponible es Área de
trabajo.
Importante: un archivo de área de trabajo contiene solamente la lista de los parámetros de los proyectos
que hay abiertos cuando se crea el área de trabajo .Un archivo de área de trabajo no contiene los archivos
de proyecto propiamente dichos, por lo que no ocupa demasiado espacio en el disco.
La extensión de los archivos de área de trabajo en Ms Project es *mpw
RECORDAR: para crear el Área de trabajo todos los archivos que lo constituirán deberán estar abiertos .Una
vez creada el Área de trabajo, no se podrán agregar nuevos archivos.

con S10
Para abrir un archivo de área de trabajo, se sigue el mismo procedimiento que para abrir un archivo de
proyecto simple (es decir, escoger. Abrir del Menu Archivo o presionar el botón abrir de la barra de
herramientas estándar) la diferencia se encontrara en el icono correspondiente a los archivos de área de
trabajo, que es diferente al de los archivos de proyecto, tal como se muestra en las ilustraciones que
siguen:
Cuando se abre un archivo de área de trabajo, se abrirán en una sola operación todos los archivos que
estaban abiertos al momento de crear el área de trabajo.
Al cerrar los archivos, por cada documento en el área de trabajo que se haya modificado pero que no se
halla guardado. Ms Project preguntara si guardara silos cambios, ya que los trata como archivos
diferentes no relacionados ni vinculados.

con S10
CONSOLIDAR PROYECTOS
Una de las formas más eficaces de organizar proyectos grandes o complejos consiste en crear varios
proyectos pequeños y luego consolidarnos en un solo archivo sin que pierdan su “independencia”
operativa .Un proyecto consolidado siempre se creara insertando un proyecto en otro. El proyecto
insertado aparecerá entonces como una tarea de resumen dentro del proyecto consolidado, que puede
contener uno o varios proyectos insertados.
Proyecto principal :proyecto que contiene otros proyectos que se denominan proyectos insertados o
subproyectos .También se denomina Proyectos Consolidados ,Maestros o Contenedores .Cualquier
proyecto de Ms Project es capaz de convertirse en un Proyecto principal.
Subproyecto: Proyectos insertados en otro proyecto .Los subproyectos se utilizan como un medio de
dividir proyectos complejos en partes mas fáciles de manejar .También se denominan proyectos
insertados
Una tarea externa es la representación de una tarea de otro proyecto actual .Las tareas externas
pueden ser creadas para los proyectos insertados o para proyectos individuales.
Se puede crear un proyecto consolidado mediante la inserción de copias de proyectos individuales en un

mismo archivo de proyecto de tal forma que se puede ver, imprimir y cambiar información de todos los
proyectos con los que se esté trabajando e incluso de aquellos “pertenecientes” a otros
administradores de proyectos como si se tratase de un solo proyecto que lo recibe.
Con Ms Project se puede consolidar los archivos de proyectos individuales en una sola ventana, de
forma que sea posible consultar la información acerca de los proyectos en administración como si se
tratara de un solo proyecto.
Se puede crear y guardar un archivo de proyecto consolidado como un nuevo archivo de proyecto
manteniendo vínculos con los proyectos origen .Si un proyecto se vincula a sus proyectos de origen ,los
cambios en la información del archivo del proyecto consolidado se reflejaran en los correspondientes
archivos fuente .Igualmente ,si cambia la información en un archivo fuente .Igualmente ,si cambia la
información en un archivo de origen ,la información correspondiente en el archivo consolidado también
cambiara.
El concepto fundamental del manejo de los proyectos consolidados, se basa en el principio de que
cualquier proyecto puede ser insertado en otro proyecto denominado Contenedor permitiéndole residir
dentro de este en cualquier nivel de esquema; es decir, los proyectos insertado responden a un nivel
jerárquico dentro del proyecto contenedor .El limite, en número de proyectos que pueden ser
insertados en un mismo archivo, es de 100 proyectos.

con S10
¿Por qué debe utilizarse un proyecto principal y subproyectos?
Tal como ya se expreso ,la creación de un proyecto consolidado y subproyectos permite dividir un
proyecto grande en varias partes y delegarse en las personas adecuadas .En termino de administración
del proyecto ,la asignación de subproyectos siguiendo este método proporciona responsabilidad a
todas las personas que realizan Ms Project ,la creación de subproyecto dentro de un proyecto
consolidado permite que cada uno de los administradores del proyecto tenga un mejor acceso y un
mayor control sobre las correspondientes partes de la programación .Para determinar si se debe dividir
un proyecto grande en un proyecto consolidado y subproyectos ,resulta útil responder a las siguientes
preguntas:
¿Es el proyecto muy grande y detallado?
Si el proyecto va a contener varios ciento de tareas ,resultara difícil desplazarse por el mismo y
manipularlo como un único archivo de gran tamaño .La división en subproyectos puede hacerlo más
funcional porque se podrá manejar cada subproyecto individualmente .Si algunas partes del proyecto
contiene un trabajo que esta dividido de forma más detallada que otros ,puede que convenga dividir
esas partes en subproyectos independientes de modo que la mayoría de los usuarios vean solo una
descripción resumida del proyecto , mientras que las partes interesada puedan verlo con más detalle si
lo desean .un archivo único es casi siempre la alternativa más rápida ,pero la posibilidad de la división y
consolidación,
¿Cuál es la política de la organización?
En un entorno descentralizado o distribuido, la opción de un proyecto consolidado y subproyecto

proporciona a los trabajadores un control mayor sobre su propio trabajo que en el caso de un archivo de
proyecto grande y centralizado.
¿Realiza la empresa un planeamiento de arriba abajo o de abajo arriba?
Si los administradores de un nivel inferior tienen la responsabilidad y el conocimiento de las tasas que
son necesarias en el proyecto ,puede ser positivo permitir que realicen el planeamiento de su trabajo
para unir posteriormente sus archivos de proyecto en un proyecto consolidado .Si la norma es realizar
un planeamiento de arria abajo ,se puede reorganizar el plan inicial en subproyectos al implantarlo ,de
modo que cada uno de los equipos o administradores del proyecto tenga mejor acceso y un mayor
control sobre sus propias programaciones
¿Se están trabajando varios proyectos a la vez?
Es posible que los administradores del proyecto estén trabajando en un conjunto de proyectos a la vez,
estén o no interrelacionados los proyectos. En lugar de tener que abrirlos de uno en uno todos los
subproyectos se abre de una vez al abrir el proyecto consolidados .Este planeamiento facilita también la
generación rápida de informes sobre varios proyectos. Si los proyectos están relacionados, el
administrador del proyecto puede crear dependencias de tareas entre tareas de diferentes proyectos.
La creación de dependencias entre proyectos facilita a cada administrador del proyecto la labor de ver
cómo afecta a su programación el trabajo de los demás administradores.

con S10
¿Están subordinados algunos proyectos a otros proyectos?
Es posible reflejar exactamente la jerarquía de varios proyectos insertándolos en otros archivos .La
estructura resultante de subproyectos debe reflejar las prioridades y responsabilidades de los miembros
del equipo así como las relaciones entre tareas en diferentes aéreas y la fecha limite general.
¿Pueden modificar el proyecto varias personas?
Lo ideal es que un administrador del proyecto sea el único que posea, administre y modifique un
archivo .Pero ,en ocasiones ,un proyecto forma parte de un programa más grande en el que intervienen
administradores de un nivel superior .Si esta trabajando en un proyecto con estas características ,el
equipo podrá coordinar la programación de cada equipo de subproyecto .Incluso pueden ser positivo
que los hitos del proyecto principal dirijan los hitos de cada equipo de subproyectos para que las
programaciones permanezcan coordinadas con vistas a una fecha limite general de finalización de
todos los subproyectos.
¿Se desea analizar la ruta critica cada fase así como para el proyecto
completo?
‘cada proyecto individual (subproyecto ) contiene una ruta critica .La consolidación de varios proyectos
en un archivos de proyecto único permite tener un panorama general de varias rutas criticas en el
proyecto consolidado ,al tiempo que se mantienen rutas criticas independientes para cada subproyecto.
¿Se comparten los recursos entre los subproyectos?
La Administración de grupos de recursos esta centralizada .Si se conectan proyectos diferentes incluidos
el proyecto consolidado y los subproyectos a un fondo de recurso, se dispondrán de todos los recursos
para la programación .Los fondos de recursos evitan la sobre asignación de personas que trabajan en
proyectos diferentes y permiten actualizar fácilmente la disponibilidad de recursos modificado el
calendario de recursos en el fondo de recurso.
Insertar proyectos
Es posible insertar proyectos dentro de otros proyectos o también insertar varios proyectos en una
ventana, es decir, en un nuevo proyecto.
En el primer caso, se desea, por ejemplo, insertar varios proyectos en un

proyecto existente para consolidarlos en uno solo .Para ello, abrir el Proyecto
principal (el que va a recibir los subproyetos) en la ventana de un proyecto,
colocar el selector de celda en el lugar en que se desea insertar los nuevos
proyectos e ir al menú –Insertar, Proyecto…
Esta acción dará lugar a la aparición de la caja de dialogo Insertar proyecto,

similar a la que se muestra a continuación

con S10
La mayor parte de los controles que aparecen en esta ventana corresponde a los controles estándar
siguiente:
Buscar en: Este cuadro combinado se usa para ubicar la unidad de disco o Carpeta donde se encuentra
los archivos a consolidar.
Vincula al proyecto: Si se activa esta casilla de verificación, se crear un vinculo con el archivo del
proyecto seleccionado en vez de incrustarlo; es decir, el archivo del proyecto quedara vinculado al
Consolidado y viceversa .Esta opción se encuentra activada en forma predeterminada.
Para insertar varios archivos, mantener presionada la tecla CTRL y hacer clic en los archivos en el orden
en que se desee insertarlos .Para insertar un archivo en formato de solo lectura, hacer clic en la flecha
del botón Insertar y ,a continuación ,en Insertar solo lectura
Si se consolida archivos de proyectos que contengan recursos con el mismo nombre para eliminar los
nombres de recursos duplicados ,desactivar la casilla de verificación Vincular al proyecto .La primera
instancia de un nombre de recurso y su sobrescribirá la segunda instancia y las instancias posteriores ; y
como los subproyectos no están vinculados a sus archivos de origen ,no podrá actualizar el archivo de
proyecto original con los cabios realizados en el subproyecto del proyecto principal.
IMPORTANTE: Al abrir un archivo de proyecto consolidado, Ms Project se comportara como si

también se hubiese abierto sus archivos de origen.
Cuando se consolidan proyectos en un Proyecto principal, los recursos permanecen en los archivos de
proyecto individuales .No se puede asignar un recurso de un subproyecto a otro subproyecto.

con S10
EL otro método para consolidar proyectos, a partir de un proyecto en blanco, requiere que los proyectos
que se deban consolidar se encuentren abiertos, siendo importantes indicar que no necesariamente
todos los proyectos abiertos deberán se, si no únicamente los que se seleccionen .Para efectuar este
tipo de consolidación, en el menú Ventana, escoger Nueva ventana…
Esta acción dará lugar a la aparición de la caja de dialogo Nueva venta en la que se muestra todos los
proyectos que se encuentran abiertos en ese momento.
En esa ventana se pueden escoger los archivos de proyecto que se consolidaran en la nueva ventana
.Como resultado, se abrirá una nueva ventana de proyecto y los proyectos seleccionados se
consolidaran en es nueva ventana.
Eliminar un proyecto insertado
Si un Proyecto insertado (subproyecto) que aparece como Tarea de resumen en el consolidado ,se
selecciona y luego se presiona la tecla Supr (Del o delete) , estesubproyecto y todas sus tareas son
eliminadas del proyecto consolidado .El archivo del proyecto eliminado del consolidado aun existente y
contiene a todas sus tareas ,solo que deja de ser parte componente del proyecto dentro o maestro .Sin
embargo seleccionan subtareas especificas de un proyecto dentro de un proeycto consolidado,
seleccionan subtareas especificas de un proyecto dentro de un proyecto consolidado , solo se eliminara
estas subtareas del proyecto insertado.
Concepto de Tareas Externas
Si el inicio de un proyecto .o una de sus tareas componentes, se encuentra condicionado por el

comienzo o fin de una tarea que se encuentra en otro proyecto, se puede utilizar la vinculación entre
proyectos para crear una dependencia entre esas tareas. Cuando se crean dependencia entre tareas de
proyecto sean diferentes utilizando este concepto, los cambios que se produzcan en las fechas de
comienzo o de fin de la tarea externa se reflejan automáticamente en la tarea sucesora del otro
proyecto.

con S10
Si solo se desea conectar ciertos campos de información, es posible pegar un vínculo entre los campos
de dos archivos de proyecto en vez de utilizar el comando. Pegado especial .Por ejemplo, si utilizaran
las mismas descripciones de trabajo y tasas de pago en dos proyectos aunque las tareas en los dos
proyectos sean diferentes. el comando Pegado especial permite conectar los campos seleccionados en
los dos proyectos de forma que la información quede sincronizada.
Crear una dependencia entre tareas de diferentes proyectos
Una vez consolidados los proyectos de cualquiera de las formas indicadas anteriormente, es posible
crear una relación de dependencia entre tareas de diferentes proyectos. Estando en el proyecto
consolidado, y si las tareas que se van a vincular de los dos proyectos se pueden mostrar en la misma
ventana, el método más fácil consiste en establecer la relación de dependencia arrastrando el mouse
desde la tarea predecesora del otro proyecto .Esto establecerá la relación de dependencia
predeterminada, es decir, Fin a Comienzo, tal como se muestra en la ilustración siguiente:

con S10
En la parte superior de la ilustración se muestra como se establece la relación de dependencia entre la

tarea 3 (Arquitectura) del proyecto Preliminares .mpp (Predecesora) y la Tarea 4 (asegurar permiso de
excavación de cimientos) del Proyecto Preliminares de construcción .mpp(Sucesoras) . En la parte
inferior, aparecerá el vinculo ya aplicado .Es importante observar los cambios en la numeración .En el
caso del ejemplo, al proyecto Preliminares m.pp le falta, aparentemente. La Tarea 4, mientras que el
Proyecto Preliminares de construcción .mpp le falta ,también ,la Tarea 4 ,tal como aparece en la
ilustración que sigue :
AL haber la Relación de dependencia con el Mouse ,en forma predeterminada se ha creado una relación
de dependencia del tipo Fin a Comienzo (FC) .Esta acción origina que en los proyectos originales , se
agregue una tarea sucesora externa al proyecto que contiene a tarea predecesora (en el caso del
ejemplo ,e l Proyecto Preliminares .mpp) una tarea Predecesora externa al proyecto que contiene la
tarea sucesora (Proyecto Preliminares de construcción .mpp ) .En la ilustración que sigue ,se muestra
los proyectos originales con las nuevas tareas externas ,en la que se puede apreciar el motivo por el que
el que la numeración ha cambiado en el proyecto consolidado.

con S10
También se puede vincular tareas entre proyectos ,sin necesidad de tener todos los proyectos
abiertos ,escribiendo “Línea de comando del proyecto /identificador “ en el campo Predecesoras
(donde Línea de comando del proyecto es el nombre de archivo del proyecto que contiene la tarea
que se desea vincular incluyendo su ubicación en la unidad de disco o de red e identificador es el
numero Id de dicha tarea ) .Esta sintaxis apareceré en el campo Predecesoras de la Tarea
vinculadas ,donde se indica que la predecesora externa es la tarea 4 del proyecto Preliminar es .mpp
que se encuentra en la carpeta Proyectos en el disco D:
Al escribir la relación de dependencia, también es posible establecer otras relaciones de dependencia

diferentes que la predeterminada, así como definimos Adelanto o Posposición usando los mismos
criterios que para las tareas del mismo proyecto
.
IMPORTANTE: Las tareas externas se muestran en los proyectos con los que se encuentran vinculados
con el texto en color gris y la barra Gantt como la tarea Normal pero también de color gris
Cambiar la dependencia entre las tareas de diferentes proyectos
Estando en el Diagrama de Gantt que contiene los proyectos consolidados , o en el que contiene los
vínculos en el caso que no estén consolidados ,hacer doble clic en la línea de vinculación cuya
dependencia de áreas se desea cambiar ,lo que dará origen a la caja de dialogo Dependencia entre
tareas . En el cuadro combinado Tipo, escoger la dependencia de tareas que se desea y en la caja de
texto Posposición: ingresar el adelanto o la posposición si fuese necesario .En esta caja de dialogo
aparecerán indicados los nombres de la tareas que están vinculadas y a que proyectos pertenecen
(correspondiendo De: a la tarea Predecesora y Con: la tarea Sucesora), tal como se muestra en la
siguiente ilustración:

con S10
COMPARTIR RECURSOS ENTRE PROYECTOS
Cada Proyecto creado puede tener su propio fondo de recursos o compartir el fondo de recursos de
otros proyectos. Cuando se administra recursos que trabajen en más de un proyecto al mismo tiempo o
proyecto que comparten recursos, se puede agrupar esos recursos en un fondo de recursos comunes
.Compartir recursos entre proyectos permite, entre otras cosas .lo siguiente:
 Agregar recursos compartidos a un mismo recurso rápidamente.

 Revisar el uso de los recursos y los costos a lo largo de los proyectos.
 Identificar los recursos sobreasignados y corregir la causa de la sobreasignacion.
 Imprimir los informes de recursos que proporcionen información acerca del uso de los recursos
a los largo de los proyectos.
Se puede crear fondos de recursos en Ms Project de os formas:
 Guardar un fondo de recursos como un archivo separador cuando se consolidan los proyectos;
es decir que se puede crear un archivo separado cuando se consolidan los proyectos; es decir
que se puede crear un proyecto sin tareas pero que contenga un fondo de recursos que
posteriormente puede ser compartido.
 Crear un fondo de recursos dentro de un archivo de proyectos y guardarlo como parte del
proyecto, tal como se vio en el capitulo referente a Recursos.
En la ventana activa se debe encontrar el

proyecto (que puede tener un fondo de recursos
o no9 que recibirá los recursos de otro proyecto
,y también debe estar abierto el proyecto que
proporciona los recursos a compartir ; luego
del menú Herramientas , Compartir recursos ,
escoger la opción Compartir recursos .. Esto
dar como resultado la caja de dialogo del
mismo nombre que tiene el aspecto que se
muestra a continuación:

con S10
En esta caja de dialogo se debe tener en cuenta la siguiente:
Utilizar recursos propios: Seleccionar para compartir recursos únicamente desde

dentro del archivo de proyecto activo .Esta opción desactiva
cualquier compartición de recursos identificada
previamente.
Usar recursos de: seleccionar esta opción para especificar otro archivo de
proyecto abierto que contenga los recursos que desee
compartir en el archivo de proyecto activo. Escoger de la
lista el proyecto que se encuentra abiertos, menos el
proyecto activo). En el caso de la ilustración anterior, menos
el proyecto que proporcionara los recursos de denomina
Fondo de recursos.mpp
Si hay conflicto con la información de recursos o calendarios
El fondo de recursos tiene prioridad: Seleccionar esta opción para dar prioridad al archivo del
fondo de recursos en caso de que se produzca algún
conflicto con el calendario u otro recurso en los archivos
compartidos entre el proyecto activo y el proyecto del fondo
de recursos.
El proyecto compartidor tiene prioridad: Seleccionar esta opción para dar prioridad al archivo de
proyecto activo en caso de producirse un conflicto con el
calendario u otro recurso en los archivos compartidos entre
el proyecto activo ye l proyecto del fondo de recursos.
IMPORTANTE: Los recursos compartidos aparecerán en todos los proyectos en los que se compartan
proyectos, es decir que el Fondo de recursos de todos los proyectos será el mismo
A partir de esta modificación en el fondo de recursos, por defecto de haber compartido los fondos, se
puede efectuar la Asignación de recursos en la misma forma explicada en el Capitulo referente a
Recursos, pues estarán disponibles todos los recursos compartidos para cada proyecto.
Para efecto de obtener información de con que proyectos se estarán compartiendo los recursos,
teniendo como ventana activa el proyecto cuyos recursos compartidos para cada proyecto.
Para defectos de obtener información de con que proyectos se esta compartiendo los recursos
,teniendo como ventana activa el proyecto cuyo recursos se han compartido ( es decir, el proyecto que
proporciona los recursos ,tal como Fondo de recursos .mpp , en el caso de ejemplo) , en el menú
Herramientas ,Compartir recursos escoger Compartir recursos . A pesar de ser el mismo comando que
se utilizo para compartir los recursos, cuando estos ya están compartidos y en la ventana activa se
encuentra el proyecto que proporciona recursos a compartir, la caja de dialogo que aparece cambia
de aspecto a la siguiente:

con S10
En esta caja de dialogo aparece “<nombre de archivo>” es un fondo de recursos, indicando que los
recursos de este archivo se encuentran compartidos con otros proyectos .Los elementos de esta caja
dialogo tienen el siguiente uso:
Vinculo para compartir: Presenta una lista de los archivos de proyecto a los cuales el
archivo esta vinculado como fondo de recursos .Indica la
Línea de Comando de acceso completa y el nombre de todos
los archivos de proyecto asociados .Seleccionar los archivos
de proyecto que se desee abrir o desvincular de este fondo
de recursos.
Abrir en modo solo lectura: Seleccionar para abrir los archivos seleccionados con el
atributo de Solo Lectura.
El fondo de recursos Seleccionar esta opción para dar prioridad el fondo de recursos
tiene prioridad: actual si se produce algún conflicto de calendario u otros
recursos entre el archivo activo y el archivo del fondo de recursos
en el caso de los recursos compartidos.
El proyecto Seleccionar esta opción para dar prioridad da al archivo de

compartidor tiene proyecto activo que esté utilizando los recursos de este archivo
prioridad: de fondo si surge algún conflicto de calendario y otros recursos
entre el archivo activo u el archivo del fondo de recursos en el
caso de recursos compartidos.
Abrir: Este botón se activara si se ha seleccionado al menos un archivo .Si

en la lista aparecen más archivos que el numero de ventanas de
proyectos disponibles, ms Project ofrecerá la opción de crear un
proyecto consolidado.
Abrir todos: se utiliza para abrir todos los archivos que aparecen en la lista
Vínculos para compartir .Si en la lista de vínculos para compartir
aparece más de un archivo, Ms Project creara un proyecto
consolidado con los archivos de la lista.

con S10
Romper Vínculos Permite desvincular los archivos seleccionados del fondo de recursos
actual. Los vínculos entre los archivos de proyecto seleccionados y el
fondo de recursos cesarán de existir. Este botón se activará sólo si se
ha seleccionado cuando menos un archivo en la lista Vínculos para
compartir.
IMPORTANTE.- Microsoft Project 2003 almacena la información de asignación en los proyectos

compartidores y en el fondo de recursos. Si un compartidor está disponible, Microsoft Project
utilizará la información almacenada en este archivo. Si el compartidor no estuviese abierto, utilizará
la información duplicada en el fondo de recursos.

con S10
SEGUIMIENTO DE PROYECTO
Al finalizar el capítulo el alumno lograra:
Efectuar el seguimiento del proyecto comparado los parámetros programados con los actuales
Temas:
Concepto Básico de seguimiento o Administración del proyecto.

Guardar la línea de base del proyecto.
Actualizar según programación.
Actualizar tareas.
Reprogramar tareas.
Crear planes provisionales

con S10
CONCEPTOS BÁSICOS
El seguimiento del proyecto significa actualizar la información real a una fecha definida y analizar
periódicamente la ejecución del proyecto una vez que se ha iniciado .Al finalizar la etapa de
programación y antes que el proyecto se inicie ,se definió una line a de base ,que es una copia de la
programación original y que, en principio ,no debe cambiar .Durante la ejecución del proyecto ,se
compara la programación original y que en ,principio no debe cambiar .Durante la ejecución del
proyecto ,se comprar la programación actual con la prevista (Linea de base). Por lo tanto se puede
decir que el seguimiento se inicia cuando se guarda la Line de base .Este Comando ,como se expreso
,”congela los datos que constituyen los valores previstos durante la fase de programación contra los
cuales se contrastaran la información de los valores actuales que realmente cambian durante la
ejecución.
Por lo tanto ,crear la programación es solo el primer paso para una administración exitosa del proyecto
, ,un correcto seguimiento ,constituye la mejor forma de asegurar la culminación satisfactoria del
proyecto ,dentro , o lo más cerca posible ,de los parámetros de programación definidos en la primera
fase. Realizar un seguimiento del progreso ofrece varias ventajas, pues permite:
 Identificar y resolver los problemas antes que se produzca o, en el peor de los casos, cuando
recién se producen y aun es posible rectificar sin que genere males mayores.
 Generar informes de estado para la administración y los participantes en el proyecto.
 Conservar datos históricos que ayuden a planificar similares proyectos futuros de una forma
más precisa.
Actualizar el proyecto es un proceso constante de modificación de la programación cambiante e ingreso

de la información actual. Bajo la premisa que modificaciones en las tareas previas afectara las fechas
de inicio y fin de tareas futuras, Ms Project incorpora esta información y calculara la programación par
las tareas futuras. La programación cambia pero no la Línea de base que permanece son afectarse.
SUGERENCIA.- durante la fase de Seguimiento, se deberá prestar especial atención a las áreas
críticas, puesto que cualquier cambio en éstas puede afectar la fecha de fin del proyecto
Información que es recomendable actualizar
Después de crear una programación y establecer un plan previsto (Línea de base), se podrá actualizar la
programación tan frecuente como se desee para seguir el progreso y evaluar el estado de cada tarea
con la finalidad de mantener correctamente la información pertinente de la programación. Se puede
seguir la información incluida en el plan previsto, en forma mínima o en detalle.
Un Seguimiento mínimo se debe llevar a cabo si sólo se desea controlar las fechas reales de comienzo o
fin de cada tarea, comparando estas fechas con las fechas previstas de comienzo o fin. Este seguimiento,
básicamente, se utiliza cuando no se han asignado recursos a las tareas o el proyecto es tan pequeño
que no justifica mayor esfuerzo de seguimiento.

con S10
El Seguimiento detallado se lleva a cabo cuando es preciso seguir la programación con cierto grado de
detalle, controlando algunas o todas las siguientes variables del proyecto:
 Fecha de comienzo y de fin de las tareas.

 % completado o % físico completado de cada tarea
 Duración real y Duración restante de las tareas
 Costo del proyecto, de las tareas individuales y de los recursos.
 Horas de trabajo en que se ha completado cada tarea.
Los resultados de la información del seguimiento detallado se pueden usar para seguir el progreso de las
tareas, controlar los costos y planificar el personal del proyecto, así como para planificar futuros
proyectos más eficazmente.
IMPORTANTE.- El campo % completado muestra el estado actual de una tarea, expresado como el
porcentaje completado de la duración de la misma. Se puede indicar el % completado o dejar que Microsoft
Project lo calcule en función de la duración real, mediante la fórmula siguiente:
% completado = Duración real Duración
Cuando se crea una tarea por primera vez, el % completado es 0%. En cuanto se indique la Duración real, la
Duración restante o el trabajo real (que obviamente afecta a la duración real) Microsoft Project calculará el
% completado.
El campo % físico completado muestra un valor ingresado de porcentaje completado que se puede utilizar
como alternativa para calcular el CPTR (costo presupuestado del trabajo realizado). Este campo también se
conoce como % completado del valor acumulado. A diferencia del campo % completado, el campo % físico
completado es independiente de los valores de Duración total o duración real que se utiliza en el campo %
completado para calcular CPTR.
Por Ejemplo.- un proyecto de construcción de una pared consiste en apilar 100 piedras en cinco niveles. Para
colocar la primera fila de 20 piedras se necesitan 20 minutos, pero para colocar la segunda se necesitan 25
minutos, ya que hay que levantar las piedras una fila, así que se necesita algo más de tiempo. Para la tercera
fila se necesitarán 30 minutos, para la cuarta 35 y para la ultima 40 minutos, lo que hace que la tarea
demande un total de 150 minutos para completase. Después de colocar las tres primeras filas, se puede decir
que el proyecto tiene un % físico completado igual a 60% (ha colocado 60 piedras de 100). Sin embargo, ha
necesitado 75 de los 150 minutos, por lo que en términos de duración, el trabajo tiene un % completado de
sólo 50%.
Dependiendo de cómo se pague dicho trabajo (es decir, cómo se acumula el valor, por piedras o por horas) se
puede elegir el valor del % completado o el valor del % físico completado en la tarea para reflejarlo
correctamente en el análisis del valor acumulado. El método predeterminado es el cálculo del % completado;
sin embargo si alguna tarea se medirá por % físico completado, seleccionar la tarea y en la caja de dialogo
información de la tarea, separador Avanzado, seleccionar el Método del valor acumulado:

con S10
GUARDAR LA LINEA DE BASE DE UN PROYETO
Una línea de base es un conjunto de estimaciones clave del proyecto original .Esta conjunto consta de
los valores originales de tareas, recursos ,asignaciones y costos que se especifican en el plan de l
proyecto se encuentra listo para su ejecución ,se debe guardar su Línea de base .Una línea de base es
fundamental para llevar a cabo un adecuado seguimiento del progreso del proyecto ya que las
estimaciones originales que contiene son puntos de referencia permanentes con los que se debe
comparar la informaciones actualizadas de tareas ,recursos ,asignaciones y costos (incluida la
información real registrada ) que introduce en el plan de proyectos a medida que este progresa
Ejemplos de información real son duraciones de tarea reales ,costos de los recursos de fase temporal y
trabajo completada ala asignación .
Todo proyecto constituye una experiencia de la que siempre se aprende .Para aprovechar al máximo la
experiencia ,se puede crear un plan previsto que representa lo que se espera de l proyecto .Después
,cuando se hace el seguimiento el progreso , lo que se espera del proyecto .Después cuando se hace el
seguimiento el progreso , se utiliza esta línea de base para comparar el plan original (plan previsto) con
el curso planeado ,las que rebasaron el presupuesto original ,las que llevaron mas tiempo del planeado
,etc. Esta información se puede utilizar para evitar problemas en similares proyectos futuros y para
realizar mejores estimaciones de tiempo y presupuesto.
Para guardar la Línea de base de un proyecto, en el menú Herramientas, Seguimiento, escoger la opción
Guardar línea de base…

con S10
Esta acción dará lugar a la caja de dialogo Guardar

línea de base que tiene el aspecto que se muestra en
la derecha:
La línea de base se puede guardar para Proyecto

completo o para las Tareas seleccionadas .Por ejemplo
,si luego de haber finalizado la programación de un
proyecto aparece la necesidad de agregarle una
nueva tarea ,antes de iniciar la ejecución habrá que
guardar la línea de base para esa tarea .La información
de plan previsto (Línea de Base) se almacena en los
campos Comienzo previsto ,Fin previsto ,Trabajo
previsto ,Duración prevista y Costo previsto, y sirve,
como ya se dijo para contrastar con los datos reales
durante la etapa de seguimiento .Una Línea de base
guardada ,se puede borrar par reflejar cambios en la
programación que ocurra antes del inicio de los
trabajados en si. Para borrar una Línea de base, del
menú Herramientas, seguimientos, escoger Borrar
Línea de base .Se puede borrar la Línea de Base del
Proyecto Completo o de las Tareas seleccionadas, tal
como se ve en la ilustración siguiente:
Notar que Ms Project muestra la fecha en que fue guardada la línea de base, en este caso, la primera
vez.
SUGERENCIA: Una vez comenzado el proyecto no es recomendable borrar la Línea de Base. Si

fuese necesario, se pueden guardar hasta 10 Líneas de base adicionales.

con S10
¿Qué información se guarda en una línea de base?
Información de tareas:
 Fechas de comienzo y Fin

 Duraciones
 Trabajo
 Costos
 Tareas divididas
 Trabajo de fase temporal
 Costos de fase temporal
Información de Recursos
 Trabajo
 Costos
 Costos de Fase temporal
Información de asignaciones
 Fechas de comienzo y fin

 Trabajo
 Costos
 Costos de fase temporal
¿Cuándo no debe crearse una Línea de base?
Lo ideal es crear la Línea de Base después de terminar de elaborar y perfeccionar el planeamiento del
proyecto .Dado que la Línea de base proporciona los puntos de referencia con los que se puede
comparar el progreso del proyecto real, debe incluir las mejores estimaciones de duración de las
tareas , de las fechas de comienzo y fin , de los costos y de otras variables del proyecto que se daban
controlar.
Si la información de la Línea de Base difiere de los daros actuales, significara que el plan original no es
preciso .Normalmente, esta diferencia se produce si ha cambiado el ámbito o la naturaleza de l
proyecto. Silos participantes del proyecto están de acuerdo en que la diferencia lo justifica, entonces
en cualquier momento durante el proyecto podrá modificar o adaptar la Línea de base.
Puede resultar especialmente útil guardar varias líneas de base (hasta 11) en caso de proyectos largos
o en proyectos en que las tareas programadas o los costos han variado mucho y los datos de la línea
de base inicial ya no son validos.

con S10
Es decir, cuando los valores iníciales se modifican de tal forma que es necesario reflejar de manera mas
cercana lo que resta de un proyecto largo cuyas tareas recurso o asignaciones puedan haberse
alterado demasiado por defecto de retrasos en la parte inicial de la programación .
Aunque la creación de una línea de base sirve para que el proyecto sea lo mas útil posible al permitir
comparar la información actual con la información de la línea de base, en determinadas ocasiones la
línea de base no resulta muy útil. Por ejemplo, puede que por razones de tamaño del proyecto puede
tener un numero de tareas tan reducido que se puede controlar su progreso mentalmente .O bien, la
duración de l proyecto puede ser tan corta que no justifica gastar tiempo en realizar un seguimiento de
las tareas.

con S10
ACTUALIZAR EL PROYECTO SEGÚN PROGRAMACION
Cundo el proyecto se ha iniciado y se requiere efectuar un seguimiento de las tareas , un buen punto de
partida para efectuar la comparación de los valores actuales contra los previstos consisten en Actualizar
según programación .Ms Project asumirá que
las fechas reales de Comienzo y Fin de las
tareas ,así como sus Duraciones y Asignaciones
no han variado con referencia a lo provisto .Es
decir ,es la condición ideal del proyecto ,en la
que todo se desarrolla exactamente como se
previo .Se puede actualizar según
programación o todo proyecto en la que todo
se desarrolla exactamente como se previo. Se
puede actualizar según programación a todo
el proyecto o a algunas tareas seleccionadas
previamente .Para actualizar según
programación a todo el proyecto o a algunas tareas seleccionadas previamente .Para actualizar según
programación ,del menú Herramientas , Seguimientos ,escoger la opción Actualizar proyecto ,que dará
lugar a la caja de dialogo del mismo nombre.
En esta caja de dialogo ,se establece que se puede Actualizar el trabajo completado a una fecha por
definir (en forma predeterminada, aparecerá la fecha de hoy ) por porcentaje completado , y luego
establecer si se actualiza par el proyecto completo o para las Tareas seleccionadas ,tal como aparece
en la ilustración que sigue :

con S10
Los elementos de esta caja tienen la siguiente utilidad:
Seleccionar este botón de opciones para actualizar el trabajo que se haya

Actualizar trabajo realizado efectivamente. Se debe ingresar la fecha a la que se desea
completado al actualizar la programación (en forma predeterminada aparecerá la fecha
actual, si no se ha definido una fecha de estado). Al seleccionar esta
opción Ms, Project considerara las fechas programadas como fechas
reales configurando el campo % completado para que refleje esta
situación.
Por porcentaje completado: seleccionar para que Ms Project configure el

porcentaje completado dentro de un rango de cero a cien. Las tareas que
no hayan comenzado se configuren el porcentaje completado dentro e un
rango. Configuran como 0% .Las tareas completadas se configuran la
100% .Si una tarea se encuentra en curso Ms Project calculara el
porcentaje completado teniendo en cuenta la fecha de definida y
configura el % completado a dicho valor .Esta opción dará el mismo
resultado que aplicar el botón Actualizar según programación de la Barra
de herramientas Seguimiento que se vera a continuación . Solo al 0% o al
100% seleccionar par que Ms Project configure el porcentaje completado a
cero a cien .Las tareas que no hayan comenzado se configuraran a cero .Las
que no hayan comenzado se configuraran a cero .Las que hayan sido
completadas, a cien .Si una tarea se encuentra en cursos, Ms Project dejara
el porcentaje el porcentaje completado en cero.
Reprogramar Activar este botón de opciones par que Ms Project reprograme el trabajo
trabajo restante que reste por hacer a partir de la fecha que se ingrese ( en forma
desde: predeterminada aparecerá la fecha de hoy ) .
Para: Seleccionar Proyecto completo para configurar la información real a todas

las tareas del proyecto .Seleccionar Tareas seleccionadas par configurar la
información real de todas las tareas seleccionadas para configurar la
información real únicamente de las tareas seleccionadas.

con S10
El mismo efecto se obtendrá utilizando la Barra de herramientas Seguimiento, que par ser activada
requiere ir al menú Ver, Barra de Herramientas, y seleccionar Seguimiento .Para actualizar todo el
proyecto con este método:
A. Seleccionar todas las tareas haciendo clic en el botón que se encuentra sobre el Id numero 1
B. Hacer clic sobre el botón Actualizar según programación, tal como se muestra a continuación.
Esto hará que las tareas se actualicen hasta la Fecha de estado definida en la caja de dialogo
información del Proyecto ( si no hubiese definido una fecha de estado ,Ms Project asume como tal la
fecha de hoy ), mostrando en el Diagrama de Gantt las barras de progreso .Para las tareas finalizadas
,en la columna Indicadores aparecerá el icono () y al colocar le puntero del mouse encima del icono
,informara cuando se completo la tarea:

con S10
ACTUALIZAR TAREAS
Cuando se administra un proyecto, es importante controlar si las tareas comienzan o finalizan a tiempo.
Las tareas que comienzan o finalizan tarde pueden desorganizar la programación al retrasar las fechas
de comienzo o de fin de las tareas relacionadas y , por tanto retrasar la fecha de finalización del
proyecto .A su vez ,las tareas que comienzan o finalizan antes de lo previsto liberan recursos que
pueden trabajar en otras tareas de la programación .Recordar que lo satisfactorio es que el proyecto
finalice en las fechas programadas o en una fecha bastante cercana .Un proyecto que acaba en
condiciones normalmente, en mucho retrasos o con mucho adelanto, generalmente indica gruesos
errores en la programación ,por exceso o por defecto .
Para efectuar la actualización de las tareas

previamente seleccionadas ,se puede escoger la opción
Actualizar tareas … del menú Herramientas ,
Seguimientos , o también el botón del mismo nombre
que se encuentra en la Barra de herramientas
Seguimientos y que tiene el aspecto de que se muestra
a al izquierda .
IMPORTANTE: Si se selecciona mas de una tarea, algunos elementos de la caja de dialogo

actualizar tareas
Actualizar tareas permite un seguimiento detallado de las tareas y Ms Project actualizara todas las
tareas seleccionadas con la información que se especifique .Después de introducida la información en la
caja de dialogo Actualizar tareas, se realizaran los cálculos necesarios y cambiaran los valores en los
campos efectuados.
Esta caja de dialogo y los elementos que la componen tiene las funciones que se indican a continuación:

con S10
Nombre: Muestra el nombre de la tarea seleccionada. Es un campo que se puede

editar.
Duración: Muestra la duración actual de la tarea seleccionada. Es un campo que no se

puede editar. Se calcula por la formula siguiente:
Duración = Duración real + Duración restante
% completado: Permite ingresar el porcentaje de al tarea que haya sido completado (avance
de a tarea). Si se ingresa un porcentaje, Ms Project configurara la fecha de
comienzo real de la tarea para que coincida con la fecha de comienzo
programada. Si se ingresa 100%, Ms Project configurara también la fecha de
fin de la tarea par que coincida con la fecha programada .En cualquier caso,
calculara los valores de Duración real y Duración restante basados en el valor
de Duración actual. Project utiliza la formula siguiente par calcular este valor:
%completado =Duración real / Duración
Duración real: Se utiliza para ingresar la duración real de la tarea. Si la tarea está en curso,
este numero representa el tiempo real invertido hasta el momento en la
tarea; es decir, la cantidad efectiva de tiempo laboral que se ha utilizado hasta
el momento. Microsoft Project actualizará la Duración actual y la Duración
restante para que esté de acuerdo con la duración real que se haya
introducido. Las tareas no comenzadas tendrán una duración real igual a cero.
Duración restante: Se usa para ingresar la Duración restante de la tarea que representa la
cantidad de tiempo que deberá invertirse, desde el momento actual, para
completar la tarea en curso. Si se ingresa una Duración restante, Microsoft
Project calculará la duración actual. Si se ingresa una duración real y una
Duración restante, Microsoft Project cambiará la Duración actual para que
coincida con la suma de ambas.
Marco Estado Real: Se utiliza para ingresar las fechas de comienzo y de Fin reales de la tarea. Si se
introducen fechas reales, tendrán precedencia sobre cualquier otra
información que se haya introducido. Por ejemplo, si se introduce 60% en %
completado y una fecha Fin, Microsoft Project configurará el porcentaje
completado en 100%, porque se ha introducido la fecha en la que se da por
finalizada la tarea y, lógicamente, toda tarea finalizada alcanza ese %.
Marco Estado Actual: Muestra las fechas de Comienzo y de Fin programadas de las tareas. Si se ha
seleccionado, más de una tarea, los campos aparecerán en blanco, es un
campo que no se puede editar.
Botón Notas… Abre la caja de dialogo Notas en la que se podrá escribir cualquier nota para
agregar a la tarea.

con S10
Estrategias acerca de la introducción de la información de seguimiento
Si la tarea ya ha sido completada, para actualizar la información acerca de la misma utilizar cualquiera
de los siguientes métodos:
 Introducir las fechas reales de comienzo y de Fin

 Ingresar 100% en el campo % completado.
 Ingresar una Duración real de la tarea que sea igual a la Duracion actual.
Si la tarea ha comenzado pero aun no se ha completado, utilizar cualquiera de los siguientes métodos
para actualizar la información acerca de la misma:
 Ingresar la fecha de comienzo real y la duración real.

 Ingresar la fecha de comienzo real y el porcentaje completado hasta el momento.
 Ingresar la fecha de comienzo real, la duración real hasta el momento y la duración restante
necesaria para completar la tarea.

con S10
REPROGRAMAR EL TRABAJO DE TAREAS CON RETRASO
Cuando se actualiza el proyecto según programación, Microsoft Project calcula los valores de %
completado, Duración real y Duración restante en base a la Duración actual y a la Fecha de estado. En
caso una tarea se haya retrasado hay dos probables escenarios por los cuales puede haber ocurrido el
retraso:
 El trabajo se detuvo por algún motivo, como por ejemplo, la enfermedad de un recurso himno,
una falla mecánica en un recurso de equipamiento o la llegada tardía de recursos materiales. Es
decir que la cantidad de trabajo estuvo bien prevista, pero se retraso la fecha de fin ya que la
tarea no tuvo continuidad.
 La cantidad de trabajo necesario para efectuar la tarea estuvo mal prevista, ya sea porque
aparecieron trabajos adicionales, o porque los recursos no tuvieron el rendimiento laboral
esperado.
En el primer caso, es necesario que la tarea retrasada se reprograme para que la fracción no ejecutada
aun se realice a partir de una nueva fecha. Por ejemplo, según la caja de dialogo Actualizar tarea de la
pagina 190, la tarea sanitarios comenzó en la fecha prevista u de acuerdo a lo programado o previsión
una duración real de 7 días y una Duración restante de 1 día ya que su Duración actual es de 8 días.
Asumiendo que el % completado real es de 60%, la duración real deberá ser de 4.8 días (60% de 8 días) y
la restante de 3.2 días (40% de 8 días) ya que no han variado los 8 días de duración actual. Sin embargo,
según la programación la tarea debería estar al 88% si el trabajo se hubiese llevado de acuerdo a lo
programado. Al actualizar termina en fecha anterior a la fecha de estado (que en el ejemplo es el día de
hoy 17/5/2008), tal como muestra la ilustración siguiente:
Obviamente el componente de Duración restante no se podría ejecutar cuando ya la fecha en que

debió hacerse ha pasado y por tanto es necesario reprogramar la tarea par que el trabajo necesario
para terminar la tarea durante la Duración restante realice a partir de la fecha .Para esto terminar la
tarea y hacer clic sobre el botón Reprogramar trabajo de a Barra de herramientas Seguimiento .

con S10
Reprogramar trabajo : Programa de Duración restante de las

tareas seleccionadas para que continúe a partir de la fecha
actual .Esto quiere decir ,que si en la fecha actual una tarea se
encuentra con retraso ,moverá fecha de fecha de finalización ,a
partir de la fecha actual ,para que la duración restante sea la
misma .Por ejemplo ,si una tarea que estaba programada para
haber comenzado y aun no lo ha hecho , el uso de este botón
hará que la tarea se inicie en la fecha actual y , manteniendo la
duración restante ,cambiara la fecha de finalización .En el caso
del ejemplo ,la reprogramación dará como resultado una división
de la tarea de tal forma que el segmento faltante de trabajo se
efectúe a partir de la fecha sin variar la Duración actual y por
ende la cantidad de trabajo .
En el segundo escenario, es decir cuando la tarea se retraso no por interrupción sino por otros motivos,
se deberá ingresar la Duración real (o sea la cantidad de días de trabajo que falta para concluir
correctamente la tarea). Por ejemplo ,la tarea Estructura ,debería haber finalizado al actualizar según
programación (es decir ,que su comienzo previsto era el 9/5/2006 y su fin previsto el 15/5/2006 y
la fecha actual es 17/5/2006 ,tal como muestra la ilustración que sigue :

con S10
Se determinar que a pesar de haber trabajo todos los días ,es decir los 5 días previsto ,aun restan 3
días para finalizar .Esto quiere decir que se trabajara tres días más de Duración actual (15 que debió
finalizar al 17 que es la fecha actual : ahora será 8 días ) y la Duración restante es de 3 días .Estos datos
se ingresaran en la caja de dialogo Actualizar tareas ,tal como muestra la ilustración siguiente :
Al aplicar los nuevos datos actualizados, la tarea se reprogramo bajo control total del usuario y el
resultado será el siguiente:
La Duración actual de la tarea ha aumentado a 8 días y el % completado ha sido recaculado a 63% (5

días de Duración real entre 8 días de Duración actual). Luego, reprogramar la tarea según se vio antes en
este mismo Capitulo.

con S10
Uso de la Fecha de Estado
La fecha de estado es un valor que se define par que Ms Project efectué ciertos cálculos relacionados
con el seguimiento del proyecto, tomado como referencia esa fecha .Se puede utilizar par lo siguiente:
 Calculo de Valor acumulado. El valor acumulado es la medida del costo del trabajo realizado
hasta la fecha de estado o la fecha actual .tal como se expreso en el Capitulo 9 sobre los Costos
del Proyecto .El valor acumulado utiliza las estimaciones originales de costo y el trabajo real
hasta el momento presente para mostrar si os costos reales incurridos están dentro del
presupuesto. Es decir, el valor acumulado indica la cantidad de presupuesto que debería
haberse gastado, teniendo para la tarea, la asignación o el recurso. El valor acumulado
también se conoce como Costo Presupuesto del Trabajo Realizado(CPTR)
 Distribución del % completado. Cuando se desea calcular el % de avance del trabajo (%

completada), la fecha de estado permite distribuir este valor, desde estado definida.
 Uso de las Líneas de progreso .Las líneas de progreso que se verán a continuación, permiten
visualizar e imprimir líneas en el Diagrama Gantt que marcan el progreso –avance de las
tareas o el estado del avance con respeto a esas líneas.
Para definir la Fecha de estado, se debe utilizar la caja de dialogo Información del proyecto, < nombre
del proyecto .mpp> que se vio en el Capitulo 2, en Ingreso de la información básica del proyecto, es
decir, activando la opción información del proyecto en el menú proyecto, donde se definirá la fecha en
el cuadro de lista respectivo.
IMPORTANTE.- si el valor ingresado en el cuadro Fecha de estado es NA, Microsoft Project

asume la fecha de hoy como Fecha de estado.

con S10
Línea de Progreso
Para crear una representación visual del progreso del proyecto, es posible mostrar líneas de progreso en
el Diagrama de Gantt. Para una fecha determinada, Microsoft Project dibuja una línea de progreso que
conecta las tareas en curso, es decir tareas que tienen un % completado, y crea un gráfico en e diagrama
de Gantt con picos –o extremos- dirigidos hacia la izquierda para indicar el nivel de trabajo programado
y picos dirigidos hacia la derecha para indicar el trabajo que va por delante de la programación. La
distancia horizontal entre el pico y la línea vertical representa el grado de adelanto o retraso de la tarea
con respecto a la programación en la fecha de progreso.
Se pueden mostrar múltiples líneas de progreso para las diferentes fechas del proyecto y cambiar su
aspecto. Asimismo, es posible mostrar líneas de progreso relativas al plan real o a una línea base
guardada del mismo.
Para instalar una o más líneas de progreso, en

el menú Herramientas, Seguimiento, escoger
la opción Líneas de progreso. Este comando
dará lugar a la aparición de la caja de dialogo
Líneas de progreso, similar a la que se muestra
a continuación:

con S10
Los elementos de esta caja de diálogo permiten definir, en su separador Fechas e Intervalos, lo
siguiente:
Marco Mostrar siempre Si está activada, permitiré definir en que fechas se mostrará la línea
la línea de progreso de progreso en el diagrama de Gantt, dependiendo de si se escoger la
actual opción En la fecha de estado del proyecto o En la fecha actual.
Marco Mostrar líneas de Este marco opera en forma similar a la configuración de las tareas
progreso a intervalos repetitivas que se vieron en el capítulo 3, siendo la única diferencia
repetitivos que no se pueden configurar líneas de progreso para que se repitan
anualmente. Las opciones que se escojan determinaran la cantidad y
ubicación en el tiempo de las líneas de progreso.
Marco Mostrar las Si está activada, permite establecer otras fechas diferentes a las
Líneas de progreso anteriores. Es decir, que no sean la fecha actual ni de estado y que no
seleccionadas constituyan fechas repetitivas. Para definir fechas en las que se
mostraran las líneas de progreso, en cada línea de la tabla de Fechas
de la línea de progreso se debe ingresar una fecha o abrir la lista para
escoger del calendario la fecha en que se desea aparezca la línea de
progreso en el Diagrama de Gantt.
En cualquiera de los casos anteriores, las líneas de progreso se pueden contratar contra el Plan previsto-
planeamiento de líneas de base- o el Pla real – que es ingresado-, según se escoja en el marco Mostrar
Líneas de progreso en relación al.
También se puede agregar una línea de progreso en el diagrama

Gantt usando el mouse. Para hacerlo, activar la barra de
herramientas Seguimiento en la que se encuentra el botón Agregar
línea de progreso, que tiene el aspecto que se muestra a la izquierda.
Activarlo, y luego hacer clic sobre el área del Diagrama de Gantt en la
ubicación donde se desee pegar la línea de progreso. Observar que el
puntero del mouse toma una forma similar a la que aparece en la
ilustración de la izquierda.

con S10
CREAR PLANES PROVICIONALES
Un Plan provisional es un juego de fechas de comienzo y fin de tareas y, algunas veces, información de
recursos y costos, que se puede guardar durante ciertas fases del proyecto. Es posible comparar un Plan
provisional con el plan previsto para controlar el progreso del proyecto. Se pueden guardar hasta diez
planes provisionales. Para crear un plan provisional, en el menú Herramientas, Seguimiento, activar la
opción Guardar Líneas de base… con este comando aparece la caja de dialogo Guardar línea de base,
similar a la que se vio anteriormente, y que permite guardar un plan provisional:
Guardar Plan provisional seleccionar para crear un plan provisional del proyecto. Microsoft
Project copiará los campos de comienzo y de fin seleccionados en el
cuadro En:. De esta manera se creará un plan provisional. Se puede
utilizar Guardar plan provisional para copiar todas las fechas de
comienzo y de fin programadas en Comienzo1/fin1 y sucesivamente
hasta 10 planes. Mostrando los campos Comienzo# y Fin#, en una
presentación tipo tabla, se podrá ver las fechas de comienzo y de fin
que tenían las tareas el día en que se guardó el plan provisional.
Copiar Seleccionar los campos que se han de utilizar para crear el plan
provisional. Por ejemplo, si se desea crear un plan provisional
utilizando el plan previsto, seleccionar Comienzo/Fin Previstos.
En seleccionar los campos que se utilizarán para guardar el plan

provisional. Los planes previstos se guardan en los campos Comienzo
Previsto y fin Previsto. Si se va a crear un plan provisional, se debe
escoger cualquiera de las combinaciones de campos comienzo/Fin
que tenga un indicador numérico, tales como Comienzo5/Fin5.

con S10
Se puede guardar un plan provisional para el Proyecto Completo o para las Tareas seleccionadas, según
se escoja en el botón de opción Respectivo.
Para ver una planificación provisional después de haberla guardado, editar o crear una presentación de
tabla para agregarle columnas que muestren los campos Comienzo#/y Fin#. Por Ejemplo, si se creó un
plan provisional utilizando los campos Comienzo1 y Fin1, agregar dichos campos a la tabla. El resultado
de agregar estos campos y campos Comienzo previstos y Fin previsto a una tabla de personalizada,
podría ser similar al de la ilustración que se muestra a continuación:
En esta tabla se puede apreciar las diferencias entre las fechas de fin previstas y las del plan provisional
Fin 1 en la tarea Arquitectura, así como en los comienzos Previsto y Comienzo 1 de la tarea Estructuras.
¿Cuál es la diferencia entre un Plan previsto y un Plan provisional? Un Plan previsto es el conjunto de
fechas de comienzo y Fin, Duraciones, Trabajo y estimaciones de Costo Originales que se guarda
después de completar y perfeccionar el planeamiento del proyecto pero antes de que éste comience. Es
la referencia principal con la que se comparan los cambios durante la ejecución del proyecto. Además,
guarda cerca de 20 datos diferentes, incluidos los totales y la información de tareas, recursos y
asignaciones de fase temporal.
Un Plan provisional es el conjunto de datos actuales del proyecto que se guarda después de comenzar el
proyecto y que se compara con el Plan previsto para evaluar la forma en que se desarrolla el progreso
del proyecto. Un plan provisional guarda Sólo dos datos, las fechas actuales de Comienzo y Fin de las
tareas en momentos determinados.
Ver la Estadística global del proyecto
Una fácil y buena manera de comprender la forma total en que se desarrolla un proyecto, consiste en
analizar los valores globales del proyecto calculados por Microsoft Project en base a los valores previstos
e ingresados durante la actualización.
Para mostrar la caja de dialogo, utilizar el botón Estadísticas del

proyecto de la barra de herramientas seguimiento o también el
botón Estadística en la caja de dialogo Información del proyecto
(Menú Proyecto, opción Información del proyecto…)

con S10
Esta caja de dialogo muestra y compara la información actual, de la línea de base (Previsto), real y la
variación de las fechas de comienzo y fin del proyecto. Además, muestra información acerca de la
duración del proyecto, del trabajo, del costo y del porcentaje completado.
Toda la información de la caja de dialogo Estadísticas del proyecto es calculada por Microsoft Project y,
por lo tanto, no es posible editarla.

con S10
COSTOS EN EL PROYECTO
Comprender el tratamiento que da Project a los costos del proyecto
Temas:
Tipos de Costos.
Estrategias para reducir costos.
Costos fijos de la tarea
Uso de la tabla de costos
Análisis del valor acumulado.

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IMPORTANCIA DE VERIFICAR LOS COSTOS DE PROYECTO
Para la mayoría de los jefes de proyectos, el costo es un aspecto importante en el desarrollo y

control de los proyectos. Por ejemplo, los factores relacionados con los costos determinan la
rapidez con que se llevan a cabo las tareas y la forma en que se emplean los recursos, tales como
trabajadores, equipamiento y materiales. En algunos casos, el éxito de un proyecto se puede medir
por el acercamiento que se alcance entre los costos finales del proyecto y los costos
presupuestados o previstos. Existen múltiples razones por las que es recomendable examinar
cuidadosamente los costos del proyecto en forma periódica. Por ejemplo, al revisar los detalles de
los costos tareas y recursos, se puede:
 Centrar la atención en los costos de cada tarea para administrar mejor el proyecto.
 Utilizar la información de costo de las tareas o de todo el proyecto para la creación de

informes.
 Evaluar los costos de los recursos individuales y grupos de recursos.
Utilizando las herramientas de Microsoft Project se podrá ver los detalles de costos específicos de
distintas formas. Por ejemplo, si se desea ver:
 Cuánto suman los costos de asignación de recursos y los costos fijos de una tarea en
particular, se deberá ver el costo por tarea.
 Cuánto dinero se gasta en trabajo normal y horas extras o los costos de los recursos por
uso, se podrá ver el costo por recurso.
 Si el proyecto se encuentra dentro del presupuesto global, puede ver el costo total de todo
el proyecto.

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TIPOS DE COSTOS QUE UTILIZA MICROSOFT PROJECT
El costo total de un proyecto incluye todos los costos basados en tasas, costos por unidad de los
materiales, costos por uso y costos fijos introducidos para los recursos, áreas o asignaciones,
básicamente conformados por los siguientes elementos:
 Los costos de recursos de trabajo basados en tasas de recursos de trabajo, como personas o
equipamiento, a los cuales se han asignados tasas estándar y, si es necesario, tasas de horas
extra. Cuando se asigna un recurso a una tarea Microsoft Project calcula el costo total del
recurso utilizando las tasas de recursos por horas (estándar y horas extras) que se haya
introducido y el tiempo empleado en llevar a cabo la tarea. Por ejemplo, si a una tarea de 5
días de duración se le asigna un recurso cuya tasa estándar es de S/.5.00 por hora, el costo
total que este recurso cargará a la Tarea será:
Costo Total= 5días x 8 horas/días x 5 S/. /hora = S/.200.00
Estos costos pueden ser acumulados en la tarea de diversas formas según se haya configurado en la hoja
de recursos (Ver capítulo 6). Por ejemplo, si el método de acumular es Prorrateo, el flujo de caja se
desarrollará así:
Si el método de acumular es Comienzo, el flujo de caja para esa tarea será el siguiente:
Por último si el método de acumular es Fin, el flujo de caja se desarrollará de la forma que sigue:
 Los costos de materiales basados en tasas son los costos de los recursos materiales
consumibles, tales como materiales de construcción o suministros, a los que se ha asignado
tasa estándar. La tasa de los recursos materiales se asignan por unidad de material, como
metros cúbicos, millares o toneladas. Cuando se asigna un recurso material a una tarea,
Microsoft Project calcula, de forma predeterminada, el total de los costos de materiales
necesarios para concluir la tarea. Si a una tarea se le asigna 3 millares de papel que tienen un
costo unitario de S/.6.50 cada millar, el costo total que este recurso cargará a la tarea,
independientemente de su duración, será:
Costo = 3 millares x 6.5 S/. / Millar = S/. 19.50

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Los costos de los materiales se acumulan, igual que los recursos de trabajo de acuerdo a la forma en que
se configuró la hoja de recurso. Por ejemplo, si a una tarea cuya duración es de 5 días se le asignan 4
unidades de un recurso de material que tienen una tasa estándar de S/.50, el costo total del material en
la tarea será:
Costo Total = 4 unidades x 50 S/:/ unidad = S/:200.00
Si el método de acumular es Prorrateo, el costo por día será de S/: 40.00 (200 de Costo total dividido
entre 5 días) y el Flujo de caja de este recurso en la tarea se desarrollará de la forma siguiente:
Si el método de acumular es Comienzo, el Flujo de caja se Distribuirá así:
Si el método de acumular es Fin para las mismas condiciones, el flujo de caja se acumulará al final de la
tarea de la forma siguiente:
En los tres casos anteriores, el material es una sola cantidad asignada al total de la Tarea; es decir, que
para completar la tarea se requiere el uso de 4 unidades del recurso de material, cuyo costo se acumula
en la tarea de acuerdo a la forma en que se defina en la hoja de recursos.
Sin embargo, puede darse el caso que los recursos de material se vayan a consumir en cantidades fijas a
lo largo de la tarea, para lo cual se puede definir esa cantidad del recurso que se utilizará por unidad de
tiempo. Por ejemplo, en una tarea cuya duración es de 5 días, se utilizará por unidad de tiempo. Por
ejemplo, en una tarea cuya tasa estándar es de S/:50. Para definir que la tasa se aplica por unidad de
tiempo, hacer doble clic sobre el nombre de la tarea y en la caja de diálogo Información de la tarea,
hacer clic en el separador Recursos. Seleccionar el recurso de material y en el campo Unidades, escribir
el valor por unidad de tiempo, en este caso, 4/d (4 unidades por día)

con S10
El Costo Total de recurso de material, aplicado a la tarea sería a la tarea de ÇS/.1.000.
Costo = 5 días x 4 unidades/día x S/.50 = S/. 1,000.00
Para efectos del flujo de caja, si el método de acumular fuese Prorrateo, se consumirá cada día
S/.200.00 (50 S/. x 4 unidades), tal como muestra la ilustración siguiente:
En el mismo caso, si el método de acumular fuese Comienzo, el flujo de caja de la tarea será el siguiente:
Si el método de acumular fuese Fin, el flujo de cada se desarrollará así:
IMPORTANTE.- No confundir la forma en que se acumula el Costo del recurso de material en la tarea, con
la forma en que se usa el material. En el caso del ejemplo, la tarea requiere el uso de 4 unidades diarias de
material pero su costo puede estar acumulado al comienzo o fin de la tarea.
 Los costos por uso son tarifas establecidas por un único uso de un recurso. Se pueden
especificar costos por uso, además de los costos de recursos basados en tasas; por ejemplo, el
alquiler de equipamiento puede conllevar un único gasto de entrega o establecimiento cada
vez que se utilice (costo por uso), además del costo de alquiler por horas (tasa estándar y tasa
de horas extras). Los costos por uso no dependen jamás de la cantidad de trabajo que deba
realizarse. Son costos únicos que se asignan cada vez que se utiliza el recurso en una tarea.
Mientras que el costo por uso de un recurso material solo se aplica una vez independiente del
número del número de unidades asignadas. Por ejemplo, si recurso de trabajo albañil tienen
un costo por uso de S/.15.00 y se necesitan tres albañiles para realizar una tarea, el costo por
uso total en esa tarea será:
Costo por uso = 3 recursos x 15 S/. / Recurso = S/.45.00
Sin embargo, el recurso material cemento, con un costo por uso de S/.100.00 por puesta en obra, solo
se aplicará una vez independientemente de la cantidad de material a utilizar en la tarea. En forma
predeterminada, los costos por uso se acumulan a inicio de la tarea si el método de acumular es
comienzo o prorrateo; si el método de acumular es Fin, se acumulan al final de la tarea.

con S10
Por ejemplo, se asigna un recurso de trabajo a una tarea de 5 días de duración. La tasa estándar del
recurso es de 5.00S/. / Hora y su costo por uso de S/.100. El costo diario del recurso de trabajo será de
S/.40.00 (8 horas/día x 5 S/. / Hora). Si el método de acumular es Prorrateo, el flujo de caja mostrará el
primer día S/.
140.00 (100 del costo por uso + 40 de la tasa estándar diaria), tal como muestra la ilustración siguiente:
Si el método de acumular es Comienzo, el primer día mostrará S/.300.00 (100 del costo por uso y 200 de
la tasa estándar del recurso)
Si el método de acumular los costos está configurado a Fin, el flujo de caja mostrará S/.300 el último día,
producto de acumular en esa fecha la tasa estándar del recurso y su Costo por uso:
En caso se asignen 3 recursos de las mismas condiciones, es decir que tienen una Tasa estándar de 5 S/.
/ Hora y un costo por uso de S/.100.00, y el método de acumular Prorrateo, el flujo de caja se calcularía
de la forma siguiente:
Costo por uso = S/.100.00 x 3 unidades de asignación = S/.300.00
Costo por Tasa diario: 8 horas/día x 5 S/. / Hora x 3 unidades = S/.120.00
Por tanto el primer día se acumularán S/.420.00 (300 del costo por uso + 120 del Costo por tasa), y el
resto de días el costo por tasa:

con S10
Para las mismas condiciones pero con el método de acumular Comienzo, el flujo de caja mostrará S/.
900.00 en el primer día (300 del costo por uso + 600 del costo por tasa).
Igualmente, para el método de acumular Fin, el flujo de caja serla de la forma siguiente:
 Los Costos fijos son costos definidos para una tarea que permanecen constantes aunque varíe
la duración de la tarea, la cantidad de trabajo que realice un recurso o el número de unidades
de asignación. El costo de un recurso basado en tasas puede aumentar cuando una tarea
requiere más tiempo o disminuir si toma menos tiempo, pero un costo fijo nunca varía. Por
ejemplo,, si al recurso carpintero se le paga S/.5.00 por hora y el tiempo previsto de realización
de una tarea es de 56 días, el costo del recurso en la tarea será:
Costo = 5 días x 8 horas/día x 5 S/. /hora = S/.200.00
Pero si la tarea se prolonga a siete días, el carpintero recibirá más dinero del planeado inicialmente:
Costo = 7 días x 8 horas/día x 5 S/. / Hora = S/.280.00
Si al carpintero se le pagara un costo fijo por el

trabajo, entonces el costo no cariará
independientemente del tiempo que dure la tarea.
Pueden asignarse costos fijos a una tarea además
de costos de recursos basados en tasas. Por
ejemplo, si un recurso asignado a una tarea tiene
también gastos de viaje, estos pueden agregarse
como una cantidad fija a la misma tarea. Los costos
fijos están incluidos en los costos totales de las
fases (en tareas de resumen) y de todo el proyecto.
Para establecer un costo fijo en una tarea, del menú
Ver, tablas, seleccionar la tabla Costo

con S10
En la tabla de costo se puede definir:
A. El costo fijo a aplicar en la tarea

B. El método de acumular el costo fijo
IMPORTANTE.- Las versiones anteriores A Microsoft Project 2000 no disponen de información de

acumulación de costos fijos y, por lo tanto, cuando es abierto un archivo de proyecto hecho en una
inversión anterior a la indicada, se aplicará el método de acumular costos fijos predeterminados de
esa versión, es decir que el costo será acumulado al fin de la tarea.

con S10
CÁLCULO DEL COSTO TOTAL DE LA TAREA
Un factor importante en el proyecto, y que a menudo requiere de cierto nivel de análisis, es el costo
total de las tareas. La forma en que Microsoft Project calcula los costos totales es mediante la suma de
los costos parciales de las asignaciones de recursos de trabajo, de material, los costos por uso y los
costos fijos de la tarea, teniendo en cuenta los métodos de acumular costos en casa caso.
Por ejemplo a una tarea que tiene una duración de 5 días, se le asignan 3 recursos de trabajo cuya tasa
estándar es 5 S/. / Hora, con un costo por uso de S/.500.00 y el método de acumular es Prorrateo
(asumir que se trabaja 8 horas/día). También tiene asignado un recurso de material del que se utilizarán
3 unidades diarias y cuyas tasa estándar es de S/.135.00. Adicionalmente la tarea tiene un costo Fijo de
S/.1,350.00 cuyo método de acumular es Fin.
El flujo de caja para esta tarea será el siguiente:
La forma en que han calculado los costos de cada elemento es la siguiente:
Un presupuesto es, en realidad, la cantidad de dinero que se dispone para llevar a cabo un proyecto. En
Microsoft Project, no obstante, se puede introducir la información de costos para determinar los costos
totales que se requieren para concluir todas las tareas de un proyecto. Si esta información de costos es
guardada como el costo original o el plan previsto, se habrá establecido el presupuesto del proyecto. Es
más fácil hacer una gestión de costos cuando se dispone de un presupuesto, de tal manera que
comparando los gastos reales con los previstos se puedan hacer los ajustes necesarios para no exceder
el presupuesto.
Cuatro pasos para establecer el presupuesto del proyecto
Luego de haber comprendido la forma en que Microsoft Project trata el tema de los costos, se pueden
resumir en 4 sencillos pasos la forma ordenada en que se puede estructurar el presupuesto del
proyecto.
1er. Paso: Definir las tarifas.- para las tareas cuyo costo se desea basar en las horas de trabajo que
realicen los recursos en las mismas, Project calcula el costo basándose en una tasa que se aplica a cada
recurso asignado. Se debe especificar una tarifa estándar para cada recurso que haya ele en proyecto.
También puede asignar una tasa de horas extras por separado si desea contabilizar las horas extras

con S10
Trabajadas en la tarea. Adicionalmente, se especifican los nombres de los recursos materiales y la tarifa
a estándar que se puede aplicar al número de unidades de material que se asignan a la tarea.
2do paso: Especificar los Costos por uso : Los costos por utilización se computan como un costo global
único para el recurso de modo que cada vez que se asigna el recurso a una tarea ,se aplica este costo
único o costo por utilización y tarifas estándar del recuso.
3er Paso : Especificar los Costos fijos: Los costos fijos permiten asignar costos en el nivel de tareas ,e en
el nivel tareas de resumen e incluso en el nivel de proyectos .No es necesario asignar recursos para que
una tarea pueda tener costos fijos .Es una buena opción si no tiene intenciones de asignar recursos en el
plan del proyecto pero si quiere obtener estimaciones de los costos o si la tarea ,independientemente
de los recursos de trabajo y material asignados ,tiene un costo que no variara mi con la duración de la
tarea ,ni con la asignación de recursos.
4to Paso: Asignar los recursos: El último paso para crear el presupuesto del proyecto es la asignación de
recursos al proyecto y a las tareas, tal como se definió en el Capitulo 6.
Con estos simples 4 pasos se habrá obtenido el Presupuesto del Proyecto.

con S10
ESTRATEGIA SUGERIDAS PARA REDUCIR COSTOS
Cuando los costos acumulados excede el presupuesto, es muy importante decidir qué acciones se deben
tomar para mantener los costos bajo control .Los cambios que se realicen en la programación para no
exceder el presupuesto dependen de la importancia que de a los distintos aspectos. Uno de los
principales rubros que demanda atención del Administrador de proyectos es el costo previsto del
proyecto ,es decir , el presupuesto .Los proyectos ,generalmente ,se llevan a cabo bajo serias
restricciones presupuestales , y de allí la impotencia de hacer un seguimiento de los costos y tener en
claro las distintas estrategias para reducir los costos totales del proyecto , o cuan do menos mantenerlos
dentro de lo presupuestado .Cuales quiera que sean las acciones que se realicen para reducir costos
,deberán tener en cuenta sus efectos sobre otras tareas ,recursos y resultados del proyecto .Sin que la
información que se dará a continuación sea exclusiva ni excluyente ,algunas de las estrategias par
reducir los costos del proyecto son las siguientes:
Cambiar el ámbito o la calidad: Puede sacrificar la calidad utilizando recursos de trabajo menos
costosos, tales como personas con menos experiencias o materiales de calidad inferior, teniendo sumo
cuidado en evaluar el efecto que esto tendrá sobre el cumplimiento del objetivo del proyecto .También
se podría cambiar el ámbito quitando algunas de las tareas que se tenía previsto realizar, siempre y
cuando no se afecten la consecución del objetivo global del proyecto.
Sustituir un recurso por otro de mayor costo pero más experimentado y eficiente: Por ejemplo, un
recurso experimentado puede costar más pero podrá hacer el trabajo finalice más rápido que uno
menos experimentado. Debido a que un recurso más eficiente podrá hacer el trabajo en menos horas,
se puede pagar una tasa más alta y, sin embargo, reducir el costo de la tarea
Trasladar costos de mano de obra a equipamiento: Si adicionar equipamiento permite que los recursos
humanos trabajen significativamente mas rápido, se podrá ahorrar más en mano de obra que lo que se
gastara en maquinaria e equipamiento adicional .Por ejemplo, si se ha considerado para una tarea un
cargador frontal, se podría considerar alquiler sea menor que el costo de la mano de obra a utilizar por
no tener el equipo disponible.

con S10
COMPARTIR COSTOS USANDO LA TABLA COSTO
La tabla de costo proporciona información detallada acerca de los costos de cada tarea. Esta tabla
presenta columnas de información que hacen más fácil comparar los costos actuales, previstos,
variaciones entre estos, así como otra información, tal como se muestra en la ilustración que sigue:
El significado de cada una de las columnas, excepto la columna Id y Nombre de la Tarea, es el siguiente:
Costo fijo: Contiene el Costo fijo de una tarea .Es un valor ingresado.
Acumulación de costos fijos: Permite escoger y definir la forma en que los costos fijos de la tarea
serán aplicados al proyecto (Prorrateados, al Fin o al Comienzo de la
tarea)
Costos total: El costo total programado (Proyectado) de la tarea; también

denominado Costo Previsto al Termino (CPT). Este costo es la suma
de los costos variables generados por la asignación de recursos a la
tarea, más el costo fijo de la tarea si lo tuviera .Es un valor calculado.
Costo Previsto: Muestra los costos totales planificados para la tarea, tambien
denominado Costos total Presupuestado (CTP). El costo planificado se
calcula sumando los costos previstos de todos los recursos asignados
mas cualquier costo fijo previsto de la tarea –Es un valor calculado.
Variación: Presenta la diferencia entre los costos previstos y los costos

programados (estimada en el momento). Si la variación del costo es
negativa, el costo esta en ese momento por debajo de la cantidad
presupuestada o prevista; si la variación del costo es positiva, la tarea
está por encima de lo presupuestado.
Utiliza la formula siguiente para calcular la variación
Variación= Costo total – Costo Previsto
Es un valor calculado

con S10
Real: Muestra el Costo total real de la tarea hasta el momento, también

denominado Costo Real del Trabajo Realizado (CRTP). El costo real
Será cero si aun no ha comenzado el seguimiento del proyecto .El
costo real de un atarea es la suma de los castos reales de todos los
recursos asignados mas los costos fijos de la tarea hasta la fecha. En
la etapa de seguimiento, se puede introducir el costo real de cada
tarea en el campo Costo real del Formulario de recursos o del
Formulario de tareas .Si la tarea no tiene recursos asignados se
podrá introducir el costo real de la tarea .Es un valor calculado o
introducido.
Mostrar tareas con Costos mayor que el presupuestado
Es una práctica enfocar la atención en las tareas que tiene un costo mayor que el presupuestado, pues
una de las limitaciones que normalmente se impone a los proyectos es la economía. Una forma rápida
de encontrar las tareas cuyo costo sobrepasa al presupuesto (en la Línea de Base), consiste en aplicar,
en la Tabla Costo, el filtro Costo mayor que el presupuestado (tener en cuenta que los Filtros se verán
en el Capitulo) .El resultado podría ser similar al de la ilustración que se muestra a continuación:
Importante: Costo mayor que el presupuestado es un filtro calculado que muestra aquellas tareas cuyo
Costo (actual) es mayor que el Costo previsto (Línea de base
Examinar la asignación de recursos
Antes de encontrar la forma de recudir los costos, es necesario encontrar en que tareas los costos se
han incrementado. Aplicando la tabla Trabajo a la hoja de tareas se puede examinar la asignación de
trabajo a estas tareas, tal como se muestra en la ilustración siguiente:

con S10
En esta Tabla se podrá apreciar por ejemplo, si el Trabajo en la tarea Arquitectura se va a efectuar en las
horas previstas o en mayor o menor número de horas establecidos la Variación entre el valor previsto y
el actual .Esta tabla facilita el análisis de las asignaciones antes que se convierta en irreversible y es
particularmente útil durante la fase de seguimiento del proyecto.
RECORDAR: Microsoft Project prorratea los costos, de forma predeterminada, y calcula la acumulación
de costos en base al porcentaje de realización de una tarea, distribuyéndola a lo largo de la duración de
a la misma .Sin embargo, también puede hacer que los costos se acumulen al principio de un atarea si
tiene una cantidad global que se paga al comienzo, del final de una tarea si retiene el pago hasta que el
trabajo finalice.

con S10
ANALISIS DEL VALOR ACUMULADO
El análisis del valor acumulado es un método para medir el rendimiento de un proyecto. Indica la
cantidad del presupuesto que se ha gastado según la cantidad de trabajo realizado hasta la fecha y los
costos previstos de las tareas, asignaciones o trabajo realizado hasta l fecha los costos previstos de las
tareas, asignaciones o recursos realizados hasta la fecha y los costos previstos de las tareas,
asignaciones o recursos .En el centro del análisis del valor acumulado hay tres valores principales:
CPTP (costos Presupuestado del Trabajo Programado)
El campo CPTP contiene el costo previsto acumulado de fase temporal hasta l fecha de estado o la
fecha actual .Para calcular CPTP de una tarea, Ms Project agrega los costos previstos de fase temporal
de la tarea hasta la fecha de estado.
Por ejemplo, asumiendo que el costo previsto de una tarea es de S/ 5000.00 y que está distribuido
regularmente a lo largo de su duración (prorrateado) .Las fechas de comienzo y fin previstas de la tarea
son, respectivamente, el 1 de junio y el 1 de agosto. Si la fecha de hoy es 1 de julio, el CPTP de la tarea
será S/250.00 puesto que la tarea debería estar medio realizada.
Se compara el CPTP con el campo CPTR (costos Presupuestado del Trabajo Realizado) para determinar si
la tarea está retrasada o adelantada respecto de la programación en términos de costo .El campo VP
8variacopom de programación del calor acumulado) muestra la comparación de estos campos con
respecto al tiempo.
CRTR (costos Real de Trabajo realizado)
El campo CRTR muestra los costos contraídos por el trabajo realizado en una tarea, hasta la fecha de
estado del proyecto o hasta la fecha actual.
Cuando se crea un atarea por primera vez, el campo CRTR contiene el valor 0.00. A medida que se
comunica el progreso (% completado o trabajo real) de una tarea, Ms Project calcula el costo real del
trabajo realizado (CRTR). Este será el costo del trabajo real mas cualquier costo fijo de la tarea hasta la
fecha .DE manera predeterminada ,cómo y cuando se calcula el campo CRTR dependerá de los calores
de tasa estándar ,tasa de horas extra Costos por uso y costo acumulado de los recursos asignados que
se han especificado en el cuadro de dialogo Información del estado o fecha actual , Ms Project puede
calcular el CRTR aunque no haya completado o trabajo real ) y en los costos fijos hasta la fecha de la
tarea .Si se prefiere , el CRTR se puede calcular en función de los valores especificados en el separador
Calculo y desactivar la casilla de verificación , Ms Project siempre calcula los costos reales.
Por ejemplo ,se necesita crear un informe sobre el CRTR , ala fecha del último viernes Ingresar la fecha
del viernes como Fecha de estado y , a continuación ,revisar los costos de un atarea cuya duración sea
de 10 horas .Los recursos asignados gana S/20.00 por hora y han comunicado 5 horas de trabajo real al
último viernes y otras 5 horas a hoy .con la fecha de estado , Ms Project calcular en S/100.00 el CRTP
hasta el último viernes .si se ha utilizado la fecha de hoy como fecha de estado ,el CRTR se calcula como
S/2000.00.

con S10
CRTR (costo presupuestado del trabajo realizado)
El campo CPTR contiene el valor acumulado del porcentaje completado de fase temporal de la tarea,
multiplicado por el costo previsto en fase temporal de la tarea. El CPRT se calcula hasta la fecha de
estado o la fecha actual, Esta información también se conoce como valor acumulado.
Cuando se crea un atarea por primera vez, el CPTR es 0.00. Tan pronto como se guarda un alinea de
base y se comunica el progreso de la tarea (como trabajo, duración real o porcentaje de trabajo
realizado) Ms Project calcula el CPTR. Este cálculo se basa en el porcentaje de trabajo completado, en
comparación con la duración prevista de la tarea. A continuación ms Project calcula el costo previsto
acumulado y proporciona el valor de lo que deberían ser los costos reales de la tarea teniendo en
cuenta el progreso hasta ese punto de duración prevista de la tarea.
Por ejemplo, la duración precisa de una tarea es 8 días; y su costo previsto es S/400.00. El único recurso
asignado ha informado de que la tarea esta completada en un 25% desde el pasado viernes .Si la fecha
de estado es el último viernes, el CPTR será de S 1000.00 .Si el recursos notifica que las asignaciones
está completa en un 50%, el CPTR pasa a ser 200.00.
La duración prevista de otra tarea es de 4 días y su costo previsto es de S.60.00 .Estos costos se
desglosan en S/ 10.00 ,S/10.00 ,S/20.00durante los cuatro días .La tarea esta completada al 50% .El
CPTR hasta este punto es de S20.00 debido al que el cuarenta por ciento de la duración prevista
consiste en los 2 primeros días ,cuyo costo previsto es de S/10.00 cada uno .Mas adelante, la tarea
esta completada al 75 por ciento .El CPTR hasta este punto es ahora de S/ 40.00 , debido a que el 75
por ciento consiste en los 3 primeros días y el cálculo es acumulado.
El análisis del valor acumulado siempre es referencia siempre es referencia a la fecha de estado elegida,
que puede ser la fecha actual o cualquier fecha previa a la fecha acumulado.
A continuación ,se muestra un ejemplo de cómo analizar el rendimiento de un proyecto con el análisis
el rendimiento de un proyecto con el análisis del valor acumulado .Suponiendo que una tarea tiene un
costo presupuesto –CPTP –de S/.100.00 y que para la fecha de estado se ha completado un 40% .El
calor acumulado –CPTR es de S/40.00 ,pero el valor programado CPTP- en la fecha de estado es de
S/50.00 .Esto indica que la tarea no cumple la programación porque se ha acumulado un valor inferior
al programado .Suponiendo además que el costo real de la tarea –CPTR en la fecha ,indicada que la
tarea esta por encima del presupuesto: los costos reales han sido superiores a los previstos cuando
antes se identifiquen estos tipos de discrepancias entre CRTR ,CPTR y CPTP en el proyecto ,antes se
podrá adoptar las medidas preventivas necesarias .
Cuando se realizan el análisis del valor acumulado, se obtiene respuestas confiables a preguntas clave
como “Queda suficiente dinero en el presupuesto para completar el proyecto “y “queda suficiente
tiempo para la programación para finalizar el proyecto a tiempo” .Los indicadores de valor acumulado
expresan el progreso del proyecto en términos de costo y trabajo. Una de buena forma de obtener la
respuesta sobres i se agotara el dinero antes de completar el trabajo en el proyecto) o si tiene un
remanente una vez concluido este) lo constituye el análisis del valor acumulado.

con S10
A partir de estos y otros valores, Ms Project calcula los siguientes valores adicionales:
IRC (índice de Rendimiento de costos)
El Campo IRC muestra la relación entre el CPTR (costos Presupuestado del Trabajo Realizado) y el CRTR
(costo Real de Trabajo Realizado):
IRC = CPTR / CRTR
Por ejemplo, suponiendo que después de dos días se esperaba que el 50% del costo de una tarea de 4
días fuera de S/. 60.00, el CPTR. En realidad, la tarea tiene un costo total de S/.70.00 durante los dos
primeros días. El IRC de la tarea de aproximadamente de 0,85 u 85%.
IRP (índice de rendimiento de la programación)
El campo IRP muestra la relación entre el trabajo realizado y el trabajo programado (CPTR/CPTP), el IRP
se utiliza a menudo para estimar la fecha de finalización del proyecto.
Microsoft Project calcula el IRP utilizando la siguiente fórmula:
IRP= CPTR / CPTP
Por ejemplo se tiene una tarea de 4 días de duración cuyo presupuesto total planeado es de S/100.00
.Después de dos días, el costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR) es de S/50.00. Sin embargo,
después de dos días de trabajo real, se ha completado el 60% del trabajo con un costo de S/60.00. El IRP
es 1,2 lo que significa que va adelantado con respecto a la programación.
Un valor de IRP mayor que 1 indica que va adelantado con respecto a la programación. Del mismo modo
de IRP menor que 1 indica que va retrasado.
Por ejemplo, un IRP de 1,5 significa que solo ha necesitado el 67% del tiempo planeado para completar
un parte de una tarea en un determinado periodo de tiempo. Un IRP de 0,8 significa que ha gastado en
una tarea un 25% más de tiempo que lo planeado.
IRPC (índice de Rendimiento Para Completar)
El campo IRC muestra la relación entre el trabajo restante que debe realizarse y los fondos que quedan
por gastar a la fecha de estado, Ms Project calcula el IRPC de la siguiente manera:
IRPC = (CPF - CPTR) / (CPF - CRTR)
Por ejemplo suponiendo que hay una tarea con un costo previsto (CPF) de S/200.00 un CPTR de
S/125.00 y un CRTR de S/150.00 .El IRPC es 1,5 lo que indica bajo rendimiento y fecha de estado .Esto
significa que para completar el proyecto de acuerdo al presupuesto, habrá que mejorar el rendimiento.

con S10
Un valor de IRPC superior a 1 indica que es necesario aumentar el rendimiento en el trabajo restante
del proyecto par no sobrepasar el presupuesto (por lo tanto deberá dejar de lado parte de la calidad) ;
un valor inferior a 1 indica que es necesario aumentar el rendimiento puede disminuir par cumplir con
el presupuesto ,lo cual le permite agregar más calidad o beneficios
VAF (Variación e finalización)
El campo VAF muestra la diferencia entre el valor CPF (Costo presupuesto al finalizar) o costo previsto
y el valor CEF (costo estimado al finalizar) para una tarea
Cuando se establece una línea de base ,el campo VAF par la tarea contiene S/0.00 El costo programado
para la tarea y el costo previsto para la tarea y el costo previsto para la tarea coinciden en este punto
, por lo que la variación es S/0.00 .Según se introducen cambios en el plan , o según se comunica el
progreso de la tarea ,Ms Project calcular la variación en finalización (VAF) para la tarea .Esto incluye el
costo del trabajo real mas los costos por uso de la tarea hasta la fecha .Ms Project calcula la variación
en finalización (VAF) como sigue :
VAF = Costo presupuestado al finalizar (costo Previsto) –costo estimado a finalizar.
Por ejemplo ,el costo presupuestado de un atarea es de S/500.00 debido a que había estimado
originalmente que el recurso , de 50 S/ .hora necesitaría 10 horas para completarla la tarea ,el costo
presupuesto sigue siendo de S/ 500.00 y el costo estimado se actualiza a S/250.00 , lo que ha previsto
que la tarea este 250 dólares por debajo del presupuesto cuando finalice .
Si la variación en finalización (VAF) es negativa ,el costo proyectado par la tare esta actualmente por
encima de la cantidad presupuestándola o prevista .Este caso , podría considerar cambiar la cantidad
de trabajo restante o asignar otro recurso con una tasa de interés de costo inferior para que realice el
trabajo restante de la tarea .Si es positiva ,el costo proyectado para la tarea esta actualmente por
debajo del presupuesto .
VC (variación de costo del valor acumulado)
El campo VC muestra la diferencia entre lo que debería haber al costado conseguir el nivel de
finalización actual y lo que ha que ha costado realmente hasta la fecha de estado o la fecha actual.
La VC es la diferencia entre el CPTR (costo presupuesto del trabajo realizado) de la tarea y el CRTR
(costo real del trabajo realizado). Ms Project calcula la VC de una tarea con la formula siguiente:
VC= CPTR – CRTR
Por ejemplo, el CPTR par una asignación es de S/ CPTR para una asignación es de S/ 500.00 y el CRTR es
de S/400.00. La VC es de S/100.00 lo que significa que esta S/100.00 por debajo del presupuesto.

con S10
Si la variación de costo es positiva, es costo de la tarea esta actualmente por debajo de la cantidad
presupuestada o prevista y los costos reales son inferiores a los costos reales son inferiores a los
costos previstos para el nivel actual de conclusión de la tarea .Si la variación de costo es negativa, el
costo de la asignación esta actualmente por encima del presupuesto y los costos reales son
superiores a los costos previstos para el nivel actual de conclusión en la tarea.
VP (variación de programación del valor acumulado)
El campo VP muestra la diferencia en términos de costos entre el progreso actual y el plan de línea de
base de la tarea hasta la fecha de estado o hasta la fecha actual. Se puede utilizar VP para comprobar
costo con el fin de determinar si las tareas están según lo programado.
VP es la diferencia entre el CPTR (costo presupuesto del trabajo realizado) y el CPTP (costo
presupuestado del trabajo realizado) y el CPTP (costo presupuesto del trabajo programado). Ms Project
calcula la VP como sigue.
VP= CPTR – CPTP
Por ejemplo ,según el plan previsto ,una previsto una tarea estaba programada para realizar en 50 horas
de trabajo ( a un costo de S/500.00 ) debiendo finalizar el 1 de junio .no obstante ,el 1 de junio solo se
había completado el 80% de la tarea. Entonces el CPTR para esta tarea es de S/400.00 (el 80% de
S/500.00) .El CPTP es de S/500.00 por lo tanto, la VP es de S/100.00 e indica en términos de costo el
retraso de la tarea respecto al plan previsto.
Si la VP es positiva, la tarea va por delante de la programación en términos de costo.
Si la Vp es negativa, la tarea va por detrás de la programación en términos de costo.
La VP se expresa en unidades de moneda, las mismas utilizadas en el campo VC (variación de costo del
valor acumulado).

con S10
INFORMES Y CONFIGURACION PARA IMPRESIÓN
Crear informes y aplicar técnicas de impresión para obtener una

impresión para obtener una impresión profesional.
Temas
Informes: predefinidos y personalizados
Configuración del Impresión de Vistas e informes

con S10
QUE ES UN INFORME
Un informe es un formato en el que se puede presentar, para impresión, la información apropiada

acerca de la programación para los receptores de la misma. En otras palabras, se la información acerca
del proyecto en forma resumida y organizada de manera que ofrezca un mejor entendimiento
comunicación referida a aspectos específicos del proyecto .Ms Project proporciona cinco categorías de
informes predefinidos, pero también se pueden crear informes personalizadas por el usuario. Cada
categoría de informe contiene varios tipos de informes entre los que se puede escoger.
Generar Informes predefinidos
Para acceder a la amplia posibilidad de los informes

de Ms Project, en el menú Ver, escoger la opción
Informes.
Al invocar este comando aparecerá la caja de dialogo Informes, que tiene el aspecto que se muestra en
la ilustración siguiente:
En esta caja de dialogo se muestran cinco categorías de informes predefinidos de Ms Project además
de la posibilidad de generar informes personalizados.

con S10
Informes Generales
Presenta información seleccionada a lo

largo de la duración total del proyecto ,tal
como tareas resumen y criticas ,hitos y
programación .Si en la caja de dialogo
informes se selecciona Generales ..
Aparecerá la caja de dialogo informes
generales que contiene los informes que se
muestran a la derecha:
Esta ventana permite seleccionar entre tipos de informes generales que siguen:
Resumen del proyecto: resumen la información más significativa de todo el proyecto,

incluyendo Fechas, Duración, trabajo, costo y estado de las tareas y
los recursos.
Tareas de nivel superior: Muestra la información acerca de las tareas de nivel superior del
proyecto completo .incluyendo las tareas de resumen y las notas de
las tareas. Se entiende por Tarea de primer nivel aquellas que se
encuentran en el primer nivel de esquema de la programación
Tareas Criticas: Muestra los hitos del proyecto .Incluye las tareas de resumen y las
notas de las tareas.
Hitos: Muestra los hitos del proyecto .Incluye las tareas de resumen y las
notas de las tareas.
Días laborales: Muestra los periodo laborales y los no laborales de los recursos a lo
largo del proyecto completo, incluyendo las excepciones al
Calendario.
Informes de Actividades Actuales:
Los informes de las actividades actuales muestran

información diversa acerca de las tareas, tales
como las tareas sin comenzar, las tareas en curso y
las tareas completadas, las tareas que comenzaran
o que deberían haber comenzado entre las fechas
que se especifiquen .En caso se seleccione
Actividades actuales…, en la caja dialogo informes,
aparecerán los informes de las actividades en curso
que se muestra a la izquierda:

con S10
Tareas sin comenzar: Muestra una lista de tareas que todavía no han comenzado, su
duración, tareas predecesoras, fechas de comienzo y de fin recurso
y asignaciones, todo ordenado por fecha de comienzo.
Tareas que comienzan pronto: Muestra las tareas cuyo comienzo tendrá lugar entre las fechas que
se especifiquen .Incluye los valores más comunes de las tareas que se
encuentran en el rango de criterios especificados.
Tareas en curso: Muestra las tareas en curso del proyecto completo presentadas en
periodos mensuales .Las tareas en curso son todas aquellas que se
han iniciado, asi se encuentran adelantados o atrasados.
Tareas completados: Muestra las tareas completadas del proyecto completo presentadas
en periodos mensuales .Es decir, muestra solo aquellas tareas cuyo %
completado es igual al 100%
Tareas que deberían Muestra las tareas que haber comenzado en la fecha que se
haber comenzado: especifique .incluye el comienzo y Fin previsto, asi como las
Variaciones de Comienzo y Fin.
Tareas pospuestas Muestras las tareas que se han pospuesto es, decir, tareas que
debiendo haber comenzado, aun no lo han hecho
Informes de costos
Los informes de costos muestran un amplio

rango de información acerca de los costos,
incluyendo los presupuestos de todas las
tareas y del proyecto completo, las tareas y los
recursos que están las tareas y los recursos
que están sobre presupuestados, la
información acerca del valor acumulado de
todas las tareas y los costos por tarea
mostrado en periodos semanales .Si se
selecciona Costos… en la caja de dialogo
informes, aparecerán los informes que se
muestran en la ilustración de la derecha:

con S10
Flujo de caja Una tabla que muestra los costos por tareas en periodos
semanales (se puede editar este informe y modificar los
incrementos de tiempo) para diferentes períodos de tiempo-
Presupuesto Muestra el presupuesto de todas las tareas del proyecto

completo, para lo cual tiene las siguientes columnas: Costo fijo,
Acumulación de costos fijos, Costo total, Costo previsto y
Variación.
Tareas con Muestra las tareas del proyecto que han sobrepasado su
presupuestos presupuesto, es decir aquellas en las que su costo previsto
sobrepasados (Línea de base) es menor que el costo real. Presenta los
mismos campos que el informe Presupuestado.
Recursos con Muestra los recursos del proyecto, por tarea, que han
Presupuestos sobrepasado su presupuesto. También presenta los mismos
sobrepasados campos que el informe Presupuesto.
Valor acumulado Muestra la información acerca del valor acumulado de las

tareas del proyecto completo. Los campos de valor acumulado
de vieron con detalle en el capitulo referente los costos.
Informes de Asignaciones
Los informes de asignaciones muestran la información

acerca de la asignación de recursos, incluyendo los
calendarios de las tareas para todos los recursos del
proyecto completo, solo las tareas de los recursos que se
especifique, mostrados en periodos semanales, y los
recursos que están sobreasignados. Al escoger el cuadro
Asignaciones… de la caja de diálogos Informes aparecerán
los informes referidos a las Asignaciones, tal como
muestra la ilustración de la izquierda:

con S10
Tareas y recurso sus humanos. Muestra para cada recurso acumulado de horas de
trabajo en el proyecto, el nombre de los proyectos y las
tareas de cada uno de esos proyectos a las que ha sido
asignado, así como los valores de asignación, fechas de
comienzo y fin fe las tareas.
Tareas, recursos humanos y fechas Muestra en forma calendaria y diaria, las horas
asignadas a cada recurso en el proyecto, por tarea.
Lista de tareas pendientes Para un recurso específico, muestra las tareas en las
que ha sido asignado y que se encuentran pendientes
de ejecución, indicando en que semana se han debido
ejecutar.
Recursos sobreasignados Muestra los recursos sobreasignados del proyecto

completo, indicando la cantidad de horas que se
encuentra asignado en el proyecto, así como las
asignaciones por tarea.
Informes de carga de trabajo
Los informes de carga de trabajo son informes generales que muestran la información acerca
del uso de los recursos y del uso de las tareas. Cuando se selecciona Carga de Trabajo… de la
caja de dialogo Informes, se mostrarán los informes de esa Categoría:
Uso de tareas Un informe general que muestra, por tarea y

semanalmente, los recursos que están asignados a
cada tarea y la información acerca del trabajo, incluye
totales.
Uso de recursos un informe que muestra, por recurso y semanalmente,

las tareas a las que están asignados los recursos y la
información acerca del trabajo.

con S10
Editar Informes predefinidos
Si la información que ofrece el informe seleccionado no satisface las necesidades del usuario,
estos pueden ser editados o modificados para que respeten una opción válida para los
intereses de la comunicación en el proyecto. Por ejemplo, el informe de flujo de caja, en forma
predeterminada, se presenta en periodos semanales. Si el proyecto es muy largo o las
necesidades del usuario no requieren de una periodicidad tan corta, se puede editar el informe
para que los datos se presenten en unidades mayores, tal como meses, trimestres, etc.
Para editar el informe, ir al menú Ver, Informe y seleccionar la categoría de informe que se
desea editar, por ejemplo Costos. Luego en la caja de diálogo informes de costos, efectuar lo
que sigue:
A. Seleccionar el informe; en este caso será el informe Flujo de caja.

B. Hacer clic sobre el botón Modificar
Y aparece la caja de diálogo informe General con la definición del informe de flujo de caja.

con S10
En la Columna, escoger el periodo para el que se desea al informe de flujo de caja (en la
ilustración se ha escogido Meses)
Adicionalmente, es posible especificar ciertos detalles que pueden aparecer en el informe.

Para ello, activar el separador Detalles que, en este caso tiene la información que muestra la
ilustración siguiente (la información de este separador varía dependiendo del informe que se
modifica):
Por último es posible que la información a imprimir se muestre bajo ciertos criterios de
ordenamiento. Microsoft Project provee hasta tres criterios de ordenamiento, tal como
aparece en la ilustración siguiente:

con S10
Crear un nuevo informe personalizado
Microsoft ofrece una gran facilidad para crear informes personalizados que se ajusten a los
requerimientos más estrictos del usuario. En la caja de diálogo Informes personalizados hacer
clic sobre el botón Nuevo….
Aparecerá la caja Definir nuevo informe, tal como la que se muestra a continuación:
Aquí se puede escoger el Tipo de Informe: que se desea confeccionar, para lo cual se debe
tener en consideración lo siguiente:
Se usa para imprimir la información acerca de la programación, del

Tarea
costo y del trabajo, así como la información detallada de las tareas.
Se usa para imprimir la información acerca de la programación, del

Recursos costo y del trabajo, así como la información detallada acerca de los
recursos.
Permite imprimir una representación gráfica del tipo calendario, con

Calendario mensual un mes en cada página. Las tareas se representan mediante barras,
líneas, o marcadores de comienzo y de fin.
Se usa para imprimir la información acerca de las tareas y los recursos

General durante un periodo de tiempo especificado. Básicamente, se usa para
crear informes de referencias cruzadas.

con S10
Los dos primeros tipos de informe, Tarea y Recurso, presentan la misma caja de diálogo que la
mostrada en lo referido a Modificar informes, con los mismos separadores, que se utilizan de
la forma indicada anteriormente.
Informe de Calendario Mensual
En el caso del informe Calendario mensual, la caja de diálogo tiene el aspecto que se muestra a
continuación, con el detalle que se indica:
Nombre Sirve para dar nombre al informe, con los mismos criterios que
los expresados para otra herramientas de Microsoft Project.
Filtro Se utiliza para seleccionar el filtro que muestre o resalte las

tareas Activar para que aparezca la información de la misma
forma que cuando se aplica un filtro resaltador.
Calendario Permite seleccionar el calendario cuya información no

laborable se desea que aparezca al activar la casilla de
verificación Días no laborables en gris.
Días no laborables en gris.- Activar para sombrear en gris los días no laborables cuando se
imprima el calendario.
Líneas de separación Se activa para imprimir una línea sólida al extremo de una
de barras barra cuando una tarea continúe en la semana siguiente. Se
desactiva para imprimir líneas de puntos.

con S10
Imprimir bandas de grises cuando se activa imprimirá una banda gris encima de la fecha
cuando la información acerca de las otras tareas deba
imprimirse de forma separada. Si existen más tareas
programadas en un día de las que cabe e un cuadro, se
imprimirán páginas adicionales listando las tareas que no se
muestran para cada día, con bandas grises separando a cada
una.
Mostrar tareas como Escoger el estilo en que se desea se presenten las tareas entre
barras, líneas o Fechas de Comienzo/Fin
Etiquetar tareas con Activar una de entre “identificador”, “Nombre” y “Duración”

como etiqueta de las tareas. Se debe activar al menos la casilla
de verificación “identificador” o “Nombre”.
El resultado será un informe en el formato de un calendario mensual que puede resultar útil
para mostrar fácilmente los datos en ese formato. Una Vista Previa de este informe será
similar al que se muestra a continuación.

con S10
Informes de Referencias Cruzadas
Si se escoge la opción de Tipo de

informe General, será posible hacer
un informe de referencias cruzadas.
En este tipo de informe hay que
definir qué información irá en la
columna del informe y cual en la fila,
así como que tipo de datos se
reunirán para la columna y fila, tal
como aparece en la ilustración a la
izquierda en que se ha configurado
un informe de Flujo de trabajo
semanal por Recurso:
¿Se debe imprimir una presentación o un informe?
Para continuar de manera eficaz la información acerca del proyecto a los administradores,
miembros del equipo y clientes, es necesario imprimir la información en un formato que
satisfaga las necesidades de cada persona o grupo. Microsoft Project permite imprimir la
información utilizando una amplia variedad de vistas o informes. Las vistas e informes
contienen información de diferentes índoles y la presentan de manera distinta:
 Empleando una vista es posible examinar la información en la ventana del proyecto o

en la ventana de la vista preliminar. Un informe solo puede examinarse en la ventana
de la vista preliminar.
 En una vista es posible editar información específica. En un informe no es posible
editar información específica.
 En las vistas es posible cambiar el formato aplicado a cada categoría de texto, como
por ejemplo las tareas retrasadas o un texto especifico. En los informes solo es posible
cambiar el formato de una categoría de texto.
Antes de imprimir una vista o un informe es posible presentar las

páginas en la ventana de vista preliminar para ver cuál será su
aspecto una vez impresas. Para acceder a la vista preliminar, utiliza el
botón del mismo nombre que se encuentra en la barra de
herramientas estándar y que tiene el aspecto que se muestra al lado
izquierdo. Por ejemplo, será posible verificar los márgenes, ver la
posición y el texto de los encabezados y pies de página, y comprobar
la orientación de la página (vertical y horizontal).

con S10
COMFIGURAR LA PÁGINA PARA IMPRESIÓN
Luego de decidir entre imprimir una vista o un

informe, es posible cambiar la apariencia del
material a imprimir para cumplir con los
estándares de la empresa o cliente o para
hacerlo mas útil. Por ejemplo, se puede añadir el
nombre de la empresa en la que parte superior
de cada página, o especificar la fecha de
impresión. Para hacerlo, del menú Archivo,
escoger Configurar Pagina.
Esta acción dará origen a la caja de diálogo Configurar páginas <nombre de la presentación o
informe> similar a la que se muestra a continuación:
IMPORTANTE.- Algunas de las opciones de esta caja de dialogo no están disponibles para ciertas vistas, así
como también otras sólo se activan dependiendo del tipo de impresora seleccionada.

con S10
Orientación Seleccionar el botón de opciones vertical u horizontal para

especificar la forma en que será impreso el documento. Si
Microsoft Project no puede cambiar la orientación para la
impresora seleccionada, esta opción no estará disponible.
Escala Seleccionar el botón Ajustar al: para reducir o aumentar el

tamaño de la imagen impresa. Escribir 100 para no reducir o
aumentar el tamaño de la imagen. Por ejemplo, si se ingresa
125 por ciento, se expande la imagen y se imprime menos
información en cada página, pero el texto y los gráficos se
amplían. Cuando se disminuye este valor, por ejemplo al 75
por ciento, la imagen se condensa y se imprime más
información en cada página. Los límites de ajuste porcentual se
pueden variar entre 10% y el 500%.
En la opción Ajustar en; permite especificar el número de

páginas necesarias para imprimir una vista completa indicando
el número de páginas a lo largo o a lo ancho que va a ocupar el
documento impreso. El número más restrictivo de ambos
determina la adaptación de la página. Por ejemplo, suponiendo
que se desea imprimir una vista de tres páginas de ancho por
cinco de largo. Si se especifica una adaptación de página con
una página de ancho. El ancho será más restrictivo que el largo
ocasionando que se imprima una vista de una página de ancho
por dos de largo. Si especifica una adaptación de página con
una página de largo, el largo será más restrictivo que el ancho,
ocasionando que se imprima la vista en una sola página. No se
puede ajustar la adaptación de página en la vista Calendario ni
en la vista Gráfico de recursos.
Otros Permite especificar el tamaño del papel en que se imprimirá así

como el numero de la primera página impresa. El numero de
pagina se unas cuando, por ejemplo, se debe anexar un
informe o presentación impreso del proyecto a un informe
hecho en otro programa cuyas páginas se encuentran
numeradas.

con S10
Botones
Imprimir Presionar este botón para mostrar la caja de diálogo Imprimir.
Vista preliminar Utilizar este botón para mostrar la ventana de la vista

preliminar.
Impresora Este botón permite mostrar el cuadro de diálogo Configurar

impresora.
Separador de Márgenes
Superior, inferior, Permite definir el tamaño de los márgenes que se desee

izquierdo, aplicar en las unidades que se indican.
derecho
Bordes en seleccionar la opción para que se impriman bordes en cada

página impresa o en ninguna. La opción Páginas exteriores
solamente está disponible parta el diagrama de red.

con S10
Separadores Encabezado y Pie de página.
Cuando se añade, por ejemplo, la fecha, el nombre de la empresa u otra clase de información a
un documento a imprimir, este tomará una apariencia más profesional y a menudo, será más
útil. Se puede añadir información como Encabezado (que es un texto o campo que aparece en
la parte superior de la hoja impresa), o también como Pie de Página (que es un texto o campo
que aparece en la parte en la parte inferior de la pagina impresa), pudiéndose escribir hasta
cinco líneas para el encabezado y tres líneas para el Pie de Página.
Estos dos separadores operan de forma similar por lo que sólo se verán las opciones relativas
al Encabezado, que se tiene el aspecto que se muestra a continuación:
Alineamiento.- Seleccionar el separado Izquierda, Centro o Derecha para

especificar la selección donde se posicionarán de los
encabezados o pies de página. Se puede escribir directamente
el texto del encabezado en el cuadro de texto alineación, o se
puede usar los botones y el cuadro de lista para insertar tipos
específicos de información.
Los botones disponibles ingresan la información como campos o códigos, y tienen la siguiente
utilidad:
Abre la caja de dialogo Fuente, en donde se puede seleccionar

la fuente, el estilo de la fuente, el tamaño y el color del texto
del encabezado o pie de página.

con S10
Permite que se imprima el número de páginas en cada página

ingresa el código & [páginas]
Se usa para imprimir el número total de páginas. Ingresa el

código & [páginas]
Permite imprimir la fecha actual. Ingresa el código & [Fecha]
Insertar Hora Actual se utiliza para imprimir la hora actual. Ingresa el código &
[hora]
Insertar nombre de archivo Imprime la ruta de acceso y el nombre de archivo de proyecto.

Ingresa el código & [Archivo]
Imprime una imagen que se desee incluir en el encabezado o

pie de página, como por ejemplo, el logotipo de la empresa
Adicionalmente a los botones indicados, hay dos cuadros combinados en la que aparecen
campos Generales y de Proyecto disponibles para Agregar a la selección respectiva del
Encabezado.
Por ejemplo, para imprimir la fecha en la esquina superior izquierda de cada página,
seleccionar el separador Izquierda y, a continuación, presionar el botón que ingresa el código
& [fecha]. Aparecerá el código & [Fecha] en el cuadro de texto Alineación y la fecha actual en
el cuadro de texto Muestra.
Para imprimir el nombre del administrador del proyecto en la parte superior central de cada
página, escoger el separador Centro. A continuación, seleccionar Nombre del administrado en
el cuadro combinado General y presionar el botón Agregar de ese cuadro combinado.
Aparecerá el código & [Nombre del Administrador] en el cuadro de texto Alineación y el
nombre de administrador en el cuadro de texto Muestra. Si no se introdujo el nombre del
administrador en el campo Administrador del separador ningún nombre. Para ingresar en la
parte superior izquierda el % completado y el Costo Real, escoger esos campos en el cuadro
combinado Campos de Proyecto, presionar el botón Agregar que se encuentra al lado derecho
de ese cuadro combinado y aparecerán los códigos &[%completado] y &[Costo real]

con S10
RECORDAR.- El mismo procedimiento se utiliza para definir el Pie de página impreso. La diferencia se
encuentra en la ubicación del texto, que en el caso del Encabezado es en la parte superior de la
página impresa, mientras que el Pie va en la parte inferior.
Separador Leyenda
Este separador funciona de la misma forma que los separadores de Encabezado y pie de
página, pero, en la parte derecha de él aparecerán las opciones de la Leyenda, que tiene el
aspecto que se muestra a continuación:
Cada página seleccionar este botón de opción para que la leyenda aparezca
en cada página impresa. Es recomendable usar esta opción
cuando se imprima o utilice un trazador (plotter) con un papel
de gran tamaño.
Página de leyendas se activa este botón de opciones para imprimir la leyenda en

unan hoja independiente. Es recomendable usar esta opción
cuando se imprime en papel de tamaño pequeño.
Ninguna si se activa este botón no se imprimirá ninguna leyenda en el

documento.
Ancho Permite ingresar el ancho del área de texto. Se puede elegir un

ancho comprendido entre 0 y 5 pulgadas o entre 0 y 10
centímetros. Las unidades con que se ingrese este dato
dependerán de la Configuración regional del Panel de control
de Windows.

con S10
Separador Vista
Imprimir todas las columnas Esta casilla debe ser activada para imprimir todas las
columnas de la presentación. Cuando está desactivada
solo imprimirán las columnas visibles de la tabla u hoja
de datos. Por ejemplo, el Diagrama de Gantt podría
tener solamente dos columnas de la tabla de Gantt
visibles. Si no se activa, sólo se imprimirán las dos
columnas visibles. Esta opción está disponible
únicamente para las presentaciones con escala
temporal.
Imprimir las primeras Activar esta casilla para imprimir el numero

(numero) de columnas de especificado de columnas en todas las páginas, donde
las páginas (numero) es igual al número de columnas que se desee
imprimir. Esta opción solo se encuentra disponible
para presentaciones con una escala temporal.
Nota.- si se dispone de un proyecto que se imprime en

múltiples páginas horizontales y verticales, las páginas
que rodeen el borde izquierdo del proyecto mostrarán
el número de columnas visibles en el diagrama de
Gantt, independientemente del número que se haya
especificado en esta opción. No obstante, las demás
páginas mostrarán el número de columnas que se haya
especificado.

con S10
Imprimir notas Activar esta casilla de verificación para imprimir todas las notas
de las tareas y los recursos. Las notas se imprimirán en grupo
después de la presentación o el informe. Esta opción solo se
encuentra disponible para presentar con una escala temporal.
Imprimir Páginas en blanco Se activa esta casilla de verificación para imprimir las páginas
de una presentación o un informe que no contengan datos, por
ejemplo, en un diagrama de Gantt o en un Diagrama PERT de
gran tamaño. Esta opción no está disponible para el gráfico de
recursos, la hoja de tareas ni la hoja de recursos.
Ajustar escala temporal Activar esta casilla si se desea que Microsoft Project comprima
a páginas no aumente el rango de fechas, de forma que se use toda el
área disponible en la página para imprimir. Por ejemplo, la
impresión del diagrama de Gantt de marzo a junio ocupa tres
páginas y cuarto. Si se selecciona esta opción, Microsoft
Project comprimirá la escala temporal de forma que el
diagrama de Gantt se imprima en tres páginas completas.
Asimismo, si la impresión de octubre a diciembre cabe en dos
páginas y tres cuartos, seleccionar esta opción para expandir la
escala temporal de forma que el diagrama de Gantt se imprima
en tres páginas completas. Esta opción solamente está
disponible para las presentaciones con escala temporal.
Efectuar las tareas de impresión
Una vez que se ha definido el tipo de documento que se imprimirá y también preparado de la
pagina para imprimir, del menú Archivo escoger la opción Imprimir; también se puede utilizar
el botón Imprimir de la barra de herramientas Estándar o las teclas de atajo CTRL + P. en
cualquiera de los dos primeros casos, aparecerá la caja de diálogo imprimir, que tiene el
aspecto que se muestra a continuación:
Marco de la Impresora:
Impresora Muestra todas las impresoras instaladas en una lista desplegable. Para
utilizar una impresora se debe seleccionar de la lista.
Asimismo, proporcionar información acerca de cada una de las

impresoras como el estado, el tipo, etc.
Propiedades Muestra otro cuadro de diálogo en el que se puede seleccionar las

opciones disponibles para la impresora seleccionada, como tamaño
del papel, orientación y cartuchos de fuentes.

con S10
Marco Intervalo de Páginas
Escoger el botón de opciones Todas para imprimir el proyecto completo. Para imprimir una
sección del proyecto, seleccionar Páginas y escribir el numero de las páginas primera y última
que se desee imprimir en las cajas de texto Desde y Hasta.
SUGERENCIA.- Para conocer el número total de páginas del proyecto y definir las páginas que se
desee imprimir, utilizar el botón Vista Preliminar.
Marco Escala Temporal
El marco Escala Temporal está disponible cuando se imprime el Diagrama de Gantt, el Gráfico
de recursos, la presentación Uso de recursos o el calendario.
Seleccionar el botón de opción Completa para imprimir el proyecto desde la fecha de

comienzo hasta la fecha de fin. Para imprimir el proyecto solamente entre las fechas
especificadas, seleccionar el botón de opción Fechas e ingresar las fechas de comienzo y de fin
en los cuadros de texto Desde y Hasta.
La casilla de verificación Sólo imprimir la columna Izquierda de las páginas se debe activar
para imprimir sólo la columna izquierda de cada página.
Saltos de páginas manuales.- Esta casilla de verificación se activa para usar los saltos de
páginas colocados con el comando Salto de Página en el menú Insertar. Se debe desactivar
para usar los saltos de página automáticos.

con S10
APÉNDICE
Limites de Microsoft Project 2007
Para tener idea de la magnitud de los proyectos que se pueden administrar con Microsoft
Project 2007, a continuación se proporciona una lista de los límites de valores que se pueden
ingresar en los campos de información más importantes. Los valores que se indican, son
aquellos que soporta el programa, supeditado únicamente por la memora RAM y recursos de
sistema disponible en la computadora donde corre el programa.
Elemento Valor Máximo
Numero de tareas por archivo 1’048,575
Numero de recursos 1’048,575
60,000,000 unidades o
Unidades de recurso por asignación
6,000,000,000%
Fechas de disponibilidad de recursos 100
Numero de tareas en las que un recurso puede estar asignado Sin límite por recurso
Numero de predecesoras por tarea Sin límite por tarea
Numero de sucesoras por tarea Sin límite por tarea
Numero de niveles de esquema por proyecto 65,535
Número de proyectos consolidados 998
Numero de archivos de proyectos abiertos 998
Ventanas abiertas 50

con S10
Calendarios base Sin limite
Excepciones al calendario por calendario 1,400
Tablas para soportar diferentes tasas de pago 5 por recurso
Tasas variables por tabla de actualización de tasa de pago 25
Máximo valor de costo 999,999,999,999.99
Máximo valor de trabajo en una tarea 1,666,666,667 horas
Máximo valor de asignación de trabajo 999,999,999 minutos
Valor máximo de asignaciones de material 999,999,999 unidades
Asignaciones fijas de material 60,000,000 unidades
Rango de % ajuste para imprimir 10% a 500%
Líneas de texto de encabezamiento 5
Líneas de texto de pie de pagina 3
Línea de texto de leyenda 3
Ancho de caja de texto de páginas de leyendas 5’’ o 12.7cm
Criterios de filtrado por filtro 40
Fecha más temprana de un proyecto 1 de enero 1984
Fecha mayor permitida 31 de diciembre 2049
Número máximo de selecciones discontinuas en una vista de

9
hoja
Líneas de base 11

con S10
Tablas predefinidas
Las Tablas de tareas predefinidas de Microsoft Project son las siguientes:
Tabla Descripción
Se utiliza en combinación con otras funciones de análisis PERT de

Caso esperado Microsoft Project para evaluar la duración, la fecha de comienzo y
la fecha de fin esperadas para las tareas
Se utiliza en combinación con otras funciones del análisis PERT de

Caso optimista Microsoft Project para evaluar la mejor duración, fecha de
comienzo y fecha de fin posible de las tareas.

Caso pesimista Microsoft Project para evaluar la peor duración, fecha de
comienzo y fecha de fin posible de las tareas.
Muestra la información del costo de las tareas del proyecto,

Costo incluyendo el costo, el costo previsto, la variación, el costo real y el
costo restante.
Muestra el nombre y la duración de las tareas, las fechas de

Entrada
comienzo y de fin, las predecesoras, y los recursos.

Entrada PERT Microsoft Project para evaluar la duración, fecha de comienzo y
fecha de fin probable de las tareas.
Se utiliza para guardar un archivo en formato MPD o en otro

Exportar
formato de archivo compatible con Microsoft Project.
Muestra las delimitaciones de las tareas, incluyendo el tipo y la

Fechas de delimitación
fecha de la delimitación.
Muestra los vínculos URL y UNC asignados a las tareas, que llevan
Hipervínculo sitios web y a archivos intranet.

con S10
Muestra los valores de los campos previstos: Duración, comienzo,

Línea de base
Fin, Trabajo y Costo.
Muestra la información de la programación, incluidas las fechas de

Programación comienzo y de fin, las fechas de límite de comienzo y de fin, la
demora permisible y la demora total.
Muestra la información básica del proyecto, incluyéndola duración

Resumen de las tareas, las fechas de comienzo y de fin, el porcentaje
completo, el costo y el trabajo.
Muestra información para la redistribución de los recursos

Retraso incluyendo el retraso, la duración, las fechas de comienzo y de fin
programadas, las sucesoras y los nombres de los recursos.
Muestra la información real, incluyendo la fecha de comienzo real,

Seguimiento la fecha de fin real, el porcentaje completado, la duración real, la
duración restante, el costo real y el trabajo real.
Se utiliza con las vistas informe de barras, informe de fechas de

hitos e informe de hitos para optimizar la presentación de las
Tabla de informe tareas resumidas. Podrá obtener el mejor provecho de esta tabla y
de las vistas a ellas asociadas, una vez que haya ejecutado la
macro Formato Resumen.
Muestra la información del trabajo, incluyendo el trabajo

Trabajo planeado, la variación del trabajo, el trabajo real y el trabajo
restante.
Presenta las tareas del proyecto y muestra su trabajo, duración y

Uso
fechas de comienzo y fin.
Compara la información del trabajo y del costo de las tareas,

Valor Acumulado incluyendo el costo presupuestado del trabajo planeado y el
trabajo programado.
Muestra la variación de la programación del proyecto, incluyendo

las fechas de comienzo y de fin, las fechas previstas y de fin, y las
Variación
variaciones de comienzo y de fin.

con S10
Las Tablas de Recursos predefinidas de Ms Project son las siguientes:
Tabla Descripción
Muestra información del costo de los recursos del proyecto,

Costo incluyendo el costo, el costo previsto, la variación, el costo real y el
costo restante.
Muestra información de los recursos, incluyendo el grupo de

recursos, las unidades del recurso, la tasa, la tasa de horas extra, el
Entrada
costo por uso del recurso, el método de acumulación y el código del
recurso.
Se utiliza para guardar un archivo en formato MPD o en otro formato

Exportar
de archivo compatible con Microsoft Project.
Muestra las asignaciones de recursos, incluyendo el grupo de

Hipervínculo recursos, la capacidad máxima, la utilización máxima de los recursos,
la tasa estándar, la tasa de horas extra, el costo y el trabajo
Muestra las asignaciones de recursos, incluyendo el grupo de

Resumen recursos, la capacidad máxima, la utilización máxima de los recursos,
la tasa estándar, la tasa de horas extra, el costo y el trabajo.
Muestra información del trabajo, incluyendo el trabajo previsto, la

Trabajo variación del trabajo, el trabajo real, el trabajo de horas extra y el
trabajo restante.
Muestra una relación de los recursos y de la cantidad de trabajo

Uso
asignada a cada uno de ellos.
Utiliza las categorías de contabilidad tradicionales para comprar la

relación entre trabajo y costos de las tareas. Por ejemplo, puede
Valor Acumulado
comparar el costo estimado del trabajo con lo que el trabajo está
costando realmente.

con S10
Filtros predefinidos
Los filtros predefinidos para Tareas y su uso son los siguientes:
Filtro Uso:
Muestra todas las tareas independientemente de sus

Todas las tareas
características. Este filtro no se puede modificar.
Muestra las tareas que tienen cambios (como fechas de comienzo

Actualización necesaria y fin revisadas o asignaciones de recursos) y necesitan ser enviadas
para actualización o confirmación.
Muestra las tareas a las que se ha vinculado texto procedente de

Caompos Vinculados
otros programas.
Muestra las tareas en las que los recursos seleccionados han

Confirmado
confirmado que van a trabajar.
Muestra las tareas que van a costar más que la cantidad monetaria
Costo mayor que
especificada.
Costo mayor que el Filtro calculado que muestra todas las tareas cuyo costo es mayor
presupuestado que el costo previsto.
Muestra todas las tareas creadas en el proyecto en, o a partir de, la

Creadas después del
fecha que se especifique.
Filtro interactivo que solicita una fecha, y a continuación, muestra

Debería comenzar el todas las tareas que deberían haber comenzado en esa fecha pero
que aún no lo ha hecho.
Filtro interactivo que solicita dos fechas y, a continuación, muestra

Debería comenzar y las tareas que no han comenzado y finalizado en ese intervalo de
finalizar el tiempo.

con S10
Filtros interactivo que muestra las tareas a las que se han

Grupo de recursos
asignados recursos pertenecientes al grupo que se especifique.
Hitos Muestra sólo las tareas que son hitos.
Filtros interactivo que solicita dos fechas y, a continuación,

Intervalo de fechas
muestra todas las tareas que comiencen o finalicen entre ambas.
Filtro interactivo que muestra todas las tareas cuyos números de Id

Intervalo de tareas
estén dentro del intervalo especificado.
Muestra las tareas que se han retrasado con respecto a la fecha de

Progreso retrasado o
finalización prevista en la programación o que no han progresado
pospuesto
de acuerdo con la programación.
que usan el recurso en el Muestra las tareas asignadas a un recurso especificado que
intervalo de fechas comiencen o finalicen entre dos fechas que especifique.
Filtro interactivo que muestra todas las tareas que utilizan el

Que utilizan el recurso
recurso que se especifique.
Muestra las tareas en las que los recursos seleccionados aún no

Sin confirmar
han confirmado que van a trabajar.
Muestra las tareas en las que los recursos seleccionados aún no

Tareas completadas
han confirmado que van a trabajar.
Tareas con datos Muestra las tareas que tienen objetos adjuntos o una nota en el
Adjuntos cuadro Notas.
Muestra todas las tareas que no tienen la delimitación lo antes

Tareas con fechas Fijas
posible o que tienen una fecha de comienzo real.
Tareas con retraso o

Muestra las tareas asignadas al recurso especificado que excedan
presup. Sobrepasado
el presupuesto que les fue asignado o que aún no han sido
asignadas a
completadas y que terminarán después de la fecha de fin prevista.

con S10
Tareas Críticas Muestra todas las tareas que se encuentran en la ruta critica
Tareas de nivel superior Muestra las tareas de resuemen del nivel más alto
Muestra todas las tareas que tienen subtareas agrupadas debajo

Tareas de resumen
de ellas.
Muestra todas las tareas que han comenzado pero que no se han
Tareas en curso
completado.
Tareas incompletas Muestra todas las tareas que no se han completado
Tareas o asignaciones
Muestra las tareas o asignaciones que trabajan horas extras
con horas extra
Tareas pospuestas Muestra todas las tareas cuya programación se ha pospuesto.
Tareas sin comenzar Muestra las tareas que no han comenzado
Todas las tareas Muestra todas las tareas del proyecto
Trabajo Filtro calculado que muestra todas las tareas cuyo trabajo
sobrepresupuestado programado es mayor que el trabajo previsto.
Los filtros de Recursos predefinidos de Microsoft Project son los siguientes:
Filtro Uso
Todos los recursos Muestra todos los recursos del proyecto
Asignaciones Muestra todas las tareas para las que un recurso ha confirmado la
confirmadas asignación. Solo es aplicable en la vista Uso de recursos.

con S10
Muestra los recursos que van a costar más que la cantidad que
Costos mayor que
especifique.
Costo mayor que el Filtro calculado que muestra todos los recursos cuyo costo
presupuestado programado es mayor que el previsto.
Filtro interactivo que solicita dos fechas y, a continuación, muestra

Intervalo de fechas todas las tareas y todos los recursos con asignaciones que
comiencen o finalicen entre ambas fechas.
Filtro interactivo que muestra todos los recursos pertenecientes al

Grupo
grupo que se especifique.
Muestra todas las tareas que han comenzado pero que no se han
Asignaciones en curso
completado.
Muestra los recursos a los que se ha vinculado tecto procedente

Campos vinculados
de otros programas.
Muestra todos los recursos que están programados para realizar

Recursos sobreasignados más trabajos del que pueden llevar a cabo en el tiempo
especificado.
Es un filtro interactivo que muestra todos los recursos incluidos en

Intervalo de recursos
el intervalo de identificadores que se especifique.
Recursos con datos

Muestra los recursos o las asignaciones que trabajan horas extras.
adjuntos
Filtro interactivo que solicita una fecha y, a continuación, muestra

Debería comenzar el todas las tareas y recursos con asignaciones que deberían haber
comenzado en esa fecha pero que no lo han hecho.
Filtro interactivo que solicita dos fechas: la primera es la fecha en la

que la tarea o la asignación debería haber comenzado y la segunda
Debería comenzar u
es la fecha en la que la tarea o la asignación debería haber
finalizar el
finalizado.

con S10
Muestra los recursos con tareas que se han retrasado con respecto
Progreso retrasado o
a la fecha de finalización prevista en la programación o que no han
pospuesto
progresado de acuerdo con la programación.
Muestra los recursos cuyas tareas se han retrasado con respecto al

Asignaciones pospuestas
plan previsto original y aún no se han completado.
Asignaciones sin Muestra las asignaciones en las que no se ha confirmado el

confirmar compromiso de los recursos solicitados.
Asignaciones sin Muestra las asignaciones que han sido confirmadas pero que aún
comenzar no han comenzado.
Muestra los recursos que han completado todas las tareas que
Trabajo completado
tenían asignadas.
Filtro calculado que muestra todos los recursos cuyo trabajo

Trabajo sin completar
programado sea menor que el previsto.
Trabajo Filtro calculado que muestra todos los recursos cuyo trabajo
sobrepresupuestado programado sea mayor que el previsto.
Vistas predefinidas
Las vistas predefinidas, tanto para recursos como para tareas son las siguientes:
vista Descripción
Una vista combinada con la vista uso de recursos en la sección

Asignación de recursos superior y la vista Gantt de redistribución en la inferior. Utilizar
esta vista para resolver las sobreasignaciones de recursos.
Un calendario mensual que muestra las tareas y sus duraciones.

Utilizar esta vista de tareas para mostrar las tareas programadas en
calendario
una semana o en un intervalo de semanas concretos.

con S10
Una lista de tareas e información relacionada y un diagrama que

Diagrama de Gantt muestra tareas y duraciones en función del tiempo. Utilizar esta
vista de tarea para introducir y programar una lista de tareas.
Un diagrama de red que muestra todas las tareas y sus

Diagrama de red dependencias. Utilizar esta vista de tareas para crear y ajustar la
programación en formato de diagrama de flujo.
Un diagrama de red que muestra las predecesoras y las sucesoras

Diagrama de relaciones de una tarea. En un proyecto grande, utilizar esta vista para
centrarse en las dependencias de una tarea específica.
Una vista combinada con la vista diagrama de Gantt en la sección

superior y la vista formulario de tareas en la inferior. Utilizar esta
Entrada de tarea
lista para agregar, modificar y revisar información detallada acerca
de la tarea seleccionada en el diagrama de Gantt.
Un formulario para introducir y modificar información acerca de un

Formularios de recursos
recurso especifico.
Un formulario para introducir y modificar información acerca de

Formulario de tareas
una tarea específica.
Formulario detalles de Un formulario para revisar y modificar la información detallada del

tarea seguimiento y la programación de una tarea en concreto.
Formulario Nombre de Un formulario para introducir y modificar el nombre del recurso y

recurso otra información acerca del recurso.
Formulario Nombre de Un formulario para introducir y modificar el nombre de la tera y

Tarea otra información acerca de la tarea.
Una lista de tareas, información sobre los retrasos y las demoras de

las tareas y un diagrama de barras que muestra los efectos
anteriores y posteriores a la redistribución. Utilizar esta vista de
Gantt de redistribución
tareas para comprobar la magnitud del retraso de la tarea.

con S10

muestra las barras de Gantt de línea de base y de programación de
Gantt de seguimiento
cada tarea. Utilizar esta vista de tarea para comparar la
programación prevista con la actual.

muestra la demora y la posposición. Utilizar esta vista de tareas
Gantt detallado
para comprobar la cantidad de tiempo que se puede posponer una
tarea sin afectar a otras.
Un diagrama de Gantt que muestra los resultados de un caso

esperado en su programación. Utilizar esta vista cuando realice un
Gantt esperado
análisis PERT de una duración de tareas o de una programación de
proyecto.
Un diagrama de Gantt que muestra los resultados del mejor caso

posible de la programación. Utilizar esta vista cuando realice un
Gantt optimista
análisis PERT de una duración de tareas o de una programación de
proyecto.
Un diagrama de Gantt que muestra los resultados del peor caso de

Gantt pesimista la programación. Utiliza esta vista cuando realice un análisis PERT
de una duración de tareas o de una programación de proyecto.
Un diagrama que muestra la asignación, los costos o el trabajo de

Grafico de recursos los recursos. Utiliza esta vista para mostrar información sobre un
solo recurso o sobre un grupo de recursos a lo largo del tiempo.
Una hoja para introducir los casos mejores, esperados y peores de

su programación respecto a la duración de una tarea, antes de
Hoja de entradas PERT
calcular la duración más probable. Utilizar vista para comparar la
diferencia entre las diferentes estimaciones de tareas.
Una lista de recursos e información relacionados. Utilizar esta vista

Hoja de recursos de recurso para introducir y modificar información acerca del
recurso en un formato similar al de una hoja de cálculo.
Una lista de tareas e información relacionada. Utilizar esta vista

Hoja de tareas
para introducir y programar tareas en un formato de hoja de
cálculo.

con S10
Una lista de las tareas de resumen con etiquetas para todas las
subtareas. Utilizar esta vista con la macro Formato Resumen para
Informe de barras
ver todas las tareas correctamente etiquetadas sobre las barras de
tareas de resumen.
Informe de fechas de subtareas. Utilizar esta vista con la macro Resumen para ver todas
hitos las tareas correctamente etiquetadas con las marcas de hitos y las
fechas en las barras de tareas de resumen.
subtareas. Utilizar esta vista con la macro Formato Resumen para
Informe de hitos
ver todas las tareas correctamente etiquetadas con las marcas de
hito en las barras de tareas de resumen.
Una lista de recursos que muestra la asignación, el costo o la

información del trabajo de cada recurso a través del tiempo.
Uso de recursos Utilizar esta vista para mostrar información acerca del costo y de la
asignación de trabajo de cada recurso y para definir el perfil de los
recursos.
Un alista de tareas que muestra los recursos asignados agrupados

bajo cada tarea. Utilizar esta vista para ver qué recursos se
Uso de Tareas
encuentran asignados a tareas específicas y para definir el perfil de
los recursos.
Grupos Predefinidos AP_Hoja de entradas Hoja de Tareas

PERT
Grupos de Tareas Informe de barras
Diagrama de Gantt
Los grupos de tareas se Informe de fechas de
pueden aplicar a las Entrada de Tarea hitos
siguientes vistas de hoja:
Gantt de redistribución Informe de hitos
AP_Gantt esperado
Gantt de seguimiento Uso de tareas
AP_Gantt optimisma
Gantt detallado
AP_Gantt pesimista

con S10
Los grupos de tareas predefinidos de Microsoft Project son los siguientes:
Grupo Descripción
Muestra las tareas del proyecto en función de que la

Crítica
tarea sea crítica.
Agrupa y muestra las tareas del proyecto primeramente

en función del tiempo que necesitan para completarse
Duración y luego Prioridad
y, a continuación, en función de la prioridad dentro de
cada grupo de duración.
Agrupa y muestra las tareas del proyecto en función del

Duración
tiempo que necesitan para completarse.
Agrupa y muestra las tareas del proyecto en función de

que se haya recibido una contestación en respuesta a
Estado de grupo en espera
un mensaje Estado del Equipo enviando a los recursos
asignados a una tarea.
Muestra las tareas del proyecto en función de que la

Hitos
tarea sea un hito
Agrupa y muestra las tareas del proyecto

Prioridad manteniendo la estructura de primeramente en función de los números de esquema
esquema y, a continuación, en función de la prioridad dentro del
esquema.
Agrupa y muestra las tareas del proyecto en función de

Prioridad
su prioridad.
Agrupa y muestra las tareas del proyecto en los tres

Tareas completas e incompletas grupos siguientes: % completado:0%; % completado:
1%-99% (tareas en curso); % completado:100%.
Agrupa y muestra las tareas del proyecto en los ocho

grupos siguientes: lo más tarde posible, lo antes
Tipo de delimitación posible, no finalizar antes del, no finalizar después del,
Debe finalizar el, debe comenzar el, No comenzar antes
del y No comenzar después del.

con S10
Grupos de recursos
Los grupos de recursos se pueden aplicar a las siguientes vistas de hoja:
 Vista Asignación de recursos.

 Vista Uso de recursos
 Vista Hoja de recursos
Los grupos de recursos predefinidos de Microsoft Project son los siguientes:
Grupo Descripción
Agrupa y muestra los recursos por el valor en el

Grupo de recursos
correspondiente campo de grupo
Agrupa y muestra los recursos del proyecto en los tres

Recursos Completos e Incompletos grupos siguientes: % trabajo completado: 0%; %
trabajo completado: 1%-99%; % completado: 100%
Agrupa y muestra los recursos del proyecto en función

Respuesta pendiente de que hayan contestado a un mensaje Estado del
equipo.
Agrupa y muestra los recursos del proyecto en función

Tasa estándar de la tasa estándar (tasa de pago para trabajo normal
que no sea de horas extra).
Agrupa los recursos del proyecto en función de que se

Trabajo y recursos materiales
trate de un recurso materia o de un recurso de trabajo.

Manual Project Pmi

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Administrador de Proyectos con Ms Project

2007 Integración con Costos y Presupuestos

Módulo I: Ms Project 2007

Al Finalizar el capitulo el alumno logrará:

Iniciar Microsoft Project 2007

Ingresar la información básica del Proyecto

Ingresar las tareas del Proyecto

Guardar un archivo de proyecto.

Módulo I: Ms Project 2007

La definición de proyecto más comúnmente aceptada, es la que da el instituto de Administración de

De esta definición se pueden concluir que un proyecto:

 Tiene un objetivo único

Además de lo expresado en la definición, del análisis normal de las actividades en el manejo de

 Ser un proceso factible. No constituye un proyecto cualquier conjunto de actividades de los

Módulo I: Ms Project 2007

¿Qué es la Administración de Proyectos?

1.- Planeamiento y programación

2.- Seguimiento y Administración

3.- Fin del proyecto.

Definición de objetivos, supuestos y restricciones

3.- criterios específicos de calidad que debe cumplir el objetivo.

4.- costos límites que el proyecto no debe de exceder.

Módulo I: Ms Project 2007

Definición de fases del proyecto y creación de una lista de tareas

Módulo I: Ms Project 2007

Dar duración a las tareas

Establecer la relación de dependencia entre las tareas

Módulo I: Ms Project 2007

Seguimiento y administración del proyecto.

Preparar un proyecto para su seguimiento

Analizar la programación: Antes de modificar la programación, es necesario analizar e identificar los

Módulo I: Ms Project 2007

Módulo I: Ms Project 2007

Es la serie de tareas que deben ser completadas de acuerdo a la programación para

Programación de una conferencia

Id Tarea Predecesoras Duración

Módulo I: Ms Project 2007

Formato de un nodo de actividad

La unidad de análisis básica en una red o grafo es la actividad

Comenzar la red con un nodo de INICIO y terminarla con un nodo FINAL.

El grafo inicial de la programación de la conferencia, es el que se muestra en la ilustración que sigue:

Módulo I: Ms Project 2007

IMPORTANTE.- Observar que el valor FA de la tarea 11 es 31 días, lo que constituye la duración

Módulo I: Ms Project 2007

Determinación de la ruta critica a partir del grafo

Módulo I: Ms Project 2007

La administración de proyectos ha evolucionado notablemente como un nuevo campo a partir del

El Método de la Ruta Critica o CPM (Critical Path Method)

Módulo I: Ms Project 2007

La creciente complejidad de los proyectos actuales, demandan técnicas de planeamiento más

Administrar un proyecto con Microsoft Project

Administrar el proyecto y ajustar los cambios : Administrar un proyecto involucra además de

Módulo I: Ms Project 2007

INICIAR MICROSOFT PROJECT 2007

SUGERENCIA: En la eventualidad de no encontrar el acceso directo sobre el escritorio o en

PANTALLA INICIAL DE TRABAJO

Inmediatamente después de involucrar el comando del programa, parecerá la pantalla inicial de

Módulo I: Ms Project 2007

Menú del Control del Programa

Nombre de la aplicación –Nombre del Proyecto

Botón Maximizar –Restaurar el Programa

Módulo I: Ms Project 2007

Aceptar (ingresa el dato sin mover el selector)

Módulo I: Ms Project 2007